Access datu arhivēšana

Piezīme.: Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā.

Microsoft Access datu bāzes var paturēt kārtību un pārvaldāmu, periodiski arhivēšanas veco vai neaktīvu ierakstus. Varat arhivēt visas datu bāzes tabulām, noteiktas tabulas vai tikai konkrētus ierakstus, piemēram, ieraksti, kas ir vecāki par noteiktu datumu. Šajā tēmā skaidrots, kā izmantot trīs dažādas opcijas, lai arhivētu savas Access datu bāzes datus.

Šajā rakstā

Kad vajadzētu apsvērt arhivēšana

Periodiski aizstāt tabulu

Periodiski aizstājiet visas tabulas

Periodiski pārvietošana arhīva tabulu ierakstus

Kad vajadzētu apsvērt arhivēšana

Kad datu bāzi, kas atrodas jūsu datorā ir dati, kas vairs nelietosit, bet vēlaties paturēt šos datus parocīgs gadījumā, ja jums ir nepieciešams to kādā brīdī laikā vai atbilst datu saglabāšanas politiku, arhivēšana ir lielisks veids, kā saglabāt šādus datus. Arhivēšanas arī bieži izmanto, lai saglabātu datus, pamatojoties uz datumu nosacījumu, piemēram, mēneša beigās.

Veidi, kā datu arhivēšana

Nākamajā tabulā ir uzskaitītas metodes, lai arhivētu datus, metodes skaidrojums par aprakstu, kad izmantojat katrai metodei un citu īpašu apsvērumus attiecībā uz metodi.

Metode

Apraksts

Izmantojiet, ja …

Citi apsvērumi

Periodiski aizstāt tabulu

Periodiski sniedz arhīva kopija konkrētas tabulas un tabulas aizstāj ar jaunu, tukšu tabulas kopiju.

Tabulas ierakstu atbilst nosacījumiem, ko izmantojat, lai noteiktu, vai arhivēt.

PIEMĒRS: Jums ir tabulā, kurā glabājas ikdienas temperatūras galējības. Katru gadu, jūs arhīva tabulu un sākt ar tukšu vienu jaunu.

Periodiski aizstājiet visas tabulas

Periodiski veiciet aizmugursistēmas datu bāzes arhīva kopiju un pēc tam lai aizstātu ar jaunu, tukšu aizmugursistēmas datu bāzi. Nepieciešama sadalītas datu bāzes (datu bāze, kas ietver: aizmugursistēmas datu bāzes failu, kurā ir visas tabulas; un priekšgalsistēmas datu bāzes faila, kas satur visu citus datu bāzes objektus).

Visus ierakstus, lielākā daļa no datu bāzes tabulām atbilst nosacījumam, kas izmanto, lai noteiktu, vai arhivēt.

PIEMĒRS: Savu datu bāzi, kas sastāv no vairākām tabulām ar dažāda veida meteoroloģiskos datus. Katrā gadā arhivējat visas tabulas.

  • Ja jums ir jebkura uzmeklēšanas tabulas (tabulas, ko izmantot, lai saglabāt vērtības meklēšanai šādu pasta indeksi vai nodaļām), iespējams, vajadzēs šos datus importēt jauno aizmugursistēmas datu bāzi.

  • Manuāla datu bāze ir arhivēšana. Makro nevar izmantot šo metodi.

Periodiski pārvietošana arhīva tabulu ierakstus

Periodiski palaiž vaicājumu, kas atlasa ierakstus arhivēšanai un pievieno datu arhīva tabulu un pēc tam palaidiet vaicājumu, lai atlasa to pašu ierakstus (no sākotnējā tabula) un izdzēsiet tos.

Daži no tabulas ierakstu atbilst nosacījumam, ko izmantot, lai noteiktu, vai arhivēt.

PIEMĒRS: Vēlaties arhivēt bibliotēkas darbības (izvēles detalizēta informācija), ja atzīmēts datums ir vismaz vienu gadu veco.

  • Iespējams, nāksies izmantot apkārtceļu atsauču integritāte, it īpaši, ja attiecība viens pret daudziemvienu pusē ir ieraksti, ko vēlaties arhivēt. Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet sadaļu par darbu ap attiecinošo integritāti .

Brīdinājums.:  Ja nepieciešams parametru izmantošana vaicājumos, ir jāizveido formu, lai apstrādātu parametrus. Pretējā gadījumā jūs risks datu zudumu.

Darba ap attiecinošās integritātes ieviešana

Ja ieraksti, ko vēlaties arhivēt ir saistītas ar ierakstus citās tabulās, jums var nākties apiet relāciju. Ja ieraksti, ko vēlaties arhivēt "bērnu" ierakstus (tie pieder attiecība viens pret daudziempuses "daudzi"), jūs varat droši vien droši arhivēt bez bažas. Ja ieraksti, ko vēlaties arhivēt ir "vecāki" ieraksti (tie pieder no attiecība viens pret daudziempuses "viens"), kad jūs tos arhivēt savu saistīto "bērnu" ierakstu var:

  • Neļaut "vecāki" ierakstu dzēšanu. Tas varētu izraisīt problēmas, ja ir jau pievienotas "vecāki" ierakstu arhīva tabulas.

    -Vai-

  • Kļūst par "bāreņu" — ierakstus, kas pieder "vecāki", kas nepastāv. Tas var izraisīt problēmas ar datu integritāte un funkcionalitāte savas datu bāzes, kas izmanto "pamestā rindiņa" ierakstus.

Lai uzskaitītu attiecinošo integritāti, veiciet tālāk norādītās darbības.

  1. Nosakiet, kas "bērnam" ierakstu piederat ieraksti, ko vēlaties arhivēt. Piemēram, lai arhivētu ierakstu līdzekļi, kas devusi bibliotēkā, vispirms noteiktu, vai ir visas darbības atvērta uz šiem aktīviem, t.i., vai aktīvu paņemts, bet netiek atpakaļ.

  2. Veiciet kādu no šīm darbībām:

    • Ja "bērnu" ierakstus vienmēr droši dzēst, pārliecinieties, vai attiecības iespējo attiecinošo integritāti, ar kaskadēto dzēšanu. Tas nodrošina, ka visus saistītos "bērnu" ieraksti tiks izdzēsti.

    • Ja "bērnu" ierakstus nevar vienmēr droši izdzēst, apsveriet iespēju arhivēt datu bāzes tabulām.

    • Izveidot vaicājumu, kas atlasa "vecāki" ierakstus, kuriem nav "bērnu" ierakstus. Pēc tam izmantot šo pirmo vaicājumu arhīva vaicājumu izveidi (skatiet sadaļu periodiski pārvietot ierakstus uz arhīva tabulu), nevis izmantojot "vecāki" tabulu.

Uz lapas sākumu

Periodiski aizstāt tabulu

Ja vēlaties arhivēt tabulas dati, periodiski tabulas varat aizstāt ar tukšu kopiju.

Svarīgi!: Ja tabula, kurā jūs arhivēt ir saistītas ar citām tabulām, iespējams, vajadzēs izmantot apkārtceļu attiecinošo integritāti.

  1. Navigācijas rūtī atlasiet tabulu, kuru vēlaties arhivēt, nospiediet taustiņu kombināciju CTRL + C, un pēc tam nospiediet taustiņu kombināciju CTRL + V.

  2. Dialoglodziņā Ielīmēšanas tabulas kā sadaļā Ielīmēšanas opcijasatlasiet Tikai struktūruun noklikšķiniet uz Labi.

Programma Access nosaukumus kopiju kā kopiju no sākotnējās tabulas nosaukumu.

  1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz sākotnējo tabulu un pēc tam noklikšķiniet uz Pārdēvēt .

Piešķiriet tabulai citu nosaukumu, lai norādītu, kas ir, piemēram, "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet tukšā kopēt un pēc tam noklikšķiniet uz Pārdēvēt . Pārdēvējiet to sākotnējās tabulas nosaukumu.

Uz lapas sākumu

Periodiski aizstājiet visas tabulas

Ja izmantojat sadalītas datu bāzes, varat aizstāt periodiski visām tabulām, aizstājot aizmugursistēmas datu bāzi ar tukšu kopiju.

Lai to izdarītu, vispirms sagatavot tukšā kopiju. Ja vien jūsu datu bāzes noformējuma izmaiņas, varat to atkārtoti izmantot šo tukšā kopiju ikreiz, kad arhivējat. Lai arhivētu tikai pārdēvēt esošo aizmugursistēmas datu bāzi, lai norādītu, ka tas ir arhīva un tukša kopiju saglabāšana jauno aizmugursistēmas datu bāzi.

Sagatavošanās tukšā aizmugursistēmas datu bāzes kopiju

Vispirms importēt tabulas definīcijas visām tabulām aizmugursistēmas datu bāzē.

  1. Cilnē Fails noklikšķiniet uz Jauns, atlasiet tukšu datu bāziun pēc tam noklikšķiniet uz izveidot.

  2. Aizveriet Table1.

  3. Cilnes Ārējie dati grupā Importēt & saiti noklikšķiniet uz Access.

  4. Dialoglodziņā Ārējo datu iegūšana — Access datu bāzē, atlasiet importēt tabulas, vaicājumus, veidlapas, atskaites, makro un moduļu importēšana pašreizējā datu bāzēun pēc tam noklikšķiniet uz Pārlūkot.

  5. Dialoglodziņā Faila atvēršana atlasiet aizmugursistēmas datu bāzi. Noklikšķiniet uz Atvērt , lai aizvērtu dialoglodziņu Faila atvēršana un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

  6. Dialoglodziņā Objektu importēšana noklikšķiniet uz Opcijas.

  7. Sadaļā Tabulas importēšanaatlasiet Tikai definīcija.

  8. Cilnē tabulas noklikšķiniet uz Atlasīt visu, noklikšķiniet uz Labiun pēc tam noklikšķiniet uz Aizvērt.

Pēc tam pievienot datus uzmeklēšanas tabulu tukšas kopijā. Katras uzmeklēšanas tabulas, veiciet šādas darbības:

  1. Saite uz uzmeklēšanas tabulu esošu aizmugursistēmas datu bāzi.

  2. Izveidot pievienošanas vaicājumu, kas pievieno visus ierakstus no sākotnējā kopija.

Nomainiet aizmugursistēmas datu bāzi ar tukšu kopiju

Vispirms pārdēvēt esošo aizmugursistēmas datu bāzi, lai norādītu, ka tagad arhīva. Pēc tam atveriet tukšu kopiju un saglabājiet to, izmantojot sākotnējo aizmugursistēmas datu bāzes nosaukumu.

  1. Noklikšķiniet uz cilnes Fails un pēc tam noklikšķiniet uz Saglabāt datu bāzi kā. Iespējams, vajadzēs aizveriet visus atvērtos objektus; Ja tā ir noklikšķiniet uz Labi. Tiek atvērts dialoglodziņš Saglabāt kā .

  2. Lodziņā kur Saglabāt (augšdaļā dialoglodziņu Saglabāt kā ), pārliecinieties, vai, ka fails tiek saglabāts tajā pašā vietā, kur sākotnējo aizmugursistēmas datu bāzi.

  3. Lodziņā Faila nosaukums ievadiet sākotnējā aizmugursistēmas datu bāzes nosaukumu.

  4. Lodziņā Saglabāt kā tipu atlasiet Access datu bāzes (*. accdb).

Uz lapas sākumu

Periodiski pārvietošana arhīva tabulu ierakstus

Šī ir četras soļu process, kas prasa tukšu tabulu, kurā ir ieraksti, ko vēlaties arhivēt, izveidojot pievienošanas vaicājumu, lai kopētu ierakstus no sākotnējās tabulas arhīva tabulas, izveidojot dzēšanas vaicājums , lai noņemtu arhivētos kopijas veidošana ieraksti no sākotnējās tabulas un visbeidzot izveidi makro gan vaicājumi, kas var darboties, ja vēlaties arhivēt. Šajā šķietami sarežģīts process var būt ērti, ja izpildiet tādā secībā, kādā tie ir norādīti turpmāk norādītās darbības:

1. darbība: Arhīva tabulas izveide

2. darbība: Lai kopētu datus arhīva tabulas pievienotā vaicājuma izveide

3. darbība: Lai noņemtu datus no sākotnējās tabulas dzēšanas vaicājuma izveide

4. darbība: Izveidojiet makro gan pievienošanas un dzēšanas vaicājums

1. darbība: Arhīva tabulas izveide

Lai saglabātu visus arhivētos ierakstus vienā tabulā, vienreiz izpildītu šo darbību. Arhīva tabulu, ko veidojat šajā darbībā rīkos visi arhivētie ieraksti.

Lai dzēstu veco arhīva tabulu, kad veidojat jaunu, nevis veicot šo darbību var izmantot tabulas veidošanas vaicājums , lai kopētu datus arhīva tabulu. Lai to izdarītu, pārejiet uz 2. darbību.

Izmantot jaunu arhīva tabulu ikreiz, kad arhivējat, bet arī saglabāt savu veco arhīva tabulu, pirms veidojat jaunu pārdēvējiet veco arhīva tabulas. Ja jūs veicat arhivēšanu, pamatojoties uz datumu, ņemot vērā nosaukšanas veco arhīva tabulu, atbilstoši tās attēlo datumu diapazonu.

  1. Navigācijas rūtī atlasiet tabulu, kurā ir ieraksti, lai arhivētu, nospiediet taustiņu kombināciju CTRL + C, un pēc tam nospiež taustiņu kombināciju CTRL + V.

  2. Lodziņā Tabulas nosaukums vārdus Kopiju, dzēst un pievienot pasvītrojuma un "arhīva" esošu tabulas nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Labi. Piemēram, ja sākotnējās tabulas nosaukums ir darbības arhīva tabulas nosaukums ir Transactions_archive.

    Tabulas ielīmēšana kā

  3. Dialoglodziņā Ielīmēšanas tabulas kā sadaļā Ielīmēšanas opcijasatlasiet Tikai struktūru.

2. darbība: Lai kopētu datus arhīva tabulas pievienotā vaicājuma izveide

  1. Cilnes Izveide grupā Vaicājumi noklikšķiniet uz Vaicājuma noformējums.

  2. Izmantojiet dialoglodziņu Tabulas rādīšana , lai pievienotu tabulu ar ierakstiem, ko vēlaties arhivēt, un aizveriet dialoglodziņu Tabulas rādīšana .

  3. Vaicājuma noformējuma logā veiciet dubultklikšķi uz zvaigznītes (*) tabulas, kuru tikko pievienojāt. Tabulas nosaukums un zvaigznīti tiek parādīti vaicājuma noformējuma režģa pirmajai kolonnai.

    Piezīme.: Zvaigznīte norāda, ka vaicājumu jāiekļauj visi lauki no tabulas vaicājuma rezultātos. Ja izmantojat zvaigznīti, ja lauki tiek pievienoti vai noņemti no tabulas, vaicājuma izvadē attiecīgi pielāgo.

  4. Vaicājuma noformējuma logā veiciet dubultklikšķi uz lauka, kuru vēlaties izmantot, lai norādītu nosacījums, kas ieraksta jāatbilst pirms jūs tos arhivēt. Piemēram, ja darbības tabulā ir lauku ar nosaukumu Atzīmēts datums, bet vēlaties arhivēt visus ierakstus, kuros šī datuma ir vairāk nekā gadu vecs, veiciet dubultklikšķi uz lauka, un tas tiek rādīts tukšs nākamajā kolonnā vaicājuma noformējuma režģa.

    Vaicājuma noformēšanas režģis

    Atkārtojiet šo darbību, ja vēlaties kritēriju izmantošana ar papildu laukus.

  5. Izmantojiet kritēriju rindas, lai norādītu lauku, kuru tikko pievienojāt kritēriji. Piemēram, var norādīt, ka atzīmēts datums, jābūt mazākam par 1 janvāris 2019, izmantojot izteiksmi < #1/1/2019 # rindā kritēriji .

    Ja kritēriju vērtības mainās ikreiz, kad arhivējat, jums vajadzētu veikt jūsu vaicājumam prasīt ievadi. Lai to izdarītu, izmantojiet parametru, rindā kritēriji , lai vaicājumā tiek pieprasīts ievadīt datus. Lai izmantotu parametru, izmantojiet izteiksmi kā parasti būtu, bet nevis norādīto vērtību, izmantojiet īsu jautājumu dubultās kvadrātiekavās. Piemēram, var izmantot izteiksmes < [arhivēt darbības, pirms pabeigts:], līdzīgi šim:

    Parametra izteiksme

    Lai iegūtu papildinformāciju par to, izmantojot parametrus, skatiet rakstā Ievads par vaicājumiem.

    Varat arī izmantot vai rindu, lai norādītu alternatīvu nosacījumus. Papildinformāciju par kritēriju izmantošanu skatiet rakstā Vaicājumu kritēriju piemēri.

    Padoms.: Ja izmantojat datumu lauku, lai norādītu kritērijus un vēlaties arhivēt visus ierakstus, kas ir vecāki par pašreizējo datumu, ievadiet <Date() rindā kritēriji lauku datums.

  6. Veiciet kādu no šīm darbībām:

    Ja esat jau izveidojis arhīva tabulas, izmantojiet pievienošanas vaicājumu norādīto ierakstu pievienošanā šo tabulu:

    1. Cilnes Noformējums grupā Vaicājuma tips noklikšķiniet uz Pievienošanas.

    2. Dialoglodziņā pievienošana lodziņā Tabulas nosaukums Atlasiet arhīva tabulas nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

      Pievienot

      Vaicājuma noformējuma režģī tiek parādīta rinda Pievienot kam .

    3. Notīriet rindas Pievienot jebkuram laukam, kuru izmantojāt, lai norādītu kritērijus. (Tikai zvaigznīte būtu vērtība par Pievienošanas.)

      Vaicājuma noformēšanas režģa rinda pievienot kam

      Ja neesat izveidojis arhīva tabulas, izmantojiet tabulas veidošanas vaicājumu arhīva tabulas izveide, izmantojot norādīto ierakstu:

    4. Cilnes Noformējums grupā Vaicājuma veids noklikšķiniet uz Tabulas izveidošana.

    5. Dialoglodziņā Tabulas izveidošana lodziņā Tabulas nosaukums ierakstiet arhīva tabulas nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

  7. Lai saglabātu vaicājumu, nospiediet taustiņu kombināciju CTRL+S.

3. darbība: Lai noņemtu datus no sākotnējās tabulas dzēšanas vaicājuma izveide

  1. Cilnes Izveide grupā Vaicājumi noklikšķiniet uz Vaicājuma noformējums.

  2. Izmantojiet dialoglodziņu Tabulas rādīšana , lai pievienotu tabulu, kurā ir ieraksti, ko vēlaties arhivēt. Aizveriet dialoglodziņu Tabulas rādīšana.

  3. Vaicājuma noformējuma logā veiciet dubultklikšķi uz zvaigznītes (*) tabulas, kuru tikko pievienojāt. Tabulas nosaukums un zvaigznīti tiek parādīti vaicājuma noformējuma režģa pirmajai kolonnai.

  4. Vaicājuma noformējuma logā veiciet dubultklikšķi uz tādiem pašiem laukiem, ko izmantojāt, lai norādītu nosacījumu pievienošanas vaicājumu.

  5. Izmantojiet kritēriju rindas, lai norādītu lauku, kuru tikko pievienojāt kritēriji. Papildinformāciju par kritēriju izmantošanu skatiet rakstā Vaicājumu kritēriju piemēri.

    Svarīgi!: Ja pievienošanas vai tabulas veidošanas vaicājumu izmantot parametru, pārliecinieties, ka dzēšanas vaicājumu tā nav pārāk. Ņemiet vērā, ievadiet to pašu vērtību gan vaicājumus. Ja ievadāt dažādu parametru vērtības, var zaudēt datus. Lai novērstu datu zudumu, apsveriet iespēju iegūšanai vērtības, izmantojot formu un padarot vaicājumus, veidlapas pieprasa ievadītajām vērtībām. Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet rakstā Ievads par vaicājumiem.

  6. Cilnes noformējums grupā Vaicājuma tips noklikšķiniet uz Dzēst.

    Vaicājuma noformējuma režģī tiek parādīta rinda Dzēst .

    Vaicājuma noformēšanas režģa rinda dzēst

  7. Lai saglabātu vaicājumu, nospiediet taustiņu kombināciju CTRL+S.

4. darbība: Izveidojiet makro gan pievienošanas un dzēšanas vaicājums

  1. Cilnes Izveide grupā Makro un kods noklikšķiniet uz Makro.

  2. Noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas blakus Pievienot jaunu darbībuun pēc tam noklikšķiniet uz OpenQuery.

    Darbība OpenQuery tiek parādīts un tās argumentiem.

  3. Lodziņā Vaicājuma nosaukums atlasiet (pievienošanas vai tabulas veidošanas) vaicājuma, kuru izveidojāt 2. Darbībā.

  4. Noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas blakus Pievienot jaunu darbībuun pēc tam noklikšķiniet uz OpenQuery.

    Darbība OpenQuery tiek parādīts un tās argumentiem.

  5. Lodziņā Vaicājuma nosaukums atlasiet dzēšanas vaicājumu, ko izveidojāt 3. Darbībā.

  6. Nospiediet taustiņu kombināciju CTRL + S, lai saglabātu makro.

    Ja vēlaties arhivēt ierakstus, izpildiet makro.

Uz lapas sākumu

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×