Automatinio archyvavimo funkcija padeda valdyti vietą pašto dėžutėje arba naudojamame el. pašto serveryje, nes automatiškai perkelia elementus į archyvo vietą. Atsižvelgiant į parinktis, automatinis archyvavimas užbaigia vieną arba abu iš toliau nurodytų veiksmų.
-
Perkelia elementus iš pradinės vietos, paprastai iš vieno aktyvaus aplanko, į archyvo aplanką.
Kur perkeliami mano elementai?
Archyvo failas yra „Outlook“ duomenų failo (.pst) tipo failas. Pirmą kartą paleidus automatinį archyvavimą, archyvo failas automatiškai sukuriamas aplanke C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
Nerandu šiame straipsnyje išvardytų aplankų
Kai kurie aplankai gali būti paslėpti aplankai. Daugiau informacijos apie paslėptų aplankų peržiūrą sistemoje „Windows“ ieškokite Paslėptų failų rodymas.
-
Visam laikui panaikina elementus, kurie praėjo savo senėjimo laikotarpius.
Pastabos:
-
Jei pasirinkote elementus panaikinti, jie nėra archyvuojami. Jei pasirinksite elementus archyvuoti, jų negalima panaikinti naudojant automatinį archyvavimą. Kai elementai archyvuojami, juos panaikinti galima tik rankiniu būdu.
-
Jei savo "Outlook" profilyje turite kelias "Exchange" paskyras ir konfigūruojate automatinį archyvavimą vienoje paskyroje, visoms kitoms "Exchange" paskyroms tie patys parametrai bus taikomi automatiškai.
Daugiau informacijos apie automatinio archyvavimo funkciją žr. Senesnių elementų archyvavimas automatiškai.
„Outlook“ elementų senėjimo laikotarpiai
Bet kuris senėjimo laikotarpį viršijęs „Outlook“ elementas įtraukiamas į kitą automatinį archyvavimą, išskyrus atvejus, kai elementas buvo specialiai pažymėtas, kuriam ši nuostata netaikoma. Toliau nurodytas kiekvieno „Outlook“ aplanko numatytasis senėjimo laikotarpis.
|
Aplankas |
Senėjimo laikotarpis |
|---|---|
|
Gauta ir Juodraščiai |
6 mėnesiai |
|
Išsiųsta ir Panaikinta |
2 mėnesiai |
|
Siunčiama |
3 mėnesiai |
|
Kalendorius |
6 mėnesiai |
|
Užduotys |
6 mėnesiai |
|
Pastabos |
6 mėnesiai |
|
Žurnalas |
6 mėnesiai |
Pastaba: Aplankų, kuriuos sukuriate ir kuriuose yra to paties tipo elementai kaip ir aplankų Gauta, Kalendorius, Užduotys, Pastabos arba Žurnalas, numatytasis senėjimo laikotarpis irgi yra šeši mėnesiai. Pavyzdžiui, pašto aplankas, kurį sukuriate iš bendradarbio gaunamoms būsenos ataskaitoms, ar kontaktų aplankas, kurį sukuriate asmeniniams kontaktams.
Elemento amžiaus nustatymas
|
Elemento tipas |
Senėjimo laikotarpio pradžia |
|---|---|
|
El. laiškas |
Gavimo data / laikas arba pranešimo paskutinio pakeitimo ir įrašymo data, pasirenkant vėlesnę. Pranešimo pažymėjimas kaip skaityto arba neskaityto yra pranešimo pakeitimo pavyzdys. |
|
Kalendoriaus susitikimas, įvykis ar susitikimas |
Data, kai paskutinį kartą pakeitėte ir įrašėte elementą, pasirenkant vėlesnę. Pasikartojantys elementai nearchyvuojami. Neatsižvelgiant į paskutinę įrašymo datą bus archyvuojami tik tie kalendoriaus elementai, kurie jau įvyko. |
|
Užduotis |
Baigimo data arba užduoties paskutinio pakeitimo ir įrašymo data. Užduotys, kurios nepažymėtos kaip užbaigtos, nearchyvuojamos. Kitiems asmenims priskirtos užduotys archyvuojamos tik tada, jei pažymėtos kaip užbaigtos. |
|
Pastaba |
Kai paskutinį kartą pakeitėte ir įrašėte pastabą. |
|
Žurnalo įrašas |
Žurnalo įrašo sukūrimo data arba įrašo paskutinio pakeitimo ir įrašymo data. |
|
Kontaktas |
Kontaktai pagal numatytuosius parametrus nearchyvuojami. Tačiau juos galite archyvuoti rankiniu būdu. |
Automatinio archyvavimo parametrai ir parinktys
Peržiūrėkite parametrų ir parinkčių, kurias galite taikyti tinkindami automatinio archyvavimo funkciją, aprašymus.
Automatinio archyvavimo paleidimas kas n d. Pasirinkite, kaip dažnai vykdomas automatinis archyvavimas. Vienu metu archyvuojant daug elementų gali sulėtėti kompiuterio veikimas. Todėl geriau naudoti automatinį archyvavimą dažniau, kad sumažintumėte apdorotų elementų skaičių.
Jei norite išjungti automatinio archyvavimo funkciją, išvalykite žymės langelį Automatiškai archyvuoti kas n dienų.
Įspėti prieš automatiškai archyvuojant Pasirinkite, ar norite, kad priminimo pranešimas būtų rodomas prieš automatinį archyvavimą apdorojant "Outlook" elementus. Kai bus rodomi raginimai, priminimo pranešime galite spustelėti Ne , kad atšauktumėte tą automatinio archyvavimo seansą.
Naikinti pasenusius (tik el. pašto aplankuose) Ši parinktis pagal numatytuosius nustatymus yra išjungta. Pažymėkite šį žymės langelį, jei norite panaikinti laiškus pasibaigus jų senėjimo laikotarpiui.
Archyvuoti arba naikinti senus elementus Pasirinkite šią parinktį, jei norite nustatyti arba pakeisti toliau nurodytus parametrus. Jei šis žymės langelis nepažymėtas, automatinis archyvavimas vykdomas naudojant numatytuosius parametrus.
Rodyti archyvo aplanką aplankų sąraše Pažymėkite šį žymės langelį, jei norite, kad aplankas Archyvas būtų rodomas kartu su kitais veikiančiais aplankais naršymo srityje. Jei nenaudojate šios parinkties, vis tiek galite atidaryti archyvo aplanką– spustelėkite skirtuką Failas , tada skirtuke Atidaryti spustelėkite Atidaryti "Outlook" duomenų failą.
Valyti elementus, senesnius nei Nurodykite elementų archyvavimo amžių dienomis, savaitėmis ar mėnesiais. Galite konfigūruoti laikotarpį nuo vienos dienos iki 60 mėnesių.
Perkelti senus elementus į Pažymėkite šį žymės langelį, jei norite archyvuoti senus elementus, o ne automatiškai juos panaikinti. Lauke rodomas numatytasis aplankas. Norėdami naudoti kitą aplanką, lauke įveskite aplanko vietą arba spustelėkite Naršyti. Pažymėjus šią parinktį, išvalomas parinkties Visam laikui naikinti elementus pasirinkimas.
Elementų panaikinimas visam laikui Ši parinktis panaikina visus nebegaliojančius elementus. Jie neperkeliami ir neišsaugoma archyvo kopija. Pažymėjus šią parinktį, išvalomas parinkties Perkelti senus elementus į pasirinkimas.
Dabar taikyti šiuos parametrus visiems aplankams Ši parinktis taiko automatinio archyvavimo parametrus, įskaitant keitimus, visiems aplankams. Jei norite nurodyti unikalius vieno ar kelių aplankų parametrus, nesirinkite šios parinkties. Vietoj to dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanką, spustelėkite Ypatybės , tada eikite į skirtuką Automatinis archyvavimas , kad pakeistumėte kiekvieno aplanko, kurį norite keisti, parametrus.
