Vadovas ataskaitų kūrimas

Pastaba: Norėtume jums kuo greičiau pateikti naujausią žinyno turinį jūsų kalba. Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Gal galite šio puslapio apačioje mums pranešti, ar informacija buvo naudinga? Čia yra straipsnis anglų kalba, kuriuo galite pasinaudoti kaip patogia nuoroda.

Access suteikia jums įvairių įrankių, kurie padės jums greitai sukurti patrauklią, lengvai skaityti pranešimų, kad pateikti duomenis tokiu būdu, kuris geriausiai atitinka vartotojų poreikius. Sukurti paprastą ataskaitą vienu spustelėjimu, galite naudoti komandas "skirtuke" kurti . Ataskaitų vedlį galite naudoti norėdami sukurti sudėtingesnes ataskaitą, arba galite kurti ataskaitas, įtraukiant visus duomenis ir formatavimo elementus patys. Nesvarbu, koks metodas, galite pasirinkti, tikriausiai bus atlikti bent kelis pakeitimus ataskaitos dizainas, kad būtų rodomi duomenys, kaip norite, kad. Šiame straipsnyje aptariama, kaip bendras procesas kurti ataskaitą ir tada parodyta, kaip įtraukti konkrečius dizaino elementus į ataskaitą.

Šiame straipsnyje

Nuspręskite, kaip išdėstyti ataskaitos

Naudoti valdymo išdėstymą suderinti duomenų

Įtraukti arba pašalinti ataskaitos arba puslapio antraštės ir poraštės sekcijas.

Patarimai, kaip formatuoti skirtingų tipų duomenys

Nuspręskite, kaip išdėstyti ataskaitos

Kurdami pranešimą, pirmiausia turite apsvarstyti kaip norite išdėstyti puslapyje duomenis ir kaip saugomi duomenys duomenų bazėje. Kūrimo metu galite net atrasti, duomenų lentelėse turi būti išdėstyti ne leis jums sukurti norimą ataskaitą. Tai gali būti ne lenteles normalizuojama nurodymas – tai reiškia, kad duomenys nesaugomi efektyviai.

Įsitikinkite, kad ataskaitos eskizas

Šį veiksmą nereikia, galite pastebėti, kad "Access" ataskaitos vediklis arba ataskaitos įrankį (abu rasite skirtuko kūrimas grupėje ataskaitos ) suteikti pakankamai pradžios dizaino ataskaitą. Tačiau, jei nuspręsite kurti ataskaitą nenaudojant šiuos įrankius, jums gali būti jums naudingos jį, kad neapdoroti eskizą ant popieriaus ataskaitos langelį, kur kiekviename lauke eina piešimo ir rašymo lauko pavadinimą kiekviename lauke. Taip pat galite naudoti programas, pvz., "Visio" Word "arba" sukurti ataskaitos maketą. Nesvarbu, koks metodas, kurią naudojate, būtinai įtraukite pakankamai eilučių, nurodančius, kaip kartoja duomenis.

completed form overlapping preliminary sketch

Pavyzdžiui, galite naudoti produkto informacijos eilutės, tada kelis pasikartojančių eilučių to produkto pardavimo ir galiausiai pardavimo sumos eilutė produkto. Tada seka kartoja kitą produkto ir taip toliau, kol ataskaitos pabaigoje. Arba, galbūt jūsų ataskaita yra paprastas sąrašą duomenų lentelėje, šiuo atveju jūsų eskizas gali būti tik sekos eilučių ir stulpelių.

Pastaba: Šis metodas taip pat labai naudinga, jei kuriate ataskaitą kito asmens vardu. Šiuo atveju kito asmens piešti eskizą prieš pradedant darbą.

Sukūrę savo eskizas, nustatyti, kuriuos lentelės arba lentelių, kuriose yra duomenų, kuriuos norite Rodyti ataskaitoje. Jei visi duomenys yra į vieną lentelę, galite kurti ataskaitą tiesiai ant tos lentelės. Dažniau, kelias lenteles, jums reikia apjungti užklausoje, prieš rodydami jį ataskaitos saugomi duomenys, kuriuos norite. Užklausą galima įtraukti į ataskaitos ypatybę Įrašo šaltinis , arba galite sukurti atskirą, įrašytą užklausą ir kurti ataskaitą apie tai.

Nuspręsti, kokie duomenys, pateikti kiekvienos ataskaitos skyriuje

Kiekvieno ataskaitos turi vieną ar daugiau ataskaitos sekcijų. Vienas skyrius, kuriame yra kiekvieno ataskaitos yra išsamios informacijos skyriuje. Šiame skyriuje kartoja vieną kartą kiekvieno įrašo lentelėje arba užklausoje, pagal ataskaitą. Kituose skyriuose pasirinktinai ir pakartokite mažiau dažnai ir paprastai naudoja, kad būtų rodoma informacija, kuri yra bendra įrašų grupę, į ataskaitą arba visos ataskaitos puslapyje.

Toliau pateiktoje lentelėje aprašoma, kurioje yra kiekvienos sekcijos ir kaip paprastai naudoti sekciją.

Sekcija

Vieta

Įprastos turinys

Ataskaitos antraštės sekcijos

Rodomas tik vieną kartą, pirmą ataskaitos puslapio viršuje.

  • Ataskaitos pavadinimas

  • Logotipas

  • Šiandienos data

Ataskaitos antraštės sekcijos

Rodomas po paskutinės eilutės duomenis, virš puslapių antraštės sekcijos paskutiniame puslapyje ataskaitos.

Ataskaitos sumas (sumos, skaičiuoja, vidurkiai ir t.t.)

Puslapio antraštės sekcijos

Rodomas kiekvieno ataskaitos puslapio viršuje.

  • Ataskaitos pavadinimas

  • Puslapio numeris

Puslapio antraštės sekcijos

Rodomas kiekvieno ataskaitos puslapio apačioje.

  • Šiandienos data

  • Puslapio numeris

Grupės antraštės sekcijos

Rodomas tik nurodytose įrašų grupės.

Laukas, kuris yra sugrupuotas su

Grupės antraštės sekcijos

Yra tik po įrašų grupės.

Grupės sumos (sumos, skaičiuoja, vidurkiai ir t.t.)

Informacijos apie įtraukdami arba pašalindami ataskaitos antraštė ir poraštė sekcijų ar puslapių antraštės ir poraštės sekcijas, ieškokite šio straipsnio skyriuje įtraukti arba šalinti ataskaitos arba puslapio antraštės ir poraštės sekcijas . Grupėje antraštės ir poraštės sekcijas galite įtraukti naudodami sritį grupavimas, rūšiavimas, ir kaip maketo ar dizaino rodinys.

Nuspręskite, kaip organizuoti išsamius duomenis

Dažniausiai išdėstomi į lentelės formos arba rietuvės formos makete, tačiau Access suteikia galimybę naudoti beveik bet kuriame sutvarkytas įrašus ir laukus, kuriuos norite.

Lentelės formos makete    Lentelės formos makete yra panašus į skaičiuoklę. Žymos yra viršuje, o duomenis išdėstytas stulpelių žemiau etikečių. Lentelės formos nurodo duomenų kaip lentelės išvaizdą. Tai yra ataskaitos tipą, Access sukuria spustelėjus ataskaitą , skirtuko kūrimas grupėje ataskaitos . Lentelės formos makete yra gera naudoti, jei jūsų ataskaitoje yra palyginti nedaug laukus, kuriuos norite Rodyti paprastą sąrašą formatu. Toliau pateiktoje iliustracijoje pateiktas darbuotojų ataskaita, kuri buvo sukurta naudojant lentelės formos makete.

Employees report in a tabular layout

Sudėtinė maketas    Rietuvės formos makete panašus į formą, kurią galite užpildyti atidarant banko sąskaitą ar pirkimas iš interneto pardavėjo. Kiekvienas duomenų vienetas yra pažymėtas, ir laukai yra sudėtinė viena ant kitos. Šį maketą tinka ataskaitos, kuriose yra per daug laukų Rodyti lentelės forma, tai yra stulpelių plotį viršytų ataskaitos plotį. Toliau pateiktoje iliustracijoje pateiktas darbuotojų ataskaita, kuri buvo sukurta naudojant rietuvės formos makete.

Employees report in a stacked layout

Pastaba: Ataskaitų vedlyje šį maketą vadinamas stulpelio formos maketą.

Mišrios maketas    Galite naudoti lentelės formos ir rietuvės formos maketai elementai. Pvz., kiekvieno įrašo galite tvarkyti tam tikrų laukų horizontalios eilutės informacijos sekcijos viršuje ir tvarkyti kitus laukus iš to paties įrašo vieną ar daugiau rietuvės formos maketuose po viršutinę eilutę. Toliau pateiktoje iliustracijoje pateiktas darbuotojų ataskaita, kurioje buvo sukurta naudojant mišrios maketą. ID ir pavardė, vardas laukai išdėstyti lentelės formos valdiklių maketas ir pareigų ir darbo telefonas laukai išdėstyti rietuvės formos makete. Šiame pavyzdyje tinklelis yra naudojama teikti visual atskyrimo laukų kiekvienam įmonės darbuotojui.

Employees report that uses a mixed layout

Abipusė lygiuotė maketas    Naudojant ataskaitų vedlį kurkite ataskaitą, galite naudoti lygiuotos maketą. Šis maketas naudoja visą puslapio plotį kompaktiškas, kaip galima Rodyti įrašus. Žinoma, naudojant ataskaitų vedlį galite pasiekti tą patį rezultatą, tačiau jis gali būti kruopščiai procesas tiksliai suderinti laukus. Toliau pateiktoje iliustracijoje pateiktas darbuotojų ataskaita, kurioje buvo sukurtas naudojant ataskaitų vedlį lygiuotos maketas.

Employees report that uses a justified layout

Pagrįsta maketas yra geras maketą, jei rodote daug laukų ataskaitos. Ankstesniame pavyzdyje, jei naudojate lentelės formos makete, kad būtų rodomi tie patys duomenys, laukus išplėsti puslapio krašto. Jei naudojate yra rietuvės makete, kiekvieno įrašo užima gerokai didesnė Vertikalus tarpas, kuris eikvojama popieriaus ir yra ataskaitos dar sunku skaityti.

Puslapio viršus

Naudoti valdymo išdėstymą suderinti duomenų

Valdiklių maketai yra vadovai, kuriuos galite įtraukti į ataskaitą, kol užklausa yra atidaryta kaip maketo ar dizaino rodinys. ataskaitos kūrimas naudojant ataskaitų vedlį arba kuriant ataskaitą spustelėdami ataskaitą , skirtuko kūrimas grupėje ataskaitosAccess automatiškai įtraukia valdiklių maketai. Valdiklio maketą, kaip lentelę, kiekviename langelyje gali būti etiketės, teksto lauko arba kito tipo valdiklį. Toliau pateiktoje iliustracijoje pateiktas lentelės formos valdiklių maketas ataskaitoje.

Pagrindinis lentelės formos valdiklių maketas

Oranžinė eilutės parodo eilučių ir stulpelių maketo valdiklis, ir jie yra matomi tik tada, kai ataskaita atidaryta kaip maketo ar dizaino rodinys. Valdiklių maketai padėti jums pasiekti vienodą lygiuotė duomenų eilutėse ir stulpeliuose, ir įsitikinkite, kad ją būtų lengviau įtraukti, keisti arba pašalinti laukus. Naudojant įrankiai skirtuko tvarkytilentelės ir toje pačioje vietoje grupėse (yra maketo ar dizaino rodinys), galite pakeisti vieno tipo valdiklių maketo į kitą ir galite pašalinti valdiklių maketai, kad galite nukreipti į valdikliai, ten, kur norite, ataskaitos.

Pastaba: Jei naudojate "Access 2007", galite rasti šių įrankių skirtuko tvarkyti grupėje Valdiklių maketas .

Puslapio viršus

Įtraukti arba pašalinti ataskaitos arba puslapio antraštės ir poraštės sekcijas.

Kaip nurodyta šiame straipsnyje, antraštės ir poraštės yra ataskaitos sekcijų, kuriuos galite naudoti norėdami Rodyti informaciją, kuri yra visos ataskaitos arba ataskaitos kiekviename puslapyje. Pavyzdžiui, galite įtraukti puslapio antraštės sekcijos Rodyti puslapio numerį kiekvieno puslapio apačioje, arba galite įtraukti ataskaitą antraštės sekcijos Rodyti visos ataskaitos pavadinimą.

Ataskaitos arba puslapio antraštę ir poraštę sekcijų įtraukimas

  1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą keisti ataskaitą, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Dizaino rodinys.

  2. Patikrinkite, ar skyriuose, kurie jau yra ataskaitą. Sekcijų yra atskirti horizontalios juostas vadinamas sekcijos programos pasirinkimo. Ant kiekvienos sekcijos parinkiklį etiketės nurodo, kas yra po juo sekciją.

    Ataskaita kaip dizaino rodinys

    Kiekvieną ataskaitą informacijos sekciją ir taip pat gali būti ataskaitos antraštė, puslapio antraštę, puslapio poraštę ir ataskaitos poraštė. Be to, jei ataskaitoje yra grupavimo lygių, galite matyti grupės antraščių ir poraščių (pvz., Failo kaip antraštės rodomas ankstesnėje iliustracijoje). Pagal numatytuosius nustatymus grupėje antraštės ir poraštės yra vadinami naudojant lauko pavadinimas arba reiškinys, kuris yra grupės. Šiuo atveju grupės lauko pavadinimas yra "Failų kaip".

  3. Norėdami įtraukti puslapio antraštės ir poraštės sekcijas arba ataskaitos antraštės ir poraštės sekcijas į ataskaitą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį sekcijos parinkiklį ir spustelėkite Puslapio antraštė/poraštė arba Ataskaitos antraštė/poraštė kontekstiniame meniu.

    Dėmesio: Jei skyriuje jau yra ataskaitos, Access įspėja, jis bus panaikinti esamą sekciją ir joje valdiklius.

    Dabar galite esamų valdiklių perkėlimas arba įtraukti naują valdiklių naujas sekcijas.

Access visada įtraukia puslapio ir ataskaitos antraštės ir poraštės sekcijas poras. T.y., negalite įtraukti puslapių arba ataskaitos antraštės sekcijos neįtraukiant atitinkamų antraštės sekcijos. Jei jums nereikia tiek sekcijų, negalite panaikinti sekciją, tačiau galite keisti nenaudojamos skyriuje aukščio nulis (0), kad išvengtumėte papildomų mokesčių vertikalus tarpų įtraukimo į ataskaitą. Nukreipkite žymiklį nenaudojamos sekcijos apačioje, kol jis pasikeis į dvikryptę rodyklę Double-sided arrow , ir tada vilkite į viršų, kol skyriuje yra paslėpta. Jei sekcijoje yra valdiklių, turite juos panaikinti prieš visiškai galite paslėpti sekciją.

Pašalinti ataskaitos arba puslapio antraštės ir poraštės sekcijas.

  1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą keisti ataskaitą, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Dizaino rodinys.

  2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį sekcijos parinkiklį ir kontekstiniame meniu spustelėkite Puslapio antraštė/poraštė arba Ataskaitos antraštė/poraštė .

Jei pašalinsite antraštės ir poraštės poros ir kurie turi valdiklius, Access įspėja, panaikindami sekcijų taip pat panaikinsite valdiklius ir kad nėra galėsite anuliuoti veiksmą. Spustelėkite taip Norėdami pašalinti sekcijų ir valdiklių naikinimą, arba spustelėkite ne , jei norite atšaukti veiksmą.

Puslapio viršus

Patarimai, kaip formatuoti skirtingų tipų duomenys

Kai kuriate ataskaitą naudodami ataskaitos įrankį (galima skirtuko kūrimas grupėje ataskaitos ) arba naudojant ataskaitų vedlį, Access įtraukia laukus į ataskaitą, kurią ir sukuria tinkamiausias valdymo Rodyti kiekvieno lauko, pagal lauko duomenų tipo. Jei įtraukiate laukus į ataskaitą sau, pageidaujamas metodas yra kiekvieną lauką nuvilkite iš Laukų sąrašas į ataskaitą. Kaip naudojant ataskaitų vedlį arba ataskaitos įrankį, Access sukuria tinkamiausias valdiklį su kiekvienu lauku, priklausomai nuo lauko duomenų tipo. Dauguma duomenų tipų, tinkamiausias (numatytasis parametras) valdiklis naudoti yra teksto lauką.

Toliau skyriuose pateikiama patarimų, kaip formatuoti kai specialusis didžiųjų ir mažųjų raidžių duomenų tipų.

Kelių reikšmių laukai    Kelių reikšmių lauko numatytąją valdiklis yra pasirinktinio įvedimo lauką. Tai gali atrodyti keista pasirinkimas valdiklio ataskaitos, nes negalite spustelėti rodyklę, esančią dalyje pasirinktinio įvedimo lauko ataskaitoje. Tačiau, atsižvelgiant į ataskaitą, pasirinktinio įvedimo lauko veikia kaip teksto lauką. Rodyklę matomas tik kaip dizaino rodinį.

Jei lauke yra kelias reikšmes, tų reikšmių atskiriamos kableliais. Jei nėra pakankamai platus, kad būtų rodomos visos reikšmės vienos eilutės bei ypatybės gali didėti ypatybė, pasirinktinio įvedimo lauko pasirinktinio įvedimo laukas yra nustatyta kaip taip, reikšmės kėlimas į kitą eilutę. Kitu atveju reikšmės yra suapvalinamos. Norėdami nustatyti valdiklio ypatybės gali didėti ypatybę, atidarykite ataskaitą kaip dizaino rodinys arba maketo rodinyje, spustelėkite valdiklį ir paspauskite F4, kad būtų valdiklio ypatybių lapas. Ypatybės gali didėti ypatybė yra skirtuko Formatavimas ir skirtuką Visi valdiklio ypatybių lapas.

Raiškiojo teksto laukai    Numatytasis valdiklio raiškiojo teksto lauko yra teksto laukas. Jei teksto lauke yra per mažas Rodyti visas reikšmes eilute ir ypatybės gali didėti ypatybę teksto lauke yra nustatyta kaip taip, reikšmės kėlimas į kitą eilutę. Kitu atveju reikšmės yra suapvalinamos. Norėdami nustatyti valdiklio ypatybės gali didėti ypatybę, atidarykite ataskaitą kaip dizaino rodinys arba maketo rodinyje, spustelėkite valdiklį ir paspauskite F4, kad būtų valdiklio ypatybių lapas. Ypatybės gali didėti ypatybė yra skirtuko Formatavimas ir skirtuką Visi valdiklio ypatybių lapas.

Raiškiojo teksto lauko padeda formatuoti tekstą įvairiais būdais. Pvz., kelių žodžių lauke galite pabrėžti ir keletą kitų žodžių tame pačiame lauke gali būti kursyvu. Taip, tačiau vis tiek galite nustatyti į bendrą teksto laukelių, kuriuose yra raiškiojo teksto formatavimo stilių. Teksto lauko formatavimas taikomas tik tekstą, kuris nebuvo specialiai suformatuotas naudojant raiškiojo teksto formatavimą.

Nustatyti formatavimo stilių, teksto lauką, kuriame rodoma raiškiojo teksto laukas

  1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą naršymo srityje ir tada laikinajame meniu spustelėkite Maketo rodinys .

  2. Spustelėkite teksto lauką, kuriame rodoma raiškiojo teksto laukas, ir tada skirtuko Formatavimas grupėje šriftas spustelėkite formatavimo stilių, kurį norite taikyti.

    visą tekstą į raiškiojo teksto lauką, kuris nėra jau yra, tipas (bet ne vertė) formatavimo rodinyje, kuris palaiko duomenų įrašą, pvz., lentelės ar užklausos duomenų lapo rodinyje arba formos rodinys formos formatavimas taikomas Access . Pvz., jei teksto lauke dalis formatuojama raudona šrifto spalvą, o mėlynai spalvos taikymas teksto lauką, Access įjungiama visą tekstą, mėlyna, išskyrus atskirai buvo suformatuotas kaip raudonos spalvos. Kitas pavyzdys, jei teksto lauke dalis formatuojama 11 taškų šriftą, ir taikyti 14 taškų šrifto dydį į teksto lauką, Access taikoma 14 taškų šrifto dydį, išskyrus tekstą, kuris suformatuotą atskirai 11 taškų TS.

    Priedų laukuose    Specialusis valdiklį, kuris nėra naudojamas bet kuriuo kitu duomenų tipu naudoti priedų laukuose. Galite pridėti kelis failus įrašą naudodami vieno priedo lauko, bet lauką galite Rodyti informaciją apie vienas priedas vienu metu. Pagal numatytuosius nustatymus priedo valdiklio rodoma piktograma arba vaizdą, atsižvelgiant į failo priedo, kuris šiuo metu rodomas valdymo. Jei norite, galite nustatyti priedo valdiklio ypatybes, kad visus pridėtus failus rodomi kaip piktogramos, arba, kad lauke tiesiog rodoma sąvaržėlės piktograma ir priedų skaičius. Darant prielaidą, kad jau naudojate priedo valdiklį į ataskaitą, galite naudoti šią procedūrą, Norėdami koreguoti valdiklio ypatybes valdiklio skirtingoms reikmėms.

Rodyti priedo lauko ypatybių nustatymas

  1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą naršymo srityje ir tada laikinajame meniu spustelėkite Maketo rodinys .

  2. Spustelėkite priedo valdiklį. Jei ypatybės lapas dar nerodomas, paspauskite F4, kad jis būtų parodytas. Ypatybių lape spustelėkite skirtuką formatas .

    Naudodami šią lentelę kaip vadovą nustatyti priedo valdiklio ypatybes.

    Ypatybė

    Parametras

    Rodyti kaip

    • Vaizdas/piktograma rodo grafikos vaizdus ir kitus failus kaip piktogramos. Tai yra numatytasis parametras.

    • Piktograma rodo visus failus kaip piktogramos.

    • Sąvaržėlės rodomas numeris, priedų skliausteliuose sąvaržėlės piktograma.

    Numatytasis paveikslėlis

    Atlikti numatytąjį paveikslėlį, rodomi priedo valdiklį, kai šiuo metu nėra pridėtų failų, tada spustelėkite ypatybės lauką Builder button , raskite paveikslėlį, kurį norite ir tada spustelėkite atidaryti.

    Pastaba: Numatytasis paveikslėlis nerodomas, jei Rodyti kaip ypatybė nustatyta kaip sąvaržėlės.

    Paveikslėlio lygiavimas

    Sąraše pasirinkite norimą lygiuotės. Numatytasis parametras yra centras. Koreguoti šį parametrą gali sukelti netikėtų rezultatų, atsižvelgiant į tai, Paveikslėlio dydis režimo ypatybės nustatymo.

    Paveikslėlio dydžio režimas

    Šis nustatymas galimas tik tada, jei Rodyti kaip ypatybė nustatyta kaip Vaizdo/piktogramą.

    • Iliustracijos rodo vaizdą savo tikrąjį dydį. Vaizdas apkarpomas, jei jis yra per didelis, kad tilptų valdiklį.

    • Ištempti tęsiasi vaizdą, kad jis užpildytų visą valdiklį.

      Pastaba: Jeigu priedo valdiklį yra tokio pat tikslų dydžio kaip vaizdą, šis parametras bus iškraipyti vaizdą, kad būtų rodomi ištempti vertikaliai arba horizontaliai.

    • Mastelio rodo kuo didesnė vaizdo iškarpa arba iškraipymo vaizdą. Tai yra numatytasis parametras.

  3. Jei naudojate valdiklio Rodyti grafinių elementų, koreguoti priedo valdiklio dydį, kad matytumėte išsamios informacijos, kurią norite kiekį.

Puslapio viršus

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×