Trijų būsenų darbo eigos naudojimas

Trijų būsenų darbo eigos naudojimas

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Trijų būsenų darbo eiga seka sąrašo elemento būseną pagal tris būsenas (fazes). Ją galima naudoti norint tvarkyti verslo procesus, kuriems vykstant įmonės turi sekti daug problemų ir elementų, pavyzdžiui, klientų palaikymo problemas, pardavimo duomenis arba projekto užduotis. Pavyzdžiui, trys projekto užduoties būsenos galėtų būti: nepradėta, vykdoma ir baigta.

Šiame straipsnyje

Kaip veikia trijų būsenų darbo eiga?

Sąrašo nustatymas naudoti trijų būsenų darbo eigą

Problemų sekimo sąrašo kūrimas

Pasirinktinio sąrašo, kuris bus naudojamas trijų būsenų darbo eigoje, kūrimas

Pasirinktinio sąrašo, kuris bus naudojamas trijų būsenų darbo eigoje, tinkinimas

Trijų būsenų darbo eigos įtraukimas į sąrašą

Rankiniu būdu pradėkite elemento trijų būsenų darbo eigą

Trijų būsenų darbo eigos užduoties užbaigimas

Kaip veikia trijų būsenų darbo eiga?

Trijų būsenų darbo eiga palaiko verslo procesus, kurių metu organizacijos turi sekti problemos ar elemento būseną per tris būsenos etapus ir du perėjimus tarp būsenų. Per kiekvieną perėjimą iš vienos būsenos į kitą darbo eiga priskiria užduotį asmeniui ir el. paštu siunčia jam įspėjimą apie užduotį. Kai užduotis užbaigiama, darbo eiga naujina elemento būseną ir pereina į kitą būseną. Trijų būsenų darbo eiga veikia su sąrašo šablonu Problemų sekimas. Tačiau ji gali būti naudojama su bet kuriuo sąrašu, kuriame nustatytas stulpelis Pasirinkimas su trimis arba daugiau reikšmių. |Stulpelio Pasirinkimas reikšmės yra būsenos, kurias seka darbo eiga.

Sąrašas gali turėti daugiau nei vieną pasirinkimo stulpelį, o pasirinkimo stulpelis gali turėti daugiau nei tris reikšmes. Tačiau trijų būsenų darbo eiga gali būti sukonfigūruota naudoti tik vieną pasirinkimo stulpelį ir tik tris pažymėto pasirinkimo stulpelio reikšmes. Įtraukę trijų būsenų darbo eigą į sąrašą arba biblioteką, pažymite pasirinkimo stulpelį ir tris stulpelyje pateiktas reikšmes.

Trijų būsenų darbo eigą galima naudoti norint tvarkyti verslo procesus, kuriems vykstant įmonės turi sekti daug problemų ir elementų, pavyzdžiui, klientų palaikymo problemas, pardavimo duomenis arba projekto užduotis. Pavyzdžiui, nedidelės įvykių planavimo įmonės darbuotojai problemų sekimo sąrašą ir pasirinktinę trijų būsenų darbo eigą gali naudoti daugeliui užduočių, kurios susijusios su planuojamais įvykiais, tvarkyti. Darbo eiga seka įvykių planavimo užduotis pagal tris būsenas: aktyvią, parengtą peržiūrėti ir baigtą. Visos pasiruošimo įvykiui užduotys, susijusios su konkrečiu įvykiu, kompiliuojamos į problemų sekimo sąrašą, kuris sukuriamas tam įvykiui ir pažymimas kaip aktyvus. Įvykio koordinatorius priskiria individualias užduotis savo komandos nariams ir pradeda šių elementų darbo eigą, kad inicijuotų darbą su įvykio užduotimis.

Pradėjus darbo eigą, sukuriamos užduotys paskirtam asmeniui. Komandos narys, gavęs užduotį, atlieka darbą, būtiną užduočiai užbaigti. Tai gali būti darbas, neįtrauktas į sąrašą arba svetainę, kurioje yra problemų sekimo sąrašas. Pavyzdžiui, jei komandos narys gauna darbo eigos užduotį sukurti maisto tiekimo planą, jis susisiekia su maistą tiekiančia įmone ir planą kuria kartu su ja. Kai sukuriamas maisto tiekimo plano juodraštis, komandos narys pažymi savo užduotį kaip baigtą. Šiuo metu darbo eiga problemų sekimo sąraše naujina įvykio užduoties būseną iš aktyvios į parengtą peržiūrėti ir sukuria įvykio koordinatoriui antrą užduotį – peržiūrėti maisto tiekimo planą. Kai įvykio koordinatorius peržiūri ir patvirtina maisto tiekimo planą, darbo eigos užduotis pažymima kaip baigta, o darbo eiga naujina užduoties būseną iš parengtos peržiūrėti į baigtą.

Pastaba : Darbo eigos dalyvis trijų būsenų darbo eigos užduotį gali baigti dviem būdais. Dalyvis gali redaguoti darbo eigos užduotį ir pažymėti ją kaip baigtą arba dalyvis gali keisti darbo eigos elemento būseną sąraše (jei dalyvis turi sąrašo keitimo teises). Jei sąraše darbo eigos elemento būseną dalyvis atnaujina rankiniu būdu, darbo eigos užduotis baigta. Jei dalyvis redaguoja darbo eigos užduotį, kad pažymėtų ją kaip baigtą, darbo eigos elemento būsena sąraše naujinama į būseną Baigta.

Trijų būsenų darbo eigos veiksmai, pateikti ankstesniame pavyzdyje, vyksta taip:

Trijų būsenų darbo eigos pavyzdžio vyksmo diagrama

Puslapio viršus

Sąrašo nustatymas naudoti trijų būsenų darbo eigą

Kad galėtumėte naudoti trijų būsenų darbo eigą, turite nustatyti sąrašą, kuriame būtų elementai, kuriuos planuojate sekti arba tvarkyti naudodami darbo eigą. Sąrašo šablonas Problemų sekimas veikia su trijų būsenų darbo eiga. Tačiau taip pat galite kurti pasirinktinį sąrašą, kurį naudosite šiose darbo eigose. Jei kuriate pasirinktinį sąrašą, turite užtikrinti, kad sąraše būtų bent vienas stulpelis Pasirinkimas, turintis tris arba daugiau pasirinkimo reikšmių. Kai nustatote darbo eigą, kurioje naudosite sąrašą, nurodykite stulpelį Pasirinkimas, kuriame būtų darbo eigos sekamos būsenos.

Puslapio viršus

Problemų sekimo sąrašo kūrimas

Pagal numatytuosius parametrus trijų būsenų darbo eigą galite naudoti su bet kuriuo sąrašu, kurį sukuriate naudodami sąrašo šabloną Problemų sekimas.

  1. Meniu Parametrai „Office 365“ mygtukas Parametrai spustelėkite Įtraukti taikomąją programą.

  2. Puslapyje Jūsų taikomosios programos spustelėkite Problemų sekimas ir įveskite sąrašo pavadinimą. Sąrašo pavadinimas būtinas.

  3. Jeigu norite pateikti sąrašo aprašą spustelėkite Daugiau parinkčių.

    • Laike Aprašas įveskite sąrašo paskirties aprašą. Aprašas yra pasirinktinis.

  4. Spustelėkite Kurti.

Puslapio viršus

Pasirinktinio sąrašo, kuris bus naudojamas trijų būsenų darbo eigoje, kūrimas

Jei norite kurti pasirinktinį sąrašą, kurį naudosite trijų būsenų darbo eigoje, turite įtraukti bent vieną stulpelį Pasirinkimas, kuriame būtų bent trys darbo eigos sekamų būsenų vertės.

  1. Meniu Parametrai „Office 365“ mygtukas Parametrai spustelėkite Įtraukti taikomąją programą.

  2. Puslapyje Jūsų taikomosios programosspustelėkite Pasirinktinis sąrašasir įveskite sąrašo pavadinimą. Sąrašo pavadinimas būtinas.

  3. Jeigu norite pateikti sąrašo aprašą spustelėkite Daugiau parinkčių.

  4. Laike Aprašas įveskite sąrašo paskirties aprašą. Aprašas yra pasirinktinis.

  5. Spustelėkite Kurti.

Puslapio viršus

Pasirinktinio sąrašo, kuris bus naudojamas trijų būsenų darbo eigoje, tinkinimas

  1. Spustelėkite pasirinktinį sąrašą, kurią sukūrėte atlikdami ankstesnį veiksmą.

  2. Juostelėje spustelėkite skirtuką Sąrašas, tada grupėje Parametrai spustelėkite Sąrašo parametrai.

  3. Dalyje Stulpeliai spustelėkite Kurti stulpelį.

  4. Skyriaus pavadinimas ir tipas , stulpelio pavadinimas, įveskite stulpelį, kurį norite naudoti norėdami nurodyti darbo eigos būsenos reikšmes. Pavyzdžiui, galite įvesti vardą kaip darbo eigos būsena.

  5. Dalyje Šiame stulpelyje esančios informacijos tipas pažymėkite Parinktis (pasirinkimo meniu).

  6. Skyriaus Papildomi stulpelio parametrai dalyje Aprašas įveskite pasirinktinį stulpelio aprašą.

  7. Dalyje Reikalauti, kad šis stulpelis būtų užpildytas spustelėkite Taip.

  8. Sąrašo lauke pagal įveskite kiekvieno pasirinkimas atskiroje eilutėje, įveskite trims arba daugiau pasirinkimas reikšmes, kurias norite naudoti šiame stulpelyje. Šios reikšmės taps darbo eigos būsenos. Pvz., gali įvesti aktyvios, parengtas peržiūrai, ir atlikti kaip tris pasirinkimus.

  9. Dalyje Galimybes pasirinkti rodyti naudojant pažymėkite Išplečiamasis meniu arba Pasirinkimo mygtukai.

  10. Dalyje Leisti pasirinkimus Užpildyti spustelėkite Ne.

  11. Nurodykite, ar norite nurodyti numatytąją šio stulpelio reikšmę, ar norite įtraukti ją į numatytąjį sąrašo rodinį.

  12. Spustelėkite Gerai.

Puslapio viršus

Trijų būsenų darbo eigos įtraukimas į sąrašą

Norėdami naudoti trijų būsenų darbo eigą su šio sąrašo elementais, prieš tai turite įtraukti ją į sąrašą. Kai į sąrašą įtraukiate trijų būsenų darbo eigą, nurodote, kuriame sąrašo stulpelyje yra darbo eigos sekamos būsenos reikšmės. Taip pat nurodote informaciją apie norimus įvykius vykdant kiekvieną darbo eigos etapą. Pavyzdžiui, galite nurodyti el. pašto įspėjimų, kuriuos gaus užduoties gavėjai, temą ir tekstą.

Daugumoje svetainių tipų trijų būsenų darbo eiga įgalinta pagal numatytuosius nustatymus. Tačiau svetainių rinkinio administratorius gali išjungti šią funkciją. Jeigu trijų būsenų darbo eiga neprieinama, kreipkitės į svetainių rinkinio administratorių.

Svarbu : Norint į sąrašą įtraukti darbo eigą, būtinos sąrašų tvarkymo teises.

  1. Atidarykite sąrašą, į kurį norite įtraukti trijų būsenų darbo eigą.

  2. Spustelėkite skirtuką Sąrašas > Sąrašo parametrai arba spustelėkite atidaromos bibliotekos tipo parametrus. Pavyzdžiui, dokumentų bibliotekoje spustelėkite Dokumentų bibliotekos parametrai.

  3. Dalyje Teisės ir valdymas spustelėkite Darbo eigos parametrai.

  4. Puslapyje Darbo eigos parametrai spustelėkite Įtraukti darbo eigą.

  5. Įtraukti puslapio darbo eigos, darbo eiga dalyje pasirinkite darbo eigos šabloną, spustelėkite trijų būsenų.

  6. Skyriuje Pavadinimas įveskite unikalų darbo eigos pavadinimą.

  7. Skyriuje Užduočių sąrašas nurodykite, kurį užduočių sąrašą naudoti darbo eigoje.

    Pastaba : 

    • Galite naudoti numatytąjį sąrašą Užduotys arba sukurti naują. Jei naudojate numatytąjį užduočių sąrašą, darbo eigos dalyviai galės lengvai rasti ir peržiūrėti savo darbo eigas naudodami užduočių sąrašo rodinį Mano užduotys.

    • Kurkite naujus užduočių sąrašus, jei darbo eigos užduotyse bus rodoma svarbūs arba konfidencialūs duomenys, kuriuos norite laikyti atskirai nuo bendro sąrašo Užduotys.

    • Kurkite naują užduočių sąrašą, jei jūsų įmonėje bus daug darbo eigų arba jei į darbo eigą bus įtraukta daug užduočių. Šiuo atveju galite kurti kiekvienos darbo eigos užduočių sąrašus.

  8. Skyriuje Retrospektyvos sąrašas pažymėkite, kurį retrospektyvos sąrašą naudoti šioje darbo eigoje. Retrospektyvos sąraše rodomi visi darbo eigos įvykiai.

    Pastaba : Galite naudoti numatytąjį sąrašą Retrospektyva arba kurti naują sąrašą. Jei jūsų įmonėje bus daug darbo eigų, galite kurti atskirą kiekvienos darbo eigos retrospektyvos sąrašą.

  9. Skyriuje Pradžios parinktys atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Jei norite, kad būtų leista pradėti darbo eigą rankiniu būdu, pažymėkite žymės langelį Leisti pradėti šią darbo eigą autentifikuotam vartotojui, turinčiam dalyvavimo teises, rankiniu būdu. Pažymėkite žymės langelį Reikalauti sąrašų tvarkymo teisių, norint paleisti šią darbo eigą, jei norite reikalauti papildomų teisių darbo eigai įtraukti.

    • Jei sukūrę naujus elementus norite pradėti darbo eigą automatiškai, pažymėkite žymės langelį Paleisti šią darbo eigą, kai sukuriamas naujas elementas.

  10. Spustelėkite Toliau.

  11. Skyriaus Darbo eigos būsenos dalyje Pažymėkite lauką Pasirinkimas pažymėkite sąrašo, kuriame yra jūsų darbo eigoje norimos naudoti būsenų reikšmės, stulpelį Pasirinkimas, tada pažymėkite stulpelio reikšmes, reikalingas darbo eigos būsenoms – Pradinė būsena, Vidurinė būsena ir Galutinė būsena – nurodyti.

  12. Dviejuose skyriuose Nurodyti, kas turi būti atliekama inicijavus darbo eigą (pirmosios užduoties darbo eigoje parinktys) ir Nurodyti, kas turi būti atliekama darbo eigos būsenai pasikeitus į vidurinę (antrosios užduoties darbo eigoje parinktys) nurodykite šią informaciją:

    Išsami užduoties informacija

Laukas

Aprašas

Užduoties pavadinimas:

Pasirinktinai galite modifikuoti pranešimo pavadinimą, kuris bus rodomas užduotyje, kai darbo eiga bus inicijuota arba pasieks vidurinę būseną. Jei pažymite žymės langelį Įtraukti sąrašo lauką, jūsų pažymėtas laukas bus įtrauktas pranešimo gale.

Užduoties aprašas:

Įveskite informaciją, kurią norite įtraukti į užduoties aprašą. Jei pažymite žymės langelį Įtraukti sąrašo lauką, jūsų pažymėtas laukas bus įtrauktas pranešimo gale. Jei pažymite žymės langelį Įterpti sąrašo elemento saitą, sąrašo elemento saitas įtraukiamas į aprašą.

Užduoties terminas:

Jei norite nurodyti užduoties terminą, pažymėkite žymės langelį Įtraukti sąrašo lauką, tada sąraše, kuriame yra terminui norima naudoti datos informacija, pažymėkite datos stulpelį.

Užduotis priskirta:

Jei norite priskirti užduotį sąraše nurodytam asmeniui, spustelėkite Įtraukti sąrašo lauką, tada sąraše, kuriame yra norimo naudoti vartotojo informacija, pažymėkite stulpelį. Kai darbo eiga pradedama, pirmoji užduotis priskiriama asmeniui, kurio vardas rodomas šiame darbo eigos elemento stulpelyje.

Jei visais darbo eigos atvejais norite priskirti šią užduotį nurodytam asmeniui, spustelėkite Pasirinktinis, tada įveskite arba pasirinkite asmens, kuriam norite priskirti užduotį, vardą.

  1. Pažymėkite žymės langelį Siųsti el. laišką, jei norite, kad darbo eigos dalyviai el. paštu gautų įspėjimus apie darbo eigos užduotis.

    Pastaba : Jei norite užtikrinti, kad pradėjus darbo eigą jos dalyviai gautų el. pašto įspėjimus ir priminimus apie jų darbo eigos užduotis, kreipkitės į svetainės rinkinio administratorių, kad jis patikrintų, ar jūsų svetainėje įjungtas el. paštas.

    Išsami el. laiško informacija

Laukas

Aprašas

Norėdami

Įveskite asmens, kuriam norite siųsti el. pašto įspėjimą apie darbo eigos užduotį, vardą. Pažymėkite žymės langelį Įtraukti užduotį, priskirtą, jei norite siųsti el. pašto įspėjimą užduoties savininkui.

Tema

Įveskite temos eilutę, kurią norite naudoti siųsdami el. pašto įspėjimus. Pažymėkite žymės langelį Naudoti užduoties pavadinimą, jei norite įtraukti užduoties pavadinimą į el. laiško temos eilutę.

Pagrindinis tekstas

Įveskite informaciją, kurią norite rodyti el. pašto įspėjimo pagrindiniame pranešimo tekste. Pažymėkite žymės langelį Įterpti sąrašo elemento saitą, jei į pranešimą norite įtraukti sąrašo elemento saitą.

  1. Spustelėkite Gerai.

Puslapio viršus

Rankiniu būdu pradėkite elemento trijų būsenų darbo eigą

Trijų būsenų darbo eigą pirmiausia reikia įtraukti į sąrašą, kad ją galima būtų naudoti su šio sąrašo elementais. Daugiau informacijos rasite ankstesniuose skyriuose.

Galima konfigūruoti, kad trijų būsenų darbo eiga būtų pradėta automatiškai, kai į sąrašą įtraukiama naujų elementų, arba darbo eigą galima konfigūruoti taip, kad vartotojams, turintiems konkrečias teises, būtų leidžiama pradėti darbo eigą rankiniu būdu. Vykdant kai kurias darbo eigas galimos abi parinktys.

Atlikite šiuos veiksmus, jei norite rankiniu būdu pradėti sąrašo elemento trijų būsenų darbo eigą. Būtina teisė redaguoti sąrašo elementus. Vykdant kai kurias darbo eigas, reikalaujamos sąrašų tvarkymo teisės.

Pastaba : Jei norite užtikrinti, kad, pradėjus darbo eigą, darbo eigos dalyviai gautų el. pašto įspėjimus ir priminimus apie jų darbo eigos užduotis, kreipkitės į svetainių rinkinio administratorių, kad patikrintų, ar jūsų svetainėje įjungtas el. paštas.

  1. Atidarykite sąrašą su elementu, kurio trijų būsenų darbo eigą norite pradėti.

  2. Spustelėkite daugtaškį, esantį šalia elemento, kurio darbo eigą norite pradėti, ir pasirodžiusiame meniu spustelėkite Darbo eigos.

    Pastaba : Komanda Darbo eigos galima tik tada, kai elementas yra sąraše arba bibliotekoje, kuriuose yra bent viena su jais susieta darbo eiga.

  3. Meniu Parametrai „Office 365“ mygtukas Parametrai spustelėkite Peržiūrėti visos svetainės turinį.

  4. Dalyje Pradėti naują darbo eigą spustelėkite norimos pradėti trijų būsenų darbo eigos pavadinimą.

    Darbo eiga pradedama iš karto.

Puslapio viršus

Trijų būsenų darbo eigos užduoties užbaigimas

Norint užbaigti trijų būsenų darbo eigos užduotį, būtina teisė bent redaguoti elementus užduočių sąrašuose, į kuriuos įrašyta darbo eigos užduočių.

  1. Norėdami rasti savo darbo eigos užduotį, atidarykite svetainės sąrašą Užduotys ir meniu Rodymas pasirinkite Mano užduotys.

    Pastaba : Jei darbo eiga nenaudoja numatytojo svetainės sąrašo Užduotys, jūsų darbo eigos užduoties sąraše Užduotys gali ir nebūti. Norėdami rasti savo darbo eigos užduotį, eikite į sąrašą ar biblioteką, kurioje įrašytas darbo eigos elementas. Perkelkite žymiklį ant norimo baigti elemento pavadinimo, spustelėkite pasirodžiusią rodyklę, tada spustelėkite Darbo eigos. Puslapio Darbo eigos būsena dalyje Vykstančios darbo eigos spustelėkite darbo eigos, kurios dalyvis esate, pavadinimą. Dalyje Užduotys spustelėkite darbo eigos užduotį, tada pereikite prie 3 veiksmo.

  2. Atidarykite sąrašą, kuriame yra elementas, kurį norite pažymėti kaip baigtą.

  3. Perkelkite žymiklį ant norimos baigti užduoties pavadinimo, spustelėkite pasirodžiusią rodyklę, tada spustelėkite Redaguoti elementą.

  4. Dialogo lange Užduotys įveskite arba pažymėkite informaciją, kuri būtina norint pabaigti užduotį, ir tada spustelėkite Įrašyti.

Puslapio viršus

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×