Laiškų suliejimo funkcijos naudojimas masiniam el. laiškų siuntimui

Laiškų suliejimo funkcijos naudojimas masiniam el. laiškų siuntimui

Jei norite daugeliui gavėjų el. paštu išsiųsti pranešimą, kuris būtų personalizuotas pagal kiekvieną gavėją, naudokite laiškų suliejimą. Galite sukurti vienodai suformatuotų personalizuotų el. laiškų su tokiu pačiu tekstu paketą. Skiriasi ir yra personalizuojamos tik konkrečios el. laiško dalys. Laiškų suliejimo atveju – kitaip pranešimo perdavimas žmonių grupei – kiekvienas pranešimo gavėjas yra vienintelis gavėjas.

Trys failai, naudojami atliekant laiškų suliejimą, kurie apima pagrindinį dokumentą ir siuntimo sąrašą, pagal kurį sugeneruojami laiškai arba el. laiškai, vokai arba žymos.

Kai el. laiškai kuriami naudojant el. laiškų suliejimą, įtraukiami trys dokumentai:

  • Pagrindinis dokumentas
    Šis dokumentas yra jūsų el. laiškas, jame pateikiamas tekstas ir grafiniai elementai (pvz., logotipas arba atvaizdas), kurie kiekvienoje sulieto dokumento versijoje yra identiški.

  • Jūsų siuntimo sąrašas
    Šiame dokumente yra duomenys, kuriuos naudojant užpildoma informacija apie laišką. Pavyzdžiui, jūsų siuntimo sąraše pateikiami vardai, o pagrindiniame dokumente yra el. laiškas, adresuotas kontaktams, kurių vardai nurodyti jūsų sąraše.

  • Jūsų sulietas dokumentas
    Šis dokumentas yra pagrindinio dokumento ir siuntimo sąrašo derinys. Naudojant laiškų suliejimą, iš siuntimo sąrašo paimami duomenys ir perkeliami į pagrindinį dokumentą. Taip gaunamas individualus sulietas dokumentas kiekvienam asmeniui iš siuntimo sąrašo.

1 veiksmas: parenkite pagrindinį dokumentą

Prieš pradėdami, įveskite el. laiško, kurį norite siųsti visiems, nurodytiems „Word“, tekstą. Pavyzdžiui, jei žmonėms pranešate apie artėjantį renginį, įtraukite vardą ir renginio datą, laiką bei vietą. Ši renginio informacija yra visiems svarbi.

  • Skirtuko Pašto siuntimas grupėje Pradėti laiškų suliejimą spustelėkite Pradėti laiškų suliejimą > El. laiškai.

    „Word“ programos skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje matyti komanda Laiškų suliejimo pradžia ir galimų parinkčių sąrašas pagal norimo atlikti suliejimo tipą.

2 žingsnis: sudarykite savo siuntimo sąrašą

Kad galėtumėte siųsti el. laiškus, reikia įdiegti su MAPI suderinamą el. pašto programą, pvz., „Outlook“ arba „Gmail“. Jei naudojate „Word“ MAPI, įsitikinkite, kad jūsų „Outlook“ ir „“ versijos yra tos pačios.

Siuntimo sąrašas yra jūsų duomenų šaltinis. Tai gali būti jūsų „Outlook“ kontaktų katalogas, „Access“ duomenų bazė arba „Office“ adresų sąrašas. Jame pateikiami įrašai, naudojami „Word“ išgaunant informaciją, pagal kurią kuriami jūsų el. laiškai.


Patarimai

3 veiksmas: susiekite savo siuntimo sąrašą su el. laišku

Dabar metas iš duomenų šaltinio (adresų sąrašo) pasirinkti gavėjus. Įsitikinkite, kad jūsų duomenų šaltinyje yra el. pašto adresų stulpelis ir kad kiekvieno žmogus, kuriam siunčiate el. laišką turi el. pašto adresą.

  1. Skirtuko Laiškų siuntimas grupėje Pradėti laiškų suliejimą, spustelėkite Pasirinkti gavėjus.

  2. Atlikite šiuos veiksmus:

    • Jei neturite siuntimo sąrašo, pasirinkite Įvesti naują sąrašą ir jį sukurkite.

      arba

    • Jeigu jūsų siuntimo sąrašas yra „Excel“ skaičiuoklėje, „Access“ duomenų bazėje arba kito tipo duomenų faile, spustelėkite Naudoti esamą sąrašą. Tada suraskite savo sąrašą ir spustelėkite Atidaryti.

      arba

    • Jei naudojate „Outlook“ kontaktus, spustelėkite Rinktis iš „Outlook“ kontaktų.

  3. Spustelėkite Failas > Įrašyti kaip.

  4. Lauke Failo vardas įveskite failo vardą ir spustelėkite Įrašyti.


Siuntimo sąrašo redagavimas

Jei el. laiškus siunčiate visiems, esantiems jūsų sąraše, pereikite prie 4 veiksmo: į el. laišką įtraukite personalizuoto turinio. Jei norite siųsti el. laiškus tik tam tikriems sąraše esantiems žmonėms, galite susiaurinti sąrašą, atlikdami veiksmus, nurodytus dalyje Siuntimo sąrašo redagavimas.

  1. Pasirinkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

    „Word“ programos skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma paryškinta komanda Redaguoti gavėjų sąrašą.

  2. Pažymėkite žmonių, kurie turėtų gauti el. laišką, vardus.

    Pasirinkite eilutes pažymėdami žymės langelius

Be to, sąrašą galite surikiuoti arba filtruoti, kad būtų lengviau rasti vardus bei adresus.

4 veiksmas: į el. laišką įtraukite personalizuoto turinio

Personalizuokite kiekvieną laišką įtraukdami asmens vardą ir adresą. Geriausia šiuos duomenis įtraukti į pagrindinį dokumentą įterpiant suliejimo laukus.

  1. Skirtuko Paštas grupėje į Rašyti ir įterpti laukus pasirinkite Adresų blokas.

    Įterpkite adreso bloko suliejimo lauką

  2. Dialogo lange Įterpti adreso bloką pasirinkite gavėjo vardo formatą, kaip jis bus rodomas el. laiške.

    Adreso bloko parinktys

  3. Norėdami įterpti suliejimo lauką, pasirinkite Gerai.

  4. Grupėje Laiškų rašymas ir įterpimas spustelėkite Pasisveikinimo eilutė.

    Programos „Word“ skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma paryškinta komanda Pasisveikinimo eilutė.

  5. Dialogo lange Įterpti pasisveikinimo eilutę pasirinkite norimą formatą.

  6. Norėdami įterpti suliejimo lauką, pasirinkite Gerai.

  7. Norėdami įrašyti šį el. laišką, pasirinkite Failas > Įrašyti.

    Pastaba: Įterpę laukus, el. laišką turėsite formatuoti rankiniu būdu.

Į savo el. laišką galite įtraukti ir kitų laukų iš savo duomenų šaltinio. Daugiau informacijos ieškokite Laiškų suliejimo laukų įterpimas.

Patikrinkite suliejimo laukų pavadinimus

Įsitikinkite, kad „Word“ randa vardus ir adresus jūsų siuntimo sąraše.

  1. Skirtuko Paštas grupėje į Rašyti ir įterpti laukus pasirinkite Sutampantys laukai.

    Patarimas: Parinktį Suliejimo laukai galima atidaryti ir iš dialogo lango Įterpti adreso bloką, kurį naudojote įterpdami adreso bloką į pagrindinį dokumentą.

  2. Dialogo lange Sutampantys laukai patikrinkite, ar sąrašo įrašų laukai atitinka jūsų įrašų stulpelių antraščių pavadinimus siuntimo sąrašo duomenų šaltinyje.

    Dialogo langas Sutapdinti laukus

    Pastaba: Dialogo lange yra du stulpeliai. Pavyzdžiui, kairiajame stulpelyje pateikiamas verslo įrašo dažnai naudojamų kontaktų sąrašas. Dešiniajame stulpelyje pateikiamas dažnai naudojamo kontakto lauko pavadinimas, kuris yra susietas su stulpelio antrašte duomenų šaltinio faile.

  3. Atlikite šiuos veiksmus:

    • Jei rodomi laikų pavadinimai atitinka stulpelių antraštes, naudojamas įrašams siuntimo sąrašo duomenų šaltinyje, nieko nereikia daryti.

      arba

    • Jei lauko pavadinime, kuris turėtų sutapti su duomenų šaltinio stulpelio antrašte, rodoma (nesutampa), spustelėkite išplečiamąją rodyklę ir pasirinkite siuntimo sąrašo duomenų šaltinio lauko pavadinimą . Jei reikia, veiksmą pakartokite.

  4. Pasirinkite Gerai.


Laiškų suliejimo laukų formatavimas

Norėdami pakeisti sulieto turinio šriftą, dydį ar tarpus, pasirinkite suliejimo lauko pavadinimą ir atlikite norimus keitimus.

  1. Norėdami iš suliejimo rezultato grįžti prie laiškų suliejimo laukų savo laiške, skirtuko Paštas grupėje Peržiūrėti rezultatus pasirinkite Peržiūrėti rezultatus.

    Programos „Word“ skirtuko Paštas grupė Rezultatų peržiūra.

  2. Pasirinkite suliejimo lauko pavadinimą.

    Pasirinktas laukas Adresų blokas

  3. Skirtuke Pagrindinis spustelėkite norimą šriftą ir šrifto dydį.

    Programos „Word“ skirtuke Pagrindinis, grupėje Šriftas, pasirinkite šriftą ir šrifto dydį.

  4. Skirtuke Puslapio maketas (Word 2013) arba skirtuke Maketas (Word 2016), pasirinkite pastraipos tarpų nustatymą.

    Programos „Word“ skirtuke Maketas, grupėje Pastraipa, nustatykite tarpus.

    Pastaba: Kadangi „Word“ kiekvieną adreso bloko eilutę laiko pastraipa, gali tekti sumažinti tarpus tarp eilučių.

5 veiksmas: peržiūrėkite ir pabaikite

Į pagrindinį dokumentą įtraukę suliejimo laukų, galite peržiūrėti suliejimo rezultatus. Jei peržiūroje rodomais rezultatais esate patenkinti, suliejimą galite baigti.

  1. Pasirinkite Peržiūrėti rezultatus, tada paspauskite įrašo mygtukus Kitas Kito įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti arba Ankstesnis Ankstesnio įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti , kad įsitikintumėte, kad jūsų laiško tekste įrašyti tinkami vardai ir adresai.

    Programos „Word“ skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma grupė Peržiūrėti rezultatus.

    Patarimas: Eikite į sąrašo pradžią, pasirinkite įrašo mygtuką Pirmas Pirmojo įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti , tada eikite į sąrašo pabaigą, pasirinkite įrašo mygtuką Paskutinis Paskutinio įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti .

  2. Spustelėkite Baigti ir sulieti> Siųsti el. laiškus.

    Programos „Word“ skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma komanda Baigti ir sulieti bei jos parinktys.

  3. Lauke Kam pasirinkite sąraše esančio el. pašto adresų stulpelio pavadinimą.

    Pastaba: Word siunčia atskirą pranešimą kiekvienam el. pašto adresui. Negalima siųsti kopijų arba slaptų kopijų kitiems gavėjams, taip pat pridėti priedų prie el. laiškų.

  4. Lauke Temos eilutė įveskite laiško temos eilutę.

  5. Lauke Laiško formatas spustelėkite HTML (numatytasis parametras) arba Paprastasis tekstas, jei norite siųsti dokumentą kaip pagrindinį el. laiško tekstą.

    Svarbu: Jei dokumentą siųsite kaip paprastojo teksto el. laišką, pagrindiniame dokumente nebus nei teksto formatavimo, nei grafinių elementų.

  6. Dalyje Siųsti įrašus atlikite vieną iš toliau nurodytų veiksmų.

    • Priimkite numatytąjį parametrą sulieti ir siųsti Visus įrašus.

      arba

    • Pasirinkite Dabartinis įrašas, ir laiškas bus išsiųstas tik ekrane rodomo įrašo adresu.

      arba

    • Pasirinkite paskutinę parinktį ir lauke Nuo įveskite įrašo numerį, kad pradėtumėte suliejimą, ir lauke Iki įveskite įrašo numerį, kad užbaigtumėte suliejimą.

      Pastaba: Laiškas nėra išsiunčiamas niekam, jei jų sąrašo numeris nepatenka į Nuo–iki intervalą.

  7. Norėdami vykdyti laiškų suliejimą, pasirinkite Gerai.

6 veiksmas: įrašykite personalizuotą laišką

Jei planuojate laišką naudoti suliedami kitą kartą, įrašykite jį.

Įrašę pagrindinį dokumentą galite įrašyti ir jo sąsają su pasirinktu duomenų šaltiniu. Kitąkart atidarius pagrindinį dokumentą programa „Word“ paragins pasirinkti, ar norite išsaugoti sąsają su duomenų šaltiniu.

  • Jei pasirinksite Taip, dokumente bus rodoma informacija, sulieta su pirmuoju įrašu.

  • Jei pasirinksite Ne, ryšys tarp pagrindinio dokumento ir duomenų failo bus nutrauktas. Pagrindinis el. laiško dokumentas tampa standartiniu Word dokumentu.

Taip pat žr.

Jei norite daugeliui gavėjų el. paštu išsiųsti laišką, kuris būtų personalizuotas pagal kiekvieną gavėją, naudokite laiškų suliejimą. Galite sukurti vienodai suformatuotų personalizuotų el. laiškų su tokiu pačiu tekstu paketą. Skiriasi ir yra personalizuojamos tik konkrečios el. laiško dalys. Laiškų suliejimo atveju – skirtingai nei pranešimo perdavimo žmonių grupei atveju – kiekvienas pranešimo gavėjas yra vienintelis gavėjas.

Kai el. laiškai kuriami naudojant el. laiškų suliejimą, įtraukiami trys failai:

  • Pagrindinis dokumentas
    Šis dokumentas yra jūsų el. laiškas, jame pateikiamas tekstas, kuris yra identiškas kiekvienoje sulieto dokumento versijoje.

  • Jūsų siuntimo sąrašas
    Jis yra duomenų šaltinis (juo dažnai būna „Excel“ skaičiuoklė), naudojamas informacijai el. laiške užpildyti. Pavyzdžiui, jūsų siuntimo sąraše pateikiami vardai, o pagrindinis dokumentas yra el. laiškas, kuris bus adresuotas kontaktams, kurių vardai nurodyti jūsų sąraše.

  • Jūsų sulietas dokumentas
    Šis dokumentas yra pagrindinio dokumento ir siuntimo sąrašo derinys. Naudojant laiškų suliejimą, iš siuntimo sąrašo paimami duomenys ir perkeliami į pagrindinį dokumentą. Taip gaunamas individualus sulietas dokumentas kiekvienam asmeniui iš siuntimo sąrašo.

Pirmas laiškų suliejimo proceso veiksmas yra pagrindinio dokumento kūrimas.

  1. Skirtuke Paštas pasirinkite Pradėti laiškų suliejimą > El. laiškai.

    laiškų suliejimo el. laiškas

  2. Programoje „Word“ įveskite el. laiško, kurį norite visiems siųsti, tekstą.

Pirmoji eilutė jūsų „Excel“ skaičiuoklėje yra antraštės įrašas. Kiekvienas stulpelis eilutėje turi etiketės pavadinimą, kuris nurodo informacijos kategoriją. Pvz., stulpelių etiketės gali būti </c0>el. pašto adresas, vardas, adresas, miestas, valstybės ir pašto kodas. Kiekvienoje paskesnėje eilutėje yra konkretaus gavėjo vienas duomenų įrašas. Sąraše negali būti jokių tuščių eilučių ar stulpelių.

Patarimas: Norėdami sukurti „Excel“ lentelę iš „Outlook“ adresų knygelės, eksportuokite kontaktus į tabuliacijos žymėmis atskirtą (.txt) failą ir atidarykite .txt failą programa „Excel“. Daugiau informacijos žr. „Outlook“ elementų eksportavimas ar archyvavimas rankiniu būdu.

  1. Pirmoje „Excel“ skaičiuoklės eilutėje įveskite gavėjų stulpelių žymas. Pavyzdžiui, pirmame stulpelyje įveskite </c0>El. pašto adresas, antrame stulpelyje įveskite Vardas, trečiame stulpelyje įveskite Pavardė.

    Svarbu: Pirmame stulpelyje rekomenduojama turėti kiekvieno gavėjo el. pašto adresą.

  2. Antroje ir paskesnėse eilutėse įveskite gavėjo el. pašto adresą, vardą ir pavardę.

  3. Meniu Failas pasirinkite Įrašyti ir įveskite failo vardą.

    Pastaba: Įsidėmėkite skaičiuoklės vietą: jos reikės vėliau, kad susietumėte ją su laiškų suliejimo dokumentu.

  4. Įrašykite ir uždarykite skaičiuoklę.

    Pastaba: Suliejimo negalėsite užbaigti, jei neuždarysite„Excel“ skaičiuoklės, kurioje yra sąrašas, arba jei ją pakartotinai atidarysite dar nepasibaigus laiškų suliejimui.

Skirtuke Paštas pasirinkite Pasirinkti gavėjus, tada pasirinkite parinktį.

Skirtuko Paštas paryškinta parinktis Pasirinkti gavėjus ir parinkčių sąrašas

Parinktis

Aprašas

Kurti naują sąrašą

Nustatydami laiškų suliejimą, pradėkite naują adresų sąrašą

Naudoti esamą sąrašą

Kaip adresų sąrašą naudokite „Excel“ skaičiuoklę arba kito tipo duomenų failą

Rinktis iš „Outlook“ kontaktų

Sudarinėdami adresų sąrašą pažymėkite vardus tiesiai iš savo „Outlook“ kontaktų

„Apple“ kontaktai

Sudarinėdami adresų sąrašą pasirinkite vardus tiesiai iš „Apple“ adresų knygelės

„FileMaker Pro“

Importuokite duomenis iš „FileMaker Pro“ duomenų bazės

Naujo sąrašo kūrimas

Dialogo lange Sąrašo laukų redagavimas „Word“ automatiškai sukuria laukus, skirtus tam tikrai pagrindinei informacijai, pvz., vardui, pavardei ir adresui. Jei norite įtraukti naują lauką, pvz., pranešimo lauką, įtraukite jį dabar, kad galėtumėte lauką užpildyti įvesdami įrašą.

  1. Dalyje Naujo lauko pavadinimas įveskite norimo įtraukti lauko pavadinimą ir spustelėkite + (pliuso ženklą).

    Patarimas: Norėdami pakeisti laukų tvarką, pasirinkite lauką, kurį norite perkelti, tada spaudydami rodyklių aukštyn ir žemyn klavišus perkelkite lauką.

  2. Kai visi laukai bus nustatyti taip, kaip pageidaujate, pasirinkite Kurti, kad sukurtumėte naują sąrašą.

Esamo sąrašo naudojimas

  1. Raskite norimą naudoti failą, tada spustelėkite Atidaryti.

  2. Dialogo lange Darbaknygės atidarymas pasirinkite norimą naudoti skaičiuoklę ir atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Palikite langelį Langelių diapazonas tuščią, jei norite naudoti visą skaičiuoklę.

      arba

    • Įveskite norimų naudoti duomenų langelių diapazoną.

  3. Pasirinkite Gerai.

Pasirinkimas iš „Outlook“ kontaktų

  1. Pasirinkite Filtruoti gavėjus, kad pasirinktumėte gavėjus, kuriuos norite įtraukti.

  2. Dialogo lange Užklausos parinktys šalia Išvardyti sulietų laiškų gavėjus pagal pasirinkite Užbaigtas įrašas.

  3. Kontaktų sąraše pasirinkite kontaktus, kuriuos norite įtraukti į laiškų suliejimą ir pasirinkite kontaktus Gerai.

„Apple“ kontaktai

  1. Pasirinkite Filtruoti gavėjus, kad pasirinktumėte gavėjus, kuriuos norite įtraukti.

  2. Dialogo lango Užklausos parinktys dalyje „Apple“ grupės kontaktai pasirinkite grupę, kurią norite įtraukti į laiškų suliejimą, ir pasirinkite Gerai.

„FileMaker Pro“

  1. Raskite norimą naudoti failą, tada spustelėkite Atidaryti.

  2. Dialogo lange Antraštės įrašų skyrikliai pasirinkite laukų skyriklį, kad atskirtumėte kiekvieną duomenų lauką, ir įrašų skyriklį, kad atskirtumėte kiekvieną duomenų įrašą, ir pasirinkite Gerai.

  1. Skirtuke Paštas pasirinkite Įterpti suliejimo lauką, tada pasirinkite lauką, kurį norite įtraukti.

    Skirtuke Paštas paryškinta parinktis Įterpti suliejimo lauką

  2. Pagrindiniame dokumente spustelėkite langelyje Vilkite laukus į šį langelį arba įveskite tekstą, tada spustelėkite tekstą šalia jo, kad pašalintumėte.

  3. Įtraukite ir formatuokite laukus, kuriuos norite įtraukti į el. laišką, tada pasirinkite Gerai.

  1. Skirtuke Paštas pasirinkite Peržiūrėti rezultatus, kad pamatytumėte, kaip atrodo el. laiškai.

    Skirtuke Paštas paryškinta parinktis Peržiūrėti rezultatus

    Pastaba: Norėdami slinkti per kiekvieną el. laišką, skirtuke Paštas spauskite rodyklių kairėn ir dešinėn mygtukus.

  2. Jei norite atlikti papildomų formatavimo keitimų, dar kartą pasirinkite Peržiūrėti rezultatus: galėsite įtraukti arba pašalinti suliejimo laukus.

  3. Kai laiškai atrodys kaip norite, skirtuke Paštas pasirinkite Baigti ir sulieti > Suliejimas į el. laišką, kad užbaigtumėte laiškų suliejimą.

    Patarimas: Parinktis Suliejimas į el. laišką negalima, jei nepasirinkote numatytosios el. pašto programos.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×