Pašto ir vokų suliejimas

Kai turite masiškai išsiųsti laiškus į siuntimo sąrašą įtrauktiems žmonėms, galite pasinaudoti laiškų suliejimo funkcija ir sukurti daug vokų su adresais. Ant kiekvieno voko bus į siuntimo sąrašą įtrauktas adresas. Taip pat galite kurti ir spausdinti vokus nenaudodami laiškų suliejimo.

Pastabos: 

Trys failai, naudojami atliekant laiškų suliejimą, kurie apima pagrindinį dokumentą ir siuntimo sąrašą, pagal kurį sugeneruojami laiškai arba el. laiškai, vokai arba žymos.

Kai vokai kuriami ir spausdinami naudojant laiškų suliejimą, įtraukiami šie dokumentai:

  • Pagrindinis jūsų dokumentas
    Šiame dokumente yra tekstas ir grafiniai elementai (pavyzdžiui, logotipas ar paveikslėlis), kurie yra tokie patys visose sulieto voko versijose. Atgalinis adresas ant voko yra vienodo turinio pavyzdys.

  • Jūsų siuntimo sąrašas
    Šį dokumentą sudaro adresai, kurie bus spausdinami ant vokų.

Kai sujungiate šiuos du dokumentus, naudodami toliau nurodytus veiksmus, turėsite vokus su adresais.

1 veiksmas: siuntimo sąrašo sudarymas

Siuntimo sąrašas yra jūsų duomenų šaltinis. Juo gali būti „Excel“ skaičiuoklė, „Outlook“ kontaktų katalogas, „Access“ duomenų bazė arba „Office“ adresų sąrašas. Jame yra įrašai, iš kurių informaciją paima „Word“, kad sukurtų adresus, kurie bus spausdinami ant vokų.

Patarimai

  • Jei neturite siuntimo sąrašo, jį galite sukurti laiškų suliejimo metu. Prieš pradėdami laiškų suliejimą, surinkite visus savo adresų sąrašus ir įtraukite juos į savo duomenų šaltinį.

  • Jei naudojate „Excel“ skaičiuoklę, įsitikinkite, kad pašto kodų ar indeksų stulpelis suformatuotas kaip tekstas, kad nedingtų nuliai. Daugiau informacijos rasite Laiškų suliejimo skaičių, datų bei kitų reikšmių formatavimas naudojant „Excel“.

  • Jei norite naudoti savo „Outlook“ kontaktus, įsitikinkite, kad „Outlook“ yra jūsų numatytoji el. pašto programa.

2 veiksmas: voko maketo patikrinimas

Parengiamasis laiškų suliejimo proceso veiksmas yra suliejimui skirto voko nustatymas. Prieš imantis tikro laiškų suliejimo visada geriausia patikrinti naudojant mažą bandomąjį pluoštą vokų.

Pastaba: Jei mokate spausdinti vokus naudodamiesi savo kompiuteriu, galite pereiti prie 3 veiksmo.

  1. Programoje „Word“ pasirinkite Failas > Naujas> Tuščias dokumentas.

  2. Skirtuko Paštas grupėje Kurti pasirinkite Vokai.

    Spausdinimas ant vokų

  3. Lauke Gavėjo adresas įveskite adreso pavyzdį ir patikrinkite, kaip atrodys išspausdintas vokas.

    Voko gavėjo adreso laukas

    Pastaba: Suliejus laiškus, adreso pavyzdžio nebus matyti.

  4. Lauke Atgalinis adresas įveskitesavo adresą.

    Atgalinio adreso laukas

  5. Pasirinkite Parinktys > Voko parinktys ir atlikite nurodytus veiksmus.

    • Išplečiamajame sąraše Voko dydis pasirinkite voko dydį atitinkantį dydį arba pasirinkite Pasirinktinis dydis.

      Skirtukas Voko parinktys, kuriame nustatomas voko dydis ir adreso šriftai.

      Pastaba: Jei pasirinksite Pasirinktinis dydis, įveskite voko matmenis laukuose Plotis ir Aukštis. Baigę pasirinkite Gerai.

    • Laukuose Gavėjo adresas ir Atgalinis adresas pasirinkite kiekvieno adreso šriftą ir kairiojo bei viršutiniojo poslinkio padėtį.

      Pastaba: Atsižvelgdami į voko maketo peržiūrą, atlikite pakeitimus pagal savo poreikius.

  6. Skirtuke Spausdinimo parinktys patvirtinkite, ar pasirinktas teisingas Tiekimo metodas, įdėkite voką, atitinkantį nurodytą iliustracijoje, tada pasirinkite Gerai.

    Pastaba: Spausdintuvas siunčia programai „Word“ informaciją, kaip vokas turėtų būti įdėtas į spausdintuvą. Ši informacija rodoma dalyje Tiekimo metodas.

    Tiekimo parinkčių diagrama, vaizduojanti vokų tiekimą į spausdintuvą

  7. Pasirinkite Spausdinti, tada pasirinkite Taip, kad įrašytumėte atgalinį adresą kaip numatytąjį adresą.

    Pastaba: Jei vokas išspausdintas teisingai, sveikiname – esate pasirengę pereiti prie kito el. laiškų suliejimo veiksmo. Jei vokas išspausdintas ne taip, kaip tikėjotės, grįžkite prie 5 veiksmo ir reikiamai pertvarkykite voko maketo parinktis bei parinktis Tiekimo metodas.

3 veiksmas: laiškų suliejimo pradėjimas

  1. Skirtuko Paštas grupėje Pradėti laiškų suliejimą pasirinkite Pradėti laiškų suliejimą > Vokai.

    Meniu Pradėti laiškų suliejimą

  2. Dialogo lange Voko parinktys nustatykite voką pasirinkdami parinktis, nurodytas dalyje 2 veiksmas: voko maketo patikrinimas, tada pasirinkite Gerai.

    Pastaba: „Word“ sukuria dokumentą, kurio dydis atitinka voko matmenis ir rodo atgalinio adreso vietą ant voko.

  3. Jei norite ant voko pridėti atgalinį adresą arba logotipą, dabar tinkamas laikas tai padaryti.

  4. Pasirinkite Failas > Įrašyti ir pridėkite failo vardą.

4 veiksmas: siuntimo sąrašo susiejimas su pagrindiniu dokumentu

Dabar esate pasirengę atidaryti siuntimo sąrašo duomenų šaltinį.

  1. Skirtuko Paštas grupėje Pradėti laiškų suliejimą pasirinkite Pasirinkti gavėjus, tada pasirinkite parinktį.

    Naujo sąrašo įvedimo komanda

  2. Atlikite šiuos veiksmus:

    • Jei neturite siuntimo sąrašo, pasirinkite Įvesti naują sąrašą ir jį sukurkite.

      arba

    • Jeigu jūsų siuntimo sąrašas yra „Excel“ skaičiuoklėje, „Access“ duomenų bazėje arba kito tipo duomenų faile, spustelėkite Naudoti esamą sąrašą. Tada suraskite savo sąrašą ir spustelėkite Atidaryti.

      arba

    • Jei naudojate „Outlook“ kontaktus, spustelėkite Rinktis iš „Outlook“ kontaktų.

  3. Spustelėkite Failas > Įrašyti.

Siuntimo sąrašo redagavimas

Jei spausdinate vokus visiems sąraše, pereikite prie dalies 5 veiksmas: adreso bloko įtraukimas į voką. Jei norite spausdinti vokus, skirtus į jūsų sąrašą įtrauktiems žmonėms, kurie gyvena, pavyzdžiui, 20 mylių spinduliu nuo jūsų rengiamo įvykio vietos, naudokite filtrą, pvz., pašto kodą arba pašto indeksą, kad susiaurintumėte sąrašą. Daugiau informacijos apie duomenų filtravimą rasite Duomenų rūšiavimas ir filtravimas laiškų suliejimo funkcijai atlikti.

Patarimas: Filtravimo funkcija gali būti naudinga norint filtruoti kontaktus, kurių pašto adreso neturite. Tokiu būdu nesugadinsite vokų, kurių negalėsite išsiųsti.

Norėdami pasirinkti atskirus į sąrašą įtrauktus asmenis, kuriems norėtumėte sukurti vokus, atlikite nurodytus veiksmus.

  1. Pasirinkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

    „Word“ programos skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma paryškinta komanda Redaguoti gavėjų sąrašą.

  2. Pažymėkite žmonių, kurie turėtų gauti laišką, vardus.

    Pasirinkite eilutes pažymėdami žymės langelius

    Be to, sąrašą galite rūšiuoti arba filtruoti, kad būtų lengviau rasti vardus bei adresus.

5 veiksmas: adreso bloko įtraukimas į voką

Adresų blokas yra laiškų suliejimo laukas, dar žinomas kaip vietos rezervavimo ženklas. Suliejimo lauką naudojate norėdami pažymėti voko vietą, kurioje pageidaujate matyti adresus.

Pastaba: Dažnai paprasčiau pavyksta tinkamai sulygiuoti adresų bloką, jei pirmiausia įjungiamas pastraipos ženklų (¶) rodymas. Norėdami juos įjungti, eikite į juostelės skirtuką Pagrindinis ir spustelėkite mygtuką Rodyti / slėpti ¶ arba paspauskite klavišus CTRL + SHIFT + 8.

  1. Perkelkite žymeklį į vietą, kurioje turėtų būti adreso blokas. Jei įjungtas pastraipos žymų rodymas, spustelėkite iškart už pastraipos žymos (¶), kurią „Word“ padėjo voko viduryje.

  2. Skirtuko Paštas grupėje į Rašyti ir įterpti laukus pasirinkite Adresų blokas.

    Įterpkite adreso bloko suliejimo lauką

  3. Dialogo lange Įterpti adreso bloką pasirinkite gavėjo vardo formatą, kaip jis atrodys ant voko.

    Adreso bloko parinktys

    Pastaba: Dalyje Peržiūra pasirinkite įrašo mygtuką Paskesnis Kito įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti arba Ankstesnis Ankstesnio įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti , jei norite pereiti per įrašus duomenų šaltinyje ir peržiūrėti, kaip jie bus rodomi ant voko.

  4. Pasirinkite Gerai.

  5. Pasirinkite Failas > Įrašyti, kad įrašytumėte suliejimo dokumentą prieš tęsdami darbą.

Suliejimo laukų pavadinimų patikrinimas

Įsitikinkite, kad „Word“ vardus ir adresus iš siuntimo sąrašo padeda tinkamose vietose ant voko.

  1. Skirtuko Paštas grupėje Rašyti ir įterpti laukus pasirinkite Sutampantys laukai.

  2. Dialogo lango Sutampantys laukai kairiajame stulpelyje yra laukų pavadinimai, kuriuos „Word“ naudoją adresų bloke. Dešiniajame stulpelyje galite suderinti laukus duomenų šaltinyje su šiais laukų pavadinimais. Įsitikinkite, kad kairiajame stulpelyje rodomi laukų pavadinimai sutampa su įrašų stulpelių antraščių pavadinimais pašto sąraše, kad „Word“ galėtų pritaikyti tinkamus duomenis reikiamoje voko vietoje.

    Dialogo langas Sutapdinti laukus
  3. Atlikite šiuos veiksmus:

    • Jei rodomi laikų pavadinimai atitinka stulpelių antraštes, naudojamas įrašams siuntimo sąrašo duomenų šaltinyje, nieko nereikia daryti.

      arba

    • Jei lauko pavadinime, kuris turėtų sutapti su duomenų šaltinio stulpelio antrašte, rodoma (nesutampa), spustelėkite išplečiamąją rodyklę ir pasirinkite siuntimo sąrašo duomenų šaltinio lauko pavadinimą. Jei reikia, veiksmą pakartokite.

  4. Pasirinkite Gerai.

6 veiksmas: vokų peržiūra ir spausdinimas

Prieš spausdindami vokus, atlikite galutinį patikrinimą.

  1. Pasirinkite Peržiūrėti rezultatus, tada pasirinkite įrašo mygtukus Paskesnis Kito įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti arba Ankstesnis Ankstesnio įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti , kad įsitikintumėte, jog vardai ir adresai ant visų vokų užrašyti tinkamai.

    Programos „Word“ skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma grupė Peržiūrėti rezultatus.

    Patarimas:  Eikite į sąrašo pradžią, pasirinkite įrašo mygtuką Pirmas Pirmojo įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti , tada eikite į sąrašo pabaigą, pasirinkite įrašo mygtuką Paskutinis Paskutinio įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti .

  2. Pasirinkite Baigti ir sulieti > Spausdinti dokumentus.

    Programos „Word“ skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma komanda Baigti ir sulieti bei jos parinktys.

7 veiksmas: laiškų suliejimo voko dokumento įrašymas

Įrašius laiškų suliejimo voko dokumentą, jis lieka prijungtas prie siuntimo sąrašo, kad galėtumėte pakartotinai naudoti, kai kitą kartą masiškai naudosite laiškus.

Pakartotinis vokams skirto laiškų suliejimo dokumento panaudojimas

  • Atidarykite laiškų suliejimo dokumentą, skirtą vokams, tada pasirinkite Taip, kai „Word“ paragins išlaikyti ryšį.

Adresų keitimas vokams skirtame laiškų suliejimo dokumente

  • Atidarykite vokams skirtą laiškų suliejimo dokumentą ir pasirinkite Redaguoti gavėjų sąrašą, kad galėtumėte rūšiuoti, filtruoti ir pasirinkti konkrečius adresus.

Taip pat žiūrėkite

Turite klausimų apie „Word“ laiškų suliejimą, į kuriuos čia neatsakėme?

Pateikite klausimą „Word“ bendruomenės forume

Padėkite patobulinti „Word“

Turite pasiūlymų, kaip galėtume patobulinti „Word“ laiškų suliejimą (ar bet kurią kitą funkciją)? Jei taip, apsilankykite „Word“ vartotojų balse ir praneškite mums!

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×