Ierakstu centra izveide

Svarīgi! :  Šis raksts ir mašīntulkots, skatiet atrunu. Lūdzu, skatiet šī raksta versiju angļu valodā šeit jūsu informācijai.

Ierakstu centrs ir paredzēts kā centrālā krātuve uzņēmums var glabāt un pārvaldīt visus ierakstus, piemēram, juridisko vai finanšu dokumentus. Ierakstu centrs atbalsta visu ierakstu pārvaldības procesu, sākot no ierakstu apkopošanas ar ierakstu pārvaldību un izvietošanu.

Ierakstu centra vietnes veidnē ir līdzīgs citās SharePoint vietnēs, jo tas kalpo kā Vispārīgi krātuvi dokumentiem un iespējo sadarbības vietnes lietotāju vidū. Ierakstu centra vietnes veidne, tomēr ir iepriekš konfigurēta vietni, kas paredzēta, īpaši, lai palīdzētu uzņēmumiem ieviest ierakstu pārvaldības un saglabāšanas programmas. Versiju izveide, auditēšana, metadatu pārvaldība, e-datu atklāšana un pielāgojama ierakstu maršrutēšana ir iebūvēti līdzekļi, kas var palīdzēt jums vēl efektīvāk pārvaldīt ierakstus.

ierakstu aizturēšanas darbplūsmas piemērs

Piezīme : SharePoint arī sniedz iespēju pārvaldīt ierakstus "nepārvietojot." Ar ierakstu pārvaldību, ierakstus nepārvietojot, varat izmantot līdzeklis, kas pieejams ierakstu centrā, piemēram, informācijas pārvaldības politikas realizācija, maršrutēšanas un aizturēšana, pārvaldīt ierakstus jebkurā vietā.

Uz lapas sākumu

Definēt ierakstu pārvaldības plāna

Augstākajā līmenī, ir divas galvenās darbības, lai ieviestu ierakstu pārvaldības programmu ierakstu centra vietnes noformēšana:

  1. Organizācija ir jāizveido ierakstu pārvaldības stratēģiju un oficiālu ierakstu pārvaldības plāns. Šis ir sadarbības rezultāts, kas ietver saskaņošanu starp ierakstu pārvaldnieku, atbilstību atbildīgās amatpersonas, IT speciālistiem un informācijas darbiniekiem.

  2. Organizācijas tam jākonfigurē viena vai vairāku ierakstu centra vietnes, lai ieviestu savu ierakstu pārvaldības plānu.

Tālāk minētajās sadaļās ir aprakstīti galvenie elementi, kas ir saistīti ar katru no šiem soļiem.

Ierakstu pārvaldības plānošana

Pirms organizācijas ierakstu centra vietni var konfigurēt kā ierakstu pārvaldības risinājumu, tam ir jāizstrādā oficiāla tās ierakstu pārvaldības stratēģijas plānošana. Iespējams, ir unikāli atsevišķām organizācijām vai uzņēmumiem noteiktu formālā ierakstu pārvaldības plāna elementi. Tomēr gandrīz visos ierakstu pārvaldības plānos ir iekļauti tālāk minētie dokumenti un procesi:

Failu plānā      Failu plānā ir aprakstīti dokumentiem vai vienumiem, kas organizācijas apstiprina kā oficiālā biznesa ierakstu tipi. Tas norāda, kur šie ieraksti tiek glabāti, un tā sniedz informāciju, kas atšķir viena ieraksta tipu no otra. Failu plāns kalpo kā daudzpusīgā kolekcija politikas, procesus un vadlīnijas, lai izveidotu, glabāšanu un ierakstu pārvaldību. Failu plānā jāiekļauj visus ierakstus, neatkarīgi no datu nesēja, ieskaitot papīra, emuāri, vikilapas, e-pasta un elektronisku failu. Arī jānorāda, kā katram ierakstam ir klasificētas, drošināts un galu galā iznīcināts. Tajā ir arī jābūt iekļautiem apsvērumiem par īpašām ierakstu kategorijām, piemēram, konfidenciāls, svarīgs, tirdzniecības slepena vai priviliģētu ierakstus. Visbeidzot, failu plānam ir jānorāda cilvēkiem, kas ir atbildīga par katru ieraksta tipu.

Ierakstu bibliotēku    ierakstu bibliotēkas ir būtībā dokumentu bibliotēkas, ko izveidojat, lai klasificētu un saglabātu svarīgu reģistru. Veidojat ierakstu bibliotēku katra veida ierakstu, kurus vēlaties paturēt. Ieraksti tiek automātiski maršrutēti uz atbilstošo bibliotēkā, kuras pamatā ir konfigurēts satura organizatora iestatījumi.

Satura tipi    Veidojat satura tipus, lai ierakstu, kas nepieciešami jūsu organizācijai glabāt un identificēt jebkuru unikālu rekvizītu katru ieraksta tipu tipu definēšana. Definējot satura tipus noteikta veida ierakstu, jūsu organizācijā var nodrošināt, ka katra no šīm grupām saturs tiek pārvaldīts vienādi. Office dokumentus, PDF failu, TIFFs (skenētus attēlus), e-pastu, tūlītējo ziņojumu sarunas, video un fizisko ierakstu var visu klasificētu un saglabāti ar satura tipiem, ko veidojat. Jebkura ieraksta nosaukumu "līgumu", piemēram, tiks uzskatīti to pašu veidā un konsekventi ar SharePoint ir ierakstu pārvaldības sistēmu. Satura tipu izmantošana, lai klasificētu un ierakstus glabāt ir alternatīvs veids, kā, izmantojot ierakstu bibliotēku.

Saglabāšanas grafikā    Saglabāšanas grafikā norāda, cik daudz laika katru ieraksta tipu failu plānā jābūt jāsaglabā (tā saglabāšanas periods) un atbrīvošanās no tā (tās izvietojuma procesu) perioda beigās sasniedzot procesu. Juridiskās prasības, organizācijas un biznesa vajadzībai riskiem, parasti pamatā ir saglabāšanas grafikā sniegtos norādījumus. Turklāt parasti saglabāšanas grafikā tiek aprakstīti riska pārvaldības situācijām, kas nosaka saglabāšanas periods, par katru ieraksta tipu.

Atbilstības prasību dokumenta    Atbilstības prasību dokumenta IT sistēmas, ko definē kārtulas, jāatbilst ierakstu pārvaldību, iespējas viņiem ir jābūt un veida regulāra uzraudzība tām jānodrošina, lai nodrošinātu atbilstību.

  • Oficiāla pārtrauc ierakstu izvietojuma process      Šis process, kas bieži dēvē aizturēšanas, detaļas, kā organizācijā pārtrauc ierakstu izvietojuma notikumus, piemēram, tiesas prāvas, audita vai izmeklēšanas notikšanas brīdī.

  • Uzraudzību un ziņošanu ierakstu apstrādes sistēma      Lai nodrošinātu, ka darbinieki darbojas reģistrācijas, piekļūt un pārvaldīt ierakstus atbilstoši definētajām politikām un procesiem, ierakstu pārvaldības programmai ir jābūt procesu vai sistēmas uzraudzības un ziņojot par ierakstu apstrādes.

Uz lapas sākumu

Ierakstu centra vietnes konfigurēšana

Pēc tam, kad organizācija nodarbojas ierakstu pārvaldības detalizētu plānošanu un izstrādājis formālu ierakstu pārvaldības plānu, tas var veidot un konfigurēt ierakstu centra vietni, lai palīdzētu īstenot šo programmu.

Jums ir jāveic šīs darbības, lai konfigurētu ierakstu centra vietni:

  1. Izveidojiet ierakstu bibliotēku vai sarakstu, lai pārvaldītu un saglabātu katru ieraksta tipu, kas ir norādīts failu plānā.

    • Ieteicams izveidot vienu ierakstu bibliotēku katram satura tipam ierakstu plānā.

    • Kad ieraksti ir iesniegti ierakstu centrā, tie tiek maršrutēti uz saistīto sarakstu vai bibliotēku.

  2. Izveidojiet kolonnas ar informāciju par attiecīgo dokumentu bibliotēkām, sarakstiem vai satura tipiem, kurās ietvert un parādīt katra failu plānā norādītā ieraksta tipa metadatus.

  3. Informācijas pārvaldības politikas attiecībā uz katru ieraksta tipu norādīšana ierakstu centra vietnē. Šīs politikas būtu ņemtas vērā saglabāšanas periodi un auditēšanas prasības, kas ir norādītas uzņēmuma failu plānā un saglabāšanas grafikā.

  4. Satura organizatora konfigurēšana, lai katru ieraksta tipu maršrutētu uz atbilstošo vietu. Kad ieraksti ir iesniegti ierakstu centra vietnes manuāli vai programmiski, lietojumprogrammu izmanto šo līdzekli, lai noteiktu, kā klasificēt ierakstu ierakstu centra vietnē un kur to nosūtīt.

Uz lapas sākumu

Piezīme : Mašīntulkošanas atruna. Šo rakstu ir tulkojusi datorsistēma bez cilvēka iejaukšanās. Microsoft piedāvā šos mašīntulkojumus, lai palīdzētu angliski nerunājošajiem lietotājiem izmanot saturu par Microsoft produktiem, pakalpojumiem un tehnoloģijām. Tā kā šis raksts ir mašīntulkots, tajā var būt leksikas, sintakses un gramatikas kļūdas.

Paplašiniet savas prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×