Dokumentu centra vietnes izmantošana

Dokumentu centra vietnes izmantošana

Svarīgi!:  Šis raksts ir mašīntulkots, skatiet atrunu. Lūdzu, skatiet šī raksta versiju angļu valodā šeit jūsu informācijai.

Koplietošanas vide SharePoint piedāvā daudz satura pārvaldīšanas līdzekļu un tos var viegli izmantot dažādos mērogos. Ja jums ir simtiem vai tūkstošiem dokumentu, video un citu failu, kuri jāpārvalda, apsveriet iespēju izmantot dokumentu centra vietnes veidni (pēc noklusējuma iekļauta SharePoint komplektā). Šī veidne ir optimizēta liela mēroga dokumentu pārvaldībai. Tā ietaupa laiku un palīdz būt efektīvāk, turklāt SharePoint arī ietver dokumentu centra vietnes veidni. Tajā jūsu vajadzībām ir iebūvēti tādi pamatlīdzekļi kā dokumentu versijas, dokumentu ID, dokumentu kopas, metadatu navigācija un satura tipi.

Dokumentu centra vietne darbojas šajos abos scenārijos:

  • Autorēšanas vide.    Dokumentu centra autorēšanas vidē lietotāji izveido un rediģē tūkstošiem dokumentu vai multivides līdzekļu, kas tiek glabāti centrālajā krātuvē.

  • Satura arhīvs.    Satura arhīvā, piemēram, zināšanu bāzē, lietotāji glabā vai skata dokumentus.

Šajā rakstā ir pastāstīts par līdzekļiem dokumentu centra vietnes veidnē un par to, kā izveidot dokumentu centra vietni.

Lai izveidotu dokumentu centra, skatiet veidnes izmantošana, lai izveidotu dažādu veidu SharePoint vietnēm

Kas ir iekļauts dokumentu centra vietnē?

Dokumentu centra vietnes veidne ietver līdzekļus, kas ļauj daudz vieglāk un efektīvāk izveidot un pārvaldīt lielas dokumentu kopas. Lielākajā daļā gadījumu vietnes īpašnieks var pievienot katru no šiem līdzekļiem atsevišķi. Taču dokumentu centra vietnes veidne automātiski iespējo ieteicamos dokumentu pārvaldības līdzekļus. Šie līdzekļi ir īsumā aprakstīti nākamajās sadaļās.

Jūs varat izmantot dokumentu centru kā autorēšanas vidi vai satura arhīvu. Autorēšanas vidē lietotāji bieži paņem un atdot failus apritē un izveido šo failu strukturizētas mapes. Versiju pārvaldība ir iespējota, tādējādi var izmantot 10 vai vairāk dokumenta versiju. Turklāt darbplūsmas var kontrolēt dokumentu dzīves ciklus.

Savukārt satura arhīvā tiek veikta minimāla autorēšana. Lietotāji tikai skata un augšupielādē dokumentus. Dokumentu centra vietnes veidne atbalsta tā dēvēto zināšanu bāzes arhīvu satura tipa arhīvu. Parasti zināšanu bāzes ietver vienu dokumenta versiju, un vietnē var ietvert līdz 10 miljonu failu. Parastā situācijā, piemēram, liela uzņēmuma tehniskā atbalsta centra gadījumā, 10 000 lietotāji var piekļūt saturam, galvenokārt, lai to lasītu. No 3000 līdz 4000 liela lietotāju apakškopa vietnē var augšupielādēt jaunu saturu.

Nākamajos punktos ir aprakstīti daži SharePoint līdzekļi, ko varat iekļaut dokumentu centra vietnē. Šajā sarakstā ir aprakstīti tikai vairāki iespējamie līdzekļi. Papildus šīm iespējām vairums uzņēmumu pielāgo dokumentu centra izskatu un navigāciju un iekļauj pielāgotas tīmekļu daļas, lai nodrošinātu savai uzņēmējdarbībai unikālu funkcionalitāti.

Pārvaldītie metadati ir sistēma, kas dokumentiem koplietošanas vidē SharePoint piešķir noteiktus terminus. Pēc tam varat izmantot šos terminus, lai dokumentus klasificētu. Jūs arī varat izmantot metadatus, lai izveidotu efektīvu navigācijas rīku lietotājiem, kas var tiem palīdzēt ātri atrast meklēto.

Piemēram, pieņemsim, ka jūsu uzņēmumam ir zināšanu bāzes krātuve, kurā ir raksti, kas lietotājiem palīdz novērst ar produktiem saistītas problēmas. Jūs varat izveidot metadatu terminus, kas lietotājiem ļauj filtrēt informāciju pēc produkta, pēc problēmas veida vai citiem raksturlielumiem.

Dokumentu centra vietnē katra satura daļa saņem unikālu ID, kas nav saistīts ar dokumenta atrašanās vietu, piemēram, URL saiti. Tas nozīmē, ka, pārvietojot vai pārdēvējot dokumentu, ID paliek tāds pats. Tādējādi jūs varat izmantot ID, lai izveidotu sava veida pastāvīgu saiti uz dokumentu, un samazināt iespējamo laika zudumu bojāšu saišu gadījumā.

Dokumenta versijas dokumentu vietnē ir iespējotas automātiski. Tas nozīmē, ka automātiski tiek veidota visu dokumenta dažādo versiju vēsture. Piemēram, attiecībā uz dokumenta pārskatīšanas procesu tas nozīmē, ka jums ir visu to atjauninājumu ieraksts, kas ievadīti pārskatīšanas ciklā. Jūs varat sekot atjauninājumiem, sazināties ar atbildētājiem utt. Turklāt, ja rodas problēmas ar raksta pašreizējo versiju, jūs varat ātri atjaunot uz pēdējo zināmo darbam derīgo versiju.

Satura tips ir īpašs satura veids kopā ar attiecīgā satura iestatījumu grupu. Ja kāds lietotājs izveido definēta satura tipa dokumenti, tas automātiski saņem visus atbilstošos šī satura tipa iestatījumus. Piemēram, dokumentu centrā var būt satura tipu kolekcija – dažādu veidu dokumenti, video, veidnes utt.

Satura organizators nav automātiski iekļauts dokumentu centra vietnē, tomēr daudzi lietotāji to pievieno. Satura organizators ir SharePoint līdzeklis, kas ļauj pārvaldīt vienumu kopējo organizāciju un struktūru. Izmantojot metadatus vai satura tipus, satura organizators var automātiski maršrutēt dokumentus un citus vienumus uz noteiktām atrašanās vietām. Piemēram, zināšanu bāzē jūs varat likt satura organizatoram automātiski maršrutēt visus jaunos iesniegtos datus uz īpašu bibliotēku, kurā tiek apkopoti raksti par noteiktu produktu.

Piezīme.: Mašīntulkošanas atruna. Šo rakstu ir tulkojusi datorsistēma bez cilvēka iejaukšanās. Microsoft piedāvā šos mašīntulkojumus, lai palīdzētu angliski nerunājošajiem lietotājiem izmanot saturu par Microsoft produktiem, pakalpojumiem un tehnoloģijām. Tā kā šis raksts ir mašīntulkots, tajā var būt leksikas, sintakses un gramatikas kļūdas.

Paplašiniet savas prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×