Duomenų rūšiavimas ir filtravimas laiškų suliejimo funkcijai atlikti

Galite naudoti laiškų suliejimą norėdami kurti ir siųsti masinius laiškus bei kurti vokus ir etiketes. Jūsų siuntimo sąrašas yra laiškų suliejimo duomenų šaltinis. „Word“ gauna informaciją iš siuntimo sąrašo ir įterpia ją į laiškų suliejimo dokumentą.

Siuntimo sąrašo redagavimas

Naudodami laiškų suliejimą galite rikiuoti ir filtruoti duomenis siuntimo sąraše, kad pasirinktumėte tik reikiamus įrašus.

  1. Jei reikia, atidarykite savo laiškų suliejimo dokumentą.

  2. SkirtukoLaiškai grupėje Pradėti laiškų suliejimą pasirinkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

    Atlikdami „Word“ laiškų suliejimą, skirtuko Paštas grupėje į Pradėti suliejimą pasirinkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

    Patarimas: Jei parinktis Redaguoti gavėjus negalima, pasirinkite Pasirinkti gavėjus ir susiekite dokumentą su norimu naudoti siuntimo sąrašu.

  3. Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai pažymėkite žymės langelį, esantį šalia gavėjo, kurio įrašą norite įtraukti į suliejimą.

    Ties kiekviena gavėjo, kurį norite įtraukti, eilute pažymėkite žymės langelį.

    Patarimas: Norėdami grupuoti eilutes arba rodyti tik tam tikras eilutes, rikiuokite arba filtruokite siuntimo sąrašą.

Daugiau parinkčių

Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai yra parinkčių, skirtų patikslinti gavėjų sąrašą. Dvi dažniausiai naudojamos parinktys yra rikiuoti ir filtruoti sąrašą, kad būtų lengviau rasti vardus ir adresus. Daugiau sužinosite toliau esančiuose skyriuose „Gavėjų sąrašo rikiavimas“ ir „Gavėjų sąrašo filtravimas“.

Programoje „Word“ atsidarę sulietą laišką, pasirinkite Redaguoti gavėjus ir dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai, dalyje Patikslinti gavėjų sąrašą, pasirinkite parinktį.

Gavėjų sąrašo rikiavimas

Yra daug būdų, kaip rikiuoti gavėjų sąrašą. Toliau nurodytuose veiksmuose pateikiamas tik vienas pavyzdys, ką galima daryti norint rikiuoti įrašus.

  1. Dalyje Patikslinti gavėjų sąrašą pasirinkite Rikiuoti, tada atidaromas dialogo langas Filtravimas ir rikiavimas.

  2. Skirtuke Įrašų rikiavimas pasirinkite langelio Įrašų rikiavimas rodyklę žemyn, pasirinkite „Excel“ gavėjų sąrašo stulpelį, pagal kurį norite rikiuoti, tada kaip rikiavimo tvarką pasirinkite Didėjimo tvarka arba Mažėjimo tvarka.

    Atlikdami „Word“ laiškų suliejimą, pasirinkite Redaguoti gavėjų sąrašą ir dalyje Patikslinti gavėjų sąrašą pasirinkite Rūšiuoti.

  3. (Pasirinktinai) Pasirinkite langelio Paskui pagal rodyklę žemyn, pasirinkite antro stulpelio, pagal kurį norite rikiuoti, pavadinimą, tada kaip rikiavimo tvarką pasirinkite Didėjimo tvarka arba Mažėjimo tvarka.

  4. (Pasirinktinai) Jei reikia įtraukti dar vieną stulpelį, pagal kurį norite filtruoti, pakartokite 3 veiksmą.

  5. Pasirinkite Gerai ir galėsite peržiūrėti rikiavimo rezultatus.

    Atlikdami „Word“ laiškų suliejimą, rūšiavimo rezultatai pritaikomi gavėjų sąrašui.

    Pastaba: Gavėjų sąrašas dabar pateikiamas abėcėlės didėjimo tvarka.

Gavėjų sąrašo filtravimas

Galite filtruoti gavėjų sąrašą, jei norite matyti tik tuos gavėjus, kuriuos norite įtraukti į laiškų suliejimą. Filtravimas gali, pavyzdžiui, grąžinti žmonių, esančių tam tikrame mieste, arba atsargų prekes už konkrečią kainą, įrašus.

Toliau pateiktuose veiksmuose apibrėžiamos sąlygos, pagal kurias filtruojamas siuntimo sąrašas. Filtruojant naudojami paprasti kriterijai (reiškiniai), atsižvelgiant į pasirinkimus, kuriais nustatote, ar yra nurodyti duomenys.

  1. Dalyje Patikslinti gavėjų sąrašą pasirinkite Filtruoti, tada atidaromas dialogo langas Filtravimas ir rikiavimas.

  2. Skirtuke Įrašų filtravimas pasirinkite langelio Laukas rodyklę žemyn, tada pasirinkite „Excel“ siuntimo sąrašo stulpelio, kurį norite naudoti kaip pirmojo lygio filtrą, pavadinimą.

    Pastaba: Skirtukas Įrašų filtravimas suformatuotas kaip forma, kurioje yra keturi stulpeliai. Stulpeliai iš kairės į dešinę: sąlyga, laukas, palyginimo operatorius ir vartotojo nustatyti gretinimo kriterijai.

  3. Pasirinkite langelio Palyginimas rodyklę žemyn, tada pasirinkite Lygu arba kitą palyginimo parinktį.

  4. Langelyje Palyginti su įveskite duomenis, kuriuos turi atitikti pasirinkimas, esantis langelyje Laukas.

  5. (Pasirinktinai) Norėdami įtraukti antro lygio filtrą, kairiajame stulpelyje atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Pasirinkite Ir, kad būtų patenkintos abiejų filtrų sąlygos, tada pakartokite 2–4 veiksmus.

      arba

    • Pasirinkite Arba, kad būtų patenkinta bet kuri iš filtrų sąlygų, tada pakartokite 2–4 veiksmus.

    Atlikdami „Word“ laiškų suliejimą, pasirinkite Redaguoti gavėjų sąrašą ir dalyje Patikslinti gavėjų sąrašą pasirinkite Filtruoti.

  6. Prireikus pakartokite 5 veiksmą.

  7. Baigę pasirinkite Gerai ir galėsite peržiūrėti filtruotų įrašų rezultatus.

    Atlikdami „Word“ laiškų suliejimą, filtravimo rezultatai pritaikomi gavėjų sąrašui.

Gavėjo ieška

Galite ieškoti gavėjų sąraše ir rasti konkretų gavėją arba gavėjų grupę, kuriuos sieja bendras atributas, pvz., pavardė, pašto kodas arba narystės numeris.

  1. Dialogo lango Sulietų laiškų gavėjai dalyje Patikslinti gavėjų sąrašą pasirinkite Rasti gavėją.

  2. Dialogo lango Rasti įrašą langelyje Rasti įveskite atributo pavadinimą, kurio norite ieškoti siuntimo sąraše.

    Norėdami rasti gavėją, dialogo lange Įrašo ieška įveskite vardą.

  3. Dalyje Kur ieškoti atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Pasirinkite numatytą parinktį Visi laukai.

      arba

    • pasirinkite Šis laukas ir išplečiamajame sąraše pasirinkite stulpelio, kuriame norite ieškoti, pavadinimą.

  4. Pasirinkite Rasti paskesnį.

    Pastaba: Jei randamas ieškos įrašo atitikmuo, įrašas gavėjų sąraše pažymimas. Dar kartą pasirinkite Rasti paskesnį ir, jei yra kita atitiktis, ji taip pat bus pažymėta.

Taip pat žr.

Žiūrėkite Aukštesnio lygio laiškų suliejimas – nemokamą mokomąjį vaizdo įrašą, kuriame aiškinama apie laiškų suliejimo laukų rikiavimą ir filtravimą, laiškų suliejimo tinkinimą naudojant individualizuotus pranešimus ir įtraukiant pasirinktinius suliejimo laukus.

Kai kuriais atvejais laiškų suliejimo gavėjų sąraše galbūt pageidausite naudoti ne visą informaciją. Turite galimybę pasirinkti tik kai kuriuos į sąrašą įtrauktus žmones ir taip pat rikiuoti bei filtruoti duomenis, kad į laiškų suliejimą būtų įtraukta tik tai, ko reikia.

Laiškų suliejimo sąrašo rikiavimas ir filtravimas

  1. Jei dar neatidarytas, atidarykite laiškų suliejimo dokumentą.

  2. Spustelėkite Paštas > Redaguoti gavėjus.

    Spustelėkite, jei norite redaguoti gavėjų sąrašą

    Jei parinktis Redaguoti gavėjus yra pilka, spustelėkite Pasirinkti gavėjus ir susiekite dokumentą su norimu naudoti siuntimo sąrašu.

  3. Jei į sąrašą norite įtraukti žmonių arba jų pašalinti, dalyje Redaguoti sąrašo įrašus spustelėkite pliuso (+) ženklą, kad įtrauktumėte žmogų, arba minuso (-) ženklą, kad pašalintumėte žmogų iš sąrašo.

    Spustelėkite pliuso arba minuso ženklą, jei norite įtraukti arba pašalinti asmenis iš sąrašo.

  4. Kai baigsite rinktis žmones, kuriuos norite įtraukti į sąrašą, spustelėkite Gerai.

Sąrašo rūšiavimas norint rasti grupes

Norėdami grupuoti informaciją tam tikrais būdais, galite rūšiuoti gavėjų sąrašą. Pavyzdžiui, jei norite siųsti el. laiškus tik asmenims, gyvenantiems konkrečiuose miestuose, surūšiuokite žmones pagal miestus taip, kad kiekvieno miesto žmonės būtų vienoje grupėje. Taip galima lengviau juos pasirinkti pradedant suliejimą.

  1. Spustelėkite Paštas > Filtruoti gavėjus.

  2. Spustelėkite Rikiuoti įrašus > Rikiuoti pagal ir pasirinkite lauko, pagal kurį norite rikiuoti, pavadinimą.

    Spustelėkite Rikiuoti įrašus, jei norite rūšiuoti elementus laiškų suliejimo funkcijai atlikti

    Norėdami rūšiuoti pagal kelis laukus, pavyzdžiui, pagal šalį ir tada pagal miestą, spustelėkite Po to pagal ir pasirinkite papildomus laukus, pagal kuriuos norite atlikti rūšiavimą.

    Spustelėkite, jei norite rūšiuoti pagal kelis laukus

  3. Kai visi laukai bus surūšiuoti kaip norite, spustelėkite Gerai.

Sąrašo filtravimas norint peržiūrėti tik įtrauktinas eilutes

Galite filtruoti sąrašą, kad būtų rodomi tik tie asmenys ar elementai, kuriuos norite įtraukti į suliejimą, pavyzdžiui, tik tam tikro miesto gyventojai arba atsargų prekės už tam tikrą kainą.

  1. Spustelėkite Paštas > Filtruoti gavėjus.

    Spustelėkite, jei norite filtruoti laiškų suliejimo sąrašą

  2. Dalyje Filtruoti įrašus spustelėkite rodyklę šalia langelio Laukas, tada spustelėkite stulpelį, pagal kurį norite filtruoti, pavyzdžiui, Kreipinys arba Pavardė.

    Spustelėkite lauką, pagal kurį norite filtruoti

  3. Spustelėkite Palyginimas, tada atlikti norimo atlikti palyginimo tipą.

    Spustelėkite palyginimo parinktis, kurias norite nustatyti

  4. Lauke Palyginti su įveskite filtro reikšmę. Pavyzdžiui, sąraše Laukas pasirinkę miestą, įveskite miesto pavadinimą.

  5. Spustelėkite Ir arba Arba, tada į filtrą įtraukite kitą sąlygą. Pavyzdžiui, jei norite pamatyti dviejų miestų rezultatus, spustelėkite Arba, sąraše Laukas spustelėkite miestą, spustelėkite Lygu ir įveskite antro miesto pavadinimą.

  6. Spustelėkite Gerai.

Dabar esate pasirengę įtraukti laiškų suliejimo laukus į dokumentą, kurį naudojate el. laiškų suliejimui arba laiškų suliejimui naudojant „Word for Mac“. Daugiau informacijos rasite Laiškų suliejimo laukų įterpimas.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×