Laiškų suliejimas naudojant „Excel“ skaičiuoklę

Laiškų suliejimas naudojant „Excel“ skaičiuoklę

Laiškų suliejimo funkcija naudojama, norint sukurti kelis dokumentus vienu metu. Šie dokumentai turi vienodą maketą, formatavimą, tekstą ir grafiką. Skiriasi ir asmeniniams poreikiams yra pritaikytos tik tam tikros kiekvieno dokumento dalys. Dokumentai, kuriuos „Word“ galima sukurti naudojant laiškų suliejimo funkciją, gali būti masiškai kuriamos etiketės, raidės, vokai ir el. laiškai. Atliekant el. laiškų suliejimą, naudojami trys dokumentai:

  • jūsų pagrindinis dokumentas;

  • jūsų duomenų šaltinis;

  • jūsų sulietas dokumentas.

Daugiau apie tai, kaip atliekant laiškų suliejimą naudoti „Excel“ duomenis, galite sužinoti peržiūrėję šį vaizdo įrašą, kuris yra mokymo kurso dalis: Laiškų suliejimo funkcijos išplėstinis naudojimas

1 veiksmas: „Excel“ duomenų paruošimas laiškų suliejimo funkcijai

Svarbiausias laiškų suliejimo proceso žingsnis – nustatyti ir parengti duomenis. „Excel“ skaičiuoklę naudosite kaip gavėjų sąrašo duomenų šaltinį.

Toliau pateikiam keli patarimai, kaip parengti duomenis laiškų suliejimui. Įsitikinkite

  • Skaičiuoklės stulpelių pavadinimai atitinka laukų, kuriuose norite įterpti į laiškų suliejimą, pavadinimus. Pavyzdžiui, jei į skaitytojus savo dokumente norite kreiptis vardu, reikės atskirų stulpelių vardams ir pavardėms.

  • Visi duomenys, kuriuos reikės sulieti, yra skaičiuoklės pirmajame lape.

  • Duomenų įrašai su procentais, valiutomis ir pašto kodais skaičiuoklėje yra tinkamai suformatuoti, kad „Word“ galėtų teisingai nuskaityti jų reikšmes.

  • Laiškų suliejimui naudojama „Excel“ skaičiuoklė saugoma jūsų vietiniame kompiuteryje.

  • Skaičiuoklės pakeitimai ar papildymai atlikti prieš ją susiejant su „Word“ laiškų suliejimo dokumentu.

Pastabos : 

2 veiksmas: laiškų suliejimo pradžia

  1. Programoje „Word“ pasirinkite Failas > Naujas> Tuščias dokumentas.

  2. Skirtuko Paštas grupėje Laiškų suliejimo pradžia pasirinkite Pradėti laiškų suliejimą ir pasirinkite norimą vykdyti suliejimą.

    „Word“ programos skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje matyti komanda Laiškų suliejimo pradžia ir galimų parinkčių sąrašas pagal norimo atlikti suliejimo tipą.

  3. Pasirinkite Pasirinkti gavėjus > Naudoti esamą sąrašą.

    Programos „Word“ skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma komanda Pasirinkti gavėjus su pasirinkta parinktimi Naudoti esamą sąrašą.

  4. Raskite savo „Excel“ skaičiuoklę ir pasirinkite Atidaryti.

  5. Jei „Word“ paragina, pasirinkite Lapas1$ > Gerai.

    Pastaba : Dabar „Excel“ skaičiuoklė yra susieta su laiškų suliejimo dokumentu, kuriamu programoje „Word“.


Siuntimo sąrašo redagavimas

Galite apriboti, kas gauna jūsų laiškus.

  1. Pasirinkite Redaguoti gavėjų sąrašą.

    „Word“ programos skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma paryškinta komanda Redaguoti gavėjų sąrašą.

  2. Dialogo lange Sulietų laiškų gavėjai išvalykite žymės langelį šalia asmens, kuris neturėtų gauti jūsų laiškų, vardo.

    Pasirinkite eilutes pažymėdami žymės langelius

    Pastaba : Sąrašą taip pat galite rūšiuoti arba filtruoti, kad būtų lengviau rasti vardus ir adresus. Daugiau informacijos apie elementų rūšiavimą ir filtravimą žr. Laiškų suliejimo duomenų rūšiavimas ir filtravimas.

3 veiksmas: suliejimo lauko įterpimas

Galite įterpti vieną arba kelis laiškų suliejimo laukus, kurie įtraukia informaciją iš jūsų skaičiuoklės į jūsų dokumentą.

Adreso bloko įterpimas voke, etiketėje, el. žinutėje arba laiške

  1. Skirtuko Paštas grupėje į Rašyti ir įterpti laukus pasirinkite Adresų blokas.

    Įterpkite adreso bloko suliejimo lauką

  2. Dialogo lange Įterpti adreso bloką pasirinkite gavėjo vardo formatą, kaip jis atrodys ant voko.

    Adreso bloko parinktys

  3. Pasirinkite Gerai.

  4. Spustelėkite Failas ir Konvertuoti.

Pasisveikinimo eilutės įterpimas el. žinutėje arba laiške

  1. Skirtuko Paštas grupėje Laiškų rašymas ir įterpimas pasirinkite Pasisveikinimo eilutė.

    Programos „Word“ skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma paryškinta komanda Pasisveikinimo eilutė.

  2. Dialogo lange Pasisveikinimo eilutės įterpimas atlikite vieną iš toliau aprašytų veiksmų.

    • Pasisveikinimo eilutės formatavimo srityje, jei reikia, pakeiskite pasveikinimą, pasirinkdami kreipinį (numatytoji reikšmė yra Gerb.), gavėjo vardo formatą ir pabaigos skyrybą (numatytoji reikšmė yra kablelis).

      ir

    • Dalyje Pasisveikinimo eilutė neleistiniems gavėjų vardams pasirinkite parinktį iš pasveikinimų sąrašo.

  3. Pasirinkite Gerai.

  4. Spustelėkite Failas ir Konvertuoti.

Duomenų įterpimas iš skaičiuoklės el. žinutėje arba laiške

  1. Skirtuko Paštas grupėje Laiškų rašymas ir įterpimas spustelėkite Įterpti suliejimo lauką.

  2. Dialogo lango Įterpti suliejimo lauką dalyje Laukai pasirinkite lauko pavadinimą (stulpelio pavadinimas jūsų skaičiuoklėje) ir pasirinkite Įterpti.

  3. Jei reikia, pakartokite 2 veiksmą ir baigę pasirinkite Uždaryti.

  4. Spustelėkite Failas ir Konvertuoti.

Daugiau informacijos apie laukų įtraukimą iš skaičiuoklės suliejimo dokumente žr. Laiškų suliejimo laukų įterpimas. O jei norite sužinoti daugiau apie el. laiško nustatymo parinktis, žr. El. laiškų suliejimas programoje „Word“.

4 veiksmas: laiškų suliejimo peržiūra ir baigimas

Įterpę norimus suliejimo laukus, peržiūrėkite rezultatus, kad įsitikintumėte, jog turinys yra tinkamas. Dabar esate pasirengę užbaigti suliejimą procesą.

  1. Skirtuke Paštas pasirinkite Rezultatų peržiūra.

    Programos „Word“ skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma grupė Peržiūrėti rezultatus.

  2. Norėdami pereiti per įrašus duomenų šaltinyje ir peržiūrėti, kaip jie bus rodomi dokumente, pasirinkite įrašo mygtuką Paskesnis Kito įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti arba Ankstesnis Ankstesnio įrašo mygtukas laiškų suliejimo rezultatams peržiūrėti .

  3. Grupėje Baigti pasirinkite Užbaigti ir sulieti, tada pasirinkite Spausdinti dokumentus arba Siųsti el. laiškus.

    Programos „Word“ skirtuko Paštas ekrano nuotrauka, kurioje rodoma komanda Baigti ir sulieti bei jos parinktys.

5 veiksmas: laiškų suliejimo įrašymas

Įrašius laiškų suliejimo dokumentą, jis lieka prijungtas prie duomenų šaltinio. Laiškų suliejimo dokumentą galėsite pakartotinai naudoti, kai kitą kartą atliksite masinį laiškų siuntimą.

  • Atidarykite laiškų suliejimo dokumentą, tada pasirinkite Taip, kai „Word“ paragins išlaikyti ryšį.

Taip pat žr.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×