Ceļvedis noformēšanu atskaites

Piezīme.: Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā.

Access nodrošina rīkus, kas palīdz ātri izveidot pievilcīgu, viegli lasāmu atskaites, kas attēlo datus tādā veidā, kas vislabāk atbilst saviem lietotājiem vajadzībām skaits. Varat lietot komandas cilnē izveidot , lai vienkāršas atskaites izveide ar vienu klikšķi. Varat izmantot atskaites vedni, lai izveidotu sarežģītāku atskaiti, vai arī izveidot atskaiti, pievienojot visus datus un formatējuma elementus, pats. Neatkarīgi no tā, kādu metodi, ko esat izvēlējies, jums tiks iespējams veikt vismaz dažas izmaiņas atskaites noformējums, lai to parādītu datus tā, kā vēlaties. Šajā rakstā ir aplūkoti vispārīgi noformēšanas atskaites procesa un pēc tam tiks parādīts, kā pievienot atskaitei noteiktu noformējuma elementus.

Tēmas šajā rakstā

Izlemiet, kā atskaites izkārtošana

Vadīklu izkārtojumi izmantošana, lai līdzinātu datus

Pievienot vai noņemt atskaites vai lapas galvenes un kājenes sadaļas

Dažādu datu tipu formatēšanas padomi

Izlemiet, kā atskaites izkārtošana

Veidojot ziņojumu, ir vispirms jāapsver veidu datus, kas sakārtoti lapā un kā dati tiek saglabāti datu bāzē. Bāzes izveides procesa laikā var pat gadīties, ka datu tabulās izkārtojums nav atļauts izveidot atskaiti, kurā vēlaties. Tas var būt norāde tabulām tiek nav normalizēti — tas nozīmē, ka dati netiek glabāti visefektīvākais veidā.

Veikt uzmetumam atskaites

Šī darbība nav nepieciešama — var gadīties, ka Access atskaites vedni vai atskaišu veidošanas rīks (abos gadījumos ir pieejamas cilnes izveidot grupā atskaites ) nodrošina pietiekamu sākuma noformējumu atskaitei. Tomēr, ja esat nolēmis noformēšana atskaiti, neizmantojot šos rīkus, var būt noderīgi veikt aptuvenu uzmetumam atskaites uz papīra lapas, lodziņā kur katram laukam iet zīmēšanas un rakstīšanas lauka nosaukums katrā lodziņā. Varat arī programmas, piemēram, Word vai Visio varat izmantot, lai izveidotu mockup atskaites. Neatkarīgi no tā, kādu metodi, ko izmantojat, noteikti iekļaujiet pietiekami daudz rindas, lai norādītu, kā dati tiek atkārtota.

completed form overlapping preliminary sketch

Piemēram, varat izmantot rindas, lai iegūtu informāciju par produktu, tad vairākiem atkārtotu rindas šī produkta pārdošanas un visbeidzot pārdošanas kopsummas rindu produktam. Pēc tam secībai atkārto nākamo produktu un tamlīdzīgi līdz atskaites beigām. Vai varbūt atskaitei ir vienkāršs uzskaitījums datus tabulā, šajā gadījumā jūsu uzmetumam var būt tikai sērijas rindu un kolonnu.

Piezīme.: Šī metode ir ļoti noderīga, ja veidojat ziņojumu kādam citam. Šajā gadījumā citas personas varat zīmēt skices, pirms sākat darbu.

Kad esat izveidojis savu uzmetumam, nosaka, kuru tabulu vai tabulas, kurās ir dati, ko vēlaties parādīt atskaitē. Ja visi dati, kas atrodas vienā tabulā, atskaitei varat bāze tieši ir šī tabula. Biežāk, vajadzīgie dati atrodas vairākas tabulas, kas jums ir apkopotas vaicājumā, pirms to var parādīt atskaitē. Vaicājumā var iekļaut atskaites rekvizīts , bet varat arī atsevišķi, saglabātā vaicājuma izveide un atskaites pamatā.

Izlemt, kurus datus ievietot katrā atskaites sadaļā

Katru ziņojumu ir viena vai vairākas atskaites sadaļas. Viena sadaļa, kas atrodas katru ziņojumu ir detaļu sadaļai. Šajā sadaļā atkārto vienu reizi katram ierakstam tabulas vai vaicājuma, kurā ir atskaites pamatā. Citās nodaļās bieži vien ir neobligāts un atkārtojiet mazāk un parasti tiek izmantota, lai parādītu informāciju, kas ir kopīgas ierakstu grupu, lapu atskaites vai visai atskaitei.

Nākamajā tabulā ir aprakstīti, kur atrodas katrai sadaļai un kā parasti tiek izmantots sadaļas.

Sadaļa

Atrašanās vieta

Tipisks saturs

Atskaites galvenes sadaļas.

Pirmā atskaites lappuses augšdaļā tiek parādīta tikai vienreiz.

  • Atskaites nosaukums

  • Logotips

  • Šodienas datums

Atskaites galvene

Tiek parādīts pēc pēdējā rindiņa datu virs ziņojuma pēdējā lapā sadaļā lappuses kājene.

Atskaites kopsummas (summas, skaitu, vidējie rādītāji un tamlīdzīgi)

Lappuses galvenes sadaļu

Katras atskaites lappuses augšdaļā.

  • Atskaites nosaukums

  • Lappuses numurs

Lappuses galvene

Katras atskaites lappuses lejasdaļā tiek parādīta.

  • Šodienas datums

  • Lappuses numurs

Grupas galvenes sadaļas

Tiek parādīts tikai iepriekšējo ierakstu grupas.

Lauks, kurā tiek grupēti pēc

Grupas galvene

Tiek parādīts tikai pēc ierakstu grupu.

Grupu kopsummas (summas, skaitu, vidējie rādītāji un tamlīdzīgi)

Papildinformāciju par to, pievienojot vai noņemot ziņojumu galvenes un kājenes sadaļas vai lapas galvenes un kājenes sadaļas, skatiet šī raksta sadaļā pievienot vai noņemt atskaites vai lapas galvenes un kājenes sadaļas . Grupā galvenes un kājenes sadaļas varat pievienot, izmantojot rūti Grupēšana, kārtošana, un kopsumma , izkārtojuma vai noformējuma skatā.

Izlemiet, kā kārtot detalizētos datus

Lielākā daļa atskaites kārtot tabulas vai grupveida izkārtojumā, bet Access dod iespēju izmantot gandrīz jebkurā sakārtojums ierakstu un lauku, kurā vēlaties.

Tabulveida izkārtojumā    Tabulveida izkārtojumā ir līdzīgi izklājlapas. Etiķetes ir augšdaļā, un dati tiek līdzināts kolonnās zem etiķetēm. Tabulveida atsaucas uz datu tabulas mākslinieciski noformētu izskatu. Šī ir atskaites veidu, ka Access tiek izveidots, noklikšķinot uz cilnes izveidot grupā atskaitesatskaites . Tabulveida izkārtojumā ir labs izmantot, ja atskaitē ir relatīvi nelielu skaitu, laukiem, kurus vēlaties parādīt vienkārša saraksta formātā. Šajā attēlā ir parādīts darbinieku atskaites, kas tika izveidota, izmantojot tabulveida izkārtojumā.

Employees report in a tabular layout

Grēdas izkārtojuma    Grēdas izkārtojuma līdzinās formu, kuru var aizpildīt, kad atvērt bankas kontu vai veicot pirkumu tiešsaistē mazumtirgotāja. Katra daļa datu etiķeti un lauki ir novietoti viens virs otra. Šajā izkārtojumā ir labs atskaites, kurās ir pārāk daudz laukus, lai tas tiek rādīts tabulas formātā — tas ir, kolonnu platums pārsniegtu atskaites platumu. Šajā attēlā ir parādīts darbinieku atskaites, kas tika izveidota, izmantojot grupveida izkārtojumā.

Klipkopu vietnē redzamo kaķa attēlu paraugs

Piezīme.: Atskaites vednī šajā izkārtojumā tiek saukta par kolonnveida izkārtojumu.

Atjaunināšanas kritēriju    Varat kombinēt elementus tabulveida un Grupveida izkārtojumi. Piemēram, katram ierakstam, varat sakārtot daži lauki horizontālā rindā detaļu sadaļas augšpusē un citiem sakārtošanai no tā paša ieraksta vienu vai vairākus grupveida izkārtojumā zem augšējās rindas. Šajā attēlā ir parādīts darbinieku atskaites, kas tika izveidota, izmantojot vienu atjaunināšanas kritēriju. Lauku ID, uzvārds un vārds ir sakārtoti Tabulveida vadīklu izkārtojums un lauku darba nosaukums un tālrunis darbā ir sakārtotas grupveida izkārtojumā. Šajā piemērā režģlīnijas tiek izmantoti, lai nodrošinātu vizuālo atdalīšanu lauku katram darbiniekam.

Atjaunināšanas vaicājuma ar vienu atjaunināšanas kritēriju

Taisnot izkārtojums    Ja Atskaišu vedņa izmantošana, lai izveidotu atskaiti, varat izvēlēties izmantot taisnots izkārtojumu. Šajā izkārtojumā tiek izmantota pilnas lappuses platumu, lai parādītu ierakstus pēc iespējas kompakti. Protams, jūs varat sasniegt tādus pašus rezultātus, lietojot atskaites vedni, bet tas var būt cītīgs procesu, lai precīzi saskaņot laukus. Šajā attēlā ir parādīts darbinieku atskaiti, kas ir izveidota, izmantojot atskaites vedni taisnots izkārtojumu.

.

Taisnots izkārtojumā ir labs izkārtojums izmantot, ja tiek rādīts liels skaits lauku atskaitē. Iepriekšējā piemērā, ja izmantojat tabulveida izkārtojumā, lai parādītu tie paši dati laukus paplašināšana lappuses malu. Ja izmantojat grupveida izkārtojumā, katram ierakstam aizņem daudz Vertikālā atstarpe, kas atkritumu papīru un apgrūtina atskaiti, lai lasītu.

Uz lapas sākumu

Vadīklu izkārtojumi izmantošana, lai līdzinātu datus

Vadīklu izkārtojumi ir palīglīnijas, ko var pievienot atskaites, kamēr ir atvērta izkārtojuma vai noformējuma skatā. Access , automātiski pievieno vadīklu izkārtojumi, lietojot atskaites vedni, lai izveidotu atskaiti, vai, izveidojot rakursdiagrammas atskaiti, noklikšķinot uz cilnes izveidot grupā atskaitesatskaites . Vadīklu izkārtojums ir līdzīga tabulai, katrā šūnā var būt etiķeti, tekstlodziņu vai citu veidu vadīklas. Šajā attēlā ir parādīts Tabulveida vadīklu izkārtojums atskaitē.

'Tabulārs vadīklu pamatizkārtojums

Oranžajā līnijas norāda rindās un kolonnās, vadīklu izkārtojums, un tās ir redzamas tikai tad, ja atskaite ir atvērta izkārtojuma vai noformējuma skatā. Vadīklu izkārtojumi palīdz sasniegt vienādu līdzinājumu datus rindās un kolonnās, un tie būtu vieglāk pievienotu, mainītu izmērus vai noņemtu laukus. Izmantojot rīkus cilnes sakārtošana grupās tabulas un pozīciju (pieejama izkārtojuma vai noformējuma skatā), varat mainīt viena veida vadīklu izkārtojuma uz citu un vadīklas varat izņemt no izkārtojumi, lai to varētu vadīklas tur, kur jāsākas atskaitē.

Piezīme.: Ja izmantojat programmu Access 2007, jūs varat atrast šos rīkus cilnes sakārtošana grupā Vadīklu izkārtojums .

Uz lapas sākumu

Pievienot vai noņemt atskaites vai lapas galvenes un kājenes sadaļas

Kā minēts iepriekš šajā rakstā, galvenes un kājenes ir atskaites sadaļas, ko var izmantot, lai parādītu informāciju, kas ir kopīgs visai atskaitei, vai katras atskaites lappuses. Piemēram, var pievienot lappuses kājene sadaļu, lai parādītu lappuses numurs katras lappuses apakšā vai atskaites galvenes sadaļas, lai parādītu virsrakstu visai atskaitei.

Atskaites vai lapas galvenes un kājenes sadaļu pievienošana

  1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites, kurā vēlaties veikt izmaiņas, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats.

  2. Pārliecinieties, vai kuras sadaļas jau ir atskaites. Sadaļas ir atdalīti ar ēnotu horizontālajām joslām sadaļu pārslēdzējussauc. Etiķetes, kas atrodas katra sadaļas atlasītāja norāda sadaļu tieši zem tā ir.

    Atskaite noformējuma skatā

    Katru ziņojumu ir detaļu sadaļai un var būt atskaites galvene, lappuses galvenes, kājenes un atskaites kājeni sadaļas. Turklāt, ja atskaitē grupēšanas līmeņus, iespējams, redzēsit grupu galvenēm vai kājenēm (piemēram, iepriekšējā attēlā redzamo Failu kā galvenes ). Pēc noklusējuma grupā galvenes un kājenes ar nosaukumu, izmantojot lauka nosaukums vai izteiksme, kas ir grupas bāze. Šajā gadījumā grupēšanas lauka nosaukums ir "Failu kā".

  3. Lai atskaitei pievienotu lappuses galvenes un kājenes sadaļas vai atskaites galvenes un kājenes sadaļas, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras sadaļas atlasītāja un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Lappuses galvene/kājene vai Atskaites galvene/kājene .

    Brīdinājums.: Ja sadaļā jau atrodas atskaiti, programma Access brīdina, ka to izdzēst esošo sadaļu un tajā ir vadīklas.

    Tagad varat esošo vadīklu pārvietošana vai pievienot jaunas vadīklas jaunas sadaļas.

Access vienmēr pievieno lapu un ziņojumu galvenes un kājenes sadaļas pāros. Tas ir, jūs nevarat pievienot lapas vai atskaites galvenes sadaļas nepievienojot arī atbilstošo kājenes sadaļu. Ja jums nav nepieciešams abām sadaļām, jūs nevarat izdzēst sadaļas, bet neizmantotu sadaļu, lai augstums ir nulle (0), lai izvairītos no papildu Vertikālā atstarpe pievienošana atskaitei izmērus var mainīt. Novietojiet rādītāju neizmantotu sadaļas apakšējā daļā, līdz tas pārvēršas par divvirzienu bultiņu Double-sided arrow un pēc tam velciet uz augšu līdz sadaļai ir paslēpta. Ja sadaļā visas vadīklas, jums jāizdzēš pirms pilnībā var paslēpt sadaļu.

Atskaites vai lapas galvenes un kājenes sadaļas noņemšana

  1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites, kurā vēlaties veikt izmaiņas, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats.

  2. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras sadaļas atlasītāja un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Lappuses galvene/kājene vai Atskaites galvene/kājene .

Ja noņemat galvenes un kājenes pāra un sadaļās atrodas vadīklas, Access brīdina, ka dzēst sadaļas tiks arī dzēst vadīklas un, iespējams, nevarēsit atsaukt darbību. Noklikšķiniet uz noņemtu sadaļas un dzēst vadīklu, vai noklikšķiniet uz , lai atceltu darbību.

Uz lapas sākumu

Dažādu datu tipu formatēšanas padomi

Veidojot atskaiti, izmantojot atskaišu veidošanas rīks (pieejams cilnes izveidot grupā atskaites ) vai, lietojot atskaites vedni, Access pievieno laukus atskaitei un izveido vispiemērotākos vadīklu, lai parādītu katram laukam, pamatojoties uz lauka datu tipa. Ja pievienojat lauku pievienošana atskaitei sevi, vēlamais paņēmiens ir velciet katru lauku no Lauku saraksta uz atskaiti. Kā ar atskaites vedni vai atskaišu veidošanas rīks Access izveido vispiemērotākos vadīklu katram laukam, atkarībā no lauka datu tipa. Lielāko daļu datu tipu, vispiemērotākā (noklusējums) kontroli, lai izmantotu ir tekstlodziņš.

Šajās sadaļās ir sniegti padomi par to, kā formatēt daži īpašu gadījumā datu tipi.

Vairākvērtību lauki    Vairākvērtību lauka noklusējuma vadīkla ir kombinēto lodziņu. Tas var šķist novērojamas savādas izvēles vadīklas atskaitē, jo nevar noklikšķiniet uz bultiņas sadaļā kombinētā lodziņa atskaitē. Tomēr saistībā ar ziņojumu, kombinētā lodziņa darbojas līdzīgi funkcijai tekstlodziņu. Bultiņas ir redzams tikai noformējuma skatā.

Ja lauks satur vairākas vērtības, šīs vērtības ir atdalīti ar komatiem. Ja kombinētā lodziņa nav pietiekami plata, lai parādītu visas vērtības vienā rindā un CanGrow rekvizīts kombinētais lodziņš ir iestatīts uz , vērtības aplauztas uz nākamo rindiņu. Pretējā gadījumā tiek saīsināti vērtības. Lai iestatītu CanGrow rekvizītu vadīklas, atveriet atskaiti noformējuma vai izkārtojuma skatā, noklikšķiniet uz vadīklas un pēc tam nospiediet taustiņu F4, lai parādītu vadīklas rekvizītu lapu. Rekvizīts CanGrow atrodas cilnē gan formāts un uz vadīklas rekvizītu lapu cilnes Visi .

Bagātinātā teksta lauki    Bagātināta teksta lauka noklusējuma vadīklas ir tekstlodziņš. Ja nav pietiekami plata, lai parādītu visas vērtības vienā rindā un CanGrow rekvizīts tekstlodziņu tekstlodziņš ir iestatīts uz , vērtības aplauztas uz nākamo rindiņu. Pretējā gadījumā tiek saīsināti vērtības. Lai iestatītu CanGrow rekvizītu vadīklas, atveriet atskaiti noformējuma vai izkārtojuma skatā, noklikšķiniet uz vadīklas un pēc tam nospiediet taustiņu F4, lai parādītu vadīklas rekvizītu lapu. Rekvizīts CanGrow atrodas cilnē gan formāts un uz vadīklas rekvizītu lapu cilnes Visi .

Bagātināta teksta lauka palīdz formatēt tekstu dažādos veidos. Piemēram, vairākus vārdus laukā var pasvītrots, un vairāki citi vārdi vienā laukā var būt slīprakstā. Tomēr joprojām var iestatīt vispārējo formatēšanas stilu tekstlodziņam, kas satur bagātinātu tekstu. Teksta lodziņu formatējums attiecas tikai uz tekstu, kas nav īpaši formatēts, izmantojot bagātināta teksta formatējums.

Iestatītu formatēšanas stilu tekstlodziņu, kurā ir parādīts bagātinātā teksta lauks

  1. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites navigācijas rūtī un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Izkārtojuma skats .

  2. Noklikšķiniet uz tekstlodziņa, kas parāda bagātinātā teksta laukā un pēc tam cilnes Formatēšana grupā Fonts noklikšķiniet uz formatēšanas stilu, kuru vēlaties lietot.

    Access formatējums tiek lietots visu tekstu bagātināta teksta laukā, kas nav jau ir bijusi šī tipa (bet nevis vērtība) formatējums skatā, kas atbalsta datu ievadi, piemēram, tabulu vai vaicājumu datu lapas skatā vai formas skatā formai. Piemēram, ja daļu no teksta laukā ir formatēta ar sarkanu fontu un zilu fonta krāsas lietošana tekstlodziņu, Access kļūst visu tekstu zilā krāsā, izņemot to, kas tika atsevišķi formatēti sarkanā krāsā. Kā vēl viens piemērs, ja daļu no teksta laukā tiek formatēta 11 punktu fontu un lietojat 14 punktu fonta lieluma tekstlodziņu, Access attiecas 14 punktu fonta lielumu uz visu tekstu, izņemot, kas formatēta atsevišķi pie 11 poin ts.

    Attachment laukiem    Attachment laukiem izmantojiet īpašu vadīklā, kas neizmanto cita datu tipa. Varat pievienot vairākus failus ierakstu, izmantojot vienu Attachment lauka, bet lauku tikai vienlaikus var parādīt informāciju par viens pielikums. Pēc noklusējuma pielikuma vadīkla parāda ikonu vai attēlu, atkarībā no pielikuma, kas pašlaik tiek rādīti pēc vadīklas faila tipu. Ja vēlaties, varat iestatīt pielikuma vadīklu rekvizītus tā, ka visi pievienotie faili tiek rādīti kā ikonas, vai lauku vienkārši parāda saspraudes ikonas un pielikumi skaitu. Pieņemot, ka jau izmantojat pielikuma vadīklu savā atskaitē, lai pielāgotu vadīklas rekvizītus dažādām vajadzībām vadīklas, veiciet tālāk aprakstītās darbības.

Attachment lauka displeja rekvizītu iestatīšana

  1. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites navigācijas rūtī un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Izkārtojuma skats .

  2. Noklikšķiniet uz pielikuma vadīklu. Ja rekvizītu lapa vēl nav parādīta, nospiediet taustiņu F4, lai to parādītu. Rekvizītu lapā noklikšķiniet uz cilnes formāts .

    Izmantojiet šo tabulu kā rokasgrāmatu iestatīšanas pielikuma vadīklas rekvizītus.

    Rekvizīts

    Iestatījums

    Rādīt kā

    • Attēla/ikonas tiek rādītas grafikas attēlus un visus pārējos failus kā ikonas. Šis ir noklusējuma iestatījums.

    • Ikona parāda visus failus, kā ikonas.

    • Saspraude parāda saspraudes ikonas un pēc tam numuru Pielikumi iekavās.

    Noklusējuma attēls

    Lai parādās pielikuma vadīklu, kad pastāv bez pievienoto failu, noklikšķiniet uz Poga Veidotājs rekvizīta lodziņā noklusējuma attēlu, atrodiet attēlu, un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.

    Piezīme.: Noklusējuma attēls netiek rādīts, ja rekvizīts Parādīt kā ir iestatīts uz saspraudes.

    Attēla līdzinājums

    Sarakstā atlasiet vajadzīgā līdzinājuma. Noklusējuma iestatījums ir centrs. Pielāgojot šo iestatījumu var radīt neparedzētus rezultātus atkarībā no Attēla lielums režīma rekvizītu iestatījumu.

    Attēla lielums režīmā

    Šis iestatījums ir pieejama tikai tad, ja Parādīt kā rekvizīts ir iestatīts uz Attēla/ikonas.

    • Klipa parāda attēlu faktiskajam lielumam. Attēls tiek izgrieztas, ja tas ir pārāk liels, lai ietilptu vadīklā.

    • Izstiept stiepjas attēla, lai tā aizpildītu visu vadīklu.

      Piezīme.: Ja pielikuma vadīkla lielums ir tāds pats tieši kā attēlu, izmantojot šo iestatījumu traucēt attēlu, padarot to parādās izstiepts vertikāli vai horizontāli.

    • Tālummaiņas parāda attēlu iespējami liela bez izgriezums vai traucētu attēlu. Šis ir noklusējuma iestatījums.

  3. Ja izmantojat vadīklu, lai parādītu grafikas, pielāgojiet pielikuma vadīklas lielumu, lai jūs varētu redzēt, cik daudz detaļu, kuru vēlaties.

Uz lapas sākumu

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×