Duomenų perkėlimas iš "Excel" į "Access"

Šiame straipsnyje aprašoma, kaip perkelti duomenis iš "Excel", kad galėtumėte pasiekti ir konvertuoti duomenis į sąryšines lenteles, kad galėtumėte naudoti "Microsoft Excel" ir pasiekti kartu. Norėdami apibendrinti, "Access" geriausiai tinka užfiksuoti, saugoti, užklausti ir dalytis duomenimis, o "Excel" geriausiai tinka duomenims apskaičiuoti, analizuoti ir vizualizuoti.

Du straipsnius, naudodami "Access" arba "Excel" Norėdami tvarkyti duomenis ir 10 svarbiausių priežasčių naudoti "Access", aptarkite, kuri programa geriausiai tinka konkrečiai užduočiai ir kaip naudoti "Excel" ir "Access", kad sukurtumėte praktinį sprendimą.

Perkėlus duomenis iš "Excel" į "Access", yra trys pagrindiniai proceso žingsniai.

three basic steps

Pastaba: Informacijos apie duomenų modeliavimą ir ryšius programoje "Access" rasite duomenų bazės kūrimo pagrindai.

1 veiksmas: duomenų importavimas iš "Excel" į "Access"

Duomenų importavimas yra veiksmas, kuris gali būti daug sklandesnis, jei norite parengti ir išvalyti duomenis. Duomenų importavimas panašus į naują namą. Jei prieš perkeldami išvalote ir tvarkote savo nuosavybę, tai kur kas patogiau.

Duomenų išvalymas prieš importuojant

Prieš importuodami duomenis į "Access", "Excel" naudinga:

  • Konvertuokite langelius, kuriuose yra ne Atominiai duomenys (t. y. kelios reikšmės viename langelyje) keliems stulpeliams. Pvz., "įgūdžių" stulpelio, kuriame yra kelios įgūdžių reikšmės, pvz., "C# programavimas", "VBA Programavimas" ir "Web Design", langelis turi būti išskaidytas į atskirus stulpelius, kuriuose kiekvienas turi tik vieną įgūdžių reikšmę.

  • Naudokite komandą TRIM, kad pašalintumėte pirmaujančias, gale ir kelis įdėtuosius tarpus.

  • Pašalinkite nespausdinamus simbolius.

  • Raskite ir pašalinkite rašybos ir skyrybos klaidas.

  • Pašalinkite pasikartojančias eilutes arba pasikartojančius laukus.

  • Įsitikinkite, kad duomenų stulpeliuose nėra mišraus formato, ypač skaičių, suformatuoto kaip tekstas arba datos, suformatuotos kaip skaičiai.

Daugiau informacijos ieškokite šiose "Excel" Žinyno temose:

Pastaba: Jei jūsų duomenų valymo poreikiai yra sudėtingi arba neturite laiko ar išteklių, kad patys automatizuotumėte procesą, galbūt norėsite naudoti trečiosios šalies tiekėją. Daugiau informacijos ieškokite "duomenų valymo programinė įranga" arba "duomenų kokybė" pagal mėgstamiausią ieškos modulį žiniatinklio naršyklėje.

Pasirinkite geriausią duomenų tipą importuodami

"Access" importavimo operacijos metu norite atlikti gerus pasirinkimus, kad gautumėte kelias (jei yra) konvertavimo klaidas, kurioms reikia įsikišimo. Šioje lentelėje apibendrinama, kaip "Excel" skaičių formatai ir "Access" duomenų tipai yra konvertuojami, kai importuojate duomenis iš "Excel" į "Access", ir pateikiami keli patarimai, kaip pasirinkti geriausius duomenų tipus, kuriuos galima pasirinkti importavimo skaičiuoklės vedlyje.

"Excel" skaičių formatas

„Access“ duomenų tipas

Komentarai

Geriausia praktika

Tekstas

Tekstas, atmintinė

"Access" teksto duomenų tipas saugo skaitinius skaitinius duomenis iki 255 simbolių. "Access" atmintinės duomenų tipas saugo skaitinius skaitinius duomenis iki 65 535 simbolių.

Pasirinkite atmintinė , kad išvengtumėte duomenų sutrumpinimo.

Skaičius, procentas, frakcija, mokslinis

Skaičius

"Access" yra vieno numerio duomenų tipas, kuris kinta atsižvelgiant į lauko dydžio ypatybę (baitų, sveikojo skaičiaus, Ilgojo sveikojo skaičiaus, vieno, dvigubo, dešimtainio skaičiaus).

Pasirinkite dvigubas , kad išvengtumėte bet kokių duomenų konvertavimo klaidų.

Data

Data

"Access" ir "Excel" naudoja tą patį datų sekos numerį, kad būtų galima saugoti datas. "Access" datų intervalas yra didesnis: nuo-657 434 (sausio 1 d., 100 AD) iki 2 958 465 (gruodžio 31, 9999 AD).

Kadangi programa "Access" neatpažįsta "1904" datų sistemos (naudojama "Excel", skirtoje "Macintosh"), reikia konvertuoti datas "Excel" arba "Access", kad išvengtumėte painiavos.

Daugiau informacijos ieškokite datų sistemos, formato arba dviejų skaitmenų metų interpretacijos ir importavimo arba susiejimo su "Excel" darbaknygės duomenimiskeitimas.

Pasirinkite data.

Laikas

Laikas

"Access" ir "Excel" ir saugyklos laiko reikšmės, naudojant tą patį duomenų tipą.

Pasirinkite laiką, kuris paprastai yra numatytasis.

Valiuta, apskaita

Valiuta

Programoje "Access" valiutos duomenų tipas saugo duomenis kaip 8 baitų skaičius, kurių tikslumas iki keturių skaitmenų po kablelio, ir yra naudojamas saugoti finansinius duomenis ir išvengti reikšmių apvalinimo.

Pasirinkite valiutą, kuri paprastai yra numatytoji.

bulio logika

Taip / Ne

"Access" naudoja-1 visoms taip reikšmėms ir 0 visoms ne reikšmėms, o "Excel" naudoja 1 visoms TIKROJAI reikšmėms ir 0 visoms KLAIDINGAI reikšmėms.

Pasirinkite taip/ne, kuri automatiškai konvertuoja esamas reikšmes.

Hipersaitas

Hipersaitas

"Excel" ir "Access" hipersaitas turi URL arba žiniatinklio adresą, kurį galite spustelėti ir stebėti.

Pasirinkite hipersaitą, kitaip "Access" gali naudoti teksto duomenų tipą pagal numatytuosius numatytuosius.

Kai duomenys yra programoje "Access", galite panaikinti "Excel" duomenis. Neužmirškite originalios "Excel" darbaknygės atsarginės kopijos prieš ją panaikindami.

Daugiau informacijos ieškokite "Access" žinyno temoje importavimas arba susiejimas su duomenimis "Excel" darbaknygėje.

Automatinis duomenų pridėjimas paprastas būdas

Dažnai pasitaikančių problemų "Excel" vartotojai turi priskirtus duomenis su tais pačiais stulpeliais viename dideliame darbalapyje. Pavyzdžiui, galite turėti išteklių sekimo sprendimą, kuris prasidėjo "Excel", bet dabar išaugo įtraukiant failus iš daugelio darbo grupių ir padalinių. Šie duomenys gali būti skirtinguose darbalapiuose ir darbaknygėse arba tekstiniame failuose, kurie yra duomenų informacijos santraukos iš kitų sistemų. Nėra jokių vartotojo sąsajos komandų arba paprastas būdas pridėti panašius duomenis programoje "Excel".

Geriausias sprendimas – naudoti "Access", kur galima lengvai importuoti ir pridėti duomenis į vieną lentelę naudojant skaičiuoklės importavimo vediklį. Be to, į vieną lentelę galite įtraukti daug duomenų. Galite įrašyti importavimo operacijas, įtraukti jas kaip suplanuotas "Microsoft Outlook" užduotis ir net naudoti makrokomandas procesui automatizuoti.

2 veiksmas: duomenų normalizavimas naudojant lentelių analizatoriaus vediklį

Iš pirmo žvilgsnio jūsų duomenų normalizavimo procesas gali atrodyti nelengvas uždavinys. Laimei, normalizuoti lentelių naudojimas programoje "Access" yra daug lengviau dėl lentelių analizatoriaus vediklio.

the table analyzer wizard

1. Nuvilkite pažymėtus stulpelius į naują lentelę ir automatiškai kurkite ryšius

2. Naudokite mygtukų komandas, kad pervardytumėte lentelę, įtrauktumėte pirminį raktą, padarytumėte esamą stulpelį pirminiu raktu ir anuliuotumėte paskutinį veiksmą

Naudodami šį vediklį galite atlikti šiuos veiksmus:

  • Konvertuokite lentelę į mažesnių lentelių rinkinį ir automatiškai sukurkite pirminį ir išorinį pagrindinį ryšį tarp lentelių.

  • Įtraukite pirminį raktą į esamą lauką, kuriame yra unikalios reikšmės, arba sukurkite naują ID lauką, kuriame naudojamas duomenų tipas AutoNumber.

  • Automatiškai kurkite ryšius, kad įgalintumėte nuorodų vientisumą su pakopiniais naujinimais. Pakopinio naikinimo būdai nėra automatiškai įtraukiami, kad netyčia neištrintumėte duomenų, tačiau galite lengvai įtraukti pakopinį naikinimą.

  • Naujų lentelių ieška, jei norite, kad būtų rezervuojami arba dubliuojami duomenys (pvz., tas pats klientas su dviem skirtingais telefono numeriais) ir atnaujinkite.

  • Sukurkite atsarginę pradinę lentelės dalį ir pervardykite ją prie jos pavadinimo pridedant "_OLD". Tada sukuriate užklausą, kuri iš naujo stato pradinę lentelę, o pradinę lentelės pavadinimą, kad visos esamos formos arba ataskaitos pagal pradinę lentelę veiks su nauja lentelės struktūra.

Daugiau informacijos ieškokite duomenų normalizavimas naudojant lentelių analizatorių.

3 veiksmas: Prisijunkite prie "Access" duomenų iš programos "Excel"

Po to, kai duomenys buvo normalizuoti programoje "Access", o užklausa arba lentelė sukurta taip, kad būtų iš naujo konstruojami pradiniai duomenys, tai paprastas jungimosi prie "Excel" duomenų iš "Excel" klausimas. Jūsų duomenys dabar pasiekiami kaip išorinis duomenų šaltinis, todėl juos galima prijungti prie darbaknygės naudojant duomenų ryšį, kuris yra informacijos, naudojamos išoriniam duomenų šaltiniui rasti, įeiti ir pasiekti, talpykla. Prisijungimo informacija saugoma darbaknygėje ir taip pat ji gali būti saugoma ryšių faile, pvz., "Office" duomenų ryšių (ODC) faile (. odc failo vardo plėtinys) arba duomenų šaltinio pavadinimo failas (. DSN plėtinys). Prisijungus prie išorinių duomenų taip pat galite automatiškai atnaujinti "Excel" darbaknygę iš "Access", kai tik duomenys bus atnaujinti naudojant "Access".

Daugiau informacijos ieškokite duomenų importavimas iš išorinių duomenų šaltinių ("Power Query").

Duomenų gavimas į "Access"

Šiame skyriuje pateikiamos toliau nurodytos jūsų duomenų normalizavimo fazės: pardavėjų ir adresų stulpelių lūžio reikšmės jų atominiame fragmentuose, susijusių temų atskyrimas į jų lenteles, šių lentelių kopijavimas ir įklijavimas naudojant "Excel" "Access", kurti pagrindinius ryšius tarp naujai sukurtų "Access" lentelių ir kurti bei vykdyti paprastą užklausą naudojant "Access", kad būtų pateikiama informacija.

Nenormalizuota forma esančių duomenų pavyzdys

Šiame darbalapyje yra ne atominė reikšmė stulpelyje Pardavėjas ir adresas. Abu stulpeliai turi būti išskaidyti į du ar daugiau atskirų stulpelių. Šiame darbalapyje taip pat yra informacijos apie pardavimus, produktus, klientus ir užsakymus. Ši informacija taip pat turėtų būti toliau padalyta pagal temą į atskiras lenteles.

Pardavėjas

Užsakymo ID

Užsakymo data

Produkto ID

QTY

Kaina

Kliento vardas

Adresas

Telefonas

Li, Yale

2349

3/4/09

C – 789

3

$7,00

Fourth kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C – 795

6

$9,75

Fourth kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A – 2275

2

$16,75

"Adventure Works"

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

"Adventure Works"

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B – 205

1

$4,50

"Adventure Works"

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C – 795

6

$9,75

UAB Contoso.

2302 Harvardo Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A – 2275

2

$16,75

"Adventure Works"

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

"Adventure Works"

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, nendrės

2353

3/7/09

A – 2275

6

$16,75

Fourth kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, nendrės

2353

3/7/09

C – 789

5

$7,00

Fourth kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informacija iš mažiausių dalių: atominės duomenys

Dirbdami su duomenimis šiame pavyzdyje, galite naudoti komandą tekstas į stulpelį programoje "Excel", kad atskirtumėte langelio "atomines" dalis (pvz., gatvės adresą, miestą, valstiją ir pašto indeksą) į atskirus stulpelius.

Toliau pateiktoje lentelėje parodyti nauji stulpeliai tame pačiame darbalapyje po to, kai jie buvo suskaidyti, kad visos reikšmės būtų atominės. Nepamirškite, kad Pardavėjo stulpelyje esanti informacija buvo padalyta į pavardę ir vardų stulpelius, o stulpelyje adresas esanti informacija buvo padalyta į adreso, miesto, Valstijos ir pašto indekso stulpelius. Šie duomenys yra "pirmoji normali forma".

Pavardė

Vardas

 

Adresas

Miestas

Valstybė

Pašto indeksas

Li

Yale

2302 Harvardo pr

Bellevue

WA

98227

Kenteris

Ellen

1025 Columbia Circle

Kaunas

WA

98234

Petkus

Jim

2302 Harvardo pr

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Duomenų nutraukimas į "Excel" organizuotus dalykus

Kelios pavyzdinius duomenis pateikiančios lentelės rodo tą pačią informaciją iš "Excel" darbalapio, kai ji padalyta į lenteles, skirtas pardavėjams, produktams, klientams ir užsakymams. Lentelės dizainas nėra galutinis, bet jis yra teisingame takelyje.

Lentelėje pardavėjai pateikiama tik informacija apie pardavimo personalą. Nepamirškite, kad kiekvienas įrašas turi unikalų ID (pardavėjo ID). Pardavėjo ID reikšmė bus naudojama lentelėje užsakymai, kad būtų sujungti užsakymai pardavėjams.

Pardavėjams

Pardavėjo ID

Pavardė

Vardas

101

Li

Yale

103

Kenteris

Ellen

105

Petkus

Jim

107

Koch

Reed

Lentelėje produktai pateikiama tik informacija apie produktus. Nepamirškite, kad kiekvienas įrašas turi unikalų ID (produkto ID). Produkto ID reikšmė bus naudojama produktų informacijai prijungti prie lentelės užsakymų informacija.

Produktai

Produkto ID

Kaina

A – 2275

16,75

B – 205

4,50

C – 789

7,00

C – 795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Lentelėje Klientai pateikiama tik informacija apie klientus. Nepamirškite, kad kiekvienas įrašas turi unikalų ID (kliento ID). Kliento ID reikšmė bus naudojama kliento informacijai prijungti prie lentelės užsakymai.

Customers

Kliento ID

Pavadinimas

Adresas

Miestas

Valstybė

Pašto indeksas

Telefonas

1001

UAB Contoso.

2302 Harvardo pr

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

"Adventure Works"

1025 Columbia Circle

Kaunas

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth kava

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Lentelėje Užsakymai yra informacija apie užsakymus, pardavus, klientus ir produktus. Nepamirškite, kad kiekvienas įrašas turi unikalų ID (užsakymo ID). Dalis šios lentelės informacijos turi būti padalyta į papildomą lentelę, kurioje yra išsami užsakymo informacija, kad lentelėje Užsakymai būtų tik keturi stulpeliai – unikalus užsakymo ID, užsakymo data, pardavėjo ID ir kliento ID. Čia pateikta lentelė dar nebuvo padalyta į lentelę užsakymų informacija.

Orders

Užsakymo ID

Užsakymo data

Pardavėjo ID

Kliento ID

Produkto ID

QTY

2349

3/4/09

101

1005

C – 789

3

2349

3/4/09

101

1005

C – 795

6

2350

3/4/09

103

1003

A – 2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B – 205

1

2351

3/4/09

105

1001

C – 795

6

2352

3/5/09

105

1003

A – 2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A – 2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C – 789

5

Užsakymo informacija, pvz., produkto ID ir kiekis, perkeliama iš lentelės užsakymai ir saugoma lentelėje, pavadintoje užsakymo informacija. Turėkite omenyje, kad yra 9 užsakymai, todėl prasminga, kad šioje lentelėje yra 9 įrašo. Nepamirškite, kad lentelėje Užsakymai yra unikalus ID (užsakymo ID), kuris bus perduotas lentelėje užsakymų informacija.

Galutinis užsakymų lentelės dizainas turi atrodyti taip:

Orders

Užsakymo ID

Užsakymo data

Pardavėjo ID

Kliento ID

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Lentelėje užsakymų informacija yra ne stulpelių, kuriems reikia unikalių reikšmių (t. y. nėra pirminio rakto), todėl bet kuris arba visas stulpelis turi būti "nereikalingi" duomenys. Tačiau nė vieno įrašo šioje lentelėje negalima visiškai tapatūs (Ši taisyklė taikoma bet kuriai duomenų bazės lentelei). Šioje lentelėje turi būti 17 įrašo – kiekvienas atitinka atskiro užsakymo produktą. Pavyzdžiui, kad "2349", trys C – 789 produktai sudaro vieną iš dviejų viso užsakymo dalių.

Todėl lentelė užsakymų informacija turėtų atrodyti taip:

Užsakymo informacija

Užsakymo ID

Produkto ID

QTY

2349

C – 789

3

2349

C – 795

6

2350

A – 2275

2

2350

F-198

6

2350

B – 205

1

2351

C – 795

6

2352

A – 2275

2

2352

D-4420

3

2353

A – 2275

6

2353

C – 789

5

Duomenų kopijavimas ir įklijavimas iš "Excel" į "Access"

Dabar, kai informacija apie pardavus, klientus, produktus, užsakymus ir užsakymo informaciją buvo išskaidyta į atskirus "Excel" dalykus, galite nukopijuoti tuos duomenis tiesiai į "Access", kur jis taps lentelėmis.

"Access" lentelių ryšių kūrimas ir užklausos vykdymas

Perkėlę duomenis į "Access", galite kurti ryšius tarp lentelių ir kurti užklausas, kad būtų pateikiama informacija apie įvairius dalykus. Pavyzdžiui, galite sukurti užklausą, kuri pateikia užsakymo ID ir užsakymų, įvestų tarp "3/05/09" ir "3/08/09", pardavėjų vardus.

Be to, galite kurti formas ir ataskaitas, kad būtų lengviau atlikti duomenų įvedimą ir pardavimo analizę.

Reikia daugiau pagalbos?

Visada galite paprašyti specialisto iš „Excel“ technologijų bendruomenės, gauti pagalbos iš Atsakymų bendruomenės arba siūlyti naują funkciją ar patobulinimą „Excel“ vartotojo balse.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×