10 galvenie iemesli, kāpēc izmantot programmu Access ar programmu Excel

Vai, izmantojot Office produktu saimi, jāizmanto programma Excel vai jāizmanto programma Access, lai pārvaldītu tabulāros datus? Papildraksts par to, kā pārvaldīt datus, izmantojot Access vai Excel, apspriež katra produkta priekšrocības un tabulas. Kāpēc izvēlēties kādu no viena vai otra? Ja saglabājat savus datus programmā Access un pievienojaties tam no programmas Excel, varat gūt labumu no abiem. Lūk, desmit iemesli, kāpēc, izmantojot programmu Excel un programmu Access, ir daudz jēgas.

Pat tad, ja programma Excel nav datu bāze, tā tiek plaši izmantota datu glabāšanai, un tā bieži tiek izmantota, lai atrisinātu vienkāršas datu bāzes problēmas. Taču programma Excel ir izplātā failu datu bāze, nevis relāciju datu bāze. Ja vienkāršām tabulām ir jāattīstās vairākās saistīto datu tabulās, programma Access ir pirmā izvēle informācijas darbiniekiem, lai ātri izveidotu datu bāzes lietojumprogrammu. Access vienmēr ir bijusi lieliska "datu izkraušanas tastatūra", lai apkopotu un apvienotu atšķirīgus datus visā uzņēmumā, kas ir daudz kas dzīvo Excel darbgrāmatās. Kad dati ir programmā Access, varat pievienot papildu tabulas un pievienoties tām, izveidot vaicājumus (vai skatīt savus datus), strukturēt datus un definēt datu tipus, lai nodrošinātu datu integritāti, koplietotu un atjauninātu datus starp daudziem lietotājiem, kā arī izveidot jaudīgas atskaites un veidlapas.

Atšķirībā no programmas Excel vienkāršās izklājlapas izkārtojuma programma Access ir organizēta citādi ar vairākiem savstarpēji saistītiem objektiem, kas sākumā varētu izskatīties biedējoši. Taču jums nav jābūt ekspertam, lai izmantotu programmu Access. Programma Access ir paredzēta visu veidu lietotājiem, un to var izmantot tikai tad, ja nepieciešams.

Vienlaikus atraut piekļuvi slānim.

Access slāņi

1. Izmantojiet programmu Access trīs veidos: kā gadījuma lietotājs, prasmīgs lietotājs vai izstrādātājs.

2. tabulas, vaicājumi, veidlapas un atskaites ir uzbūvētas uz otras un veido datu bāzes lietojumprogrammas sirdi.

3. neregulārajiem lietotājiem ir vedņi, rekvizītu veidotāji, Office Fluent lietotāja interfeiss un Excel-Like līdzekļi ātrai darba veikšanai.

4. Power lietotāji var izmantot makro, rekvizītu rūti, izteiksmes un datu bāzes noformēšanas rīkus Delve plašākai un paveikt vairāk.

5. izstrādātāji var strādāt ar moduļiem un izveidot VBA kodu, lai izveidotu pielāgotus datu bāzu risinājumus un izvietotu izpildlaika lietojumprogrammas.

Internet Explorer komandu rīkjosla ar parādītu ikonu HTTPWatch.

Labs veids, kā sākt darbu, ir kopēt Excel datus programmā Access. Varat izveidot Access tabulu un parādīt to datu lapas skatā, kas vislabāk līdzinās Excel darblapai. Varat veikt vispārīgus tabulas izveides uzdevumus, piemēram, definēt datu tipu, lauka nosaukumu vai jaunu lauku tieši datu lapas skatā. Piemēram, ja ievadāt datumu tukšā laukā, programma Access iestata datu tipu datums/laiks šim laukam. Ja ievadāt tekstu, piemēram, nosaukumu, programma Access laukam lieto datu tipu Text. Ja vēlaties pārvietot lauku, vienkārši noklikšķiniet uz tā un velciet.

Kopējot datus no programmas Excel un ielīmējot tos programmā Access, nav pat nepieciešams vispirms izveidot tabulu vai atvērt tabulu datu lapas skatā. Programma Access automātiski vaicā, vai datos ir galvenes, kā arī izsaka minējumus, izmantojot pareizo datu tipu, un izveido Access tabulu. To nevar padarīt vienkāršāku.

Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet rakstu tukšas datu lapas atvēršana.

link excel data to access

Viens no vienkāršākajiem veidiem, kā iegūt Excel un Access priekšrocības, ir Excel darblapas saistīšana ar Access tabulu. Izmantojiet Access saiti, ja plānojat saglabāt datus programmā Excel, bet arī regulāri piesaistāt dažus no daudzajiem Access līdzekļiem, piemēram, atskaitēm un vaicājumiem. Jūs savienojat datus no programmas Access, nevis no programmas Excel.

Programma Access atbalsta divus fundamentāli atšķirīgu datu bāzes tabulu izveides veidus. Lietotāji var izveidot jaunas vietējās tabulas datu glabāšanai Access datu bāzē, vai arī var izveidot saites uz esošiem datiem ārpus Access datu bāzes. Dati saistītās tabulās tiek parādīti un darbojas dažādos veidos, tāpat kā vietējās tabulās. Saistīto tabulu pārvaldnieka vednis palīdz izsekot, atrast un atjaunināt Excel darblapu vai citu datu avotu, ja tas tiek pārvietots, un saišu pārtraukumus.

Veidojot saiti ar Excel darblapu vai nosauktu diapazonu, programma Access izveido jaunu tabulu, kas ir saistīta ar Excel datiem. Ja vēlaties pievienot, rediģēt vai dzēst datus, veiciet izmaiņas programmā Excel un atsvaidziniet (vai atkārtoti vaicājumu) datus Access tabulā. Taču programmā Access nevar rediģēt tabulas saturu. Ar datiem, kas saistīti ar Excel, programmā Access varat izveidot atskaites, vaicājumus un tikai lasāmus veidlapas.

Papildinformāciju skatiet rakstā importēšana vai saistīšana ar Excel darbgrāmatas datiem.

import data from excel to access

Ja izlemjat apgriezt datu vadu, varat pārvietot datus uz programmu Excel, importējot datus programmā Access. Ņemiet vērā, ka Word importēšanas programmā Excel un Access ir divas dažādas nozīmes. Programmā Excel, importējot (vai savienojot), tiek izveidots pastāvīgs savienojums ar datiem, kurus var atsvaidzināt. Programmā Access, importējot datus, tie tiek ievietoti vienreiz, bet bez pastāvīga datu savienojuma. Importējot datus, programma Access uzglabā datus jaunā vai esošā tabulā, nemainot datus programmā Excel. Programmā Access varat importēt jebkuru vai visas Excel darbgrāmatas darblapas vienā darbībā.

Importēšanas vednī ir sniegta informācija par importēšanas darbībām un palīdz pieņemt svarīgus lēmumus par to, vai mainīt datu tipus un pievienot galvenes. Ja, importējot datus, rodas kļūdas, programma Access brīdina un saglabā kļūdas tabulā, lai varētu tās ātri atrast un izlabot. Piemēram, var būt burtciparu pasta indekss, kas ierakts dziļi kolonnā, kuru domājis, ka viss ir skaitlisks, vai primārās atslēgas laukam tika noteikts dublikāta ID. Jūs varat veikt izmaiņas Excel darbgrāmatā un atkārtoti importēt datus vai veikt izmaiņas jaunajā Access tabulā. Kad pabeidzat darbību, varat saglabāt izmantotās darbības un pat izveidot Outlook uzdevumu, kas atgādinās, kad veikt importēšanu.

Kad dati ir importēti, tagad tie ir pieejami programmai Access, un jūs varat izmantot datu lapas un veidlapas, lai pievienotu, rediģētu un dzēstu datus. Pēc datu importēšanas varat izlemt, vai izdzēst datus no programmas Excel. Datu atjaunināšanai parasti ieteicams izmantot tikai vienu atrašanās vietu.

Piezīme.: Datu importēšana no programmas Excel uz Access neimportē formulas, tikai šo formulu rezultātus.

Papildinformāciju skatiet rakstā:

connect to access data from excel

Access datus varat arī atkārtoti savienot ar Excel. Lai to izdarītu, izveidojiet savienojumu programmā Excel, kas bieži tiek glabāta Office datu savienojuma failā (. odc), uz Access datu bāzi un izgūstiet visus datus no tabulas vai vaicājuma. Pēc savienojuma izveides ar datiem varat arī automātiski atsvaidzināt (vai atjaunināt) Excel darbgrāmatas no sākotnējās Access datu bāzes, ja datu bāze tiek atjaunināta ar jaunu informāciju.

Papildinformāciju skatiet rakstā:

Employees report in a tabular layout

Tiklīdz jūsu dati ir programmā Access, varat gūt labumu no brīnišķīgas atskaišu izveides un pielāgošanas rīku klāsta. Vai vēlaties izveidot atskaiti, veicot tikai dažus klikšķus? Izmantojiet atskaišu vedni. Vai vēlaties noformēt un modificēt atskaites izkārtojumu reāllaikā, izmantojot tiešos datus, pārvietot un mainīt datu bloku datus, pievienot un noņemt laukus, kā arī uzreiz skatīt izmaiņas, kad tās veidojat? Izmantojiet izkārtojuma skatu. Vai vēlaties mijiedarboties ar atskaiti, lai meklētu, filtrētu un kārtotu tiešos datus? Atskaites skata izmantošana. Vai vēlaties pievienot komandu pogas, lappušu numurus, attēlus, hipersaites un profesionāla izskata stilus. Izmantojiet daudzus vadīklu vedņus un galerijas vadīklu un izkārtojumu grupās lentes cilnē noformējums . Izmantojot programmu Access, varat viegli izveidot vienkāršas atskaites, grupas un kopsavilkuma atskaites, pasta sūtījumu uzlīmes, grafiskās atskaites un apakšatskaites.

Kad atskaite ir izveidota, izmantojiet programmu Access, lai elektroniski izplatītu atskaiti. Piemēram, varat nosūtīt atskaiti, izmantojot e-pasta ziņojumu vai saglabāt atskaiti dažādos formātos, piemēram, Access momentuzņēmumā vai PDF failā, lai to pievienotu tīmekļa lapai vai SharePoint vietnei.

Papildinformāciju skatiet rakstā:

sample form

Kad dati ir programmā Access, varat izmantot daudzus veidlapu izveides un pielāgošanas rīkus. Vai vēlaties izveidot veidlapu, veicot tikai dažus klikšķus? Izmantojiet formas vedni. Vai vēlaties noformēt un modificēt veidlapas izkārtojumu reāllaikā, izmantojot tiešos datus, pārvietot un mainīt datu bloku datus, pievienot un noņemt laukus, kā arī uzreiz skatīt izmaiņas, kad tās veidojat? Izmantojiet izkārtojuma skatu. Vai vēlaties pievienot komandpogas, sarakstlodziņus, kombinētos lodziņus, opciju grupas, attēlus, ievades maskas, diagrammas, hipersaites un profesionāla izskata stilus. Izmantojiet daudzus vadīklu vedņus un galerijas vadīklu un izkārtojumu grupās lentes cilnē noformējums . Izmantojot programmu Access, varat viegli izveidot vienkāršas veidlapas, cilnes formas, vienlaidu formas, uznirstošas formas, modālos dialoglodziņus un apakšformas.

Programmā Access varat viegli izveidot sadalošo formu, kas parāda sinhronizētu datu lapas un formas skatu, lai jūs varētu gūt vislabāko no abiem. Kad izveidojat pulētu formu, varat viegli ritināt, filtrēt un pat meklēt datus, kas atrodas aiz formas, izmantojot standarta navigācijas pogas un meklēšanas lodziņu formas apakšā.

Sadalīta forma

Papildinformāciju skatiet rakstā:

Automātiskais filtrs

Atkarībā no tā, kādu produktu izmantojat, jūs filtrējat datus, lai strādātu ar datu apakškopu, un jūs kārtojat datus, lai to paveiktu tieši tā, kā vēlaties. Programmā Access Excel lietotāji var filtrēt un kārtot datus datu lapas skatā bez nepieciešamības atkārtoti apgūt pilnīgi jaunu lietotāja interfeisu. Ikonas, komandu izvēlnes, komandas, kritēriji un dialoglodziņi ir ļoti līdzīgi neatkarīgi no tā, vai strādājat ar tekstu, skaitļiem, datumiem vai tukšām vietām. Varat pat saglabāt filtrus un kārtot kopā ar datu lapas skatu.

Varat izveidot vaicājumu programmā Access, kā arī nezināt, kas ir SQL kājiņa. Četri vaicājumu vedņi palīdz izveidot vienkāršus vaicājumus, atrast dublikātus, atrast nesaskaņotus ierakstus un izveidot krustvaicājumus. Jums pat nav jāveido vaicājums. vienkārši filtrējiet un kārtojiet datus tā, kā to vēlaties, un tas tiek saglabāts datu lapā.

CountryRegion kritēriji

Papildinformāciju skatiet rakstā:

Uzlīmju vedņa pirmā lapa

Tagad, kad jūsu ģimene ir pieaugusi, tavu brīvdienu kartiņu saraksts pēkšņi kļuva lielāks, un jums ir jāseko daudz vairāk dzimšanas dienu un jubileju. Nav problēmu. Varat izmantot Access tabulu vai vaicājumu kā pasta sapludināšanas datu avotu un izveidot pasta sapludināšanas darbību, izmantojot Word pasta sapludināšanas vedni, lai iegūtu vēstules, kartītes, e-pasta ziņojumus un aploksnes. Ja vēlaties izveidot pasta sūtījumu uzlīmes, izmantojiet uzlīmju vedni programmā Access, lai izveidotu un drukātu uzlīmes no izveidotās atskaites. Varat pat automātiski pievienot svītrkodu, kas atbilst katrai klienta adresei.

Papildinformāciju skatiet rakstā:

Gan Access, gan Excel nodrošina komandas, lai izveidotu savienojumu ar datiem SharePoint sarakstos. Programma Excel nodrošina tikai lasāmu (vienvirziena) savienojumu ar saistītajiem SharePoint sarakstiem. tā kā Access ļauj lasīt un rakstīt (divvirzienu) datus saistītajos SharePoint sarakstos. Access un SharePoint saraksti ļoti labi darbojas. Access un SharePoint datu tipi, piemēram, bagātināts teksts, pievienošana tikai (lai atbalstītu izsekošanas pārskatīšanas vēsturi Memo laukā), pielikumi, AutoNumber, uzmeklējumi un vairākvērtību lauki — nodrošina vienmērīgu integrāciju un dažas datu nekonsekvences, ja tādas ir.

Kad SharePoint saraksta datus saistāt Access datu bāzē, varat pat paņemt SharePoint saraksta datus bezsaistē lokālajā Access datu bāzē, strādāt ar lokāliem datiem un pēc tam atkārtoti izveidot savienojumu ar SharePoint vietni, lai augšupielādētu visas izmaiņas. Konfliktējošās datu izmaiņas, ko veic citi lietotāji, apstrādās konfliktu risināšanas vednis. Programmā Access izveidotās formas un atskaites ir balstītas uz tiem pašiem datiem, bet ir saistītas ar SharePoint sarakstiem.

Programma Excel nodrošina tālāk norādītos integrācijas punktus ar SharePoint Server.

Excel datu orientētie integrācijas punkti

1. Veiciet vienreizēju Excel darblapas datu importēšu SharePoint sarakstā, vai eksportējiet Excel darblapas datus uz SharePoint sarakstu, lai izveidotu pastāvīgu, vienvirziena datu savienojumu.

2. Izmantojiet pastāvīgo, vienvirziena datu savienojumu, lai Excel darblapā atsvaidzinātu datus no SharePoint saraksta.

3. publicējiet Excel darbgrāmatas programmā Excel pakalpojumi un parādiet datus un mijiedarbojaties ar tiem, izmantojot tīmekļa daļa Excel Web Access tīmekļa daļa.

4. Importējiet (savienojiet) datus Excel darbgrāmatā, izmantojot OLAP serverus, SQL Server un Access datu bāzes, kā arī izplātos failus.

Programma Access nodrošina šādus integrācijas punktus ar SharePoint Server.

1. Veiciet vienreizēju datu importēšanu vai eksportēšanu starp Access skatiem un SharePoint sarakstu.

2. saistiet datus starp Access tabulām un SharePoint sarakstu, izveidojot pastāvīgu divvirzienu savienojumu. (Atjauninātus saraksta datus var redzēt Access tabulā; atjauninātus Access tabulas datus var redzēt sarakstā.)

3. Izmantojiet saraksta datus bezsaistē, atjauniniet programmā Access, publicējiet tos atkal tiešsaistē, sinhronizējiet atjauninājumus un risiniet konfliktus.

4. Parādiet un rediģējiet saraksta datus Access datu lapā, formas un atskaites skatu.

Papildinformāciju skatiet rakstā:

Varat izveidot diezgan sarežģītas datora datu bāzes lietojumprogrammas, nerakstot vienu VBA koda rindiņu. Katram Access objektam ir plaša rekvizītu un notikumu kopa, kas ir viegli pieejama no rekvizītu lapas, lai palīdzētu jums pielāgot risinājumu. Katram objektam ir detalizēti dizaineri, kuros ir parādīti visi līdzekļi, kas jums ir pieejami. Papildu datu bāzu veidnes ir pieejamas pakalpojumā Office Online. Lauku un tabulu veidnes palīdz izveidot un pielāgot jaunas tabulas ātri. Varat izveidot jaunu datu bāzi, izmantojot iebūvētos datu bāzes noformēšanas rīkus.

Access makro izmanto deklaratīvo vidi, kas neprasa VBA koda rakstīšanu, tāpēc jums nav jāveic izstrādātājs. Katra makro darbība izpilda uzdevumu, piemēram, atver formu, izpilda vaicājumu, atrod ierakstus vai rāda ziņojumu. Makro varat iegult jebkurā atskaites, formas vai vadīklas gadījumā. Lielākajai daļai makro ir argumenti, un tiem var pievienot nosacījuma loģiku, lai tie varētu veikt vajadzīgās darbības. Varat pat definēt mainīgos un veikt kļūdu pārbaudi, nerakstot VBA kodu.

Noformējiet prototipu un palaidiet to no IT nodaļas. Izveidojiet risinājumu savam darba grupai, kad tas ir nepieciešami ASAP, un veiciet to uz kurpju, kurā ir kaili kaula darbinieki. Sekojiet līdzi kompānijas svinībām pārdotajām biļetēm, izsekojiet ražošanas materiālu glabāšanas laiku vai drukājiet pieņemšanas atzīmes. Izsekojiet uzdevumus, problēmas un Nodevumus grupu projektos. Izveidojiet pārdošanas konveijeru datu bāzi, lai pārraudzītu perspektīvo pārdošanu nelielā pārdošanas profesionāļu grupā.

Papildinformācija

Uz lapas sākumu

Piezīme.:  Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai jūs varat mūs informēt, vai informācija bija noderīga? Šeit ir raksts angļu valodā jūsu atsaucei.​

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka jums varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta speciālistiem.

×