Datu pārvietošana no programmas Excel uz programmu Access

Piezīme.:  Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .

Šajā rakstā paskaidrots, kā jūsu datu pārvietošana no programmas Excel uz programmu Access un pārvērst datus relāciju tabulas tā, lai varētu izmantot Microsoft Office Excel un Access kopā. Lai saskaitītu, Access vispiemērotāko reģistrēšanai, glabāšanai, vaicājumu un datu koplietošana, un Excel vislabāk aprēķināšanai, analizēt un vizualizēt datus.

Divi raksti, izmantojot Access vai Excel datu pārvaldībai un pirmie 10 iemesli, lai izmantotu piekļuvi ar Excel, apspriest, kura programma ir vislabāk piemērots konkrētu uzdevumu un to, kā Excel un Access kopīga izmantošana, lai izveidotu praktisko risinājumu.

Kad datu pārvietošana no programmas Excel uz programmu Access, ir jāveic trīs pamatdarbības procesu.

three basic steps

Piezīme.: Informāciju par datu modelēšanu un relāciju programmā Access skatiet sadaļā datu bāzu izveides pamati.

1. darbība: Datu importēšana no Excel uz Access

Datu importēšana ir ar darbību, kuru varat atvērt daudz vieglāk, ja esat lietojis kādu laiku, lai sagatavotu un attīrīt jūsu datus. Datu importēšana ir kā pārvietošana uz jaunu mājās. Ja iztīrītu un organizēt savu īpašumu pirms pārvietot, norēķinus par savu jauno mājas ir daudz vienkāršāku.

Pirms importējat attīrīt jūsu datus

Pirms datu importēšana Access programmā Excel ir ieteicams:

  • Pārvērst vairākas kolonnas šūnas, kurās ir-atomic dati (t.i., vairākas vērtības vienā šūnā). Piemēram, šūnā "Prasmes" kolonna, kurā ir vairākas prasmju vērtības, piemēram, "C# programmēšana," "VBA programmēšanas" un "Web dizains" būtu sadalīt kolonnu katrs satur tikai vienu prasmju vērtību atdalīšanai.

  • Izmantojiet apgriešanas komandu, lai noņemtu vadošo, beigu un iegulto vairākas atstarpes.

  • Noņemiet nedrukājamās rakstzīmes.

  • Atrodiet un izlabojiet pareizrakstību un pieturzīmes kļūdas.

  • Noņemt rindu dublikāti vai dublikāti.

  • Pārliecinieties, vai datu kolonnas nav jauktām šūnu formātus, it īpaši skaitļi, kas formatēti kā teksts vai datumu, kas formatēti kā skaitļi.

Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet Excel palīdzības tēmās:

Piezīme.: Ja datu tīrīšana vajadzībām ir sarežģīti, vai jums nav laika vai resursu, lai automatizētu procesu savas piezīmes, iespējams, jāapsver iespēja, izmantojot trešās puses piegādātājiem iegūtus. Lai iegūtu papildinformāciju, meklējiet "datu tīrīšanas programmatūras" vai "datu kvalitātes", jūsu izlases meklēšanas programmas savā tīmekļa pārlūkprogrammā.

Izvēlieties labāko datu tips, veicot importēšanu

Programmā Access importēšanas operācijas laikā vēlaties izdarīt labu izvēli, lai saņemtu dažus (ja tādas ir) konvertēšanas kļūdas, kas būs nepieciešams manuālu iejaukšanos. Nākamajā tabulā sniegts kopsavilkums par to, kā Excel skaitļu formātus un Access datu tipi tiek konvertēti importējot datus no programmas Excel Access un piedāvā daži padomi par labāko datu tipiem, lai izvēlētos izklājlapas importēšanas vednī.

Excel skaitļu formātu

Access datu tips

Komentāri

Ieteicamā prakse

Teksts

Text, Memo

Datu tips Access Text saglabā burtciparu dati, ne vairāk kā 255 rakstzīmes. Datu tips Access Memo saglabā burtciparu dati līdz 65.535 rakstzīmēm.

Izvēlieties Memo nepieļaut saīsināt to derīgo visus datus.

Skaitlis, procentos, daļskaitlis, zinātniska

Skaitlis

Programma Access piedāvā skaitļu datu tipu, kas atšķiras pamatā rekvizītu lauka lielums (baitu vesels skaitlis, Long Integer vienu Double, Decimal).

Izvēlieties dubultu izvairīties no jebkura datu konvertēšanas kļūdas.

Datums

Datums

Access un Excel gan izmanto to pašu datuma sērijas numuru, lai saglabātu datumus. Programmā Access datumu diapazons ir lielāks: no -657,434 (janvāris 1, 100 A.D.), lai 2958465 (decembris 31, 9999 A.D.).

Tā kā programma Access neatpazīst datumu sistēma 1904 (lieto programmā Excel Macintosh sistēmas datoriem), ir vai nu programmā Excel vai Access, lai izvairītos no neskaidrības datumu konvertēšana.

Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet rakstu datumu sistēmu, formātā, vai divciparu gadskaitļa interpretācijas maiņa un datu importēšana vai saistīšana ar datiem programmā Excel darbgrāmatas.

Izvēlieties datumu.

Laiks

Laiks

Access un Excel gan saglabāt laika vērtības, izmantojot vienam datu tipam.

Izvēlieties laiku, kas parasti ir noklusējuma.

Valūta, grāmatvedības

Valūta

Programmā Access, valūtas datu tipa saglabā datus kā 8 baitu skaitļus ar precizitāti līdz četrām decimālvietām un tiek izmantots, lai glabātu finanšu datus un novērstu noapaļošanas vērtību.

Izvēlieties valūtu, kas parasti ir noklusējuma.

Boolean

Jā/Nē

Access izmanto -1 visas vērtības Yes un 0 nav vērtību, tā kā programma Excel izmanto visas ir patiesas vērtības 1 un 0 FALSE visas vērtības.

Izvēlieties Jā/Nē, kas automātiski pārvērš pamatā esošās vērtības.

Hiper​​​saite

Hiper​​​saite

Hipersaites programmā Excel un Access ir vietrādi URL vai tīmekļa adresi, kuras var noklikšķināt un kurai var sekot.

Izvēlēties hipersaiti, citādi Access var izmantot datu tips teksts pēc noklusējuma.

Kad dati ir programmā Access, Excel datus var izdzēst. Neaizmirstiet dublēšanas sākotnējā Excel darbgrāmatā, vispirms pirms tā dzēšana.

Papildinformāciju skatiet rakstā Access palīdzības tēmu, importēšana vai saistīšana ar datiem programmā Excel darbgrāmatas.

Automātiski pievienot datus viegls veids, kā

Kopējo problēmu Excel lietotājiem ir ir pievienojat datus ar vienādu kolonnas lielu vienā darblapā. Piemēram, var būt līdzekļu izsekošanas risinājumu, kas darbu programmā Excel, bet tagad ir augusi, lai iekļautu failus no daudziem darbgrupas un nodaļas. Šos datus var būt dažādās darblapās un darbgrāmatās vai teksta failiem, kas ir datu plūsmas no citām sistēmām. Nav lietotāja interfeisa komandu vai ērts veids, kā pievienot līdzīgas datus programmā Excel.

Labākais risinājums ir izmantot programmu Access, kur varat importēt un pievienot datus vienā tabulā, izmantojot izklājlapas importēšanas vedni. Turklāt varat pievienot daudz datu vienā tabulā. Varat saglabāt importēšanas operāciju, pievienojiet tos kā plānoto Microsoft Office Outlook uzdevumi un pat izmantot makro procesu automatizēšanai.

2. darbība: Datu normalizēšana, izmantojot tabulas analizētāja vednis

Pirmajā mirklī, pārejot palīdz normalizēšanu datus var šķist biedējošu uzdevumu. Par laimi, normalizēšanu Access tabulās ir process, kas ir daudz vienkāršāku, pateicoties tabulas analizētāja vednis.

.

1. Velciet atlasītās kolonnas jaunu tabulu un automātiski izveidot relācijas

2. Izmantojiet pogas komandas tabulas pārdēvēšana, primārās atslēgas pievienošana, padarīt esošu kolonnu primārā atslēga un atsaukt pēdējo darbību

Šo vedni var izmantot, un veiciet kādu no šīm darbībām:

  • Tabulas pārvēršana par mazāku tabulu kopu un automātiski izveidot primārās un ārējās atslēgas relāciju starp tabulām.

  • Primārās atslēgas pievienošana ar esošu lauku, kas satur unikālas vērtības vai izveidojiet jaunu ID lauku, kas izmanto datu tipu AutoNumber.

  • Automātiski izveidot relācijas attiecinošās integritātes ieviešana ar kaskadēto atjaunināšanu. Kaskadēto dzēšanu netiek automātiski pievienoti novērst nejauši dzēš datus, bet jūs varat viegli pievienot kaskadēto dzēšanu vēlāk.

  • Meklēt jaunas tabulas lieka vai dublētus datus (piemēram, vienam klientam ar diviem atšķirīgiem tālruņa numuriem) un atjaunināt šo pēc vajadzības.

  • Sākotnējā tabula dublēšana un pārdēvējiet to, pievienojot "_OLD" uz tās nosaukuma. Pēc tam izveidojiet vaicājumu, kas Rekonstruē sākotnējo tabulu ar sākotnējo tabulas nosaukumu, lai darbotos jebkuras esošas formas vai atskaites, kuru pamatā ir sākotnējā tabula ar jauno tabulas struktūru.

3. darbība: Savienošana Access datus no programmas Excel

Kad dati ir normalizēti programmā Access un vaicājuma vai tabulas būs izveidota, rekonstruē sākotnējos datus, ir vienkārši Access datu savienojuma izveide no Excel. Datu tagad ir programmā Access kā ārēju datu avotu, un tā var izveidot savienojumu ar darbgrāmatu, izmantojot datu savienojumu, kas ir informācija, kas tiek izmantota, lai atrastu konteinerā, pieteikties un piekļūt ārējam datu avotam. Savienojuma informācija tiek glabāta darbgrāmatā un var arī saglabāt savienojuma failu, piemēram, (Office Data Connection — ODC) fails (faila nosaukuma paplašinājums. odc) vai faila datu avota nosaukums (DSN paplašinājums). Kad ir izveidots savienojums ar ārējiem datiem, varat arī automātiski atsvaidzināt (vai atjaunināt) savā Excel darbgrāmatā no Access, ja dati ir atjaunināti programmā Access.

Papildinformāciju skatiet rakstā pārskats par savienojuma (importēšanu) datu un datu apmaiņa (kopēšana, importēšana, eksportēšana) starp programmām Excel un Access.

Iegūt datus programmā Access

Šajā sadaļā aplūkotas šādas fāzes normalizēšanu datu: vērtības kolonnas pārdevējs un adrese ieiet to visvairāk atomic gabalu, atdalot saistītās tēmas grupētu savas tabulas kopēšana un ielīmēšana no programmas Excel uz šīs tabulas Piekļuves atslēgas jaunizveidoto Access tabulas un vaicājuma izveide un palaišana vienkāršu programmā Access, lai atgrieztu informāciju relāciju izveidi.

Parauga datiem-normalizēti formā

Šādi darblapā ir-atomic vērtības kolonnā Pārdevējs un adreses kolonnā. Abas kolonnas jādala divas vai vairākas atsevišķās kolonnās. Šajā darblapā ir iekļauta informācija par pārdevēju, produktiem, klientiem un pasūtījumi. Šī informācija būtu arī sadalīt tālāk, pēc tēmas, atsevišķās tabulās.

Pārdevējs

Order ID

Pasūtījuma datums

Produkta ID

Qty

Cena

Klienta nosaukums

Adrese

Tālruņa numurs

Opcija, Yale

2348

3/2/09

J-558

4

$8.50

Contoso, Ltd.

2302 Hārvardas saglabāt Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Opcija, Yale

2348

3/2/09

B-205

2.

$4,50

Contoso, Ltd.

2302 Hārvardas saglabāt Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Opcija, Yale

2348

3/2/09

D-4420

5

$7,25

Contoso, Ltd.

2302 Hārvardas saglabāt Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Opcija, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Liepas un lavandas SIA

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Opcija, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Liepas un lavandas SIA

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Līduma Inga

2350

3/4/09

A-2275

2.

$16,75

Adventure Works

1025 Kolumbijas apļa Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Līduma Inga

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 Kolumbijas apļa Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Līduma Inga

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Kolumbijas apļa Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance Džims

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Hārvardas saglabāt Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance Džims

2352

3/5/09

A-2275

2.

$16,75

Adventure Works

1025 Kolumbijas apļa Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance Džims

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Kolumbijas apļa Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Liepas un lavandas SIA

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Liepas un lavandas SIA

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Sousa Luis

2354

3/7/09

A-2275

3

$16,75

Contoso, Ltd.

2302 Hārvardas saglabāt Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Līduma Inga

2355

3/8/09

D-4420

4

$7,25

Adventure Works

1025 Kolumbijas apļa Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Līduma Inga

2355

3/8/09

C-795

3

$9,75

Adventure Works

1025 Kolumbijas apļa Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Opcija, Yale

2356

3/10/09

C-789

6

$7,00

Contoso, Ltd.

2302 Hārvardas saglabāt Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Informāciju, kas ir tās mazāko daļu: atomic datu

Darbs ar datiem šajā piemērā, varat izmantot komandu teksts uz kolonnu , programmā Excel "atomu" daļas šūnas (piemēram, fiziskās adreses, pilsētas, valsts un pasta indekss) diskrēto slejās.

Nākamajā tabulā redzams jaunās kolonnas vienā un tajā pašā darblapā pēc tās sadalīšana, lai visas vērtības atomu. Ņemiet vērā, ka informācija kolonnā Pārdevējs ir sadalīts uzvārds un vārds kolonnas un informācija kolonnā adrese ir sadalīts adrese, pilsētas, valsts un indeksu kolonnu. Šie dati ir "pirmā parastā forma."

Uzvārds

Vārds

 

Adrese

Pilsēta

Štats

pasta indekss

Opcija

Yale

2302 Hārvardas saglabāt

Liepāja

WA

98227

Mieriņa

Inga

1025 Kolumbijas aplis

Kirkland

WA

98234

Baltiņš

Georgijs

2302 Hārvardas saglabāt

Liepāja

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Rīga

WA

98199

Lagzdiņš

Andis

2302 Hārvardas saglabāt

Liepāja

WA

98227

Dati ieiet kārtību tematiem, programmā Excel

Parauga datiem, kas seko vairākas tabulas rādīt vienu un to pašu informāciju no Excel darblapas pēc to sadalīt tabulas pārdevēju, produktiem, klientiem un pasūtījumi. Tabulas noformējuma nav galīgais variants, bet tas ir uz pareizā ceļa.

Pārdevēju tabulā ir tikai informāciju par pārdošanas personālam. Ņemiet vērā, ka katrā ierakstā unikālu ID (pārdevējs ID). Pārdevējs ID vērtība tiks izmantota tabulā pasūtījumi, lai savienotu pārdevēju pasūtījumi.

Pārdevēju

Pārdevējs ID

Uzvārds

Vārds

101

Opcija

Yale

103

Mieriņa

Inga

105

Baltiņš

Georgijs

107

Koch

Reed

109

Lagzdiņš

Andis

Produktu tabulā ir tikai informāciju par produktiem. Ņemiet vērā, ka katrā ierakstā unikālu ID (produkta ID). Produkta ID vērtība tiks izmantota, lai savienotu informāciju par produktu tabulā pasūtījuma dati.

Produkti

Produkta ID

Cena

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

J-558

8.50

Tabulas Customers satur tikai informāciju par klientiem. Ievērojiet, ka katrā ierakstā ir unikāls ID (klienta ID). Klienta ID vērtība tiks izmantota, lai savienotu tabulas Orders klientu informāciju.

Klienti

Klienta ID

Vārds

Adrese

Pilsēta

Štats

pasta indekss

Tālruņa numurs

1001

Contoso, Ltd.

2302 Hārvardas saglabāt

Liepāja

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Kolumbijas aplis

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Liepas un lavandas SIA

7007 Cornell St

Rīga

WA

98199

425-555-0201

Tabulas Orders ir iekļauta informācija par pasūtījumiem, pārdevēju, klientiem un produktiem. Ievērojiet, ka katrā ierakstā ir unikāls ID (pasūtījuma ID). Kādu informāciju šajā tabulā ir nepieciešams sadalīt papildu tabulu, kurā ir detalizēta informācija par pasūtījumu, tāpēc, ka tabulā Orders ir tikai četras kolonnas — unikālu pasūtījuma ID, pasūtījuma datums, pārdevējs ID un klienta ID. Tālāk redzamajā tabulā ir nav vēl sadalīts tabulā pasūtījuma dati.

Pasūtījumi

Order ID

Pasūtījuma datums

Pārdevējs ID

Klienta ID

Produkta ID

Qty

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2.

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2.

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2.

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

2354

3/7/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

Pasūtījuma detaļas, piemēram, produkta ID un daudzums tiek pārvietotas ārpus tabulas Orders un saglabāti tabula ar nosaukumu detalizēta informācija par pasūtījumu. Paturiet prātā, ka ir 9 pasūtījumi, lai labāk šajā tabulā pastāv 9 ieraksti. Ņemiet vērā, ka tabulas Orders ir unikālu ID (pasūtījuma ID), kas minētas tabulā pasūtījuma dati.

Tabulas Orders galīgo dizainu jāizskatās šādi:

Pasūtījumi

Order ID

Pasūtījuma datums

Pārdevējs ID

Klienta ID

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

2354

3/7/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

Tabulā pasūtījuma dati ir bez kolonnām, kurās nepieciešama unikālās vērtības (tas ir, nav primārās atslēgas), lai tas būtu labi vai visu kolonnu, lai "lieku" datu. Tomēr neviens divus ierakstus šajā tabulā jābūt pilnībā identiskiem (šī kārtula, kas attiecas uz jebkuras tabulas datu bāzē). Šajā tabulā ir jābūt 17 ierakstu — katra atbilst produkta atsevišķus secībā. Piemēram, secībā 2349 trīs C-789 produkti ietver vienu no divām daļām visu pasūtījuma.

Tabulā pasūtījuma dati tāpēc jāizskatās šādi:

Detalizēta informācija par pasūtījumu

Order ID

Produkta ID

Qty

2348

J-558

4

2348

B-205

2.

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2.

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2.

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Kopējot un ielīmējot datus no programmas Excel programmā Access

Tagad, kad informācija par pārdevēju, klientiem, produktiem, pasūtījumi un pasūtījuma dati ir ir sadalīts atsevišķiem priekšmetiem programmā Excel, varat kopēt šos datus tieši programmā Access, kur tā kļūs tabulām.

Vaicājuma Access tabulu relācijas izveide un palaišana

Kad pārvietojaties datu piekļuves, varat izveidot relācijas starp tabulām un pēc tam izveidojiet vaicājumus, lai atgrieztu informāciju par dažādām tēmām. Piemēram, varat izveidot vaicājumu, kas atgriež pasūtījuma ID un nosaukumi pārdevēju pasūtījumu ievadīta starp 3/05/09 un 3/08/09.

Turklāt varat izveidot formas un atskaites, lai atvieglotu datu ievadi un pārdošanas analīzes.

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×