Ataskaitos platinimas

Išdalykite "Access" ataskaitas ir išplatinkite jas kiek ir platūs. Pvz., siųskite juos vienam ar keliems vartotojams, eksportuokite juos į "SharePoint" dokumentų bibliotekas ir archyvuokite jas tinklo aplankuose. Kai platinate "Access" ataskaitą, galite sukurti statišką duomenų ataskaitą tam tikru metu, pvz., kasdien, kas savaitę arba kas mėnesį. Taip darydami turite vieną tiesos tašką, kad informaciją naudojantys darbuotojai galėtų priimti gerus verslo sprendimus, atsakyti į klausimus, rasti alternatyvas, nustatyti geriausius planus, įvertinti riziką ir gerinti kokybę.

Ataskaitų platinimas

Patarimas    Kurdami ataskaitą, įtraukite leidinio datą. Tai padeda vartotojams patvirtinti, kada buvo sukurta ataskaita. Daugiau informacijos ieškokite datos ir laiko įterpimas į ataskaitą arba formą.

Ką norėtumėte daryti?

Ataskaitos siuntimas naudojant komandą el. paštas

Vienas iš sparčiausiai būdų išplatinti ataskaitą naudojant komandą paštas. Vos keliais pelės spustelėjimais programa "Access" eksportuoja ataskaitą, tada sukuria naują el. laišką su prie jo pridėtu failu.

  1. Naršymo srityje pasirinkite norimą išsiųsti ataskaitą.

  2. Pasirinkite Išoriniai duomenys > el. paštas.

  3. Dialogo lange siuntimo objektas kaip pasirinkite išvesties formatą, kurį norite naudoti, pvz., PDF, tada spustelėkite gerai.

    Atminkite    Nors yra įvairių formatų, kuriuos galite pasirinkti, apsvarstykite galimybę naudoti Nešiojamo dokumento formatą (PDF), kuris tapo "defacto Standard", išsaugo originalios "Access" ataskaitos maketą ir formatą, taip pat turi įtaisytuosius puslapius, skirtus peržiūrėti ir spausdinimo. Daugiau informacijos rasite "Adobe Reader" ir " Print PDF" diegimas.

    "Access" atidaro naują el. laišką programoje "Outlook" su pridėtu failu.

  4. Laukuose Kam ir kopija įveskite gavėjų el. pašto adresus, lauke tema esantį aprašą ir pranešimo srityje esantį pranešimą.

    Patarimas    Pagal numatytuosius, jūsų jūsų kompiuteryje neįrašomas failas, kurį siunčiate naudodami šį metodą. Jei norite įrašyti failo kopiją kompiuteryje, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite priedą, esantį pridėtame lauke, tada pasirinkite Įrašyti kaip.

  5. Pasirinkite Siųsti.

Atminkite    Norėdami automatizuoti procesą, naudokite makrokomandos veiksmą Emaildatabaseobject. Pavyzdžiui, galite sukurti makrokomandą su šių veiksmų seka, kad skirtingų vartotojų laiškai būtų išsiųsti skirtingoms ataskaitoms.

Puslapio viršus

Ataskaitos eksportavimas į aplanką arba "SharePoint" dokumentų biblioteką

  1. Naršymo srityje pasirinkite ataskaitą, kurią norite eksportuoti.

  2. Norėdami atidaryti dialogo langą publikuoti kaip PDF arba XPS , pasirinkite Išoriniai duomenys > PDF arba XPS .

  3. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Raskite aplanką naudodami naršymo sritį.

    • Raskite "SharePoint" svetainę spustelėję " SharePoint " naršymo srityje arba ĮVEDĘ svetainės URL adreso lauke viršuje. Pavyzdžiui:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Daugiau informacijos ieškokite turinio atradimas naudojant "SharePoint" pradžios puslapį.

  4. Įsitikinkite, kad lauke Įrašomo failo tipas pažymėta PDF failo tipas.

  5. Norėdami pakeisti numatytąjį ataskaitos pavadinimą, lauke failo vardas įveskite naują failo vardą.

  6. Norėdami atidaryti ataskaitą iš karto po to, kai ją eksportuosite, pažymėkite žymės langelį atidaryti failą po publikavimo .

  7. Dalyje optimizuoti, atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Norėdami optimizuoti didesnę, didesnę skiriamosios gebos failą (rekomenduojama spausdinti), pasirinkite Standartinė.

    • Norėdami optimizuoti mažesnio, mažesnio skiriamosios gebos failo ataskaitą (rekomenduojama publikuoti internete), pasirinkite minimalus dydis.

  8. Pasirinkite publikuoti. Programa "Access" sukuria failą. Jei pasirinkote, kad "Access" atidarys failą po publikavimo, "Adobe Reader" rodys failą.

  9. Norėdami įrašyti operacijos veiksmus, kad galėtumėte vykdyti ir suplanuoti tą pačią operaciją, spustelėkite žymės langelį įrašyti eksportavimo veiksmus :

    • Įveskite veiksmų pavadinimą ir aprašą.

    • Norėdami sukurti "Outlook" užduotį, kuri suplanuojama eksportavimo operacija būsimoje datoje, pažymėkite žymės langelį kurti "Outlook" užduotį .

    Daugiau informacijos ieškokite importavimo arba eksportavimo operacijos išsamios informacijos įrašymas kaip specifikacijos.

    Atminkite    Kitas būdas automatizuoti procesą – naudoti veiksmą eksportuoti makrokomandą. Pavyzdžiui, galite sukurti prasmingą failo vardą pagal ataskaitos pavadinimą ir eksportavimo datą. Tai padeda vartotojams rasti tinkamą ataskaitą "SharePoint" bibliotekoje arba daugelio ataskaitų aplanke. Norėdami tai atlikti, argumente išvesties failas nustatykite šį reiškinį:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Kur RptQC5 yra ataskaitos objekto pavadinimas, Auto_Header0 yra ataskaitos antraštės sekcija, o antraštės ypatybė yra ataskaitos pavadinimas.

Puslapio viršus

Sužinokite apie ataskaitų centro kūrimą "SharePoint"

Apsvarstykite "SharePoint" dokumentų bibliotekos specialaus ataskaitų centro kūrimą, kad vartotojai galėtų lengviau surasti ir peržiūrėti jiems reikalingas ataskaitas. Įtraukdami stulpelius, susieję su biblioteka iš "Access" ir tinkindami dokumentų biblioteką su rodiniais, galite pateikti aukščiausios klasės vartotojų patirtį. Toliau nurodyti pagrindiniai veiksmai, kuriuos galite atlikti.

Dokumentų bibliotekos kūrimas    Dokumentų biblioteka yra saugi failo vieta, kuri supaprastina bendradarbiavimą. Galite įtraukti stulpelius į biblioteką, pvz., kategorijas, asmenis arba grupes ir apskaičiuojamuosius stulpelius, kuriuos galite naudoti kurdami rodinius ir filtrus.

Dokumentų bibliotekos miniatiūros rodinys su nieko nepažymėta.

Daugiau informacijos ieškokite kas yra dokumentų biblioteka?

"Access" bibliotekos stulpelių naujinimas    Susiedami biblioteką su prieiga, galite atnaujinti stulpelius dokumentų bibliotekoje iš "Access", kad padėtų vartotojams rasti norimas ataskaitas ir pateiktų papildomos informacijos.

Daugiau informacijos ieškokite duomenų importavimas, susiejimas arba perkėlimas į "SharePoint".

Surūšiuotų ir filtruotų rodinių kūrimas    Užuot siuntę ataskaitą iš "Access" elektroniniu paštu, nusiųskite saitą į atitinkamą dokumentų bibliotekos rodinį. Pavyzdžiui:

  • Rūšiuokite rodinį didėjimo tvarka pagal modifikuotą stulpelį , kad pirmiausia būtų rodoma Naujausia ataskaita. Daugiau informacijos ieškokite " SharePoint" rodinio modifikavimas naudojant rikiavimą.

  • Jei bibliotekoje "JobFunction" yra pasirinkimo stulpelis, kuriame yra trys reikšmės: Lineworker, meistras ir prižiūrėtojas, sukurkite atskirus rodinius, atsižvelgdami į kiekvieno užduoties vaidmens filtro reiškinį:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Siunčiant saitą į prižiūrėtojo rodinį ir vartotojui spustelėjus jį, rodinyje būtų rodomos konkrečios priežiūros priežiūros ataskaitos. Norėdami gauti bibliotekos rodinio saitą, rodykite rodinį ir nukopijuokite URL iš adreso juostos.

  • Jei turite stulpelį asmuo bibliotekoje, kuri vadinasi Ouremployeai, sukurkite rodinį, pagrįstą filtro išraiška, naudojanti funkciją me , kad būtų rodomos tik dabartinio vartotojo ataskaitos:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Kai siunčiate saitą į rodinį ir vartotojas spusteli jį, rodinys pateiks konkrečias to vartotojo ataskaitas.

Daugiau informacijos rasite filtravimo naudojimas norint modifikuoti "SharePoint" rodinį ir redaguoti sąrašo rodinį programoje "SharePoint".

Puslapio dalių prijungimas šiuolaikiniame puslapyje   Taip pat galite sukurti šiuolaikinį puslapį, kad būtų rodomas failas, atsižvelgiant į tai, ką vartotojas pasirenka dokumentų bibliotekoje, prijungdami failų peržiūros programos puslapio dalį prie dokumentų bibliotekos puslapio dalies. Vartotojai gali naršyti ataskaitas, kad rastų reikiamą.

Sąrašo, susijusio su sąrašo ypatybių puslapio dalimi, pavyzdys

Daugiau informacijos rasite žiniatinklio dalių naudojimas "SharePoint" puslapiuose ir prisijungimas prie "SharePoint Online" puslapio dalių.

"Microsoft Flow" svertas    Galite automatizuoti bibliotekos naudojimą ir valdymą naudodami "Microsoft Flow". Pvz., galite stumti pranešimus, išsiųsti kasdieninius priminimus, kurti planavimo priemonę ir archyvuoti nebeesančius failus į aplanką.

Naudodami "SharePoint" pažymėtą elementą, sukurkite planavimo priemonės užduotį su saitu į "SharePoint" elementą.

"Microsoft Flow" šablonas, skirtas "SharePoint" ir "Planner"

Daugiau informacijos ieškokite sąrašo ar bibliotekos srauto kūrimas "SharePoint Online" arba "OneDrive" verslui.

Puslapio viršus

Pastaba:  Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Prašome mus informuoti, ar radote reikiamos informacijos. Čia yra straipsnis anglų kalba, kuriuo galite pasinaudoti kaip nuoroda.

Taip pat žr.

Supažindinimas su "Access" ataskaitomis

Ataskaitų kūrimo vadovas

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×