"Office 365" grupių naudojimas vietoj svetainės pašto dėžučių

Pastaba: Šiame straipsnyje pateikta informacija panaudota pagal paskirtį, jis netrukus bus panaikintas. Siekiant išvengti pranešimo „Puslapis nerastas“, pašalinsime žinomus saitus. Jei sukūrėte saitus su šiuo puslapiu, pašalinkite juos, o kartu būsime nuolat prisijungę internete.

Svetainės pašto dėžutes naudoja daugelis organizacijų kaip bendradarbiavimo įrankį. Jis atėjo su įprasta pašto dėžute, kad galėtumėte koordinuoti ir saugoti komandos ar projekto susijusius laiškus vienoje vietoje ir "SharePoint" svetainėje, kad būtų saugomi visi įprasti failai. Tačiau, kaip žmonės bendradarbiavo per metus, Klientai prašė sprendimo, kuris skatintų aktyvesnę bendradarbiavimo formą. Todėl turime uždrausti svetainės pašto dėžutes ir rekomenduojame pereiti prie "Office" 365 grupių, kurios bendradarbiavimo patirtimi teikia daug turtingesnė.

Daugiau informacijos apie šį sprendimą rasite svetainės pašto dėžučių nuteistųjų.

"Office 365" grupės leidžia pasirinkti žmonių, su kuriais norite bendradarbiauti, rinkinį ir lengvai nustatyti išteklių rinkinį, skirtą žmonėms bendrinti. Nereikia rūpintis, kaip rankiniu būdu priskirti teises pasiekti visus šiuos išteklius, nes įtraukus narių į grupę jiems automatiškai suteikiamos reikiamos teisės naudoti grupės teikiamus įrankius.

"Office 365" grupės peržengia, kokios svetainės pašto dėžutės siūlo ir apima:

  • Svečio prieiga – su svetainės pašto dėžutėmis, kurių negalima suteikti asmenims, nepriklausantiems jūsų organizacijai. Naudodami grupes galite svečiams pasiekti laiškus, failus ir net bendrinamą "OneNote" bloknotą.

  • Bendrai naudojamas aplankas – kur vyksta jūsų tradiciškai naudojami pokalbiai. Šis bendrai naudojamas aplankas yra visiškai ieškomas, todėl sukuriamas grupės laiškų Archyvas. Grupės naujokai gali ieškoti arba slinkti atgal per retrospektyvą, kad greitai pereitų prie to, kas buvo pranešta su grupe anksčiau.

  • Bendrinamų failų biblioteka – jūsų grupėje yra "SharePoint" failų biblioteka, kurioje jūsų vartotojai gali saugoti, bendrinti ir bendradarbiauti dirbdami su dokumentais, darbaknygėmis, pateiktimis, vaizdais ar bet kokio kito tipo failu, kuriam reikia dirbti.

  • Bendrinamas kalendorius – jūsų grupė gauna bendrinamą kalendorių ir skelbs su grupe susijusius įvykius. Kiekvienas narys, kuris prisijungė prie grupės, automatiškai kviečiamas į kalendoriuje publikuotus įvykius, kad šie įvykiai taip pat galėtų atsirasti jų "Office" 365 kalendoriuose, jei jie nori.

  • Bendrinamas "OneNote" bloknotas – grupė automatiškai turi bendrinamą "OneNote" bloknotą, kur grupės nariai gali rinkti informaciją ir kartu su ja bendradarbiauti. Daugelis grupių naudoja bloknotą, kad sukurtų gyvą wiki su dažnai užduodamų klausimų ir kitų išteklių.

  • Turinys yra aptinkamas – grupės programoje "Outlook" yra viešosios organizacijos pagal numatytuosius, o tai reiškia, kad kitiems jūsų organizacijos asmenims paprasta rasti ir prisijungti prie grupės medžiagos. Jei grupės turinys yra jautresni, galite perjungti grupę į privačią, kuri paslepia ne narių turinį, ir reikalauja, kad grupės savininkas patvirtintų visas prisijungimo užklausas.

  • Savitarnos kūrimo administratoriams – administratoriai neturi patekti į vartotojų užklausas, kad sukurtų grupes. Vartotojai gali kurti savo grupes, jei reikia. Jei norite valdyti, kurie jūsų organizacijos vartotojai gali kurti grupes, peržiūrėkite valdiklį, kas gali kurti "Office 365" grupes.

Katalogo valdymas

Jūsų katalogo valdymas yra kiekvieno administratoriaus rūpestis. Štai keletas įrankių, skirtų "Office" 365 grupėms, padeda lengviau atlikti šiuos veiksmus:

  • Vardų suteikimo strategijos – vardų suteikimo strategijos leidžia jums apibrėžti, kas yra ir ar nepriimtini pavadinimai jūsų grupėms. Tai neleidžia vartotojams duoti profanum arba draudžiamų vardų į grupes. Be to, galite įgalinti įmonės standartinių priešdėlių arba priesagų grupės pavadinimams.

  • Dinaminis narystė – dinaminis narystė leidžia nustatyti grupės narystę pagal taisyklę, kuri įtraukia (arba pašalina) grupės narius pagal "Active Directory" metaduomenis (pvz., skyrius arba vaidmuo).

  • Paslėpta grupės narystė – jei norite, kad jūsų grupės narių sąrašas būtų konfidencialus, pvz., jei nariai yra studentai, galite paslėpti narių sąrašą iš kitų šalių.

  • Kūrimo teisės – gali būti, kad jūsų organizacijoje yra žmonių, kurių nenorite kurti naujų grupių. Yra keli būdai, kaip valdyti kūrimo teises kataloge.

  • Audito žurnalai – galite daugiau pasitikėti, kad vartotojai galėtų kurti grupes ir valdyti narystę grupėje, nes "Office 365" grupių audito žurnalai leidžia sekti, kas sukūrė arba panaikino konkrečią grupę arba atliko grupės narių keitimą.

Pristatymo valdymas

Pristatymo valdymas suteikia jums keletą būdų, kaip tvarkyti, kaip grupė turėtų siųsti arba gauti laiškai. Be to, yra įrankių, skirtų stebėti šių žinučių srautą.

  • "Send as" arba "Send" vardu – šie parametrai leidžia nurodytiems vartotojams išsiųsti laiškus taip, kaip jie atvyko iš grupės arba yra jos vardu.

  • Siuntėjo apribojimai – šie parametrai leidžia jums kontroliuoti, kas gali siųsti pranešimus grupei. Grupę galima sukonfigūruoti taip, kad būtų leidžiama siųsti laiškus iš kitų šalių, tačiau galite norėti apriboti, kad tik tam tikros nepriklausančios šalys.

  • Išorinis vartotojų palaikymas – kviečiant svečius į jūsų grupę, galite pasirinkti, kad jie būtų įtraukti į grupės laiškų pokalbius.

  • Transportavimo taisyklės – transportavimo taisyklės veikia grupėse taip pat, kaip ir "Exchange". Taisyklės gali ieškoti konkrečių sąlygų atitinkančių žinučių ir gali veikti su šiais pranešimais.

  • El. pašto patarimai – informaciniai pranešimai, rodomi vartotojams, kai jie kuriate laišką. Jos gali padėti sumažinti NDR pagal įspėjimą vartotojui, jei jų pranešimas gali vykti į ne šalis arba viršyti pranešimų kvotas.

  • Keli tarpinio serverio adresai – grupėje gali būti pseudonimų kaip ir vartotojo pašto dėžutė. Papildomi tarpiniai adresai gali būti naudingi, kai priimami laiškai, siunčiami į kitus slapyvardžius, arba kad būtų lengviau pasiekti grupę, kurioje yra ilgas arba sunkiai rodomas rašybos vardas.

  • Maksimalus siuntimo/gavimo dydis – šios kvotos gali padėti sumažinti problemas, susijusias su grupės gautu (arba siunčiamais) labai dideliais pranešimais, kad būtų geriau valdomi saugyklos ir pralaidumo reikalavimai.

Turinio strategijos

"Office 365" taip pat pateikia kelis įrankius, skirtus valdyti turinio, kuris bus bendrinamas jūsų grupėje, tipą.

Naudojimo rekomendacijos – galėsite apibrėžti "Office" 365 grupių naudojimo gaires, kad būtų galima šviesti vartotojus apie geriausią praktiką, padėsiančią išlaikyti jų grupes ir supažindinti su vidinėmis turinio strategijomis. Pvz., žiūrėkite: "Microsoft" klientų ir partnerių naudojimo gairės.

Duomenų klasifikacija – galėsite sukurti tinkinamą "Office" 365 grupių duomenų klasifikavimo sistemą, leidžiančią atskirti grupes pagal strategijos tipą (pvz., "nesuklasifikuota", "įmonės konfidencialu" arba "Top Secret"). Tokiu būdu jūsų grupės gali eksponuoti kitų organizacijos turinio strategijas. Išplėstinė strategija leidžia jūsų organizacijai konfigūruoti galinį punktą, kuris vadinamas, kai grupė sukuriama arba keičiama, ir tada galite įgyvendinti savo strategijas grupės kūrimui arba pakeitimui.

Kodėl mes darome šį keitimą?

Svetainės pašto dėžutės skatino pasyvią bendradarbiavimo formą. Kai bendradarbiavimas tampa itin svarbus šiuolaikinėms komandoms, mūsų klientai vis dažniau prašo sprendimų, kurie teikia aktyvesnę bendradarbiavimo patirtį. Todėl nusprendėme išeiti iš svetainės pašto dėžučių ir skatinti naudoti grupes.

Darbo pradžia su grupėmis yra paprasta ir galite būti paleista ir paleista per kelias minutes.

Sukurkite "SharePoint Online" komandos svetainę, kuri pateikiama su "Office 365" grupe atlikdami šiuos veiksmus:

  1. Eikite į "SharePoint Online". Galite ten patekti prisijungdami prie "Office" 365 portalo " https://www.Office.com", tada viršutiniame dešiniajame naršyklės kampe spustelėkite taikomųjų programų vykdyklę.

  2. "SharePoint" pagrindiniame puslapyje spustelėkite + kurti svetainę ir pasirinkite komandos svetainė

  3. Lauke iššokančiajame lange Įvesk naują komandos svetainės pavadinimą ir aprašą. Įveskite kitus laukus, kurių reikalauja jūsų organizacija, ir spustelėkite Pirmyn.

  4. Įtraukite savininkus ir narius į svetainę šioje srityje ir spustelėkite baigta. Galite pasirinkti įtraukti tuos pačius narius, kurie priklausė jūsų klasikinės patirties komandos svetainei.

Naujai sukurta "SharePoint Online" komandos svetainė dabar parengta naudoti. Daugiau informacijos ieškokite "SharePoint Online" komandos svetainės kūrimas .

Norėdami pasiekti savo grupes, spustelėkite taikomųjų programų vykdyklę ir eikite į paštas. Dalyje aplankai rasite skirtuką grupės ir grupė bus sukurta jums tuo pačiu pavadinimu kaip ir "SharePoint" svetainės pavadinimas. Šioje grupėje bendrinama pašto dėžutė yra pokalbio vietos forma, skirtukas failai, kuris leidžia greitai peržiūrėti dokumentų puslapį iš "SharePoint" svetainės, grupės kalendorių ir bloknotą, kurį taip pat galima peržiūrėti iš "SharePoint" svetainės.

Dabar esate pasirengę naudoti grupę.

Kas yra mano esamos svetainės pašto dėžutės?

Suprantame, kad kai kurie jūsų svetainės pašto dėžutėse gali turėti svarbių duomenų, kuriuos reikės atlikti atliekant operacijas. Esamos svetainės pašto dėžutės toliau veiks kaip ir anksčiau.

Ką daryti, jei naudoju "Project Online"?

Jei esate " Project Online " klientas, negalėsite prisijungti prie "SharePoint Online" komandos svetainės. Tačiau galite toliau naudoti "Classic Experience" projekto komandos svetainę, kuri toliau veiks, atėmus galimybę sukurti naują svetainės pašto dėžutę. Jei jums reikalingas siuntimo sprendimas kartu su svetaine, rekomenduojame sukurti naują "Office" 365 grupę ir naudoti ją el. paštui. Daugiau informacijos rasite grupės kūrimas programoje "Outlook" .

Šiuo metu dirbate su ilgalaikiu sprendimu ir pranešime jums, kai turėsime rezoliuciją.

Kas toliau?

Pradėjome įdiegti nuomotojo administravimo įrankius, kad galėtumėte prijungti esamas "SharePoint" komandos svetaines prie naujų "Office" 365 grupių. Daugiau informacijos rasite šiame įraše.

Daugiau informacijos

Mes pasiruošę išklausyti

Šis straipsnis paskutinį kartą atnaujintas liepos 10 d., 2018 kaip jūsų komentarų rezultatas. Jei radote naudingos informacijos, ypač, jei ne, naudokite toliau pateiktus atsiliepimų valdiklius, kad praneštumėte mums, kaip galėtume tai padaryti geriau.

Pastaba:  Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Prašome mus informuoti, ar radote reikiamos informacijos. Čia yra straipsnis anglų kalba, kuriuo galite pasinaudoti kaip nuoroda.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×