Sukurti katalogą, vardus, adresus ir kitą informaciją

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Naudodami funkciją katalogų programoje "Word", galite sulieti duomenis į vieną dokumentą, pvz., narystės katalogų, katalogo arba dalių sąraše.

  1. Skirtuke siunčiami laiškai spustelėkite Pradėti laiškų suliejimą, ir spustelėkite Žingsnis po žingsnio laiškų suliejimo vedlį.

    Laiškų suliejimo vedlio paleidimas

  2. Užduočių srities Laiškų suliejimas dalyje Pasirinkite dokumento tipąekrano dešinėje pusėje spustelėkite katalogas.

  3. Srities Laiškų suliejimas apačioje spustelėkite Kitas: pradinis dokumentas.

    Norėdami pereiti 6 veiksmas laiškų suliejimo procesas

  4. Dalyje Pasirinkite pradinis dokumentasrodomas šių parinkčių:

    • Naudokite šį dokumentą: Naudokite šį dokumentą ekrane kaip pagrindinį dokumentą.

    • Šabloną: Pasirinkite vieną iš paruošta naudoti laiškų suliejimo šablonus.

    • Pradėkite nuo esamo dokumento: Atidarykite esamą dokumentą naudoti kaip laiškų suliejimo pagrindinį dokumentą.

      Pasirinkite norimą parinktį, tada spustelėkite kitą: gavėjų pasirinkimas.

  5. Kai atidarote arba kurti duomenų šaltinį naudodami laiškų suliejimo vedlį, jūs sakote naudoti tam tikriems kintama informacija jūsų suliejimo. Norėdami pridėti pagrindinį dokumentą su duomenų šaltiniu, naudokite vieną iš toliau nurodytų būdų.

    1. Užduočių srities Laiškų suliejimas srityje Žymėti gavėjus, spustelėkite naudoti esamą sąrašą.

    2. Naudoti esamą sąrašą, spustelėkite Naršyti.

    3. Dialogo lange Duomenų šaltinio pasirinkimas pasirinkite failą, kuriame yra kintamasis informacija, kurią norite naudoti, ir spustelėkite atidaryti.

    4. Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai pažymėkite vardus, kuriuos norite įtraukti.

      Kaip?

      1. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

        Naudokite žymės langelius, Norėdami nurodyti pavadinimai

        Šis metodas yra labai naudinga, jei jūsų sąrašas yra trumpas. Pažymėkite žymės langelius šalia pavadinimų, kuriuos norite įtraukti, ir panaikinkite žymes šalia pavadinimus, kurių nenorite įtraukti.

        Patarimas : Jei žinote, kad norite įtraukti didžiąją dalį sąrašo į savo katalogą, spustelėkite Žymėti viską pirmiausia lengva išvalyti ypač įrašus. Be to, jei norite į sąrašą įtraukti tik kelis įrašus, spustelėkite Valyti viską, ir pasirinkite norimus įrašus.

        Sąrašo elementų rūšiavimas

        Tai naudinga, jei norite Rodyti elementus abėcėlės arba skaičių tvarka. Spustelėkite stulpelio antraštę, elementą, kurį norite rikiuoti. Pavyzdžiui, jei norite Rodyti sąrašą abėcėlės tvarka pagal pavardę, spustelėkite stulpelio antraštę Pavardė .

        Filtruoti sąrašo elementų

        Tai naudinga, jei sąraše yra įrašai, jūs žinote, kurių nenorite Rodyti arba įtraukti į katalogą. Jei Filtravote sąrašą, galite naudoti žymės langelius įtraukti arba pašalinti įrašus kaip aprašyta ankstesniame skyriuje.

        Spustelėkite rodyklę šalia stulpelio antraštės elemento, kurį norite filtruoti iš ir spustelėkite bet kurį iš šių veiksmų:

        • (Tušti) – rodo visus įrašus, kuriuose šis laukas yra tuščias.

        • (Netušti) – rodo visus įrašus, kurių informacija yra atitinkamame lauke.

        • Jei duomenų šaltinyje yra įrašų su tokia pačia informacija, o stulpelyje yra dešimt arba mažiau unikalių reikšmių, galite filtruoti pagal specifinę informaciją. Pavyzdžiui, jei yra keli adresai, kurių šalis/regionas yra Australija, galite filtruoti pagal Australija.

          Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai rodomi tik į paskirtosios įrašus. Jei norite vėl matyti visus įrašus, spustelėkite (visi).

          Patarimai : 

          • Išplėstinė rūšiavimą ir filtravimą, spustelėkite rodyklę šalia stulpelio pavadinimą ir tada spustelėkite (Išsamiau). Skirtukuose Filtruoti įrašus ir Rūšiuoti įrašus galite nustatyti rūšiavimo arba filtravimo užklausą.

          • Jei įdiegėte adresų patvirtinimo programinę įrangą, Norėdami patvirtinti adresus, pateikta patvirtinti adresus dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai galite spustelėti.

      2. Spustelėkite gerai , kad grįžtumėte į užduočių sritį Laiškų suliejimas . Word naudos jūsų vardus kataloge.

    1. Užduočių srities Laiškų suliejimas dalyje Žymėti gavėjus, spustelėkite pasirinkti iš "Outlook" kontaktus.

    2. Dalyje pasirinkite iš "Outlook" kontaktų, spustelėkite Pasirinkti kontaktų aplanką.

    3. Pasirinkite aplanką "Outlook" kontaktus, kad dialogo lange ir spustelėkite gerai.

    4. Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai pažymėkite vardus, kuriuos norite įtraukti.

      Kaip?

      1. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

        Naudokite žymės langelius, Norėdami nurodyti pavadinimai

        Šis metodas yra labai naudinga, jei jūsų sąrašas yra trumpas. Pažymėkite žymės langelius šalia pavadinimų, kuriuos norite įtraukti, ir panaikinkite žymes šalia pavadinimus, kurių nenorite įtraukti.

        Patarimas : Jei žinote, kad norite įtraukti didžiąją dalį sąrašo į savo katalogą, spustelėkite Žymėti viską pirmiausia lengva išvalyti ypač įrašus. Be to, jei norite į sąrašą įtraukti tik kelis įrašus, spustelėkite Valyti viską, ir pasirinkite norimus įrašus.

        Sąrašo elementų rūšiavimas

        Tai naudinga, jei norite Rodyti elementus abėcėlės arba skaičių tvarka. Spustelėkite stulpelio antraštę, elementą, kurį norite rikiuoti. Pavyzdžiui, jei norite Rodyti sąrašą abėcėlės tvarka pagal pavardę, spustelėkite stulpelio antraštę Pavardė .

        Filtruoti sąrašo elementų

        Tai naudinga, jei sąraše yra įrašai, jūs žinote, kurių nenorite Rodyti arba įtraukti į katalogą. Jei Filtravote sąrašą, galite naudoti žymės langelius įtraukti arba pašalinti įrašus kaip aprašyta ankstesniame skyriuje.

        Spustelėkite rodyklę šalia stulpelio antraštės elemento, kurį norite filtruoti iš ir spustelėkite bet kurį iš šių veiksmų:

        • (Tušti) – rodo visus įrašus, kuriuose šis laukas yra tuščias.

        • (Netušti) – rodo visus įrašus, kurių informacija yra atitinkamame lauke.

        • Jei duomenų šaltinyje yra įrašų su tokia pačia informacija, o stulpelyje yra dešimt arba mažiau unikalių reikšmių, galite filtruoti pagal specifinę informaciją. Pavyzdžiui, jei yra keli adresai, kurių šalis/regionas yra Australija, galite filtruoti pagal Australija.

          Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai rodomi tik į paskirtosios įrašus. Jei norite vėl matyti visus įrašus, spustelėkite (visi).

          Patarimai : 

          • Išplėstinė rūšiavimą ir filtravimą, spustelėkite rodyklę šalia stulpelio pavadinimą ir tada spustelėkite (Išsamiau). Skirtukuose Filtruoti įrašus ir Rūšiuoti įrašus galite nustatyti rūšiavimo arba filtravimo užklausą.

          • Jei įdiegėte adresų patvirtinimo programinę įrangą, Norėdami patvirtinti adresus, pateikta patvirtinti dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai galite spustelėti.

      2. Spustelėkite gerai , kad grįžtumėte į užduočių sritį Laiškų suliejimas . Word naudos jūsų vardus kataloge.

    1. Užduočių srities Laiškų suliejimas srityje Žymėti gavėjus, spustelėkite įvesti naują sąrašą.

    2. Dalyje įvesti naują sąrašą, spustelėkite kurti.

    3. Dialogo lange Naujas adresų sąrašas įveskite norimą įtraukti pirmojo įrašo informaciją. Jūs neturite Užpildykite visus laukus.

    4. Norėdami baigti pirmą įrašą ir pereiti prie naujo įrašo, spustelėkite Naujas įrašas.

    5. Išlaikyti pridėti įrašus, kol jums nebereikia, o tada spustelėkite uždaryti.

    6. Dialogo lange Įrašyti adresų sąrašą lauke failo vardas įveskite adresų sąrašo pavadinimą ir pasirinkite aplanką, į kurį įrašyti į sąrašą.

      Pagal numatytuosius nustatymus adresų sąrašas įrašomas aplanke Mano duomenų šaltiniai . Geriausia laikyti adresų sąrašą čia, nes tai yra numatytasis aplankas, kuriame Word ieško duomenų šaltinių. Taigi, jei norite naudoti šį adresų sąrašą vėliau suliedami, jums nereikės naršyti per failus ir aplankus, kad jį rastumėte.

    7. Spustelėkite Įrašyti.

    8. Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai pažymėkite vardus, kuriuos norite įtraukti.

      Kaip?

      1. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

        Naudokite žymės langelius, Norėdami nurodyti pavadinimai

        Šis metodas yra labai naudinga, jei jūsų sąrašas yra trumpas. Pažymėkite žymės langelius šalia pavadinimų, kuriuos norite įtraukti, ir panaikinkite žymes šalia pavadinimus, kurių nenorite įtraukti.

        Patarimas : Jei žinote, kad norite įtraukti didžiąją dalį sąrašo į savo katalogą, spustelėkite Žymėti viską pirmiausia leidžia lengvai išvalyti ypač įrašus. Be to, jei norite į sąrašą įtraukti tik kelis įrašus, spustelėkite Valyti viską, ir pasirinkite norimus įrašus.

        Sąrašo elementų rūšiavimas

        Tai naudinga, jei norite Rodyti elementus abėcėlės arba skaičių tvarka. Spustelėkite stulpelio antraštę, elementą, kurį norite rikiuoti. Pavyzdžiui, jei norite Rodyti sąrašą abėcėlės tvarka pagal pavardę, spustelėkite stulpelio antraštę Pavardė .

        Filtruoti sąrašo elementų

        Tai naudinga, jei sąraše yra įrašai, jūs žinote, kurių nenorite Rodyti arba įtraukti į katalogą. Jei Filtravote sąrašą, galite naudoti žymės langelius įtraukti arba pašalinti įrašus kaip aprašyta ankstesniame skyriuje.

        Spustelėkite rodyklę šalia stulpelio antraštės elemento, kurį norite filtruoti iš ir spustelėkite bet kurį iš šių veiksmų:

        • (Tušti) – rodo visus įrašus, kuriuose šis laukas yra tuščias.

        • (Netušti) – rodo visus įrašus, kurių informacija yra atitinkamame lauke.

        • Jei duomenų šaltinyje yra įrašų su tokia pačia informacija, o stulpelyje yra dešimt arba mažiau unikalių reikšmių, galite filtruoti pagal specifinę informaciją. Pavyzdžiui, jei yra keli adresai, kurių šalis/regionas yra Australija, galite filtruoti pagal Australija.

          Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai rodomi tik į paskirtosios įrašus. Jei norite vėl matyti visus įrašus, spustelėkite (visi).

          Patarimai : 

          • Išplėstinė rūšiavimą ir filtravimą, spustelėkite rodyklę šalia stulpelio pavadinimą ir tada spustelėkite (Išsamiau). Skirtukuose Filtruoti įrašus ir Rūšiuoti įrašus galite nustatyti rūšiavimo arba filtravimo užklausą.

          • Jei įdiegėte adresų patvirtinimo programinę įrangą, Norėdami patvirtinti adresus, pateikta patvirtinti dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai galite spustelėti.

      2. Spustelėkite gerai , kad grįžtumėte į užduočių sritį Laiškų suliejimas . Word naudos jūsų vardus kataloge.

  6. Spustelėkite kitą: tvarkyti savo katalogo.

  7. Jei to dar nepadarėte, dokumento lange, įveskite tekstą, kurį norite kartoti kiekvieno elemento kataloge. Pavyzdžiui, pvz., įtraukti žymų pavadinimas: ir Adresas:.

    Pastaba : Šiuo metu nėra teksto, kurį norite spausdinti tik vieną kartą į sukurtą katalogo dokumentą.

  8. Įterpti suliejimo laukų, kur norite sulieti vardus, adresus ir kitus duomenis iš duomenų šaltinio. Pvz., Įterpti suliejimo lauką po tai elemento etiketė, pvz., įmonės: «Įmonės».

    Kaip?

    1. Pagrindiniame dokumente spustelėkite ten, kur norite įterpti lauką.

    2. Įterpti bet kurį iš šių veiksmų:

      Adreso blokas su vardu, adresu ir kita informacija

      1. Spustelėkite Adreso blokas.

      2. Dialogo lange Įterpti adreso bloką pažymėkite adreso elementus, kuriuos norite įtraukti ir norimą formatą ir spustelėkite gerai.

        Jei rodomas dialogo langas Sutapdinti laukus , gali Word nerado informacijos, reikalingos adresų blokas. Spustelėkite rodyklę, esančią šalia (nėra), ir tada pasirinkite lauką iš duomenų šaltinio, atitinkantį laiškų suliejimui reikalingą lauką.

      Kiti informacijos laukai

      1. Spustelėkite daugiau elementų, ir tada atlikite vieną iš šių veiksmų:

        • Norėdami pasirinkti adreso laukus, kurie automatiškai sutaps su duomenų šaltinio, net jei duomenų šaltinio laukų tą patį pavadinimą su jūsų laukų, spustelėkite Adresų laukai.

        • Norėdami pasirinkti laukus, kad duomenų bazės duomenys visada būtų įvedami tiesiogiai iš stulpelio, spustelėkite Duomenų bazės laukai.

      2. Lauke Laukai spustelėkite norimą lauką.

      3. Spustelėkite Įterpti, tada – Uždaryti.

        Jei rodomas dialogo langas Sutapdinti laukus , gali Word nerado informaciją, reikalingą Įterpti lauką. Spustelėkite rodyklę, esančią šalia (nėra), ir tada pasirinkite lauką iš duomenų šaltinio, atitinkantį laiškų suliejimui reikalingą lauką.

        Pastaba : Jei įterpsite sąrašo Duomenų bazės laukai lauką, o vėliau pereisite prie duomenų šaltinio, kuriame nėra stulpelio tuo pačiu pavadinimu, programa Word negalės įterpti to lauko informacijos į sulietą dokumentą.

    3. Pakartokite veiksmus nuo a ir b visus laukus, kurį norite įterpti.

      Pastabos : 

      • Negalite įvesti suliejimo lauko simbolių («») rankiniu būdu arba naudoti meniu Įterpimas komandą simbolis . Turite naudoti užduočių sritį Laiškų suliejimas.

      • Jei suliejimo laukai rodomi viduje riestinius skliaustus, pvz., {MERGEFIELD miestas}, tada Word rodo laukų kodus, o ne lauke rezultatus. Tai neturės įtakos suliejimui, bet jei norite matyti rezultatus, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lauko kodą ir laikinajame meniu spustelėkite Kaitalioti laukų kodus .

    4. Jei norite, galite pakeisti sulietų duomenų formatavimas.

      Kaip?

      Norėdami formatuoti sulietus duomenis, turite formatuoti suliejimo laukus pagrindiniame dokumente. Neformatuokite duomenų duomenų šaltinyje, nes jo formatavimas nebus išlaikytas, suliejus duomenis į dokumentą.

      1. Pagrindiniame dokumente, pasirinkite lauką, kuriame yra informacija, kurią norite formatuoti, įskaitant aplinkiniai suliejimo lauko simbolių («»).

      2. Keisti šriftą arba kitą formatavimą, kaip jums patinka.

  9. Baigę darbą pagrindiniame dokumente ir įterpę visus suliejimo laukus, meniu failas spustelėkite Įrašyti kaip . Dokumento pavadinimą ir spustelėkite įrašyti.

  10. Spustelėkite Kitas: peržiūrėti savo katalogo.

  11. Jei norite peržiūrėti elementus tvarka, spustelėkite rodyklių mygtukus atgal ir Pirmyn . Arba, Norėdami rasti ir peržiūrėti konkretų elementą, spustelėkite Rasti gavėjąir dialogo langą Rasti įrašą įveskite ieškos kriterijus.

  12. Jei reikia, derinkite gavėjų sąrašą. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Norėdami išbraukti konkretų gavėją iš suliejimo sąrašo, spustelėkite Išbraukti šį gavėją.

    • Norėdami keisti gavėjų sąrašą, spustelėkite Redaguoti gavėjų sąrašą, tada dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai atlikite keitimus.

  13. Spustelėkite kitą: suliejimo.

  14. Dalyje sulieti, spustelėkite Naujas dokumentas.

  15. Dialogo lange suliejimas į naują dokumentą atlikite vieną iš šių veiksmų ir spustelėkite gerai.

    • Jeigu norite sulieti visus įrašus, spustelėkite Visi.

    • Norėdami sulieti tik įrašą, kurį matote dokumente langą, spustelėkite dabartinis įrašas.

    • Norėdami sulieti įrašų diapazoną, spustelėkite nuoir įveskite įrašų numerius laukuose nuo ir iki .

      Programa Word atidaro vieną naują dokumentą, kuriame yra atskirų įrašų.

  16. Įtraukite antraštės, poraštės ir kitą norimą tekstą.

    Pavyzdžiui, jei sulieti duomenys formatuojami kaip lentelė, stulpelių antraščių įtraukimas į lentelę po to, kai duomenys suliejami.

  17. Įrašyti arba spausdinti katalogą, kaip tai darytumėte paprastą dokumentą.

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×