Kodėl reikia atnaujinti savo siuntimo sąrašai grupėms programoje "Outlook"

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Metų organizacijos pasitikėti paskirstymo grupių bendrauti ir bendradarbiauti su grupėmis ir už jos ribų įmonės žmonių. Dabar, tačiau grupės programoje "Outlook" siūlo bendradarbiavimo įspūdingesnių sprendimą.

Kas yra grupės?

Nustatę grupę programoje "Outlook", galite nustatyti žmonių, kad norite bendrauti su ir lengvai nustatyti, kad rinkinio išteklių tiems žmonėms bendrinti. Jums nereikia nerimauti dėl rankiniu būdu teisių priskyrimas visų tų išteklių nes įtraukti narių į grupę automatiškai suteikia jiems teises, jie turi įrankius savo grupę.

Šie papildomi ištekliai apima:

  • Bendro naudojimo aplanko Gauta - ten, kur vyksta pokalbiai, paprastai yra jūsų siuntimo sąrašai. Šis bendro naudojimo aplanko Gauta galima atlikti iešką, kurį kuria gyvenimo archyvo grupės pranešimus. Galima ieškoti naujokų grupei arba slinkti atgal per įsigilinti greitai, apie ką yra paskelbtas grupės anksčiau istorija. Žr.: grupės pokalbis programoje "Outlook".

    Patarimas : Jei jūsų vartotojai vis dar norite grupės pranešimus į savo asmeninę pašto dėžutę, kaip jie su siuntimo sąrašo, visi jie turi atlikti yra Prenumeruoti grupę spustelėdami mygtuką narystę , programoje "Outlook" juostelėje.

  • Bendrai naudojamų failų bibliotekoje - jūsų grupėje turi SharePoint failus bibliotekoje, kur vartotojai gali saugoti, bendrinti ir bendradarbiauti dokumentų, darbaknygių, pateikčių, vaizdų ar bet kokio tipo failo, jie turi dirbti su. Žr.: grupės failų bendrinimas programoje "Outlook 2016".

  • Bendrai naudojamų kalendorių – jūsų grupei gauna bendrinamo kalendoriaus įvykių grupę rašyti. Kiekvienam nariui, kurie prenumeruoja grupės automatiškai raginama įvykių paskelbtas į kalendorių, kad šių įvykių gali atsirasti dėl savo asmeninį kalendorių, jei nori. Žr.: planuoti susitikimą grupės kalendoriuje programoje "Outlook 2016".

  • Bendrinamų "OneNote" bloknoto - grupės automatiškai suteikiama bendrinamą "OneNote" bloknotą, kur grupės nariai gali rinkti ir bendradarbiauti, informaciją. Daugelis grupių naudoti bloknotą ir sukurti "wiki" svetainės dažnai užduodami klausimai ir kiti ištekliai. Žr.: darbo su "OneNote 2016" Pradžia.

  • Svečių Prieiga - galite pridėti prie paskirstymo grupės prieš išoriniais kontaktais, bet visi jie gavo buvo el. pašto. Su grupėmis galite svečiai prieigą prie elektroninio pašto pokalbius, failus ir net bendrinamą "OneNote" bloknotą. Žr.: Svečių Prieiga prie "Office 365" grupes.

  • Turinys yra aptikti - grupės programoje "Outlook" yra vieši pagal numatytuosius parametrus, tai reiškia, kad jie lengvai kitiems žmonėms jūsų organizacijoje atrasti ir prisijungti prie arba peržiūrėkite grupės medžiaga. Jei grupės yra labiau perjungiate grupės privatus, kuris paslepia turinį iš ne nariams ir reikia prisijungti prie bet kurio užklausų patvirtinti grupės savininkas.

  • Savitarnos kūrimas – ji neturi perkrautas užklausas iš vartotojams kurti grupes. Vartotojai gali patys kurti savo pačių grupės pagal poreikį. Jei norite valdyti, kurioje jūsų organizacijos vartotojai gali patys kurti grupes žr.: Office 365 grupės kūrimo valdymas.

Tai tik keletas iš funkcijų, kurios padeda grupės efektyvesnis už paskirstymo grupės sprendimą.

Jūsų grupių administravimas

"Office 365" siūlo daug naudingų įrankių ir galimybės daugiau lengvai valdymo ir administravimo grupių. Daugiau informacijos apie kiekvieną iš šių išmokų, spustelėkite žemiau antraštės.

Laikyti savo katalogo kontroliuoti yra kiekvieno administratoriaus. Štai keli "Office 365" siūlo padėti, kad lengviau įrankiai:

  • Pavadinimų kūrimo strategijas – leidžia vardų suteikimo politika nustatote, kas yra, ir nėra priimtinas grupių pavadinimus. Kad neleidžia vartotojams suteikiant nešvankybės ar draudžiamų grupėms. Be to galite įgalinti įmonės standartinės priešdėliai arba plėtiniai grupės pavadinimai.

    Dinaminis narystė - dinaminių narystė leidžia nustatyti grupės narystės iš taisyklė, o prideda (arba pašalina) pagal metaduomenis (pvz., skyriaus arba vaidmuo) "active directory" savo grupės narius. Rasite naudojant atributus sukurti išplėstinės taisykles daugiau informacijos apie dinaminės narystė.

  • Paslėpti narystė – jei turite priežasties norite konfidencialia, pavyzdžiui, jei nariai studentų grupės narystę, galite paslėpti už šalių narystę.

  • Kūrimo teises - gali būti keletas žmonių jūsų organizacijos, kad nenorite, kad būtų galima kurti naujas grupes. Yra keli būdai, kaip valdyti kūrimo teises kataloge. Peržiūrėkite Office 365 grupės kūrimo valdymas.

  • Audito žurnalų - gali turėti daugiau pasitikėjimo leidžia vartotojams kurti grupes ir grupės narystės valdymas, nes "Office 365" grupes audito žurnalus leidžia sekti kas sukurti arba panaikinti konkrečiai grupei arba pakeitimų grupės narystę. Žr.: ieškos audito žurnalo "Office 365" saugos ir atitikties centre.

Pristatymo valdymas pateikiama keletas būdų, kaip valdyti, kaip pranešimai turėtų būti išsiųstas arba gautas iš grupės. Be to, yra įrankiai, kad galėtumėte stebėti šių laiškų srautą.

  • Jei norite siųsti kaip arba Siųsti vardu - šie parametrai nurodytą vartotojai gali siųsti laiškus, jei jų kilmė, arba vardu, yra.

  • Siuntėjo apribojimai – šie parametrai leidžia kontroliuoti, kas gali siųsti pranešimus grupei. Grupės gali būti sukonfigūruota leisti laišką iš išorinės šalys, bet norite apriboti, tik konkrečius už šalims.

  • Išorinis vartotojų palaikymas – pakviesti svečiai į savo grupę, galite juos įtraukti į elektroninio pašto pokalbių grupės. Žr.: Svečių prieigą prie "Office 365" grupių – administratorių žinynas.

  • Transportavimo taisyklės - transportavimo taisyklės darbo grupėms, kaip jie "Exchange" serverio. Taisykles galite ieškoti pranešimus, kurie atitinka konkrečius kriterijus, ir tada galite imtis veiksmų laiškus.

  • Informaciją apie laišką - informaciją apie laišką yra informacinis pranešimas, rodomas vartotojams, kai jie kuriamo pranešimo. Jie gali padėti sumažinti NDR įspėjimas vartotojo ar gali eiti už šalims arba viršyti pranešimą kvotų savo pranešimą.

  • Kelių tarpinių serverių adresus - grupės gali būti pseudonimus, taip pat, kaip veikia vartotojo pašto dėžutės. Papildomų tarpinių serverių adresai gali būti patogu priėmimo laiškus, siunčiamus tuos kiti pavadinimai arba, kad būtų lengviau pasiekti grupę, kurioje yra ilgas arba sunku rašybos pavadinimas. Žr.: kelių domeno palaikymas "Office 365" grupes – administratorių žinynas

  • Max siuntimo/gavimo dydžio - šios kvotos galite sumažinti problemų su grupe pernelyg didelis pranešimus gauna (arba siuntimą), kad būtų galima geriau valdyti saugojimo ir pralaidumo reikalavimus.

"Office 365" suteikia įrankiais, kaip valdyti, kokio tipo turinį, kad bendrinama jūsų grupei.

  • Naudojimo gairės – galėsite apibrėžti naudojimo gairės "Office 365" grupes, į vartotojus apie geriausią praktiką, kurie padeda išlaikyti jų grupės veiksmingas ir mokyti juos vidaus turinio politiką. Ieškokite pavyzdys: Naudojimo rekomendacijos "Microsoft" klientus ir partnerius.

  • Duomenų klasifikavimo - galėsite sukurti įprastiniai duomenų klasifikavimo sistemos Office 365 grupių, kurios leidžia atskirti grupės strategijos tipą (pvz., "neklasifikuoti", "įmonės konfidenciali" arba "visiškai slaptai"). Tokiu būdu savo grupių galite parodyti kitą turinį iš jūsų organizacijos politiką. Išplėstinė strategija leidžia jūsų organizacijos konfigūruoti pabaigos tašką, vadinamą kiekvieną kartą, kai grupės sukurtas arba pakeistas, ir tada galite įdiegti savo grupės kūrimo strategijas arba pakeisti.

Valdymo keitimas

Vartotojai kartais yra nepatogu su keisti, todėl svarbu bendrauti su jūsų siuntimo sąrašai esamą nariais, kad žinotų, ko tikėtis. Štai keletas informacijos turėtumėte įtraukti į šį pranešimą, kartu su keli atsakymai, kurie gali būti naudingi:

Kas yra grupės programoje "Outlook"?

"Office 365" programoje "Outlook" galima suskirstyti į vieną bendradarbiavimo komandos/grupėms, kurios norite bendrinti diskusijas, failus, kalendorių ir pastabų bendroji taip, kad būtų lengviau rasti sprendimą.  Tikriausiai vieno geriausiai funkcija yra, kad gauta grupės palaiko retrospektyvą, diskusijas, bus paprasta ieškoti ankstesnes diskusijas.

Kodėl mes kad šis pakeitimas?

Žmonės dažnai paprašė galimybę ieškoti mūsų atsiųstų, siekiant rasti informacijos, kad yra aprašytus anksčiau. Siuntimo sąrašo atnaujinimas grupei reiškia, kad žmonės neturi paklauskite ar atsakymas į tuos pačius klausimus vėl ir.

Nauja grupė, taip pat bus įtraukti kalendoriaus mūsų grupės įvykius, bendrai naudojamų failų bibliotekoje ir "OneNote" bloknotą, kur galite bendradarbiauti ir gauti informaciją ateičiai.

Ar reikia ką nors, kad prisijungti prie šios grupės, jei aš jau siuntimo sąrašo narys?

Ne, jei jūs jau buvo siuntimo sąrašo narys automatiškai būsite naujos grupės narys.

Kaip patekti į naują grupę programoje "Outlook"? Kaip naudoti "Outlook" žiniatinklyje?

Norėdami pasiekti naują grupę programoje "Outlook" tiesiog eikite į kategoriją grupės naršymo srities apačioje kairėje. Jei dažnai naudojate šią grupę naudokite įtrauksite juos į parankinius, dešiniuoju pelės klavišu ir pasirinkite Rodyti kaip Parankiniai.

Be to yra nemokama mobiliesiems klientams, "Office 365" grupių kiekvieno mobiliojo ryšio platformos ("iOS", "Android", ir kt.) kad galėtumėte lengvai pasiekti grupės keliaudami.

Negaliu aš dar tik laišką

taip, žinoma. Vienu el. pašto pseudonimą naudojote siuntimo sąrašo ar veiks gerai grupės programoje "Outlook".

Be to...

Nepamirškite pasakyti, kai šis pakeitimas vyksta ir tų, kurie turėtų susisiekti, jeigu jie dar labiau klausimus.

Perkelti savo siuntimo sąrašai

Pasiruošę naujinti siuntimo sąrašą į grupę? Peržiūrėkite perkelti siuntimo sąrašai į "Office 365" grupes – administratorių žinynas.

Kas toliau?

Atnaujinę paskirstymo grupę į "Office 365" grupę šiuo metu kelis vykdymo užduotis, galite padaryti, siekiant užtikrinti, kad jis vyktų sklandžiai.

  • Tolesni veiksmai su vartotojais - žymės su jais iš karto po to, kai versijos naujinimas bus baigtas, ir tada dar kartą po kelių dienų. Rodo, kad jūs klausotės ir reaguoja į visus klausimus, jie gali būti leis nuveikti labai daug siekiant juos patenkinti ir patogiai pakeisti.

  • Stebėti naudojimo ataskaitas - į "Office 365" administravimo portalas yra keletas geras pranešimus, kad galite parodyti, kiek vartotojų naudoja grupei, kaip dažnai ir ką jie naudoja funkcijas. Šias ataskaitas, gali padėti jums sukurti savo vėliavėle ir vartotojo mokymo, taip pat išryškinti ten, kur vartotojai gauna dauguma reikšmę iš naujos grupės. Žr.: "Office 365" administravimo centro veiklos ataskaitas.

  • Bendrinti savo patirtį - tegul kitos komandos įmonėje, kad atnaujinote jūsų siuntimo grupei ir kokių veiksmų paėmė, kad ji sėkmingai! Bendrinimo informacija gali padėti tiems komandos sekti savo pavyzdžiu ir turite sėkmingai atnaujinti savo.

Taip pat žr.

Turite klausimų apie "Office 365" grupes?

Apsilankykite "Microsoft" Office 365 grupių technologijos bendruomenės.

Mes pasiruošę išklausyti

Šis straipsnis paskutinį kartą buvo atnaujinta 2017 gegužės 24 dėl savo atsiliepimą. Jei nustatyta, kad ji vadovaujasi jums naudingos informacijos ir ypač, jei ne, spustelėkite toliau atsiliepimų ir palikite konstruktyvių pastabų, kad mes ir toliau ją pagerinti. ačiū!

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×