Duomenų rūšiavimas ir filtravimas laiškų suliejimo funkcijai atlikti

Duomenų rūšiavimas ir filtravimas laiškų suliejimo funkcijai atlikti

Galite naudoti laiškų suliejimą norėdami kurti ir siųsti masinius laiškus bei kurti vokus ir etiketes. Jūsų siuntimo sąrašas yra laiškų suliejimo duomenų šaltinis. „Word“ gauna informaciją iš siuntimo sąrašo ir įterpia ją į laiškų suliejimo dokumentą.

Siuntimo sąrašo redagavimas

Naudodami laiškų suliejimą galite rikiuoti ir filtruoti duomenis siuntimo sąraše, kad pasirinktumėte tik reikiamus įrašus.

  1. Jei reikia, atidarykite savo laiškų suliejimo dokumentą.

  2. SkirtukoLaiškai grupėje Pradėti laiškų suliejimą pasirinkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

    Atlikdami „Word“ laiškų suliejimą, skirtuko Paštas grupėje į Pradėti suliejimą pasirinkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

    Patarimas: Jei parinktis Redaguoti gavėjus negalima, pasirinkite Pasirinkti gavėjus ir susiekite dokumentą su norimu naudoti siuntimo sąrašu.

  3. Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai pažymėkite žymės langelį, esantį šalia gavėjo, kurio įrašą norite įtraukti į suliejimą.

    Ties kiekviena gavėjo, kurį norite įtraukti, eilute pažymėkite žymės langelį.

    Patarimas: Norėdami grupuoti eilutes arba rodyti tik tam tikras eilutes, rikiuokite arba filtruokite siuntimo sąrašą.

Daugiau parinkčių

Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai yra parinkčių, skirtų patikslinti gavėjų sąrašą. Dvi dažniausiai naudojamos parinktys yra rikiuoti ir filtruoti sąrašą, kad būtų lengviau rasti vardus ir adresus. Daugiau sužinosite toliau esančiuose skyriuose „Gavėjų sąrašo rikiavimas“ ir „Gavėjų sąrašo filtravimas“.

Programoje „Word“ atsidarę sulietą laišką, pasirinkite Redaguoti gavėjus ir dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai, dalyje Patikslinti gavėjų sąrašą, pasirinkite parinktį.

Gavėjų sąrašo rikiavimas

Yra daug būdų, kaip rikiuoti gavėjų sąrašą. Toliau nurodytuose veiksmuose pateikiamas tik vienas pavyzdys, ką galima daryti norint rikiuoti įrašus.

  1. Dalyje Patikslinti gavėjų sąrašą pasirinkite Rikiuoti, tada atidaromas dialogo langas Filtravimas ir rikiavimas.

  2. Skirtuke Įrašų rikiavimas pasirinkite langelio Įrašų rikiavimas rodyklę žemyn, pasirinkite „Excel“ gavėjų sąrašo stulpelį, pagal kurį norite rikiuoti, tada kaip rikiavimo tvarką pasirinkite Didėjimo tvarka arba Mažėjimo tvarka.

    Atlikdami „Word“ laiškų suliejimą, pasirinkite Redaguoti gavėjų sąrašą ir dalyje Patikslinti gavėjų sąrašą pasirinkite Rūšiuoti.

  3. (Pasirinktinai) Pasirinkite langelio Paskui pagal rodyklę žemyn, pasirinkite antro stulpelio, pagal kurį norite rikiuoti, pavadinimą, tada kaip rikiavimo tvarką pasirinkite Didėjimo tvarka arba Mažėjimo tvarka.

  4. (Pasirinktinai) Jei reikia įtraukti dar vieną stulpelį, pagal kurį norite filtruoti, pakartokite 3 veiksmą.

  5. Pasirinkite Gerai ir galėsite peržiūrėti rikiavimo rezultatus.

    Atlikdami „Word“ laiškų suliejimą, rūšiavimo rezultatai pritaikomi gavėjų sąrašui.

    Pastaba: Gavėjų sąrašas dabar pateikiamas abėcėlės didėjimo tvarka.

Gavėjų sąrašo filtravimas

Galite filtruoti gavėjų sąrašą, jei norite matyti tik tuos gavėjus, kuriuos norite įtraukti į laiškų suliejimą. Filtravimas gali, pavyzdžiui, grąžinti žmonių, esančių tam tikrame mieste, arba atsargų prekes už konkrečią kainą, įrašus.

Toliau pateiktuose veiksmuose apibrėžiamos sąlygos, pagal kurias filtruojamas siuntimo sąrašas. Filtruojant naudojami paprasti kriterijai (reiškiniai), atsižvelgiant į pasirinkimus, kuriais nustatote, ar yra nurodyti duomenys.

  1. Dalyje Patikslinti gavėjų sąrašą pasirinkite Filtruoti, tada atidaromas dialogo langas Filtravimas ir rikiavimas.

  2. Skirtuke Įrašų filtravimas pasirinkite langelio Laukas rodyklę žemyn, tada pasirinkite „Excel“ siuntimo sąrašo stulpelio, kurį norite naudoti kaip pirmojo lygio filtrą, pavadinimą.

    Pastaba: Skirtukas Įrašų filtravimas suformatuotas kaip forma, kurioje yra keturi stulpeliai. Stulpeliai iš kairės į dešinę: sąlyga, laukas, palyginimo operatorius ir vartotojo nustatyti gretinimo kriterijai.

  3. Pasirinkite langelio Palyginimas rodyklę žemyn, tada pasirinkite Lygu arba kitą palyginimo parinktį.

  4. Langelyje Palyginti su įveskite duomenis, kuriuos turi atitikti pasirinkimas, esantis langelyje Laukas.

  5. (Pasirinktinai) Norėdami įtraukti antro lygio filtrą, kairiajame stulpelyje atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Pasirinkite Ir, kad būtų patenkintos abiejų filtrų sąlygos, tada pakartokite 2–4 veiksmus.

      arba

    • Pasirinkite Arba, kad būtų patenkinta bet kuri iš filtrų sąlygų, tada pakartokite 2–4 veiksmus.

    Atlikdami „Word“ laiškų suliejimą, pasirinkite Redaguoti gavėjų sąrašą ir dalyje Patikslinti gavėjų sąrašą pasirinkite Filtruoti.

  6. Prireikus pakartokite 5 veiksmą.

  7. Baigę pasirinkite Gerai ir galėsite peržiūrėti filtruotų įrašų rezultatus.

    Atlikdami „Word“ laiškų suliejimą, filtravimo rezultatai pritaikomi gavėjų sąrašui.

Gavėjo ieška

Galite ieškoti gavėjų sąraše ir rasti konkretų gavėją arba gavėjų grupę, kuriuos sieja bendras atributas, pvz., pavardė, pašto kodas arba narystės numeris.

  1. Dialogo lango Sulietų laiškų gavėjai dalyje Patikslinti gavėjų sąrašą pasirinkite Rasti gavėją.

  2. Dialogo lango Rasti įrašą langelyje Rasti įveskite atributo pavadinimą, kurio norite ieškoti siuntimo sąraše.

    Norėdami rasti gavėją, dialogo lange Įrašo ieška įveskite vardą.

  3. Dalyje Kur ieškoti atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Pasirinkite numatytą parinktį Visi laukai.

      arba

    • pasirinkite Šis laukas ir išplečiamajame sąraše pasirinkite stulpelio, kuriame norite ieškoti, pavadinimą.

  4. Pasirinkite Rasti paskesnį.

    Pastaba: Jei randamas ieškos įrašo atitikmuo, įrašas gavėjų sąraše pažymimas. Dar kartą pasirinkite Rasti paskesnį ir, jei yra kita atitiktis, ji taip pat bus pažymėta.

Taip pat žr.

Žiūrėkite Aukštesnio lygio laiškų suliejimas – nemokamą mokomąjį vaizdo įrašą, kuriame aiškinama apie laiškų suliejimo laukų rikiavimą ir filtravimą, laiškų suliejimo tinkinimą naudojant individualizuotus pranešimus ir įtraukiant pasirinktinius suliejimo laukus.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×