Įvadas į „Access“

Darbo su duomenų bazėmis pradžia

Pastaba: Norėtume jums kuo greičiau pateikti naujausią žinyno turinį jūsų kalba. Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Gal galite šio puslapio apačioje mums pranešti, ar informacija buvo naudinga? Čia yra straipsnis anglų kalba, kuriuo galite pasinaudoti kaip patogia nuoroda.

Jūsų naršyklė nepalaiko vaizdo įrašo. Įdiekite „Microsoft Silverlight“, „Adobe Flash Player“ ar „Internet Explorer 9“.

Duomenų bazes ir žiniatinklio taikomąsias programas galite derlius didelėms pranašumų. Duomenų bazės dizaino svarbu savo tikslams pasiekti, ar norite valdyti darbuotojo informaciją, savaitines ataskaitas duomenis arba sekti klientų užsakymus. Laiko suprasti duomenų bazės dizaino padės jums kurti duomenų bazes, kad dešinėje pirmą kartą ir, pagal poreikius.

Svarbu: Prieigos žiniatinklio taikomosios programos skiriasi nuo kompiuterio duomenų bazes. Šiame straipsnyje neaptariami žiniatinklio taikomosios programos dizainas.

Sąvokų ir terminų

Pradėkime nuo mokymosi keli pagrindiniai terminai ir sąvokos. Kurti naudingas duomenų bazės, galite sukurti lenteles, skirta viena tema. Lentelėse, galite įrašyti visus duomenis, reikalingus laukus, kurios turi mažiausią galimų vienetų duomenų šia tema.

Reliacinės duomenų bazės

Duomenų bazės duomenų yra suskirstyti į lenteles, kurie yra kaip skaičiuoklės. Kiekvienoje lentelėje yra tik viena tema, pvz., Klientai (viena lentelė) arba produktų (kitoje lentelėje).

Įrašų ir laukų

Saugojimo atskiras duomenis į lentelę. Eilutės (arba įrašus) saugoti kiekvieną unikalų duomenų tašką, pvz., kliento vardas. Stulpeliai (arba laukus) išskirti fiksuojamas apie kiekvienas duomenų taškas į mažiausią galimų vienetų informaciją – vardas gali būti vienas stulpelis ir pavardės gali būti kitą.

Pirminis raktas

Reikšmė, kuri užtikrina, kad kiekvieno įrašo būtų unikalus. Pvz., gali būti du Klientai tokiu pačiu pavadinimu, Danguolė Gružauskienė. Bet vieną Gružauskienė įrašų turi skaičius 12 kaip pirminis raktas, o kitas turi 58 pirminis raktas.

Pirminiai – antriniai santykiai

Bendras ryšius tarp lentelių. Pvz., vienas klientas gali turėti kelis užsakymus. Pirminės lentelės turi pirminių raktų. Antrinėse lentelėse turi išorinių raktų, kurie yra, Rodyti, kaip antrinis lentelės įrašus su pirminės lentelės pirminio rakto reikšmes. Šie klavišai yra susiję ryšį.

Kaip tinkamai kurti duomenų bazę?

Du principai yra geras duomenų bazės dizainas:

  • Venkite pasikartojanti informacija (dar vadinamas nereikalingų duomenų). Užima vietą ir didina klaidų tikimybę.

  • Užtikrinti, kad duomenys yra teisingi ir išsamūs. Nebaigtos arba klaidingos informacijos srautai per užklausų ir ataskaitų ir galiausiai gali būti suklaidinta sprendimus.

Norėdami išspręsti šias problemas:

  • Paskirstyti duomenų bazės informaciją į siaurą dėmesį lenteles pagal temas. Venkite informacijos keliose lentelėse. (Pvz., klientų pavadinimai turi būti nukreipiamos tik vienoje lentelėje.)

  • Sujunkite lenteles, kartu naudojant klavišus vietoj dubliuoti duomenis.

  • Apima procesus, kurie palaiko ir užtikrinti tikslumą ir vientisumą, duomenų bazės informaciją.

  • Sukurkite savo duomenų bazę naudodami savo duomenų apdorojimo ir ataskaitų kūrimo poreikius.

Kad būtų naudingesnė ilgalaikiai duomenų bazių, atlikite šiuos penkių dizaino veiksmus:

1 veiksmas: Nustatykite duomenų bazės tikslą

Prieš pradėdami turi duomenų bazės tikslą.

Norėdami, kad jūsų dizaino dėmesio, apibendrinti duomenų bazės paskirtis ir dažnai nurodo į suvestinę. Jei norite namų pagrįstas verslo mažų duomenų bazės, pvz., galite parašyti ką nors paprasto, pvz., "klientų duomenų bazę saugo klientų informacijos paštas ir ataskaitos, sąrašą." Įmonės duomenų bazės, gali prireikti kelių pastraipų aprašyti, kada ir kaip skirtingus vaidmenis žmonės naudos duomenų bazę ir jos duomenų. Sukurkite konkretų ir išsamų misijos perduoti per visą kūrimo procesą.

2 veiksmas: Raskite ir tvarkykite reikiamą informaciją

Gauti visų tipų informacijos, kuriuos norite įrašyti, pvz., savo produktų pavadinimus ir užsakymo numerius.

Pradėkite esamą informaciją ir stebėjimo metodus. Pvz., galbūt šiuo metu įrašote pirkimo užsakymus su knyga ar laikomos kliento informacija popieriaus formų. Naudokite šiuos šaltinius, kad jums šiuo metu užfiksuoti (pavyzdžiui, visus langelius savo formų) informaciją. Kur šiuo metu nėra užfiksuoti svarbią informaciją, pagalvoti apie atskiras informacija jums reikia. Kiekvieno atskirų duomenų tipo tampa lauką į savo duomenų bazę.

Nereikia nerimauti apie tai, kaip puikiai jūsų pirmajame sąraše, galite suderinti per tam tikrą laiką. Bet visi žmonės, kurie naudoja šią informaciją, ir paprašykite savo idėjas.

Be to, pagalvokite apie ką norite iš duomenų bazės ir tipų ataskaitas ar paštas, kurį norite gauti. Tada, įsitikinkite, kad jūs esate užfiksuoti informaciją, reikalingą šių tikslų. Pavyzdžiui, jei norite ataskaitą, kurioje rodoma pardavimo pagal regioną, jums reikia fiksuoti pardavimo duomenų regiono lygiu. Pabandykite eskizas ataskaitą su informacija, kaip norėtumėte ją matyti. Tada sąrašo duomenis, jums reikia sukurti ataskaitą. Atlikite tą patį pašto pranešimai ar kiti dokumentai iš duomenų bazės.

Pavyzdys

Tarkime, galite suteikti vartotojams galimybę pasirinkti iki (arba nuo) periodiškai pašto atnaujinimus, ir norite spausdinti sąrašą tų, kurie pasirinko dalyvauti. Jums reikia siųsti laišką stulpelį lentelėje klientų leidžiamą reikšmėmis taip ir ne.

Tiems, kurie nori gauti el. laiškus, jums reikia elektroninio pašto adresą, kuris taip pat reikia lauką. Jei norite įtraukti tinkamą pasveikinimą (pvz., p., Mrs ar Ms.), pasveikinimas lauko. Jei norite adresą klientams jų vardas laiškus, įtraukite lauką vardas.

Patarimas: Atminkite, kad į jo mažiausias naudinga dalis, pvz., vardo ir pavardės klientui lentelės nutraukti kiekviena informacijos dalis. Apskritai, jei norite rikiuoti, ieškoti, apskaičiuoti, arba ataskaitos pagal konkrečią informaciją (pvz., kliento pavardė), savo lauke reikia įdėti elementą.

3 veiksmas: Paskirstyti informaciją į lenteles

Jūsų informacijos elementai suskirstyti pagrindines kategorijas ar temas, pvz., produktai, klientus ir užsakymai. Kiekviena tema tampa lentelę.

Po to, kai suvesite reikiamą informaciją, nustatyti pagrindines kategorijas (ar temas) jums reikia tvarkyti savo duomenis. Vengti duomenų per subjektai. Pvz., pirminis sąrašas produkto pardavimo duomenų bazės gali atrodyti taip:

Ekrano nuotrauka informacijos elementai, sugrupuoti pagal temas

Pagrindiniai subjektai: klientų, tiekėjų, produktai ir užsakymai. Todėl pradėkite šias keturias lenteles: vieną faktai apie klientus, po vieną faktai apie tiekėjų ir pan. Tai gali būti galutinis dizainą, bet tai gera pradžia.

Pastaba: Geriausios duomenų bazės yra keliose lentelėse. Išvengti pagundos perkelkite visus savo informaciją į vieną lentelę. Tai lemia pasikartojančių informaciją, didesnės duomenų bazės dydį ir didesnę klaidų. Dizainas, kad būtų įrašyti kiekvieną tai tik vieną kartą. Jei radote sau kartoti informaciją, pvz., tiekėjas adresą, pertvarkyti savo duomenų bazę kitoje lentelėje pateikti šią informaciją.

Norėdami suprasti, kodėl lentelių yra geresnė nei mažiau, apsvarstykite galimybę naudoti lentelę, parodyta čia:

Ekrano produktai, ir tiekėjai duomenų fragmentas

Kiekvienoje eilutėje yra informacijos apie produkto ir jo tiekėjas. Todėl, kad turite daug produktų iš to paties tiekėjo, turi būti kartojamas keletą kartų tiekėjo pavadinimo ir adreso informaciją. Tai eikvos vietą diske. Vietoj to, įrašyti tiekėjo informaciją tik vieną kartą atskiroje lentelėje tiekėjai ir tada susieti lentelę produktai.

Antroji problema šio dizaino akivaizdu, kai norite modifikuoti informaciją apie tiekėjo. Tarkime, kad jums reikia pakeisti tiekėjo adresas. Nes daugelyje vietų, galite netyčia pakeisti adresą vienoje vietoje, bet nepamirškite pakeisti jį kitiems. Įrašymo tiekėjo adresas tik vienoje vietoje išspręsti šią problemą.

Galiausiai, Tarkime, kad yra tik viena produkto suteiktame Coho vyninė, ir norite panaikinti produktą, bet palikti tiekėjo pavadinimo ir adreso informaciją. Šio dizaino, kaip panaikinti produkto įrašą, taip pat neprarandant tiekėjo informaciją? Negalite. Kadangi kiekviename įraše yra duomenys ir apie produktą be apie tiekėją, Norėdami panaikinti vieną kitą nepanaikindami neįmanoma. Norėdami atskirti šiuos faktus, šios lentelės skaidymas į dvi: pirmasis produkto informacija ir antrasis tiekėjas informacijos. Tada panaikinus produkto įrašą, galite panaikinti tik faktai apie produkto – ne faktai apie tiekėjas.

4 veiksmas: Informacijos elementų pavertimas stulpeliais

Nuspręskite, kokią informaciją norite saugoti kiekvienos lentelės. Šių atskirų duomenų dalys tampa lentelės laukų. Pvz., darbuotojų lentelės gali įtraukti laukus, pvz., pavardė, vardas ir nusamdyti data.

Pažymėję tema duomenų bazės lentelės stulpelių lentelės turėtų saugoti faktai apie tą vieną temą. Pavyzdžiui, produkto lentelės turėtų saugoti faktai tik apie produktus, – ne apie tiekėjus.

Nuspręsti, kokią informaciją sekti lentelėje, naudokite sąrašą, kurį sukūrėte anksčiau. Pvz., lentelę Klientai gali būti: vardas, pavardė, adresas, siųsti laišką, pasveikinimas ir elektroninio pašto adresą. Lentelės įrašus (klientas) yra stulpelių, kad tos pačios, todėl saugote kiekvieno kliento tiksliai tą pačią informaciją.

Sukurkite savo pirmąją sąrašą, ir tada peržiūrėkite ir jį patobulinti. Atminkite, kad informacijos padalyti į mažiausią galimi laukai. Pavyzdžiui, jei jūsų pradinį sąrašą adresas kaip laukas, padalyti, į gatvės adresas ir miestas, būsena, pašto indeksas, arba, jei jūsų klientai visuotinį, į dar daugiau laukų. Tokiu būdu, pvz., galite atlikti paštas tinkamo formato arba užsakymai pagal valstiją ataskaitą.

Po to, kai yra patikslinti duomenų stulpelius kiekvienoje lentelėje, esate pasirengę pasirinkti kiekvienos lentelės pirminio rakto.

5 žingsnis: Nurodyti pirminiai raktai

Pasirinkite kiekvienos lentelės pirminį raktą. Pirminis raktas, pvz., produkto ID ir užsakymo ID, unikaliai identifikuoja kiekvieną įrašą. Jei neturite akivaizdu, unikalus identifikatorius, naudokite Access sukurti už jus.

Jums reikia būdo identifikuoti kiekvieną kiekvienos lentelės eilutę. Atminkite, kad anksčiau pavyzdžiui, kurioje du klientai turi tą patį pavadinimą? Kadangi jie bendrinti pavadinimą, jums reikia atskirai nurodyti kiekvieno būdo.

Kad kiekviena lentelė turėtų būti stulpelį (arba stulpelių rinkinį), unikaliai identifikuoja kiekvieną eilutę. Tai vadinama pirminį raktą ir dažnai yra unikalus skaičius, pvz., darbuotojo ID numerį arba eilės numerį. "Access" naudoja pirminius raktus greitai susieti duomenis iš kelių lentelių ir duomenų už jus.

Kartais pirminį raktą sudaro du ar daugiau laukų. Pavyzdžiui, lentelėje išsami užsakymo informacija, kurioje saugomos užsakymų eilutės elementai gali naudoti du stulpelius pirminis raktas: užsakymo ID ir produkto ID. Kai pirminis raktas sudaromas daugiau nei vienas stulpelis, tai taip pat vadinama sudėtinio rakto.

Ekrano fragmentą iš lentelės produktai

Jeigu jau turite informaciją unikalus identifikatorius lentelėje, pvz., produkto numerius unikaliai kiekvieno produkto savo katalogą, naudoti, bet tik jei reikšmes atitinka šių taisyklių pirminius raktus:

  • Identifikatorius visada bus skirtinga kiekvienam įrašui. Pirminio rakto neleidžiama pasikartojančių reikšmių.

  • Visada yra elemento reikšmę. Kiekvieno įrašo lentelėje turi būti pirminis raktas. Jei naudojate kelis stulpelius, Norėdami sukurti raktą (pvz., dalis šeimos ir numeris), abi reikšmės visada turi būti pateikti.

  • Pirminis raktas yra reikšmė, kuri nekinta. Nes klavišai, kuriuos nurodo kitose lentelėse, bet kokį pirminį raktą vienoje lentelėje reiškia pakeisti jį visur, kur jį nurodo. Dažnai keisti padidinti klaidų riziką.

Jei neturite akivaizdžių identifikatorių, naudoti numerio savavališkai, unikalus kaip pirminį raktą. Pavyzdžiui, galite priskirti kiekvieno užsakymo unikalių numeruoti identifikavimo tvarka tik tam.

Patarimas: Jei norite sukurti unikalų numerį kaip pirminį raktą, įtraukti stulpelį naudojant duomenų tipą Automatinis numeravimas. Duomenų tipas AutoNumber automatiškai priskiria unikalus, skaitinę reikšmę kiekvienam įrašui. Šio tipo identifikatorius yra ne faktinės informacijos, apibūdinantis, kuo jis reiškia eilutę. Tai puikiai tinka naudoti kaip pirminį raktą, nes skaičius nesikeičia – ne taip, kaip pirminį raktą, kuriame yra faktai apie eilutę, pvz., telefono numerį arba kliento pavadinimą.

Norite daugiau?

Vardų nustatymo laukai, valdikliams ir objektams gairės

Įvadas į lenteles

„Excel“ mokymas

„Outlook“ mokymas

Geriausios duomenų bazių prasideda geras struktūrinis dizainas. Šiame vaizdo įraše sužinosite, kokių duomenų bazę, yra SĄRYŠINĖS duomenų bazės, kurioje galite sukurti su "Access". Sužinosite, kaip tvarkyti savo duomenų bazę su LENTELĖMIS ir kaip sukurti ryšį tarp lentelių su klavišus.

Taigi, kas yra duomenų bazę, vis tiek? Plačiąja prasme, duomenų bazės yra bet struktūra rinkti duomenis. Jūsų kucharskie yra visų duomenų bazių, ir taip yra šį paprastą sąrašą vardus ir telefono numerius programoje "Excel".

Kitas klausimas: "ką daro" Access "duomenų bazės skiriasi? Kodėl reikėtų naudoti jį?" Atsakymas yra RELIACINĖ lentelės struktūrą, ir Štai kas tai reiškia.

Jūsų duomenys yra suskirstyti į lenteles. Tų lentelių yra sujungtos BENDRINAMŲ laukų vadinamas klavišus.

Klavišus atlikti du dalykus. Pirmiausia jie priskirti tam tikrą reikšmę kiekvieną lentelės eilutę. Galite matyti, kad Lester Baxley turi reikšmę "1" priskirtas savo vardą ir Patricia balta jo reikšmė yra "2" priskirtas savo vardą.

Klavišai taip pat susieti lentelių bendrindami tarp laukų reikšmes. Pavyzdžiui, galite matyti, türkiye 's rakto reikšmė yra bendrinama su dviem telefono numeriais, ir, todėl šių telefono numeriai jo. Taip pat galite peržiūrėti, Naomi Barton rakto reikšmės bendrinami tris kartus, ir šių telefono numeriai priklauso jai.

Dabar jūsų duomenų bazėje yra dviejų rūšių klavišus. Rakto reikšmės yra šiame lauke ir jie bendrinti šioje srityje paskirties lauką. Kilmės lauko vadinamas pirminis raktas ir išorinis raktas vadinamas paskirties lauko. Tačiau tik turintys laukai yra ne juos susieti. Tai padaryti iš naujo, kuriant ryšį tarp lentelių.

Jums gali galvoti, "Palaukite sekundę, tai atrodo daug darbo. Kodėl turėčiau tai?" Didelis klausimas. Pirma, saugyklos yra efektyvesnė. Ar matote, kaip dažnai pavadinimai yra pasikartojantis čia?

Reliacinės struktūrą, įveskite dauguma jūsų tik vieną kartą. Įrašykite daug vietos. Reliacinės struktūros taip pat pagerinti tikslumą, nes kai įvedate duomenis daugiau nei vieną kartą, paleidus grėsmė, kad klaidas.

Pavyzdžiui, atrodo, kas nutiks, jei parašysite Naomi Barton pavadinimą. Telefono numerį tampa sunkiau rasti ir niekada pastebėti klaidą. Kadangi reliacinės struktūros įvesite dauguma jūsų tik vieną kartą, galite sumažinti klaidų tikimybę. Ir, jei padarysite klaidą, jums tereikia pataisyti vienoje vietoje.

Reliacinės struktūros taip pat yra puikus būdas užfiksuoti operacijas. Savo duomenų bazę, priklausomai operaciją galite nurodyti, kurioje studentų, kurie klasėse, kokių pardavimo įvyko arba kuris jums skolinti knygos.

Taigi dabar žinote pirmieji trys pagrindiniai veiksmai duomenų bazės dizainas. Vienas žingsnis yra surinkti visus duomenis, kuriuos norite saugoti. Šiame pavyzdyje, mums reikia vartotojų vardus, telefono numerius ir būdas skirstyti į tuos.

Antrąjį veiksmą yra nustatyti visus duomenis, jums gali pakartoti. Pvz., vartotojų vardus šiame pavyzdyje.

Galiausiai, trečias veiksmas yra tvarkyti tuos duomenis į savo lentelę.

Bet kurį pastebėjote pasikartojančių duomenų tipo lauke? Geras laimikis. Iš tikrųjų gali nutraukti tuos duomenis į lentelę. Bet kadangi tai tik kelios reikšmės, geriau yrafiltruoti kurti peržvalgos sąrašas, kuris yra tik trumpas pasirinkite – reikšmių sąrašas.

Naudojant lenteles ir raktai sukurti reliacinės struktūra yra svarbiausias geras duomenų bazės dizainas. Su jūsų sąryšinės duomenų bazės programoje "Access", galite sutaupyti laiko, sutaupysite vietos, sumažinti klaidos ir fiksuoti operacijas aplink savo svarbių duomenų bitai, kad galėtumėte dirbti efektyviau.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×