Sugrupuotos arba suvestinės ataskaitos kūrimas

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Informacija dažnai yra lengviau suprasti, kai ji yra suskirstyti į grupes. Pvz., ataskaita, kurioje pardavimo pagal regioną gali išryškinti tendencijas, kitu atveju gali likti nepastebimai. Be to, kiekvienos ataskaitos grupės pabaigoje pateikimo sumos galite pakeisti rankiniu būdu sąveika su skaičiuotuvą daug.

Microsoft Office Access 2007 leidžia lengvai dirbti su sugrupuotas ataskaitas. Galite sukurti paprastą sugrupuotą ataskaitą naudodami ataskaitų vedlį, galite įtraukti grupavimo ir rūšiavimo esamoje ataskaitoje arba peržiūrėti grupavimo ir rūšiavimo parinktis, kurios jau buvo.

Šiame straipsnyje

Grupavimo, ataskaitos sekcijų ir valdiklių supratimas

Naujos sugrupuotos ataskaitos kūrimas naudojant ataskaitų vedlį

Ataskaitos tobulinimas

Laukų arba kitų valdiklių įtraukimas į esamą ataskaitą

Grupavimo ir rūšiavimo įtraukimas arba modifikavimas esamoje ataskaitoje

Įrašymas, spausdinimas arba siųsti ataskaitą

Pastabos

Grupavimo, ataskaitos sekcijų ir valdiklių supratimas

Jei tik pradedate naudoti sugrupuotas ataskaitas, lengviau turėti šiek tiek grupavimo ir rūšiavimo, taip pat ataskaitos sekcijų ir valdiklių tipų. Jei jums patogu su šių sąvokų jau, galite šį skyrių praleisti ir eikite į sekciją naujos sugrupuotos ataskaitos naudojant ataskaitų vedlį.

Apie grupavimo ir rūšiavimo

Spausdinant ataskaitą, paprastai norite tvarkyti įrašus tam tikra tvarka. Pavyzdžiui, jei spausdinate tiekėjų sąrašą, galbūt norėsite rūšiavimas abėcėlės tvarka pagal įmonės pavadinimą.

Daugelis ataskaitose įrašus rūšiavimo nepakanka. Taip pat galite juos suskirstyti į grupes. Grupės yra įrašų, kartu su pristatymo ir suvestinės informacija, rodoma su įrašais, pvz., antraštės. Grupę sudaro grupės antraštės, įdėtųjų grupių (jei tokių yra), smulkiai įrašus ir grupės poraštės.

Grupės leidžia jums vizualiai atskirti įrašų grupės ir Rodyti pristatymo ir suvestinės kiekvienos grupės duomenis. Pvz., šioje ataskaitoje pardavimai grupuojami pagal išsiuntimo datą ir apskaičiuoja kiekvienos dienos pardavimų suma.

Sugrupuota ataskaita su sumomis

1. data pristato grupės.

2. iš viso apibendrinama grupę.

Galite matyti, kaip veikia grupavimas palyginant produktų sąrašas pagal kategoriją ataskaitos (parodyta toliau pateiktoje iliustracijoje) į duomenų lapą, jos pagrindinės užklausos produktų sąrašas. Ataskaita ir užklausa rūšiuoja produktus pagal kategorijas, tačiau ataskaita taip pat spausdinamas pradžioje (grupės antraštėje) kiekvienos grupės ir kiekvienos kategorijos atskiroje eilutėje kiekvienos grupės (grupės poraštėje) pabaigoje produktų skaičių atskiroje eilutėje kiekvienos kategorijos pavadinimą.

Ataskaita Produktai pagal Kategorijas

1. kategorijos pavadinimas rodomas į kiekvieną eilutę duomenų lapo.

2. kategorijos pavadinimą ir kiekvienos grupės ataskaitoje, grupės antraštėje rodoma vieną kartą.

3. kategorijos suma rodoma kiekvienos grupės grupės poraštėje pabaigoje.

4. įrašai rodomi kaip vienas didelės grupės duomenų lapo.

5. kiekvienos kategorijos įrašai rodomi kaip atskiros sekcijos ataskaitoje, grupės antraštė prieš ir po jos einančiu grupės poraštėje.

Galite grupuoti bet kokius laukus ir išraiškas galite rikiuoti (ne daugiau kaip 10). Galite grupuoti tuo pačiu lauko arba išraiškos daugiau nei vieną kartą. Grupuojant daugiau nei vieną lauką arba reiškinys, Office Access 2007 lizdus grupes pagal jų grupės lygį. Pirmame lauke jūs grupės yra pirmas ir svarbiausias grupės lygis; Antrajame lauke jūs grupės yra grupės lygį; ir pan. Šioje iliustracijoje parodyta, kaip Office Access 2007 lizdus grupes.

Antraštės ir poraštės hierarchija

1. kiekvienos grupės antraštei priskiriama grupės poraštė.

Grupės antraštė paprastai naudojate Rodyti duomenis, kurie identifikuoja jam atskiros sekcijos pradžioje grupės grupę. Paprastai naudojami grupės poraštėje, duomenų grupės atskiroje sekcijoje grupės pabaigoje.

Puslapio viršus

Apie ataskaitos sekcijų

Programos "Access" ataskaitos dizaino suskirstytas į sekcijas. Norėdami kurti naudingas ataskaitas, turite suprasti, kaip veikia kiekviena sekcija. Pvz., skyriaus, kuriame norite padėti apskaičiavimo valdiklį nustato, kaip programa Access skaičiuos rezultatus. Šiame sąraše pateikiamos trumpa informacija apie skyrių tipai ir jų naudojimas.

  • Ataskaitos antraštė    Spausdinama vieną kartą ataskaitos pradžioje. Ataskaitos antraštę naudokite informacijos, kuri paprastai viršelio puslapį, pvz., logotipą, ar pavadinimas ir data. Ataskaitos antraštė spausdinama prieš puslapio antraštę. Kai ataskaitos antraštėje įdedate apskaičiavimo valdiklį, reikšmė yra apskaičiuojama visos ataskaitos. Pvz., pateikimo valdymo, kuri naudoja funkciją Sum agregavimo ataskaitos antraštėje apskaičiuoja visos ataskaitos suma.

  • Puslapio antraštė    Spausdinama kiekvieno puslapio viršuje. Naudokite puslapio antraštę, pvz., Norėdami pakartoti ataskaitos pavadinimą kiekviename puslapyje.

  • Grupės antraštė    Spausdinama kiekvienos įrašų grupės pradžioje. Grupės antraštėje naudoti spausdinti grupės pavadinimą. Pvz., ataskaitoje, kuri sugrupuota pagal produktą, naudokite grupės antraštėje spausdinti produkto pavadinimą. Kai apskaičiavimo valdiklį, kuri naudoja funkciją Sum agregavimo grupės antraštėje, suma yra dabartinės grupės.

  • Išsami informacija    Spausdinti vieną kartą kiekvienai eilutei įrašo šaltinyje. Išsamios informacijos skyriuje yra, kur galite įdėti valdiklius, kurie sudaro pagrindinę ataskaitos dalį.

  • Grupės poraštė    Spausdinama kiekvienos įrašų grupės pabaigoje. Grupės poraštę galite naudoti, Norėdami atspausdinti grupės informacijos santrauka.

  • Puslapio poraštė    Spausdinama kiekvieno puslapio pabaigoje. Norėdami atspausdinti puslapių numerius arba atskirų puslapių informaciją puslapio poraštę galite naudoti.

  • Ataskaitos poraštė    Spausdinama vieną kartą ataskaitos pabaigoje. Norėdami atspausdinti ataskaitos sumas ar kitą suvestinės informaciją ataskaitos poraštę galite naudoti visos ataskaitos.

    Pastaba : Dizaino rodinyje ataskaitos poraštė rodoma po puslapio porašte. Tačiau kai ataskaita spausdinama arba peržiūrima, ataskaitos poraštė rodoma virš puslapio poraštės, iškart po paskutinės grupės poraštės arba išsamios informacijos eilutės paskutiniame puslapyje.

Puslapio viršus

Apie valdiklius

Valdikliai yra objektai, rodomi duomenys, atlikti veiksmus ir leidžia peržiūrėti ir dirbti su informacija, pagerina vartotojo sąsają, pvz., etiketės ir vaizdai. "Access" palaiko trijų tipų valdiklius: susietas, nesusieti ir apskaičiuoti. Šiame sąraše išvardyti Šie valdikliai ir jų naudojimas suvestinė.

  • Susietasis valdiklis    Valdiklis, kurio duomenų šaltinis yra lentelės arba užklausos laukas. Rodyti reikšmes iš laukų duomenų bazės naudojate susietuosius valdiklius. Reikšmės gali būti tekstas, datos, skaičių, taip/ne reikšmes, nuotraukos ar grafikai. Teksto lauko tipas dažniausiai susietasis valdiklis. Pvz., teksto lauką į formą, kuri rodo darbuotojo pavardė šią informaciją galėtų gauti iš lentelės darbuotojai lauko pavardė.

  • Unbound valdiklis    Į valdiklį, kuriame nėra duomenų šaltinio. Nesusietus valdiklius naudojate norėdami Rodyti informaciją, eilutes, stačiakampius ir paveikslėlius. Pavyzdžiui, etiketė, rodanti ataskaitos pavadinimas yra nesusietasis valdiklis.

  • Apskaičiuota valdiklis    Valdiklis, kurio duomenų šaltinis yra išraiška, o ne į lauką. Norite nurodyti reikšmę, kurią norite valdiklyje apibrėžimas reiškinį kaip valdiklio duomenų šaltinį. Išraiška yra operatorių derinys (pvz., = ir + ), kontrolės pavadinimai, laukų pavadinimai, funkcijos, kurios pateikia vieną reikšmę ir konstantų reikšmės. Pvz., ši išraiška apskaičiuoja su 25 % nuolaida prekės kaina lauko vieneto kaina reikšmę iš konstantos reikšmės (. 75).

= [Unit Price] * .75

Išraiška, galite naudoti duomenų ataskaitos lentelės arba užklausos lauko arba ataskaitos valdiklyje.

Kai kuriate ataskaitą, tai tikriausiai efektyviausias pridėti ir tvarkyti visus susietuosius valdiklius, ypač, jei jie sudaro dauguma ataskaitoje esančiais valdikliais. Tada galite įtraukti nesusietasis ir apskaičiuoti valdiklius, kurie užbaigti dizaino naudojant įrankiai skirtuko dizainas grupėje valdikliai .

„Access“ juostelės paveikslėlis

Į valdiklį susiesite su lauku nurodydami lauką, iš kurio valdiklis gauna duomenis. Galite sukurti valdikliui, kuris yra susietas su pažymėtu lauku nuvilkus lauką iš srities Laukų sąrašas į ataskaitą. (Sritį Laukų sąrašas rodomas ataskaitos lentelės arba užklausos laukus. Norėdami Rodyti sritį Laukų sąrašas , atlikite vieną iš šių veiksmų:

  • Skirtuko dizainas grupėje Įrankiai spustelėkite Įtraukti esamus laukus. Mygtuko paveikslėlis

  • Paspauskite klavišų kombinaciją ALT+F8.

Dukart spustelėkite lauką arba vilkite jį iš srities Laukų sąrašas į ataskaitą, galite sukurti susietasis valdiklis.

Taip pat galite susieti lauko valdiklio įvesdami lauko pavadinimą, pačiame valdiklyje arba valdiklio ypatybių lape esančios reikšmės lauke. Ypatybių lapo apibrėžia charakteristikų valdiklį, pvz., savo vardą, šaltinio duomenis ir jo formatą. Kad būtų rodomas ypatybių lapas, paspauskite F4.

Naudojant sritį Laukų sąrašas yra geriausias būdas sukurti susietasis valdiklis dėl dviejų priežasčių:

  • Susietasis valdiklis turi yra pridėtų etikečių ir etiketės užima pavadinimas lauką (arba apibrėžti lentelės arba užklausos lauko antraštę) kaip jos antraštės pagal numatytuosius parametrus, todėl jums nereikia patys įveskite antraštę.

  • Susietasis valdiklis perima daugelį tuos pačius nustatymus, kaip lentelės arba užklausos (pvz., formatąir DecimalPlaces, InputMask ypatybės). Todėl galite įsitikinti, kad šių ypatybių lauko išlieka tokios pačios kaskart, kai kuriate valdiklis, kuris yra susietas su tuo lauku.

Jei jau turite nesusietasis valdiklis ir norite jį susieti su lauku, ypatybę valdiklio ControlSource lauko pavadinimą.

Puslapio viršus

Naujos sugrupuotos ataskaitos kūrimas naudojant ataskaitų vedlį

Ataskaitų vedlys pateikia jums klausimų seką ir, remdamasis jūsų atsakymais, sugeneruoja ataskaitą. Tarp tų klausimų yra vienas klausimas, kokį lauką ar laukus naudoti norint grupuoti ataskaitą. Sukūrus ataskaitą, galite ją naudoti tokią, kokia ji yra, arba modifikuoti pritaikydami savo poreikiams. Prieš pradėdami dirbti su ataskaitų vedliu, turite nuspręsti, kokį duomenų šaltinį naudosite.

Įrašo šaltinio pasirinkimas

Ataskaitos sudarytas iš lentelės arba užklausos informaciją ir informacijos, saugomos su ataskaitos dizainas, pvz., etikečių, antraštes ir grafinius objektus. Lentelę arba užklausą, kuri teikia esami duomenys yra vadinama ataskaitos įrašo šaltinio. Prieš pradėdami kurti ataskaitą, pirmiausia turite galvoti apie informaciją, kurią norite įtraukti. Tarp pasirenkamų turi būti laukų, kuriuos norite grupuoti ir sumuoti. Jei norite įtraukti visus laukus į vieną lentelę, naudokite lentelę kaip įrašo šaltinį. Jei laukai yra įkelti daugiau nei vieną lentelę, jūs norite naudoti užklausą kaip įrašo šaltinį. Šią užklausą jau gali būti duomenų bazę, arba gali tekti specialiai pagal poreikius, ataskaitos užklausos kūrimas.

Norėdami sužinoti daugiau apie užklausos, vykdykite šio straipsnio skyriuje Taip pat žiūrėkite saitus.

Ataskaitų vedlio paleidimas

  1. Skirtuko kūrimas grupėje ataskaitos spustelėkite Ataskaitų vediklis. Mygtuko paveikslėlis

    Programa Access paleidžia ataskaitų vedlį.

    Laukų žymėjimas ataskaitų vedlyje

  2. Spustelėkite išplečiamąjį sąrašą Lentelės/užklausos ir pasirinkite lentelę arba užklausą, kurioje yra jūsų ataskaitoje norimi naudoti laukai.

  3. Norėdami pasirinkti laukus, dukart juos spustelėkite sąraše Galimi laukai.

    Programa Access perkelia juos į sąrašą Pasirinkti laukai. Norėdami įtraukti arba šalinti pažymėtą lauką arba įtraukti arba šalinti visus laukus, taip pat galite spustelėti mygtukus, esančius tarp lauko Galimi laukai ir lauko Pasirinkti laukai.

  4. Jei į ataskaitą norite įtraukti laukų, esančių kitoje lentelėje arba užklausoje, dar kartą spustelėkite išplečiamąjį sąrašą Lentelės/užklausos, pasirinkite kitą lentelę arba užklausą ir tęskite laukų įtraukimą.

  5. Baigę įtraukti laukus, spustelėkite Pirmyn.

Įrašų grupavimas ataskaitų vedlyje

Grupavimas leidžia tvarkyti ir išdėstyti įrašus pagal grupes, pavyzdžiui, regioną ar pardavėją. Grupės gali būti įdėtosios, kad galėtumėte lengvai identifikuoti tarp jų esantį ryšį ir greitai rasti norimą informaciją. Taip pat grupavimą galite naudoti norėdami apskaičiuoti suvestinės informaciją, pavyzdžiui, sumas ir procentus.

Įtraukus į ataskaitą daugiau nei vieną lentelę, vedlys patikrina tarp jų esančius ryšius ir nustato, kaip galite norėti peržiūrėti informaciją.

  1. Ataskaitų vedlio puslapyje, kuriame klausiama, Ar norite įtraukti grupavimo lygių?, esančiame sąraše spustelėkite vieną iš laukų pavadinimų, tada spustelėkite Pirmyn.

  2. Norėdami įtraukti grupavimo lygių, sąraše dukart spustelėkite bet kurį lauko pavadinimą, kad įtrauktumėte jį į ataskaitą.

    Grupavimo lygį šalinti galite ir dukart jį spustelėję puslapyje rodomo dialogo lango dešinėje pusėje. Norėdami įtraukti ir šalinti grupavimo lygius, naudokite rodyklių mygtukus, o grupavimo lygio prioritetą keiskite jį pažymėdami ir spustelėdami prioriteto mygtukus aukštyn ir žemyn. Programa prideda kiekvieną grupavimo lygį ir rodo jį kaip įdėtąjį pirminiame grupavimo lygyje.

    Grupavimo lygių įtraukimas ataskaitų vedlyje

  3. Spustelėkite Grupavimo parinktys, kad būtų rodomas dialogo langas Grupavimo intervalai.

    Grupavimo intervalai ataskaitų vedlyje

  4. Jei norite, pasirinkite kiekvieno grupės lygio lauko grupavimo intervalą.

    Grupavimo intervalą galite tinkinti, kaip sugrupuoti įrašus. Ankstesnėje iliustracijoje įrašai grupuojami Siuntimo_data lauką, kuriame yra datos/laiko duomenų tipą. Ataskaitų vedlį siūlo pasirinkimų sąraše grupavimo intervalai lauko tipą. Taigi, nes Siuntimo_data yra datos/laiko tipo, galite pasirinkti Grupuoti pagal faktinę vertę (įprastas), metams, ketvirčio, mėnesio, savaitės, dienos, valandos ir minutės. Jei lauką teksto duomenų tipo, galite pasirinkti Grupuoti visas laukas (įprastas), o gal pirmasis 1-5 simboliai. Skaitinių duomenų tipas, galite grupuoti pagal reikšmę (įprastas) arba pagal diapazoną pasirinktą tarpais.

    Pasirinkę grupavimo intervalą, spustelėkite Gerai.

  5. Norėdami pereiti į kitą vedlio puslapį, spustelėkite Pirmyn.

Įrašų rūšiavimas ir apibendrinimas

Laukus rūšiuoti galite pagal daugiausia keturis laukus didėjimo arba mažėjimo tvarka.

  1. Spustelėkite pirmą išplečiamąjį sąrašą ir pasirinkite norimą rūšiuoti lauką.

    Norėdami perjungti didėjimo ir mažėjimo tvarką, galite spustelėti sąrašo dešinėje esantį mygtuką (numatytoji yra Didėjimo tvarka). Jei norite, pasirinkite daugiau rūšiavimo laukų spustelėję antrą, trečią ir ketvirtą išplečiamuosius sąrašus.

    Užsakymų rūšiavimas ataskaitų vedlyje

  2. Jei norite sumuoti kuriuos nors iš skaitinių laukų, spustelėkite Suvestinės parinktys.

    Įsidėmėkite, kad mygtukas Suvestinės parinktys bus matomas tik jei jūsų ataskaitos sekcijoje Išsamiai bus vienas ar daugiau skaitinių laukų. Vedlys rodo galimus skaitinius laukus.

    Suvestinės parinktys ataskaitų vedlyje

  3. Norėdami grupės poraštėje įterpti skaičiavimus Sum, Avg, Min arba Max, pažymėkite po jais esančius žymės langelius.

    Taip pat galite rodyti išsamią informaciją ir suvestinę arba tik suvestinę. Pastaruoju atveju kiekvienos lauko Gavimo_data reikšmės sumos bus rodomos (jei, pavyzdžiui, pažymėsite Sum skirtą žymės langelį), tačiau išsami užsakymo informacija nebus įtraukta. Taip pat galite pasirinkti rodyti visų sumų skaičiavimų procentą.

  4. Spustelėkite Gerai.

  5. Vykdykite nurodymus, pateikiamus likusiuose ataskaitų vedlio puslapiuose. Paskutiniame puslapyje galite redaguoti ataskaitos antraštę. Ši antraštė bus rodoma pirmajame ataskaitos puslapyje, o programa Access ataskaitą išsaugos ją naudodama kaip dokumento pavadinimą. Tiek antraštę, tiek dokumento pavadinimą galite redaguoti vėliau.

  6. Spustelėkite Baigti. Programa Access automatiškai įrašys ataskaitą ir rodys ją spaudinio peržiūros režimu, kur ataskaita rodoma tokia, kokia bus, kai ją atspausdinsite.

Norėdami nuosekliai peržiūrėti ataskaitos puslapius arba peršokti į bet kurį iš jų, galite naudoti spaudinio peržiūros srities apačioje esančius naršymo mygtukus. Spustelėkite vieną iš naršymo mygtukų arba puslapio numerio lauke įveskite puslapio, kurį norite matyti, numerį, tada paspauskite klavišą ENTER.

Norėdami pamatyti išsamesnį vaizdą, spaudinio peržiūros lange galite jį padidinti; norėdami pamatyti, kaip duomenys išdėstyti puslapyje, sumažinkite vaizdą. Nukreipę žymiklį ant ataskaitos, vieną kartą spustelėkite. Norėdami priešingo mastelio keitimo, spustelėkite dar kartą. Norėdami dar labiau pritraukti arba atitraukti, galite naudoti mastelio valdiklį, esantį Access būsenos juostoje.

Puslapio viršus

Ataskaitos tobulinimas

Tikėtina, ataskaitų vedlį nesukurs tikslų rezultatus, kad jūs ieškote savo ataskaitą. Pvz., galbūt norėsite pridėti teksto, koreguoti stulpelių pločius, įtraukti logotipą ir pan. "Access" suteikia du vaizdai, kuriame galite nustatyti ataskaitos pakeitimus: maketo rodinyje ir dizaino rodinys. Tai trumpai aptariami šiame skyriuje.

Apie maketo rodinys

Maketo rodinys yra rodinys dažniausiai paprastomis naudoti keičiant ataskaitą ir teikia dauguma įrankius reikia patobulinti ataskaitą. Galite koreguoti stulpelių plotį, pertvarkyti stulpelius ir įtraukti arba modifikuoti grupavimo lygius bei sumas. Galite įterpti naujus laukus ataskaitos dizainas ir nustatyti ataskaitos ir jos valdiklių ypatybes. Maketo rodinys pranašumas yra tai, kad galite pamatyti savo duomenis, o keičiant ataskaitos formatą, kad galėtumėte iš karto matyti pakeitimus poveikį duomenų rodymą.

Kaip atidaryti ataskaitą kaip maketo rodinį, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą naršymo srityje ir tada spustelėkite maketo rodinys Mygtuko paveikslėlis .

Ypatybių lapo galite naudoti Norėdami modifikuoti skyriuose ataskaitos ir jos valdiklių ypatybes. Kad būtų rodomas ypatybių lapas, paspauskite F4.

Norėdami įtraukti laukus iš lentelės arba užklausos į ataskaitos dizainą, galite naudoti sritį Laukų sąrašas . Norėdami Rodyti sritį Laukų sąrašas :

  1. Skirtuko Formatuoti grupėje valdikliai spustelėkite Įtraukti esamus laukus Mygtuko paveikslėlis .

    Patarimas : Access 2010 yra naujų sąlyginio formatavimo priemonės gali labai pagerinti skaitomumą ataskaitą.

Apie dizaino rodinyje

Jei negalite pakeisti konkretaus ataskaitą maketo rodinyje, pabandykite dizaino rodinys. Dizaino rodinys rodo pagrindinės ataskaitos struktūrą, ir pateikia keletą daugiau dizaino įrankius ir galimybės kaip maketo rodinys. Pvz., galite įterpti įvairesnių ataskaitoje esančiais valdikliais, lygiuotę valdiklius galite nustatyti tiksliau ir turite galimybę nustatyti daugiau nei tai daroma maketo rodinyje.

Kaip atidaryti ataskaitą kaip dizaino rodinį, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą naršymo srityje, tada spustelėkite Dizaino rodinys Mygtuko paveikslėlis .

Puslapio viršus

Laukų arba kitų valdiklių įtraukimas į esamą ataskaitą

Kiekvieno lauko, etiketės, linijos arba paveikslėliu, kurį matote į ataskaitą yra sukurtas naudojant kai kurių valdiklių tipų. Ataskaitos dažniausiai naudojamas valdiklis yra teksto lauką. Tai, ko paprastai yra naudojama duomenys iš ataskaitos esamame įrašo šaltinyje. Teksto laukai, kuris jau yra susieta su įrašo šaltinio laukai, įtraukdami laukus iš srities Laukų sąrašas , galite sukurti arba galite įtraukti juos į ataskaitą dirbant dizaino rodinyje (bet tada turite "susieti" juos įrašo šaltinio sau). Dizaino rodinys yra daugelio kitų tipų valdiklius, be to, galite pasinaudoti susieti teksto laukus, pvz., stačiakampių, puslapio lūžių ir diagramų. Šiame skyriuje aprašomos abiejų būdų, kaip įtraukti valdiklių į ataskaitą.

Laukų įtraukimas į esamą ataskaitą

Maketo rodinys yra toks rekomenduojama įtraukti laukus į ataskaitą, tačiau ji taip pat galima atlikti naudojant dizaino rodinį. Jei norite įtraukti lauką, pirmiausia įsitikinkite, kad rodoma sritis Laukų sąrašas . Srities Laukų sąrašas yra sąrašas, visus laukus, kurie yra į ataskaitą. Norėdami Rodyti sritį Laukų sąrašas , paspauskite ALT + F8.

Įtraukti laukus iš srities Laukų sąrašas

  • Norėdami įtraukti vieną lauką, vilkite lauką iš srities Laukų sąrašas į sekciją ataskaitos ten, kur norite, kad jis rodomas.

  • Norėdami įtraukti kelis laukus vienu metu, spustelėkite pirmą lauką, ir tada laikykite nuspaudę klavišą CTRL ir spustelėkite kiekvieną papildomą lauką, kurį norite. Tada vilkite pažymėtus laukus į ataskaitą.

Kai pašalinate laukus, programa Access sukuria kiekvieno lauko susietą teksto laukelio valdiklį ir automatiškai prie kiekvieno lauko padeda etiketės valdiklį.

Pastaba : 

  • Jei įtrauksite lauką iš susijusios lentelės, Access įtraukti atitinkamą grupavimo lygį už jus.

  • Jei įtrauksite lauką iš kitos (nesusiję) lentelės, Access bus rodomas dialogo langas, kuriame galite nurodyti, kaip susieti lentelę su esamo duomenų šaltinio ataskaitos.

Norėdami pamatyti, kokie lentelių ryšiai duomenų bazės jau nustatyti, arba įtraukite naujų:

  1. Skirtuko Duomenų bazės įrankiai grupėje Rodymas/slėpimas spustelėkite ryšiai. Mygtuko paveikslėlis

Daugiau informacijos ieškokite straipsnyje kurti, redaguoti ar naikinti ryšį.

Kitų valdiklių įtraukimas į esamą ataskaitą

Jei norite pridėti lauką iš srities Laukų sąrašas į ataskaitą, automatiškai bus sukurta susietąjį teksto laukelio valdiklį jį. Perėjimas į dizaino rodinį ir naudojant įrankiai skirtuko dizainas grupėje valdikliai galima įtraukti kitus valdiklius, pvz., etikečių, linijų ir vaizdus.

„Access“ juostelės paveikslėlis

Nustatyti įrankio pavadinimą

  • Perkelkite pelės žymiklį ant įrankio.

    Programa Access rodo įrankį, pavadinimą.

Valdiklio kūrimas naudojant įrankiai grupėje Valdikliai

  • Spustelėkite valdiklį, kurį norite įtraukti tipo įrankį. Pavyzdžiui, Norėdami sukurti žymės langelį, spustelėkite žymės langelį įrankio Mygtuko paveikslėlis .

  • Spustelėkite ten, kur norite išdėstyti viršutiniame kairiajame kampe valdiklio ataskaitos dizaino. Vieną kartą spustelėkite, kad sukurtumėte numatytojo dydžio valdiklį, arba spustelėkite ir vilkite, kad sukurtumėte norimo dydžio valdiklį ataskaitoje.

  • Jei nenorite vieta valdymo puikiai pirmą kartą, galite jį perkelti, naudojant šią procedūrą:

    • Spustelėkite valdiklį, kad jį pažymėtumėte.

    • Nukreipkite žymiklį į valdiklį tol, kol jis virsta keturkrypte rodykle Perkėlimo žymiklis , ir tada vilkite valdiklį į norimą vietą.

Šio proceso sukuriamas "nesusietasis" valdiklis. Jeigu valdiklio tipas gali Rodyti duomenis (teksto lauko ar žymės langelį, pvz.,), gali tekti įvesti lauko pavadinimą arba reiškinio ypatybę Valdiklio šaltinis valdiklio būtų rodomi visi duomenys.

Rodyti ypatybių lapą

  • Paspauskite F4.

Pastaba : Baigus jūsų ataskaita, įsitikinkite, kad įrašytumėte darbą.

Puslapio viršus

Grupavimo ir rūšiavimo įtraukimas arba modifikavimas esamoje ataskaitoje

Jei turite ataskaitą ir norite į ją įtraukti rūšiavimą ar grupavimą arba norite modifikuoti esamą ataskaitos rūšiavimą ar grupavimą, šiame skyriuje pateikiama jums pradėti padėsianti informacija.

Grupavimo, rūšiavimo ir sumų įtraukimas maketo rodinyje

Galite atlikti paprastą rūšiavimo, grupavimo ir sumavimo operacijas laukų maketo rodinyje, dešiniuoju pelės mygtuku ir tada kontekstiniame meniu pasirinkdami norimą operaciją. Norėdami perjungti į maketo rodinį, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą naršymo srityje ir tada spustelėkite maketo rodinys Mygtuko paveikslėlis .

Pastaba : Nors šiame skyriuje pateikiamuose nurodymuose tiesiogiai nenaudojama sritis Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas, naudinga ją atidaryti ir stebėti, kaip jums dirbant ji keičiasi. Imsite geriau suprasti, ką daro programa Access, ir, perpratę darbą su sritimi Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas, galėsite ją naudoti norėdami papildomai koreguoti savo ataskaitą. Jei norite, kad būtų rodoma sritis Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas:

  1. Skirtuko Formatuoti grupėje grupavimas ir sumos spustelėkite Grupuoti ir rūšiuoti. Mygtuko paveikslėlis

Vieno lauko rūšiavimas

  • Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią reikšmę lauką, kurį norite rūšiuoti.

  • Kontekstiniame meniu spustelėkite norimą rūšiavimo parinktį. Pavyzdžiui, norėdami rikiuoti didėjimo tvarka į teksto lauką, spustelėkite Rūšiuoti nuo A iki Z Mygtuko paveikslėlis . Norėdami rūšiuoti mažėjimo tvarka skaitinį lauką, spustelėkite Rūšiuoti nuo didžiausio iki mažiausio Mygtuko paveikslėlis .

Programa Access rūšiuos ataskaitą taip, kaip nurodėte. Jei atidaryta sritis Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas, galite matyti, kad prie lauko pridedama nauja eilutė Rūšiuoti pagal.

Keleto laukų rūšiavimas

Pastaba : Kai taikote rūšiavimas pagal dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lauko maketo rodinyje, galima rikiuoti tik vieną lauką vienu metu. Kito lauko rūšiavimo taikymas pašalina pirmojo lauko rūšiavimą. Tai skiriasi nuo rūšiavimo veikimo formas, kur galima nustatyti kelis rūšiavimo dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kiekvieną lauką savo ruožtu, ir pasirinkite norimą rūšiavimo tvarką. Norėdami kurti keletą rūšiavimo lygių, žiūrėkite skyrių įtraukti grupavimo, rūšiavimo ir sumos, naudojant bendrą sritis Grupavimas, rūšiavimas, ir.

Lauko grupavimas

  • Norimame grupuoti lauke dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią reikšmę.

  • Kontekstiniame meniu spustelėkite Grupuoti Mygtuko paveikslėlis .

Programa Access prideda grupavimo lygį ir sukuria jo grupės antraštę. Jei atidaryta sritis Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas, galite matyti, kad prie lauko pridedama nauja eilutė Grupuoti.

Sumos įtraukimas į lauką

Ši parinktis leidžia skaičiuoti sumą, vidurkį, elementų skaičių ar kitaip agreguoti lauką. Ataskaitos pabaigoje įtraukiama bendroji suma, o grupių sumos pridedamos prie visų ataskaitoje esančių grupių.

  • Lauke, kurio sumą norite skaičiuoti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią reikšmę.

  • Spustelėkite Suma.

  • Spustelėkite norimą vykdyti operaciją: Suma, Vidurkis, Skaičiuoti įrašus (jei norite suskaičiuoti visus elementus), Skaičiuoti reikšmes (jei norite skaičiuoti tik įrašus, pasirinktame lauke turinčius reikšmę), Maks., Min., Standartinis nuokrypis arba Nukrypimas.

Programa Access į ataskaitos poraštę įtraukia apskaičiuojamojo teksto laukelio valdiklį, taip sukurdama bendrąją sumą. Jei ataskaitoje yra grupavimo lygių, programa Access taip pat prideda grupių poraštes (jei jų dar nėra) ir kiekvienoje jų padeda sumą.

Galite taip pat įtraukti sumos spustelėję lauką, kurio sumą norite skaičiuoti ir tada skirtuko Formatavimas grupėje grupavimas ir sumos spustelėkite sumos Mygtuko paveikslėlis .

Grupavimo, rūšiavimo ir sumų įtraukimas naudojant sritį Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas

Srities Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas naudojimas suteikia daugiausiai lankstumo, kai norite įtraukti arba modifikuoti ataskaitos grupes, rūšiavimo tvarkas arba sumų parinktis. Ir vėl rekomenduojama dirbti maketo rodinyje, kadangi jame daug lengviau matyti, kaip keitimai veikia duomenų rodymą.

Srities Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas rodymas

  • Maketo rodinyje:

    Skirtuko Formatuoti grupėje grupavimas ir sumos spustelėkite Grupuoti ir rūšiuoti. Mygtuko paveikslėlis

  • Dizaino rodinyje:

    Skirtuko dizainas grupėje grupavimas ir sumos spustelėkite Grupuoti ir rūšiuoti. Mygtuko paveikslėlis

"Access" rodo sritį grupavimas, rūšiavimas, ir .

Sritis Grupavimas, rūšiavimas ir suma

Norėdami įtraukti naują rūšiavimo arba grupavimo lygį, spustelėkite Pridėti grupę arba Pridėti rūšiavimą.

Srityje Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas pridedama nauja eilutė ir rodomas galimų laukų sąrašas.

Laukų sąrašas srityje Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas

Galite spustelėti vieną iš šių laukų pavadinimus, arba galite spustelėti išraiška įvesti išraišką laukų sąrašo apačioje. Pasirinkite lauką arba įvesti išraišką, "Access" įtraukia grupavimo lygį į ataskaitą. Jei naudojate maketo rodinį, rodymo pasikeičia iš karto Rodyti grupavimo arba rūšiavimo tvarką.

Pastabos : 

  • Jei jau yra nurodyta keletas rūšiavimo arba grupavimo lygių, gali tekti srityje Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas slinkti žemyn, kol pamatysite mygtukus Pridėti grupę ir Pridėti rūšiavimą.

  • Ataskaitoje galite nurodyti iki 10 grupavimo ir rūšiavimo lygių.

Grupavimo parinkčių keitimas

Kiekvienas rūšiavimo arba grupavimo lygis turi parinkčių, kurias galima nustatyti norint pasiekti tam tikrus rezultatus.

Grupavimo parinktys

  • Norėdami rodyti visas grupavimo arba rūšiavimo lygio parinktis, norimame keisti lygyje spustelėkite Daugiau.

    Grupavimo parinktys (išplėstos)

  • Norėdami slėpti parinktis, spustelėkite Mažiau.

Rūšiavimo tvarka     Rūšiavimo tvarką galite keisti spustelėję išplečiamąjį rūšiavimo tvarkų sąrašą ir tada spustelėję norimą parinktį.

Grupavimo intervalas     Šis parametras nustato, kaip įrašai grupuojami kartu. Pavyzdžiui, galite grupuoti pagal pirmąjį teksto laukelio simbolį, kad kartu būtų grupuojami visi įrašai, prasidedantys raide „A“, visi įrašai, prasidedantys raide „B“ ir t. t. Datos lauką galite grupuoti pagal dieną, savaitę, mėnesį, ketvirtį arba galite įvesti pasirinktinį intervalą.

Sumos     Spustelėkite šią parinktį, jei norite pridėti sumų. Galite pridėti sumų keliuose laukuose ir keletą sumų tipų tame pačiame lauke.

Laikinasis langas Sumos

  • Spustelėkite išplečiamąją rodyklę Sumuoti ir pasirinkite lauką, kurį norite sumuoti.

  • Spustelėkite išplečiamąją rodyklę Tipas ir pasirinkite norimo vykdyti skaičiavimo tipą.

  • Jei norite ataskaitos pabaigoje (ataskaitos poraštėje) pridėti bendrąją sumą, pažymėkite Rodyti bendrąją sumą.

  • Jei norite grupės poraštėje pridėti valdiklį, kuris apskaičiuoja kiekvienos grupės bendrosios sumos procentą, pažymėkite Rodyti grupių sumas kaip bendrosios sumos %.

  • Pažymėkite Rodyti grupės antraštėje arba Rodyti grupės poraštėje, kad suma būtų rodoma norimoje vietoje.

Pasirinkę visas lauko parinktis, galite pakartoti procesą ir sumuoti kitą lauką jį pasirinkdami iš išplečiamojo sąrašo Sumuoti. Kitu atveju spustelėkite už laikinojo lango Sumos ribų, kad jis būtų uždarytas.

Pavadinimas     Leidžia keisti sumuojamo lauko pavadinimą. Naudojama stulpelio antraštei ir pridėti etikečių prie antraščių bei poraščių sumuojamų laukų.

Jei norite pridėti arba modifikuoti pavadinimą:

  • Spustelėkite mėlyną tekstą, esantį po pavadinimu.

    Rodomas dialogo langas Mastelis.

  • Dialogo lange įveskite naują pavadinimą, tada spustelėkite Gerai.

Su arba be antraštės sekcijos     Šį parametrą naudokite norėdami pridėti arba šalinti antraštės sekciją, esančią prieš kiekvieną grupę. Pridedant antraštės sekciją, programa Access grupavimo lauką už jus perkelia į antraštę. Šalinant antraštės sekciją, kurioje yra kitų nei grupavimo laukas valdiklių, programa Access paprašo patvirtinti valdiklių naikinimą.

Su arba be antraštės sekcijos     Šį parametrą naudokite norėdami pridėti arba šalinti poraštės sekciją, esančią po kiekvienos grupės. Šalinant antraštės sekciją, kurioje yra valdiklių, programa Access prašo patvirtinti valdiklių naikinimą.

Išlaikyti grupę kartu     Šis parametras nurodo, kaip grupės išdėstomos puslapyje spausdinant ataskaitą. Galbūt norėsite kiek įmanoma išlaikyti grupes kartu, kad sumažintumėte būtinybę vartyti puslapius norint pamatyti visą grupę. Tačiau tai paprastai padidina popieriaus, reikalingo ataskaitai spausdinti, kiekį, kadangi dauguma puslapių apačioje turės tuščios vietos.

  • Nelaikyti grupės viename puslapyje     Naudokite šią parinktį, jei jums nesvarbu, ar puslapių lūžiai suskaidys grupes. Pavyzdžiui, 30 elementų grupė gali turėti 10 elementų vieno puslapio apačioje, o likusius 20 elementų – kito puslapio viršuje.

  • Išlaikyti visą grupę viename puslapyje    Ši parinktis leidžia sumažinti puslapių lūžių grupėje skaičių. Jei grupė netelpa likusioje puslapio vietoje, programa Access tą vietą palieka tuščią ir pradeda grupę kitame puslapyje. Didelės grupės vis dar apima keletą puslapių, tačiau ši parinktis sumažina puslapių lūžių grupėse skaičių, kiek tai įmanoma.

  • Išlaikyti antraštę ir pirmąjį įrašą viename puslapyje     Ši parinktis užtikrina, kad grupių puslapio apačioje grupės antraštė viena spausdinama nebus. Jei programa Access nustato, kad atspausdinti bent vienai duomenų eilutei po antrašte neužtenka vietos, grupė prasideda kitame puslapyje.

Rūšiavimo ir grupavimo lygių prioriteto keitimas

Norėdami keisti grupavimo arba rūšiavimo lygio prioritetą, spustelėkite srityje Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas esančią eilutę, tada spustelėkite rodyklę aukštyn arba rodyklę žemyn, esančią dešinėje eilutės pusėje.

Grupavimo ir rūšiavimo lygių naikinimas

Norėdami naikinti grupavimo arba rūšiavimo lygį, srityje Grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas spustelėkite norimą naikinti eilutę, tada spustelėkite klavišą DELETE arba dešinėje eilutės pusėje esantį mygtuką Naikinti. Panaikinus grupavimo lygį, jei grupavimo laukas buvo grupės antraštėje arba poraštėje, programa Access jį perkelia į ataskaitos sekciją Išsamiai. Visi kiti grupės antraštėje arba poraštėje buvę valdikliai panaikinami.

Puslapio viršus

Suvestinės ataskaitos (be išsamios įrašų informacijos) kūrimas

Jei norite, kad būtų rodomos tik bendrosios sumos (tai yra tik eilutės antraštės ir poraštės informaciją), skirtuke formatas (arba spustelėkite skirtuką dizainas , dizaino rodinyje), grupėje grupavimas ir sumos spustelėkite Slėpti išsamią informaciją. Tokiu būdu paslepiami įrašai žemesnį grupavimą, todėl kur kas pateikimas suvestinės duomenis. Nors įrašai paslepiami, valdikliai paslėptų skyriuje nebus panaikinti. Spustelėkite Slėpti išsamią informaciją , dar kartą, jei norite atkurti išsamios informacijos eilutės ataskaitą.

Grupavimo efekto kūrimas nenaudojant antraščių

Galite pasiekti grupavimo efektą į ataskaitą be antraštės. Pašalinus antraštes, sukuriama glaustesnė ataskaita, nes mažiau vertikali erdvė naudojama antraščių eilutės.

Bendra šalinamos antraštės ir kiekvienos grupės kiekvienas grupavimo laukas perkeliamas į ataskaitos sekciją išsamiai. Atkurti visual grupavimo efektą, nustatykite kiekvieno grupavimo lauko ypatybę Slėpti dublikatus kaip taip.

Pavyzdys

Apsvarstykite šį įprastos sugrupuotą ataskaitą, naudojančią grupių antraštes:

Sugrupuota ataskaita su grupių antraštėmis

Kaip matote, kiekvienas įmonės pavadinimą užima visą eilutę, kaip ir kiekvieno užsakymo ID.

Šiame pavyzdyje, galite redaguoti ataskaitą, kad ji atrodo kaip Šioje iliustracijoje:

Sugrupuota ataskaita su pašalintomis grupių antraštėmis

  1. Atidarykite ataskaitą kaip maketo rodinys, naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku, tada spustelėdami Maketo rodinys Mygtuko paveikslėlis .

  2. Skirtuko Formatuoti grupėje grupavimas ir sumos spustelėkite Grupuoti ir rūšiuoti. Mygtuko paveikslėlis

    Pastaba : Pravartu pradėti žemiausio lygio grupės ir kilti aukštyn; kitu atveju rodomo ataskaitos gali būti painu dirbdami.

  3. Spustelėkite mažiausia grupavimo lygį sąraše, ir tada spustelėkite daugiau.

  4. Iš antraštės sekcijos išplečiamojo sąrašo pasirinkite be antraštės sekcijos.

    Pašalinus antraštę, programa Access išsaugo grupavimo lauko teksto lauką perkėlę į sekciją išsamiai. Tačiau gali panaikinti kitų valdiklių, grupės antraštėje. Programa Access įspėja, jei visi valdikliai bus panaikinti dėl šio veiksmo. Jei norite išsaugoti grupės antraštėje valdiklius, įsitikinkite, kad juos perkelti į kitą ataskaitos sekciją prieš atlikti šį veiksmą. Jums reikės į dizaino rodinį Norėdami perkelti valdiklius į kitas sekcijas.

    Galutinė ataskaita parodyta šioje iliustracijoje. Atkreipkite dėmesį, kad pirmasis Užsakymo_ID yra toje pačioje eilutėje kaip ir pirmasis išsamios informacijos įrašas, o ne atskiroje eilutėje.

    Sugrupuota ataskaita su pašalinta Užsakymo_ID antrašte

    Deja, Užsakymo_ID kartojamas kiekvienoje išsamios informacijos eilutėje ir sunku matyti, kiek užsakymų yra. Šiuo metu naudinga nustatyti teksto laukelio valdiklio ypatybę Slėpti dublikatus . Atlikite šiuos veiksmus, Norėdami nustatyti šios ypatybės:

    • Pasirinkite vieną iš pasikartojančių reikšmių.

    • Jei ypatybių lapas šiuo metu nerodomas, paspauskite F4, kad jis būtų rodomas.

    • Ypatybių lapo skirtuke formatas išplečiamajame sąraše spustelėkite Slėpti dublikatus , ir tada spustelėkite taip.

      Pasikartojantys užsakymo ID slepiami. Atkreipkite dėmesį, galite matyti, kiek užsakymų yra ir kiek produktų priklauso kiekvienam tvarka.

      Sugrupuota ataskaita su slepiamais pasikartojančiais Užsakymo_ID

  5. Šiame pavyzdyje mes pakartokite 4 veiksmą, įmonės pavadinimą grupavimo lygį. Galutinė ataskaita atrodo kaip Šioje iliustracijoje:

    Sugrupuota ataskaita su pašalintomis grupių antraštėmis

    Įmonės pavadinimas reikšmę dabar toje pačioje eilutėje kaip ir pirmasis išsamios informacijos įrašas, o ypatybę Slėpti dublikatus neleidžia kartoti kiekvienoje eilutėje reikšmę įmonės pavadinimą. Ilgas ataskaitoje, naudojančioje keletą Grupavimo lygių, tai gali lemti pastebimai sutaupyti popieriaus.

Puslapio viršus

Įrašymas, spausdinimas arba siųsti ataskaitą

Įrašę savo ataskaitos dizainą, galite jį kelis kartus. Ataskaitos dizainas nesikeičia, tačiau matote esamus duomenis, kiekvieną kartą, kai spausdinate ataskaitą. Pasikeitus jūsų ataskaitų rengimo poreikiai, galite modifikuoti ataskaitos dizainą arba sukurti naują, panašiai ataskaitą, kurioje yra pagrįstas pradinės.

Ataskaitos įrašymas

  1. Spustelėkite "Microsoft Office" mygtukas Mygtuko paveikslėlis , ir tada spustelėkite įrašytiarba paspauskite CTRL + S Mygtuko paveikslėlis .

    Taip pat galite spustelėti įrašyti Mygtuko paveikslėlis Sparčiosios prieigos įrankių juostą.

  2. Jei ataskaitoje yra be pavadinimo, įveskite pavadinimą lauke Ataskaitos pavadinimą ir spustelėkite gerai.

Įrašyti jūsų ataskaitos dizainas nauju pavadinimu

  1. Spustelėkite "Microsoft Office" mygtukas Mygtuko paveikslėlis , ir tada spustelėkite Įrašyti kaip Mygtuko paveikslėlis .

  2. Dialogo lange Įrašyti kaip įveskite pavadinimą lauke Įrašyti ataskaitą , spustelėkite ataskaitos lauke kaip ir spustelėkite gerai.

Ataskaitos spausdinimas

Galite išspausdinti ataskaitą spaudinio peržiūra, maketo rodinyje, dizaino rodinys, ataskaitos rodinys, arba iš naršymo srities. Prieš spausdindami, turėtumėte Patikrinkite puslapio parametrai, pvz., paraščių ir puslapio padėtį. Access įrašo puslapio parametrus kartu su ataskaita, todėl reikia nustatyti juos tik vieną kartą. Galite įrašyti parametrus vėliau, pasikeitus jūsų poreikius.

Puslapio parametrų keitimas

  1. Atidarykite ataskaitą, bet kuriame rodinyje.

  2. Skirtuko Puslapio maketas grupėje puslapio parametrai spustelėkite parinktį:

    • Dydis Mygtuko paveikslėlis leidžia pasirinkti iš įvairių popieriaus dydžiai, arba įveskite pasirinktinį popieriaus dydį.

    • Stačia Mygtuko paveikslėlis parinktis paverčia puslapį vertikaliai.

    • Gulsčias Mygtuko paveikslėlis gulsčią puslapio padėtį.

    • Paraštės Mygtuko paveikslėlis leidžia pasirinkti iš kelių iš anksto nustatytų paraščių pločių, arba galite spustelėti Išsamiau įvesti pasirinktinį paraščių plotį, naudodami dialogo langą Puslapio sąranka .

    • Rodyti paraštes perjungiamas Rodyti paraštes ir išjungti (tik maketo rodinys).

    • Stulpelių rodo dialogo langą Puslapio sąranka . Įveskite norimą skaičių stulpelių, jūsų norimą stulpelių dydžio nustatymas, tada spustelėkite gerai.

    • Spausdinti tik duomenis slopina spausdinant iš bet kurios etiketės, jūs turite pateikti savo ataskaitą. Bus spausdinami tik valdiklius, kurie susieti su duomenų lentelės arba užklausos. Ši funkcija gali būti naudinga ataskaitas, kurios kartais spausdinti iš anksto atspausdintas formas. Nerodyti spausdinti etiketes tais atvejais, ir tada įgalinti etikečių spausdinimas, kai spausdinate ataskaitą tuščias popieriaus.

Pastaba : Norėdami naudoti išsamesnės puslapio parametrai, spustelėkite mygtuką Puslapio apatiniame dešiniajame grupės Puslapio maketas , kad būtų rodomas dialogo langas Puslapio sąranka . Koreguoti visus parametrus, kurie yra skirtuką Puslapio maketas ir pasirinkite konkretaus spausdintuvo ataskaitos, galite naudoti dialogo langą Puslapio sąranka .

Savo ataskaitos siuntimas į spausdintuvą

  1. Atidarykite ataskaitą kaip bet kuriame rodinyje, arba tiesiog pasirinkite ataskaitą naršymo srityje.

  2. Spustelėkite "Microsoft Office" mygtukas Mygtuko paveikslėlis , ir tada spustelėkite Spausdinti. Mygtukas Spausdinti

  3. Dialogo lange spausdinimas parinktis, pvz., kopijų skaičių spausdintuvo ir spausdinimo diapazonas, įveskite savo pasirinkimus.

  4. Spustelėkite Gerai.

Puslapio viršus

Savo ataskaitos kaip el. laiško siuntimas

Galite išsiųsti ataskaitą vartotojams kaip elektroninį laišką, užuot popieriuje.

  1. Naršymo srityje spustelėkite ataskaitos, pažymėkite jį, spustelėkite "Microsoft Office" mygtukas Mygtuko paveikslėlis ir tada spustelėkite el. pašto Mygtuko paveikslėlis .

  2. Dialogo lange Siųsti objektą kaip spustelėkite norimą naudoti failo formatą.

    Dialogo langas Siųsti objektą kaip

  3. Atlikite visus likusius dialogo langus.

  4. Pasirodžius jūsų el. pašto programa, įveskite laiško informaciją ir išsiųskite pranešimą.

Puslapio viršus

Pastabos

Problema gali kilti, jei turite .accdb faile, rikiuoja arba grupės ataskaita peržvalgos lauke, ir norite importuoti ataskaitą į .mdb failą ir atidarykite ją naudodami ankstesnę programos Access versiją.

Vidaus būdas, kuriuo peržvalgos laukų rūšiuojamos ir sugrupuoti .accdb failuose yra nesuderinama su .mdb failams. Jei norite sukurti ataskaitą .accdb failo, kurį naudoja grupavimo ir rūšiavimo peržvalgos lauką, ir tada eksportuoti kalendorių į .mdb failą (arba naudokite komandą Įrašyti kaip , Norėdami įrašyti duomenų bazę kaip .mdb failą) ir pabandykite atidaryti ataskaitą naudodami senesnę Access ataskaitos nepavyks įkelti.

Norėdami peržiūrėti ataskaitą, kad galėtų importuoti į .mdb failą ir atidarykite jį ankstesnės versijos Access, atlikite šiuos veiksmus:

  1. .Accdb faile sukurkite ataskaitos kopiją.

  2. Atidarykite kopiją, ataskaitą maketo rodinyje.

  3. Jei nerodomas sritį grupavimas, rūšiavimas, ir :

    1. Skirtuko Formatuoti grupėje grupavimas ir sumos spustelėkite Grupuoti ir rūšiuoti. Mygtuko paveikslėlis

  4. Panaikinti visų eilučių srityje grupavimas, rūšiavimas, ir spustelėkite mygtuką Naikinti kiekvienos eilutės dešinėje.

  5. Spustelėkite "Microsoft Office" mygtukas Mygtuko paveikslėlis , ir tada spustelėkite įrašytiarba paspauskite CTRL + S Mygtuko paveikslėlis .

  6. Spustelėkite "Microsoft Office" mygtukas Mygtuko paveikslėlis , ir tada spustelėkite Uždaryti duomenų bazę. Mygtuko vaizdas

  7. Spustelėkite "Microsoft Office" mygtukas Mygtuko paveikslėlis , ir tada spustelėkite atidaryti. Mygtuko paveikslėlis

  8. Raskite .mdb failą, į kurį norite importuoti ataskaitą, ir tada spustelėkite atidaryti.

  9. Importuoti ataskaitos kopiją į .mdb failą.

    Kaip?

    1. Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje importavimas spustelėkite Access. Mygtuko paveikslėlis

    2. Spustelėkite Naršyti.

    3. Eikite į .accdb failo, kuriame yra į ataskaitą ir spustelėkite atidaryti.

    4. Esate ne importuoti lenteles, bet šiuo metu, nesvarbu, ar norite importuoti arba susieti su šaltinio duomenimis. Spustelėkite gerai .

    5. Dialogo lange Objektų importavimas spustelėkite skirtuką ataskaitos .

    6. Spustelėkite pranešimą, kurį norite importuoti, ir spustelėkite gerai.

    7. Jei pavyko importavimo operaciją, prieiga paklaus, ar norite įrašyti importavimo veiksmus, kaip jį naudoti vėliau. Jei norite įrašyti veiksmus, pažymėkite žymės langelį įrašyti importavimo veiksmus , įveskite reikiamą informaciją ir spustelėkite Įrašyti importavimą. Jei jums nereikia įrašyti veiksmus, spustelėkite uždaryti.

      Programa Access importuoja ataskaitą ir rodo ją naršymo srityje.

  10. Atidarykite ataskaitą kaip maketo rodinys.

  11. Jei sritis Laukų sąrašas nerodomas:

    1. Skirtuko Formatuoti grupėje valdikliai spustelėkite Įtraukti esamus laukus Mygtuko paveikslėlis .

  12. Srityje galimi susijusių lentelių laukai rasti lentelę, kurioje yra laukas, kurį norite Rodyti ataskaitoje. Šiame lauke yra tos pačios reikšmės, šiuo metu rodomos rodomą peržvalgos lauke ataskaitos.

  13. Nuvilkite lauką į ataskaitą.

    Dabar turite du stulpelius Rodyti tą pačią informaciją.

  14. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite Rodyti lauką, kurį ką tik įtraukėte, ir spustelėkite norimą rūšiavimo parinktį, kurią norite naudoti.

  15. Panaikinkite rodymo lauką, kurį ką tik įtraukėte ir surikiuoti.

  16. Jei nerodomas sritį grupavimas, rūšiavimas, ir :

    1. Skirtuko Formatuoti grupėje grupavimas ir sumos spustelėkite Grupuoti ir rūšiuoti. Mygtuko paveikslėlis

  17. Spustelėkite pridėti grupę.

  18. Lauko/išraiškos iššokančiame lange, spustelėkite peržvalgos lauko ataskaitos pavadinimą.

Ataskaitos dabar yra surūšiuoti ir rūšiuojami kaip jis buvo .accdb faile. Įrašykite ir uždarykite ataskaitą.

Puslapio viršus

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×