Perkelti duomenis iš "Excel" su "Access"

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Šiame straipsnyje aprašoma, kaip perkelti duomenis iš "Excel" su "Access" ir savo duomenų konvertavimas į reliacinės lenteles, kad jūs galite naudoti Microsoft Office Excel "ir" Access kartu. Apibendrinant, prieigos tinkamiausia užfiksuoti, saugoti, programos Access užklausų ir duomenų bendrinimas ir Excel tinkamiausia apskaičiuoti, analizuoti ir vizualizuoti duomenis.

Du straipsniai, naudojant prieigos ir "Excel" jūsų duomenims valdyti ir 10 svarbiausių priežasčių, kodėl verta naudoti prieigos valdymas naudojant "Excel", aptarti programą geriausiai tinka tam tikrą užduotį ir kaip kartu naudoti "Excel" ir prieigos sukurti praktinio sprendimą.

Šiame straipsnyje

Esmė sąryšinės duomenų bazės ir duomenų modeliavimas

Reliacinė lentelė komponentai

Kas yra normalizavimas?

Lentelių gali būti įvairių formų įprastas

Ryšiai ir raktai

Duomenų vientisumo ir galiojimas

Apibendrinant

Pagrindinių veiksmų, kurie į duomenų perkėlimą iš "Excel" su "Access"

1 veiksmas: Duomenų importavimas iš "Excel" su "Access"

Automatinis duomenų pridėjimas lengvai

2 veiksmas: Duomenų normalizavimas naudojant lentelių analizatoriaus vediklis

3 veiksmas: Prisijungimas prie "Access" duomenimis, "Excel"

Gauti duomenis į "Access"

Esmė sąryšinės duomenų bazės ir duomenų modeliavimas

Daug duomenų failai, įskaitant "Excel", yra vadinamos bazinio failus. Šiuos failus dažnai yra didelis ir būti nereikalingų duomenų stulpelius, kurie naudojami retai ir daug tuščių reikšmių. Gali paveldėti šiuos failus iš kitos sistemos arba vartotojo arba jie gali būti keitėsi taip, kaip laikui bėgant keičiasi reikalavimus įtraukti stulpelių. Nors organizacijos bazinio failo duomenų tinka konkrečią paskirtį, jie nėra lanksčios ir galite rasti sunku atsakyti į nenumatytus klausimus apie jūsų duomenis.

bazinio failo

Laiko patikrinta bazinio failo sprendimas yra sąryšinės duomenų bazės. Programa Access yra reliacinės duomenų bazės programa, ir veikia geriausiai, kai lentelių sukurtos gerai ryšių atitikti sąryšinės duomenų bazės pavyzdį.

Puslapio viršus

Reliacinė lentelė komponentai

Parengtą sąryšinės duomenų bazės, kiekvienoje lentelėje yra kelių eilučių ir stulpelių rinkinio, kuriame saugoma informacija apie vieną temą, pvz., darbuotojų. Kiekvienos lentelės stulpelyje yra unikaliai pavadintas ir pateikiama informacija apie temą, pvz., darbuotojo vardas ir adresas. Lentelės eilučių, kuriose yra įvykių temos, pvz., Dabartinis įmonės darbuotojų. Viena reikšmė saugoma eilutės ir stulpelio sankirtoje, ir viena būtinas, pvz., "Sietlo." Galiausiai, Norėdami keisti tvarką, eilučių ir stulpelių nekeičiant esmės lentelės.

Reliacinė lentelė

1. lentelės atitinka vieną temą – asmenį, vietą, Atkreipkite dėmesį, įvykį arba koncepcija

2. kiekvienoje eilutėje yra unikalus ir yra pirminis raktas, pvz., skaičiaus ženklas

3. kiekvienas stulpelis turi unikalias, trumpas ir prasmingą pavadinimą

4. visi stulpelio reikšmės yra panašios reikšmės ir formatavimas

5. kiekvienos reikšmės lentelėje (atitinkamame langelį programoje "Excel") atitinka vieną fact

Puslapio viršus

Kas yra normalizavimas?

Deja, parengtą Reliacinė lentelė automatiškai atsitikti "Access" duomenų bazės. Turite naudoti metodą analizuoti bazinio failo duomenis ir Norėdami pertvarkyti duomenis iš vienos lentelės į dvi ar daugiau susijusių lentelių. Šis metodas yra vadinamas normalizavimas. Žingsnis po žingsnio proceso metu, išskaidote vienos lentelės į du ar daugiau mažesnių lenteles, pasikartojančių reikšmių šalinimas stulpelio, pašalinti perteklinius duomenis iš eilučių, o įtraukite pirminį (lauką, kuris unikaliai identifikuoja kiekvieną lentelės įrašą) ir išorinių raktų (laukas, kuriame yra reikšmės, rasti pirminio rakto lauku, esančiu susijusioje lentelėje) nustatyti ryšius tarp naujų lentelių.

reliacinės diagrama

1. Reliacinė lentelė

2. stulpelių pavadinimai

3. pirminis raktas

4. išorinis raktas

5. Reliacinė linijas ir simboliai

Puslapio viršus

Lentelių gali būti įvairių formų įprastas

Lentelėje gali būti vienu iš keturių skirtingų įprastos formos: nulis, pirmoji, ir trečiosios. Kiekviena forma aprašoma, kiek duomenų lentelėje išdėstyti ir gali būti sėkmingai naudojamas sąryšinės duomenų bazės. Nulis įprasta forma yra bent struktūra ir trečioji įprasta forma yra labiausiai efektyvus struktūra.

Nulis įprasta forma    Vienas ženklas, kad lentelėje yra bent struktūra būsena, vadinama "nulinės įprasta forma" yra vienas arba daugiau stulpelių, kuriuose yra "atominės" reikšmės, tai reiškia, kad esantys kelias reikšmes viename langelyje. Pvz., kliento adresas gali sudaryti adresą (pvz., 2302 Harvardo Ave), miestas, valstybė ir į pašto indeksas. Idealiu atveju – kiekvieno iš šių elementų adreso saugomi atskiruose stulpeliuose. Kitas pavyzdys, kuriame yra visos pavadinimai, pvz., "Li, Yale" arba "Kad Elena Adams" turėtų būti galima išskaidyti į atskirus stulpelius, vardą ir pavardę. Saugoti vardą ir pavardę į atskirus stulpelius verta kuris padės jums greitai rasti ir rikiuokite duomenis.

Kitos prisijungimo duomenų nulis įprasta forma yra pateikiama informacija apie įvairius dalykus, pvz., pardavėjai, produktai, klientus ir užsakymai. Kai įmanoma, duomenys turi būti atskirtos į atskiras lenteles paskaitų.

Pirmoji įprasta forma    Lentelė yra pirmoji įprasta forma, kai kiekviename stulpelyje atominės reikšmės, tačiau vieną arba daugiau stulpelių, kuriuose yra keli perteklinius duomenis, pvz., pardavėjas arba kliento informaciją apie kiekvieną dalį tvarka. Pvz., Adams, kad Elena kartojamas penkis kartus darbalapyje, nes ji yra dviejų skirtingų užsakymų (vienas su trijų produktų ir kitą su du produktai).

Antroji įprasta forma    Lentelės yra antroji įprasta forma, kai bus pašalintas nereikalingas duomenų, tačiau vieną arba daugiau stulpelių arba ne pagal pirminio rakto arba jame yra apskaičiuotas reikšmes (pvz., Kaina * nuolaida).

Trečioji įprasta forma    Lentelė yra trečioji įprasta forma, kai visos lentelės stulpelių remiasi tik pirminį raktą. Kaip parodyta šiame paveikslėlyje, produkto ir tiekėjo informacija saugomi atskiras lenteles ir prisijungė tiekėjų lentelės lauką tiekėjo ID peržvalga.

Lentelių nulio, pirmąją ir antrąją įprasta forma gali kelti problemų, jei norite keisti duomenis. Pavyzdžiui, reikšmės dažnai kartojasi naujinimas yra labai daug laiko procesas. Kaskart atnaujinus tam tikrą reikšmę, turite patikrinti, ar kas antra eilutė yra tos pačios reikšmės. Taip švaistyti laiką ir klaidomis veiksmu. Be to, sunku efektyviai rikiuoti ir filtruoti stulpelių, kuriuose yra pasikartojančių reikšmių. Lentelių pirmą ir antrą įprasta forma yra didelis patobulinimas per nulį įprasta forma, tačiau jie vis dar gali būti problema, kai įterpti, atnaujinti arba panaikinti duomenis.

Kai einate procesą, normalizuoti duomenis, galite lentelės konvertavimas iš apatinėje formos didesnę formą tol, kol visose lentelėse yra trečioji įprasta forma. Daugeliu atvejų, trečioji įprasta forma yra tinkamiausias nes:

  • Pakeitimo problemos gali būti pašalinta, kai duomenų įterpti, panaikinti, ar atnaujinta.

  • Duomenų vientisumo galima išlaikyti duomenų apribojimų ir verslo taisykles.

  • Jūsų užklausą duomenų įvairių būdų, kaip atsakyti į jūsų klausimus.

Puslapio viršus

Ryšiai ir raktai

Aiškiai sąryšinės duomenų bazės, kurioje yra kelių lentelių, simboliais trečioji įprasta forma, bet taip pat yra ryšių tarp šiose lentelėse, kurie padeda suburti duomenis. Pvz., darbuotojams priklausote skyrių ir priskirti projektus, yra antrinių užduočių ir antrinių užduočių priklauso darbuotojai, skyrių valdyti projektus. Tokiu atveju sąryšinės duomenų bazės būtų keturių lentelių, nustatytų: darbuotojai, projektai, antrines užduotis ir skyrių su kiekviena iš šių rakto ryšiai apibrėžti: priklauso, priskirtosyra, priklausoir valdymas.

Yra trys ryšių tipai:

  • Vienas su vienu (1:1)    Pvz., kiekvienam įmonės darbuotojui turi unikalias ženklelio ID ir kiekvieno ženklelio ID nurodo turi unikalias darbuotojų.

  • Vienas su daugeliu (1:M)    Pvz., vieną skyrių priskirta kiekvienam įmonės darbuotojui, tačiau departamentas turi daug darbuotojų. Tai yra vadinamasis pirminiai – antriniai santykiai.

  • Daugelis su daugeliu (M:M)    , pvz., darbuotojas gali būti priskirtas daug projektų ir kiekvieno projekto gali būti daug darbuotojų. Atkreipkite dėmesį, specialusis lentelę, vadinamą sankirtos lentele, dažnai naudojamas sukurti vienas su daugeliu ryšį tarp kiekvienos lentelės trečia įprastas formoje iš viso trys lentelių, kartu daugelis su daugeliu ryšį.

Galite sukurti ryšį tarp dviejų ar daugiau lentelių, remiantis pirminiais ir išoriniais raktais. Pirminis raktas yra stulpelį į lentelę, kurių reikšmės unikaliai kiekvieną eilutę lentelėje, pvz., ženklo numerio arba skyriaus kodą. Išorinis raktas yra lentelės, kurių reikšmės yra tokie patys kaip pirminį raktą iš kitos lentelės stulpeliu. Galite išorinis raktas pirminis raktas iš kitos reliacinės lentelės kopiją. Ryšių tarp dviejų lentelių siunčiamas atitikimo reikšmes iš išorinio rakto vienoje lentelėje su pirminio rakto į kitą.

pirminio ir išorinio rakto ryšiai

Puslapio viršus

Duomenų vientisumo ir galiojimas

Kai sukursite sąryšinės duomenų bazės visų lentelių trečioji įprasta forma ir teisingi apibrėžti, norite duomenų vientisumui užtikrinti. Duomenų vientisumo reiškia, kad galite tinkamai ir nuosekliai naršyti ryšius ir valdyti lenteles į duomenų bazę per tam tikrą laiką, kai atnaujinama duomenų bazė. Yra dvi pagrindinės taisyklės reliacinių duomenų bazių, kurie padeda užtikrinti duomenų vientisumą.

Objekto taisyklės    Kiekvienos lentelės eilutės turi būti pirminis raktas ir kad pirminio rakto reikšmė turi būti. Ši taisyklė užtikrina, kad kiekvieną lentelės eilutę galite identifikuoti ir prarandamas niekada netyčia. Be to, kai įterpti, atnaujinti arba panaikinti duomenis, unikalumą ir visus pirminius raktus, ar galima išlaikyti.

Nuorodų vientisumo taisyklė    Ši taisyklė valdiklių įterpimas ir naikinimas taisykles vienas su daugeliu ryšį. Jei lentelėje yra išorinis raktas, visas išorinio rakto reikšmes turi neapibrėžtas (reikšmės nėra) arba turi atitikti Reliacinė, išorinis raktas yra pirminis raktas lentelės reikšmes.

ryšių redagavimas

Taip pat galite užtikrinti duomenų vientisumą reliacinės duomenų bazės, naudodami įvairius duomenų tinkamumo taisyklių, įskaitant duomenų tipas (pvz., sveikasis skaičius), duomenų ilgį (pvz., kaip 15 simbolių arba mažiau), duomenų formatas (pvz., valiutos), numatytoji reikšmė (pvz., 10) ir apribojimų (pvz., Inventory_Amt > ReOrder_Amt). Šios duomenų tikrinimo taisyklės užtikrinti, kad duomenų bazės duomenų kokybės ir atitinka verslo taisykles.

Svarbu pažymėti, kad duomenų įvedimo yra svarbus skirtumas tarp "Access" duomenų bazės ir "Excel" darbaknygę. Įvesti duomenis į "Excel" darbalapyje yra "laisvos formos." Galite įvesti duomenis beveik bet kurios vietos ir lengvai galite anuliuoti keitimą. Tačiau, "Access" duomenų bazės yra daug struktūra ir apribojimų. Be to, kai įvedate duomenis į lentelę, keisti yra įsipareigojusi duomenų bazę. Veiksmo anuliuoti negalima, duomenų įvedimo, taip pat, kaip "Excel", tačiau galite panaikinti arba atnaujinti duomenis, ištaisyti klaidas.

Puslapio viršus

Apibendrinant

Duomenų normalizavimas į reliacinės aiškiai ryšius turinčios lentelės ir nustatyti jo duomenų vientisumą, ji tampa lengviau:

  • Sutaupysite vietos, pagerėti našumas, nes fiziškai pašalinamas pasikartojančių ir perteklinius duomenis.

  • Atnaujinti duomenis tiksliai ir išlaikyti duomenų vientisumą.

  • Rikiuoti, filtruoti, kuriami apskaičiuojamieji stulpeliai, bendra, ir apibendrinti duomenis.

  • Užklausos duomenų įvairių būdų, kaip atsakyti į numatomas ir nenumatytus klausimus.

Norėdami užtikrinti, kad, yra Išplėstinė aspektus sąryšinės duomenų bazės dizainą, pvz., raktų (kodą, kurį sudaro du ar daugiau stulpelių reikšmes), kad papildomų įprastos formos (ketvirtoji įprasta forma – kelių reikšmių priklausomybė), ir denormalization. Tačiau dauguma paprasta vadovavimo duomenų bazę reikia, turite pagrindinę informaciją apie duomenų bazės dizainas, kad turite suprasti šių pavyzdžių šiame straipsnyje.

Puslapio viršus

Pagrindinių veiksmų, kurie į duomenų perkėlimą iš "Excel" su "Access"

Kai galite perkelti duomenis iš "Excel" su "Access", yra trys pagrindiniai veiksmai procesą.

trys pagrindiniai veiksmai

Puslapio viršus

1 veiksmas: Duomenų importavimas iš "Excel" su "Access"

Duomenų importavimas yra operacija, galite pereiti daug sklandžiau, jei šiek tiek užtrukti ir valyti duomenis. Importuoti duomenis, kaip perkelti į naują namo. Jei galite išvalyti ir tvarkyti savo turtą prieš perkelti, sprendžiant į naują yra daug lengviau.

Valyti duomenis, prieš importuodami

Prieš importuodami duomenis į "Access", "Excel" tai naudinga:

  • Konvertuoti langelius, kuriuose yra ne atominės duomenų (tai yra kelias reikšmes į vieną langelį) į kelis stulpelius. Pvz., langelį, kuriame yra kelios įgūdžių reikšmės, pvz., "C# programavimo," stulpelyje "Įgūdžiai" "VBA Programavimas" ir "Web dizainas" turėtų būti suskirstyti atskirti stulpelius, kurių kiekvienoje yra tik viena įgūdžių reikšmę.

  • Naudodami komandą TRIM intervalą, gale ir kelių įdėtąją tarpų šalinimas.

  • Pašalinkite nespausdinamus simbolius.

  • Radimas ir taisymas rašybos ir skyrybos klaidų.

  • Pašalinkite besidubliuojančių eilučių arba besidubliuojančių laukų.

  • Užtikrinti, kad duomenų stulpelius neturi mišrios formatų, ypač skaičiai, suformatuoti kaip tekstas arba datų suformatuotas kaip skaičius.

Daugiau informacijos rasite "Excel" Žinyno temose:

Pastaba : Jei jūsų duomenų valymas poreikius yra sudėtingos arba neturite laiko arba išteklių, kad automatizuotumėte savo pastabas, galite naudoti trečiųjų šalių tiekėjų. Daugiau informacijos ieškokite "duomenų valymo programinė įranga" arba "duomenų kokybės" pagal savo mėgstamą paieškos žiniatinklio naršyklėje.

Pasirinkite geriausią duomenų tipas, kai importuojate

Importuodami programoje "Access", kurį norite padaryti geras pasirinkimas, kad gautumėte keletą (jei tokių yra) konvertavimo klaidų, kad reikės rankiniu būdu pagalbos. Šioje lentelėje apibendrinama, kaip "Excel" skaičių formatus ir prieigos duomenų tipai konvertuojami, kai importuojate duomenis iš "Excel" su "Access", ir pateikiama keletas patarimų apie geriausias duomenų tipus ir skaičiuoklės importavimo vedlys, pasirinkite.

"Excel" skaičių formatą

Programos Access duomenų tipas

Komentarai

Geriausia praktika

Tekstas

Tekstas, atmintinė

Prieigos teksto duomenų tipo saugo raidiniai ir skaitiniai duomenys iki 255 simbolių. Prieigos atmintinės duomenų tipas saugo raidiniai ir skaitiniai duomenys iki 65 535 simbolių.

Pasirinkite atmintinė išvengti trumpinimo bet kokius duomenis.

Skaičius, procentas, trupmena, mokslo

Skaičius

Prieigos jau yra skaitinių duomenų tipą, skiriasi atsižvelgiant į ypatybės lauko dydis parametrą (baitų sveikasis skaičius, Ilgasis sveikasis skaičius, vieną, dvigubą, dešimtainis).

Pasirinkite dvigubą išvengti jokių duomenų konvertavimo klaidų.

Data

Data

"Access" ir "Excel" ir naudoti tą patį datos sekos numerį saugoti datas. Programos "Access" datos diapazonas yra didesnis: nuo-657 434 (nuo sausio 1, 100 AD) į 2,958,465 (gruodžio 31, 9999 AD).

Nes programa Access neatpažįsta 1904 datos sistema (naudojamas programoje "Excel" ir "Macintosh"), jums reikia konvertuoti datas arba "Excel" arba prieigą, kad būtų išvengta painiavos.

Daugiau informacijos rasite datų sistemos, formato, arba dviejų skaitmenų metų interpretavimo keitimas ir duomenų importavimas arba susiejimas su duomenimis programoje "Excel" darbaknygės

.

Pasirinkite datą.

Laikas

Laikas

"Access" ir "Excel" ir saugoti laiko reikšmes naudodami to paties duomenų tipo.

Pasirinkite laiką, kuris paprastai yra numatytasis.

Valiuta, apskaita

Valiuta

Programos "Access" valiutos duomenų tipas duomenis saugo kaip 8 baitų skaičių keturių skaitmenų po kablelio tikslumu, jis naudojamas saugoti finansinius duomenis ir išvengti apvalinimo reikšmių.

Pasirinkite valiuta, kuris paprastai yra numatytasis.

Bulio logika

Taip/Ne

Pasiekti visas reikšmes taip ir 0, jei nėra reikšmių, naudoja -1, kadangi "Excel" naudoja visus tikruosius 1 ir 0 visų KLAIDINGŲ reikšmių.

Pasirinkite Taip arba ne, kuris automatiškai konvertuoja pagrindinės reikšmės.

Hipersaitas

Hipersaitas

"Excel" ir "Access hipersaitas yra URL arba žiniatinklio adresą, kurį galite spustelėti.

Pasirinkite hipersaitą, kitu atveju prieiga gali naudoti teksto duomenų tipo pagal numatytuosius parametrus.

Kai duomenys yra programoje "Access", "Excel" duomenis galite panaikinti. Nepamirškite, kad atsarginės kopijos kūrimas pradinės "Excel" darbaknygės, pirmiausia prieš jį panaikindama.

Daugiau informacijos ieškokite Access žinyno temoje importavimas arba susiejimas su "Excel" darbaknygės duomenų.

Puslapio viršus

Automatinis duomenų pridėjimas lengvai

Bendrosios problemos "Excel" vartotojai gali yra papildymo duomenis su vienu stulpelius į vieną darbalapį didelis. Pvz., gali būti turto sekimas sprendimą, kuris pradėjo programoje "Excel", bet dabar išaugo įtraukti failus iš daugelio darbo grupės ir skyriai. Šie duomenys gali būti skirtingų darbalapių ir darbaknygių, o teksto failus, kurie yra duomenų informacijos santraukas iš kitos sistemos. Nėra vartotojo sąsajos komanda arba paprastas būdas papildyti panašių duomenų programoje "Excel".

Geriausia yra naudoti prieigą, kur galite lengvai importuoti ir papildyti duomenis į vieną lentelę naudodami skaičiuoklės importavimo vedlys. Be to, galite pridėti daug duomenų į vieną lentelę. Galite įrašyti importavimo operacijoms, įtraukti juos kaip suplanuotas "Microsoft Office Outlook" užduotis ir net naudoti makrokomandų automatizuoti procesą.

Puslapio viršus

2 veiksmas: Duomenų normalizavimas naudojant lentelių analizatoriaus vediklis

Iš pirmo žvilgsnio pereinama per savo duomenų normalizavimą procesas gali atrodyti bauginanti užduotis. Laimei, normalizuoja lentelių programoje "Access" yra procesas, kuris yra paprasčiau, lentelių analizatoriaus vediklis.

lentelių analizatoriaus vediklis

1. vilkite pažymėtus stulpelius į naują lentelę ir automatiškai ryšių kūrimas

2. Naudokite mygtuką komandas, kad pervardykite lentelę, pirminio rakto įtraukimas, kad esamo stulpelio pirminio rakto ir anuliuoti paskutinį veiksmą

Šiuo vedliu galite naudoti norėdami atlikti šiuos veiksmus:

  • Lentelės konvertavimas į mažesnė lentelės ir automatiškai sukurti pirminio ir išorinio rakto ryšį tarp lentelių.

  • Pirminio rakto įtraukimas į esamą lauką, kuriame yra unikalios reikšmės, arba sukurkite naują ID lauką, kuris naudoja duomenų tipą Automatinis numeravimas.

  • Automatiškai kurti ryšius su pakopinių naujinimų nuorodų vientisumą. Pakopomis nėra automatiškai įtraukiami į netyčia trynimą duomenys, bet jūs galite lengvai pridėti pakopomis vėliau.

  • Ieškoti naujų lentelių nereikalingas arba pasikartojančių duomenų (pvz., su tuo pačiu klientu dviejų skirtingų telefono numeriai) ir atnaujinti kaip tikėtasi.

  • Atsarginės kopijos pradinės lentelės ir pervardykite jį pridėdamas "_OLD" jo pavadinimą. Sukurkite užklausą, kuri atkuriama pradinė lentelė, naudodami pradinį lentelės pavadinimą, kad visas esamas formas ir ataskaitas, pagrįstas pradinės lentelės veiks su naujos lentelės struktūrą.

Puslapio viršus

3 veiksmas: Prisijungimas prie "Access" duomenimis, "Excel"

Po to, kai jau buvo eksportuoti duomenis programoje "Access" ir lentelės arba užklausos buvo sukurtas, atkuriama pirminiais duomenimis, tai paprastas dalykas, prisijungimas prie prieigos duomenis iš "Excel". Duomenų dabar yra programoje "Access" kaip išorinį duomenų šaltinį, ir kad gali būti sujungti su darbaknyge naudojant duomenų ryšį, kuris yra informacijos, kurią galima rasti konteinerį, įeiti į ir prisijungti prie išorinių duomenų šaltinio. Prisijungimo informacija saugoma darbaknygėje ir taip pat gali būti laikomi ryšio failą, pvz., "" Office "duomenų ryšio (ODC) failo (.odc failo vardo plėtiniu) arba duomenų šaltinio failas (.dsn išplėtimas). Prisijungę prie išorinių duomenų, galite taip pat automatiškai atnaujinti (arba atnaujinti) "Excel" darbaknygę iš "Access" kiekvieną kartą, kai duomenys yra atnaujinami programoje "Access".

Daugiau informacijos rasite jungiamųjų (importavimo) duomenų apžvalga ir tarp "Excel" ir "Access" (kopijuoti, importuoti ir eksportuoti) Exchange "duomenų.

Puslapio viršus

Gauti duomenis į "Access"

Šiame skyriuje padės šie etapai iš savo duomenų normalizavimą per: nutrūkimui pardavėjas ir adresą į labiausiai atominės dalis, atskiriant susijusių dalykų į savo lenteles, kopijavimas ir įklijavimas šias lenteles, "Excel" į "Access", sukurti rakto ryšiai tarp naujai sukurtą prieigos lentelių, kurti ir veikia paprastą užklausą programoje "Access" pateikti informaciją stulpelių reikšmes.

Duomenų formoje – normalizuota

Šių darbalapyje yra ne atominės stulpelyje Pardavėjas ir adresas stulpelio reikšmes. Abiejų stulpelių turi būti perskirtas į du ar daugiau atskiruose stulpeliuose. Šiame darbalapyje taip pat yra informacijos apie pardavėjus, produktai, klientus ir užsakymai. Ši informacija turėtų būti taip pat galima išskaidyti be to, pagal temą, į atskiras lenteles.

Pardavėjas

Užsakymo ID

Užsakymo data

Produkto ID

Kiekis

Kaina

Kliento vardas

Adresas

Telefonas

Li, Yale

2348

3/2/09

J-558

4

$8,50

Contoso, Ltd.

2302 Harvardo Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

B-205

2

$4,50

Contoso, Ltd.

2302 Harvardo Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

D-4420

5

$7.25

Contoso, Ltd.

2302 Harvardo Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

7,00 $

Fourth kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Kad Elena Adams

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Kolumbijos apskritimo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Kad Elena Adams

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 Kolumbijos apskritimo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Kad Elena Adams

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Kolumbijos apskritimo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvardo Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Kolumbijos apskritimo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Kolumbijos apskritimo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

7,00 $

Fourth kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Sousa Luis

2354

3/7/09

A-2275

3

$16.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvardo Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Kad Elena Adams

2355

3/8/09

D-4420

4

$7.25

Adventure Works

1025 Kolumbijos apskritimo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Kad Elena Adams

2355

3/8/09

C-795

3

$9.75

Adventure Works

1025 Kolumbijos apskritimo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Li, Yale

2356

3/10/09

C-789

6

7,00 $

Contoso, Ltd.

2302 Harvardo Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Informaciją jos mažiausią dalis: atominės duomenų

Darbas su duomenimis šiame pavyzdyje, galite komandą tekstą į stulpelį , programoje "Excel" atskirti "atominės" langelį (pvz., adresas, miestas, valstija ir pašto indeksas) dalis į atskirus stulpelius.

Pateiktoje lentelėje parodyti naujų stulpelių tame pačiame darbalapyje, po to, kai jie buvo išskaidyti, kad visos reikšmės atominės. Atkreipkite dėmesį, kad informaciją stulpelyje Pardavėjas buvo suskaidytas į pavardės ir vardo stulpeliai ir kad informaciją stulpelyje adresas buvo suskaidytas į gatvės adresas ir miestas, būsena, pašto indeksas stulpelių. Duomenys "Pirmoji įprasta forma."

Pavardė

Vardas

 

Adresas

Miestas

Valstija

pašto indeksas

Li

Yale

2302 Harvardo Ave

Bellevue

WA

98227

Kenteris

Kad Elena

1025 Kolumbijos apskritimo

Kirkland

WA

98234

Hance

Jokūbas

2302 Harvardo Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Koncius

Šarūnas

2302 Harvardo Ave

Bellevue

WA

98227

Išeities duomenis į struktūra dalykų programoje "Excel"

Į kelių lentelių duomenis, atlikite Rodyti tą pačią informaciją iš "Excel" darbalapį, po to, kai jis buvo suskaidytas į lenteles pardavėjai, produktai, Klientai ir užsakymai. Lentelės dizaino nėra galutinė, bet ji teisingu keliu.

Pardavėjai lentelėje yra tik informacija apie pardavimų personalo. Atkreipkite dėmesį, kad kiekvieno įrašo yra unikalus ID (pardavėjo ID). Pardavėjo ID reikšmė bus naudojama lentelėje Užsakymai prie pardavėjų užsakymai.

Pardavėjai

Pardavėjo ID

Pavardė

Vardas

101

Li

Yale

103

Kenteris

Kad Elena

105

Hance

Jokūbas

107

Koch

Reed

109

Koncius

Šarūnas

Lentelės produktai yra tik informaciją apie produktus. Atkreipkite dėmesį, kad kiekvieno įrašo yra unikalus ID (produkto ID). Produkto informacija prie lentelėje išsami užsakymo informacija bus naudojama produkto ID reikšmės.

Produktai

Produkto ID

Kaina

A-2275

16.75

B-205

4,50

C-789

7.00

C-795

9,75

D-4420

7.25

F-198

5.25

J-558

8,50

Tik informaciją apie klientus lentelėje Klientai. Atkreipkite dėmesį, kad kiekvieno įrašo yra unikalus ID (kliento ID). Kliento ID reikšmė bus naudojama norint prijungti kliento informaciją į lentelę Orders.

Customers

Kliento ID

Pavadinimas

Adresas

Miestas

Valstija

pašto indeksas

Telefonas

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvardo Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Kolumbijos apskritimo

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth kava

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Užsakymų lentelėje pateikiama informacija apie užsakymai, pardavėjai, klientus ir produktų. Atkreipkite dėmesį, kad kiekvieno įrašo yra unikalus ID (užsakymo ID). Kai kurios informacijos šioje lentelėje reikia galima išskaidyti į papildomoje lentelėje, kurioje yra užsakymo informacija, kad lentelės užsakymai yra tik keturi stulpeliai – unikalus užsakymo ID, užsakymo data, pardavėjo ID ir kliento ID. Lentelėje parodyta dar nėra buvo suskaidytas į lentelėje išsami užsakymo informacija.

Orders

Užsakymo ID

Užsakymo data

Pardavėjo ID

Kliento ID (Customer ID)

Produkto ID

Kiekis

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

2354

3/7/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

Užsakymo informacija, pvz., produkto ID ir kiekis yra iš lentelės užsakymai ir saugomi lentelėje užsakymo išsami informacija. Turėkite omenyje, kad yra 9 užsakymų, Taigi, šioje lentelėje yra 9 įrašų. Atkreipkite dėmesį, kad užsakymai yra unikalus ID (užsakymo ID), kuris bus nurodytas lentelėje užsakymo išsami informacija.

Galutinis dizainas užsakymai turėtų atrodyti maždaug taip:

Orders

Užsakymo ID

Užsakymo data

Pardavėjo ID

Kliento ID (Customer ID)

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

2354

3/7/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

Lentelėje išsami užsakymo informacija yra be stulpelių, kuriems reikia unikalių reikšmių (tai yra, nėra jokių pirminis raktas), todėl gerai bet kuriuos arba visus stulpelių, kuriuose yra "nereikalingų" duomenų. Tačiau dviejų įrašų šioje lentelėje turi būti visiškai tapatūs (Ši taisyklė taikoma kiekviena lentelė duomenų bazėje). Šioje lentelėje turi būti 17 įrašų – kiekvieną atitinkantis produktas atskirus tvarka. Pvz., 2349 tvarka, trys C-789 produktai apima vieną iš dviejų dalių, kad visos.

Lentelėje išsami užsakymo informacija, todėl turėtų atrodyti maždaug taip:

Išsami užsakymo informacija

Užsakymo ID (Order ID)

Produkto ID

Kiekis

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Kopijavimas ir įklijavimas iš "Excel" duomenis į "Access"

Dabar, kai informacijos apie pardavėjus, klientus, produktus, užsakymai ir išsami užsakymo informacija buvo padalinti į atskiras temas programoje "Excel", galite kopijuoti tuos duomenis tiesiai į "Access", kai ji tampa lenteles.

Sukūrę ryšius tarp lentelių prieigos ir vykdyti užklausą

Po to, kai atidarysite duomenis su "Access", galite kurti ryšius tarp lentelių ir sukurkite užklausas, kad būtų pateikta informacijos apie įvairių dalykų. Pavyzdžiui, galite sukurti užklausą, kuri pateikia užsakymo ID ir pardavėjai vardus tvarkai įvesti 3/05/09 ir 3/08/09.

Be to, galite kurti formas ir ataskaitas, kad būtų lengviau įvesti duomenis ir pardavimo analizė.

Puslapio viršus

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×