Naudojant prieigos ir "Excel" jūsų duomenims valdyti

Pastaba:  Norėtume jums kuo greičiau pateikti naujausią žinyno turinį jūsų kalba. Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Gal galite šio puslapio apačioje mums pranešti, ar informacija buvo naudinga? Čia yra straipsnis anglų kalba , kuriuo galite pasinaudoti kaip patogia nuoroda.

"Microsoft" Access "ir" Microsoft Excel turi daug panašumus, kurie gali būti sunku nuspręsti, kurią programą, turite naudoti. Pvz., abi programas galite saugoti didelius duomenų kiekius, vykdyti efektyvias užklausų ir analizės įrankius, kad skaidyti ir skirstyti duomenis ir atlikti sudėtingus skaičiavimus, kurios pateikia jums reikiamus duomenis.

Tačiau kiekvienos programos pranašumų valyti, atsižvelgiant į tai, kokio tipo duomenis, kurie yra valdymo ir ką norite daryti su tokiais duomenimis. Pvz., jei norite išlaikyti duomenų vientisumą formatu, kurį gali pasiekti keli vartotojai, prieiga yra geriausias Jūsų pasirinkimas, kadangi "Excel" yra geriau tinka sudėtingas skaitinius duomenis, kurį norite analizuoti išsamiai.

Daugeliu atvejų galite naudoti abiejų programų dirba kiekvieną tikslais, į kurį tai geriausiai tinka. Paprastai yra geriau valdyti duomenų prieigos: padėti, galite palikti jį struktūra, lengvai ieškoti ir galimos keliems vartotojams vienu metu. "Excel" paprastai yra geresnė analizės duomenys: sudėtingi skaičiavimai, tyrinėti galimus rezultatus ir gamybos aukštos kokybės diagramas. Jei naudojate prieigos saugoti duomenis ir analizuoti programą "Excel", galite gauti nauda abi programas.

Prieš nuspręsdami, kurią norite naudoti programą, galite palyginti kiekvienos programos pranašumus, Sužinokite, kai geriausia naudoti vieną arba kitą ir Sužinokite, kaip dirbti su abi programas pasiekti tiksliai norimus rezultatus.

Pastaba: Visi "Microsoft Office" programų paketai, įskaitant "Excel", tačiau ne visuose prieigą.

Palyginti kiekvienos programos nauda

Nurodykite teisę programa yra labai svarbus, jei norite pasiekti ir atnaujinti informaciją su Maksimalus našumas ir tikslumą. Norėdami sužinoti, kuri programa yra geriausiai tinka užduotys, kurias norite pasiekti, jis gali padėti palyginti nauda, kad kiekviena programa turi pasiūlyti duomenų saugyklos, duomenų analizė, daugelio vartotojų bendradarbiavimo ir sauga.

Bazinio ir reliacinių duomenų    Norėdami nuspręsti, kuri programa yra geriausiai tinka jūsų duomenims saugoti, paklauskite savęs šį klausimą: yra reliacinės duomenų, ar ne? Duomenis, kurių gali turėti efektyviai vienos lentelės ar darbalapio vadinamas bazinio arba nonrelational duomenis. Pavyzdžiui, jei norite sukurti paprastą sąrašą Klientai, adresas ir kontaktinė tik vienas asmuo kiekvieno kliento, "Excel" gali būti geresnis pasirinkimas. Tačiau, jei norite saugoti sudėtingesnes klientų sąrašas, kuriame yra atsiskaitymo ir pristatymo adresus kiekvieno kliento ar kelių kontaktų kiekvieno kliento, prieigos yra geresnis sprendimas.

sąryšinė duomenų bazė, galite tvarkyti informaciją į kelių lentelių. Gerai sukurtas sąryšinės duomenų bazės, kiekvienos lentelės yra plokščia ir pateikiama informacija apie tik vienas duomenų tipas. Pvz., jei norite sukurti klientų duomenų bazę, vartotojų vardus turi būti saugoma, vienoje lentelėje, kadangi tų klientų atsiskaitymo ir pristatymo adresus turi būti saugoma kitoje lentelėje. Adresų atskirai nuo pavadinimai yra gerų idėjų, nes kiekvienas klientas gali turėti daugiau nei vieno adreso, ir norite, kad būtų galima įvesti kelis adresus kiekvieno kliento nereikia iš naujo įvesti kliento vardą kiekvienam adresui.

Vietos ir išorinių duomenų    Galite pasiekti prisijungti prie duomenų iš įvairių išorinius duomenų šaltinius, kad galėtų peržiūrėti, užklausą, ir redaguoti tuos duomenis, nereikia importuoti. Pvz., "Access" suteikia komandas prisijungti prie esamos duomenų Microsoft SQL serverio duomenų bazės, dBASE failą arba "Outlook" aplankas, ir daugelis kitų duomenų šaltinių. "Excel" galite prisijungti prie įvairių duomenų šaltinių, įskaitant prieigą, SQL serverio ir analizės tarnybų duomenų bazių, teksto ir XML failai ir ODBC ir OLE DB duomenų šaltiniai. Tačiau negalima redaguoti, kad duomenys nebus keičiami duomenų šaltinio "Excel" vartotojo sąsają.

Prieiga ir "Excel" teikia komandas prisijungti prie duomenų Windows SharePoint Services sąrašuose. Tačiau "Excel" teikia tik skaitymo ryšį su "SharePoint" sąrašai; kadangi prieiga leidžia skaityti ir rašyti duomenis į "SharePoint" sąrašai.

Duomenų vientisumo ir lankstumo    Unikalus identifikatorius padėti išsaugoti duomenų vientisumą ir užtikrina, kad dviejų eilučių (arba įrašus) yra tų pačių duomenų. Unikalus identifikatorius taip pat pateikti greičiausias būdas gauti duomenis, kai ieškote ar rūšiuoti duomenis. Programos "Access" automatiškai generuoti unikalus kiekvieno įrašo identifikatorius galite naudoti duomenų tipą Automatinis numeravimas. Tada galite naudoti šiuos identifikatorius susieti įrašus iš vienos lentelės į vieną ar daugiau įrašų kitoje lentelėje.

Prieigos taikoma duomenų struktūra leidžia būti užtikrintiems duomenų vientisumą. Prieigos galite reikalauja, kad naujų įrašų vienoje lentelėje turėtų esamą ekvivalentą į kitą lentelę, taip, kad negalite kurti "vienišųjų" įrašų. Pavyzdžiui, jūs nenorėtumėte tvarka, kurie nebuvo įtraukti į klientų informaciją. Prieigos galite reikalauja, kad kiekvieno naujo įrašo lentelėje Užsakymai atitinkamą kliento reikšmę lentelėje Klientai. Tai būtina, susirašinėjimo reikšmių vadinamas nuorodų vientisumas.

Taip pat galite nustatyti savo apribojimus ir taisykles, taip pat užtikrina, kad duomenys yra įvesti teisingai. "Excel" leidžia jums labiau laisvos formos būdu įvesti duomenis, bet to, programa Excel nepalaiko sąryšinių duomenų, ji nepalaiko nuorodų vientisumą. Tačiau galite naudoti komandą Duomenų tikrinimas valdyti duomenų įvedimo programoje "Excel".

Užklausų kūrimas    Jei dažnai reikia peržiūrėti savo duomenis įvairiais būdais, atsižvelgiant į keitimo sąlygas ir įvykius, prieigos gali būti geresnis pasirinkimas, saugoti ir dirbti su duomenimis. Prieiga leidžia greitai nuskaityti tik tas eilutes ir stulpelius duomenų, kuriuos norite, ar duomenys yra esančius vienos lentelės ir daug laukų naudoja struktūrinių užklausų kalbos (SQL) užklausas. Taip pat galite naudoti išraiškų užklausose kurti apskaičiuotus laukus. Naudokite išraišką programoje "Access" yra panašus į procesą naudojant "Excel" formules, kad apskaičiuotumėte reikšmes. Taip pat galite naudoti prieigos užklausas, apibendrinti duomenis ir pateikti agreguotas reikšmes, pvz., sumos, vidurkiai ir skaičius.

Modeliavimas    Programoje "Excel", galite naudoti sąlyginė analizė įrankius numatyti rezultatus darbalapio modelį. Sąlyginės analizės leidžia vykdyti skirtinguose scenarijuose duomenų, pvz., Geriausio atvejo ir blogiausio atvejo scenarijus ir palyginkite gautą keli scenarijai, suvestinės ataskaitos duomenys. Be panašiai, funkcija yra pasiekiama naudojant "Access".

Sprendimų paslanki ir grafikas    Abi programas, galite sukurti "PivotTable" ataskaitos ir PivotTable diagramos. Tačiau "Excel" teikia dar daugiau išplėstinių PivotTable ataskaitų ir diagramų kūrimo priemonės, kaip "Access" veikia. Jei planuojate stipriai "PivotTable" ataskaitos kūrimas arba pateikti profesionaliai atrodantį diagramos reguliariai, turite naudoti PivotTable ataskaitos arba PivotTable diagramų kūrimas programoje "Excel", o ne tas pačias funkcijas programoje "Access".

Prieiga ir "Excel" gali būti naudojamas bendradarbiavimo aplinkoje, pvz., Windows SharePoint Services ir tinklo failų bendrinimo, bet skiriasi taip, kaip keli vartotojai gali pasiekti duomenis.

Kelių vartotojų prieigą prie duomenų    Dalyje įprastinio prieiga leidžia keliems vartotojams vienu metu vienas duomenų bazės atidarymas tai veikia, nes prieigos spynos tik duomenis, kurie yra redaguojamas; Todėl kitiems vartotojams redaguoti įvairių dokumentų be konfliktų. Programoje "Excel", galite bendrinti darbaknygę su kitų vartotojų, bet daugelio vartotojų bendradarbiavimo funkcijas, geriausia kai vartotojai dirbti tos darbaknygės duomenis skirtingu, o ne vienu metu. "Access" duomenų bazės vartotojams bendradarbiauti nustatyti duomenųir "Excel" darbaknygės vartotojai bendradarbiauti dokumentą.

Naudodami Windows SharePoint Services bendradarbiavimo    Abi programas integruoti su "Microsoft Windows SharePoint Services" technologijomis, pvz., "SharePoint" sąrašų ir dokumentų bibliotekas.

"Access" suteikia įvairiais būdais bendradarbiaujant su kelių vartotojų "SharePoint" svetainėje. Pvz., galite nusiųsti visos duomenų bazės "Windows SharePoint Services" dokumentų bibliotekoje, kad formose ir ataskaitose galima kaip Windows SharePoint Services rodinius ir susieti duomenų bazę su duomenimis, kurie yra saugomi "SharePoint" sąrašuose.

"Excel" teikia tik vienas iš būdų bendradarbiaujant su kelių vartotojų "SharePoint Services" svetainėje. Darbaknygėje galite įkelti į Windows SharePoint Services dokumentų bibliotekas, kur atskiriems vartotojams galite paimti ir užrakinti darbaknygės keitimus, kad neleisti kitiems vartotojams modifikuoti jos tuo pačiu metu. Vartotojai galės redaguoti darbaknygės nepažymėjus iš dokumentų bibliotekoje, tokiu atveju jas derinti su kitais vartotojais, kad išvengtumėte duomenų konfliktų.

Naudojantis tinklo aplankais bendradarbiavimo    Jei "Access" duomenų bazės išsaugosite bendrai naudojamo tinklo aplanko, kelių vartotojų galite atidaryti duomenų bazę ir vienu metu dirbti su savo duomenimis. Atskirų įrašų yra užrakinti, kai vartotojas redaguoja juos. Jei įrašote "Excel" darbaknygę į bendrai naudojamo tinklo aplanko, tik vienas vartotojas gali redaguoti darbaknygę vienu metu. Kelių vartotojų, peržiūrėti tikslais, galite atidaryti darbaknygę, o kitas vartotojas redaguoja jį bet šiuos vartotojus negalima keisti duomenis, kol vartotojo, kuris yra redaguoti darbaknygę, ji uždaroma.

Abi programos pateikia panašias funkcijas, slaptažodžius ir šifravimo –, gali padėti išvengti duomenų praradimo ir apsaugoti savo duomenis nuo neteisėtos prieigos. Tačiau yra keletas skirtumų tarp "Access" ir "Excel", kaip vartotojo lygio duomenų apsauga veikia.

Apsauga nuo duomenų praradimo    Programos "Access" darbas nuolat įrašomas leidžiantį, tuo atveju, jei įvyko netikėta klaida, galite prarasti daug patirties dirbant (jei tokių yra). Tačiau, nes prieigos nuolat išsaugo jūsų darbą, taip pat galite pabandyti atlikti keitimus, vėliau nuspręsite, kad nenorite atlikti. Siekiant užtikrinti, kad galite atkurti duomenų bazę taip, kaip norite, galite sukurti atsarginę kopiją duomenų bazės failą plano, kuris atitinka jūsų poreikius. Galite atkurti visai duomenų bazei iš atsarginės kopijos, arba galite atkurti tik arba kitą duomenų bazės objektą, kurios jums prireiks. Jei naudojate failų sistemos atsarginės kopijos kūrimo priemonę, taip pat naudoti duomenų bazę iš atsarginės kopijos failo sistemos kopiją Norėdami atkurti savo duomenų. Programoje "Excel", galite įrašyti automatinio atkūrimo informaciją per nustatytą laiką, galite atnaujinti savo duomenis.

Vartotojo lygio duomenų apsauga    Programoje "Excel", galite pašalinti kritinių arba privačius duomenis iš rodinio paslėpti stulpeliai ir eilutės duomenų ir tada apsaugoti viso darbalapio, kurį norite valdyti vartotojų prieigą prie paslėptų duomenų. Ne tik apsaugoti darbalapį ir jos elementai, taip pat galite užrakinti ir atrakinti langelius darbalapyje, kad neleistumėte kitiems vartotojams netyčia modifikuoti svarbių duomenų.

Failų lygio sauga    Failo lygiu, šifravimas abiejose programose galite naudoti norėdami neleisti vartotojams matyti duomenis. Galite reikalauti, kad norint atidaryti duomenų bazės failą arba darbaknygę reikia įrašyti slaptažodis . Be to, galite padėti apsaugoti duomenų bazės failą arba darbaknygės dirba skaitmeninis parašas.

Apriboti prieigą prie duomenų    Programoje "Excel", galite nurodyti vartotojo teises prieiti prie duomenų arba nustatyti skaitymo teises, kad kiti vartotojai negalėtų duomenų, kad jie turi prieigą prie. Programa Access nepateikia vartotojo lygio saugos funkcijos, tačiau Access nepalaiko vartotojo saugos modelį, bet duomenų bazės serverį, kad jis prisijungia prie. Pavyzdžiui, jei siejate su "SharePoint" sąrašą, prieigos reikia vartotojo teises "SharePoint" sąrašo. Jei norite išlaikyti vartotojams iš "Access" duomenis, jūs užšifravimas duomenų bazės slaptažodžio nustatymas. Vartotojai turi įvesti slaptažodį skaityti duomenis iš duomenų bazės, net jei jie pasiekti naudojant kitą programą, pvz., "Excel".

Daugiau informacijos apie tai, kaip apsaugoti savo duomenis, ieškokite padėti apsaugoti "Access 2007" duomenų bazę ir apsauga ir sauga programoje "Excel".

Kada naudoti prieigą

Apskritai labai prieigos yra geriausias pasirinkimas, kai turite stebėjimas ir įrašyti duomenis, ir nustatykite Rodyti, eksportuoti arba spausdinti sutrumpinti tuos duomenis. Access formų pateikia patogiau sąsajos nei "Excel" darbalapio darbo su savo duomenimis. Galite pasiekti automatizuoti dažnai atliekami veiksmai ir Access ataskaitos leidžia apibendrinti duomenis arba elektronine forma. "Access" suteikia daugiau struktūros duomenis; pavyzdžiui, galite kontroliuoti, kokio tipo duomenis galima įvesti, kokias reikšmes gali būti įvedamas ir galite nurodyti, kaip duomenų vienoje lentelėje yra susiję su duomenų kitose lentelėse. Ši struktūra padeda užtikrinti, kad būtų įrašyta tik teisingą duomenų tipus.

Prieigos duomenys saugomi lentelėse, kurie atrodo panašiai kaip darbalapius, bet "Access" lentelėse yra skirti sudėtingos programos Access užklausų tinkamas duomenis, saugomus kitose lentelėse.

Naudokite pasiekti, kai jūs:

  • Numatyti daugelio žmonių į duomenų bazę ir norite, kad patikima saugiai tvarkyti naujinimus, kad jūsų duomenys, pvz., įrašų užrakinimą ir konfliktų sprendimo parinktis.

  • Numatyti reikia daugiau lentelių įtraukimas į duomenų rinkinio, kilęs kaip bazinio arba nonrelational lentelę.

  • Norite vykdyti sudėtingas užklausas.

  • Norite gauti įvairias ataskaitas arba pašto etikečių.

  • Kontaktų tvarkymas    Galite valdyti savo kontaktų ir pašto adresais, ir tada ataskaitų kūrimas naudojant "Access" arba sulieti duomenis su "Microsoft Office Word" spausdinti blankus, vokų ar pašto etiketes.

  • Atsargų ir turto sekimas    Galite sukurti prekių atsargas namuose ar darbe ir saugoti nuotraukas ar kitus susijusius dokumentus kartu su duomenimis.

  • Užsakymo sekimas    Galite įvesti informaciją apie produktus, Klientai ir užsakymai, ir tada kurti ataskaitas, pateikiančias pardavimą pagal darbuotojas, regionas, laikotarpį arba kitas reikšmes.

  • Užduočių sekimas    Užduočių sekimas grupės žmonių ir įveskite naujas užduotis, tuo pačiu metu kitais atnaujiname savo esamą užduotis tą pačią duomenų bazę.

  • Paskolų bibliotekų tvarkymas    Galite pasiekti, saugoti knygos ir CD duomenys ir stebėti, kuriais galite turėti skolinti juos.

  • Įvykio planavimas    Įveskite informaciją apie įvykio datas ir vietas, dalyvių ir tada spausdinti grafikus ar suvestinių apie įvykius.

  • Mitybos sekimas    Sekti, receptų ir vėl prisijungti ir fizinio veiklos.

Kada naudoti "Excel"

Kaip skaičiuoklės programa, "Excel" galite saugoti didelių duomenų kiekių darbaknygėse, kuriose yra vienas arba daugiau darbalapių. Tačiau, o ne kaip duomenų bazės tvarkymo sistemoje, pvz., prieigą, "Excel" pritaikyta duomenų analizė ir skaičiavimo. Modeliai analizuoti duomenis, rašykite paprastas ir sudėtingas formules atlikti skaičiavimo tuos duomenis, suvestinės duomenis, bet taip, kaip norite, ir pateikti įvairių profesionaliai atrodantį diagramos duomenis, galite naudoti lankstus šią programą.

Naudokite "Excel", kai jūs:

  • Reikia bazinio arba nonrelational jūsų duomenims, o ne sąryšinė duomenų bazė , kuri naudoja kelias lenteles, rodinį ir kada dažniausiai skaitinių duomenų.

  • Dažnai paleisti duomenų skaičiavimus ir statistinius palyginimus.

  • Norite naudoti "PivotTable" ataskaitos Peržiūrėti hierarchinius duomenis naudojant kompaktišką ir lankstų maketą.

  • Planuojate kurti diagramas reguliariai ir norite naudoti naujus diagramų formatus, esantys programoje "Excel".

  • Norite pagyvinti duomenis naudojant sąlyginio formatavimo piktogramas, duomenų juostos, spalvų skalės.

  • Norėdami atlikti sudėtingas sąlyginės analizės operacijas duomenų, pvz., statistikos, inžinerijos ir regresijos analizę.

  • Norite stebėti, paprasta sąrašo, asmeninėms reikmėms arba tik bendradarbiavimo tikslais.

  • Apskaitos    Galite naudoti galingas skaičiavimo funkcijas "Excel", daugeliui finansinių ataskaitų kurti, pvz., "grynųjų pinigų srauto ataskaita, pajamų ataskaitoms ar" pelno ir nuostolių ataskaita.

  • Biudžeto sudarymas    Ar jūsų poreikius asmeninį, tiek įmonės susijusias, galite sukurti bet kokio tipo biudžeto programoje "Excel", pvz., rinkodaros biudžeto planą, renginio biudžetą ar pensijos biudžetą.

  • Atsiskaitymas ir pardavimas    "Excel" taip pat tinka atsiskaitymo ir pardavimo duomenims, ir jūs galite lengvai kurti formas, kurias reikia, pvz., pardavimo sąskaitas faktūras, atnaujinamus važtaraščius arba pirkimo užsakymus.

  • Ataskaitos kūrimas    Galite sukurti įvairių tipų ataskaitas programoje "Excel", kad atitiktų jūsų duomenų analizė ar apibendrinami duomenys, pvz., ataskaitas, kad priemonės projekto veikimo, prognozės duomenų, apibendrinti duomenis arba pateikti dispersija duomenis.

  • Planavimas    "Excel" yra puikus įrankis profesionaliems planams ar parankioms planavimo priemonėms kurti kūrimą, pvz., savaitiniams pamokų planams, rinkodaros tyrimo planams, metiniams mokesčių planams ar planavimo priemonėms, kurios padeda planuoti savaitės meniu, vakarėlius ar atostogas.

  • Sekimas    "Excel" galite naudoti, jei norite sekti laiko lapą arba sąrašo duomenų, pvz., tabelį darbo ar atsargų sąrašas, seka, įrangos sekti.

  • Kalendorių naudojimas    Dėl jo tinklelio, "Excel" paviršutiniškai gerai kurti bet kokio tipo kalendorių, pvz., mokslo metų kalendorius, norint stebėti veiklos per mokslo metus, arba finansinių metų kalendorius sekti verslo įvykių sąrašą ir gaires.

Naudingi "Excel" šablonai į bet kurį iš šių kategorijų, rasite "Excel" šablonai "Microsoft Office Online".

"Access" ir "Excel" naudojimas kartu

Gali būti, kad norite pasinaudoti pranašumais, kad abiejų programų turi pasiūlyti. Pvz., darbalapio, kurį sukūrėte programoje "Excel" apskaičiuoti ir analizuoti duomenis, bet darbalapio tapo per didelis ir sudėtingas, ir daugelis kitų vartotojų, reikia turėti prieigą prie duomenų. Šiuo metu, galite importuoti arba susieti savo darbalapį į "Access" ir naudoti ją kaip duomenų bazę, o ne dirbti su juo programoje "Excel". Arba galbūt jūs turite duomenis programoje "Access" duomenų bazės, kurios norite sukurti, kai išsamios "Excel" PivotTable "ataskaitos ir profesionaliai atrodantį" Excel "diagramų.

Nesvarbu, kokią programą naudojate pirmą kartą, galite visada perkelti duomenis iš vienos programos į kitą, kur galite toliau su juo dirbti. Su arba be duomenų ryšį, galite perkelti duomenis į "Access" iš "Excel" (ir atvirkščiai), kopijuoti, importavimo ar eksportavimo jį.

Daugiau informacijos apie tai, kaip į "exchange" duomenų tarp abiejų programų, ieškokite perkelti duomenis iš "Excel" su "Access".

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×