Ārējās koplietošanas pārvaldība SharePoint Online vidē

Ja jūsu organizācijas darbs ir saistīts ar dokumentu koplietošanu vai sadarbību tieši ar piegādātājiem vai klientiem, varat izmantot SharePoint Online ārējos koplietošanas līdzekļus, lai koplietotu saturu ar personām, kuras atrodas ārpus jūsu organizācijas. Ja tā nav, varat ierobežot ārējās koplietošanas izmantošanu jūsu organizācijā. Šajā rakstā mēs apskatām SharePoint Online koplietošanas opcijas un kā tās plānot.

(Ja vēlaties uzreiz sākt koplietošanas iestatīšanu, skatiet rakstu Ārējās koplietošanas ieslēgšana un izslēgšana pakalpojumā SharePoint Online. Ja mēģināt koplietot failu vai mapi, skatiet rakstu OneDrive failu un mapju kopīgošana vai OneDrive failu un mapju kopīgošana pakalpojumā Office 365.)

Ārējās koplietošanas plānošanai ir jābūt iekļautai kā daļai vispārējā SharePoint Online atļauju plānošanā.

Ņemiet vērā, ka ārējā koplietošana pēc noklusējuma tiek ieslēgta visā SharePoint Online vidē un tajā esošajās vietņu kolekcijās. Iespējams, vēlēsities to izslēgt globālā līmenī, pirms lietotāji sāk izmantot vietnes vai kamēr precīzi nezināt, kā izmantosit šo līdzekli.

Kādi ir SharePoint Online ārējās koplietošanas līdzekļi?

SharePoint Online ir gan globālie (nomnieka līmeņa), gan vietņu kolekciju iestatījumi ārējai koplietošanai. Nomnieka līmeņa iestatījumi ignorē visus iestatījumus vietņu kolekcijas līmenī.

Jūsu SharePoint Online nomniekam un katrai atsevišķai vietņu kolekcijai varat izvēlēties kādu no šīm pamata koplietošanas opcijām:

  • Bez ārējas koplietošanas — vietnes un dokumentus var koplietot tikai ar iekšējiem lietotājiem jūsu Office 365 abonementā.

  • Koplietošana tikai ar ārējiem lietotājiem jūsu direktorijā — vietnes, mapes un dokumentus var koplietot tikai ar ārējiem lietotājiem, kuri jau atrodas jūsu Office 365 lietotāju direktorijā. Piemēram, lietotāji, kas iepriekš ir akceptējuši koplietošanas uzaicinājumu, vai lietotāji, kurus esat importējis no cita Office 365 vai Azure Active Directory nomnieka.

  • Koplietošana ar autentificētiem ārējiem lietotājiem — vietnes var koplietot ar ārējiem lietotājiem, kam ir Microsoft konts vai darba vai mācību konts no cita Office 365 abonementa vai Azure Active Directory abonementa. Ja tiek koplietotas mapes vai dokumenti, lietotājam, kuram tiek atļauts koplietot, tiek nosūtīts vienreizējs kodu, kuru tas var izmantot, lai apliecinātu savu identitāti. Tam nav jāpiesakās, izmantojot Microsoft vai darba, vai mācību kontu.

  • Koplietošana ar anonīmiem lietotājiem — dokumentus un mapes (bet ne vietnes) var koplietot, izmantojot anonīmu saiti, kur ikviens, kam ir saite, var skatīt vai rediģēt dokumentu vai augšupielādēt mapē.

Iepriekš esošais saraksts ir secībā no vairāk uz mazāk ierobežojošās opcijām. Neatkarīgi no izraudzītās opcijas ierobežojošāka funkcionalitāte jums joprojām ir pieejama. Piemēram, ja izvēlaties atļaut koplietošanu ar anonīmiem lietotājiem, joprojām varat koplietot ar autentificētiem ārējiem lietotājiem un lietotājiem, kas jau ir jūsu direktorijā, tostarp iekšējiem lietotājiem.

Koplietošana un drošība   

Ja jums ir konfidenciāla informācija, ko nedrīkst koplietot ar ārējiem lietotājiem, apsveriet iespēju izveidot vienu vai vairākas vietņu kolekcijas, kur ārējā koplietošana ir izslēgta un kur glabājat jūsu konfidenciālo informāciju. Pēc nepieciešamības izveidojiet papildu vietņu kolekcijas, ko izmantot ārējai koplietošanai. Tādējādi varat labāk pārvaldīt drošības risku, nepieļaujot ārējo piekļuvi sensitīvai informācijai.

Kas ir ārējs lietotājs?

Ārējs lietotājs ir persona ārpus jūsu Office 365 abonementa, kam esat piešķīris piekļuvi vienai vai vairākām vietnēm, failiem vai mapēm. Pastāv divu veidu ārējie lietotāji:

Autentificēti lietotāji   

Autentificētie lietotāji ir lietotāji, kam ir Microsoft kont vai darba vai mācību konts no cita Office 365 abonementa. Varat koplietot vietnes un dokumentus ar šiem lietotājiem gandrīz tāpat kā koplietojat vietnes un dokumentus ar iekšējiem lietotājiem. Atļaujas un grupas autentificētiem ārējiem lietotājiem darbojas tāpat kā iekšējiem lietotājiem.

Tā kā ārējiem lietotājiem nav licences jūsu Office 365 abonementam, viņiem ir pieejami tikai sadarbības pamata uzdevumi:

  • Autentificēts ārējais lietotājs var vietnē veikt uzdevumus atbilstoši lietotājam piešķirto atļauju līmenim. Piemēram, ja ārēju lietotāju pievienojat grupai Dalībnieki, attiecīgajam ārējam lietotājam tiek piešķirtas rediģēšanas atļaujas un viņš var pievienot, rediģēt un dzēst sarakstus; ārējais lietotājs var arī skatīt, pievienot, atjaunināt vai dzēst saraksta elementus un dokumentus.

  • Autentificēti ārējie lietotāji var izmantot Office Online dokumentu skatīšanai un rediģēšanai. Ja jūsu plānā ietilpst Office Professional Plus, viņi nevar instalēt Office datora versiju savos datoros, ja vien viņiem nepiešķirat licences.

  • Autentificēti ārējie lietotāji var skatīt citu veidu saturu vietnēs atkarībā no atļaujām, ko viņiem piešķirat. Piemēram, viņi var naviģēt uz dažādām apakšvietnēm vietņu kolekcijā, kurā viņi ir uzaicināti. Viņi var arī veikt dažādus uzdevumus, piemēram, skatīt vietnes plūsmas.

Ja jūsu autentificētajiem ārējiem lietotājiem ir nepieciešama lielākas iespējas, jums viņiem ir jāpiešķir atbilstoša Office 365 licence. To varat izdarīt tāpat kā, piešķirot licenci iekšējam lietotājam.

Anonīmi lietotāji   

Anonīmi lietotāji ir lietotāji, kam ir koplietojama saite uz mapi vai dokumentu un kas var skatīt vai rediģēt dokumentu vai augšupielādēt mapē (atkarībā no saites veida), nepiesakoties ar lietotājvārdu un paroli. Anonīmas saites var brīvi nodot starp lietotājiem, un tās ir derīgas, līdz tās atspējojat vai beidzas to derīgums (ja esat iestatījis derīguma beigu datumu).

Anonīmi lietotāji nevar piekļūt vietnēm, un nevarat viņiem piešķirt licences. Viņi var tikai skatīt vai rediģēt noteiktu dokumentu vai mapi, kam viņiem ir anonīmas piekļuves saite.

Kas notiek, kad koplietoju vietni vai dokumentu?

Koplietojot vietni, mapi vai dokumentu, fonā notiekošais ir atkarīgs no tā, vai izvēlaties koplietot ar autentificētiem ārējiem lietotājiem vai anonīmiem lietotājiem.

Vietņu koplietošana ar autentificētiem ārējiem lietotājiem   

Koplietojot vietni ar autentificētu ārējo lietotāju, uzaicinājums viņam tiek nosūtīts e-pasta ziņojumā, kas satur saiti uz vietni vai dokumentu. Noklikšķinot uz saites, viņam tiek prasīts pieteikties, izmantojot sava Microsoft konta vai darba vai mācību konta lietotājvārdu un paroli. Piesakoties viņš tiek pievienots lietotāju sarakstam jūsu Office 365 abonementā (pie viņa lietotājvārda būs norādīts #EXT #) un viņam tiek piešķirta piekļuve vietnei vai dokumentam.

Kad viņš ir lietotāju sarakstā jūsu Office 365 abonementā, varat viņam piešķirt piekļuvi citām vietnēm vai dokumentiem, nesūtot papildu uzaicinājumus. (Var būt nepieciešams nosūtīt saiti uz vietni vai dokumentu, lai to varētu atrast.) Ja vēlaties, varat arī piešķirt viņam Office 365 licenci.

Varat pārtraukt koplietošanu ar autentificētu ārēju lietotāju, noņemot viņa atļaujas no vietnes vai noņemot viņu no lietotāja saraksta pakalpojumā Office 365.

Failu un mapju koplietošana ar autentificētiem ārējiem lietotājiem   

Koplietojot failu vai mapi ar autentificētu ārējo lietotāju, uzaicinājums viņam tiek nosūtīts e-pasta ziņojumā, kas satur saiti uz vietni vai dokumentu. Ikreiz, kad tas piekļūst failam vai mapei, izmantojot šo saiti, tam tiek nosūtīts kods ar laika ierobežojumu, kuru tas var izmantot, lai apliecinātu savu identitāti. Tam ir jāievada šis kods, lai piekļūtu failam vai mapei.

Varat pārtraukt koplietošanu ar autentificētu ārēju lietotāju, noņemot viņa atļaujas no faila vai mapes.

Koplietošana ar anonīmiem lietotājiem   

Ja koplietojat ar anonīmiem lietotājiem, varat viņiem atļaut rediģēt vai skatīt dokumentu vai augšupielādēt mapē. Skatīšanas un rediģēšanas saites tiek izveidotas atsevišķi, un tām var iestatīt derīguma beigas noteiktā laika. Kad esat izveidojis šīs saites, tās var izmantot atkārtoti un brīvi nodot citiem. Dokumentam var piekļūt ikviens, kam ir saite.

Anonīmi lietotāji netiek pievienoti lietotāju sarakstam pakalpojumā Office 365. Varat pārtraukt koplietošanu ar viņiem, dodoties uz dokumentu vai mapi, kuru koplietojāt, un dzēšot anonīmo saiti.

Sadarbība ar ārējiem darījumu partneriem

Ja jums ir darījumu partneri vai piegādātāji, ar kuriem vēlaties sadarboties vai koplietot dokumentus, apsveriet iespēju iestatīt SharePoint Online ārtīkla vietni. Ārtīkla vietne ir speciāla vietņu kolekcija, ko izmantojat uzņēmumu savstarpējai sadarbībai ar noteiktu partneri vai piegādātāju. Šo vietni varat bloķēt, lai tikai vietnes īpašnieki var uzaicināt ārējus lietotājus un tikai ārējos lietotājus no konkrētiem domēniem var uzaicināt.

SharePoint Online ārtīkla vietnes ir ļoti viegli iestatīt un daudz vieglāk un lētāk uzturēt nekā lokālas ārtīkla vietnes. Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet rakstu Office 365 SharePoint Online izmantošana par biznesa biznesam (B2B) ārtīkla risinājumu.

Saistītās tēmas

Koplietošanas ar ārējiem lietotājiem pārvaldība pakalpojumā Office 365 Small Business
Piekļuves pieprasījumu iestatīšana un pārvaldība
Ar ārējiem lietotājiem koplietota vietnes satura meklēšana
Atļauju stratēģijas plānošana

Paplašiniet savas prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta aģentiem.

×