Duomenų apskaita naudojant užklausą

Šiame straipsnyje aiškinama, kaip apskaičiuoti užklausos grąžintus duomenis. Pavyzdžiui, formoje arba ataskaitoje galite apskaičiuoti elementų skaičių viename arba keliuose lentelės laukuose arba valdikliuose. Taip pat galite apskaičiuoti vidutines reikšmes ir surasti mažiausias, didžiausias, anksčiausias ir naujausias reikšmes. Be to, Access pateikia funkciją, vadinamą bendrąja eilute, kurią galite naudoti duomenims duomenų lape skaičiuoti nepakeitę užklausos dizaino.

Ką norėtumėte daryti?

Suprasti duomenų skaičiavimo būdus

Duomenų skaičiavimas naudojant eilutę suma

Duomenų apskaita naudojant sumų užklausą

Agregavimo funkcijos nuoroda

Suprasti duomenų skaičiavimo būdus

Galite apskaičiuoti elementų skaičių lauke (reikšmių stulpelis) naudodami funkciją Count . Funkcija Count priklauso funkcijų, vadinamų agregavimo funkcijomis, rinkiniu. Agregavimo funkcijas naudojate norėdami atlikti skaičiavimą duomenų stulpelyje ir grąžinti vieną reikšmę. "Access" taip pat pateikia keletą agregavimo funkcijų , pvz.:

  • Suma, skirta skaičių stulpeliui sumuoti.

  • AVERAGE, kad būtų vidurkinimo skaičių stulpelis.

  • Maksimumas, kaip rasti didžiausią lauko reikšmę.

  • Mažiausias, kad būtų rasti mažiausios lauko reikšmės.

  • Standartinis nuokrypis , skirtas matuoti, kaip plačiai reikšmės išskirstytos pagal vidutinę reikšmę (vidurkis).

  • Dispersija, skirta visų stulpelio reikšmių statistinei dispersijos matavimui.

Access pateikia du būdus, kaip į užklausą įtraukti skaičių ir kitas agregavimo funkcijas. Galite:

  • Atidarykite užklausą duomenų lapo rodinyje ir įtraukite eilutę suma. Eilutė suma leidžia naudoti agregavimo funkciją viename ar daugiau užklausos rezultatų rinkinio stulpelių nekeičiant užklausos dizaino.

  • Kurti sumų užklausą. Užklausos sumos apskaičiuoja tarpines sumas skirtingose grupių įrašuose. Pavyzdžiui, jei norite, kad visi pardavimai būtų sumuojamos pagal miestą ar ketvirtį, naudodami sumų užklausą galite sugrupuoti savo žurnalus pagal norimą kategoriją ir susumuoti pardavimo duomenis. Priešingai, eilutė suma apskaičiuoja vieną arba daugiau duomenų stulpelių (laukų) bendrąsias sumas.

Pastaba: Šio dokumento mokomųjų dalių paryškinta naudojant funkciją Count , tačiau nepamirškite, kad savo sumos eilutėse ir užklausose galite naudoti kitas agregavimo funkcijas. Daugiau informacijos apie kitų agregavimo funkcijų naudojimą rasite skyriuje agregavimo funkcijos nuoroda, esanti toliau šiame straipsnyje.

Daugiau informacijos apie tai, kaip naudoti kitas agregavimo funkcijas, ieškokite straipsnyje stulpelių sumų rodymas duomenų lape.

Tolesniuose skyriuose aprašyti veiksmai paaiškina, kaip įtraukti eilutę suma ir kaip naudoti sumų užklausą duomenims skaičiuoti. Tęsdami neužmirškite, kad funkcija Count veikia didesniam duomenų tipų skaičiui nei kitų agregavimo funkcijų. Pavyzdžiui, galite vykdyti funkciją Count su bet kokio tipo lauku, išskyrus vieną, kuriame yra sudėtingų, pasikartojančių skaliarinio duomenų, pvz., kelių reikšmių sąrašų laukas.

Tačiau daugelis agregavimo funkcijų veikia tik duomenų laukuose, kurie nustatyti konkrečiame duomenų tipas. Pvz., funkcija SUM veikia tik laukuose, kurie nustatyti kaip skaičių, dešimtainių skaičių arba valiutos duomenų tipai. Daugiau informacijos apie duomenų tipus, kurių reikalauja kiekviena funkcija, rasite skyriuje agregavimo funkcijos nuoroda, esantitoliau šiame straipsnyje.

Bendros informacijos apie duomenų tipus ieškokite straipsnyje laukui nustatyto duomenų tipo modifikavimas arba keitimas.

Puslapio viršus

Duomenų skaičiavimas naudojant eilutę suma

Eilutę sumos įtraukimas į užklausą atidarant užklausą duomenų lapo rodinyje, įtraukiant eilutę ir pasirenkant funkciją Count arba kitą agregavimo funkciją, pvz., SUM, Minimum, Maximumarba AVERAGE. Šiame skyriuje aprašyti veiksmai paaiškina, kaip kurti paprastą atrankos užklausą ir įtraukti eilutę suma.

Paprastos pasirinkimo užklausos kūrimas

  1. Skirtuko Kūrimas grupėje Kita spustelėkite Užklausos dizainas.

    Access juostelės paveikslėlis

  2. Dialogo lange Lentelės rodymas dukart spustelėkite lentelę ar lenteles, kurias norite naudoti užklausoje, tada spustelėkite uždaryti.

    Pasirinkta lentelė arba lentelės rodoma kaip "Windows" viršutinėje užklausos dizaino įrankio dalyje. Šioje iliustracijoje parodyta tipinė lentelė užklausų dizaineryje:

    Užklausa su trimis laukais dizaino tinklelyje

  3. Dukart spustelėkite lentelės laukus, kuriuos norite naudoti užklausoje.

    Galite įtraukti laukų, kuriuose yra aprašomieji duomenys, pvz., pavadinimus ir aprašus, tačiau privalote įtraukti lauką, kuriame yra norimos apskaičiuoti reikšmės.

    Kiekvienas laukas rodomas užklausos dizaino tinklelio stulpelyje.

  4. Skirtuko Dizainas grupėje Rezultatai spustelėkite Vykdyti.

    Užklausos rezultatai rodomi duomenų lapo rodinyje.

  5. Jei norite, grįžkite į dizaino rodinį ir koreguokite užklausą. Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite užklausos dokumento skirtuką ir spustelėkite dizaino rodinys. Tada galite pakoreguoti užklausą pagal poreikį įtraukdami arba pašalindami lentelės laukus. Norėdami pašalinti lauką, pasirinkite stulpelį kūrimo tinklelyje ir paspauskite klavišą DELETE.

  6. Pasirinktinai įrašykite užklausą.

Sumos eilutės įtraukimas

  1. Atidarykite užklausą duomenų lapo rodinyje. Norėdami tai padaryti duomenų bazėje. accdb failo formatu, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite užklausos dokumento skirtuką ir spustelėkite duomenų lapo rodinys.

    –arba–

    . Mdb failo formato duomenų bazės, sukurtos naudojant senesnę "Access" versiją, skirtuko Pagrindinis grupėje Rodiniai spustelėkite rodyklę, esančią po parinktimi rodinys , tada spustelėkite duomenų lapo rodinys.

    –arba–

    Naršymo srityje dukart spustelėkite užklausą. Atliekant šią funkciją vykdomas užklausa ir rezultatų įkėlimas į duomenų lapą.

  2. Skirtuko Pagrindinis grupėje Įrašai spustelėkite Sumos.

    Access juostelės paveikslėlis

    Duomenų lape po paskutine duomenų eilute rodoma nauja sumos eilutė.

  3. Eilutėje suma spustelėkite norimą sumuoti lauką, tada iš sąrašo pasirinkite skaičiavimas .

Eilutės sumos slėpimas

  • Skirtuko Pagrindinis grupėje Įrašai spustelėkite Sumos.

Daugiau informacijos apie sumos eilutės naudojimą ieškokite straipsnyje stulpelių sumų rodymas duomenų lape.

Puslapio viršus

Duomenų apskaita naudojant sumų užklausą

Duomenis skaičiuojate naudodami sumų užklausą, o ne eilutę suma, kai reikia skaičiuoti kai kuriuos arba visus užklausos grąžintus duomenis. Pavyzdžiui, galite apskaičiuoti pardavimo operacijų skaičių arba vieno miesto operacijų skaičių.

Paprastai galite naudoti sumų užklausą, o ne eilutę suma, kai reikia naudoti gautą reikšmę kitoje duomenų bazės dalyje, pvz., ataskaitoje.

Visų užklausos įrašų apskaita

  1. Skirtuko Kūrimas grupėje Kita spustelėkite Užklausos dizainas.

    Access juostelės paveikslėlis

  2. Dialogo lange Lentelės rodymas dukart spustelėkite lentelę, kurią norite naudoti užklausoje, tada spustelėkite uždaryti.

    Lentelė rodoma užklausos dizaino įrankio viršutinėje dalyje esančiame lange.

  3. Dukart spustelėkite laukus, kuriuos norite naudoti užklausoje, ir įsitikinkite, kad įtraukiate lauką, kurį norite apskaičiuoti. Galite skaičiuoti daugelio duomenų tipų laukus, išskyrus laukus, kuriuose yra sudėtingų, pasikartojančių skaliarinio duomenų, pvz., kelių reikšmių sąrašų laukas.

  4. Skirtuko dizainas grupėje Rodyti/slėpti spustelėkite sumos.

    Eilutė suma rodoma dizaino tinklelyje ir grupėje , rodoma kiekvieno užklausos lauko eilutėje.

  5. Eilutėje suma spustelėkite norimą skaičiuoti lauką ir gautame sąraše pasirinkite skaičiavimas .

  6. Skirtuko Dizainas grupėje Rezultatai spustelėkite Vykdyti.

    Užklausos rezultatai rodomi duomenų lapo rodinyje.

  7. Pasirinktinai įrašykite užklausą.

Įrašų apskaita grupėje arba kategorijoje

  1. Skirtuko Kūrimas grupėje Kita spustelėkite Užklausos dizainas.

    Access juostelės paveikslėlis

  2. Dialogo lange Lentelės rodymas dukart spustelėkite lentelę ar lenteles, kurias norite naudoti užklausoje, tada spustelėkite uždaryti.

    Lentelė arba lentelės pasirodo užklausos dizaino įrankio viršutinėje dalyje esančiame lange.

  3. Dukart spustelėkite lauką, kuriame yra jūsų kategorijos duomenys, taip pat lauką, kuriame yra norimos apskaičiuoti reikšmės. Užklausoje negali būti kitų aprašomųjų laukų.

  4. Skirtuko dizainas grupėje Rodyti/slėpti spustelėkite sumos.

    Eilutė suma rodoma dizaino tinklelyje ir grupėje , rodoma kiekvieno užklausos lauko eilutėje.

  5. Eilutėje suma spustelėkite norimą skaičiuoti lauką ir gautame sąraše pasirinkite skaičiavimas .

  6. Skirtuko Dizainas grupėje Rezultatai spustelėkite Vykdyti.

    Užklausos rezultatai rodomi duomenų lapo rodinyje.

  7. Pasirinktinai įrašykite užklausą.

Puslapio viršus

Agregavimo funkcijos nuoroda

Toliau pateiktoje lentelėje išvardytos ir aprašytos agregavimo funkcijos, kurias programa "Access" teikia naudoti sumos eilutėje ir užklausose. Atminkite, kad "Access" pateikia daugiau užklausų agregavimo funkcijų nei sumos eilutėje. Be to, jei dirbate su "Access" projektu (prie "Microsoft SQL Server" duomenų bazės prisijungęs "Access" ryšys), galite naudoti didesnį agregavimo funkcijų rinkinį, kurį teikia "SQL Server". Daugiau informacijos apie šį funkcijų rinkinį rasite "Microsoft SQL Server" knygose internete.

Funkcija

Aprašas

Naudojama su duomenų tipu (tipais)

Suma

Sudeda stulpelio elementus. Veikia tik su skaitiniais ir valiutos duomenimis.

Skaičius, dešimtainis skaičius, valiuta

Vidurkis

Apskaičiuoja vidutinę stulpelio reikšmę. Stulpelyje turi būti skaitiniai, valiutos arba datos / laiko duomenys. Funkcija nepaiso nulinių reikšmių.

Skaičius, dešimtainis skaičius, valiuta, data / laikas

Skaičius

Suskaičiuoja stulpelio elementų skaičių.

Visi duomenų tipai, išskyrus tuos, kuriuose yra sudėtingų pasikartojančių skaliarinių duomenų, pvz., kelių reikšmių sąrašų stulpelis.

Daugiau informacijos apie kelių reikšmių sąrašus rasite straipsniuose kelių reikšmių laukų vadovas ir kelių reikšmių lauko kūrimas arba naikinimas.

Maks.

Grąžina elementą su didžiausia reikšme. Tekstiniams duomenims didžiausia reikšmė yra Paskutinė abėcėline reikšmė ir "Access" ignoruoja atvejis. Funkcija nepaiso nulinių reikšmių.

Skaičius, dešimtainis skaičius, valiuta, data / laikas

Min.

Grąžina elementą su mažiausia reikšme. Jei tai yra teksto duomenys, mažiausia reikšmė yra pirmoji abėcėlinis reikšmė ir "Access" ignoruoja atvejis. Funkcija nepaiso nulinių reikšmių.

Skaičius, dešimtainis skaičius, valiuta, data / laikas

Standartinis nuokrypis

Matuoja, kaip plačiai reikšmės išskirstytos pagal vidutinę reikšmę (vidurkis).

Daugiau informacijos apie šios funkcijos naudojimą ieškokite straipsnyje stulpelių sumų rodymas duomenų lape.

Skaičius, dešimtainis skaičius, valiuta

Dispersija

Matuoja visų stulpelio reikšmių statistinę dispersiją. Šią funkciją galite naudoti tik skaitiniams ir valiutos duomenims. Jei lentelėje yra mažiau nei dvi eilutės, "Access" pateikia neapibrėžtą reikšmę.

Daugiau informacijos apie dispersijos funkcijas ieškokite straipsnyje stulpelių sumų rodymas duomenų lape.

Skaičius, dešimtainis skaičius, valiuta

Puslapio viršus

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×