Perkelti duomenis iš "Excel" su "Access"

Pastaba:  Norėtume jums kuo greičiau pateikti naujausią žinyno turinį jūsų kalba. Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Gal galite šio puslapio apačioje mums pranešti, ar informacija buvo naudinga? Čia yra straipsnis anglų kalba , kuriuo galite pasinaudoti kaip patogia nuoroda.

Šiame straipsnyje aprašoma, kaip perkelti duomenis iš "Excel" su "Access" ir konvertuoti duomenų į reliacinių lentelių, taip, kad galėtumėte naudoti "Microsoft" Excel "ir" Access kartu. Apibendrinant, prieigos tinkamiausia užfiksuoti, saugoti, programos Access užklausų ir duomenų bendrinimas ir Excel tinkamiausia apskaičiuoti, analizuoti ir vizualizuoti duomenis.

Du straipsniai, naudojant prieigos ir "Excel" jūsų duomenims valdyti ir 10 svarbiausių priežasčių, kodėl verta naudoti prieigos valdymas naudojant "Excel", aptarti programą geriausiai tinka tam tikrą užduotį ir kaip kartu naudoti "Excel" ir prieigos sukurti praktinio sprendimą.

Kai galite perkelti duomenis iš "Excel" su "Access", yra trys pagrindiniai veiksmai procesą.

three basic steps

Pastaba: Informacijos apie duomenų modeliavimas ir ryšių programoje "Access", ieškokite duomenų bazės kūrimo pagrindai.

1 veiksmas: Duomenų importavimas iš "Excel" su "Access"

Duomenų importavimas yra operacija, galite pereiti daug sklandžiau, jei šiek tiek užtrukti ir valyti duomenis. Importuoti duomenis, kaip perkelti į naują namo. Jei galite išvalyti ir tvarkyti savo turtą prieš perkelti, sprendžiant į naują yra daug lengviau.

Valyti duomenis, prieš importuodami

Prieš importuodami duomenis į "Access", "Excel" tai naudinga:

  • Konvertuoti langelius, kuriuose yra ne atominės duomenų (tai yra kelias reikšmes į vieną langelį) į kelis stulpelius. Pvz., langelį, kuriame yra kelios įgūdžių reikšmės, pvz., "C# programavimo," stulpelyje "Įgūdžiai" "VBA Programavimas" ir "Web dizainas" turėtų būti suskirstyti atskirti stulpelius, kurių kiekvienoje yra tik viena įgūdžių reikšmę.

  • Naudodami komandą TRIM intervalą, gale ir kelių įdėtąją tarpų šalinimas.

  • Pašalinkite nespausdinamus simbolius.

  • Radimas ir taisymas rašybos ir skyrybos klaidų.

  • Pašalinkite besidubliuojančių eilučių arba besidubliuojančių laukų.

  • Užtikrinti, kad duomenų stulpelius neturi mišrios formatų, ypač skaičiai, suformatuoti kaip tekstas arba datų suformatuotas kaip skaičius.

Daugiau informacijos rasite "Excel" Žinyno temose:

Pastaba: Jei jūsų duomenų valymas poreikius yra sudėtingos arba neturite laiko arba išteklių, kad automatizuotumėte savo pastabas, galite naudoti trečiųjų šalių tiekėjų. Daugiau informacijos ieškokite "duomenų valymo programinė įranga" arba "duomenų kokybės" pagal savo mėgstamą paieškos žiniatinklio naršyklėje.

Pasirinkite geriausią duomenų tipas, kai importuojate

Importuodami programoje "Access", kurį norite padaryti geras pasirinkimas, kad gautumėte keletą (jei tokių yra) konvertavimo klaidų, kad reikės rankiniu būdu pagalbos. Šioje lentelėje apibendrinama, kaip "Excel" skaičių formatus ir prieigos duomenų tipai konvertuojami, kai importuojate duomenis iš "Excel" su "Access", ir pateikiama keletas patarimų apie geriausias duomenų tipus ir skaičiuoklės importavimo vedlys, pasirinkite.

"Excel" skaičių formatą

„Access“ duomenų tipas

Komentarai

Geriausia praktika

Text

Tekstas, atmintinė

Prieigos teksto duomenų tipo saugo raidiniai ir skaitiniai duomenys iki 255 simbolių. Prieigos atmintinės duomenų tipas saugo raidiniai ir skaitiniai duomenys iki 65 535 simbolių.

Pasirinkite atmintinė išvengti trumpinimo bet kokius duomenis.

Skaičius, procentas, trupmena, mokslo

Skaičius

Prieigos jau yra skaitinių duomenų tipą, skiriasi atsižvelgiant į ypatybės lauko dydis parametrą (baitų sveikasis skaičius, Ilgasis sveikasis skaičius, vieną, dvigubą, dešimtainis).

Pasirinkite dvigubą išvengti jokių duomenų konvertavimo klaidų.

Data

Data

"Access" ir "Excel" ir naudoti tą patį datos sekos numerį saugoti datas. Programos "Access" datos diapazonas yra didesnis: nuo-657 434 (nuo sausio 1, 100 AD) į 2,958,465 (gruodžio 31, 9999 AD).

Nes programa Access neatpažįsta 1904 datos sistema (naudojamas programoje "Excel" ir "Macintosh"), jums reikia konvertuoti datas arba "Excel" arba prieigą, kad būtų išvengta painiavos.

Daugiau informacijos rasite datų sistemos, formato, arba dviejų skaitmenų metų interpretavimo keitimas ir importavimas arba susiejimas su "Excel" darbaknygės duomenų.

Pasirinkite datą.

Laikas

Laikas

"Access" ir "Excel" ir saugoti laiko reikšmes naudodami to paties duomenų tipo.

Pasirinkite laiką, kuris paprastai yra numatytasis.

Valiuta, apskaita

Valiuta

Programos "Access" valiutos duomenų tipas duomenis saugo kaip 8 baitų skaičių keturių skaitmenų po kablelio tikslumu, jis naudojamas saugoti finansinius duomenis ir išvengti apvalinimo reikšmių.

Pasirinkite valiuta, kuris paprastai yra numatytasis.

Bulio

Taip / ne

Pasiekti visas reikšmes taip ir 0, jei nėra reikšmių, naudoja -1, kadangi "Excel" naudoja visus tikruosius 1 ir 0 visų KLAIDINGŲ reikšmių.

Pasirinkite Taip arba ne, kuris automatiškai konvertuoja pagrindinės reikšmės.

Hipersaitas

Hipersaitas

"Excel" ir "Access hipersaitas yra URL arba žiniatinklio adresą, kurį galite spustelėti.

Pasirinkite hipersaitą, kitu atveju prieiga gali naudoti teksto duomenų tipo pagal numatytuosius parametrus.

Kai duomenys yra programoje "Access", "Excel" duomenis galite panaikinti. Nepamirškite, kad atsarginės kopijos kūrimas pradinės "Excel" darbaknygės, pirmiausia prieš jį panaikindama.

Daugiau informacijos ieškokite importavimas arba susiejimas su "Excel" darbaknygės duomenųprieigos žinyno temą.

Automatinis duomenų pridėjimas lengvai

Bendrosios problemos "Excel" vartotojai gali yra papildymo duomenis su vienu stulpelius į vieną darbalapį didelis. Pvz., gali būti turto sekimas sprendimą, kuris pradėjo programoje "Excel", bet dabar išaugo įtraukti failus iš daugelio darbo grupės ir skyriai. Šie duomenys gali būti skirtingų darbalapių ir darbaknygių, o teksto failus, kurie yra duomenų informacijos santraukas iš kitos sistemos. Nėra vartotojo sąsajos komanda arba paprastas būdas papildyti panašių duomenų programoje "Excel".

Geriausia yra naudoti prieigą, kur galite lengvai importuoti ir papildyti duomenis į vieną lentelę naudodami skaičiuoklės importavimo vedlys. Be to, galite pridėti daug duomenų į vieną lentelę. Galite įrašyti importavimo operacijoms, įtraukti juos kaip suplanuotas "Microsoft Outlook" užduotis ir net naudoti makrokomandų automatizuoti procesą.

2 veiksmas: Duomenų normalizavimas naudojant lentelių analizatoriaus vediklis

Iš pirmo žvilgsnio pereinama per savo duomenų normalizavimą procesas gali atrodyti bauginanti užduotis. Laimei, normalizuoja lentelių programoje "Access" yra procesas, kuris yra paprasčiau, lentelių analizatoriaus vediklis.

the table analyzer wizard

1. vilkite pažymėtus stulpelius į naują lentelę ir automatiškai ryšių kūrimas

2. Naudokite mygtuką komandas, kad pervardykite lentelę, pirminio rakto įtraukimas, kad esamo stulpelio pirminio rakto ir anuliuoti paskutinį veiksmą

Šiuo vedliu galite naudoti norėdami atlikti šiuos veiksmus:

  • Lentelės konvertavimas į mažesnė lentelės ir automatiškai sukurti pirminio ir išorinio rakto ryšį tarp lentelių.

  • Pirminio rakto įtraukimas į esamą lauką, kuriame yra unikalios reikšmės, arba sukurkite naują ID lauką, kuris naudoja duomenų tipą Automatinis numeravimas.

  • Automatiškai kurti ryšius su pakopinių naujinimų nuorodų vientisumą. Pakopomis nėra automatiškai įtraukiami į netyčia trynimą duomenys, bet jūs galite lengvai pridėti pakopomis vėliau.

  • Ieškoti naujų lentelių nereikalingas arba pasikartojančių duomenų (pvz., su tuo pačiu klientu dviejų skirtingų telefono numeriai) ir atnaujinti kaip tikėtasi.

  • Atsarginės kopijos pradinės lentelės ir pervardykite jį pridėdamas "_OLD" jo pavadinimą. Sukurkite užklausą, kuri atkuriama pradinė lentelė, naudodami pradinį lentelės pavadinimą, kad visas esamas formas ir ataskaitas, pagrįstas pradinės lentelės veiks su naujos lentelės struktūrą.

Daugiau informacijos ieškokite Normalize naudojant lentelių analizatorių duomenis.

3 veiksmas: Prisijungimas prie "Access" duomenimis, "Excel"

Po to, kai jau buvo eksportuoti duomenis programoje "Access" ir lentelės arba užklausos buvo sukurtas, atkuriama pirminiais duomenimis, tai paprastas dalykas, prisijungimas prie prieigos duomenis iš "Excel". Duomenų dabar yra programoje "Access" kaip išorinį duomenų šaltinį, ir kad gali būti sujungti su darbaknyge naudojant duomenų ryšį, kuris yra informacijos, kurią galima rasti konteinerį, įeiti į ir prisijungti prie išorinių duomenų šaltinio. Prisijungimo informacija saugoma darbaknygėje ir taip pat gali būti laikomi ryšio failą, pvz., "" Office "duomenų ryšio (ODC) failo (.odc failo vardo plėtiniu) arba duomenų šaltinio failas (.dsn išplėtimas). Prisijungę prie išorinių duomenų, galite taip pat automatiškai atnaujinti (arba atnaujinti) "Excel" darbaknygę iš "Access" kiekvieną kartą, kai duomenys yra atnaujinami programoje "Access".

Daugiau informacijos rasite jungiamųjų (importavimo) duomenų apžvalga.

Gauti duomenis į "Access"

Šiame skyriuje bus apžvelgti šie etapai iš savo duomenų normalizavimą: nutrūkimui reikšmes stulpeliuose pardavėjas ir adresą į jų labiausiai atominės dalis, atskiriant susijusių dalykų į savo lenteles, kopijavimą ir įklijavimą šias lenteles iš į "Excel" "Access", sukurti rakto ryšiai tarp naujai sukurtą prieigos lentelių, kurti ir veikia paprastą užklausą programoje "Access" pateikti informaciją.

Duomenų formoje – normalizuota

Šių darbalapyje yra ne atominės stulpelyje Pardavėjas ir adresas stulpelio reikšmes. Abiejų stulpelių turi būti perskirtas į du ar daugiau atskiruose stulpeliuose. Šiame darbalapyje taip pat yra informacijos apie pardavėjus, produktai, klientus ir užsakymai. Ši informacija turėtų būti taip pat galima išskaidyti be to, pagal temą, į atskiras lenteles.

Pardavėjas

Užsakymo ID

Užsakymo data

Produkto ID

Kiekis

Kaina

Kliento vardas

Adresas

Telefonas

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

7,00 $

Fourth kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Kad Elena Adams

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Kolumbijos apskritimo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Kad Elena Adams

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 Kolumbijos apskritimo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Kad Elena Adams

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Kolumbijos apskritimo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

UAB Contoso.

2302 Harvardo Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Kolumbijos apskritimo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Kolumbijos apskritimo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

7,00 $

Fourth kava

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informaciją jos mažiausią dalis: atominės duomenų

Darbas su duomenimis šiame pavyzdyje, galite komandą tekstą į stulpelį , programoje "Excel" atskirti "atominės" langelį (pvz., adresas, miestas, valstija ir pašto indeksas) dalis į atskirus stulpelius.

Pateiktoje lentelėje parodyti naujų stulpelių tame pačiame darbalapyje, po to, kai jie buvo išskaidyti, kad visos reikšmės atominės. Atkreipkite dėmesį, kad informaciją stulpelyje Pardavėjas buvo suskaidytas į pavardės ir vardo stulpeliai ir kad informaciją stulpelyje adresas buvo suskaidytas į gatvės adresas ir miestas, būsena, pašto indeksas stulpelių. Duomenys "Pirmoji įprasta forma."

Pavardė

Vardas

 

Adresas

Miestas

Valstija

pašto indeksas

Li

Yale

2302 Harvardo Ave

Bellevue

WA

98227

Žukas

Kad Elena

1025 Kolumbijos apskritimo

Kirkland

WA

98234

Petkus

Jokūbas

2302 Harvardo Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Išeities duomenis į struktūra dalykų programoje "Excel"

Į kelių lentelių duomenis, atlikite Rodyti tą pačią informaciją iš "Excel" darbalapį, po to, kai jis buvo suskaidytas į lenteles pardavėjai, produktai, Klientai ir užsakymai. Lentelės dizaino nėra galutinė, bet ji teisingu keliu.

Pardavėjai lentelėje yra tik informacija apie pardavimų personalo. Atkreipkite dėmesį, kad kiekvieno įrašo yra unikalus ID (pardavėjo ID). Pardavėjo ID reikšmė bus naudojama lentelėje Užsakymai prie pardavėjų užsakymai.

Pardavėjai

Pardavėjo ID

Pavardė

Vardas

101

Li

Yale

103

Žukas

Kad Elena

105

Petkus

Jokūbas

107

Koch

Reed

Lentelės produktai yra tik informaciją apie produktus. Atkreipkite dėmesį, kad kiekvieno įrašo yra unikalus ID (produkto ID). Produkto informacija prie lentelėje išsami užsakymo informacija bus naudojama produkto ID reikšmės.

Produktai

Produkto ID

Kaina

A-2275

16.75

B-205

4,50

C-789

7.00

C-795

9,75

D-4420

7.25

F-198

5.25

Tik informaciją apie klientus lentelėje Klientai. Atkreipkite dėmesį, kad kiekvieno įrašo yra unikalus ID (kliento ID). Kliento ID reikšmė bus naudojama norint prijungti kliento informaciją į lentelę Orders.

Customers

Kliento ID

Pavadinimas

Adresas

Miestas

Valstija

pašto indeksas

Telefonas

1001

UAB Contoso.

2302 Harvardo Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Kolumbijos apskritimo

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth kava

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Užsakymų lentelėje pateikiama informacija apie užsakymai, pardavėjai, klientus ir produktų. Atkreipkite dėmesį, kad kiekvieno įrašo yra unikalus ID (užsakymo ID). Kai kurios informacijos šioje lentelėje reikia galima išskaidyti į papildomoje lentelėje, kurioje yra užsakymo informacija, kad lentelės užsakymai yra tik keturi stulpeliai – unikalus užsakymo ID, užsakymo data, pardavėjo ID ir kliento ID. Lentelėje parodyta dar nėra buvo suskaidytas į lentelėje išsami užsakymo informacija.

Orders

Užsakymo ID

Užsakymo data

Pardavėjo ID

Kliento ID

Produkto ID

Kiekis

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Užsakymo informacija, pvz., produkto ID ir kiekis yra iš lentelės užsakymai ir saugomi lentelėje užsakymo išsami informacija. Turėkite omenyje, kad yra 9 užsakymų, Taigi, šioje lentelėje yra 9 įrašų. Atkreipkite dėmesį, kad užsakymai yra unikalus ID (užsakymo ID), kuris bus nurodytas lentelėje užsakymo išsami informacija.

Galutinis dizainas užsakymai turėtų atrodyti maždaug taip:

Orders

Užsakymo ID

Užsakymo data

Pardavėjo ID

Kliento ID

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Lentelėje išsami užsakymo informacija yra be stulpelių, kuriems reikia unikalių reikšmių (tai yra, nėra jokių pirminis raktas), todėl gerai bet kuriuos arba visus stulpelių, kuriuose yra "nereikalingų" duomenų. Tačiau dviejų įrašų šioje lentelėje turi būti visiškai tapatūs (Ši taisyklė taikoma kiekviena lentelė duomenų bazėje). Šioje lentelėje turi būti 17 įrašų – kiekvieną atitinkantis produktas atskirus tvarka. Pvz., 2349 tvarka, trys C-789 produktai apima vieną iš dviejų dalių, kad visos.

Lentelėje išsami užsakymo informacija, todėl turėtų atrodyti maždaug taip:

Išsami užsakymo informacija

Užsakymo ID

Produkto ID

Kiekis

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopijavimas ir įklijavimas iš "Excel" duomenis į "Access"

Dabar, kai informacijos apie pardavėjus, klientus, produktus, užsakymai ir išsami užsakymo informacija buvo padalinti į atskiras temas programoje "Excel", galite kopijuoti tuos duomenis tiesiai į "Access", kai ji tampa lenteles.

Sukūrę ryšius tarp lentelių prieigos ir vykdyti užklausą

Po to, kai atidarysite duomenis su "Access", galite kurti ryšius tarp lentelių ir sukurkite užklausas, kad būtų pateikta informacijos apie įvairių dalykų. Pavyzdžiui, galite sukurti užklausą, kuri pateikia užsakymo ID ir pardavėjai vardus tvarkai įvesti 3/05/09 ir 3/08/09.

Be to, galite kurti formas ir ataskaitas, kad būtų lengviau įvesti duomenis ir pardavimo analizė.

Reikia daugiau pagalbos?

Visada galite paprašyti specialisto iš „Excel“ technologijų bendruomenės, gauti pagalbos iš Atsakymų bendruomenės arba siūlyti naują funkciją ar patobulinimą „Excel“ vartotojo balse.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×