Įrašų įtraukimo, redagavimo ir naikinimo būdai

Šiame straipsnyje

• Duomenų naujinimas naudojant formą arba duomenų lapą

• Kas yra duomenų įvedimo simboliai

• Įrašo įtraukimas į lentelę ar formą

• Įrašo radimas

• Įrašo naikinimas

• Teksto lauko arba lauko duomenų redagavimas

• Datos įtraukimas naudojant datos parinkiklį

• Raiškiojo teksto formatavimo taikymas ilgo teksto lauko duomenims

• Teksto įvedimas į valdiklį su įvesties šablonais

• Duomenų įvedimas naudojant sąrašą

• Nulinio ilgio eilučių įvedimas

• Keitimų anuliavimas

Duomenų naujinimas naudojant formą arba duomenų lapą

Duomenims atnaujinti rankiniu būdu naudojama forma. Duomenų įvedimo formos padeda lengviau, greičiau ir tiksliau įvesti duomenis. Formos gali būti įvairus valdiklių, pvz., sąrašų, teksto laukų ir mygtukų, skaičius. Savo ruožtu visi formos valdikliai nuskaito duomenis iš tolesnio lentelės lauko arba juos įrašo.

Duomenų lapai yra duomenų tinklelis, atrodantis panašiai kaip „Excel“ darbalapiai. Duomenis galima keisti tiesiogiai dirbant duomenų lapo rodinyje. Jei esate susipažinę su „Excel“, turėtų būti pakankamai paprasta suprasti duomenų lapų veikimą. Galima keisti duomenis lentelėse, užklausų rezultatų rinkiniuose ir formose, kuriose pateikiami duomenų lapai. Paprastai duomenų lapai naudojami, kai reikia matyti daug įrašų vienu metu.

Puslapio viršus

Kas yra duomenų įvedimo simboliai

Toliau pateiktoje lentelėje pateikti kai kurie įrašų parinkiklio simboliai, kuriuos galite pastebėti atnaujindami duomenis, ir jų reikšmės.

Puslapio viršus

Įrašo įtraukimas į lentelę ar formą

1. Atidarykite lentelę Duomenų lapo rodinyje arba formoje Formos rodinyje.

2. Skirtuko Pagrindinis grupėje Įrašai spustelėkite Naujas, arba spustelėkite Naujas (tuščias) įrašas, arba paspauskite Ctrl + pliuso ženklas (+).

3. Raskite įrašą su žvaigždute įrašo parinkiklyje, tada įveskite naują informaciją.

4. Spustelėkite arba kitaip perkelkite žymeklį į pirmą lauką, kurį norite naudoti, tada įveskite duomenis.

5. Norėdami pereiti į kitą lauką toje pačioje eilutėje, paspauskite TAB, naudokite rodyklių kairėn ir dešinėn klavišus arba spustelėkite langelį kitame lauke.

   Lentelėje, norėdami pereiti į kitą stulpelio langelį, naudokite rodyklių aukštyn ar žemyn klavišus arba spustelėkite norimą langelį.

6. Peržiūrint kitą įrašą arba uždarius lentelę ar formą, „Access“ įrašo naują įrašą, kurį įtraukėte. Jeigu norite įrašyti esamo įrašo keitimus, paspauskite Shift + Enter.

Puslapio viršus

Įrašo radimas

Prieš redaguojant ar panaikinant įrašą, jį būtina surasti. Formoje ar duomenų lape, kuriame yra tik nedidelis įrašų skaičius, galima naudoti įrašo naršymo mygtukus ir taip pereiti tarp įrašų, kol bus rastas pageidaujamas įrašas. Jei yra daug įrašų, galima naudoti dialogo langą Radimas ir keitimas ir filtruoti ieškant įrašo.

Įrašų naršymo mygtukų naudojimas

Galima pereiti tarp įrašų naudojant naršymo mygtukus.

Rodyklių mygtukai    Spustelėkite, jei norite patogiai pereiti prie pirmo, ankstesnio, tolesnio ar paskutinio įrašo.

Naujas (tuščias) įrašas     Spustelėkite, kad įtrauktumėte įrašą.

Dabartinis įrašas    Įveskite įrašo numerį ir paspauskite ENTER,kad pereitumėte prie to įrašo. Įrašo numeris apskaičiuojamas iš eilės, pradedant nuo formos ar duomenų lapo pradžios. Jis neatitinka jokios lauko reikšmės.

Filtras     Filtro indikatoriaus mygtukas parodo, ar filtras pritaikytas. Spustelėkite, kad pašalintumėte arba iš naujo pritaikytumėte filtrą.

Ieškoti     Įveskite tekstą lauke Ieška. Pirmoji atitinkanti reikšmė paryškinama realiuoju laiku įvedant kiekvieną simbolį.

Įrašo naikinimas

Naikinimo procesas yra gana paprasta, išskyrus tuos atvejus, kai įrašas susijęs su kitais duomenimis ir yra „vienas“ dalyje „vienas su daugeliu“ ryšyje. Pagal numatytuosius nustatymus norint išlaikyti duomenų vientisumą, „Access“ neleidžia naikinti susijusių duomenų. Daugiau informacijos žr. Lentelių ryšių vadovas.

1. Atidarykite lentelę Duomenų lapo rodinyje arba formoje Formos rodinys.

2. Pasirinkite įrašą arba įrašus, kuriuos norite panaikinti.

   Norėdami pasirinkti įrašą, spustelėkite šalia įrašo esantį įrašo parinkiklį, jei rodomas įrašo parinkiklis.

   Norėdami išplėsti arba sumažinti pasirinkimą, vilkite įrašo parinkiklį (jei teikiamas) arba paspauskite SHIFT + RODYKLĖ AUKŠTYN arba SHIFT + RODYKLĖ ŽEMYN.

3. Paspauskite DELETE, pasirinkite Pagrindinis > Įrašai > Naikinti arba paspauskite Ctrl + minuso simbolis (-).

Patarimas    Jei reikia panaikinti tik tam tikrą informaciją, bet ne visą įrašą, pasirinkite tik tuos duomenis kiekviename lauke, kuriuos norite panaikinti, tada paspauskite DELETE.

Puslapio viršus

Teksto lauko arba lauko duomenų redagavimas

„Access“ teikia vieną teksto valdiklį naudojimui trumpojo teksto ir ilgojo teksto (dar vadinamą atmintine) laukuose. Paprastai galite nustatyti, ar esamas laukas yra trumpas, ar ilgasis tekstas pagal valdiklio dydį, kuris paprastai atspindi dydį, reikalingą pamatinės lentelės laukui. Trumpojo teksto lauke galima naudoti iki 255 simbolių, o ilgojo teksto lauke gali būti naudojama 64 000 simbolių.

Pagal numatytąjį nustatymą negalima redaguoti duomenų iš tam tikrų tipų užklausų.  Pavyzdžiui, negalima redaguoti kryžminės užklausos grąžintų duomenų, taip pat negalima redaguoti arba šalinti apskaičiuotųjų laukų – reikšmių, kurias formulė apskaičiuoja naudojant duomenų bazę, tačiau kurių nėra lentelėje.

1. Atidarykite lentelę ar užklausą Duomenų lapo rodinyje arba formoje Formos rodinys.

2. Spustelėkite lauką arba pereikite į lauką naudodami TAB arba rodyklių klavišus, tada paspauskite klavišą F2.

   Formos rodinyje galima pasirinkti lauką spustelint lauko etiketę. Duomenų lapo rodinyje galima pasirinkti lauką spustelėjus šalia lauko kairiosios kraštinės, kai pelės žymiklis pakeičiamas pliuso (+) simboliu.

3. Perkelkite žymiklį į vietą, kurioje norite įvesti informaciją.

4. Įveskite arba atnaujinkite tekstą, kurį norite įterpti. Jei padarysite klaidą, paspauskite klavišą BACKSPACE.

5.  Jei laukas yra įvesties šablonas, įveskite duomenis pagal formatą.

6. Kad būtumėte produktyvesni, naudokite toliau nurodytus sparčiuosius klavišus:

   • Norėdami įterpti naują eilutę į teksto lauką, paspauskite Ctrl + Enter.

   • Norėdami įterpti lauko numatytąją reikšmę, paspauskite Ctrl + Alt + tarpo klavišas.

   • Norėdami įterpti lauke dabartinę datą, paspauskite Ctrl + kabliataškis.

   • Norėdami įterpti dabartinį laiką, paspauskite Ctrl+Shift+ dvitaškis ().

   • Norėdami tikrinti rašybą, paspauskite F7.

   • Naudoti naudoti panašias ankstesnio įrašo reikšmes, eikite į atitinkamą ankstesnio įrašo lauką, tada paspauskite CTRL + ' (apostrofas).

   • Norėdami įrašyti keitimus, paspauskite Shift + Enter.

   Daugiau informacijos žr. „Access“ spartieji klavišai.

7.  Norėdami įrašyti duomenis, skirtuko Pagrindinis grupėje Įrašai spustelėkite Įrašyti arba paspauskite Shift + Enter.

   Nėra būtina akivaizdžiai įrašyti keitimų. „Access“ priima juos į lentelę perkėlus žymiklį į naują lauką toje pačioje eilutėje, kai perkeliate žymiklį į kitą eilutę arba kai uždarote formą ar duomenų lapą.

Puslapio viršus

Datos įtraukimas naudojant datos parinkiklį

Yra keletas būdų, kaip įtraukti datą į lentelę. Spartus būdas yra naudoti datos parinkiklio valdiklį.

1. Spustelėkite lauką, kurį norite įtraukti arba kurio norite ieškoti. Rodoma kalendoriaus piktograma.
   
   Pastaba: datos parinkiklio valdiklis negalimas, jei įvesties šablonas taikomas laukui Data / laikas.

2. Spustelėkite kalendoriaus piktogramą. Rodomas kalendoriaus valdiklis.

   

3. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

   • Norėdami įvesti dabartinę datą, spustelėkite Šiandien.

   • Norėdami pasirinkti dabartinio mėnesio datą, spustelėkite datą.

   • Norėdami pasirinkti kitą mėnesį ir dieną, naudokite mygtukus pirmyn arba atgal.

Puslapio viršus

Teksto įvedimas į valdiklį su įvesties šablonais

Laukio gali būti taikomas įvesties šablonas. Įvesties šablonas yra raidinių ir vietos rezervavimo ženklų rinkinys, reikalaujantis įvesti duomenis tam tikru formatu. Daugiau informacijos apie įvesties šablonus žr. Duomenų įvedimo formatų valdymas naudojant įvesties šablonus.

• Norėdami įvesti duomenis. atsižvelkite į įvesties šabloną:

  

  Numatytojo telefono numerių įvesties šablono apibrėžimas ir gaunamas formatas

Puslapio viršus

Raiškiojo teksto formatavimo taikymas ilgo teksto lauko duomenims

Jei ilgojo teksto laukas (dar vadinamas atmintinės lauku) palaiko raiškiojo teksto formatavimą, galima taikyti tekstui skirtingus šriftus, dydžius, stilius ir spalvas.

1. Atidarykite formą Formos rodinyje arba lentelę Duomenų lapo rodinyje.

2. Pasirinkite ilgojo teksto lauką. Paprastai galima ieškoti lauko „Komentarai“, „Pastabos“ ar „Aprašymas“.

3. Skirtuko Pagrindinis grupėje Teksto formatavimas naudokite mygtukus ir meniu, kad formatuotumėte tekstą.
   
   
   
   Galite taikyti skirtingus šriftus ir dydžius, paryškinti arba pasvirąjį tekstą, keisti spalvas ir t. t.
   
   Jei norite daugiau vietos, kurioje norite redaguoti, atidarykite mastelio keitimo lauką.

Puslapio viršus

Duomenų įvedimas naudojant sąrašą

Sąrašai padeda išlaikyti duomenų vientisumą ir juos paprasta naudoti. Sąrašus galima naudoti formose, lentelėse ir užklausose. "Access" turi trijų tipų sąrašus: reikšmių sąrašus, peržvalgos laukus ir kelių reikšmių sąrašus. Reikšmių sąrašuose rodomas rankiniu būdu įvedamų elementų rinkinys. Peržvalgos sąrašai naudoja užklausą, kad gautų duomenis iš vieno ar kelių lentelės rezultatų rinkinių, atidarytų duomenų lapo rodinyje. Kelių reikšmių sąrašai išsprendžia bendrą verslo reikalavimą, ryšį "daugelis su daugeliu". Pavyzdžiui, galbūt norėsite sekti klientų palaikymo problemas ir priskirti tą pačią problemą keliems žmonėms viename lauke.

Sąrašo valdikliai yra trijų tipų:

Pasirinktinio įvedimo laukas

Sąrašo laukas

Kelių žymų pasirinktinio įvedimo laukas

Nulinio ilgio eilučių įvedimas

„Access“ leidžia atskirti dviejų rūšių tuščias reikšmes: Nulines reikšmes ir nulinio ilgio eilutes. Nulinės reikšmės nurodo nežinomą reikšmę, o nulinio ilgio eilutės nurodo laukus, kuriuose yra tarpas. Tarkime, kad turite lentelę su klientų duomenimis ir toje lentelėje yra fakso numerio laukas. Lauką galima palikite tuščią, jei nesate tikri dėl kliento fakso numerio. Tokiu atveju, palikus lauką tuščią, įvedama nulinė reikšmė, o tai reiškia, kad nežinote reikšmės. Jei vėliau sužinote, kad klientas neturi fakso aparato, lauke galima įvesti nulinio ilgo eilutę, taip nurodant, kad žinote, kad nėra reikšmės.

1. Atidarykite lentelę ar užklausą Duomenų lapo rodinyje arba formą Formos rodinyje.

2. Pasirinkite norimą lauką, tada įveskite dvi dvigubas kabutes be tarpo tarp jų ("").

3. Norėdami pateikti keitimus į duomenų bazę, perkelkite žymeklį į kitą įrašą arba paspauskite Shift + Enter. Pagal numatytuosius nustatymus, kabutės nebus rodomos.

Puslapio viršus

Keitimų anuliavimas

Įvedus netinkamus duomenis paprastai galima anuliuoti pakeitimus. Atlikite vieną arba kelis iš šių veiksmų:

• Norėdami anuliuoti paskutinį keitimą, Pasirinkite Anuliuoti srityje Sparčiosios prieigos įrankių juosta arba paspauskite ESC.

• Norėdami anuliuoti visus įrašo pakeitimus, dar kartą paspauskite ESC.

• Norėdami anuliuoti keitimus juos įrašius arba perkėlus į kitą įrašą, pasirinkite Anuliuoti srityje Sparčiosios prieigos įrankių juosta.

  Svarbu    neberekomenduojame naudoti „Visio Services“ ir „Visio Web Access" puslapio dalies „SharePoint Online“. Pakeitimai tampa nuolatiniais pradėjus redaguoti kitą įrašą, taikyti arba šalinti filtrą arba perėjus į kitą langą ar dokumento skirtuką.

Puslapio viršus