Ārējo datu kolonnu izmantošana Word dokumentā

Ārējo datu kolonnu izmantošana Word dokumentā

Piezīme.:  Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .

Vai vēlaties padarīt vienkāršāku un efektīvāku akurātu, nenovecojušu datu ievadi biznesa dokumentā? Varat izmantot ārēja avota datus programmas Microsoft Word 2013 dokumenta pamattekstā, izmantojot Microsoft SharePoint ārējo datu kolonnu un Word satura vadīklu kombināciju. Piemēram, varat izveidot standarta klienta līgumu dokumentu bibliotēkā, kas ietver Line-of-Business (LOB) datu bāzē, piemēram, SAP vai Dynamics CRM, glabātu klienta vārdu, uzņēmuma nosaukumu un tālruņa numuru.

Papildinformāciju skatiet rakstā satura atrašana par ārējiem datiem un faila veidnes iestatīšana dokumentam vai veidlapu bibliotēkai.

Iespējamās darbības

Pirms darba sākšanas

Papildinformācija par strukturētiem dokumentiem

Ārējo datu kolonnas izveide sarakstā vai bibliotēkā

Word veidnes izveide ārēju datu attēlošanai satura vadīklas

Word dokumenta izveide un datu ievadīšana

Pirms darba sākšanas

Darbā ar ārējiem datiem ir nepieciešami vairāki priekšnosacījuma uzdevumi, lai iespējotu drošu piekļuvi datiem. Tālāk minētā informācija var jums palīdzēt ieplānot nākamās darbības. Turklāt, ja, mēģinot strādāt ar ārējiem datiem, rodas problēmas, šī informācija var palīdzēt identificēt problēmu. Lai piekļūtu ārējiem datiem, jums vai administratoram jāveic tālāk minētās darbības.

Ārējā datu avota sagatavošana    Administrators, iespējams, vajadzēs izveidot kontu un nodrošināt atļaujas ar datu avotu, lai pārliecinātos, ka pareizajiem lietotājiem ir piekļuve datiem un ka datus nebeidzas nepareizās rokās. Ārējā datu bāzē, administrators var arī vēlaties izveidot īpašu tabulām, skatiem, vaicājumus, un tā tālāk, lai ierobežotu meklēšanas rezultātus līdz tikai to, kas ir nepieciešama un uzlabotu veiktspēju.

Konfigurējiet SharePoint pakalpojumu un kontu    Administratoram ir jāaktivizē biznesa datu savienojumu pakalpojumi un drošas krātuves pakalpojums.

Drošas krātuves pakalpojumu konfigurēšana    Administratora veicamās darbības: noteikt labāko piekļuves režīmu ārējo datu avotu, izveidot mērķa lietojumprogrammu un iestatīt akreditācijas datus mērķa lietojumprogrammai.

Biznesa datu savienojumu pakalpojumu konfigurēšana    Administrators ir jānodrošina, ka lietotājam, kas izveido ārēja satura tips ir atļauja biznesa datu savienojumu metadatu krātuvē un ka attiecīgajiem lietotājiem ir piekļuve ārēja satura tipu, kas balstīts ārējā saraksta.

Ārēja satura tipa izveide    Lietotājs ir jādefinē ārējā satura tipu, kas ir iekļauta informācija par savienojumi, access, metodes, kā darbība, kolonnas, filtrus un citus metadatus, ko izmanto, lai izgūtu datus no ārēja datu avota.

Pārliecinieties, vai Office produkti ir gatavi izmantošanai    Lai ārējo datu sinhronizēšana, izmantojot Office produktus, jums jābūt Windows 7 vai jaunāka versija un šiem bezmaksas programmatūras produktiem, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 un WCF Data Services 5.0 šim: OData V3 katrā klienta datorā (ja nepieciešams, automātiski tiek pieprasīts lejupielādēt programmatūru). Pārliecinieties arī, vai Office instalācijas opciju, ir iespējota Uzņēmumu savienojamības pakalpojumi    (Šis ir noklusējuma iestatījums). Šī opcija instalē biznesa savienojumu pakalpojumu klienta izpildlaika, kas veic šādas darbības: kešatmiņas un tiek sinhronizēta ar ārējiem datiem, kartes biznesa datus uz ārēja satura tipu, parāda ārēju vienumu atlasītājā Office produktiem un palaiž pielāgotas risinājumu iekšpusē Office produktus.

Uz lapas sākumu

Papildinformācija par strukturētiem dokumentiem

Strukturētie dokumenti kontrolē, kur dokumentā var parādīties saturs, kāda veida saturs var tikt parādīts, un vai šo saturu var rediģēt. Strukturētu dokumentu piemēri ietver:

  • Juridiskus dokumentus, kuros ietverta juridiska valoda, ko nevar rediģēt.

  • Standarta biznesa piedāvājuma titullapa, kurā autoram jāievada virsraksts, e-pasta adrese, tālruņa numurs un vārds.

  • Faktūrrēķins, kurā automātiski iekļauti svaigākie klienta dati.

Lai izveidotu strukturētu dokumentu programmā Word 2013, izmantojiet satura vadīklas, kas ļauj fiksēt satura pozīciju, norādīt satura veidu (teksts, datums, attēls u.c.), iezīmēt ar krāsu un kontrolēt rediģēšanu. Varat automātiski saistīt satura vadīklas ar atbilstošajām ārējo datu kolonnām.

Uz lapas sākumu

Ārēju datu kolonnas izveide sarakstā vai bibliotēkā

Piezīme.:  Lai sarakstā vai bibliotēkā izveidotu ārēju datu kolonnu, nepieciešama līdzdalības vai augstāka atļauja.

  1. Naviģējiet uz SharePoint vietni un pēc tam uz sarakstu vai bibliotēku.

    Piezīme.:  Ārēju datu kolonnu nevar pievienot ārējam sarakstam.

  2. Noklikšķiniet uz Saraksts vai Bibliotēka > Saraksta iestatījumi vai Bibliotēkas iestatījumi.

  3. Sadaļā Kolonnas noklikšķiniet uz Izveidot kolonnu.

  4. Ievadiet kolonnas nosaukumu, piemēram, Klients, un pēc tam sadaļā Kolonnu tipi noklikšķiniet uz Ārēji dati.

  5. Sadaļā Ārēja satura tips noklikšķiniet uz Ārējā satura tipa izvēle un pēc tam ārēja satura tipu sarakstā atlasiet atbilstošo elementu, piemēram, CustomerCRM.

  6. Izlemiet, kā vēlaties veikt ārējā satura tipam definētas darbības, izpildot vienu vai vairākas tālāk minētās darbības.

    • Lai parādītu vienas vai vairāku darbību izvēlni, noklikšķiniet uz Rādīt darbību izvēlni.

    • Lai ārēju datu kolonna veiktu noklusējuma darbību, ja tā ir atlasīta, noklikšķiniet uz Saistīt kolonnu ar ārējā satura tipa noklusējuma darbību.

  7. Sadaļā Pievienot kolonnu, lai rādītu katru no šiem papildu laukiem noklikšķiniet uz Atlasīt visus laukus vai atlasiet vienu vai vairākus konkrētu lauku nosaukumus, piemēram, KlientaNosaukums un TālruņaNumurs.

Uz lapas sākumu

Word veidnes izveide ārēju datu attēlošanai satura vadīklās

  1. SharePoint dokumentu bibliotēkā noklikšķiniet uz Bibliotēka > Bibliotēkas iestatījumi.

  2. Sadaļā Vispārīgie iestatījumi noklikšķiniet uz Papildu iestatījumi.

  3. Sadaļas Dokumenta veidne laukā Veidnes vietrādis URL noklikšķiniet uz Rediģēt veidni.

  4. Kad programma Word 2013 ir atvērta, lai parādītu vai slēptu Dokumentu informācijas paneli, cilnes Izstrādātājs grupā Veidnes noklikšķiniet uz Dokumentu panelis, atlasiet vai noņemiet atlasi no Vienmēr rādīt dokumenta informācijas paneli atvērtā dokumentā vai sākotnēji saglabājot un noklikšķiniet uz Labi.

  5. Pievienojiet standarta tekstu, kuru vēlaties redzēt katrā dokumentā.

    Piemēram, varat gribēt pievienot noteiktu līguma tekstu, kas nepieciešams pārdošanas piedāvājumā.

  6. Cilnes Ievietot grupā Teksts noklikšķiniet uz Ātrās daļas, norādiet uz Dokumenta rekvizīts un tad noklikšķiniet un velciet katru uz ārējo datu kolonnām balstīto laiku uz dokumenta pamattekstu kā satura vadīklas.

    Piemēram, noklikšķiniet un velciet Klienta_vārds, Uzņēmuma_nosaukums un Tālrunis_darbā.

  7. Noklikšķiniet uz Fails > saglabātun pēc tam iziet Word 2013.

  8. SharePoint dokumentu bibliotēkas lapā Papildu iestatījumi noklikšķiniet uz Labi.

Uz lapas sākumu

Word dokumenta izveide un datu ievadīšana

  1. Dokumentu bibliotēkā noklikšķiniet uz Dokuments > Jauns dokuments.

  2. Pēc vajadzības rediģējiet un pārskatiet standarta tekstu.

  3. Lai aizpildītu pareizās vērtības ārējo datu kolonnās, atlasiet satura vadīklu, kas ietver ārējo datu vienumu atlasītāju.

    Piemēram, atlasiet atbilstošo Klienta nosaukumu un vērtības Klients, Uzņēmuma_nosaukums un Tālrunis_darbā tiks aizpildītas automātiski

  4. Noklikšķiniet uz Fails>Saglabāt un izejiet no programmas Word.

Ārējo datu kolonnu vērtības ir saglabātas Word dokumentā un tiek rādītas kā atbilstošo ārējo datu kolonnu vērtības arī saglabātajiem dokumentiem dokumentu bibliotēkā.

Uz lapas sākumu

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×