Darbo eigos padeda žmonėms bendradarbiauti, dirbant su dokumentais, ir tvarkyti projektų užduotis, taikant verslo procesus „SharePoint“ svetainėje esančiuose dokumentuose ir elementuose. Darbo eigos padeda organizacijoms užtikrinti verslo procesų nuoseklumą, be to, tvarkydamos su verslo procesais susijusias užduotis ir veiksmus jos gerina organizacinį efektyvumą ir produktyvumą. Tai leidžia šias užduotis atliekantiems žmonėms susitelkti į darbo atlikimą, o ne į darbo eigos valdymą.
Pastabos:
-
"SharePoint 2010" darbo eigos buvo panaikintos nuo 2020 m. rugpjūčio 1 d. naujiems nuomotojams ir pašalintos iš esamų nuomotojų 2020 m. lapkričio 1 d. Jei naudojate "SharePoint 2010" darbo eigas, rekomenduojame pereiti į "Power Automate" arba kitus palaikomus sprendimus. Daugiau informacijos žr. "SharePoint 2010" darbo eigos atsisakymas.
-
"SharePoint 2013" darbo eiga buvo uždrausta nuo 2023 m. balandžio mėn. ir bus išjungta naujiems nuomotojams nuo 2024 m. balandžio 2 d. Jis bus pašalintas iš esamų nuomotojų ir nuo 2026 m. balandžio 2 d. bus visiškai panaikintas. Jei naudojate "SharePoint 2013" darbo eigą, rekomenduojame pereiti į "Power Automate" arba kitus palaikomus sprendimus. Daugiau informacijos žr. "SharePoint 2013" darbo eigos atsisakymas "Microsoft 365".
-
Sistemos sugeneruoti el. laiškai iš darbo eigų siunčiami iš no-reply@sharepointonline.com adreso, kurio rodomas pavadinimas "SharePoint Online"
Šiame straipsnyje
Kas yra darbo eigos?
Darbo eiga kartais apibūdinama, kaip užduočių, sukuriančių rezultatą, seka. „SharePoint“ produktų ir technologijų kontekste darbo eiga apibūdinama daug siauriau, kaip automatizuotas dokumentų ar elementų judėjimas, atliekant verslo procesais susijusių veiksmų ar užduočių seką. Darbo eigas galima naudoti norint nuosekliai valdyti organizacijoje vykdomus verslo procesus, nes organizacija gali dirbti su „SharePoint“ sąraše ar bibliotekoje esančiais dokumentais ar elementais, vadovaudamasi verslo logika. Iš esmės verslo logika yra rinkinys nurodymų, apibrėžiančių ir reguliuojančių su dokumentais ir elementais atliekamus veiksmus.
Darbo eigos gali racionalizuoti dažniausiems verslo procesams, tokiems kaip projektų tvirtinimas ar dokumentų peržiūra, reikalingas išlaidas ir kainą, tvarkydamos ir stebėdamos su šiais procesais susijusias žmonių atliekamas užduotis. Pvz., į „SharePoint“ svetainės dokumentų biblioteką galite įtraukti darbo eigą, kuri nukreipia dokumentą jį patvirtinti galinčiai žmonių grupei. Kai dokumento autorius pradeda tokią bibliotekoje esančio dokumento darbo eigą, ji sukuria dokumento patvirtinimo užduotis, priskiria jas darbo eigos dalyviams ir išsiunčia jiems įspėjamuosius el. laiškus su užduočių nurodymais ir su patvirtinimo laukiančio dokumento saitu. Kol darbo eiga yra vykdoma, darbo eigos savininkas (šiuo atveju dokumento autorius) arba darbo eigos dalyviai puslapyje Darbo eigos būsena gali pasižiūrėti, kurie dalyviai jau atliko savo darbo eigos užduotis. Kai darbo eigos dalyviai įvykdo savo užduotis, darbo eiga pasibaigia ir jos savininkui automatiškai pranešama apie darbo eigos įvykdymą.
Pavyzdyje aprašytos patvirtinimo darbo eigos procesas pateikiamas šioje iliustracijoje.
Darbo eigos ne vien palaiko esamus žmonių darbo procesus, bet ir suteikia daugiau būdų bendradarbiauti ir dirbti su dokumentais, sąrašais bei bibliotekomis. Svetainės vartotojai gali pradėti darbo eigas ir jose dalyvauti, naudodami „SharePoint“ sąrašo arba bibliotekos dokumentuose ar elementuose prieinamas tinkinamas formas. Be to, „SharePoint“ produktų darbo eigos funkcijos yra glaudžiai susietos su „Microsoft Office 2013“, kad abiem produktais būtų galima atlikti šias darbo eigos užduotis:
-
peržiūrėti dokumento ar elemento darbo eigų sąrašą;
-
pradėti dokumento ar elemento darbo eigą;
-
peržiūrėti, redaguoti arba perskirstyti darbo eigos užduotis;
-
užbaigti darbo eigos užduotį.
Trijų tipų "SharePoint" darbo eigos platformos
„SharePoint 2010“ darbo eigos platforma buvo perkelta į „Office 365“ ir „SharePoint 2013“, todėl visos jūsų darbo eigos, sukurtos šia platforma, veiks ir toliau. Ši platforma sukurta „Windows“ operacijų srauto programavimo platformos 3.5 (WF3.5) pagrindu.
„SharePoint 2013“ darbo eigos platforma sukurta „Windows“ operacijų srauto programavimo platformos 4 (WF) pagrindu ir yra iš esmės pakeista. Galbūt ryškiausia šios naujos darbo eigos platformos savybė yra "Microsoft Azure" kaip darbo eigos vykdymo pagrindinio kompiuterio naudojimas. Nuo šiol darbo eigos vykdymo variklis veikia ne „Office 365“ ar „SharePoint Server 2013“, o „Microsoft Azure“ tarnyboje.
"SharePoint Online" "Microsoft Flow" dabar pasiekiama. Tai mūsų naujausias darbo eigos modulis, prieiga: https://flow.microsoft.com . Norėdami sužinoti daugiau apie "MS Flow" naudojimą, apsilankykite: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Norėdami pašalinti "MS Flow" triktis, apsilankykite https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/
Įtaisytosios darbo eigos
"SharePoint" svetainėje yra kelios įtaisytosios darbo eigos, kurios sprendžia įprastus verslo scenarijus:
-
Patvirtinimas Ši darbo eiga nukreipia dokumentą arba elementą žmonių grupei, kuri gali jį patvirtinti. Pagal numatytuosius nustatymus Patvirtinimo darbo eiga yra susieta su dokumentų turinio tipu, todėl ji automatiškai pasiekiama dokumentų bibliotekose.
-
Atsiliepimų rinkimas Ši darbo eiga nukreipia dokumentą ar elementą žmonių grupei, kuri gali pateikti atsiliepimus. Recenzentai gali pateikti atsiliepimus, kurie apibendrinami ir siunčiami darbo eigą pradėjusiam asmeniui. Pagal numatytuosius nustatymus atsiliepimų rinkimo darbo eiga yra susieta su dokumentų turinio tipu, todėl ji automatiškai pasiekiama dokumentų bibliotekose.
-
Parašų rinkimas Ši darbo eiga nukreipia „Microsoft Office“ dokumentą žmonių grupei, kad būtų surinkti jų skaitmeniniai parašai. Šią darbo eigą būtina pradėti „Office 2013“. Dalyviai turi atlikti savo parašo užduotis įtraukdami savo skaitmeninį parašą į dokumentą atitinkamoje "Office" programoje. Pagal numatytuosius nustatymus parašų rinkimo darbo eiga yra susieta su dokumentų turinio tipu, todėl ji automatiškai pasiekiama dokumentų bibliotekose. Tačiau parašų rinkimo darbo eiga rodoma tik jei dokumentų bibliotekos dokumentas turi bent vieną „Microsoft Office“ parašo eilutę.
-
Publikavimo patvirtinimas Ši darbo eiga panaši į Patvirtinimo darbo eigą tuo, kad ji automatizuoja turinio nukreipimą jo temos ekspertams ir akcininkams, kad jie įvertintų turinį ir jį patvirtintų. Publikavimo patvirtinimo darbo eiga yra unikali tuo, kad ji buvo sukurta specialiai publikavimo svetainėms, kuriose griežtai reguliuojamas naujų ir atnaujintų internetinių puslapių publikavimas.
-
Trijų etapų Šią darbo eigą galima naudoti valdant verslo procesus, kai reikia stebėti didelės apimties problemas ar elementus , pvz., palaikymo problemas, potencialius klientus ar projektų užduotis.
Visos anksčiau pateiktos darbo eigos jūsų organizacijoje gali būti tinkinamos keliais būdais. Pavyzdžiui, kai įtraukiate darbo eigą į sąrašą, biblioteką arba turinio tipą, kad ją būtų galima panaudoti dokumentuose ar elementuose, galite tinkinti užduočių ir retrospektyvos sąrašus, kuriuose saugoma informacija apie darbo eigą.
Kai svetainės vartotojas pradeda dokumento ar elemento darbo eigą, vartotojas gali toliau tinkinti darbo eigą, nurodydamas dalyvių sąrašą, pabaigos datą ir užduoties nurodymus.
Pasirinktinių darbo eigų palaikymas
Nors įtaisytąsias darbo eigas iš dalies galima tinkinti pritaikant savo poreikiams, jūsų organizacija gali nuspręsti sukurti unikalias darbo eigas, skirtas organizacijoje vykdomiems darbo procesams. Darbo eigos gali būti tokio sudėtingumo, kokio reikalauja verslo procesai. Kūrėjai gali sukurti darbo eigas, kurias pradeda svetaine besinaudojantys žmonės, arba darbo eigas, kurios prasideda automatiškai, reaguojant į įvykį, pvz., kai sukuriamas arba pakeičiamas sąrašo elementas. Jei jūsų organizacija yra sukūrusi ir naudoja pasirinktines darbo eigas, šias darbo eigas galima naudoti kartu su jau aprašytomis įtaisytomis darbo eigomis arba vietoje jų.
Yra du pasirinktinių darbo eigų kūrimo būdai:
-
Power users can design no-code workflows for a specific list or library by using Microsoft SharePoint Designer 2013 and Office Visio 2013 "SharePoint Designer 2013" darbo eigos kuriamos iš galimų darbo eigos veiklų sąrašo, o darbo eigą sukūręs asmuo gali diegti darbo eigas tiesiai į sąrašą arba biblioteką, kur jos bus naudojamos. „SharePoint Designer 2013“ taip pat veikia su „Visio 2013“, kad darbo eigą būtų galima stebėti vizualiai, kurti diagramas, naudojant figūras ir jungtis. Taip pat galima importuoti darbo eigas iš „Visio 2013“ į „SharePoint Designer 2013“ ir atvirkščiai.
-
Profesionalūs programinės įrangos kūrėjai gali kurti darbo eigas naudodami "Visual Studio 2012" arba naujesnę versiją Šios darbo eigos turi joms pritaikytą kodą ir darbo eigos veiksmus. Kai profesionalus programuotojas sukuria pasirinktinę darbo eigą, serverio administratorius gali ją panaudoti keliose svetainėse.
Veiksmai, susiję su darbo eigų naudojimu
Naudojant darbo eigą dokumentui ar sąrašo elementui, svarbūs keli veiksmai. Kiekvieną veiksmą gali atlikti skirtingus vaidmenis turintys žmonės. Pavyzdžiui, svetainės administratorius gali paruošti darbo eigą naudoti dokumento bibliotekoje, turinio kūrėjas gali pradėti darbo eigą arba modifikuoti vykstančią darbo eigą, o trečias asmuo (pavyzdžiui, dokumento recenzentas arba tvirtintojas) gali pabaigti darbo eigos užduotį.
Darbo eigos įtraukimas į sąrašą, biblioteką arba turinio tipą
Kad darbo eigą būtų galima naudoti konkrečioje vietoje esantiems dokumentams ar elementams, ją būtina įtraukti į sąrašą, biblioteką arba turinio tipą. Norint darbo eigą įtraukti į sąrašą, biblioteką ar turinio tipą, būtinos sąrašų tvarkymo teises. Dažniausiai šią užduotį atlieka svetainių administratoriai arba konkrečius sąrašus ar bibliotekas tvarkantys asmenys.
Darbo eigos prieinamumas svetainėje skiriasi, atsižvelgiant į tai, kur ji yra įtraukta:
-
Jeigu įtraukiate darbo eigą tiesiai į sąrašą ar biblioteką, ji prieinama tik to sąrašo ar bibliotekos elementams.
-
Jeigu įtraukiate darbo eigą į sąrašo turinio tipą (svetainės turinio tipo egzempliorių, kuris buvo įtrauktas į konkretų sąrašą ar biblioteką), jis prieinamas tik to turinio tipo elementams konkrečiame sąraše ar bibliotekoje, su kuria tas turinio tipas susietas.
-
Jeigu įtraukiate darbo eigą į svetainės turinio tipą, ši darbo eiga yra prieinama visiems to turinio tipo elementams, esantiems visuose sąrašuose ir bibliotekose, į kurias buvo įtrauktas to svetainės turinio tipo egzempliorius.
-
Jeigu norite, kad darbo eiga būtų lengvai pasiekiama svetainės sąrašuose ir bibliotekose, galite sukurti svetainės darbo eigą.
Kai įtraukiate darbo eigą į sąrašą, biblioteką ar turinio tipą, darbo eigą galite pritaikyti jos konkrečiai vietai, nurodydami įvairias parinktis:
-
šios darbo eigos egzemplioriaus pavadinimą;
-
užduočių sąrašą, kuriame saugomos su darbo eiga susijusios užduotys;
-
retrospektyvos sąrašą, kuriame registruojami visi su darbo eiga susiję įvykiai;
-
pageidaujamą darbo eigos pradėjimo būdą;
-
Papildomos konkrečiai darbo eigai skirtos darbo eigos parinktys, pvz., kaip užduotys nukreipiamos dalyviams, kokios sąlygos reikalingos darbo eigas įvykdyti ir kokių veiksmų imamasi užbaigus darbo eigą.
Kai įtraukiate darbo eigą į sąrašą, biblioteką ar turinio tipą, ji tampa galima konkrečioje vietoje esantiems dokumentams ar elementams; pačios darbo eigos jūs nepradedate.
Dokumentui ar elementui skirtos darbo eigos pradėjimas
Kai darbo eiga įtraukiama į sąrašą, biblioteką ar turinio tipą ir tokiu būdu ji tampa galima naudoti, šią darbo eigą galite pradėti dokumente ar elemente (jeigu darbo eiga sukonfigūruota taip, kad ją būtų galima pradėti rankiniu būdu). Norėdami pradėti darbo eigą, išsirinkite norimą darbo eigą iš dokumentui ar elementui pasiekiamų darbo eigų sąrašo. Jeigu reikia, taip pat galite užpildyti darbo eigai būtinos informacijos formą. Atsižvelgiant į tai, kaip darbo eiga sukurta ir sukonfigūruota, jums taip pat gali būti suteikta galimybė tinkinti dokumente ar elemente pradėtą darbo eigą, tinkinant tokias parinktis kaip dalyviai, baigimo data ir užduoties nurodymus.
Darbo eigos vykdymo eigos modifikavimas
Pradėjus elemento darbo eigą, gali reikėti pakeisti darbo eigos veikimą. Pvz., darbo eigą pradėjusiam asmeniui gali prireikti įtraukti papildomų dalyvių. Arba darbo eigos dalyviui gali prireikti perleisti savo užduotį kitam asmeniui arba paprašyti pakeisti pagrindinį darbo eigos dokumentą ar elementą. Kai kurias įtaisytąsias darbo eigas galima modifikuoti jų vykdymo metu. Jeigu jūsų organizacija sukūrė ir naudoja pasirinktines darbo eigas, gali būti, kad taip pat leidžiama keisti vykdomas darbo eigas.
Darbo eigos užduočių baigimas
Visi darbo eigos įvykiai, kuriems reikalinga sąveika su žmonėmis, yra pateikiami kaip darbo eigos užduotys. Kai darbo eiga paskiria užduotį darbo eigos dalyviui, užduoties gavėjas gali tą užduoti pabaigti arba paprašyti pačios darbo eigos pakeitimų, redaguodamas darbo eigos užduoties formą. Darbo eigos dalyviai gali atlikti darbo eigos užduotis „SharePoint“ svetainėje arba tiesiog „Office 2013“ programoje. Kai darbo eigos dalyvis atlieka užduotį arba paprašo pakeisti darbo eigą, darbo eiga pereina prie kito atitinkamo veiksmo.
Darbo eigos būsenos stebėjimas
Darbo eigos savininkai ir dalyviai gali stebėti darbo eigos vykdymo eigą, tikrindami su darbo eiga susietą būsenos puslapį. Būsenos puslapyje yra būsenos informacijos apie neatliktas darbo eigos užduotis. Jame taip pat yra darbo eigai aktualios retrospektyvos informacijos.
Ataskaitos įrankiai gali pateikti bendrąją darbo eigos retrospektyvos analizę. Organizacijos gali naudoti šią analizę, ieškodamos, kas riboja procesų spartą, arba vertindamos, ar darbuotojų grupė atitinka konkrečiam verslo procesui keliamus našumo reikalavimus. Kelios iš anksto nustatytos „Microsoft Office Excel“ ataskaitos gali būti naudojamos su bet kokia darbo eiga. Be to, darbo eigos retrospektyvos informacija yra pasiekiama kaip „SharePoint“ sąrašo duomenų šaltinis, kurį galima naudoti ir analizuoti kitomis programomis arba pasirinktiniais verslo procesų stebėjimo sprendimais.
Taip pat žr.
Su „SharePoint“ įtrauktų darbo eigų apžvalga
Workflow development in SharePoint Designer 2013 and Visio 2013
