Ataskaitos platinimas elektroniniu būdu

Pastaba: Norėtume jums kuo greičiau pateikti naujausią žinyno turinį jūsų kalba. Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Gal galite šio puslapio apačioje mums pranešti, ar informacija buvo naudinga? Čia yra straipsnis anglų kalba, kuriuo galite pasinaudoti kaip patogia nuoroda.

Elektroniniu būdu platinti "Access" ataskaitų, galite naudoti Microsoft Office Access. Pavyzdžiui, galite naudoti komandą el. pašto meniu "Microsoft Office" mygtukas greitai eksportuoti ir siųsti kaip priedą el.. Arba galite eksportuoti ataskaitą kaip failą ir tada failo platinimas keliais skirtingais būdais. Naudodami elektroninės platinimo metodus, kurią galėsite greitai pasiekti svarbią informaciją tiems, kurie turi jį. Be to, failus galite naudoti kurti atsargines kopijas ir archyvus ataskaitas, ir taip pat galite sumažinti popieriaus naudojimo atvejais ten, kur nereikalingi išspausdinto ataskaitų kopijas.

Šiame straipsnyje paaiškinama, kitu failo formatu, galite eksportuoti ataskaitą ir aptariami skirtingų būdų, galite naudoti ją platinti eksportuoti ataskaitą gavėjams.

Ką norite daryti?

Suprasti failų formatai, į kurią galite eksportuoti ataskaitą

Naudodami komandą el. pašto platinimas ataskaitos

Kitais būdais platinti ataskaitos

Suprasti failų formatai, į kurią galite eksportuoti ataskaitą

Keletas kitu failo formatu, galite eksportuoti ataskaitą. Tačiau ne visi iš šių failų formatų Išsaugoti maketas ir formatavimas pradinės ataskaitos. Pavyzdžiui, jei eksportuojate ataskaitą kaip HTML failą (*.htm arba * .html), raiškiojo teksto formatas (*.rtf) failą arba teksto failo (*.txt), gautą failą neturi būti visas vaizdo elementus, kurie buvo pateikti į pradinę ataskaitą, pvz., grafinius elementus , spalvos, linijos arba kraštinių. Tačiau Išsaugoti failų formatus, maketas ir formatavimas pradinės ataskaitos. Šie formatai: momentinės kopijos formatas (*.snp), nešiojamojo dokumento formatu formatas (*.pdf) ir XML dokumento specifikacija formatas (*.xps). Šiame straipsnyje aptariamas naudodami šiuos tris failų formatus.

Šioje lentelėje pateikiami visi galimi formatai eksportuoti ataskaitą ir programas, kad jūs ir jūsų gavėjai galite naudoti norėdami atidaryti gautus failus.

Formatas

Failo ext ension(s)

Programos, kurios naudojamos atidaryti failą

HTML

*.htm; *.html

Interneto naršykles, pvz., "Microsoft Internet Explorer".

PDF

*.PDF

PDF skaitytuvai, kaip nemokamai, trečiųjų šalių Atsisiuntimai.

Raiškusis tekstas

*.rtf

Žodžių apdorojimo programose, pvz., Microsoft Office Word "ir" Tekstų doroklis.

Snapshot

*.SNP

"Microsoft" momentinės nuotraukos peržiūros programa, galite atsisiųsti iš Microsoft Download Center. Nemokamai atsisiųsti saitą rasite skyriuje Taip pat žiūrėkite .

Tekstas

*.txt

Tekstų ir teksto redagavimo programų, pvz., "Word" ir "Notepad.

XPS

*.XPS

  • "Microsoft Windows 2000", "Microsoft Windows Server 2003" arba "" Microsoft Windows XP "    "Microsoft" XML dokumento specifikacija peržiūros programa, galima atsisiųsti "Microsoft" XML popieriaus specifikacijos Essentials Pack. Daugiau informacijos apie "Microsoft" XML popieriaus specifikacijos Essentials Pack, rasite saituose, esančiuose skyriuje Taip pat žiūrėkite .

  • "Windows Vista"    Microsoft Internet Explorer 7.0 arba naujesnė versija.

Pastaba: PDF (*.pdf) ir XPS formatų (*.xps) parinktys galimos, įdiegus į priedą rasti daugiau informacijos apie šių failų formatų palaikymas skyriuje Taip pat žiūrėkite .

Puslapio viršus

Naudodami komandą el. pašto platinimas ataskaitos

Vienas iš būdų greičiausias platinti Office Access 2007 ataskaita yra naudojant komandą el. pašto meniu "Microsoft Office" mygtukas. Vos keliais pelės paspaudimais, prieigos eksportuojami ataskaitą į failo formatą, kurį norite ir tada sukuriamas naujas el. pašto pranešimas su pridėtu failu.

  1. Naršymo srityje pasirinkite ataskaitą, kurią norite siųsti laišką.

  2. Spustelėkite "Microsoft Office" mygtukas Mygtuko paveikslėlis , ir spustelėkite el. laiškus.

  3. Dialogo lange Siųsti objektą kaip pasirinkite formatą, kurį norite naudoti, ir spustelėkite gerai. Atminkite, kad Momentinės kopijos formatas (*.snp)ir PDF formatu (*.pdf), XPS formatu (*.xps) yra vienintelis pasirinkimas išlaiko maketas ir formatavimas pradinės ataskaitos.

    Office Outlook 2007 atidaro naują el. laišką su failo tipo, kurį nurodėte priedą.

  4. Įveskite gavėjų el. pašto adresus į lauką, lauke tema įveskite temą ir pranešimą pranešimų srityje.

    Patarimas: Pagal numatytuosius nustatymus failo, kurį siunčiate naudodami šį būdą nėra įrašomi jūsų kompiuteryje. Jei norite įrašyti kopiją kompiuteryje failą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite priedo lauką pridedamas ir tada kontekstiniame meniu spustelėkite Įrašyti kaip .

  5. Spustelėkite Siųsti.

Puslapio viršus

Kitais būdais platinti ataskaitos

Jei nenorite naudoti komandą el. pašto platinti ataskaitą, galite pirmiausia eksportuoti ataskaitą į failo formatą, kurį norite ir tada platinti taip pat platinamą bet kurį kitą failą. Pvz., galite nukopijuoti failą į keičiamąją laikmeną, pvz., kompaktinį diską, diską arba USB atmintinę, ir tada platinkite gavėjams. Taip pat gali būti nukopijuoti failą į bendrai naudojamo tinklo aplanko arba "Microsoft Windows SharePoint Services" svetainės dokumentų bibliotekoje, ir tada praneškite gavėjams failo vietą.

Šiuose skyriuose aprašoma, kaip eksportuoti ataskaitą kaip momentinės kopijos failas (*.snp), nešiojamojo dokumento formatu (*.pdf) failą arba XML dokumento specifikacijos failas (*.xps), kurį galėsite platinti naudojant metodą, kurį norite.

Ataskaitos eksportavimas kaip momentinės kopijos failas

Norėdami peržiūrėti failo momentinę kopiją, turi būti įdiegta Microsoft momentinių nuotraukų peržiūros programa jūs ir jūsų gavėjai kompiuteriuose. Ankstesnėse Access momentinių nuotraukų peržiūros buvo įdiegtas su "Access". Tačiau momentinę peržiūros programa neįdiegta Office Access 2007. Norėdami peržiūrėti failo momentinę kopiją, turite atsisiųsti ir įdiegti nemokamą "Microsoft" momentinės nuotraukos peržiūros programą iš Microsoft Download Center. Nes licencijos Office Access 2007 nereikia atsisiųsti momentinių nuotraukų peržiūros programą, vartotojai, kurie neturi Access 2007 savo kompiuteriuose galite atsisiųsti momentinių nuotraukų peržiūros ir naudoti jį peržiūrėti momentinę kopiją failus, kuriuos sukūrėte. Atsisiuntimo saitą rasite skyriuje Taip pat žiūrėkite

  1. Naršymo srityje spustelėkite norimą eksportuoti ataskaitą.

  2. Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje eksportavimas spustelėkite daugiauir spustelėkite Momentinę peržiūros programa.

  3. Pirmajame puslapyje eksporto - momentinės nuotraukos peržiūros programos vedlį, lauke failo vardas įveskite failo vardą arba spustelėkite Naršyti ir pereikite į kitą vietą, kurioje norite įrašyti failą.

  4. Jei norite peržiūrėti duomenų rinkinį iš karto po to, kai jis buvo sukurtas, pagal Nurodykite eksportavimo parinktis, pažymėkite žymės langelį atidaryti paskirties failą pasibaigus eksportavimo operacijai .

  5. Spustelėkite Gerai.

    Jei failas tokiu pačiu pavadinimu jau yra aplanke, kurį nurodėte, Access paragina arba pakeisti esamą failą, arba įveskite naują vardą. Spustelėkite taip Norėdami pakeisti failą, arba spustelėkite ne kitu failo vardo.

    Programa Access sukuria momentinės kopijos failas. Jei pasirinkote leisti prieigą atidaryti paskirties failą, o momentinių nuotraukų peržiūros programa įdiegta jūsų kompiuteryje, programa prasidės ir Rodyti momentinės kopijos failo. Jei jūsų kompiuteryje neįdiegtas momentinių nuotraukų peržiūros programa, nėra pranešimas bus rodomas ir momentinės kopijos failas nebus rodomi. Tačiau jūs vis tiek ją platinti kitiems vartotojams.

  6. Norėdami įrašyti operacijos, kurią ką tik atlikote, kad jūs galite greitai atkurti tą pačią operaciją vėliau veiksmus, pažymėkite žymės langelį įrašyti eksportavimo veiksmus ir įveskite pavadinimą ir aprašą, kad pamatytumėte veiksmus. Norėdami kurti "Outlook" užduotį, kuri leidžia jums suplanuoti eksportavimo operaciją ateityje, pažymėkite žymės langelį Kurti "Outlook" užduotį .

    Daugiau informacijos apie planavimo importuoti ir eksportuoti operacijas, rasite skyriuje Taip pat žr .

Ataskaitos eksportavimas kaip *.pdf arba *.xps failą

Pirmiausia turite įdiegti priedą prieš galite eksportuoti ataskaitą į *.pdf arba *.xps formato failą. Daugiau informacijos apie palaikymo kitų failų formatais, pvz., *.pdf ir *.xps, spustelėkite šio straipsnio skyriuje Taip pat žiūrėkite saitus.

Kai įdiegsite priedą, atlikite šią procedūrą eksportuoti ataskaitą kaip *.pdf arba *.xps failą:

  1. Naršymo srityje spustelėkite norimą eksportuoti ataskaitą.

  2. Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje eksportuoti spustelėkite PDF arba XPS.

  3. Dialogo lange publikuoti kaip PDF arba XPS lauke Įrašomo failo tipas pasirinkite failo tipą, kurį norite eksportuoti ataskaitą kaip.

  4. Norėdami pakeisti pavadinimą, ataskaitos įrašyti kaip, lauke failo vardas įveskite naują failo vardą.

  5. Norėdami atidaryti ataskaitą, iš karto po to, kai eksportuojate, pažymėkite žymės langelį atidaryti failą po publikavimo . Jei programa įdiegta jūsų kompiuteryje, kad galėtumėte atidaryti failo tipą, ši parinktis yra negalima.

  6. Dalyje optimizuoti naudoti, atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Optimizuoti ataskaitos didesnių, didesnės skiriamosios gebos failo (rekomenduojama spausdinti), pasirinkite Standartinis.

    • Optimizuoti ataskaitos mažesnis, mažesnės skiriamosios gebos failo (Rekomenduojami publikacija internete), pasirinkite minimalus dydis.

  7. Spustelėkite Publikuoti.

    Programa Access sukuria *.pdf arba *.xps failą. Jei pasirinkote leisti prieigą atidaryti failą po publikavimo, prasidės ir Rodyti failo atitinkama programa.

  8. Įrašyti veiksmus operacijos, kurią ką tik atlikote, kad jūs galite greitai atkurti taip pat operacija vėliau įrašyti eksportavimo veiksmus pažymėkite žymės langelį ir įveskite pavadinimą ir aprašą, kad pamatytumėte veiksmus. Norėdami kurti "Outlook" užduotį, kuri leidžia jums suplanuoti eksportavimo operaciją ateityje, pažymėkite žymės langelį Kurti "Outlook" užduotį .

    Daugiau informacijos apie planavimo importuoti ir eksportuoti operacijas, rasite skyriuje Taip pat žr .

Puslapio viršus

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×