Laiškų tvarkymas naudojant taisykles

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Šiame straipsnyje paaiškinama, kas yra taisyklės ir kaip jas galima naudoti norint palaikyti tvarką ir sekti naujausius įvykius aplanke Gauta.

Šiame straipsnyje

Kaip taisyklė padeda pranešimų tvarkymas

Taisyklės kūrimas naudojant šabloną

Taisyklės kūrimas nuo pradžių

Taisyklės kūrimas pagal laišką

Vykdyti taisyklę, periodiškai, bet ne visą laiką

Serverio taisyklės ir tik kliento taisyklės

Pristatymo pažymos, balsavimo atsakymai ir išvykęs-

Susitikimų užklausas, užduočių užklausos ir dokumentai

Siuntimo sąrašai

Laiškų persiuntimas už jūsų organizacijos ribų

Kaip taisyklės padeda tvarkyti laiškus

Taisyklė yra veiksmas, kurį programa Microsoft Outlook automatiškai atlieka su gaunamu ar išsiųstu laišku, atitinkančiu taisyklėje nurodytas sąlygas. Galite pasirinkti daug sąlygų ir veiksmų naudodami Taisyklių ir įspėjimų vedlį. Taisyklės netaikomos jau perskaitytiems laiškams, jos taikomos tik dar neskaitytiems laiškams.

Taisyklės skirstomos į dvi bendrąsias kategorijas: organizavimo ir pranešimo. Taisyklių ir perspėjimų vedlyje yra dažniausiai naudojamų taisyklių šablonai.

  • Būk organizuotas    Šios taisyklės padeda tvarkyti ir pratęsti veiksmus su laiškais. Pavyzdžiui, galite sukurti taisyklę laiškams, gautiems iš konkretaus siuntėjo, pavyzdžiui, Dariaus Stasevičiaus, su žodžiu „pardavimas" eilutėje Tema, kad jie būtų pažymėti vykdyti, klasifikuoti kaip Pardavimai ir perkelti į aplanką Dariaus pardavimai.

  • Naujinti    Šios taisyklės kokiu nors būdu įspėja, kai gaunate tam tikrą laišką. Pavyzdžiui, galite sukurti taisyklę, kuri automatiškai išsiunčia įspėjimą į mobilųjį telefoną, kaip gaunate laišką nuo šeimos nario.

  • Pradžia naudojant tuščią taisyklę    Tai yra taisyklės, kurias galite kurti nuo pradžių.

    Taisyklės šablonai
    1 pav.: Taisyklės ir įspėjimai vedlys yra keletas iš anksto nustatytų taisyklių, vadinamas šablonai.

Išimtys

Į savo taisykles galite įtraukti išimtis, taikomas tam tikrais atvejais, pavyzdžiui, kai laiškas pažymėtas vykdyti arba kaip svarbus. Taisyklė netaikoma laiškui, jei jis atitinka bent vieną jūsų nurodytą išimtį.

Puslapio viršus

Taisyklės kūrimas naudojant šabloną

  1. naršymo sritis spustelėkite Paštas.

  2. Meniu Įrankiai spustelėkite Taisyklės ir įspėjimai.

  3. Jei turite daugiau nei vieną el. pašto abonementą, sąraše Keitimus taikyti šiam aplankui pažymėkite norimą aplanką Gauta.

  4. Spustelėkite Nauja taisyklė.

  5. Dalies 1-as žingsnis: pasirinkite šabloną šablonų rinkinių Būk organizuotas arba Naujinti pasirinkite norimą šabloną.

  6. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite pabrauktą reikšmę. Pavyzdžiui, jei spustelėsite saitą asmenys arba siuntimo sąrašas, bus atidaryta adresų knyga.

  7. Dalyje 1-as žingsnis: pasirinkti sąlygas pasirinkite sąlygas, kurias turi atitikti laiškas, kad jam būtų taikoma taisyklė.

  8. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite pabrauktą reikšmę (jei to dar nepadarėte), tada spustelėkite Pirmyn.

  9. Dalyje 1-as žingsnis: pasirinkti veiksmus pasirinkite veiksmą, kurį turėtų vykdyti taisyklė, kai atitinkamos nurodytos sąlygos.

  10. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite pabrauktą reikšmę (jei to dar nepadarėte), tada spustelėkite Pirmyn.

  11. Dalyje 1-as žingsnis : pasirinkti išimtis pasirinkite taisyklės išimtis ir spustelėkite Pirmyn.

  12. Norėdami baigti kurti taisyklę, įveskite jos pavadinimą ir pasirinkite kitas norimas parinktis.

    • Jei norite taikyti šią taisyklę laiškams, jau esantiems aplanke vieną iš aplankų, pažymėkite žymės langelį paleisti šią dabar taisyklę laiškams, jau esantiems "aplankas" .

    • Norėdami taikyti šią taisyklę visiems savo el. pašto abonementams ir aplankui Gauta, susietam su kiekvienu abonementu, pažymėkite žymės langelį Kurti šią taisyklę visiems abonementams.

  13. Spustelėkite Baigti.

Puslapio viršus

Taisyklės kūrimas nuo pradžių

Jei norite kurti taisyklę pasirinkdami savo sąlygas, veiksmus ir išimtis, atlikite šiuos veiksmus:

  1. naršymo sritis spustelėkite Paštas.

  2. Meniu Įrankiai spustelėkite Taisyklės ir įspėjimai.

  3. Jei turite daugiau nei vieną el. pašto abonementą, sąraše Keitimus taikyti šiam aplankui pažymėkite norimą aplanką Gauta.

  4. Spustelėkite Nauja taisyklė.

  5. Dalyje Pradėti nuo tuščios taisyklės spustelėkite Pranešimus tikrinti gaunant arba Tikrinti išsiųstus pranešimus, tada spustelėkite Pirmyn.

  6. Dalyje 1-as žingsnis: pasirinkti sąlygas pasirinkite sąlygas, kurias turi atitikti laiškas, kad jam būtų taikoma taisyklė.

  7. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite pabrauktą reikšmę (jei to dar nepadarėte), tada spustelėkite Pirmyn.

  8. Dalyje 1-as žingsnis: pasirinkti veiksmus pasirinkite veiksmą, kurį turėtų vykdyti taisyklė, kai atitinkamos nurodytos sąlygos.

  9. Dalyje 2-as žingsnis: redaguoti taisyklės aprašą spustelėkite pabrauktą reikšmę (jei to dar nepadarėte), tada spustelėkite Pirmyn.

  10. Dalyje 1-as žingsnis : pasirinkti išimtis pasirinkite taisyklės išimtis ir spustelėkite Pirmyn.

  11. Norėdami baigti kurti taisyklę, įveskite jos pavadinimą ir pasirinkite kitas norimas parinktis.

    • Jei norite taikyti šią taisyklę laiškams, jau esantiems aplanke vieną iš aplankų, pažymėkite žymės langelį paleisti šią dabar taisyklę laiškams, jau esantiems "aplankas" .

    • Norėdami taikyti šią taisyklę visiems savo el. pašto abonementams ir aplankui Gauta, susietam su kiekvienu abonementu, pažymėkite žymės langelį Kurti šią taisyklę visiems abonementams.

  12. Spustelėkite Baigti.

Puslapio viršus

Taisyklės kūrimas naudojant laišką

Galite kurti taisyklę tiesiog pagal laišką. Pavyzdžiui, kurti taisyklę, kurią taikant laiškai, gauti iš kokio nors asmens, perkeliami į konkretų aplanką.

  1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite laišką, pagal kurį norite kurti taisyklę, tada laikinajame meniu spustelėkite Kurti taisyklę.

    Dialogo lange Taisyklės kūrimas pažymėkite pasirinkčių žymių laukus, kurie jau užpildyti jūsų pasirinkto laiško informacija.

  2. Pažymėkite žymės langelį Perkelti elementą į aplanką.

  3. Spustelėkite esamą aplanką arba Naujas, kad sukurtumėte naują aplanką, skirtą laiškams saugoti.

  4. Norėdami į taisyklę įtraukti daugiau sąlygų, veiksmų ar išimčių, spustelėkite Išplėstinės parinktys ir vykdykite likusius taisyklių ir įspėjimų vedlio nurodymus.

    Patarimas     Norėdami vykdyti taisyklė, iškart po to, kai ji jau sukurta, pažymėkite žymės langelį paleisti šią taisyklę dabar jau aplanko pranešimus , jei taisykles ir įspėjimus vedlio paskutiniame puslapyje.

    Visi jūsų aplanke Gauta arba bet kuriame kitame jūsų pasirinktame aplanke esantys laiškai, atitinkantys su taisykle susietas sąlygas ir išimtis, perkeliami į nurodytą aplanką. Norėdami patikrinti naująją taisyklę, atidarykite naująjį aplanką. Ar laiškai perkelti teisingai?

Puslapio viršus

Taisyklės vykdymas periodiškai, bet ne visą laiką

Jei norite taisyklę vykdyti periodiškai, bet ne visą laiką, atlikite tokius veiksmus:

  1. Meniu Įrankiai spustelėkite Taisyklės ir įspėjimai.

  2. Dialogo lange Taisyklės ir įspėjimai išjunkite taisyklę išvalydami šalia jos esantį žymės langelį.

  3. Spustelėkite Vykdyti taisykles dabar.

  4. Dialogo lango Taikyti taisykles dabar dalyje Pasirinkite, kurias taisykles paleisti pažymėkite žymės langelį, esantį šalia norimos vykdyti taisyklės.

  5. Pažymėkite aplanką, kuriam norite taikyti taisyklę.

  6. Pažymėkite laiškų kategoriją, kuriai norite taikyti taisyklę.

    Pavyzdžiui, galite taikyti taisyklę tik neperskaitytiems aplanko laiškams.

  7. SpustelėkiteVykdyti dabar.

Puslapio viršus

Serverio ir kliento kompiuterio taisyklės

Serverio taisyklės    Jei turite "Microsoft Exchange" abonementą, serverio galite taikyti taisykles savo laiškus, net jei "Outlook" veikia. Tai yra vadinama serverio taisyklės. Taisyklės turi būti nustatyta kaip pritaikytas pranešimus, kai jie pristatomi į aplanką Gauta serveryje, ir taisyklės turi būti galima paleisti iki užbaigimo serveryje. Pvz., taisyklę negalima paleisti iki užbaigimo serveryje jei veiksmą nurodo spausdinti pranešimą. Jei serveryje negalima taikyti taisyklę, ji taikoma, kai paleidžiate "Outlook".

Kliento kompiuterio taisyklės    Klientas yra el. pašto programa, veikianti asmens kompiuteryje. Taisyklė, kurios negali taisyti serveris, yra kliento kompiuterio taisyklė, nes ji vykdoma tik asmens kompiuteryje. Jei jūsų taisyklių sąraše yra ir taisyklių, kurios gali būti vykdomos serveryje, ir taisyklių, kurių serveryje vykdyti negalima, pirma taikomos serverio taisyklės, o tada – kliento kompiuterio taisyklės.

Puslapio viršus

Pristatymo pažymos, balsavimo atsakymas ir pranešimai „išvykęs (-usi)“

Pristatymo pažymos pažymos, balsavimo atsakymai ir išvykęs-laikomas pranešimus. Pvz., kai kuriate taisyklę, kuri perkelia elementus su žodžiu "susitikimas" lauke tema į konkretų aplanką, visi pristatymo pažymos, balsavimo atsakymai, ir taip pat perkeliami-usi pranešimus, kurie atitinka šią sąlygą.

Pastaba : Jei balsavimo atsakymas iškeliamas iš aplanko Gauta, atsakymas nėra automatiškai sekamas pradiniame laiške.

Puslapio viršus

Susitikimų bei užduočių užklausos ir dokumentai

Susitikimų užklausas, užduočių užklausos ir dokumentai laikomi pranešimus. Pvz., kai kuriate taisyklę, kuri perkelia elementus su žodžiu "susitikimas" lauke tema į konkretų aplanką, bet užduoties užklausą arba susitikimo užklausą, kuri sąlyga atitinka perkeliamas taip pat. Tačiau Turėkite omenyje, šie apribojimai kurdami taisykles, kurios turi įtakos šių tipų elementų:

  • Perkėlus elementą į ne pašto aplanką, jo veikimas gali būti ne toks, kaip tikimasi. Pavyzdžiui, perkėlus laišką į aplanką Kalendorius, nauja paskyra nekuriama.

  • Jei susitikimo ar užduoties atsakymas perkeliamas į aplanką Pašalinta naudojant taisyklę, atsakymas nesekamas pagal pradinį elementą.

  • Jei susitikimo užklausa automatiškai perkeliama į aplanką Pašalinta, susitikimas neįtraukiamas į aplanką Kalendorius.

  • Taisyklės, turinčios įtakos jūsų siunčiamiems laiškams, netaikomos užduočių ir susitikimų užklausoms.

Puslapio viršus

Paskirstymo sąrašai

Nauja paskirstymo sąrašo taisyklė veiks įvairiai, atsižvelgiant į tai, kaip kursite tą taisyklę:

  • Laiškų, siųstų pagal paskirstymo sąrašą, perkėlimas į aplanką    Jei pasirinkote šį taisyklės šabloną, į nurodytą aplanką bus perkeliami tik pagal paskirstymo sąrašą siųsti laiškai. Laiškai, gauti iš asmenų, įtrauktų į paskirstymo sąrašą, nebus perkeliami į nurodytą aplanką.

    Pastaba : Ši taisyklė veikia tik naudojant „Exchange“ abonementus.

  • Laiškų, gautų iš kokio nors asmens, perkėlimas į aplanką    Jei pasirinkote šį taisyklės šabloną, į nurodytą aplanką taip pat bus perkeliami laiškai, gauti iš visų asmenų, įtrauktų į jūsų nurodytą paskirstymo sąrašą.

Puslapio viršus

Laiškų persiuntimas už jūsų organizacijos ribų

Jei dirbate organizacijoje, kuri naudoja Exchange, pagal numatytuosius nustatymus, persiųsdami išorinio el. pašto adresais ne jūsų organizacijoje, naudojant taisyklę ne laiškai bus. Šis parametras yra negalėtų atskleisti įmonės duomenis ir valdo jūsų "Exchange" administratorius.

Puslapio viršus

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Bendrinti Facebook Facebook Twitter Twitter El. paštas El. paštas

Ar ši informacija buvo naudinga?

Puiku! Turite daugiau atsiliepimų?

Kaip galėtume tai pagerinti?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

×