Lentelės kūrimas ir laukų įtraukimas

Lentelės kūrimas

Paprasta duomenų bazė, pvz., kontaktų sąrašas, gali naudoti tik vieną lentelę. Tačiau daugelyje duomenų bazių naudojamos kelios lentelės. Kai kuriate naują duomenų bazę, kompiuteryje sukuriate naują failą, kuris veikia kaip kitų duomenų bazės objektų, įskaitant lenteles, konteineris.

Lentelę galite sukurti sukurdami naują duomenų bazę, įdėdami lentelę į egzistuojančią duomenų bazę arba importuodami ar susiedami lentelę iš kito duomenų šaltinio, pavyzdžiui, „Microsoft Excel“ darbaknygės, „Microsoft Word“ dokumento, tekstinio failo ar kitos duomenų bazės. Kai sukuriate naują tuščią duomenų bazę, jums automatiškai įdedama nauja tuščia lentelė. Tada galite įvesti duomenis į lentelę, norėdami pradėti laukų apibrėžimą.

Puslapio viršus

Naujos lentelės kūrimas naujoje duomenų bazėje

1. Spustelėkite Failas > Naujas, tada pasirinkite Tuščia kompiuterio duomenų bazė.

2. Lauke Failo vardas įrašykite naujos duomenų bazės failo vardą.

3. Norėdami pereiti į kitą vietą ir įrašyti duomenų bazėje, spustelėkite aplanko piktogramą.

4. Spustelėkite Kurti.

   Atidaroma nauja duomenų bazė ir duomenų lapo rodinyje sukuriama ir atidaroma nauja lentelė Lentelė1

Puslapio viršus

Naujos lentelės kūrimas egzistuojančioje duomenų bazėje

1. Spustelėkite Failas > Atidaryti, spustelėkite duomenų bazę, jei ji bus nurodyta dalyje Naujausi. Jei duomenų bazės nėra sąraše, galite pažymėti vieną iš naršymo parinkčių, kad rastumėte norimą duomenų bazę.

2. Dialogo lange Atidarymas pasirinkite norimą atidaryti duomenų bazę, tada spustelėkite Atidaryti.

3. Skirtuko Kūrimas grupėje Lentelės spustelėkite Lentelė.

   Į duomenų bazę įterpiama nauja lentelė, ta lentelė atidaroma duomenų lapo rodinyje.

Puslapio viršus

Importavimas arba susiejimas siekiant sukurti lentelę

Lentelę galite sukurti importuodami arba susiedami duomenis, saugomus kitur. Galite importuoti arba susieti duomenis, esančius „Excel“ darbalapyje, „SharePoint“ sąraše, XML faile, kitoje „Access“ duomenų bazėje, „Microsoft Outlook“ aplanke ar kitur.

Kai importuojate duomenis, sukuriate tų duomenų kopiją naujoje lentelėje dabartinėje duomenų bazėje. Paskesni šaltinio duomenų pakeitimai poveikio importuotiems duomenims neturės, o importuotų duomenų pakeitimai nepaveikia šaltinio duomenų. Prisijungę prie duomenų šaltinio ir importavę jo duomenis, galite naudoti juos nebeprisijungdami prie šaltinio. Galite keisti importuotos lentelės dizainą.

Kai susiejate su duomenimis, dabartinėje duomenų bazėje sukuriate susietą lentelę, kuri reiškia tiesioginį saitą su esama informacija, saugoma kitur. Kai keičiate susietoje lentelėje esančius duomenis, juos keičiate šaltinyje. Visada pakeitus duomenis šaltinyje, pakeitimai bus matomi susietoje lentelėje. Jūs turite turėti galimybę prisijungti prie duomenų šaltinio visada, kai tik naudojate susietą lentelę. Susietos lentelės dizaino keisti negalite.

Puslapio viršus

Lentelės ypatybių nustatymas

Be ypatybių laukų nustatymo, taip pat galite nustatyti ypatybes, kurios taikomos visai lentelei ar visiems įrašams.

1. Pažymėkite lentelę, kurios ypatybes norite nustatyti.

2. Skirtuko Pagrindinis grupėje Rodiniai spustelėkite Rodinys, tada spustelėkite Dizaino rodinys.

3. Skirtuko Lentelės dizainas grupėje Rodyti/slėpti spustelėkite Ypatybių lapas.

   

   Lentelės ypatybių lapas rodomas.

4. Ypatybių lape spustelėkite skirtuką Bendra.

5. Spustelėkite langelį į kairę nuo ypatybės, kurią norite nustatyti, ir įveskite ypatybės parametrą.

   Nepamirškite paspausti CTRL+S, kad įrašytumėte keitimus.

   Naudokite šią lauko ypatybę	Norėdami
   Peržiūrėti rodinius „SharePoint“ svetainėje	Nurodyti, ar lentele pagrįsti rodiniai gali būti rodomi „SharePoint“ svetainėje. Pastaba: Šio parametro nustatymo poveikis priklauso nuo duomenų bazės ypatybės Visų rodinių rodymas „SharePoint“ svetainėje nustatymo.
   Papildomo duomenų lapo išplėtimas	Išplėsti visus papildomus duomenų lapus jums atidarant lentelę.
   Papildomo duomenų lapo aukštis	Atlikite vieną iš šių veiksmų: Jei norite išplėsti papildomo duomenų lapo langą, kad būtų rodomos visos eilutės, šios ypatybės nuostatą palikite 0". Jei norite kontroliuoti papildomo duomenų lapo aukštį, įveskite pageidaujamą aukštį coliais.
   Padėtis	Nustatyti rodinio padėtį, atsižvelgiant į tai, ar jūsų kalba rašoma iš kairės į dešinę, ar iš dešinės į kairę.
   Aprašas	Nurodyti lentelės aprašą. Aprašas bus rodomas lentelės patarimuose.
   Tikrinimo taisyklė	Įvesti išraišką, kuri turi būti teisinga įtraukiant ar keičiant įrašą.
   Tikrinimo tekstas	Įvesti pranešimą, kuris būtų rodomas, kai įrašas pažeis išraišką, nurodytą ypatybėje Tikrinimo taisyklė.
   Filtruoti	Nurodyti kriterijus, kada duomenų lapo rodinyje rodomos tik atitinkančios eilutės.
   Rūšiuoti pagal	Pasirinkti vieną arba daugiau laukų, norėdami nurodyti numatytąją eilučių rūšiavimo tvarką duomenų lapo rodinyje.
   Papildomo duomenų lapo pavadinimas	Nurodyti, ar papildomas duomenų lapas turėtų būti pateikiamas kaip duomenų lapo rodinys, jeigu taip, kuri lentelė arba užklausa turėtų suteikti eilutes papildomam duomenų lapui.
   Susieti antrinius laukus	Išvardyti lentelės ar užklausos laukus, kurie naudojami papildomame duomenų lape, atitinkančiame nurodytą lentelės ypatybę Susieti pagrindinius laukus.
   Susieti pagrindinius laukus	Išvardyti lentelės laukus, kurie atitinka nurodytą lentelės ypatybę Susieti antrinius laukus.
   Filtruoti įkeliant	Automatiškai taikyti filtro kriterijus, esančius ypatybėje Filtras (nustačius Taip), kai lentelė atidaroma kaip duomenų lapo rodinys.
   Įkeliant rūšiuoti pagal	Automatiškai taikyti rūšiavimo kriterijus, esančius ypatybėje Rūšiuoti pagal (nustačius Taip), kai lentelė atidaroma kaip duomenų lapo rodinys.

   Patarimas    Kad būtų daugiau vietos įvedant arba redaguojant parametrą ypatybės lauke, paspauskite klavišus SHIFT+F2, kad būtų rodomas laukelis Mastelio keitimas. Jei nustatote ypatybę Tikrinimo taisyklė į išraišką ir reikia pagalbos ją kuriant, spustelėkite šalia ypatybės laukelio Tikrinimo taisyklė, kad būtų rodoma reiškinio daryklė.

Puslapio viršus

Lentelės įrašymas

Sukūrė arba modifikavę lentelę, turite įrašyti dizainą. Jei pirmą kartą įrašote lentelę, suteikti jai pavadinimą, apibūdinantį,joje esančius duomenis. Galite naudoti iki 64 raidinių ir skaitinių simbolių, įskaitant tarpus. Pavyzdžiui, galite pavadinti lentelę Klientai, Atsarginės dalys arba Produktai.

„Access“ suteikia daug lankstumo suteikiant lentelėms pavadinimus, bet yra tam tikrų apribojimų, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį: lentelės pavadinimas gali būti iki 64 simbolių ilgio, jį gali sudaryti bet koks derinys iš raidžių, skaičių, tarpų ir specialiųjų simbolių, išskyrus tašką (.), šauktuką (!), laužtinius skliaustus ([]), tarpą pavadinimo pradžioje, lygybės ženklą (=) pavadinimo pradžioje arba nespausdinamus simbolius, pvz., eilutės perkėlimą. Be to, pavadinime negali būti nė vieno iš šių simbolių: ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Pasirinkite Failas > Įrašyti arba paspauskite CTRL + S.

2. Jei pirmą kartą įrašote lentelę, įveskite lentelės pavadinimą ir spustelėkite Gerai.

Puslapio viršus

Pirminio rakto nustatymas

Turėtumėte nurodyti lentelės pirminį raktą, jei neturite konkrečios priežasties to nedaryti. „Access“ automatiškai sukuria pirminio rakto rodyklę, taip pagerindama duomenų bazės veikimą. „Access“ taip pat užtikrina, kad kiekvienas įrašas turėtų reikšmę pirminio rakto lauke ir kad ta reikšmė visada būtų unikali. Būtinos unikalios reikšmės, nes kitaip neįmanoma patikimai atskirti tam tikros eilutės nuo kitų eilučių.

Kai sukuriate naują lentelę duomenų lapo rodinyje, programa „Access“ automatiškai sukuria pirminį raktą ir priskiria jam ID lauko pavadinimą ir duomenų tipą „AutoNumber“.

Dizaino rodinyje galite keisti arba pašalinti pirminį raktą arba nustatyti jį lentelėje, kuri dar neturi pirminio rakto.

Puslapio viršus

Laukų kaip pirminio rakto nustatymas

Kartais jau turite duomenų, kuriuos norite naudoti kaip pirminį raktą. Pavyzdžiui, turite darbuotojų ID numerius. Jei kuriate lentelę darbuotojo informacijai sekti, esamą darbuotojo ID galite naudoti kaip lentelės pirminį raktą. Arba galbūt darbuotojo ID yra unikalus tik derinant su skyriaus ID, todėl reikia naudoti abu laukus kaip pirminį raktą. Geras pirminis raktas pasižymi šiomis savybėmis:

• Kiekvienas įrašas turi unikalią lauko arba lauko derinių reikšmę.

• Laukas arba laukų derinys nebūna tuščias ar neapibrėžtas – jame visada yra reikšmė.

• Reikšmės nesikeičia.

Jei nėra tinkamų duomenų naudoti kaip pirminio rakto, galite sukurti naują lauką, kurį naudosite kaip pirminį raktą. Kai kuriate naują lauką, kurį norite naudoti kaip pirminį raktą, nustatykite lauko duomenų tipą Automatinis numeravimas, kad įsitikintumėte, ar jis atitinka tris anksčiau pateikto sąrašo savybes.

Puslapio viršus

Pirminio rakto nustatymas arba keitimas

1. Pasirinkite lentelę, kurioje norite nustatyti arba pakeisti pirminį raktą.

2. Skirtuko Pagrindinis grupėje Rodiniai spustelėkite Rodinys, tada spustelėkite Dizaino rodinys.

3. Lentelės dizaino tinklelyje pažymėkite lauką ar laukus, kuriuos naudosite kaip pirminį raktą.

   Norėdami pažymėti vieną lauką, spustelėkite norimo lauko eilučių parinkiklis.

   Norėdami pažymėti kelis laukus, laikykite nuspaudę klavišą CTRL ir spustelėkite kiekvieno lauko eilutės parinkiklį.

4. Skirtuko Lentelės dizainas grupėje Įrankiai spustelėkite Pirminis raktas.

   Rakto indikatorius pridedamas lauko ar laukų, kuriuos nurodėte kaip pirminį raktą, kairėje pusėje.

Puslapio viršus

Pirminio rakto šalinimas

1. Pasirinkite lentelę, kurioje norite pašalinti pirminį raktą.

2. Skirtuko Pagrindinis grupėje Rodiniai spustelėkite Rodinys, tada spustelėkite Dizaino rodinys.

3. Spustelėkite dabartinio pirminio rakto eilučių parinkiklis. Jeigu pirminis raktas sudarytas iš kelių laukų, paspauskite ir laikykite CTRL, tada spustelėkite kiekvieno lauko eilutės parinkiklį.

4. Skirtuko Lentelės dizainas grupėje Įrankiai spustelėkite Pirminis raktas.

   Rakto indikatorius pašalinamas iš lauko arba laukų, kuriuos anksčiau nurodėte kaip pirminį raktą.

Jei naują lentelę įrašysite nenustatydami pirminio rakto, „Access“ paragins sukurti naują pirminio rakto lauką. Jei spustelėsite Taip, programa „Access“ sukurs ID lauką, kuris naudoja duomenų tipą Automatinis numeravimas, kad nurodytų unikalią kiekvieno įrašo reikšmę Jei jūsų lentelėje jau yra laukas Automatinis numeravimas, „Access“ naudoja jį kaip pirminį raktą. Jei spustelėsite Ne, „Access“ neįtrauks lauko ir pirminis raktas nebus nustatytas.

Puslapio viršus

Laukų įtraukimas

Norėdami išsaugoti duomenų apie tam tikrą dalyką, kurio „Access“ lentelę jau turite, galite į lentelę įtraukti lauką. Pavyzdžiui, tarkime, kad turite lentelę, kurioje saugoma kiekvieno iš jūsų klientų pavardė, vardas, el. pašto adresas, telefono numeris ir pašto adresas. Norėdami pradėti sekti visų klientų pageidaujamas ryšio priemones, galite įtraukti lauką tokiems duomenims saugoti.

Kiekvieną duomenų elementą, kurį norite stebėti, turite laikyti lauke. Pvz., kontaktų lentelėje sukuriate laukus Pavardė, Vardas, Telefono numeris ir Adresas. Gaminių lentelės laukai: Gaminio pavadinimas, Gaminio ID ir Kaina.

Visi laukai turi tam tikras būtinas savybes, pavyzdžiui, pavadinimą, kuris unikaliai identifikuoja lentelės lauką, duomenų tipą, kuris nurodo duomenų pobūdį, operacijas, kurias galima atlikti su duomenimis ir tai, kiek saugyklos vietos reikia skirti kiekvienai reikšmei.

Prieš kurdami laukus pabandykite suskirstyti duomenis į mažesnes naudingas dalis. Daug lengviau vėliau sujungti duomenis, negu juos suskirstyti. Pavyzdžiui, vietoje lauko Vardas ir pavardė galima sukurti atskirus laukus Pavardė ir Vardas. Vėliau galima lengvai ieškoti arba rūšiuoti pagal vardą, pavardę ar abu elementus. Jei reikia pateikti, rikiuoti, ieškoti arba apskaičiuoti duomenų elementą, padėkite tą elementą atskirai lauke.

Sukūrę lauką galite nustatyti ir jo ypatybes, kad galėtumėte kontroliuoti jo išvaizdą ir veikimo būdą. Pavyzdžiui, ypatybė Formatas nustato, kaip duomenys atrodo duomenų lape arba formoje, kurioje jie yra.

Puslapio viršus

Lauko įtraukimas įvedant duomenis

Kai duomenų lapo rodinyje kuriate naują lentelę ar atidarote esamą lentelę, į ją galite įtraukti lauką įvesdami duomenis duomenų lapo stulpelyje Įtraukti naują lauką(1). „Access“ pagal jūsų įvestą reikšmę automatiškai priskirs laukui duomenų tipą. Jei joks duomenų tipas nėra numanomas pagal įvestį, „Access“ nustato duomenų tipą Tekstas, tačiau duomenų tipą galima pakeisti.

Norėdami įvesti duomenis stulpelyje Pridėti naują lauką:

1. Sukurkite arba atidarykite lentelę duomenų lapo rodinyje, dešiniuoju pelės klavišu spustelėdami norimą lentelę naršymo srityje, tada nuorodų meniu spustelėdami Duomenų lapo rodinys.

2. Stulpelyje Įtraukti naują lauką įveskite lauko, kurį norite sukurti, pavadinimą.

   Naudokite apibūdinamąjį vardą, kad lauką būtų lengva identifikuoti.

3. Į naująjį lauką įveskite duomenis.

Puslapio viršus

Lauko įtraukimas naudojant lauko šabloną

Kartais paprasčiau pasirinkti iš anksto nustatytų laukų, kurie atitinka jūsų poreikius, sąrašo, nei sukurti lauką rankiniu būdu. Galima naudoti sąrašą Daugiau laukų, kad pasirinktumėte iš laukų šablonų sąrašo. Lauko šablonas yra iš anksto apibrėžtas savybių ir ypatybių, kurios apibūdina lauką, rinkinys. Laukas šablono apibrėžime yra lauko pavadinimo, duomenų tipas, lauko ypatybės Formatas parametras ir kitos lauko ypatybės.

1. Skirtuke Pagrindinis, grupėje Rodiniai, spustelėkite Rodinys, tada spustelėkite Dizaino rodinys.

2. Skirtuko Lentelės laukai grupėje Įtraukti & naikinti spustelėkite Daugiau laukų.

   

3. Pasirinkite lauką iš sąrašo Daugiau laukų, norėdami įtraukti naują stulpelį. „Access“ įterpia lauką į dešinę nuo stulpelio, kuriame šiuo metu yra žymiklis. Jei renkatės vieną iš lauko parinkčių ties greito pasirengimo darbui antrašte, pvz. adresą, „Access“ sukuria lentelėje kelis laukus, kuriuose patalpinamos įvairios adreso dalys.

Puslapio viršus

Lauko ypatybių nustatymas

Sukūrę lauką galite nustatyti jo ypatybes, kad galėtumėte kontroliuoti jo išvaizdą ir veikimo būdą.

Pavyzdžiui, nustatydami ypatybes galite:

• Kontroliuoti lauke esančių duomenų išvaizdą

• Lengviau išvengti netinkamų duomenų įvedimo į lauką

• Nurodyti numatytąsias lauko reikšmes

• Pagreitinti iešką ir rūšiavimą lauke

Dirbdami duomenų lapo rodinyje galite nustatyti kai kurias galimas laukų ypatybes. Norėdami turėti prieigą ir nustatyti visą laukų ypatybių sąrašą, turite naudoti dizaino rodinį.

Ypatybės, kurias galite nustatyti priklauso nuo lauko duomenų tipo.

Puslapio viršus

Lauko ypatybių nustatymas duomenų lapo rodinyje

Dirbdami duomenų lapo rodinyje galite pervardyti lauką, pakeisti jo duomenų tipą, pakeisti jo ypatybę Formatas ir pakeisti kai kurias kitas lauko ypatybes.

1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą atidaryti lentelę.

2. Kontekstiniame meniu spustelėkite Duomenų lapo rodinys.

Puslapio viršus

Lauko ypatybių nustatymas dizaino rodinyje

Dizaino rodinio lentelėje galite nustatyti bet kokią lauko ypatybę. Dizaino rodinyje lauko duomenų tipą nustatote lentelės dizaino tinklelyje, o kitas ypatybes nustatote srityje Lauko ypatybės.

1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lentelę.

2. Kontekstiniame meniu spustelėkite Dizaino rodinys.

Puslapio viršus

Lauko perkėlimas

Norėdami perkelti lauką, nuvilkite jį į norimą padėtį. Norėdami pažymėti perkelti kelis gretimus laukus, spustelėkite pirmąjį lauką, laikykite nuspaudęs klavišą SHIFT, tada spustelėkite paskutinįjį lauką. Tada pažymėtą laukų grupę galite nuvilkti į naują padėtį.

Velkant lauką pakeičiama jo padėtis duomenų lape, bet lentelės dizaine laukų tvarka nekeičiama. Jei prieisite prie laukų programiškai, bus taikoma pradinė tvarka. Pavyzdžiui, jei vilksite lauką į naują padėtį duomenų lape, o tada pagal lentelę sukursite formą naudodami mygtuką Forma, laukas bus pradinėje padėtyje.

Puslapio viršus

Taip pat žr.

Apskaičiuotojo lauko pridėjimas lentelėje

Lauko įtraukimas į formą arba ataskaitą