Įrašų valdymo vykdymas

Įrašų centro svetainės kūrimas

Rekomenduojame sukurti įrašų centrą kaip aukščiausio lygio svetainių rinkinį, o ne kaip anttrinę svetainę. Norėdami sukurti svetainių rinkinį, turite būti ūkio administratorių grupės SharePoint narys kompiuteryje, kuriame veikia SharePoint administravimo svetainė.

"SharePoint Online" galite sukurti įrašų centro svetainę iš aukščiausio lygio svetainės SharePoint svetainėje. Spustelėkite + Kurti svetainę, tada pradėkite nuo toliau 4 veiksmo.

1. Pradėkite SharePoint 2013 arba 2016 m. centrinės administravimo.

   • Jei Windows Server 2008 R2":

     • Spustelėkite Pradėti, spustelėkite "Microsoft SharePoint 2013" produktai arba "Microsoft SharePoint 2013" produktai, tada spustelėkite SharePoint 2013 m. centrinis administravimas arba SharePoint 2016 m. centrinis administravimas.

   • Jei Windows Server 2012":

     • Pradžios ekrane spustelėkite2013 SharePoint administravimo arba SharePoint 2016m. centrinis administravimas .

       Jei SharePoint 2013 m. centrinis administravimas arba SharePoint 2016 m. centrinis administravimas nėra pradžios ekrane:

     • Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkiteKompiuteris, spustelėkite Visos programėlės , tada spustelėkite SharePoint 2013 m. centrinisadministravimas arba SharePoint 2016 m. centrinis administravimas.

2. Centrinio administravimo svetainės dalyje Taikomųjų programų valdymas spustelėkite Svetainių rinkinių kūrimas.

3. Puslapio Svetainių rinkinio kūrimas sekcijoje Žiniatinklio taikomoji programa neparinkta žiniatinklio programa, kurioje norite kurti svetainių rinkinį, spustelėkite rodyklę žemyn. Meniu Žiniatinklio taikomoji programa spustelėkite Keisti žiniatinkliotaikomąją programą , tada spustelėkite žiniatinklio taikomąją programą, kurioje norite kurti svetainių rinkinį.

4. Sekcijoje Pavadinimas ir aprašas įveskite svetainių rinkinio pavadinimą ir aprašą.

5. Sekcijoje Žiniatinklio svetainės adresas pasirinkite URL naudojimo kelią (pvz., pakaitos įtraukimo kelią, pvz., /sites/, arba šakninį katalogą (/).

   Jei pasirinksite pakaitos įtraukimo kelią, taip pat turite įvesti svetainės pavadinimą, kurį naudosite savo svetainės URL.

6. Sekcijos Šablonų pasirinkimas sąraše Pasirinkti naudojimo patirtį pasirinkite SharePoint šablonų, kuriuos norite naudoti, versiją.

   Pasirinkite naudojimo versiją, jei norite, kad svetainių rinkinys atrodytų ir būtų vykdomas kaip svetainių rinkinys "SharePoint Server". Svetainių rinkinys, kuriame naudojama ankstesnė naudojimo versija, veikia naujesnėje "SharePoint" versijoje, tačiau svetainių rinkinio vartotojo sąsaja ir vartotojo patirtis atspindės ankstesnę versiją. Svetainių rinkinys, kurį galima bet kada atnaujinti į naujausią naudojimo versiją.

7. Sekcijoje Šablono pasirinkimas pasirinkite skirtuką Įmonė, tada spustelėkite Įrašų centras.

8. Sekcijoje Pirminis svetainių rinkinio administratorius įveskite vartotojo vardą (formoje DOMENAS\vartotojo vardas) vartotojui, kuris bus svetainių rinkinio administratorius.

9. Sekcijoje Antrinis svetainių rinkinio administratorius įveskite antrinio svetainių rinkinio administratoriaus vartotojo vardą. Antrinės svetainių rinkinio administratoriaus kūrimas yra geriausia praktika siekiant užtikrinti, kad kas nors galėtų valdyti svetainių rinkinį, kai nėra pagrindinio svetainių rinkinio administratoriaus.

10. Jei naudojate kvotas svetainių rinkinių saugyklai valdyti, sekcijoje Kvotos šablonas spustelėkite šabloną sąraše Pasirinkti kvotos šabloną.

11. Spustelėkite Gerai.

Bibliotekų arba sąrašų kūrimas įrašams valdyti

Bibliotekos ir sąrašai yra svarbūs įrašų valdymo elementai. Jie naudojami kaip kiekvieno įrašo, kurį norite saugoti arba valdyti, tipo failų spintos. Turinio tipų (paaiškintos vėliau) priskyrimas bibliotekoms ir sąrašams padeda suskirstyti įrašus į kategorijas. Rekomenduojame sukurti po vieną dokumentų biblioteką arba sąrašą kiekvienam turinio tipui įrašų failų plane.

Esamo turinio tipo įtraukimas į sąrašą arba biblioteką

Kai įtraukiate turinio tipą į sąrašą arba biblioteką, galite, kad sąraše arba bibliotekoje būtų to tipo elementų. Kai įrašai pateikiami įrašų centrui, jie nukreipiami į atitinkamą sąrašą arba biblioteką pagal dokumento turinio tipą.

Puslapio viršus

Svetainės stulpelių kūrimas ir įtraukimas į sąrašus, bibliotekas ar turinio tipus

Stulpeliai padeda grupuoti, skirstyti į kategorijas ir sekti įrašus ar kitus elementus. Svetainės stulpelis apibrėžia metaduomenų elementą, kurį galima susieti su turinio tipu, sąrašu arba biblioteka. Pavyzdžiui, galite įtraukti svetainės stulpelių, kad apibrėžtumėte "autorius" arba "data baigta". Įtraukite svetainės stulpelį į įrašų turinio tipą, kad būtų saugomas su įrašu pateiktas metaduomenų elementas, arba įtraukite metaduomenis, kad būtų lengviau tvarkyti įrašą.

Svetainės stulpelio kūrimas

1. Įrašų centro svetainėje spustelėkite Parametrai , tada spustelėkite Svetainės Parametrai.

   Grupėje „SharePoint“ svetainėje spustelėkite Parametrai, spustelėkite Svetainės turinys, tada spustelėkite Svetainės Parametrai.

2. Puslapio Svetainės Parametrai dalyje Žiniatinklio dizaino įrankio galerijosspustelėkite Svetainės stulpeliai.

3. Puslapyje Svetainės stulpeliai spustelėkite Kurti.

4. Puslapio Naujos svetainės stulpelis sekcijos Pavadinimas ir tipas lauke Stulpelio pavadinimas įveskite norimą pavadinimą.

5. Pasirinkite informacijos, kurią norite saugoti stulpelyje, tipą, pvz., valiutą, datą ir laiką arba tekstą.

6. Sekcijoje Grupė pasirinkite esamą grupę, kurioje norite saugoti naują svetainės stulpelį, arba pasirinkite Nauja grupė, kad sukurtumėte naują grupę, kurioje būtų saugomas stulpelis. Grupės suteikia galimybę tvarkyti stulpelius ir lengviau juos rasti.

Sekcijoje Papildomas stulpelis Parametrai pasirinkite norimus papildomus stulpelio parametrus. Šiame skyriuje galimos parinktys skiriasi atsižvelgiant į stulpelio tipą, kurį pasirenkate sekcijoje Pavadinimas ir tipas. Pavyzdžiui, jei stulpelyje saugotimos informacijos tipas yra Pasirinkimas, galite apibrėžti pasirinkimus, kuriuos norite išvardyti skyriuje Papildomas stulpelis Parametrai.

1. Spustelėkite Gerai.

Svetainės stulpelio įtraukimas į įrašų turinio tipą

1. Įrašų centro svetainės pagrindiniame puslapyje spustelėkite Parametrai, tada spustelėkite Svetainės Parametrai.

   Grupėje „SharePoint“ svetainėje spustelėkite Parametrai, spustelėkite Svetainės turinys, tada spustelėkite Svetainės Parametrai.

2. Sekcijoje Žiniatinklio dizaino įrankio galerijos spustelėkite Svetainės turinio tipai.

3. Puslapyje Svetainės turinio tipai spustelėkite svetainės turinio tipą, kurį norite konfigūruoti.

4. Pasirinkę svetainės turinio tipą iš pirminės svetainės arba sukūrę naują svetainės turinio tipą, pasirinktos svetainės turinio tipo puslapio sekcijoje Stulpeliai spustelėkite Įtraukti iš esamų svetainės stulpelių.

5. Puslapio Stulpelių įtraukimas į turinio tipą sekcijoje Pasirinkti stulpelius pasirinkite grupę, kurią norite filtruoti iš sąrašo Pasirinkti stulpelius iš.

6. Pasirinkite stulpelį, kurį norite įtraukti iš sąrašo Galimi stulpeliai, tada spustelėkite Įtraukti.

7. Sekcijoje Naujinti sąrašus ir svetainės turinio tipus nurodykite, ar antriniai svetainės turinio tipai, paveldėti iš šio svetainės turinio tipo, bus atnaujinti jūsų keitimais.

8. Baigę įtraukti norimus stulpelius, spustelėkite Gerai.

Puslapio viršus

Įrašų informacijos valdymo strategijų kūrimas

Informacijos valdymo strategija yra turinio tipo taisyklių rinkinys. Informacijos valdymo strategijos leidžia organizacijoms kontroliuoti ir sekti, pvz., kiek laiko išlaikomas turinys arba kokius veiksmus vartotojai gali atlikti su tuo turiniu.

Strategijos funkcijų įtraukimas į informacijos valdymo strategiją

Strategijos funkcijos, kuriuos galite įtraukti į informacijos strategiją, yra žymos, auditas, galiojimo laikas ir brūkšniniai kodai.

Saugojimo strategijos funkcijos įtraukimas į informacijos valdymo strategiją

1. Puslapyje Strategijos redagavimas pažymėkite žymės langelį Įgalinti saugojimą.

2. Spustelėkite Įtraukti saugojimo etapą ir pasirinkite vieną iš šių saugojimo laikotarpio parinkčių, kad nurodytumėte, kada baigiasi dokumentų galiojimas: Norėdami nustatyti galiojimo pabaigos datą pagal datos ypatybę, pasirinkite Šis etapas pagrįstas elemento datos ypatybėmis, tada pasirinkite veiksmą (Sukurtas arba Modifikuotas ) ir laikotarpį (dienas, mėnesius ar metus).

3. Įveskite reikšmę lauke tarp sąrašų, kad nurodysite laikotarpį.

4. Pasirinkite veiksmą, kuris turėtų įvykti pasibaigus dokumento galiojimui.

5. Jei norite, kad pažymėtas veiksmas būtų kartojamas, pažymėkite žymės langelį sekcijoje Pasikartojimas, tada pasirinkite pasikartojimo laikotarpį.

6. Spustelėkite Gerai.

Puslapio viršus

Audito strategijos funkcijos įtraukimas į informacijos valdymo strategiją

1. Puslapio Redaguoti strategiją sekcijoje Tikrinimas pasirinkite Įgalinti auditą, tada pažymėkite žymės langelius šalia įvykių, kurių audito seką norite išlaikyti.

2. Spustelėkite Gerai.

   Pastaba: Norėdami peržiūrėti audito žurnalus, puslapyje Svetainių Parametrai spustelėkite Audito žurnaloataskaitos , tada pasirinkite ataskaitą, kad būtų galima peržiūrėti.

Brūkšninio kodo strategijos funkcijos įtraukimas į informacijos valdymo strategiją

1. Puslapio Redaguoti strategiją sekcijoje Brūkšniniai kodai pasirinkite Įgalinti brūkšninius kodus.

2. Pasirinkite raginimą vartotojams įterpti brūkšninį kodą... žymės langelis, jei norite, Office kliento taikomosios programos reikalautų, kad vartotojai į savo dokumentus įterptų brūkšninį kodą.

Etikečių strategijos funkcijos įtraukimas į informacijos valdymo strategiją

1. Puslapio Redaguoti strategiją sekcijoje Etiketės pažymėkite žymės langelį Įgalinti etiketes.

2. Norėdami reikalauti, kad vartotojai įterptų etiketę prieš įrašydami arba spausdindami dokumentą, pasirinkite Paraginti vartotojus įterpti etiketę prieš įrašant arba spausdinant.

3. Norėdami neleisti keisti etikečių, kai jos bus pridėtos, pasirinkite Neleisti keisti etikečių, kai jos bus pridėtos.

4. Lauke Etiketės formatas įveskite tekstą, kurį norite matyti etiketėje. Galite naudoti bet kokį fiksuoto teksto arba dokumento savybių derinį, išskyrus apskaičiuotas arba įtaisytas ypatybes, pvz., globaliai unikalų identifikatorių (GUID) arba Sukūrė. Norėdami pradėti naują eilutę, naudokite \n seką.

5. Pažymėkite etiketės teksto šriftą, šrifto dydį, šrifto stilių ir pagrindimą.

6. Lauke Aukštis įveskite etiketės aukštį coliais, o lauke Plotis – etiketės plotį coliais.

7. Norėdami peržiūrėti keitimus, spustelėkite Atnaujinti.

8. Spustelėkite Gerai.

Įrašų valdymo vietoje aktyvinimas svetainių rinkinio lygiu

Pirmasis žingsnis konfigūruojant vietoje jungtą įrašų valdymo sistemą yra aktyvinti funkciją svetainių rinkinio lygiu. Suaktyvinus funkciją, juostelėje galima skelbti / nedeklaruoti įrašai.

1. Viršutiniame svetainės lygyje spustelėkite Parametrai , tada spustelėkite Svetainės Parametrai.

   Grupėje „SharePoint“ svetainėje spustelėkite Parametrai, spustelėkite Svetainės turinys, tada spustelėkite Svetainės Parametrai.

2. Dalyje Svetainių rinkinio administravimasspustelėkite Svetainių rinkinio funkcijos.

3. Šalia Įrašų valdymas vietoje spustelėkiteAktyvinti.

Įrašų deklaracijos parametrų konfigūravimas svetainių rinkinio lygiu

1. Viršutiniame svetainės lygyje spustelėkite Parametrai , tada spustelėkite Svetainės Parametrai.

   Grupėje „SharePoint“ svetainėje spustelėkite Parametrai, spustelėkite Svetainės turinys, tada spustelėkite Svetainės Parametrai.

2. Dalyje Svetainių rinkinio administravimasspustelėkite Įrašo deklaracijos parametrai.

3. Puslapyje Įrašo Parametrai, jei norite apriboti, ką galima padaryti elementams, kurie deklaruojami kaip įrašai, pasirinkite vieną iš parinkčių, esančių skyriuje Įrašo apribojimai.

4. Sekcijoje Įrašo deklaracijos pasiekiamumas pasirinkite, ar pagal numatytuosius nustatymus neautomatinis įrašų deklaravimas turi būti pasiekiamas sąrašuose ir bibliotekose. Jei pasirinksite parinktį Ne visose vietose pagal numatytuosius nustatymus, įrašus galima paskelbti tik naudojant strategiją arba darbo eigą.

5. Sekcijoje Deklaracijos vaidmenys pasirinkite vaidmenis, kurie gali rankiniu būdu paskelbti ir nedeklaruojamą įrašą.

6. Pasirinkite OK (Gerai).

Įrašų deklaracijos parametrų konfigūravimas sąrašo arba bibliotekos lygiu

Konfigūruodami sąrašo arba bibliotekos įrašų deklaracijas, galite labiau kontroliuoti, kur elementus galima deklaruoti kaip įrašus. Konfigūruodami įrašų deklaracijos sąrašą arba biblioteką, galite automatiškai paskelbti elementus kaip įrašus, kai jie įtraukiami į sąrašą arba biblioteką.

1. Sąraše arba bibliotekoje, kurioje norite konfigūruoti įrašų deklaracijos parametrus, juostelėje spustelėkite skirtuką Biblioteka arba Sąrašas, tada spustelėkite Bibliotekos Parametrai arba Sąrašo Parametrai.

   Dalyje SharePoint Online" spustelėkite Parametrai tada spustelėkite Sąrašo parametrai arba Bibliotekos parametrai.

2. Dalies Dokumentų biblioteka / Parametrai sąrašo puslapio dalyje Teisės ir valdymasspustelėkite Įrašo deklaracijos parametrai.

3. Sekcijoje Neautomatinis įrašo deklaracijos pasiekiamumas pasirinkite:

4. Ar norite, kad sąrašas ar biblioteka naudos numatytuosius įrašų deklaracijos parametrus, kuriuos naudoja svetainių rinkinys,

5. ar vartotojams visada turėtų būti leidžiama rankiniu būdu paskelbti elementus kaip sąrašo ar bibliotekos įrašus, ar

6. ar vartotojai niekada negali rankiniu būdu skelbti įrašų sąraše ar bibliotekoje.

7. Sekcijoje Automatinis deklaravimas pažymėkite žymės langelį, jei norite, kad visi į sąrašą ar biblioteką įtraukti elementai būtų automatiškai paskelbti įrašais.

8. Spustelėkite Gerai.

Puslapio viršus