Susitikimo planavimas naudojant "Microsoft Teams"

Susitikimo planavimas

Yra keli būdai, kaip suplanuoti susitikimą programoje "Teams":

• Tiesioginiame arba grupės pokalbyje pasirinkite Planuoti susitikimą po pranešimo lauku, kad užsakytumėte susitikimą su pokalbyje esančiais žmonėmis. Negalite planuoti susitikimo iš susitikimo pokalbio.

• Kalendoriaus kairėje "Teams" pusėje pasirinkite Naujas susitikimas viršutiniame dešiniajame kampe.

Planavimo forma – tai vieta, kurioje suteiksite susitikimui pavadinimą, pakvieskite žmones ir įtrauksite susitikimo informaciją. Naudokite planavimo pagalbinę priemonę , kad rastumėte visiems tinkamą laiką.

Planavimo pagalbinėje priemonėje galite matyti dalyvių laiko juostas, tvarkaraščius ir pasiekiamumą skirtingu laiku. Planavimo pagalbinės priemonės tinklelyje bus rodomas kiekvieno dalyvio tvarkaraštis. Nuspalvintos sritys rodomos, kai dalyviai yra užsiėmę arba turi preliminarių susitikimų. Nesudėtos sritys rodo, kada dalyviai yra laisvi. 

Baigę pildyti išsamią informaciją, pasirinkite Įrašyti, kad uždarytumėte planavimo formą ir pakviestumėte dalyvius į susitikimą.

Skambinimo numerio įtraukimas  

Įtraukite skambinimo numerį ir konferencijos ID, kad dalyviai galėtų paskambinti į "Teams" susitikimą. Jei suplanuojate susitikimą iš "Outlook", skambinimo numeris ir konferencijos ID automatiškai rodomi suplanuotame susitikimo kvietime. Kaip įtraukti šią informaciją planuojant programoje "Teams", žr. Susitikimo skambinimo numerio įtraukimas programoje "Teams".

Kategorijų priskyrimas susitikimui

Nuspalvinkite kalendorių naudodami kategorijas. Taip pat, kaip programoje "Outlook", kiekvienam kalendoriui galite priskirti vieną ar daugiau kategorijų. Yra keletas būdų, kaip priskirti kategorijas:

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kalendoriaus įvykį ir pasirinkite Skirstyti pagal kategorijas, tada pasirinkite spalvą.

2. Planuodami susitikimą planavimo formos viršuje pasirinkite Kategorija .

   Pastaba: Šiuo metu kategorijų negalima taikyti kanalo susitikimams.

Pakvieskite organizacijai nepriklausančius žmones 

"Teams" leidžia pakviesti organizacijai nepriklausančius žmones, įskaitant tuos, kurie neturi "Teams" licencijos. Reikės viso el. pašto adreso, kad galėtumėte juos pakviesti.

1. Eikite į vietą, kurioje nurodyta Įtraukti reikiamus dalyvius. Jei kas nors yra pasirenkamas dalyvis, vietoj to pasirinkite Pasirinktinis .

2. Įveskite visą asmens el. pašto adresą (pvz., Joe@example.com).

3. Pasirinkite Kviesti. Jie gaus el. laišką su susitikimo saitu.

Pakvieskite žmones su saitu 

"Teams" leidžia pakviesti žmones į susitikimą naudojant susitikimo saitą. Norėdami bendrinti šį saitą:

1. Sukurkite susitikimą programoje "Teams".

2. Kairėje "Teams" pusėje eikite į Kalendoriaus ir pasirinkite suplanuotą susitikimą.

3. Susitikimo saitas bus rodomas kaip URL. Nukopijuokite pasirinkdami .

Pridėti bendradarbio organizatorių

Pakvietę žmones į susitikimą, galite įtraukti iki 10 bendradarbių, kurie padės valdyti susitikimą. Prieš įtraukdami bendradarbius įsitikinkite, kad žmonės, kuriuos norite įtraukti, jau įtraukti kaip būtini dalyviai, tada atlikite toliau nurodytus veiksmus.

1. Pasirinkite susitikimą, tada pasirinkite Redaguoti.

2. Pasirinkite Daugiau parinkčių > Susitikimo parinktys.

3. Puslapyje Susitikimo parinktys šalia Pasirinkti bendras organizatorius pasirinkite rodyklę žemyn ir pasirinkite bendraautorio vardą.

   

4. Ekrano apačioje pasirinkite Įrašyti .

Padarykite jį kanalo susitikimu

1. Pasirinkite Naujas susitikimas.

2. Įveskite pavadinimą kanalo, kuriame parašyta Įtraukti kanalą (po laiko ir datos laukais).

Išsiuntus kvietimą kanalų redaguoti arba įtraukti negalima. Turėsite išsiųsti naują kvietimą naudodami atnaujintą kanalą.

Įtraukę norimus žmones, pasirinkite Planavimo asistentas , kad rastumėte geriausią laiką.

Jei tai pasikartojantis susitikimas, atidarykite išplečiamąjį meniu šalia Nesikartoja (po data). Pasirinkite, kaip dažnai jis turėtų būti rodomas numatytosiose parinktyse, arba pasirinkite Pasirinktinis , kad sukurtumėte savo dažnumą.

Susitikimų planavimas kanalo kalendoriuje 

Jei nežinote, kaip įtraukti kalendorių į kanalą, veiksmai aprašyti dalyje Visų susitikimų peržiūra "Teams". Kai tai padarysite, galėsite keliais būdais įtraukti įvykius į bendrinamą kalendorių.

• Kalendoriaus viršuje pasirinkite Įtraukti naują įvykį.

• Spustelėkite ir vilkite žymeklį į kalendorių, kad pasirinktumėte laiko tarpą.

• Arba pasirinkite programos viršuje esančią rodyklę šalia Susitikti dabar , kad atidarytumėte meniu, tada pasirinkite Planuoti susitikimą.

Kiekvienas iš šių veiksmų atidarys planavimo formą su užpildytu kanalo pavadinimu, todėl galite įtraukti "Outlook" grupę arba atskirus asmenis rankiniu būdu įvesdami jų vardus. Svečiai ir partneriai ne iš jūsų organizacijos neturės prieigos prie kanalo kalendoriaus, todėl juos taip pat reikės įtraukti į susitikimo kvietimą.

Spustelėkite dešiniuoju pelės mygtuku, kad būtų daugiau parinkčių

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kalendoriaus įvykį RSVP, pašalinkite jį, jei jis atšauktas, arba atidarykite kvietimą, kad peržiūrėtumėte išsamią susitikimo informaciją. Jei įvykis yra "Teams" susitikimas, taip pat gausite parinktis Prisijungti internetu ir Kalbėtis su dalyviais.

"Teams" susitikimuose bus rodomas prisijungimo mygtukas kalendoriuje likus penkioms minutėms iki susitikimo pradžios. Kai kas nors prisijungs prie susitikimo, įvykis pakeis spalvas, kad žinotumėte, jog esate prisijungę prie interneto.

Pasirinkite Prisijungti , kad atidarytumėte susitikimo parametrų langą, kad prieš prisijungdami prie susitikimo internetu patvirtintumėte pageidaujamus kameros ir mikrofono parametrus.

Susitikimo suplanuoti iš naujo

"Teams" kalendoriuje galite iš naujo suplanuoti savo organizuotus susitikimus ir įvykius. Norėdami greitai atnaujinti susitikimo laiką, pasirinkite jį "Teams" kalendoriuje, nuvilkite į naują laiko tarpą ir jį nuvilkite.

Jums bus pranešta apie pakviestųjų pasiekiamumą prieš atnaujinant susitikimo laiką.

Susitikimo laiką taip pat galite pakeisti "Teams" kalendoriuje pasirinkdami susitikimą, pasirinkdami Redaguoti, pasirinkdami naują laiką ir Siųsti naujinimą. Dalyviai automatiškai gaus pranešimą su atnaujintu laiku. 

Būsenos Rodyti kaip nustatymas "Teams" susitikime

Jei esate organizatorius, veiksmų juostoje galite nustatyti susitikimo būseną Rodyti kaip. Kai dalyviai RSVP, jų būsena automatiškai atspindi organizatoriaus nustatytą būseną. 

Kaip dalyvis galite nustatyti atskirą susitikimo būseną naudodami rodyti kaip, neatsižvelgiant į organizatoriaus nustatytą būseną. Atnaujinta būsena atsispindės jūsų kalendoriuje. Numatytoji visų susitikimų, kuriuose organizatorius planuoja tvarkaraščius, reikšmė Rodyti kaip yra Užsiėmęs.

Būseną Rodyti kaip galite nustatyti keliais būdais: