Pastaba: Norėtume jums kuo greičiau pateikti naujausią žinyno turinį jūsų kalba. Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Gal galite šio puslapio apačioje mums pranešti, ar informacija buvo naudinga? Čia yra straipsnis anglų kalba , kuriuo galite pasinaudoti kaip patogia nuoroda.
Naudodami „SharePoint“, galite valdyti įrašus archyve arba toje pačioje dokumentų saugykloje kaip aktyvius dokumentus.
Apžvalga
Prieš planuodami įrašų valdymo sprendimą, turite su administratoriais suplanuoti sprendimą. Daugiau informacijos apie įrašų valdymo sprendimų planavimą ir diegimą rasite skyriuje Taip pat žr.
Įrašų centro svetainė veikia kaip archyvas, o dokumentai nukopijuojami į archyvą kaip tampa įrašais. Ar dokumentas buvo įrašas priklauso nuo to, ar jis buvo laikomas įrašų archyve, ar kitur.
Įrašų valdymas vietoje yra alternatyva įprastiems įrašų kopijavimo, perkėlimo į kitą vietą ir saugos bei saugojimo strategijos taikymo procesams. Įrašus galima tvarkyti vietoje, tai reiškia, kad dokumentą galima palikti dabartinėje svetainės vietoje, paskelbti jį kaip įrašą, tada taikyti tinkamas įrašo saugos, saugojimo ir likvidavimo ypatybes.
Taip pat galimas hibridinis metodasPvz., galite saugoti įrašus su aktyviais dokumentais dvejus metus, tada perkelti įrašus į jų archyvą, kai projektas pasibaigs.
Įrašų centras
Visos įmonės turinį galima pateikti į įrašų centrą, tada perkelti į atitinkamą vietą, kurioje galioja reikiamos teisės ir strategijos, pvz., galiojimo pabaigos ir tikrinimo.
Metaduomenys arba informacija apie duomenis atlieka pagrindinį vaidmenį valdant ir vėliau gaunant informaciją. Metaduomenų naudojimą palaiko funkcijos, pvz., turinio tipai, turinio tvarkytuvas ir virtualieji aplankai.
Įrašų centro funkcijos:
-
Dokumento ID Kiekvienam dokumentui galima priskirti unikalų identifikatorių, kuris liks su suarchyvuotu dokumentu. Tai leidžia greitai nurodyti įrašus naudojant ID, nepaisant dokumento perkėlimo.
-
Saugojimas keliais etapais Saugojimo strategijos gali turėti kelis etapus, kad galėtumėte nurodyti visą dokumento gyvavimo ciklą kaip vieną strategiją (pvz., peržiūrėti sutartis kasmet ir panaikinti po 7 metų).
-
Atskirų elementų audito ataskaitos Galite sugeneruoti atskiro įrašo pritinkintą audito ataskaitą.
-
Hierarchiniai failų planai Galite kurti gilias hierarchines aplankų struktūras ir valdyti kiekvieno hierarchijos aplanko saugojimą (arba paveldėti iš pirminių aplankų).
-
Failų plano ataskaita Jūs galite kurti būsenos ataskaitos, kuriose rodomi elementų skaičių kiekvieno failų plane, kartu su rollup saugojimo strategijų kiekviename mazge planą etape. Taksonomija ir centralizuoti turinio tipai: archyvas bus visos įmonės Taksonomijų ir turinio tipų, užtikrinant nuoseklumą ir konteksto perdavimas tarp bendradarbiavimo erdves ir archyvo vartotojas. Mes kalbėti daug daugiau informacijos apie mūsų 2010 taksonomijos investicijų ateityje skelbimus.
-
Taksonomija ir centralizuoti turinio tipai Archyvas naudos įmonės taksonomijas ir turinio tipus, kad būtų užtikrintas nuoseklumas ir konteksto perdavimas tarp bendradarbiavimo sričių ir archyvo. Daugiau pakalbėsime apie 2010 m. taksonomijos investicijas būsimuose skelbimuose.
-
Turinio tvarkytuvas Įrašų kelvedis gali naudodamas metaduomenis nukreipti gaunamus dokumentus į tinkamą hierarchinio failų plano vietą. Pvz., galite automatiškai taikyti taisykles pateikiamam turiniui: jei pirkimo sutartis pažymėta kaip alfa projektas, siųsti į alfa sutarčių poaplankį ir taikyti elementui to aplanko saugojimo strategiją.
-
Virtualieji aplankai : failų plane yra puikus būdas valdyti saugyklą, tačiau dažnai laiko jums netinka naudoti naršyti ir rasti ieškomą turinį. "SharePoint 2010" įrašų centro leidžia naudoti naują funkciją, vadinamą pagal metaduomenų naršymo, kuri leidžia jums atskleisti pagrindinių metaduomenų kaip virtualieji aplankai:
Įrašų valdymas vietoje
Bet kurioje svetainėje galima įgalinti įrašų valdymą vietoje ir konfigūruoti kaip įrašų valdymo sistemą. Šio tipo sistemoje, skirtingai negu įrašų centre, galima saugoti įrašus kartu su aktyviais dokumentais bendroje erdvėje.
Įrašų valdymas vietoje leidžia kontroliuoti turinį bendradarbiavimo erdvėse. Todėl tam tikrus „SharePoint“ dokumentus (arba interneto dienoraščius, „wiki“, tinklalapius ir sąrašo elementus) galima paskelbti įrašais. Pagal organizacijos apibrėžimą sistema gali apsaugoti tokius įrašus nuo naikinimo ir redagavimo, jei reikia.
Tikrinimas, saugojimas, galiojimo pabaiga, ataskaitos, įrašų darbo eigos, el. aptikimas ir teisinis sulaikymas yra funkcijos, kurias galite naudoti bendradarbiavimo erdvėje, kad subalansuotumėte „SharePoint“ naudą galutiniams vartotojams ir informacijos valdymą.
Įrašus galima skelbti neautomatiškai, vykdant didesnį darbo eigos procesą, arba kaip suplanuotą dokumento saugojimo dalį, pvz., po 2 metų. Svarbiausia, kad paskelbus įrašą turinys neperkeliamas į archyvą, o lieka, kur buvęs, kad galutiniai vartotojai galėtų jį rasti ir naudoti.
Papildomi įrašų valdymo vietoje sistemos pranašumai:
-
Įrašai gali būti saugomi ir tvarkomi keliose svetainėse.
-
Įgalinus versijų kūrimą, įrašų versijų tvarkymas yra automatinis.
-
Tuo pat metu galima vykdyti ir įrašų, ir aktyvių dokumentų iešką.
-
Efektyvesnė kontrolė, kas jūsų organizacijoje yra įrašas, kas jį gali sukurti.
Rekomendacijos planuojant sprendimą
Svarstydami, ar valdyti įrašus atskirame įrašų centre, ar toje pačioje bendradarbiavimo svetainėje, kurioje sukurti dokumentai, atsakykite į šiuos klausimus:
-
Ar bendradarbiavimo svetainės valdymas tinka įrašams valdyti?
-
Ar jūsų pramonės šakoje taikomi įstatymų reikalavimai, kuriais vadovaujantis įrašai turi būti atskirti nuo aktyvių dokumentų?
-
Ar bendradarbiavimo svetainės administratoriui galima patikėti svetainę, kurioje yra įrašai?
-
galbūt norėsite laikyti įrašus svetainėje, kurioje prieiga labiau apribota negu bendradarbiavimo svetainėje, arba svetainėje, kurios atsarginės kopijos kuriamos pagal kitą grafiką.
-
Kiek laiko bus naudojama bendradarbiavimo svetainė? Jei įrašus reikės saugoti ilgiau negu trunka projektas, pasirinkę įrašų valdymo vietoje strategiją turėsite saugoti nenaudojamą bendradarbiavimo svetainę.
-
Ar projekto nariams dažnai reikia dokumentų, kurie virto įrašais? Jei valdote vietoje, projekto nariai gali pasiekti įrašais tapusius dokumentus taip pat kaip aktyvius.
-
Ar jūsų organizacijos įrašų valdytojai atsako tik už įrašus, ar už visą informaciją (aktyvią ir įrašus)? Jei įrašų valdytojai atsako tik už oficialius įrašus, jiems paprasčiau naudotis atskiru įrašų centru.
