Laiškų tvarkymas naudojant taisykles

Taisyklė – veiksmas, kurį programa „Microsoft Outlook“ pagal jūsų nustatytas sąlygas automatiškai atlieka su gaunamais arba siunčiamais laiškais. Taisyklę galite sukurti iš šablono, iš pranešimo arba naudodami savo sąlygas.

Ar galima geriau naudoti„Outlook Web App“? Norėdami sužinoti, kaip kurti ir valdyti taisykles, kurios taip pat veiks „Outlook“ kompiuterio taikomojoje programoje, žiūrėkite Aplanko Gauta taisyklės.

Šiame straipsnyje:

Kaip taisyklės padeda tvarkyti el. laiškus

Taisyklės kūrimas

„Outlook“ taisyklių šablonų naudojimas

Tinkintos taisyklės kūrimas

Taisyklės kūrimas pagal pranešimo siuntėjus arba gavėjus

Taisyklių importavimas arba eksportavimas

Taisyklių naudojimas neautomatiniu būdu

Serverio taisyklės ir tik klientams taikomos taisyklės

Taisyklių taikymas kitiems „Outlook“ elementams

Pristatymo pažymos, balsavimo atsakymai ir automatiniai atsakymai

Susitikimų bei užduočių užklausos ir dokumentai

Kontaktų grupės

Laiškų persiuntimas už jūsų organizacijos ribų

Kaip taisyklės padeda tvarkyti el. laiškus

Taisyklė yra veiksmas, kuris Microsoft Outlook atliekamas automatiškai su gautais arba išsiųstais laiškais, kurie atitinka jūsų nurodytas sąlygas. Naudodami taisyklių vedlį galite pasirinkti iš daugybės sąlygų ir veiksmų.

Taisyklės skirstomos į dvi kategorijas:  tvarkymo ir pranešimo. Taisyklės neatlieka veiksmų su laiškais, kurie jau skaityti, atlieka tik su tais, kurie neskaityti.

„Taisyklių vedlio“ taisyklių šablonai

Taisyklių vediklyje rasite dažniausiai naudojamų taisyklių šablonus, pvz.:

  • Pranešimų tvarkymas     Šios taisyklės padeda tvarkyti ir pratęsti veiksmus su laiškais. Pavyzdžiui, galite sukurti taisyklę laiškams, gautiems iš konkretaus siuntėjo, pavyzdžiui, Bobby Moore, su žodžiu „pardavimas" eilutėje Tema, kad siuntėjas būtų pažymėtas vykdymui, įtrauktas į kategoriją „Pardavimai“ ir perkeltas į aplanką, pavadintą Bobby pardavimai.

  • Naujink     Šios taisyklės kokiu nors būdu įspėja, kai gaunate tam tikrą laišką. Pavyzdžiui, galite sukurti taisyklę, kuri automatiškai išsiunčia įspėjimą į jūsų mobilųjį įrenginį, kai gaunate laišką nuo šeimos nario.

  • Pradžia naudojant tuščią taisyklę     Tai yra taisyklės, kurias kuriate nenaudodami taisyklių šablono, ir kurias galite visiškai tinkinti.

Puslapio viršus

Taisyklės kūrimas

„Outlook“ yra taisyklių šablonų, naudojamų įprastuose scenarijuose. Naudokite šiuos taisyklių šablonus arba kurkite savo tinkintas taisykles.

„Outlook“ taisyklių šablonų naudojimas

  1. Spustelėkite skirtuką Failas.

  2. Spustelėkite Tvarkyti taisykles ir įspėjimus.

  3. Dialogo lango Taisyklės ir įspėjimai skirtuke El. pašto tvarkymo taisyklės spustelėkite Nauja taisyklė.

  4. Dalies 1-as veiksmas: pasirinkti šabloną šablonų rinkinių Pranešimų tvarkymas arba Gaunami pranešimai pasirinkite norimą šabloną.

  5. Dalies 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite pabrauktą reikšmę. Pvz., spustelėjus asmenims arba viešajai grupei saitą atidaroma adresų knyga.

  6. Spustelėkite Toliau.

  7. Dalyje 1-as žingsnis: pasirinkti sąlygas pasirinkite sąlygas, kurias turi atitikti laiškas, kad jam būtų taikoma taisyklė.

  8. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite bet kurią įtrauktą sąlygą ir nurodykite reikšmę.

  9. Spustelėkite Toliau.

  10. Dalyje 1-as žingsnis: pasirinkti veiksmus pasirinkite veiksmą, kurį turėtų vykdyti taisyklė, kai atitinkamos nurodytos sąlygos.

  11. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite bet kurį įtrauktą veiksmą ir nurodykite reikšmę.

  12. Spustelėkite Toliau.

  13. Dalyje 1-as žingsnis : pasirinkti išimtis pasirinkite taisyklės išimtis ir spustelėkite Pirmyn.

  14. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite bet kurią įtrauktą išimtį ir nurodykite reikšmę.

  15. Spustelėkite Toliau.

  16. Srityje 1-as žingsnis: nurodyti taisyklės vardą įveskite pavadinimą.

  17. Dalyje 2-as veiksmas: nustatyti taisyklės parinktis pažymėkite norimų parinkčių žymės langelius.

    • Jei norite taikyti šią taisyklę laiškams, jau esantiems aplanke Gauta, pažymėkite žymės langelį Dabar taikyti šią taisyklę pranešimams, jau esantiems aplanke „Gauta“.

    • Pagal numatytuosius nustatymus įjungiama nauja taisyklė. Norėdami ją išjungti, išvalykite žymės langelį Įjungti šią taisyklę.

    • Kad taikytumėte šią taisyklę visiems „Outlook“ nustatytiems el. pašto abonementams, pažymėkite žymės langelį Kurti šią taisyklę visiems abonementams.

  18. Spustelėkite Baigti.

Puslapio viršus

Tinkintos taisyklės kūrimas

  1. Spustelėkite skirtuką Failas.

  2. Spustelėkite Tvarkyti taisykles ir įspėjimus.

  3. Dialogo lango Taisyklės ir įspėjimai skirtuke El. pašto tvarkymo taisyklės spustelėkite Nauja taisyklė.

  4. Dalyje Pradėkite nuo tuščios taisyklės spustelėkite Pranešimus tikrinti gaunant arba Tikrinti išsiųstus pranešimus.

  5. Spustelėkite Toliau.

  1. Dalyje 1-as žingsnis: pasirinkti sąlygas pasirinkite sąlygas, kurias turi atitikti laiškas, kad jam būtų taikoma taisyklė.

  2. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite bet kurią įtrauktą sąlygą ir nurodykite reikšmę.

  3. Spustelėkite Toliau.

  4. Dalyje 1-as žingsnis: pasirinkti veiksmus pasirinkite veiksmą, kurį turėtų vykdyti taisyklė, kai atitinkamos nurodytos sąlygos.

  5. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite bet kurį įtrauktą veiksmą ir nurodykite reikšmę.

  6. Spustelėkite Toliau.

  7. Dalyje 1-as žingsnis : pasirinkti išimtis pasirinkite taisyklės išimtis ir spustelėkite Pirmyn.

  8. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite bet kurią įtrauktą išimtį ir nurodykite reikšmę.

  9. Spustelėkite Toliau.

  10. Srityje 1-as žingsnis: nurodyti taisyklės vardą įveskite pavadinimą.

  11. Dalyje 2-as veiksmas: nustatyti taisyklės parinktis pažymėkite norimų parinkčių žymės langelius.

    • Jei norite taikyti šią taisyklę laiškams, jau esantiems aplanke Gauta, pažymėkite žymės langelį Dabar taikyti šią taisyklę pranešimams, jau esantiems aplanke „Gauta“.

    • Pagal numatytuosius nustatymus įjungiama nauja taisyklė. Norėdami ją išjungti, išvalykite žymės langelį Įjungti šią taisyklę.

    • Kad taikytumėte šią taisyklę visiems „Outlook“ nustatytiems el. pašto abonementams, pažymėkite žymės langelį Kurti šią taisyklę visiems abonementams.

  12. Spustelėkite Baigti.

Puslapio viršus

Taisyklės kūrimas pagal pranešimo siuntėjus arba gavėjus

Galima greitai sukurti taisyklę bet kuriam pranešimui. Taisyklės sukūrimo šiuo būdu pranašumas yra tai, kad taisyklės siūlomos pagal pranešimo siuntėją arba gavėjus. Pvz., atidarius pranešimą pagal vieną siūlomą taisyklę visi šio siuntėjo pranešimai bus perkeliami į pasirinktą aplanką.

  1. Spustelėkite laišką, kuriam norite kurti taisyklę, tada skirtuko Pagrindinis grupėje Perkelti spustelėkite Taisyklės.

    Siūlomos taisyklės rodomos pagal pranešimo siuntėją ir gavėjus.

  2. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Spustelėkite siūlomas taisykles, tada spustelėkite paskirties aplanką ir spustelėkite Gerai.

    • Daugiau taisyklių parinkčių, pagrįstų pranešimo siuntėju, gavėjais arba pavadinimu, rasite spustelėję Kurti taisyklę.

Jei atlikdami 2 veiksmą pasirinkote Kurti taisyklę, rodomas dialogo langas Taisyklės kūrimas. Tęskite toliau aprašomus žingsnius.

  1. Dalyje Kai gaunu el. laišką su visomis pasirinktomis sąlygomis pažymėkite pageidaujamų sąlygų žymės langelius.

  2. Dalyje Daryti tai pažymėkite veiksmo, kurį norite priskirti taisyklei, kai pranešimas atitinka nurodytas sąlygas, žymės langelį.

  3. Pažymėkite žymės langelį Perkelti elementą į aplanką.

  4. Spustelėkite esamą aplanką arba Naujas, kad sukurtumėte aplanką, skirtą laiškams saugoti.

    Norėdami į taisyklę įtraukti daugiau sąlygų, veiksmų arba išimčių, spustelėkite Išplėstinės parinktys ir vykdykite likusias instrukcijas, nurodytas Taisyklių vediklyje. Tai yra tas pats vedlys, rodomas spustelėjus Tvarkyti taisykles ir įspėjimus rodinyje „Backstage“ (spustelėjus skirtuką Failas). Daugiau informacijos žr. Tinkintos taisyklės kūrimas.

  5. Spustelėkite Gerai

Puslapio viršus

Taisyklių importavimas arba eksportavimas

Norėdami sužinoti, kaip importuoti arba eksportuoti taisykles taip, kad jas galėtų naudoti kiti, žr. Taisyklių rinkinio importavimas arba eksportavimas.

Taisyklių naudojimas neautomatiniu būdu

Jei norite rankiniu būdu vykdyti vieną arba daugiau taisyklių, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Spustelėkite skirtuką Failas.

  2. Spustelėkite Tvarkyti taisykles ir įspėjimus.

  3. Spustelėkite Taikyti taisykles dabar.

  4. Dialogo lango Taikyti taisykles dabar dalyje Pasirinkite, kurias taisykles paleisti pažymėkite žymės langelį, esantį šalia kiekvienos norimos vykdyti taisyklės.

  5. Jei norite pasirinkti kitą aplanką, lauke Vykdyti aplanke spustelėkite Naršyti, pažymėkite aplanką ir spustelėkite Gerai.

    Pažymėkite žymės langelį Įtraukti poaplankius, kad su atliekant 5 veiksmą nurodytu aplanku būtų įtraukti visi jo antriniai aplankai.

  6. Sąraše Taikyti taisykles kam numatytoji parinktis yra „visi pranešimai“. Galite ją keisti, kad skaitytumėte arba baigtumėte skaityti pranešimus.

  7. SpustelėkiteVykdyti dabar.

Puslapio viršus

Serverio taisyklės ir tik klientams taikomos taisyklės

Yra du programos „Outlook“ taisyklių tipai  – serverio ir tik klientams taikomos.

  • Serverio taisyklės     Jei naudojate „Microsoft Exchange Server“ abonementą, kai kurios jūsų sukurtos taisyklės yra serverio taisyklės. Jos taikomos „Exchange“ pašto serverio pašto dėžutėje, net kompiuteryje nepaleidus programos „Outlook“. Serverio taisyklės turi būti taikomos laiškams, pristatytiems į jūsų aplanką Gauta, joms reikalingos galimybės veikti tol, kol užbaigiamas vykdymas serveryje. Pvz., taisyklė, nurodanti, kad norimo spausdinti pranešimo negalima vykdyti, kol jis nebus baigtas serveryje. Jei taisyklės negalima taikyti serveryje, ji taikoma paleidus „Outlook“ ir tampa tik klientui taikoma taisykle.

  • Tik klientams taikomos taisyklės     Kliento kompiuterio taisyklės veikia tik jūsų kompiuteryje. Šios taisyklės negali būti vykdomos, kol neužbaigiamas jų vykdymas serveryje, pvz., nurodymas spausdinti tam tikrus laiškus. Kliento kompiuterio taisyklės veikia tik įjungus programą Outlook.

Jei jūsų taisyklių sąraše yra abiejų rūšių taisyklių, pirmiausiai taikomos serverio taisyklės, tada – tik klientui taikomas taisyklės.

Puslapio viršus

Taisyklių taikymas kitiems „Outlook“ elementams

Pristatymo pažymos, balsavimo atsakymai ir automatiniai atsakymai

Taikant jiems taisykles, pristatymo pažymos, perskaitymo pažymos, balsavimo atsakymai ir automatiniai atsakymai (pranešimai „Nėra biure“) apdorojami kaip laiškai. Pavyzdžiui, vertė, perkelianti elementas su žodžiu „susitikimas“ temoje į tam tikrą aplanką, taip pat perkelia ir temoje žodį „susitikimas“ turinčias pristatymo pažymas, balsavimo atsakymus ir automatinius atsakymus.

Pastaba    Taisyklei perkėlus balsavimo atsakymus iš aplanko Gauta į kitą aplanką, paveikiamas jūsų balsų sekimas. Atidarius išsiųstą laišką su balsavimo mygtuku, sekimo informacijoje nebus taisyklės perkeltų atsakymų skaičiaus. Atsakymo perkėlimas arba panaikinimas rankiniu būdu sekimo nepaveikia.

Puslapio viršus

Susitikimų bei užduočių užklausos ir dokumentai

Taikant jiems taisykles, susitikimų, užduočių užklausos ir dokumentai laikomi laiškais. Pavyzdžiui, kai sukuriate taisyklę, perkeliančią elementas su žodžiu „susitikimas“ lauke Tema į tam tikrą aplanką, bus perkeltos ir visos šią sąlygą atitinkančios užduočių ar susitikimų užklausos. Tačiau kurdami taisykles tokiems elementams turėkite omenyje šiuos apribojimus:

  • Elementas, perkeltas į ne pašto aplanką, gali veikti ne taip, kaip tikitės. Pavyzdžiui, perkėlus laišką į aplanką Kalendorius nauja paskyra nesukuriama.

  • Jei susitikimo ar užduoties atsakymas naudojant taisyklę perkeliamas į aplanką Panaikinti elementai, jis nesekamas pagal pradinį elementą.

  • Jei susitikimo užklausa automatiškai perkeliama į aplanką Panaikinti elementai, susitikimas neįtraukiamas į aplanką Kalendorius.

  • Taisyklės, turinčios įtakos jūsų siunčiamiems laiškams, netaikomos užduočių ir susitikimų užklausoms.

Puslapio viršus

Kontaktų grupės

Taisyklė su Kontaktų grupe gali veikti skirtingai atsižvelgiant į tai, kaip ji sukurta.

  • Kontaktų grupei išsiųstų laiškų perkėlimas į aplanką      Ši taisyklė galima tik jei naudojate „Exchange Server“ abonementą. Į nurodytą aplanką perkeliami tik kontaktų grupei siunčiami laiškai. Laiškai nuo Kontaktų grupės narių į nurodytą aplanką neperkeliami.

Puslapio viršus

Laiškų persiuntimas už jūsų organizacijos ribų

Jeigu pagal numatytuosius nustatymus naudojate „Microsoft Exchange Server 2010“ abonementą, naudodami taisykles negalite persiųsti laiškų el. pašto gavėjams už jūsų organizacijos ribų. Šis parametras leidžia apsaugoti slaptą ir privačią organizacijos informaciją nuo atskleidimo. Jį gali pakeisti tik „Exchange“ administratorius.

Daugiau informacijos žr. Nustatyti „Microsoft Exchange Server“, prie kurio jungiasi mano abonementas, versiją.

Puslapio viršus

Taikoma: Outlook 2010



Ar ši informacija buvo naudinga?

Taip Ne

Kaip galėtume tai pagerinti?

255 liko simbolių

Siekiant apsaugoti jūsų privatumą, neįtraukite kontaktinės informacijos į atsiliepimus. Peržiūrėkite mūsų privatumo strategija.

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Palaikymo ištekliai

Kalbos pakeitimas