Vieno ar kelių įrašų naikinimas iš duomenų bazės

Panaikinus netikslius arba nebenaudojamus duomenis galima paspartinti ir supaprastinti „Access“ duomenų bazės naudojimą. Pavyzdžiui, perkėlus duomenis iš ankstesnio kalendoriaus ar finansinių metų ketvirčio į kitos duomenų bazės archyvavimo lenteles galima sumažinti darbinės duomenų bazės dydį ir paspartinti jos veikimą. Pašalinus netikslius arba besidubliuojančius duomenis galima sumažinti verslo išlaidas.

Šiame straipsnyje paaiškinta, kaip panaikinti duomenis iš „Access“ duomenų bazės. Jame taip pat paaiškinta, kaip panaikinti duomenis iš atskirų laukų, – tai pakankamai paprastas procesas, ir kaip panaikinti ištisus įrašus, – procesas, kuris gali būti daug sudėtingesnis.

Pastaba : Norėdami suprasti ir naudoti šiame straipsnyje pateiktą informaciją, iš pradžių privalote suprasti pirminių ir išorinių raktų koncepciją. Įvadinę informaciją apie pirminius ir išorinius raktus žr. straipsnyje Duomenų bazės kūrimo pagrindai.

Šiame straipsnyje

Apie duomenų naikinimą

Lauko duomenų naikinimas

Sąrašo duomenų naikinimas

Nesusijusių įrašų naikinimas iš duomenų bazės

Susijusių įrašų naikinimas iš duomenų bazės naudojant naikinimo užklausą

Apie duomenų naikinimą

„Access“ teikia kelių tipų arba lygių duomenų naikinimą. Galima naikinti duomenis iš atskirų duomenų taškų iš įrašo, galima naikinti ištisus įrašus iš lentelės, o taip pat galima naikinti ištisas lenteles.

Atskiros reikšmės naikinamos, kai norite ištuštinti kai kuriuos arba visus įrašo duomenų taškus, tačiau palikti patį įrašą (eilutę) lentelėje. Panaikinti duomenų reikšmę gana nesudėtinga, lauke pasirenkama duomenų dalis arba visi duomenys, tada paspaudžiamas klavišas DELETE.

Naikinant visą įrašą pašalinami visi kiekvieno lauko duomenys ir rakto reikšmė,dėl kurios įrašas yra unikalus. Šiuo procesu pašalinama iš lentelės visa eilutė. Galima naikinti atskirus įrašus rankiniu būdu arba galima kurti naikinimo užklausas, kurios iš karto pašalina daug įrašų.

Jei įrašai, kuriuos norite panaikinti, nėra susiję su kitais duomenimis duomenų bazėje, naikinimo procesas yra gana paprastas. Galima pasirinkti visą eilutę ir paspausti klavišą DELETE arba galima sukurti ir vykdyti naikinimo užklausą. Tačiau jeigu naikinami įrašai susiję su kitais duomenimis ir yra „vienoje“ vienas su daugeliu ryšio pusėje, būtina atlikti kelis papildomus veiksmus, nes pagal numatytuosius nustatymus „Access“ neleidžia naikinti susijusių duomenų. Taip pat atminkite, kad panaikinus visą įrašą naikinimo anuliuoti negalima. Dėl šios priežasties turėtumėte visada sukurkite atsarginę duomenų bazės prieš naikindami duomenis.

Visos lentelės naikinimas yra ne toks sudėtingas procesas, kaip duomenų naikinimas iš laukų arba ištisų įrašų naikinimas, tačiau prisiminkite, kad naikinant visą lentelę galima nutraukti kai kurių (o gal ir visų) duomenų bazės funkcijų veikimą, jei pašalinsite lentelę netinkamai. Be to, negrįžtamai panaikinami visi lentelės duomenys. Dėl šių priežasčių reikėtų visada sukurti atsarginę duomenų bazės kopiją prieš naikinant lentelę.

Galiausiai, galima greičiau ir tiksliau panaikinti duomenis, jei suprantate sąryšinį duomenų bazės dizainą. Jei dar neseniai naudojate „Access“ ar sąryšines duomenų bazes, žr. Duomenų bazės kūrimo pagrindai.

Tolesniuose skyriuose aprašyti veiksmai paaiškina, kaip naikinti duomenis iš atskirų laukų, kaip naikinti ištisus įrašus ir kaip naikinti ištisas lenteles. Kiekvienoje sekcijoje pateikiama pagrindinė informacija apie konkrečios užduoties atlikimą.

Lauko duomenų naikinimas

Atidarius lenteles ar užklausas „ Mygtuko paveikslėlis “ duomenų lapo rodinyje ir atidarius duomenų įrašų formas formos Mygtuko paveikslėlis išdėstymo Mygtuko paveikslėlis rodiniuose galima naikinti atskirų laukų duomenis.

Duomenų naikinimas iš duomenų lapo

  1. Naršymo srityje dukart spustelėkite lentelę ar užklausą, kurią norite naudoti. Lentelė ar užklausa bus atidaryta duomenų lapo rodinyje.

  2. Pasirinkite duomenis, kuriuos norite naikinti.

    Galite pažymėti visus duomenis ar jų dalį arba tiesiog perkelti žymeklį į lauką.

  3. Jei pažymėjote visus lauko duomenis, paspauskite klavišą DELETE.

    -arba-

    Skirtuko Pagrindinis grupėje Įrašai spustelėkite Naikinti.

    -arba-

    Perkėlę žymeklį į lauką paspauskite klavišą DELETE arba BACKSPACE.

Duomenų naikinimas iš formos

  1. Naršymo srityje dukart spustelėkite formą, kurią norite naudoti. Bus atidarytas formos rodinys.

    -arba-

    Naršymo srityje, pasirinkite formą, kurią norite naudoti, tada skirtuko Pagrindinis grupėje Rodiniai spustelėkite Rodinys, tada spustelėkite Maketo rodinys.

  2. Pasirinkite duomenis, kuriuos norite naikinti.

    Galite pažymėti visus duomenis ar jų dalį arba tiesiog perkelti žymeklį į lauką.

  3. Jei pažymėjote visus lauko duomenis, paspauskite klavišą DELETE.

    -arba-

    Skirtuko Pagrindinis grupėje Įrašai spustelėkite Naikinti.

    -arba-

    Perkėlę žymeklį į lauką paspauskite klavišą DELETE arba BACKSPACE.

    Pastabos : „Access“ gali rodyti klaidos pranešimą ir neleisti panaikinti duomenų. Naikinimas gali būti sustabdytas dėl kelių priežasčių:

    • Numatyta, kad negalima naikinti duomenų iš kai kurių tipų užklausų   , pavyzdžiui, negalima redaguoti kryžminės užklausos grąžintų duomenų, taip pat negalima redaguoti arba šalinti apskaičiuotųjų laukų – reikšmių, kurias formulė apskaičiuoja naudojant duomenų bazę, tačiau kurių nėra lentelėje. Jei forma pagrįsta užklausa, kuri negali panaikinti duomenų, duomenų iš formos panaikinti negalima.

    • Neturite reikiamų duomenų naikinimo teisių    Kreipkitės į sistemos administratorių arba duomenų bazės kūrėją.

    • Laukas nepriima tuščių arba nulinių reikšmių    Jei turite reikiamas teises, atidarykite lentelę kūrimo rodinyje ir pakeiskite lentelės Būtina ypatybę iš Taip į Ne.

    • Bandote panaikinti informaciją iš sąrašo    Formos duomenų lape visada pastebėsite sąrašą, nes „Access“ prideda rodyklę žemyn viename gale, pvz: Tuščias peržvalgos sąrašas . Informacijos apie reikšmių naikinimą iš sąrašo žr. kitame šio straipsnio skyriuje.

Puslapio viršus

Sąrašo duomenų naikinimas

Galima naikinti duomenis iš dviejų tipų sąrašų: reikšmių sąrašų ir peržvalgos sąrašų. Reikšmių sąrašuose rodomas iš anksto nustatytų reikšmių rinkinys – reikšmės, kurias jūs arba duomenų bazės kūrėjas įvedė rankiniu būdu. Tuo tarpu peržvalgos sąrašuose naudojamos užklausos, kad būtų galima gauti reikšmes iš kitos lentelės arba kitos užklausos, tada pateiktos reikšmės įkeliamos į sąrašą.

Reikšmių sąrašo elementai yra toje pačioje lentelėje kaip kitos įrašo reikšmės. Peržvalgos sąrašo duomenys yra vienoje ar daugiau kitų lentelių. Norėdami pašalinti duomenis iš reikšmių sąrašo, galite atidaryti lentelę ir redaguoti elementus.

Šalinant duomenis iš peržvalgos sąrašo būtina atlikti papildomus veiksmus, o tie veiksmai priklauso nuo to, ar peržvalgos sąrašų užklausa gauna duomenis iš lentelės ar kitos užklausos. Jei peržvalgos sąrašo užklausa pagrįsta lentele, identifikuojama ta lentelė ir laukas, kuriame yra duomenys, esantys tame sąraše. Tada atidaroma šaltinio lentelę ir redaguojami to lauko duomenys.

Jeigu peržvalgos sąrašo užklausa pagrįsta kita užklausa, būtina atidaryti tą antrąją užklausą, rasti šaltinio lentelę ir lauką, iš kurio antroji užklausa gauna savo duomenis, tada pakeisti tos lentelės reikšmes.

Toliau nurodytos procedūros paaiškina, kaip panaikinti duomenis iš reikšmių sąrašo ir peržvalgos sąrašo.

Duomenų šalinimas iš reikšmių sąrašo

  1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą keisti lentelę, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Dizaino rodinys.

  2. Viršutinėje dizaino tinklelio dalyje pasirinkite lentelės lauką, kuriame yra reikšmių sąrašas.

  3. Apatinėje tinklelio dalyje spustelėkite skirtuką Peržvalga, tada raskite ypatybę Eilutės šaltinis.

    Pagal numatytuosius nustatymus dvigubomis kabutėmis išskirti reikšmių sąrašo elementai, o kabliataškiai skiria kiekvieną elementą: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Jei reikia, pašalinkite elementus iš sąrašo. Nepamirškite panaikinti kabučių, esančių aplink kiekvieną panaikintą elementą. Taip pat nepalikite pradinio kabliataškio, nepalikite kabliataškių porų (;;) ir, jei pašalinate paskutinį sąrašo elementą, panaikinkite galutinį kabliataškį.

    Pastaba : Jei panaikinate elementą iš reikšmių sąrašo, o lentelės įrašai jau naudoja šį panaikintą elementą, panaikintas elementas lieka įrašo dalimi, kol yra pakeičiamas. Tarkime, įmonė turi sandėlį A mieste, tačiau parduoda tą pastatą. Jei pašalinsite „A miestą“ iš saugyklų sąrašo, „A miestas“ bus rodomas lentelėje, kol pakeisite tas reikšmes.

Duomenų šalinimas iš peržvalgos sąrašo

  1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą keisti lentelę, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Dizaino rodinys.

  2. Viršutinėje dizaino tinklelio dalyje pasirinkite peržvalgos lauką.

  3. Apatinėje dizaino tinklelio dalyje spustelėkite skirtuką Peržvalga, tada raskite ypatybes Eilutės šaltinio tipas ir Eilutės šaltinis.

    Ypatybėje Eilutės šaltinio tipas turi būti rodoma Lentelė / Užklausa, o ypatybė Eilutės šaltinis privalo turėti užklausą, nurodančią lentelę ar kitą užklausą.

    Pastaba : Peržvalgos laukų užklausos visada prasideda žodžiu SELECT.

    Paprastai (tačiau ne visada) atrankos užklausos naudoja šią pagrindinę sintaksę: SELECT [lentelės_ar_užklausos_pavadinimas].[lauko_pavadinimas] FROM [lentelės_ar_užklausos_pavadinimas].

    Šiuo atveju užklausoje yra du sakiniai (SELECT ir FROM). Pirmasis sakinys nurodo lentelę ir lauką toje lentelėje; antrasis sakinys nurodo tik lentelę. Atkreipkite dėmesį. FROM sakinys visuomet pateiks šaltinio lentelės ar užklausos pavadinimą. SELECT sakiniuose ne visada būna lentelės ar užklausos pavadinimas, nors visada būna pateiktas bent vieno lauko pavadinimas. Tačiau visi FROM sakiniai turi nurodyti lentelę ar užklausą.

  4. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Jei užklausa peržvalgos lauke nurodo kitą užklausą, spustelėkite mygtuką Kurti (ypatybių lapo skirtuke Duomenys, tada spustelėkite Daryklės mygtukas toliau), kad atidarytumėte užklausą kūrimo rodinyje. Atkreipkite dėmesį į užklausos kūrimo priemonės viršutinėje dalyje esančios lentelės pavadinimą, tada pereikite prie 5 veiksmo.

    • Jei užklausa peržvalgos lauke nurodo lentelę, atkreipkite dėmesį į lentelės pavadinimą, tada pereikite prie 5 veiksmo.

  5. Naršymo srityje dukart spustelėkite šaltinio lentelę, kad ji būtų atidaryta duomenų lapo rodinyje.

  6. Raskite lauką, kuriame yra duomenys, naudojami peržvalgos sąraše, tada redaguokite tuo duomenis.

Puslapio viršus

Nesusijusių įrašų naikinimas iš duomenų bazės

Naikinant iš duomenų bazės ištisus įrašus, naikinami kiekvieno lauko duomenys, taip pat naikinama rakto reikšmė – reikšmė, kuri daro įrašą unikalų. Jei įrašas nėra susijęs su kitais įrašais (t. y., jei rakto reikšmė nėra naudojama kituose įrašuose ar duomenų bazės lentelėse), galite panaikinti įrašą jį pasirinkdami ir paspausdami DELETE. Jei norite naikinti daug nesusietų įrašų – daugiau nei norite naikinti rankiniu būdu – jiems pašalinti galite naudoti naikinimo užklausą. Tolesniuose skyriuose aprašytais veiksmais paaiškinta, kaip atlikti abi užduotis.

Nesusijusių įrašų naikinimas rankiniu būdu

  1. Duomenų lapo rodinyje atidarykite lentelę ar užklausą, kurioje yra duomenys, kuriuos norite naikinti.

  2. Raskite įrašą (eilutę), kurį norite panaikinti, tada spustelėkite mygtuką Žymėti viską – kvadratėlį, esantį įrašo kairėje arba dešinėje. Galima pasirinkti atskiras eilutes arba spustelėti ir vilkti greta esančių eilučių rinkinį, arba paspausti CTRL ir spustelint pelės mygtuką pasirinkti kelias negretimas eilutes.

    „Access“ naudoja kraštinę aplink visą įrašą (visą eilutę) arba pasirinktų įrašų bloką.

  3. Paspauskite DELETE.

    -arba-

    Skirtuko Pagrindinis grupėje Įrašai spustelėkite Naikinti.

    -arba-

    Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite mygtuką Žymėti viską, tada spustelėkite Naikinti įrašą.

    Jei negalite spustelėti mygtuko Žymėti viską, perkelkite žymeklį į įrašo lauką. Skirtuko Pagrindinis grupėje Įrašai spustelėkite rodyklę žemyn šalia Naikinti, tada spustelėkite Naikinti įrašą.

    Pastaba : Šiuo metu „Access“ gali rodyti klaidos pranešimą, nurodantį, kad negalima naikinti įrašo, nes jis susiję su kitais duomenimis. Jei gaunate tokį pranešimą, spustelėkite Gerai, tada eikite tolesnį straipsnio skyrių Naikinti susijusius įrašus iš duomenų bazės naudojant naikinimo užklausą.

  4. Kai bus rodomas „Access“ raginimas patvirtinti naikinimą, spustelėkite Taip.

Nesusijusių įrašų naikinimas naudojant naikinimo užklausą

Jei norite pašalinti duomenis naudodami naikinimo užklausą, atlikite tuos pačius veiksmus su nesusijusiais ir susijusiais įrašais. Iš pradžių sukuriama išrinkimo užklausą, tada įsitikinama, kad ji pateikia tik tuos įrašus, kuriuos norite naikinti, tada išrinkimo užklausa konvertuojama į naikinimo užklausą. Pagrindinė informacija ir veiksmai kitame skyriuje paaiškina, kaip naikinti nesusijusius įrašus.

Susijusių įrašų naikinimas iš duomenų bazės naudojant naikinimo užklausą

Susiję įrašai naikinami atliekant šiuos bendrus veiksmus.

  • Suplanuokite naikinimą. Įsitikinkite, kad turite reikiamas teises naikinti duomenis, įsitikinkite, kad visi kiti vartotojai uždarė visus susijusių lentelių objektus, tada sukurkite atsarginę duomenų bazės kopiją.

  • Pakeiskite ryšius tarp lentelių, kurias norite panaikinti. Įgalinkite parinktis Nuorodų vientisumas ir Susijusius įrašus naikinti pakopomis. Tai leidžia naikinti įrašus pakopomis visose susijusiose lentelėse ir pašalinti visus susijusius duomenis.

  • Sukurkite išrinkimo užklausą, tada įtraukite kriterijus, kad užklausa pateiktų tinkamą įrašų rinkinį.

  • Konvertuokite išrinkimo užklausą į naikinimo užklausą, ir tada ją naudoti norėdami panaikinti duomenis.

Šio proceso paaiškinimus žr. Naikinimo užklausos kūrimas ir vykdymas.

Puslapio viršus

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×