Laiškų suliejimo taisyklių nustatymas

Sužinokite apie laiškų suliejimo taisykles ir kaip jūsų organizacija gali panaudoti kiekvieną taisyklę. Kai kuriate paprastą ar elektroninį laišką visiems savo klientams ir norite, kad, priklausomai nuo skirtingų reikšmių tam tikruose duomenų šaltinio laukuose, į jį būtų įtraukimas skirtingas turinys, galite sukurti taisyklę.

Pavyzdžiui, sukūrėte laišką apie artėjantį įvykį, vyksiantį trijose skirtingose pasaulio vietose. Sukūrėte laišką naudodami parinktį Pradėti laiškų suliejimą programos „Word“ skirtuke Paštas, bet peržiūrėjus dokumentą paaiškėja, kad jame ne tik yra pasikartojančio turinio, bet ir tam tikras turinys turi būti pakeistas atsižvelgiant į įvykio vietą. Tokiu atveju galite naudoti parinktį Taisyklės, esančią grupėje Laiškų rašymas ir įterpimas, kad būtų apimtos įvairios sąlygos.

Taisyklių naudojimas

Į laiškų suliejimo dokumentą įtraukdami taisyklių galite dirbti efektyviau ir lanksčiau. Naudojant taisykles nebereikia kurti kelių dokumentų ir galite sukurti turinį, kurį lengva greitai pakeisti.

Nustatydami laiškų suliejimą, galite įtraukti taisyklių.

  1. Skirtuko Paštas grupėje Laiškų rašymas ir įterpimas pasirinkite Taisyklės.

    Programos „Word“ grupė Laiškų rašymas ir įterpimas skirtuke Paštas

  2. Pasirinkite galimą taisyklę

    Programos „Word“ išplečiamasis laukų sąrašas Taisyklės, kurį galima rasti skirtuko Paštas grupėje Laiškų rašymas ir įterpimas

Negalite pasiekti taisyklių, kol nepradėjote laiškų suliejimo proceso. Daugiau informacijos apie bet kurio lauko nustatymą rasite pasirinktos taisyklės dialogo lange pasirinkę ? piktogramą. Taip pat galite ieškoti lauko pavadinimo Word žinyne.

Patarimas : Norėdami rodyti arba slėpti laukų kodus, paspauskite ALT + F9.

Laukas

Aprašas

Pavyzdys ir metodas

Klausti

Naudokite norėdami pakartoti užklausą dėl tos pačios informacijos daugiau nei vienoje dokumento vietoje. Atsakymas į raginimą rodomas sulietame dokumente

Dialogo lange „Word“ lauko įterptis: Klausimas yra žymės langelis Klausti tik kartą. Pažymėkite žymės langelį, jei norite, kad raginimas būtų rodomas tik galutinio laiškų suliejimo pradžioje. Arba išvalykite žymės langelį (numatytasis parametras), jei norite, kad raginimas būtų rodomas kiekvienam įrašui.

Daugiau informacijos žr. Laukas Klausti.

Planuojamas darbuotojo, kuris daug metų pardavinėjo jūsų organizacijos pagamintus produktus, išėjimo į pensiją vakarėlis. El. paštu tiek organizacijai priklausantiems, tiek nepriklausantiems žmonėms siunčiamas pranešimas, kuriame kiekvieno klausiama, ar dalyvaus.

Dialogo lange „Word“ lauko įterptis: Klausimas esančiame lauke Žymelė įveskite Kvietimas.

Lauke Raginimas įveskite Ar ketinate dalyvauti išėjimo į pensiją vakarėlyje?

Laukelyje Numatytasis žymelės tekstas įveskite Taip.

Baigę pasirinkite Gerai.

Užpildyti

Kai norite užduoti klausimą, naudokite lauką Užpildyti. Laukas Užpildyti yra panašus į lauką Klausti.

Dialogo lange „Word“ lauko įterptis: Užpildas yra žymės langelis Klausti tik kartą. Pažymėkite žymės langelį, jei norite, kad atsakymas būtų taikomas kiekvienam suliejamam įrašui. Arba išvalykite žymės langelį (numatytasis parametras), jei norite būti raginami pateikti atsakymą kiekvienam įrašui.

Daugiau informacijos žr. Laukas Užpildyti.

Jūsų organizacija finansuoja sveikatos patikrą. Kiekvienam darbuotojui siunčiama konfidenciali registracijos forma. Joje reikia nurodyti tam tikrą informaciją – amžių, ūgį, svorį.

Dialogo lange „Word“ lauko įterptis: Užpildas esančiame lauke Raginimas įveskite Kiek jums metų?

Baigę pasirinkite Gerai.

Jei Tada Kitaip

Naudokite norėdami nustatyti sąlygą, kurią reikia patenkinti. Jei nustatyta sąlyga patenkinta, pateikiama konkreti informacija. Bet jei nustatyta sąlyga nepatenkinta, pateikiama kita informacija.

Daugiau informacijos žr. Laukas Jei.

Prižiūrite didelę labdaros organizacijos narių duomenų bazę. Skirtingose geografinėse vietovėse esantys nariai gaus skirtingus pranešimus apie būsimus lėšų rinkimo renginius.

Dialogo lange „Word“ lauko įterptis: Jei esančiame išplečiamajame sąraše Lauko pavadinimas pasirinkite vietos stulpelio pavadinimą, nurodytą jūsų duomenų šaltinyje (paprastai tai būna „Excel“ skaičiuoklė).

Išplečiamajame sąraše Lyginimas pasirinkite Lygu.

Laukelyje Lyginti su įveskite Pietų Amerika. Tada lauke Įterpti šį tekstą įveskite turinį, kuris bus įterptas, jei lyginimas teisingas. Jei lyginimas neteisingas, pridedamas turinys, pateiktas lauke Priešingu atveju įterpti šį tekstą.

Baigę pasirinkite Gerai.

Sąlajos įrašo numeris

Naudokite, kad užfiksuotumėte faktinį įrašo numerį duomenų šaltinyje, kurį įtrauksite į sulietą dokumentą. Šis numeris atspindi bet kokį duomenims pritaikytą rikiavimą arba filtravimą prieš suliejimą.

Daugiau informacijos žr. Laukas MergeRec.

Naudokite lauką MergeRec šalia spausdinimo datos, kad būtų sukurti unikalūs sąskaitų numeriai.

Skirtuko Paštas grupėje Laiškų rašymas ir įterpimas pasirinkite Taisyklės, tada pasirinkite Sąlajos įrašo numeris.

Sąlajos sekos numeris

Naudokite, jei norite žinoti įrašų kiekį sulietame dokumente.

Daugiau informacijos žr. Laukas MergeSeq.

Suliejote paketą laiškų ir paskutinis laiškų blankų paketo įrašas rodo bendrą laiškų skaičių. Šį bendrą skaičių galite naudoti, norėdami apskaičiuoti pašto išlaidas.

Skirtuko Paštas grupėje Laiškų rašymas ir įterpimas pasirinkite Taisyklės, tada pasirinkiteSąlajos sekos numeris.

Paskesnis įrašas

Naudokite, jei norite įterpti paskesnį duomenų įrašą dabartiniame dokumente nepradedant naujo dokumento.

Daugiau informacijos žr. Laukas Paskesnis.

Skirtuko Paštas grupėje Laiškų rašymas ir įterpimas pasirinkite Taisyklės, tada pasirinkite Paskesnis įrašas.

Paskesnis įrašas, jei

Naudokite norėdami palyginti dvi reikšmes. Atitikimas tarp duomenų lauko turinio ir reikšmės lemia, ar paskesnis įrašas turi būti sulietas dabartiniame dokumente, ar naujame dokumente.

Daugiau informacijos žr. Laukas Paskesnis, jei.

Skirtuko Paštas grupėje Laiškų rašymas ir įterpimas pasirinkite Taisyklės, tada pasirinkite Paskesnis įrašas, jei.

Sąraše Lauko pavadinimas pasirinkite suliejimo lauko pavadinimą, pvz., Miestas.

Sąraše Lyginimas pasirinkite norimą operatorių. Pavyzdžiui, norėdami išrinkti gavėjus tam tikrame mieste, spustelėkite Lygu.

Laukelyje Lyginti su įveskite reikšmę, kurią norite naudoti. Pavyzdžiui, norėdami išrinkti gavėjus iš Tokijo, įrašykite Tokijas.

Nustatyti žymelę

Naudokite norėdami susieti žymelės pavadinimą su konkrečia reikšme. Žymelė gali būti talpinama keliose dokumento vietose. Kur tik dokumente įterpsite žymelės pavadinimą, bus rodoma reikšmė susieta su ta žymele.

Daugiau informacijos žr. Laukas Nustatymas.

Jūsų organizacija ketina viešai pristatyti informaciją apie aplinkosaugos projektą, kuris bus įgyvendinamas tam tikroje zonoje. Projektų vadovai turi preliminarų projekto pavadinimą, tačiau įspėja, kad jis gali pasikeisti. Tokiu atveju geriausias sprendimas yra pridėti žymelę, nes, jei pavadinimas pasikeičia, tereikia pakeisti žymelę, o ne kiekvieną nuorodą į pavadinimą.

Dialogo lange „Word“ lauko įterptis: Nustatymas esančiame lauke Žymelė įveskite Projekto pavadinimas...

Bloke Reikšmė įveskite Didžiųjų varlių arealo apsaugos projektas

Baigę pasirinkite Gerai.

Praleisti įrašą, jei

Naudokite, norėdami palyginti duomenų lauko turinį su reikšme, o tada praleisti dabartinio duomenų įrašo įtraukimą, jei palyginimas teisingas.

Daugiau informacijos žr. Laukas Praleisti, jei.

Jums priklauso drabužių parduotuvė ir turite konkrečių marškinėlių perteklių, bet ne populiariausio dydžio. Taigi, kai siųsite skrajutę apie išpardavimą, neįtrauksite klientų, kurie dėvi tam tikrą dydį.

Dialogo lange „Word“ lauko įterptis: Praleisti įrašą, jei esančiame išplečiamajame sąraše Lauko pavadinimas pasirinkite dydžio stulpelio pavadinimą, nurodytą jūsų duomenų šaltinyje (paprastai tai būna „Excel“ skaičiuoklė).

Išplečiamajame sąraše Lyginimas pasirinkite Lygu.

Laukelyje Lyginti su įveskite XL. Baigę pasirinkite Gerai. Bet kuris klientas, dėvintis XL marškinėlius, negaus skrajutės apie išpardavimą.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×