Access datu eksportēšana uz Word dokumentu

Access datu eksportēšana uz Word dokumentu

Varat eksportēt datus no Access datu bāzes Microsoft Word dokumentā, izmantojot RTF faila eksportēšanas vedni. Šajā rakstā ir paskaidrots, kā izmantot RTF faila eksportēšanas vedni un kā saglabāt eksportēšanas iestatījumus kā specifikāciju vēlākai atkārtotai lietošanai.

Šajā rakstā

Datu eksportēšana uz programmu Word: pamati

Datu eksportēšana uz programmu Word

Izpratne par to, kā programma Access eksportē objektus uz programmu Word

Kas vēl būtu jāzina?

Datu eksportēšana uz programmu Word: pamati

Uz programmu Microsoft Word varat eksportēt tabulu, vaicājumu, formu vai atskaiti. Ja objekta eksportēšanai izmantosit RTF faila eksportēšanas vedni, programma Access izveidos objekta datu kopiju Microsoft Word bagātinātā teksta formāta failā (*.rtf). Ja izmantojat tabulas, vaicājumus un formas, Word dokumentā redzamie lauki un ieraksti tiek parādīti kā tabula. Kad eksportējat atskaiti, vednis eksportē atskaites datus un izkārtojumu — mērķis ir panākt, lai Word dokuments pēc iespējas precīzāk atbilstu atskaitei.

  • Darba sākšana programmā Access    Lai varētu eksportēt datus no programmas Access programmā Word, ir jāstrādā programmā Access. Programmā Word nav pieejama funkcionalitāte datu importēšanai no Access datu bāzes. Turklāt Access datu bāzi vai tabulu nevar saglabāt kā Word dokumentu, izmantojot Access komandu Saglabāt kā.

  • Eksportējamie objekti    Varat eksportēt tabulu, vaicājumu, formu vai atskaiti. Turklāt varat eksportēt tikai tos ierakstus, kas atlasīti skatā. Jūs nevarat eksportēt makro un moduļus. Ja eksportēsit formu vai datu lapu, kurā ietvertas apakšformas vai apakšdatu lapas, tiks eksportēta tikai galvenā forma vai datu lapa. Eksportēšanas darbības jāveic katrai apakšformai un apakšdatu lapai, ko vēlaties skatīt programmā Word. Savukārt, kad eksportējat atskaiti, tajā iekļautās apakšformas un apakšatskaites tiek eksportētas kopā ar galveno atskaiti.

  • Darbību rezultāts    RTF faila eksportēšanas vednis vienmēr eksportē formatētus datus. Tas nozīmē, ka kopā ar attēlošanas formāta iestatījumiem tiek eksportēti tikai tie lauki un ieraksti, kas ir redzami objektā vai skatā. Netiek eksportētas kolonnas un ieraksti, kas ir paslēpti filtra iestatījumu dēļ. Kad eksportējat atskaiti, tiek saglabāts arī atskaites izkārtojums.

  • Sapludināšana ar esošu dokumentu    Kad eksportējat datus no programmas Access uz Word dokumentu, dati vienmēr tiek eksportēti jaunā Word failā. Ja vēlaties ievietot datus esošā Word dokumentā, vispirms tie jāeksportē no programmas Access uz jaunu Word dokumentu. Pēc tam nokopējiet datus no jaunā Word dokumenta un ielīmējiet esošajā dokumentā. Varat arī nokopēt rindas tieši no Access tabulas, vaicājuma, formas vai atskaites un pēc tam ielīmēt rindas esošajā dokumentā.

Datu eksportēšana uz programmu Word

Lai eksportētu datus uz Word dokumentu, ir jāveic tālāk norādītās darbības.

  • Sagatavojiet avota datus eksportēšanai. Šajā darbībā ir jāpārliecinās, vai datos nav kļūdu, kā arī jāizlemj, vai eksportēt visus avota tabulas datus vai tikai daļu no tiem.

  • Darbiniet RTF faila eksportēšanas vedni.

  • Varat arī saglabāt iestatījumus kā eksportēšanas specifikāciju vēlākai atkārtotai izmantošanai.

Nākamajās sadaļās aprakstītajās darbībās ir paskaidrots, kā veikt katru uzdevumu.

Sagatavošanās eksportēšanai

  1. Atveriet avota Access datu bāzi.

  2. Navigācijas rūtī atlasiet objektu, kas ietver eksportējamos datus.

    Varat eksportēt tabulu, vaicājumu, formu vai atskaiti.

  3. Pārskatiet avota datus un pārliecinieties, vai tajos nav kļūdu indikatoru (zaļu trijstūru) vai kļūdu vērtību, piemēram, #Num.

    Pirms datu eksportēšanas programmā Word novērsiet visas kļūdas. Pretējā gadījumā šādas vērtības tiks aizstātas ar nulles vērtību.

  4. Ja mērķa Word dokuments pastāv un ir atvērts, aizveriet to un tikai pēc tam turpiniet darbu. Pirms dokumenta pārrakstīšanas vednī tiks parādīta atbilstoša uzvedne.

    Piezīme : Datus nevar pievienot esošam Word dokumentam.

  5. Ja Access datu bāzē vēlaties eksportēt tikai tabulas, vaicājuma vai formas daļu, atveriet objektu un atlasiet tikai vajadzīgos ierakstus.

Datu eksportēšana

  1. RTF faila eksportēšanas vedņa atrašanās vieta nedaudz atšķiras atkarībā no Access versijas. Izvēlieties tālāk norādītās savai Access versijai atbilstošās darbības.

    • Ja izmantojat programmu Access 2016, Access 2013 vai Access 2010, cilnes Ārējie dati grupā Eksportēt noklikšķiniet uz pogas Vēl, skatiet opciju nolaižamo sarakstu un pēc tam noklikšķiniet uz Word.

    • Ja izmantojat programmu Access 2007, cilnes Ārējie dati grupā Eksportēt noklikšķiniet uz Word.

  2. Tiks atvērts eksportēšanas vednis Eksportēt — RTF fails.

    Atlasiet galamērķi un eksportēšanas opcijas dialoglodziņā Eksportēt — RTF fails.

    Piezīme : Eksportēšanas komandas ir pieejamas tikai tad, ja ir atvērta datu bāze.

  3. Vednī Eksportēt — RTF fails norādiet mērķa faila nosaukumu.

  4. Vednis eksportē tikai formatētus datus. Ja pēc eksportēšanas darbību veikšanas vēlaties skatīt Word dokumentu, atzīmējiet izvēles rūtiņu Atvērt mērķa failu pēc eksportēšanas operācijas pabeigšanas.

  5. Ja pirms eksportēšanas darbību sākšanas atlasījāt eksportējamos ierakstus, varat atzīmēt izvēles rūtiņu Eksportēt tikai atlasītos ierakstus. Tomēr, ja vēlaties eksportēt visus skatā ietvertos ierakstus, atstājiet izvēles rūtiņu neatzīmētu.

    Piezīme : Ja nav neviena atlasīta ieraksta, šī izvēles rūtiņa nav pieejama (tiek rādīta pelēkota).

  6. Noklikšķiniet uz Labi.

  7. Ja pastāv mērķa dokuments, jūs saņemsit aicinājumu noklikšķināt uz un tādējādi pārrakstīt failu. Noklikšķiniet uz , lai mainītu mērķa faila nosaukumu, un pēc tam vēlreiz noklikšķiniet uz Labi.

Programma Access eksportēs datus un atvērs mērķa dokumentu programmā Word atkarībā no vednī norādītajām eksportēšanas opcijām. Access vedņa pēdējā lapā tiks parādīts arī operācijas statuss.

Izpratne par to, kā programma Access eksportē objektus uz programmu Word

Tālāk esošajā tabulā aprakstīts, kā programma Access eksportē dažādus objektus un vērtības uz programmu Word. Šo informāciju var izmantot, lai noteiktu, kur radusies kļūda, ja eksportēšanas operācija nedarbojas, kā paredzēts.

Vienums

Eksportēšanas apsvērumi

Lauku nosaukumi

Kad eksportējat tabulu, vaicājumu vai formu, lauku nosaukumi tiek ievietoti Word dokumenta tabulas pirmajā rindā. Kad eksportējat atskaiti, lauku nosaukumu novietojums Word dokumentā mainās atkarībā no atskaites izkārtojuma.

Vairākvērtību lauki

Access lauks, kas atbalsta vairākas vērtības, tiek eksportēts vienā kolonnā programmā Word. Vērtības tiek atdalītas ar komatiem (,).

Attēli, objekti un pielikumi

Grafiskie elementi — logotipi, dati OLE objektu laukos un pielikumi, kas ir avota datu daļa — netiek eksportēti.

Diagrammas

Microsoft Graph objekti netiek eksportēti.

Izteiksmes

Izteiksmes netiek eksportētas Word dokumentā. Tiek eksportēti tikai izteiksmju rezultāti.

Apakšformas un apakšdatu lapas

Eksportējot formu vai datu lapu, eksportēta tiek tikai galvenā forma vai datu lapa. Eksportēšanas operācija ir jāatkārto katrai apakšformai un apakšdatu lapai.

Kas vēl būtu jāzina?

Uz lapas sākumu

Paplašiniet savas prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×