Ar e-pastu apkopoto datu pievienošana Access datu bāzei

Svarīgi! :  Šis raksts ir mašīntulkots, skatiet atrunu. Lūdzu, skatiet šī raksta versiju angļu valodā šeit jūsu informācijai.

Apkopojiet vai atjauniniet informāciju caur e-pasta ziņojumus, izmantojot Microsoft Access 2010 ar programmu Microsoft Outlook 2010. Access palīdz datu kolekcijas veidlapas izveide un nosūtīšana formas e-pasta ziņojumā. Kad e-pasta adresātiem atgrieztu aizpildītās veidlapas, varat izvēlēties ir savākti dati automātiski apstrādāt un uzglabāt norādīto Access datu bāzē. Šī metode datu vākšanas varat ietaupīt laiku un pūles, kas parasti ir iesaistīti kopēt un ielīmēt vai manuālas datu ievades procesu. Lūk, daži scenāriji, kur varat izmantot šo procesu, lai apkopotu datus:

Aptaujas   : var izdarīt aptauju un apkopot rezultātus, vispirms izveidojot Access datu bāzes ar nepieciešams tabulām, lai saglabātu rezultātus un izmantojot vedni, lai ģenerētu aptaujas veidlapa un pēc tam nosūtiet viņiem aptaujas dalībniekiem. Kad dalībnieki atbild, aptaujas dati tiek automātiski saglabāti datu bāzē.

Statusa atskaites   : vai tas ir jaunāko krājumu līmeņa statuss vai jaunākā informācija par gaida problēmas, jūsu komanda var saglabāt jūs informēt, nosūtot e-pasta ziņojumus, kas satur pašreizējo informāciju regulāros intervālos.

Notikumu pārvaldību   : kad kārtošana konferenci vai apmācības vai citu notikumu, varat nosūtīt vienu vai vairākas formas, kā e-pasta ziņojumu, lai savāktu informāciju, ceļa un viesnīcas saziņas preferenču utt. Ja izvēlaties automātisku atbilžu apstrādi, dalībniekiem ir iespēja jebkurā laikā mainīt savas preferences, bez nepieciešamības, lai jums paziņotu un vienmēr ir pieejami ar jaunākajiem datiem lēmumu pieņemšanas vajadzībām.

Šajā rakstā ir paskaidrots, ko vēlaties izmantot šo procesu, kā sākt darbu, izmantojot vedni, un pēc tam piedāvās papildu informāciju par dažādiem darbības, ļaujot veikt visvairāk informēts atlasi kā izpildiet vedņa norādījumus

Piezīme : Jūs nevarat pievienot savākto datu, ja adresātu izmantot vai nu Hotmail vai Yahoo, lai nosūtītu jums datu kolekcijas veidlapas.

Pirms darba sākšanas

Ja šī ir pirmā reize, kad datu apkopošana, izmantojot e-pasta ziņojumus, veiciet šādas darbības:

  1. Pārliecinieties, vai datorā ir instalēta šādas lietojumprogrammas jūsu datorā:

    • Access 2007 vai Access 2010.

    • Outlook 2007 vai Outlook 2010. Ir jāizmanto programma Outlook ir instalēts un konfigurēts datorā, ko izmantojat, lai nosūtītu e-pasta ziņojumus. Ja ir instalēta programma Outlook, bet vēl nav konfigurēts, startējiet programmu Outlook un izpildiet norādījumus Outlook startēšanas vednī. Lai saņemtu palīdzību, izmantojot vedni, skatiet Outlook palīdzībā.

    • Ja plānojat izmantot InfoPath veidlapas, pārliecinieties, vai jums ir InfoPath 2007 vai vēlāk instalēta edition un adresāti būs arī datoros ir instalēta programma InfoPath.

    • Jums e-pasta ziņojumu adresātiem ir jābūt vai nu ir InfoPath vai e-pasta klients, kas atbalsta HTML formātu, kas instalēta datoros, lai varēs skatīt un rediģēt formu.

      Veidlapu, ko izmanto datu apkopošanai, izmantojot e-pasta ziņojumi nav Access formas. Vednis izveido īpašas veidlapas, InfoPath vai HTML formātā.

      Norādiet mērķa datu bāzi. Datu bāzes var būt vai nu. mdb vai. accdb formātā. Turklāt,. mde un. accde faili tiek atbalstīti. Ja nevēlaties izmantot esošu datu bāzi, ir jāizveido jauna.

  2. Noteikt, vai izveidojiet tabulas, kuras vēlaties aizpildīti ar datiem no e-pasta ziņojumu atbildes. Ja jūs apkopojat datus esošām tabulām, nodrošina tabulas nav tikai lasāms un jums ir nepieciešamās atļaujas, lai pievienotu vai atjauninātu to saturu.

Piezīme : Pielikumu, AutoNumber, OLE un vairākvērtību lauku tipi nav savākt, izmantojot e-pasta ziņojumus

Ja datu kolekcijas darbību ievieto vismaz divas tabulas, jūs atlases vaicājuma izveide un izmantot kā formas ieraksta avots. Nodrošina, ka vaicājumu ietver visus nepieciešamos laukus no pamatā esošās tabulas. Ja izmantojat esošu vaicājumu, nodrošina vaicājums nav tikai lasāms un jums ir nepieciešamās atļaujas, lai pievienotu vai atjauninātu tās saturu. Papildinformāciju par vaicājumu, kura pamatā ir divas vai vairāk tabulas izveidi skatiet rakstā Ievads par vaicājumiem.

Glabāt datus kā jaunus ierakstus šādos gadījumos:

  • Ja dati tiks aizpildīt vairākās tabulās.

  • Ja mērķa tabula nav primārās atslēgas lauku. Primārās atslēgas vērtības ir nepieciešami, lai katru atbildi kartētu uz esošu ierakstu. Ja mērķa tabulas primārās atslēgas lauku, pievienojiet to tagad vai piešķirt esošā lauka, kurā ir unikālas vērtības kā primāro atslēgu.

  • Ja mērķa tabula nav visiem ierakstiem. Ja tabula ir tukša, vednis tiek pieņemts, ka vēlaties pievienot ierakstus.

  • Ja adresātu e-pasta adreses netiek saglabātas kā datu bāzes lauku. Apkopojot datus, lai atjauninātu ierakstus, jūs nevarēsit manuāli ievadīt adreses vedņa izraisītiem ziņojumā. Laukā adrese ir jābūt mērķa tabulā vai tabulā, kurā ir ar mērķa tabulu relācijas.

Uz lapas sākumu

Darba sākšana

  1. Atveriet datu bāzi, kurā savākti dati tiks saglabāti.

  2. Lai pievienotu datus vienā tabulā, navigācijas rūtī atlasiet tabulu. Lai aizpildītu vairākas saistītas tabulas, izvēlieties vaicājumu, kas ir saistīts ar šīm tabulām.

  3. Veiciet vienu no šīm darbībām, lai startētu vedni:

    • Cilnes Ārējie dati grupā Datu apkopošana noklikšķiniet uz Izveidot e-pasta ziņojumu.

    • Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tabulas vai vaicājuma un pēc tam noklikšķiniet uz savākt un atjaunināt datus, izmantojot e-pastu.

      Piezīme : Ja tabulas nesatur visus laukus vai tikai ir AutoNumber, OLE Object, pielikumu vai vairākvērtību uzmeklēšanas lauka tipu, programma Access parāda šāds ziņojums: atlasītajā tabulā vai vaicājumā nav neviena lauka, kas atbalsta datu apkopošanu, izmantojot e-pastu.

Ja tabulā ir lauki, kas atbalsta datu apkopošana, vednis. Ja mērķa tabula nodrošina gan pievienošanu un atjaunināšanu datus, vednī varat veikt nepieciešamās darbības, lai apkopotu datus, izmantojot e-pasta ziņojumus.

Izmantojiet tālāk esošajās sadaļās kā atsauci jautājumiem, kas varētu būt šādi septiņas galvenās darbības procesa.

  1. Izvēlieties nosūtāmās datu ievades formas tipu

  2. Izvēlieties, vai lai savāktu jaunus datus vai atjaunināt esošos datus

  3. Norādīt datus, kurus vēlaties savākto

  4. Norādiet automātiska vai manuāla datu apstrāde

  5. Izvēlieties, kā jārīkojas, lai norādītu adresātu e-pasta adreses

  6. Pārskatiet un norādiet adresātu sarakstu

  7. E-pasta ziņojuma izveidošana un nosūtīšana

Uz lapas sākumu

Izvēlieties nosūtāmās datu ievades formas tipu

Atlasiet, kāda veida veidlapu, kuras pamatā ir ērta lietošana sev un adresātiem.

Atlasiet HTML form    HTML veidlapas var skatīt un rediģēt jebkurš lietotājs, kuru e-pasta klientu atbalsta HTML

Atlasiet Microsoft InfoPath veidlapa    Tiek parādīta šī opcija tikai tad, ja InfoPath ir instalēta jūsu datorā. Atlasiet šo opciju, tikai tad, ja visi adresāti ir InfoPath un savā datorā ir instalēta programma Outlook. InfoPath veidlapas piedāvā labāku datu ievades un rediģēšanas vide

Vedņa lapa, kas tiek parādīta atkarībā no nākamā vai galamērķa objektu atbalsta datu atjaunināšana. Ja objekts ir vaicājums, kura pamatā ir divas vai vairāk tabulas vai ja tā ir tabula, kurā nav primārās atslēgas lauku vai nav ierakstu, vednis tiek pieņemts, ka vēlaties pievienot jaunus ierakstus un piedāvā izvēlēties veidlapas laukus. Citos gadījumos vednis piedāvā norādīt, vai vēlaties pievienot vai atjaunināt datus, pirms aicinājumu norādīt, lai atlasītu veidlapas laukus.

Uz lapas sākumu

Izvēlieties, vai lai savāktu jaunus datus vai atjaunināt esošos datus

Norādiet, ko vēlaties darīt ar datiem. Jūs izmantojat formas tipu ietekmē jaunu ierakstu, kurā adresāts var nosūtīt jums vienā atbildē skaitu. Atjauninot datus, ierakstu skaitu, kas ir jāatjaunina pēc adresāta identificē iepriekš aizpildītās veidlapas, kas tiks iekļautas ziņojumu skaitu.

Piezīme : Lai pievienotu jaunus ierakstus, e-pasta adreses lodziņā adrese ierakstiet e-pasta ziņojumus, veidojot ziņojumu. Lai atjauninātu esošos datus, adresātu e-pasta adreses jābūt saglabātām kā laukam pamatā esošās tabulas vai vaicājuma, vai saistītajā tabulā.

Uz lapas sākumu

Dati, ko vēlaties savākto norādīšana

Izvēloties laukus, lai iekļautu jūsu formā, nav nepieciešams iekļaut katram laukam, kas pastāv pamatā esošajā tabulā vai vaicājumā, formā. Tomēr jāievēro šādi nosacījumi:

  • Nepieciešamie lauki:    Lauki, kas atzīmēta ar zvaigznīti (*) simbolu, ir nepieciešama. Ja jūs apkopojat jaunus ierakstus, vednis automātiski tiek iekļauti visi lauki, kuru nepieciešams rekvizīts ir iestatīts kā . Visi ieraksti ir nepieciešamie lauki ir tukšs, Access neizdodas ierakstu pievienošana tabulai.

  • Nav atbalstīta lauku tipus:    To nevar iekļaut noteiktus lauku formā, piemēram, AutoNumber, pielikumu, OLE Object vai vairākvērtību uzmeklēšanas lauku.

  • Primārās atslēgas lauku:    Lietotājs varēs ierakstiet vērtību laukā, pievienojot ierakstus, tomēr; atbilde nevar apstrādāt, ja norādītā vērtība jau tiek izmantots.

    Piezīme : Katram laukam, kas iekļautas, sadaļā Lauka rekvizītinorādiet etiķeti un noklikšķiniet uz tikai lasāms , ja nevēlaties, lai lietotājs, lai mainītu datus šajā laukā.

Uz lapas sākumu

Norādiet automātiska vai manuāla datu apstrāde

Varat atlasīt atbilžu automātiska vai manuāla apstrāde. Automātiskā apstrāde nozīmē, ka saņemot atbildes, Outlook un Access strādāt kopā eksportēt datus mērķa datu bāzes tabulām. Automātiskā apstrāde varat ietaupīt laiku un pūles. Manuāla apstrāde tikai nozīmē, ka jums sākt eksportēšanas operācijas, lai pārsūtītu datus no norādītā Outlook mapē, lai mērķa tabulu programmā Access.

Atbildes tiek eksportētas sekmīgi mērķa tabulai, kamēr laikā atbildes sasniegtu pastkastes izpildās šādi nosacījumi:

  • Outlook ir jādarbojas jau jūsu datorā. Ja programma Outlook nedarbojas, apstrāde tiek sākta nākamajā reizē, kad startējat Outlook.

  • Programma Access nedrīkst būt aizsargāts ar paroli, un nedrīkst atvērt ekskluzīvā režīmā. Datu bāzes nosaukums vai atrašanās vieta nedrīkst būt mainīts e-pasta ziņojuma nosūtīšanas.

  • Tabulu un vaicājumu nosaukumus un lauku iekļauts veidlapas rekvizīti nedrīkst būt mainīts e-pasta ziņojuma nosūtīšanas.

  • Jums jābūt nepieciešamās atļaujas, lai pievienotu vai atjauninātu pamatā esošo tabulu un vaicājumu saturu.

    Piezīme : Ja automātiskā apstrāde neizdodas, mēģinātu atrisināt problēmu un pēc tam manuāli eksportējiet atbildes, kas neizdevās. Visas atbildes, kas sasniegtu iesūtnes, kad esat izlabojis problēmas turpināt apstrādāt automātiski.

Lai kontrolētu automātisku atbilžu apstrādi rekvizītu iestatīšana

Lai norādītu citu Outlook mapi, kur tiek glabāti atbildes, Norādiet, kā vēlaties apstrādāt atbildes vedņa lapā, noklikšķiniet uz mapes nosaukuma. Dialoglodziņā Atlasīt mapi atlasiet citu mapi vai noklikšķiniet uz Jauns , lai izveidotu jaunu mapi.

Ja noklikšķināsit uz rekvizītu iestatīšana, lai kontrolētu automātisku atbilžu apstrādi , mainīšana un labi melodija importēšanas iestatījumu, skatiet šajā tabulā meklējiet informāciju par pieejamajām opcijām:

Opcija

Rezultāts

Atmest atbildes no tiem, kam jums nevar nosūtīt ziņojumu   

Atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, ja vēlaties tikai atbildes, kas nosūtīja ziņojumu automātiski apstrādāt sākotnējiem adresātiem. Atbildes no citiem lietotājiem tiks saglabātas mērķa mapē, bet netiek automātiski apstrādātas.

Pieņemt vairākus atbildes no katra adresāta   

Atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, ja vēlaties tikai pirmā atbilde no katra adresāta apstrādāt automātiski. Otrā un nākamās atbildes tiks saglabātas mērķa mapē, bet netiek automātiski apstrādātas.

Piezīme : Šis iestatījums kontrolē tikai atbilžu skaitu, un nevis ierakstu skaitu vienā atbildē, kas tiek apstrādāti. Citiem vārdiem sakot, ja nosūtāt InfoPath veidlapas, lietotājs var nosūtīt vairākus ierakstus vienā atbildē, un programma Access automātiski apstrādā visus atbildes ierakstus, pat tad, ja šī izvēles rūtiņa nav atzīmēta.

Atļautu tikai esošu datu atjaunināšanu   

Ja saņēmējiem izmantot InfoPath veidlapu, lai atjauninātu datus, viņi var nosūtīt jaunus ierakstus papildus atjauninājumu esošajiem ierakstiem. Atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, lai apstrādātu tikai esošu ierakstu atjaunināšanu.

Atbildes tiktu apstrādātas skaits   

Ierakstiet kopējo skaitu (no visiem adresātiem), kuru vēlaties automātiski apstrādāt atbildes. Ja vēlaties, lai visas atbildes tiktu apstrādātas automātiski, tekstlodziņā ievadiet lielu vērtību, piemēram, 5000. Atbildes, kas tiek saņemti, pēc tam, kad ir sasniegta norādītā vērtība ir saglabātas mērķa mapē, bet netiek automātiski apstrādātas.

Datuma un laika, lai pārtrauktu   

Norādiet, ja šī e-pasta ziņojuma jāpārtrauc automātisku atbilžu apstrādi. Atbildes saņemtas pēc šī datuma un laika tiks saglabātas mērķa mapē, bet netiek automātiski apstrādātas.

Lai mainītu šīs opcijas, vēlāk cilnē Ārējie dati grupā Datu apkopošana noklikšķiniet uz Pārvaldīt atbildes. Dialoglodziņā Datu apkopošanas ziņojumu pārvaldīšana atlasiet ziņojumu, kuram vēlaties mainīt iestatījumus un pēc tam noklikšķiniet uz Ziņojuma opcijas. Izmaiņu veikšana dialoglodziņā ietekmē visas turpmākās atbildes saņemto šim ziņojumam.

Atbilžu manuāla apstrāde

Lai kontrolētu, kad un kuras atbildes tiek apstrādātas, neatlasiet opciju automātisko procesu. Atbildes tiks glabātas norādīto mapi programmā Outlook, līdz tiek atlasīta un ar peles labo pogu noklikšķiniet uz katru atbildi mapē, pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Microsoft Access datu eksportēšana .

Dažos gadījumos, iespējams, būs manuāli apstrādāt atbildes, kas neizdevās apstrādāt automātiski.

Atcerieties šos ieteikumus, pirms datu eksportēšana

  • Access datu bāzi nedrīkst atvērt ekskluzīvā režīmā, un datu bāzes nosaukums vai atrašanās vieta nedrīkst būt mainīts e-pasta ziņojuma nosūtīšanas.

  • Tabulu un vaicājumu nosaukumus un lauku iekļauts veidlapas rekvizīti nedrīkst būt mainīts e-pasta ziņojuma nosūtīšanas.

  • Jums jābūt nepieciešamās atļaujas, lai pievienotu vai atjauninātu pamatā esošo tabulu un vaicājumu saturu.

Uz lapas sākumu

Izvēlieties, kā jārīkojas, lai norādītu adresātu e-pasta adreses

Ja jūs apkopojat tikai jaunas informācijas, varat norādīt e-pasta adreses divos veidos:

  • Ierakstiet e-pasta adreses atsevišķi programmā Outlook e-pasta ziņojumu vai atlasiet adreses no adrešu grāmatas.

  • Izmantojiet e-pasta adreses lauku tabulā vai vaicājumā pašreizējā Access datu bāze.

    Piezīme : Apkopojot datus, lai atjauninātu esošus ierakstus, jūs neredzat šo dialoglodziņu, jo adresātu e-pasta adreses, vispirms jābūt pieejamām kā bāzes laukā.

Ievadot e-pasta adreses tieši programmā Outlook

Ja tiek norādīts adresātiem programmā Outlook, var priekšskatīt un pielāgojiet ziņojumu pirms nosūtīšanas. E-pasta ziņojuma pamattekstā ir īss ievads un formai. Ir ieteicams, ka nav veicat izmaiņas formas. Formas struktūru izmaiņas var izraisīt atbilde netiek apstrādāti.

Izmantojot e-pasta adreses, datu bāzes laukā saglabātajās

Opcija atlasiet saistīto tabulu atsaucas uz saistītās tabulās. Lai skatītu vai rediģētu tabulu relāciju datu bāzē, cilnē datu bāzes rīki. grupā relācijas noklikšķiniet uz relācijas

Papildinformāciju par relācijām skatiet rakstā tabulas relāciju rokasgrāmata.

Uz lapas sākumu

Pārskatiet un norādiet adresātu sarakstu

Pēdējā darbībā galvenās ietver priekšskatīšana un e-pasta ziņojuma pielāgošana, precīza pielāgošana adresātu sarakstu un pēc tam nosūtiet datu apkopošanas ziņojumu.

E-pasta ziņojuma izveidošana un nosūtīšana

Kad vednis informē jūs, tagad varat izveidot e-pasta ziņojumu un parāda, kā skatīt e-pasta statusu, izmantojot komandu Pārvaldīt atbildes , var tikt parādīts dažas brīdinājuma ziņojumu. Nākamajā tabulā ir aprakstīti katram brīdinājuma un darbības, kuras var veikt, lai to novērstu:

Brīdinājums ziņojumu

Apraksts

S olution

Daži ieraksti nesatur derīgu adresi laukā norādīto e-pasta adrese. Nav datu tiks atgriezta šīs rindas.

E-pasta adreses lauku, kuru atlasījāt satur vērtības null.

Ja vēlaties apkopot datus katram ierakstam, izejiet no vedņa un vērtību null aizstāšana ar e-pasta adreses. Pēc tam vēlreiz startējiet vedni.

Pašlaik ir ekskluzīvi bloķējusi datu bāzi. automātiskā apstrāde neizdodas, kamēr bloķēšana ir pārtraukta.

Esat atvēris pašlaik ekskluzīvā režīmā.

Ja esat izvēlējies, lai atbildes automātiski apstrādātas, apstrādi neizdodas, jo Access nevar pievienot vai atjaunināt datu bāzi, kam ir ekskluzīvā bloķēšana uz to. Aizveriet un vēlreiz atveriet datu bāzi nav ekskluzīva režīmā uzreiz pēc ziņojuma nosūtīšanas

Šie e-pasta ziņojumi var būt ietverti dati, kas ir konfidenciālu vai sensitīvu informāciju.

Jūs apkopojat datus, lai atjauninātu esošus ierakstus, un formas, kuru gatavojaties nosūtīt, tiks iepriekš aizpildīta ar esošajiem datiem.

Ja kādu veidlapas laukus jāiekļauj konfidenciālus datus, pārejiet atpakaļ uz vedņa darbība kur atlasītos laukus un noņemiet laukus, kuros atrodas precīzus datus no formas

Pēc tam, kad priekšskatīt un pielāgojiet ziņojumu, varat filtrēt e-pasta adreses lauku un atlasiet adresātiem. Izvēlieties e-pasta adreses, kas jāizmanto, atlasot atbilstošās izvēles rūtiņas. Ja redzat dialoglodziņu, uzskaitot nederīga e-pasta adreses, pierakstiet adrešu sarakstā un noklikšķiniet uz iziet. Pārbaudiet, vai nederīgas adreses, veiciet visas nepieciešamās izmaiņas un pēc tam mēģiniet ziņojuma atkārtota sūtīšana.

Uz lapas sākumu

Piezīme : Mašīntulkošanas atruna. Šo rakstu ir tulkojusi datorsistēma bez cilvēka iejaukšanās. Microsoft piedāvā šos mašīntulkojumus, lai palīdzētu angliski nerunājošajiem lietotājiem izmanot saturu par Microsoft produktiem, pakalpojumiem un tehnoloģijām. Tā kā šis raksts ir mašīntulkots, tajā var būt leksikas, sintakses un gramatikas kļūdas.

Paplašiniet savas prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×