Laiškų suliejimo funkcijos naudojimas masiniam el. laiškų siuntimui

Laiškų suliejimo funkcijos naudojimas masiniam el. laiškų siuntimui

Jei norite daugeliui gavėjų el. paštu išsiųsti pranešimą, kuris būtų personalizuotas pagal kiekvieną gavėją, naudokite laiškų suliejimą. Galite sukurti vienodai suformatuotų personalizuotų el. laiškų su tokiu pačiu tekstu paketą. Skiriasi ir yra personalizuojamos tik konkrečios el. laiško dalys. Laiškų suliejimo atveju – kitaip pranešimo perdavimas žmonių grupei – kiekvienas pranešimo gavėjas yra vienintelis gavėjas.

Trys failai, naudojami atliekant laiškų suliejimą, kurie apima pagrindinį dokumentą ir siuntimo sąrašą, pagal kurį sugeneruojami laiškai arba el. laiškai, vokai arba žymos.

Kai el. laiškai kuriami naudojant el. laiškų suliejimą, įtraukiami trys dokumentai:

  • Pagrindinis dokumentas
    Šis dokumentas yra jūsų el. laiškas, jame pateikiamas tekstas ir grafiniai elementai (pvz., logotipas arba atvaizdas), kurie kiekvienoje sulieto dokumento versijoje yra identiški.

  • Jūsų siuntimo sąrašas
    Šiame dokumente yra duomenys, kuriuos naudojant užpildoma informacija apie laišką. Pavyzdžiui, jūsų siuntimo sąraše pateikiami vardai, o pagrindiniame dokumente yra el. laiškas, adresuotas kontaktams, kurių vardai nurodyti jūsų sąraše.

  • Jūsų sulietas dokumentas
    Šis dokumentas yra pagrindinio dokumento ir siuntimo sąrašo kombinacija. Naudojant laiškų suliejimą, iš siuntimo sąrašo paimami duomenys ir perkeliami į pagrindinį dokumentą. Taip gaunamas personalizuotas sulietas dokumentas kiekvienam asmeniui iš siuntimo sąrašo.

1 veiksmas: parenkite pagrindinį dokumentą

Prieš pradėdami, įveskite el. laiško, kurį norite siųsti visiems, nurodytiems „Word“, tekstą. Pavyzdžiui, jei žmonėms pranešate apie artėjantį renginį, įtraukite vardą ir renginio datą, laiką bei vietą. Ši renginio informacija yra visiems svarbi.

  • Skirtuko Pašto siuntimas grupėje Pradėti laiškų suliejimą spustelėkite Pradėti laiškų suliejimą > El. laiškai.

    „Word“ programos skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje matyti komanda Laiškų suliejimo pradžia ir galimų parinkčių sąrašas pagal norimo atlikti suliejimo tipą.

2 žingsnis: sudarykite savo siuntimo sąrašą

Kad galėtumėte siųsti el. laiškus, reikia įdiegti su MAPI suderinamą el. pašto programą, pvz., „Outlook“ arba „Gmail“. Jei naudojate „Outlook“ MAPI, įsitikinkite, kad jūsų „Word“ ir „Outlook“ versijos yra tos pačios.

Siuntimo sąrašas yra jūsų duomenų šaltinis. Tai gali būti jūsų „Outlook“ kontaktų katalogas, „Access“ duomenų bazė arba „Office“ adresų sąrašas. Jame pateikiami įrašai, naudojami „Word“ išgaunant informaciją, pagal kurią kuriami jūsų el. laiškai.


Patarimai

3 veiksmas: susiekite savo siuntimo sąrašą su el. laišku

Dabar metas iš duomenų šaltinio (adresų sąrašo) pasirinkti gavėjus. Įsitikinkite, kad jūsų duomenų šaltinyje yra el. pašto adresų stulpelis ir kad kiekvieno žmogus, kuriam siunčiate el. laišką turi el. pašto adresą.

  1. Skirtuko Laiškų siuntimas grupėje Pradėti laiškų suliejimą, spustelėkite Pasirinkti gavėjus.

  2. Atlikite šiuos veiksmus:

    • Jei neturite siuntimo sąrašo, pasirinkite Įvesti naują sąrašą ir jį sukurkite.

      arba

    • Jeigu jūsų siuntimo sąrašas yra „Excel“ skaičiuoklėje, „Access“ duomenų bazėje arba kito tipo duomenų faile, spustelėkite Naudoti esamą sąrašą. Tada suraskite savo sąrašą ir spustelėkite Atidaryti.

      arba

    • Jei naudojate „Outlook“ kontaktus, spustelėkite Rinktis iš „Outlook“ kontaktų.

  3. Spustelėkite Failas > Įrašyti kaip.

  4. Lauke Failo vardas įveskite failo vardą ir spustelėkite Įrašyti.


Siuntimo sąrašo redagavimas

Jei el. laiškus siunčiate visiems, esantiems jūsų sąraše, pereikite prie 4 veiksmo: į el. laišką įtraukite personalizuoto turinio. Jei norite siųsti el. laiškus tik tam tikriems sąraše esantiems žmonėms, galite susiaurinti sąrašą, atlikdami veiksmus, nurodytus dalyje Siuntimo sąrašo redagavimas.

  1. Pasirinkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

    „Word“ programos skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma paryškinta komanda Redaguoti gavėjų sąrašą.

  2. Pažymėkite žmonių, kurie turėtų gauti el. laišką, vardus.

    Pasirinkite eilutes pažymėdami žymės langelius

Be to, sąrašą galite surikiuoti arba filtruoti, kad būtų lengviau rasti vardus bei adresus.

4 veiksmas: į el. laišką įtraukite personalizuoto turinio

Personalizuokite kiekvieną laišką įtraukdami asmens vardą ir adresą. Geriausia šiuos duomenis įtraukti į pagrindinį dokumentą įterpiant suliejimo laukus.

  1. Skirtuko Paštas grupėje į Rašyti ir įterpti laukus pasirinkite Adresų blokas.

    Įterpkite adreso bloko suliejimo lauką

  2. Dialogo lange Įterpti adreso bloką pasirinkite gavėjo vardo formatą, kaip jis bus rodomas el. laiške.

    Adreso bloko parinktys

  3. Norėdami įterpti suliejimo lauką, pasirinkite Gerai.

  4. Grupėje Laiškų rašymas ir įterpimas spustelėkite Pasisveikinimo eilutė.

    Programos „Word“ skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma paryškinta komanda Pasisveikinimo eilutė.

  5. Dialogo lange Įterpti pasisveikinimo eilutę pasirinkite norimą formatą.

  6. Norėdami įterpti suliejimo lauką, pasirinkite Gerai.

  7. Norėdami įrašyti šį el. laišką, pasirinkite Failas > Įrašyti.

    Pastaba : Įterpę laukus, el. laišką turėsite formatuoti rankiniu būdu.

Į savo el. laišką galite įtraukti ir kitų laukų iš savo duomenų šaltinio. Daugiau informacijos ieškokite Laiškų suliejimo laukų įterpimas.

Patikrinkite suliejimo laukų pavadinimus

    Įsitikinkite, kad „Word“ randa vardus ir adresus jūsų siuntimo sąraše.

    1. Skirtuko Paštas grupėje į Rašyti ir įterpti laukus pasirinkite Sutampantys laukai.

      Patarimas : Parinktį Suliejimo laukai galima atidaryti ir iš dialogo lango Įterpti adreso bloką, kurį naudojote įterpdami adreso bloką į pagrindinį dokumentą.

    2. Dialogo lange Sutampantys laukai patikrinkite, ar sąrašo įrašų laukai atitinka jūsų įrašų stulpelių antraščių pavadinimus siuntimo sąrašo duomenų šaltinyje.

      Dialogo langas Sutapdinti laukus

      Pastaba : Dialogo lange yra du stulpeliai. Pavyzdžiui, kairiajame stulpelyje pateikiamas verslo įrašo dažnai naudojamų kontaktų sąrašas. Dešiniajame stulpelyje pateikiamas dažnai naudojamo kontakto lauko pavadinimas, kuris yra susietas su stulpelio antrašte duomenų šaltinio faile.

    3. Atlikite šiuos veiksmus:

      • Jei rodomi laikų pavadinimai atitinka stulpelių antraštes, naudojamas įrašams siuntimo sąrašo duomenų šaltinyje, nieko nereikia daryti.

        arba

      • Jei lauko pavadinime, kuris turėtų sutapti su duomenų šaltinio stulpelio antrašte, rodoma (nesutampa), spustelėkite išplečiamąją rodyklę ir pasirinkite siuntimo sąrašo duomenų šaltinio lauko pavadinimą . Jei reikia, veiksmą pakartokite.

    4. Pasirinkite Gerai.


    Laiškų suliejimo laukų formatavimas

    Norėdami pakeisti sulieto turinio šriftą, dydį ar tarpus, pasirinkite suliejimo lauko pavadinimą ir atlikite norimus keitimus.

    1. Norėdami iš suliejimo rezultato grįžti prie laiškų suliejimo laukų savo laiške, skirtuko Paštas grupėje Peržiūrėti rezultatus pasirinkite Peržiūrėti rezultatus.

      Programos „Word“ skirtuko Paštas grupė Rezultatų peržiūra.

    2. Pasirinkite suliejimo lauko pavadinimą.

      Pasirinktas laukas Adresų blokas

    3. Skirtuke Pagrindinis spustelėkite norimą šriftą ir šrifto dydį.

      Programos „Word“ skirtuke Pagrindinis, grupėje Šriftas, pasirinkite šriftą ir šrifto dydį.

    4. Skirtuke Puslapio maketas (Word 2013) arba skirtuke Maketas (Word 2016), pasirinkite pastraipos tarpų nustatymą.

      Programos „Word“ skirtuke Maketas, grupėje Pastraipa, nustatykite tarpus.

      Pastaba : Kadangi „Word“ kiekvieną adreso bloko eilutę laiko pastraipa, gali tekti sumažinti tarpus tarp eilučių.

5 veiksmas: peržiūrėkite ir pabaikite

Į pagrindinį dokumentą įtraukę suliejimo laukų, galite peržiūrėti suliejimo rezultatus. Jei peržiūroje rodomais rezultatais esate patenkinti, suliejimą galite baigti.

  1. Pasirinkite Peržiūrėti rezultatus, tada paspauskite įrašo mygtukus Kitas Kito įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti arba Ankstesnis Ankstesnio įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti , kad įsitikintumėte, kad jūsų laiško tekste įrašyti tinkami vardai ir adresai.

    Programos „Word“ skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma grupė Peržiūrėti rezultatus.

    Patarimas :  Eikite į sąrašo pradžią, pasirinkite įrašo mygtuką Pirmas Pirmojo įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti , tada eikite į sąrašo pabaigą, pasirinkite įrašo mygtuką Paskutinis Paskutinio įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti .

  2. Spustelėkite Baigti ir sulieti> Siųsti el. laiškus.

    Programos „Word“ skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma komanda Baigti ir sulieti bei jos parinktys.

  3. Lauke Kam pasirinkite sąraše esančio el. pašto adresų stulpelio pavadinimą.

    Pastaba :  Kiekvienu el. pašto adresu programa „Word“ siųs atskirą laišką. Kopijų arba slaptų kopijų kitiems gavėjams siųsti negalima. Taip pat prie el. laiškų negalima pridėti priedų.

  4. Lauke Temos eilutė įveskite laiško temos eilutę.

  5. Lauke Laiško formatas spustelėkite HTML (numatytasis parametras) arba Paprastasis tekstas, jei norite siųsti dokumentą kaip pagrindinį el. laiško tekstą.

    Svarbu : Jei dokumentą siųsite kaip paprastojo teksto el. laišką, pagrindiniame dokumente nebus nei teksto formatavimo, nei grafinių elementų.

  6. Dalyje Siųsti įrašus atlikite vieną iš toliau nurodytų veiksmų.

    • Priimkite numatytąjį parametrą sulieti ir siųsti Visus įrašus.

      arba

    • Pasirinkite Dabartinis įrašas, ir laiškas bus išsiųstas tik ekrane rodomo įrašo adresu.

      arba

    • Pasirinkite paskutinę parinktį ir lauke Nuo įveskite įrašo numerį, kad pradėtumėte suliejimą, ir lauke Iki įveskite įrašo numerį, kad užbaigtumėte suliejimą.

      Pastaba : Laiškas nėra išsiunčiamas niekam, jei jų sąrašo numeris nepatenka į Nuo–iki intervalą.

  7. Norėdami vykdyti laiškų suliejimą, pasirinkite Gerai.

6 veiksmas: Įrašykite personalizuotą laišką

Jei planuojate laišką naudoti suliedami kitą kartą, įrašykite jį.

Įrašę pagrindinį dokumentą galite įrašyti ir jo sąsają su pasirinktu duomenų šaltiniu. Kitąkart atidarius pagrindinį dokumentą programa „Word“ paragins pasirinkti, ar norite išsaugoti sąsają su duomenų šaltiniu.

  • Jei pasirinksite Taip, dokumente bus rodoma informacija, sulieta su pirmuoju įrašu.

  • Jei pasirinksite Ne, pagrindinio dokumento ir duomenų šaltinio ryšys nutrūks. El. laiško pagrindinis dokumentas taps standartiniu „Word“ dokumentu.

Taip pat žr.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×