Laiškų tvarkymas prieš ir po atostogų

Mes visi buvome ten, tiesa? Po jaudinančių tornadas atostogų grįžote į darbą, atidarykite "Outlook" ir raskite "2000" neskaitytų laiškų. Užtenka, kad norite grįžti atostogauti. Arba niekada neatostogauja.

Tačiau programa "Outlook" yra galinga programa, todėl ji gali padėti sutramdyti šį aplanką greitai – tikriausiai daug greičiau nei galėtumėte įsivaizduoti.

Tvarkykite savo elektroninį paštą po atostogų

Pasiruošimas atostogauti

Tęskime kartu su Rachel, kaip ji rengiasi palikti dešimties dienų atostogas.

Rachel tvarko bendravimą ir koordinavimą su penkiais atskirais projektais, ji yra dvidešimt skirtingų siuntimo sąrašų narys, o taip pat kasdien gauna nedidelį skaičių asmeninių laiškų.

Nors Rachel ' s out of Office, Česteris bus pagrindinis kontaktinis centras trims jos projektams, o Cheryl atliks kitus du.

Paskutinį kartą Rachel išvyko atostogauti, ji nustato savo automatinius atsakymus, kad visi žinotų, jog reikia grįžti per dešimt dienų, tačiau ji to nepadarė. Kai ji grįžo, jos aplankas Gauta išaugo iš "50" laiškų į "500" laiškus.

Šį kartą Rachel ' s išlaidų keletą minučių per dieną, kol ji palieka keletą "Outlook" pagrindines funkcijas, kad padėtų jai grįžti iš atostogų be streso.

Rachel žino, kad nustačius automatinį atsakymą gali kilti daug klausimų ir painiava jos bendradarbiams. Kadangi ji „Microsoft 365“, ji pasirenka failą> automatinius atsakymusir šiame tekste esančius tipus.

sveikas

Dėkojame už jūsų pranešimą. Aš esu iš biuro nuo gegužės 1 d., 2019 ir gegužės 10, 2019. Aš netikrinsiu elektroninio pašto, kol aš esu.

Norėdami gauti pagalbos dėl "Contoso", ketvirtosios kavos ir "tailspin" žaislų projektų, susisiekite su "Chester Beane".

Jei turite pagalbos dėl "Northwind" projekto, susisiekite su Cheryl Jenkins. 

– Rachel

Ji gali nustatyti savo automatinius atsakymus, kad galėtų įjungti dieną, kai ji palieka ir išjungs tą dieną, kai ji grįžta. Tai puikus 1 veiksmas. Tačiau Rachel žino, kad "Outlook" turi kitų funkcijų, kurias ji gali naudoti siekdama padėti jai Išsaugoti aplanką Gauta.

Norėdami nustatyti savo automatinius atsakymus, skaitykite "Outlook" atsakymų siuntimas iš "Office".

Dabar Rachel gali pereiti prie 2 veiksmo: taisyklių kūrimo.

Taisyklės yra puikus būdas tvarkyti savo laišką, kai esate biure ir išvykęs. Automatinio atsakymo funkcija turi įtaisytąsias taisykles, kurios bus įjungtos tik tada, kai būsite išvykę iš "Office". 

Galite nustatyti taisykles savo el. paštui tvarkyti.

Automatinio atsakymų lango apačioje esančiame dialogo lange taisyklės, Rachel pasirenka įtraukti taisyklę.

Tada ji įtraukia Advertisements@contoso.com į lauką nuo . Ji gauna dienos pranešimą iš šio adreso, kuriame yra neskelbtinos informacijos, kai ji grįš iš savo atostogų.

Sekcijoje atlikti šiuos veiksmus Rachel patikrina lauką, kad panaikintų visus šio elektroninio pašto adreso laiškus. Ji gali sukurti kelias taisykles, kurios gali perkelti arba panaikinti arba net persiųsti laiškus kitiems asmenims organizacijoje pagal žodžius, esančius temos arba pranešimo tekste, arba kam laiškas buvo nusiųstas arba gautas. 

Kai ji sukūrė taisykles, ji gali įrašyti automatinį atsakymą ir palikti savo atostogoms, žinant, kad nemažai jos laiškų bus automatiškai nusiųstos reikiam asmeniui ir kita grupė bus visiškai panaikinta.

Daugiau informacijos apie taisyklių įtraukimą rasite laiškų tvarkymas naudojant taisykles.

Po atostogų

Ką daryti, jei prieš atostogas nebuvote organizuotas kaip Rachel?

Pažiūrėkime, kaip jis bando susidoroti su perkrautas pašto dėžutę po dešimties dienų atostogos. Nelsonas buvo nustatytas Automatinis atsakymas, bet jis nedavė savo bendradarbių nurodymų, kai jis dingo.

Kai Nelsonas grįžta iš savo atostogų, jis gavo "1243" laiškų aplanke Gauta. Laimei, Nelson turi "Outlook" kaip savo " „Microsoft 365“ " prenumeratos dalį, kad galėtų greitai ir lengvai rūšiuoti, filtruoti ir tvarkyti su šiais pranešimais naudodami kelias pagrindines "Outlook" funkcijas.

Pirma, Nelson rūšiuoja savo pranešimą pagal prioritetą. Šiame skyriuje rasite visus svarbiausius laiškus – tuos, kuriuos jis turi greitai išspręsti – jo aplanko Gauta viršuje.

Surikiuokite savo laiškams pagal svarbą.

Norėdami tai padaryti, jis pasirenka datą išplečiamajame sąraše savo pranešimų sąrašo viršuje ir pasirenka svarba. Jis rūšiuoja jo aplanką Gauta.

Nelson dabar gali leisti penkiolika minučių atsakyti į penkis svarbius svarbius pranešimus, juos įtraukti į aplankus, tada keisti rūšiavimo tvarką spustelėdami išplečiamąjį sąrašą ir pasirinkdami žemą viršuje , kad mažos reikšmės pranešimai būtų rodomi jo pranešimų sąrašo viršuje. Šie laiškai gauna tik greitą nuskaitymą, tada jis panaikina visus, išskyrus vieną iš jų. Pietūs kvietimai, ugnies gręžimo pranešimas ir įspėjimas apie maitinimą prieš tris dienas nėra pranešimų, į kuriuos jam reikia atsakyti.

Dabar, kai jis rūpinasi svarbiausiais elektroninio pašto pranešimais, Nelson gali naudoti kitą "Outlook" įtaisytųjų filtrų vieną, skirtą @mentions. Pagal datos išplečiamąjį sąrašą, esantį jo laiškų sąrašo viršuje dešinėje, jis pasirenka paminėtą laišką.

Paminėjimai gali padėti filtruoti laiškus.

Nelson žino, kad jis buvo paminėtas konkrečiame elektroninio pašto pranešime, greičiausiai siuntėjas turi ką nors aiškiai iš jo, o ne iš vieno iš savo darbuotojų.

Yra maždaug 50 šių žinučių, o Nelsonas gali greitai peržvelgti sąrašą, panaikinti tuos, kurie jau galėjo būti apdoroti vieno iš jo bendradarbių, o tada atsakyti kitiems. 

Jei turite daug projektų, kai kurie gali būti daugiau laiko jautrūs nei kiti. Norint ieškoti su daugiausia laiko jautriais projektais susijusių žinučių, pirmiausia galima jums padėti išsaugoti šiuos projektus, tuo pačiu taupant mažiau laiko turinčius projektus kitą dieną.

Ieškoti el. laiškų.

Norėdami ieškoti laiškų, kuriuose yra konkreti frazė, naudokite ieškos lauką, esantį "Outlook" pranešimų sąrašo viršuje. Naudokite kabutes kelių žodžių frazėje, jei norite ieškoti tik tos frazės, o ne kiekvieną tos frazės atskirą žodį.

Laiškų grupavimas pagal siuntėją leidžia rasti pranešimus, kuriuos galite greitai panaikinti, pvz., informacinius biuletenius ar automatinius pranešimus iš nestebimų abonementų arba pranešimus, į kuriuos reikia atsakyti laiku, pvz., pranešimus iš jūsų tiesioginio vadovo.

Grupuokite savo pranešimus pagal siuntėją

Norėdami sugrupuoti laiškus pagal siuntėją, viršutiniame dešiniajame laiškų sąrašo kampe spustelėkite pagal datos išplečiamąjį sąrašą ir pasirinkite .

Pastaba:  Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Prašome mus informuoti, ar radote reikiamos informacijos. Čia yra straipsnis anglų kalba, kuriuo galite pasinaudoti kaip nuoroda.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×