Datu bāzes pamati

Tēmas šajā rakstā

• Kas ir datu bāze?

• Access datu bāzes daļas

Kas ir datu bāze?

Datu bāzes ir rīks, ar ko var apkopot un organizēt informāciju. Datu bāzēs var glabāt informāciju par cilvēkiem, produktiem, pasūtījumiem un jebko citu. Daudzas datu bāzes sākas ar sarakstu teksta apstrādes programmā vai izklājlapā. Sarakstam paplašinoties, datos sāk parādīties lieki dati un nekonsekvence. Dati saraksta veidā kļūst grūti saprotami, un ir ierobežotas iespējas meklēt vai izvilkt datu apakškopas pārskatīšanas nolūkā. Parādoties šādām problēmām, ieteicams datus pārsūtīt uz datu bāzi, kas izveidota datu bāzu pārvaldības sistēmā (DBMS), piemēram, programmā Access.

Datorizēta datu bāze ir objektu konteiners. Vienā datu bāzē var būt vairākas tabulas. Piemēram, krājumu uzskaites sistēma, kas izmanto trīs tabulas, nav trīs datu bāzes, bet viena datu bāze, kurā ir trīs tabulas. Ja vien nav īpaši paredzēts lietot datus vai kodu no cita avota, Access datu bāzes savas tabulas glabā vienā failā kopā ar citiem objektiem, piemēram, formām, atskaitēm, makro un moduļiem. Datu bāzēm, kas izveidotas programmas Access 2007–2016 formātā (ko izmanto arī Access pakalpojumam Microsoft 365, Access 2021 un Access 2019), ir faila paplašinājums .accdb, bet datu bāzēm, kas izveidotas iepriekšējos Access formātos, ir faila .mdb.

Izmantojot Access, varat:

• Pievienot jaunus datus datu bāzei, piemēram, jaunu vienumu krājumu sarakstā

• Rediģēt esošos datu bāzes datus, piemēram, mainīt vienuma pašreizējo atrašanās vietu

• Izdzēst informāciju, piemēram, ja vienums ir pārdots vai likvidēts

• Organizēt un skatīt datus dažādos veidos

• Koplietot datus ar citiem, izmantojot atskaites, e-pasta ziņojumus, iekštīklu vai internetu

Access datu bāzes daļas

Nākamajās sadaļās sniegts īss raksturīgas Access datu bāzes daļu apraksts.

Tabulas

Datu bāzes tabula izskata ziņā ir līdzīga izklājlapai, kurā dati tiek glabāti rindās un kolonnās. Līdz ar to izklājlapu ir diezgan viegli importēt datu bāzes tabulā. Galvenā atšķirība starp datu glabāšanu izklājlapā un glabāšanu datu bāzē ir veids, kā dati tiek organizēti.

Lai datu bāzi varētu izmantot maksimāli daudzpusīgi, datiem ir jābūt sakārtotiem tabulās, lai nerastos redundances. Piemēram, ja glabājat informāciju par darbiniekiem, katrs darbinieks ir tikai vienu reizi jāievada tabulā, kas paredzēta vienīgi darbinieku datiem. Dati par produktiem tiek glabāti savā tabulā, bet dati par filiālēm — citā tabulā. Šo procesu dēvē par normalizēšanu.

Katra tabulas rinda tiek uzskatīta par ierakstu. Ierakstos tiek glabātas informācijas atsevišķas daļas. Katrs ieraksts sastāv no viena vai vairākiem laukiem. Lauki atbilst tabulas kolonnām. Pieņemsim, ka jums ir tabula ar nosaukumu "Darbinieki", kur katrā ierakstā (rindā) ir informācija par konkrētu darbinieku, un katrā laukā (kolonnā) ir cita veida informācija, piemēram, vārds, uzvārds, adrese un tā tālāk. Lauki ir jāparedz noteiktam datu veidam — tekstam, datumam vai laikam, skaitlim vai citam veidam.

Ierakstus var arī raksturot, vizualizējot bibliotēkas vecmodīgo kartotēku. Katrai kartītei plauktā atbilst ieraksts datu bāzē. Katrs informācijas gabaliņš atsevišķā kartītē (autors, nosaukums utt.) atbilst laukam datu bāzē.

Papildinformāciju par tabulām skatiet rakstā Ievads par tabulām.

Formas

Formas sniedz iespēju izveidot lietotāja interfeisu, kurā var ievadīt un rediģēt datus. Formās bieži ir komandpogas un citas vadīklas, ar ko var veikt dažādus uzdevumus. Var izveidot datu bāzi, neizmantojot formas, bet vienkārši rediģējot datus tabulas datu lapās. Tomēr lielākā daļa datu bāzu lietotāju izvēlas izmantot formas, lai tabulās skatītu, ievadītu un rediģētu datus.

Komandpogas var ieprogrammēt, lai noteiktu, kādi dati tiek rādīti formā, atvērtu citas formas vai atskaites vai veiktu dažādus citus uzdevumus. Piemēram, varētu būt forma ar nosaukumu "Klientu forma", kurā strādājat ar klientu datiem. Klientu formai var būt poga, ar ko atvērt pasūtījuma formu, kurā ievadīt jaunu šī klienta pasūtījumu.

Formas sniedz arī iespēju kontrolēt, cik bieži lietotāji mijiedarbojas ar datiem datu bāzē. Piemēram, var izveidot formu, kas rāda tikai noteiktus laukus un kur var veikt tikai noteiktas darbības. Tas palīdz aizsargāt datus un nodrošināt, lai dati tiktu ievadīti pareizi.

Papildinformāciju par formām skatiet rakstā Ievads par formām.

Atskaites

Atskaites tiek lietotas, lai formatētu, apkopotu un prezenttu datus. Atskaite parasti atbild uz konkrētu jautājumu, piemēram, "Cik naudas šogad mēs saņemjām no katra klienta?" vai "Kādās pilsētās atrodas mūsu klienti?" Katru atskaiti var formatēt, lai informāciju prezentētu iespējami lasāmā veidā.

Atskaites sagatavošanu var palaist jebkurā brīdī, un tā vienmēr atspoguļo aktuālos datu bāzes datus. Atskaites parasti tiek formatētas, lai tās varētu izdrukāt, bet tās var arī skatīt ekrānā, eksportēt uz citām programmām vai nosūtīt kā e-pasta ziņojuma pielikumu.

Papildinformāciju par atskaitēm skatiet rakstā Ievads par atskaitēm programmā Access.

Vaicājumi

Vaicājumiem datu bāzē var būt daudz dažādu funkciju. To visbiežāk izmantotā funkcija ir noteiktu datu izgūšana no tabulām. Vajadzīgie dati parasti ir izkaisīti pa vairākām tabulām, bet vaicājumi sniedz iespēju tos skatīt vienā datu lapā. Turklāt, tā kā parasti neviens nevēlas skatīt visus ierakstus vienlaikus, vaicājumos varat pievienot kritērijus, lai datos atfiltrētu tikai interesējošus konkrētus ierakstus.

Noteikti vaicājumi ir atjaunināmi, un tas nozīmē, ka datu tabulās datus var rediģēt, izmantojot vaicājuma datu lapu. Ja strādājat atjaunināmā vaicājumā, atcerieties, ka izmaiņas patiesībā tiek veiktas tabulās, nevis tikai vaicājuma datu lapā.

Pamatā ir divu veidu vaicājumi: atlases vaicājumi un darbības vaicājumi. Atlases vaicājums vienkārši izgūst datus un padara tos pieejamus izmantošanai. Vaicājuma rezultātus varat skatīt ekrānā, izdrukāt vai kopēt starpliktuvē. Vaicājuma iegūtos datus varat arī izmantot kā formas vai atskaites ierakstu avotu.

Darbības vaicājums, kā norāda tā nosaukums, ar datiem izpilda uzdevumu. Darbības vaicājumus var izmantot, lai izveidotu jaunas tabulas, pievienotu datus esošajām tabulām, atjauninātu vai izdzēstu datus.

Papildinformāciju par vaicājumiem skatiet rakstā Ievads par vaicājumiem.

Makro

Programmā Access makro var iztēloties kā vienkāršotu programmēšanas valodu, ko var izmantot, lai datu bāzei pievienotu funkcionalitāti. Piemēram, makro var pievienot formas komandpogai, lai makro tiktu izpildīts, pogu nospiežot. Makro ietver darbības, kas izpilda uzdevumus, piemēram, atver atskaiti, palaiž vaicājumu vai aizver datu bāzi. Lielāko daļu datu bāzes darbību, kuras veicat manuāli, var automatizēt, izmantojot makro, tāpēc tie ir uzskatāmi par teicamiem laika taupīšanas instrumentiem.

Papildinformāciju par makro skatiet rakstā Ievads par Access programmēšanu.

Moduļi

Moduļi tāpat kā makro, ir objekti, kurus var izmantot, lai datu bāzei pievienotu funkcionalitāti. Makro programmā Access veido, makro darbības izvēloties sarakstā, bet moduļus raksta programmēšanas valodā Visual Basic for Applications (VBA). Modulis ir deklarāciju, priekšrakstu un procedūru kolekcija, kas tiek glabāta kopā kā viena vienība. Modulis var būt klases modulis vai standarta modulis. Klases moduļi tiek pievienoti formām vai atskaitēm, un tajos parasti ir procedūras, kas attiecas uz formu vai atskaiti, kam tie ir pievienoti. Standarta moduļos ir vispārīgas procedūras, kas nav saistītas ne ar vienu citu objektu. Standarta moduļi ir uzskaitīti navigācijas rūts sadaļā Moduļi, bet klases moduļi nav uzskaitīti.

Papildinformāciju par moduļiem skatiet rakstā Ievads par Access programmēšanu.

Uz lapas sākumu