Turinio tvarkymo priemonės taisyklių, pagal kurias nukreipiami dokumentai, kūrimas

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Sukurti konkrečiose vietose dokumentų nukreipimo taisykles Microsoft SharePoint Server 2010 padeda pagreitinti procesą pateikimo įrašų atitinkamos "SharePoint" bibliotekas ir aplankus. Kaip pagrindine įrašų tvarkymo, sukurti nukreipimo taisyklių taip pat yra jūsų failų plano dalis. Visi "SharePoint" svetainės gali būti suteikta galimybė nukreipti dokumentą. Šiame straipsnyje aprašoma, kaip sukurti per SharePoint Serverįrašų tvarkymo ir nukreipimo taisykles.

Pastaba : Pirmiausia turite įgalinti turinio tvarkymo priemonės funkciją ir tvarkytuvo konfigūravimas, siekiant nukreipti dokumentus. Turinio tvarkytuvo funkcijos gali būti įgalinta tik svetainės lygiu. Norėdami sužinoti daugiau apie turinio tvarkytuvo konfigūravimas, rasite dalyje Taip pat žiūrėkitesaitus.

Šiame straipsnyje

Apžvalga

Iš kur gali būti gaunami dokumentai?

Kaip nustatoma nukreipimo vieta?

Pirmieji žingsniai

Sukurkite dokumentų nukreipimo taisykles

Peržvalga

Verslo dokumentų iš daugelio įvairių šaltinių ir dažnai turi būti laikomi taip, kad kuo mažiau nukrypstama reguliuojamosios atitikties ir sulaikymo dėl bylinėjimosi riziką. Po programą ir sukonfigūravę turinio tvarkymo priemonę nukreipti įrašus, galite nustatyti konkretų turinio tvarkymo priemonės taisykles, kurios leidžia automatiškai laikyti įrašus pagal unikalias verslo taisykles ir reikalavimus.

Kartu su naudojant turinio tipus, sukurti taisykles, kurios bus automatiškai nukreipti per centralizuotą įmonės saugyklą pakeičia reikia rankiniu būdu nusiųsti dokumentų ar kitų elementų į biblioteką ar aplanką. Vartotojai užpildyti iš anksto nustatytą kriterijų kiekvieną nurodytą dokumentą ir pagal iš anksto nustatytas nukreipimo taisykles, kad dokumentai nukreipiami į teisingą biblioteką arba aplanką. Turinio tvarkymo priemonės taisyklės saugomos kaip "SharePoint" sąrašo.

Turinio tvarkymo priemonės padeda sekti ir valdyti daugiausiai dokumentus, kurie gali būti saugomi tam tikroje bibliotekoje. Pavyzdžiui, jei dokumentas įtraukiamas į bibliotekos aplanką, kuriame yra maksimalus limitas yra 5000 elementų, turinio tvarkymo priemonės automatiškai sukuria naują aplanką ir nukreipia į dokumentą į aplanką.

Iš kur gali būti gaunami dokumentai?

Į konkrečias bibliotekas ar aplankus nukreipiami dokumentai gali atkeliauti iš įvairių šaltinių. Kaip įrašų tvarkymo proceso dalis, dokumentus gali atkeliauti iš:

  • Kliento programos, kaip "Microsoft Word", naudojant funkciją Įrašyti kaip .

    Įrašyti kaip

  • Tiesiogiai nusiųsti į paskirstymo biblioteką, kuri yra speciali biblioteka, sukuriama suaktyvinus svetainės turinio tvarkymo priemonę.

    Dokumentų nusiuntimas į paskirstymo biblioteką

  • Siųsti komandą , kad jei iš kitos "SharePoint" svetainės.

    Dokumentų siuntimas į kitą vietą

  • Trečiosios šalies programa naudojant žiniatinklio tarnybą.

  • Exchange valdomi aplanko - laiškus galima laikomas įrašus ir nukreiptas taip pat, kaip bet kurį kitą dokumentą.

Kaip nustatoma nukreipimo vieta?

Dokumentai gali būti nukreipiami į įrašų centro svetainę arba bet kokią kitą "SharePoint" svetainės. Paskirstymo biblioteka, kuri yra automatiškai sukuriama suaktyvinus turinio tvarkymo priemonės funkciją, yra naudojamas kaip numatytąją vietą, kur nukreipiami dokumentus, jei jie neatitinka iš anksto kriterijus. Yra keli pagrindiniai elementai, kurie sudaro dokumentų nukreipimo procesą:

Žiniatinklio tarnybos ar el. pašto pateikti   kitų "SharePoint" svetainės arba trečiosios šalies programas, gali pateikti dokumentus į turinio tvarkymo priemonę. Exchange galite išsiųsti dokumentų turinio tvarkymo priemonę. Dokumentų ar el. pašto įrašai, kurių tinkamo turinio tipo, metaduomenų ir atitikimo taisykles automatiškai siunčiamos į tinkamą biblioteką ar aplanką.

Paskirties bibliotekos ir aplankai    Turinio tvarkytojų ar įrašų tvarkytojai rankiniu būdu sukurti bibliotekas ir aplankus, kur turi būti nukreipiami dokumentai.

Svetainės turinio tipai    Jie yra būtini ir vartotojai rankiniu būdu įtraukti atitinkamą svetainės turinio tipų į tikslines bibliotekas.

Svarbu : Kadangi turinio tvarkymo priemonės veikia tik su turinio tipais, kurios iš dokumento turinio tipas, jo negalima naudoti tvarkant dideliais sąrašais.

Paskirstymo biblioteka    Dokumentai, turintys per mažai metaduomenų, kad atitiktų taisyklę, arba, nėra būtina metaduomenų siunčiami į paskirstymo biblioteką, kad vartotojai galėtų įvesti reikiamus metaduomenis. Visus turinio tipus, nukreipimas yra automatiškai susiejami su paskirstymo biblioteka. Turinio tvarkytuvo konfigūravimas, kad visi nusiųsti dokumentai būtų laikinai nukreipiami į paskirstymo biblioteką. Daugiau informacijos apie turinio tvarkytuvo konfigūravimas, ieškokite Configure turinio tvarkymo priemonę nukreipti įrašus.

Dokumentų nukreipimo sąrašas    Šis sąrašas padės jums sukurti planą kaip turinio tvarkymo šioje svetainėje. Kurkite taisykles, įsitikinkite, kad į svetainę pateikti dokumentai nukreipiami į reikiamą vietą ir turi tinkamas ypatybes, naudokite šį sąrašą. Turinio tvarkytojų ar įrašų tvarkytojai šį sąrašą norėdami kurti, valdyti ir peržiūrėti nukreipimo taisykles.

Diagramoje parodyta, kaip nukreipiami dokumentai ir laiškus pagal konkrečius kriterijus.

Dokumentų nukreipimas naudojant turinio tvarkymo priemonę

Pirmieji žingsniai

Yra kelis svarbius veiksmus, kuriuos turite atlikti prieš kurdami dokumentų nukreipimo taisykles.

  1. Sukurkite bibliotekas ir aplankus, kuriuos norite turi būti nukreiptas į dokumentus. Galbūt norėsite sukurti aplankus, kad kiekvieno dokumento yra nukreipimas tipą. Pavyzdžiui, sukurkite biblioteką, skirtą tik el. laiškams arba "Excel" skaičiuoklių. Norėdami sužinoti, kaip kurti bibliotekas, rasite saituose, esančiuose skyriuje Taip pat žiūrėkite .

  2. Turinio tipai turi būti susieti su dokumentais, kurie bus nukreipiami. Tokiu būdu turinio tipas gali būti kriterijų dalis, kurie lemia galutinę vietą, kur yra dokumentas.

Sukurkite dokumentų nukreipimo taisykles

Kiekvieno įrašo tipo, kurį įtraukiate į sąrašą Įrašų nukreipimas, nurodote įrašo pavadinimą ir aprašą. Taip pat nurodyti vietą svetainėje, kurioje saugomas įrašas. Siekiant užtikrinti, kad visi susiję įrašai būtų siunčiami į atitinkamą vietą, galite nurodyti įrašo tipo alternatyvųjį pavadinimą.

Pastaba : Kad galėtumėte kurti dokumentų nukreipimo taisykles, turite turėti bent svetainės savininko teises.

  1. Raskite svetainę, kuriai norite kurti turinio tvarkymo priemonės taisykles.

  2. Svetainės veiksmų meniu Meniu Svetainės veiksmai spustelėkite Svetainės parametrai.

  3. Svetainės parametrų puslapyje spustelėkite skyrių Svetainės administravimas, tada spustelėkite Turinio tvarkymo priemonės taisyklės.

  4. Juostelės naują grupę, spustelėkite Naujas elementas , ir tada spustelėkite taisyklė.

  5. Įveskite pavadinimą, apibūdinantį taisyklės sąlygas ir veiksmus.

  6. Skyriuje taisyklės būsena ir prioritetas pasirinkite, ar jos turėtų būti taikomos gaunamas turinys. Pasirinkus aktyvus , pasirinkite pirmenybę, pagal kurią bus nustatyti turinio nukreipimas jis turi atitikti daugiau nei vieną turinio tvarkymo priemonės taisyklės.

  7. Tada susiekite taisyklę su turinio tipu. Tokiu būdu, pateikimų organizatoriui pažymėtos pasirinktą turinio tipą ir nustatomos ypatybės, naudojamos taisyklės sąlygas.

  8. Pasirinkite atitinkamą turinio grupę. Grupė nustato turinio tipus, galite pasirinkti iš kitame žingsnyje.

  9. Pasirinkite reikiamą turinio tipą.

  10. Jei kitos "SharePoint" svetainės turinio tipo, kurį pažymėjote turi alternatyvų pavadinimą, pažymėkite žymės langelį dalyje pavadinimas, pateiktame lauke įveskite alternatyvųjį pavadinimą ir tada spustelėkiteįtraukti. Alternatyvių turinio tipo pavadinimai rodomi langelį sąraše.

  11. Skyriuje Sąlygos pasirinkite taisyklės sąlygas, kurias turi atitikti pateikimo ypatybės. Pavyzdžiui, galite nustatyti taikyti taisyklę visiems dokumentams, kurių pavadinimą yra žodis biudžetas. Spustelėję saitą Įtraukti kitą sąlygą galite įtraukti daugiau sąlygų.

    Pastaba : Atsižvelgiant. 6 veiksmu pasirinktą turinio tipą, skiriasi išplečiamajame sąraše ypatybė pasiekiamos ypatybės

  12. Įveskite arba Raskite vietą, kurioje norite įdėti turinį, kuris atitinka taisyklės. Pažymėkite langelį automatiškai kurti aplanką sugrupuoti panašius dokumentus į aplankus. Pvz., jei turite ypatybę, kurioje išvardyti visi organizacijos projektų dokumentai, galite sukurti atskirą kiekvieno projekto aplanką organizatorius.

Puslapio viršus

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×