Susipažinimas su „Access“ duomenų bazės struktūra

Susipažinimas su „Access“ duomenų bazės struktūra

Susipažinus su lentelėmis, formomis, užklausomis ir kitais „Access“ duomenų bazės objektais galima lengviau atlikti įvairias užduotis, pvz., įvesti duomenis į formą, įtraukti ar pašalinti lenteles, rasti ir pakeisti duomenis bei vykdyti užklausas.

Šiame straipsnyje pateikiama pagrindinės „Access“ duomenų bazės struktūros apžvalga. Programa „Access“ suteikia keletą įrankių, kuriuos galite naudoti norėdami susipažinti su konkrečios duomenų bazės struktūra. Šiame straipsnyje taip pat paaiškinama, kaip, kada ir kodėl naudojate kiekvieną įrankį.

Pastaba: Šis straipsnis yra apie įprastines „Access“ duomenų bazes, sudarytas iš failo arba failų rinkinio, kuriame yra visos duomenų ir taikomosios programos funkcijos, pvz., duomenų įvedimo formos. Dalis jo netaikoma „Access“ žiniatinklio duomenų bazėms ir „Access“ žiniatinklio programoms.

Šiame straipsnyje:

Apžvalga

Išsami informacija apie duomenų bazės objektus

Lentelės išanalizavimas dizaino rodinyje

Lentelių ryšių rodymas

Apžvalga

Duomenų bazė yra informacijos, susijusios su konkrečia tema arba paskirtimi (pvz., klientų užsakymų sekimu arba muzikos rinkinio tvarkymu), rinkinys. Jei jūsų duomenų bazė nėra saugoma kompiuteryje arba tik jos dalys saugomos kompiuteryje, jūs galbūt sekate informaciją iš įvairių šaltinių, kuriuos turite suderinti ir tvarkyti.

Tarkime, kad jūsų tiekėjų telefonų numeriai saugomi įvairiose vietose: kartotekoje su tiekėjų telefonų numeriais, produktų informacijos bylose dokumentų spintoje ir skaičiuoklėje, kurioje yra užsakymo informacija. Pasikeitus tiekėjo telefono numeriui, gali tekti atnaujinti šią informaciją visose trijose vietose. Gerai sukurtoje „Access“ duomenų bazėje telefono numeris išsaugomas tik vieną kartą, tad tereikia atnaujinti šią informaciją vienoje vietoje. Todėl atnaujinus tiekėjo telefono numerį, jis automatiškai atnaujinamas visur, kur tik jis naudojamas duomenų bazėje.

„Access“ duomenų bazės failai

Programą „Access“ galite naudoti norėdami tvarkyti visą informaciją viename faile. Programos „Access“ duomenų bazės faile galite naudoti:

  • Lenteles savo duomenims saugoti.

  • Užklausas tik pageidaujamiems duomenims rasti ir nuskaityti.

  • Formas duomenims lentelėse peržiūrėti, įtraukti ir atnaujinti.

  • Ataskaitas duomenims analizuoti arba spausdinti pritaikius tam tikrą maketą.

Duomenys iš lentelių naudojami užklausoje, formoje ir ataskaitoje

1. Duomenis lentelėje išsaugokite vienoje vietoje, bet peržiūrėkite juos skirtingose vietose. Kai atnaujinate duomenis, jie automatiškai atnaujinami visur, kur jie rodomi.

2. Nuskaitykite duomenis naudodami užklausą.

3. Peržiūrėkite arba įveskite duomenis naudodami formą.

4. Rodykite arba spausdinkite duomenis naudodami ataskaitą.

Visi šie elementai: lentelės, užklausos, formos ir ataskaitos, yra duomenų bazės objektai.

Pastaba: Kai kuriose „Access“ duomenų bazėse yra nuorodų į lenteles, kurios saugomos kitose duomenų bazėse. Pavyzdžiui, galite turėti vieną „Access“ duomenų bazę tik su lentelėmis ir kitą „Access“ duomenų bazę su saitais į tas lenteles bei užklausomis, formomis ir ataskaitomis, pagrįstomis susietomis lentelėmis. Daugeliu atvejų nesvarbu, ar lentelė yra susietoji lentelė ar faktiškai saugoma duomenų bazėje lentelė.

Lentelės ir ryšiai

Norėdami saugoti duomenis, galite sukurti vieną lentelę, skirtą kiekvieno tipo informacijai, kurią stebite. Informacijos tipuose gali būt įtraukta klientų informacija, produktai ir užsakymo informacija. Norėdami sujungti duomenis iš kelių lentelių vienoje užklausoje, formoje arba ataskaitoje, turite apibrėžti lentelių ryšius.

Pastaba: Žiniatinklio duomenų bazėje ar žiniatinklio programoje ryšiams kurti negalite naudoti objektų skirtuko Ryšiai. Norėdami kurti žiniatinklio duomenų bazės ar žiniatinklio programos ryšius, galite naudoti peržvalgos laukus.

Duomenys saugomi lentelėse, sujungtose susijusiuose laukuose

1. Klientų informacija, anksčiau buvusi siuntimo sąraše, dabar yra lentelėje Klientai.

2. Užsakymų informacija, anksčiau buvusi skaičiuoklėje, dabar yra lentelėje Užsakymai.

3. Unikalus ID, pvz., kliento ID, lentelėje atskiria vieną įrašą nuo kito. Įtraukus vienos lentelės unikaliojo ID lauką į kitą lentelę ir apibrėžus ryšį tarp dviejų laukų, „Access“ gali sutapdinti abiejų lentelių susijusius įrašus, kad galėtumėte juos sujungti formoje, ataskaitoje ar užklausoje.

Užklausos

Užklausa gali padėti rasti ir nuskaityti jūsų nurodytas sąlygas atitinkančius duomenis, įskaitant duomenis iš kelių lentelių. Užklausą taip pat galite naudoti norėdami naujinti ar naikinti kelis įrašus vienu metu ir vykdyti iš anksto apibrėžtus ar pasirinktinius skaičiavimus su savo duomenimis.

Pastaba: Užklausos negalima naudoti norint naujinti ar naikinti įrašus žiniatinklio duomenų bazėje ar žiniatinklio programoje.

Užklausa, pateikianti rezultatus iš skirtingų lentelių

1. Lentelėje Klientai yra informacija apie klientus.

2. Lentelėje Užsakymai yra informacija apie klientų užsakymus.

3. Ši užklausa užsakymo ID ir būtinos datos duomenis nuskaito iš lentelės Užsakymai, o įmonės pavadinimą ir miesto duomenis nuskaito iš lentelės Klientai. Užklausa pateikia tik užsakymus, kurie buvo būtini balandžio mėnesį, ir tik klientų, kurie buvo įsikūrę Londone.

Formos

Formą galite naudoti norėdami lengvai peržiūrėti, įvesti ir keisti duomenis po vieną eilutę. Formą taip pat galite naudoti norėdami atlikti kitus veiksmus, pvz., siųsti duomenis į kitą taikomąją programą. Paprastai formose yra valdiklių, susietų su esamais lentelių laukais. Kai atidarote formą, „Access“ nuskaito duomenis iš vienos ar kelių iš tų lentelių ir tada parodo duomenis makete, kurį pasirinkote kurdami formą. Formą galite kurti naudodami vieną iš juostelės komandų Formos, formų vediklį arba kurti patys dizaino rodinyje.

Pastaba: Norėdami kurti formas ir ataskaitas žiniatinklio duomenų bazėse ir žiniatinklio programose, naudojate maketo rodinį, o ne dizaino rodinį.

Formos gali padėti peržiūrėti ir įvesti duomenis

1. Lentelėje vienu metu rodoma daug įrašų, bet galite horizontaliai slinkti, jei norite pamatyti visus duomenis viename įraše. Be to, peržiūrėdami lentelę vienu metu negalite naujinti duomenų daugiau nei iš vienos lentelės.

2. Forma sutelkiama į vieną įrašą vienu metu ir joje gali būti rodomi laukai iš daugiau nei vienos lentelės. Joje gali būti rodomi paveikslėliai ir kiti objektai.

3. Formoje gali būti mygtukas, kurį galite spustelėti norėdami išspausdinti ataskaitą, atidaryti kitus objektus arba kitaip automatizuoti užduotis.

Ataskaitos

Ataskaitą galite naudoti norėdami greitai išanalizuoti duomenis arba juos pateikti tam tikru būdu, pvz., išspausdintus arba kitais formatais. Pavyzdžiui, kolegai galite siųsti ataskaitą, kuri sugrupuoja duomenis ir apskaičiuoja sumas. Arba galite sukurti ataskaitą su adresų duomenimis, suformatuotais spausdinti pašto etiketes.

Ataskaitos, kuriose rodomi suformatuoti ar apskaičiuoti duomenys

1. Ataskaitą naudokite norėdami kurti pašto etiketes.

2. Ataskaitą naudokite norėdami parodyti sumas diagramoje.

3. Ataskaitą naudokite norėdami rodyti apskaičiuotas sumas.

Jau sužinojote apie pagrindinę „Access“ duomenų bazių struktūrą, skaitykite toliau ir sužinokite, kaip naudoti įtaisytuosius įrankius, norint išnagrinėti konkrečią „Access“ duomenų bazę.

Išsami informacija apie duomenų bazės objektus

Vienas iš geriausių būdų, kaip sužinoti apie konkrečią duomenų bazę, yra naudoti duomenų bazės dokumentavimo priemonę. Duomenų bazės dokumentavimo priemonę galite naudoti norėdami sukurti ataskaitą, kurioje būtų išsamios informacijos apie duomenų bazės objektus. Pirmiausia pasirenkate, kurie objektai bus išsamiai pateikiami ataskaitoje. Paleidus duomenų bazės dokumentavimo priemonę, jos ataskaitoje bus visi duomenys apie pasirinktus duomenų bazės objektus.

  1. Atidarykite norimą dokumentuoti duomenų bazę.

  2. Grupės Analizė skirtuke Duomenų bazės įrankiai spustelėkite Duomenų bazės dokumentavimo priemonė.

  3. Dialogo lange Duomenų bazės dokumentavimo priemonė spustelėkite skirtuką, nurodantį jūsų norimo dokumentuoti duomenų bazės objekto tipą. Norėdami sukurti atskaitą apie visus duomenų bazės objektus, spustelėkite skirtuką Visi objektų tipai.

  4. Pasirinkite vieną ar kelis objektus, išvardytus sąraše. Norėdami pasirinkti visus objektus, spustelėkite Žymėti viską.

  5. Spustelėkite Gerai.

    Duomenų bazės dokumentavimo priemonė sukurs atskaitą su išsamia informacija apie kiekvieną pasirinktą objektą ir atidarys ataskaitą spaudinio peržiūroje. Pavyzdžiui, jei duomenų bazės dokumentavimo priemone apdorosite duomenų įrašo formą, sukurtoje atskaitoje bus pateiktos bendros formos ypatybės, kiekvienos formos sekcijos ypatybės ir visų mygtukų, žymų, teksto laukų ir kitų formos valdymo įrankių ypatybės bei kodo moduliai ir vartotojo teisės, susijusios su forma.

  6. Norėdami atspausdinti ataskaitą, skirtuko Spaudinio peržiūra grupėje Spausdinimas spustelėkite Spausdinti.

Lentelės išanalizavimas dizaino rodinyje

Pastaba: Žiniatinklio duomenų bazių lentelėms skirto rodinio Dizainas nėra.

Atidarius lentelę rodinyje Dizainas pateikiama išsami lentelės struktūros apžvalga. Pvz., galite rasti kiekvieno lauko parametro duomenų tipą, visus įvesties šablonus arba pamatyti, ar lentelė naudoja peržvalgos laukus – laukus, kurie naudoja užklausas, kad gautų duomenis iš kitų lentelių. Ši informacija yra naudinga, nes duomenų tipai ir įvesčių šablonai gali paveikti jūsų galimybę rasti duomenis ir paleisti naujinimo užklausas. Pavyzdžiui, tarkime, kad norite naudodami naujinimo užklausą atnaujinti konkrečius vienos lentelės laukus nukopijuodami duomenis panašiuose laukuose iš kitos lentelės. Užklausos neveiks, jei šaltinio ir paskirties lentelėse nesutaps kiekvieno lauko duomenų tipai.

  1. Atidarykite duomenų bazę, kurią norite analizuoti.

  2. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą išanalizuoti lentelę, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Dizaino rodinys.

  3. Jei reikia, pasižymėkite kiekvieno lentelės lauko pavadinimą ir kiekvienam laukui priskirtą duomenų tipą.

    Laukui priskirtas duomenų tipas gali apriboti duomenų dydį ir tipą, kuriuos vartotojas gali įvesti į lauką. Pvz., vartotojams gali būti leista įvesti iki 20 simbolių teksto lauke ir gali būti neleista įvesti teksto duomenų lauke, kuris nustatytas naudoti skaitinių duomenų tipą.

  4. Norėdami nustatyti, ar laukas yra peržvalgos laukas, lentelės dizaino tinklelio apatinėje dalyje spustelėkite skirtuką Peržvalga (dalyje Lauko ypatybės).

    Peržvalgos laukas rodo vieną reikšmių rinkinį (vieną arba daugiau laukų, pvz., vardą ir pavardę), bet paprastai jame saugomas kitas reikšmių rinkinys (vienas laukas, pvz., skaitinis ID). Pvz., peržvalgos lauke gali būti saugomas darbuotojo ID numeris (saugoma reikšmė), tačiau jame rodomas darbuotojo vardas (rodoma reikšmė). Kai peržvalgos lauką naudojate reiškiniuose arba radimo ir pakeitimo operacijose, naudojate saugomą reikšmę, o ne rodomą reikšmę. Susipažinimas su peržvalgos lauko saugomomis ir rodomomis reikšmėmis yra geriausias būdas įsitikinti, kad reiškinys arba radimo ir keitimo operacija, naudojanti peržvalgos lauką, veiks taip, kaip tikitės.

    Iliustracijoje parodytas įprastas peržvalgos laukas. Atminkite, kad parametrai, kuriuos matote lauko ypatybėje Eilutės šaltinis, skirsis.

    Lentelės ar užklausos kaip peržvalgos lauko duomenų šaltinio naudojimas

    Čia pavaizduotas peržvalgos laukas naudoja užklausą, kad nuskaitytų duomenis iš kitos lentelės. Be to, galite matyti kitą peržvalgos lauko tipą, vadinamą reikšmių sąrašu, kuris naudoja užprogramuotąjį pasirinkimų sąrašą Šioje iliustracijoje pavaizduotas įprastas reikšmių sąrašas.

    Reikšmių sąrašo kaip peržvalgos lauko duomenų šaltinio naudojimas

    Pagal numatytuosius nustatymus reikšmių sąrašai naudoja teksto duomenų tipą.

    Geriausias būdas rasti peržvalgos ir reikšmių sąrašus yra išvesti į ekraną skirtuką Peržvalga ir spustelėti kiekvieno lentelės lauko stulpelio Duomenų tipas įrašus. Daugiau informacijos apie peržvalgos laukų ir reikšmių sąrašų kūrimą žr. saituose dalyje Taip pat žiūrėkite.

Puslapio viršus

Lentelių ryšių rodymas

Norėdami pamatyti grafinį duomenų bazės lentelių, kiekvienos lentelės laukų ir ryšių tarp tų lentelių pavaizdavimą, naudokite objektų skirtuką Ryšiai. Objektų skirtukas Ryšiai pateikia lentelės ir duomenų bazės santykių struktūros bendrą vaizdą – itin svarbią informaciją, kurios prireikia norint sukurti arba pakeisti lentelių ryšius.

Pastaba: Objektų skirtuką Ryšiai galite naudoti ir norėdami pridėti, keisti arba panaikinti ryšius.

  • Atidarykite duomenų bazę, kurią norite analizuoti.

  • Skirtuko Duomenų bazės įrankiai grupėje Ryšiai spustelėkite Ryšiai.

Pateikiamas objektų skirtukas Ryšiai ir rodomi visų atidarytos duomenų bazės lentelių ryšiai.

Ryšys tarp dviejų lentelių

Pastaba: Žiniatinklio duomenų bazėje ar žiniatinklio programoje objektų skirtuko Ryšiai naudoti negalima.

Puslapio viršus

Taip pat žr.

Objektų priklausomybės sritį naudokite norėdami pamatyti, kaip susiję objektai

Lentelių Įvadas

Įvadas į duomenų tipus ir laukų ypatybes

Užklausų įvadas

Formų Įvadas

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×