10 galvenie iemesli, kāpēc izmantot Access ar programmu Excel

Piezīme.:  Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .

Izmantojot Office ģimenes produktu, ir jāizmanto Excel vai vajadzētu izmantot Access tabulas datu pārvaldībai? Companion, izmantojot Access vai Excel datu pārvaldībai, rakstā katra līdzekļa priekšrocības un ieguldīta tabulai. Bet kāpēc izvēlēties vienu vai citu? Ja saglabāt datus programmā Access un izveidot savienojumu ar to no programmas Excel, jūs iegūstat gan priekšrocības. Šeit ir desmit iemesli, kāpēc, izmantojot Excel un Access kopā padara daudz jēga.

Pat tad, ja Excel nav datu bāzes, tas tiek plaši izmantots, lai saglabātu datu un to bieži izmanto, lai problēmu vienkārša datu bāze. Tomēr Excel ir ar atsevišķu failu datu bāzi, relāciju datu bāzes. Kad vienkāršu tabulu izstrāde vairākās tabulās saistītos datus, Access ir pirmais izvēle informācijas speciālisti var ātri izveidot datu bāzes lietojumprogrammas. Access vienmēr ir liels "datu izvietošanas tastatūra" apkopošanai un visā uzņēmumā, nesavienojamus datu konsolidēšanas daudz kas atrodas iekšpusē Excel darbgrāmatas. Kad dati ir programmā Access, varat pievienot vairākas tabulas un pievienoties tām, izveidot vaicājumu (vai datu skatus), struktūru datus un definēt datu tipiem, lai palīdzētu nodrošināt datu integritāti, kopīgot un labot datu daudzu lietotāju vidū, un izveidotu iespaidīgas atskaites un formām.

Atšķirībā no programmas Excel vienkāršai izklājlapai izkārtojumu, Access tiek organizēti atšķirīgi ar vairākiem savstarpēji objektiem, kas varētu šķist biedējošu sākumā. Bet jums nav jābūt ekspertam, lai izmantotu programmu Access. Access ir paredzēta visu veidu lietotājiem, un jūs varat veikt to tikai, cik vēlaties doties.

Peel atpakaļ piekļūt slānim pa vienam.

Access slāņi

1. Izmantojiet Access trīs veidos: kā gadījuma lietotājam, power lietotājs vai izstrādātājs.

2. tabulas, vaicājumus, formas un atskaites pamatā otru un veido datu bāzes lietojumprogrammas centrā.

3. gadījuma lietotājiem ir vedņi, rekvizīts veidotājiem, Office Fluent lietotāja interfeisu un Excel mākslinieciski noformētu līdzekļi lai gūtu ātri paveikt darbu.

4. pieredzējuši lietotāji ir makro, rekvizītu rūtī, izteiksmes un datu bāzes noformējuma rīkus, lai delve padziļināta un veikt citus darbus.

5. izstrādātāji var strādāt ar moduļi un attīstīt VBA kodu, lai izveidotu pielāgotu datu bāzu risinājumus un izvietot izpildlaika lietojumprogrammas.

Internet Explorer komandu rīkjosla ar parādītu ikonu HTTPWatch.

Lai kopētu datus no programmas Excel programmā Access ir labs veids, kā sākt darbu. Varat izveidot Access tabulas un to parādītu datu lapas skatā, kas līdzinās Excel darblapā. Varat veikt bieži tabulas izveides uzdevumus, piemēram, definējot datu tipu, lauka nosaukumu, vai jaunu lauku, labajā datu lapas skatā. Piemēram, ievadot datumu tukšā laukā, Access iestata datuma/laika datu tipu šim laukam. Ievadot tekstu, piemēram, nosaukumu, programma Access lieto datu tips Text laukā. Ja vēlaties, lai pārvietotu lauku, vienkārši noklikšķiniet un velciet to.

Kopējiet datus no programmas Excel un ielīmējiet to Access, jums nav pat nepieciešams, lai izveidotu tabulu, vispirms vai atveriet tabulu datu lapas skatā. Programma Access automātiski jautā, ja jūsu datiem ir virsraksti, padara labu minējumu, izmantojot pareizo datu tipu un izveido Access tabulā. Nevar būt vienkāršāka.

Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet rakstu tukšas datu lapas atvēršana.

link excel data to access

Viens no vienkāršākajiem veidiem, kā gūt labumu, izmantojot Excel un Access ir Excel darblapas saistīšana Access tabulā. Izmantojiet Access saiti, kad jūs plānojat glabāt datus programmā Excel, bet arī regulāri piesaistītu daži no daudziem Access līdzekļi, piemēram, atskaišu un vaicājumu iespējas. Jūs saistīt datus no Access, nevis no Excel.

Programma Access atbalsta būtiski atšķiras divi veidi, kā izveidot datu bāzes tabulas. Lietotāji var izveidot jaunas vietējā tabulas glabāt datus Access datu bāzē, vai viņi var izveidot saites uz esošiem datiem ārpus Access datu bāzes. Saistītās tabulās iekļautus datus izskatās un darbojas dažādos veidos, gluži tāpat kā vietējais tabulām. Saistīto tabulu pārvaldnieks vednis palīdz izsekot, atrodiet un atjaunināt Excel darblapu vai citu datu avotu, ja tas tiek pārvietots un saites pārtraukumus.

Kad veidojat saiti ar Excel darblapu vai nosauktu diapazonu, programma Access izveido jaunu tabulu, kas ir saistīta ar Excel datiem. Ja vēlaties pievienot, rediģēt vai dzēst datus, jums veikt izmaiņas programmā Excel un atsvaidziniet (vai atkārtoti vaicājumu) datus Access tabulā. Tomēr nevar rediģēt programmā Access tabulas saturu. Ar saviem datiem, kas saistīti ar Excel, varat izveidot atskaites, vaicājumus un tikai lasāmu veidlapas programmā Access.

Papildinformāciju skatiet rakstā datu importēšana vai saistīšana ar datiem programmā Excel darbgrāmatas.

import data from excel to access

Ja vēlaties samazināt datu vadu, varat pārvietot datus programmā Excel, importējot datus programmā Access. Ievērojiet, ka word importēšana ir divas dažādas nozīmes starp programmām Excel un Access. Programmā Excel, importējot (vai pievienojiet) veicat pastāvīgu savienojumu ar datiem, kurus var atsvaidzināt. Programmā Access, veicot importēšanu, jūs dot datus programmā Access vienreiz, neveidojot datu savienojumu. Importējot datus, Access saglabā datus jaunā vai esošā tabulā, nemainot datus programmā Excel. Programmā Access, varat importēt vairākas vai visas darblapas vienā operācijā Excel darbgrāmatā.

Importēšanas vedņa aplūkotas importēšanas soļus un palīdz izveidot svarīgus lēmumus par to, vai mainīt datu tipi un pievienot galvenes. Ja jums rodas kļūdas, importējot datus, programma Access brīdina un saglabā kļūdas tabulā, lai varētu ātri atrast un tās labot. Piemēram, var būt burtciparu pasta indekss ir apslēptas tumši uz leju kolonnā, kuru doma tika visas skaitliskās vai dublikātu ID netika atrasta par primārās atslēgas lauku. Varat veikt izmaiņas programmā Excel darbgrāmatu un atkārtoti importēt datus vai veiciet izmaiņas, jauna Access tabulā. Kad pabeigsit darbību, varat saglabāt darbības, kuru izmantojāt, un pat izveidot Outlook uzdevumu, jums atgādinot kad importēšanas operācijas regulāri ir jādara.

Kad dati ir importēti, tagad ir vietējā Access, un varat izmantot datu lapas un formas, lai pievienotu, rediģēt un dzēst datus. Pēc importēšanas datus, varat izlemt, vai izdzēst datus programmā Excel. Tas parasti ir laba ideja ir tikai vienā atrašanās vietā, lai atjauninātu datus.

Piezīme.: Datu importēšana no Excel uz Access Neimportēt formulas, tikai šo formulu rezultātus.

Papildinformāciju skatiet rakstā:

connect to access data from excel

Varat arī pievienojiet Access datus programmā Excel. Lai to izdarītu, programmā Excel, bieži glabājas Office datu savienojuma failu (ODC) savienojuma izveide ar Access datu bāzi un izgūtu visus datus no tabulas vai vaicājuma. Kad ir izveidots savienojums ar datiem, varat arī automātiski atsvaidzināt (vai atjaunināt) Excel darbgrāmatās, no sākotnējās Access datu bāzi ikreiz, kad datu bāze tiek atjaunināta ar jaunu informāciju.

Papildinformāciju skatiet rakstā:

Employees report in a tabular layout

Kad dati ir programmā Access, varat izmantot brīnišķīgs masīva atskaites izveides un pielāgošanas rīkus. Vai vēlaties izveidot atskaiti ar dažiem klikšķiem? Izmantojiet atskaites vedni. Vēlaties noformēt un modificēt atskaites izkārtojums reāllaikā, izmantojot tiešos datus, pārvietošana un izmēru maiņa datu blokus, pievienot vai noņemt laukus, un tūlīt skatītu izmaiņas, kā jūs to veidot? Izkārtojuma skata izmantošana. Vēlaties sazināties ar atskaiti, lai meklēšana, filtrēšana un kārtošana tiešajiem datiem? Izmantojiet atskaites skatā. Vai vēlaties pievienot komandu pogas, lappušu numurus, attēli, hipersaites un profesionāla izskata stili visu par savu? Izmantojiet daudz vadīklu vedņus un cilnē Sākums noklikšķiniet uz vadīklas un izkārtojuma grupas lentes cilnē noformējums . Izmantojot Access, varat viegli izveidot vienkāršas atskaites, grupas un kopsavilkuma atskaites, pasta sūtījumu uzlīmes, grafiskās atskaites un apakšatskaites.

Kad atskaite ir izveidota, izmantot Access elektroniski izplatīt atskaiti. Piemēram, varat nosūtīt ziņojumu, izmantojot e-pasta ziņojumu vai saglabājiet atskaiti dažādos formātos, piemēram, Access momentuzņēmumu vai PDF failu, lai to pievienotu tīmekļa lapā vai SharePoint vietnes.

Papildinformāciju skatiet rakstā:

sample form

Kad dati ir programmā Access, varat izmantot daudz veidlapu izveides un pielāgošanas rīkus. Vai vēlaties, lai izveidotu formu ar dažiem klikšķiem? Izmantojiet formas vedni. Vēlaties noformēt un modificēt veidlapu izkārtojumu reāllaikā, izmantojot tiešos datus, pārvietošana un izmēru maiņa datu blokus, pievienot vai noņemt laukus, un tūlīt skatītu izmaiņas, kā jūs to veidot? Izkārtojuma skata izmantošana. Vai vēlaties pievienot komandu pogas, sarakstlodziņus, kombinētajiem lodziņiem, opciju grupas, attēlus, ievades masku, diagrammas, hipersaites un profesionāla izskata stili visu par savu? Izmantojiet daudz vadīklu vedņus un cilnē Sākums noklikšķiniet uz vadīklas un izkārtojuma grupas lentes cilnē noformējums . Izmantojot programmu Access, jūs varat viegli izveidot vienkāršu veidlapu, cilnēs veidlapas, ilgstoša forma, uznirstošo veidlapas, modālos dialoglodziņus un apakšformas.

Programmā Access, jūs varat viegli izveidot sadalītas formu, kas parāda sinhronizētu datu lapas un formas skatā, tā, ka jūs varat iegūt labāko no abiem. Kad esat izveidojis elegantu formu, var viegli ritiniet, filtrēt un pat meklēt datu aiz veidā, izmantojot standarta navigācijas pogas un meklēšanas lodziņā veidlapas apakšdaļā.

Sadalīta forma

Papildinformāciju skatiet rakstā:

Automātiskais filtrs

Neatkarīgi no produkta izmantojat, filtrēt datus, lai strādātu ar datu apakškopu un datus, lai to, kā vēlaties kārtot. Programmā Access, Excel lietotāji var filtrēt un kārtot datus datu lapas skatā, bez nepieciešamības atkārtoti apgūt pilnīgi jaunu lietotāja interfeisu. Ikonas, izvēlnes komanda, komandas, kritērijus un dialoglodziņus ir ļoti līdzīgas, vai strādājat ar teksta, skaitļu, datumu vai tukšās šūnas. Varat pat saglabāt filtrus un veidu, kā arī datu lapas skatā.

Vaicājuma izveide programmā Access un pat nav zināms, kas pārstāvēs SQL. Četri vaicājuma vedņi palīdz izveidot vienkāršu vaicājumu, atrastu dublikātus, atrodiet ieraksti bez atbilstībām un izveidot krustvaicājumi. Jums nav pat izveidot vaicājumu; vienkārši filtrēt un kārtot datus tādā secībā, kādu vēlaties, lai atrastu un tas tiek saglabāts ar datu lapas.

CountryRegion kritēriji

Papildinformāciju skatiet rakstā:

Uzlīmju vedņa pirmā lapa

Tagad, kad ir augusi savas ģimenes, brīvdienu kartes sarakstā pēkšņi vai jums ir lielāks un jums nepieciešama, lai izsekotu labāk dzimšanas dienām un jubilejām. Nav problēmu. Access tabulas vai vaicājuma izmantošana par pasta sapludināšanas datu avotu un izveidot pasta sapludināšanas darbība, izmantojot programmas Word pasta sapludināšanas vedni, vēstules, kartes, e-pasta ziņojumus un aploksnes. Ja jums ir nepieciešams, lai izveidotu pasta sūtījumu uzlīmes, izmantojiet uzlīmju vedņa programmā Access, lai izveidotu un drukātu uzlīmes no atskaites izveides. Varat pat automātiski pievienot svītrkodu, kas atbilst katra klienta adresi.

Papildinformāciju skatiet rakstā:

Access, gan Excel sniedz komandas, lai izveidotu savienojumu ar datu koplietošanas vides SharePoint sarakstos. Programma Excel piedāvā tikai lasāmu (vienvirziena) savienojumu saistītos SharePoint sarakstos; tā kā piekļuve ļauj (divvirzienu) datu lasīšana un rakstīšana saistīto SharePoint sarakstos. Programma Access un SharePoint saraksti darbojas labi kopā. Access un SharePoint datu tipu — bagātinātu tekstu, piemēram, pievienot tikai (atbalstam izsekošanas pārskatījumu vēsturi memo lauka), pielikumus, AutoNumber, Uzmeklēšana un vairākvērtību laukiem — padarīt vienmērīgu integrāciju un maz, ja tādi ir, datu nekonsekvences.

Kad izmantojat saites SharePoint saraksta datu importēšana programmas Access datu bāzē, varat pat veikt SharePoint saraksta datu bezsaistē lokālajā Access datu bāzē, strādātu ar datiem lokāli un pēc tam pievienojiet uz SharePoint vietni, lai augšupielādētu izmaiņas. Konfliktējošo datu citu lietotāju veiktās izmaiņas tiks izskata konfliktu risināšanas vedni. Formas un atskaites, kas izveidotas programmā Access, pamatojoties uz tiem pašiem datiem, bet saistītas ar SharePoint sarakstiem.

Programma Excel piedāvā šādus integrācijas punktus ar SharePoint Server.

Excel datu orientētie integrācijas punkti

1. Veiciet vienreizēju Excel darblapas datu importēšu SharePoint sarakstā, vai eksportējiet Excel darblapas datus uz SharePoint sarakstu, lai izveidotu pastāvīgu, vienvirziena datu savienojumu.

2. Izmantojiet pastāvīgo, vienvirziena datu savienojumu, lai Excel darblapā atsvaidzinātu datus no SharePoint saraksta.

3. publicēt Excel darbgrāmatas Excel pakalpojumi, un parādītu un mijiedarboties ar datiem, izmantojot Excel Web Access Web daļas tīmekļa daļu lapā.

4. importēšanas (savienot) datus Excel darbgrāmatā no OLAP serverus, SQL Server un Access datu bāzi un atsevišķu failu.

Programma Access piedāvā šādus integrācijas punktus ar SharePoint serveri.

1. Veiciet vienreizēju datu importēšanu vai eksportēšanu starp Access skatiem un SharePoint sarakstu.

2. starp Access tabulām un SharePoint saraksta datu saistīšana, izveidojot pastāvīgu divvirzienu savienojumu. (Atjaunināto saraksta datus programmā redzams Access tabulā; atjaunināto Access tabulas datus var redzēt sarakstu).

3. Izmantojiet saraksta datus bezsaistē, atjauniniet programmā Access, publicējiet tos atkal tiešsaistē, sinhronizējiet atjauninājumus un risiniet konfliktus.

4. Parādiet un rediģējiet saraksta datus Access datu lapā, formas un atskaites skatu.

Papildinformāciju skatiet rakstā:

Varat izveidot diezgan sarežģītas darbvirsmas datu bāzu lietojumprogrammas bez kādreiz rakstīšanas vienu rindiņu VBA kodu. Katram Access objektam ir daudz rekvizīti un notikumi viegli piekļūt no rekvizītu lapu, kas palīdz pielāgot savu risinājumu. Katram objektam ir sīki noformētāju, kas jums atklāt pieejamie līdzekļi. Papildu datu bāzu veidnes ir pieejamas vietnē Office Online. Lauku un tabulu veidnes palīdz izveidot un pielāgot ātri jaunas tabulas. Varat noformēt jaunu datu bāzi no jauna, izmantojot iebūvētu datu bāzes noformējuma rīkus.

Access makro izmantot deklaratīvas vidi, kuram nav nepieciešami rakstot jebkurā VBA kodu, lai jums nenāktos pašam būt izstrādātājs. Katras makro darbības veic uzdevumu, piemēram, atverot veidlapu, palaižot vaicājumu, ierakstu atrašanai vai parādot ziņojumu. Jebkurā gadījumā atskaites, veidlapas vai vadīklu varat iegult makro. Lielākā daļa makro ir argumenti, un jūs varat pievienot nosacījumformatēšanas loģiku, lai tās neatbilst jūsu vēlmēm. Jūs pat varat definēt mainīgos un veicat kļūdu pārbaude vēlreiz bez VBA kodu rakstīšanas.

Noformējiet paraugam un darboties ar IT nodaļu. Rast risinājumu savai komandai, kad viņi to vajag ASAP, un to darīt par kurpju saite ar tukša kauli personāla. Kontrolētu pārdoto uzņēmuma ballīti biļešu, izsekot ražošanas materiāli derīguma, vai drukāt akceptēšanas atzīmes daļas. Reģistrēt uzdevumus, problēmas un Nodevumus grupas projektiem. Izveidojiet pārdošanas caurule datu bāzi, lai pārraudzītu tirdzniecības perspektīvām nelielu grupu pārdošanas profesionāļiem.

Papildinformācija

Uz lapas sākumu

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×