Ką IT administratoriai turėtų žinoti apie automatinį įrašymą

"Save Early, save dažnai" yra praeities dalykas. Dabar yra Automatinis įrašymas, kuris sutaupoma kas kelias sekundes, kad vartotojai jų neturėtų.

Automatinis įrašymas įgalintas, kai failas saugomas OneDrive, OneDrive for Business arba SharePoint Online. Taip automatiškai įrašomi jūsų vartotojų pokyčiai debesyje, nes jie veikia. O jei kiti žmonės dirba su tuo pačiu failu, Automatinis įrašymas leidžia jiems matyti pokyčius per kelias sekundes. Be automatinio įrašymo įgalintų vartotojų, kurie dirba su tuo pačiu dokumentu, tuo pačiu metu negalės matyti vieni kitų realiuoju laiku ir vietoj to jie matys naujinimus , kai pakeitimai bus atlikti kitiems.

Tačiau Automatinis įrašymas taip pat sukelia tam tikrų pasikeitimų, kaip jūsų vartotojai veiks su Office, todėl šiame straipsnyje aprašysime kai kuriuos sudėtingesnius scenarijus ir kaip sukonfigūruoti automatinio įrašymo parametrus. Rekomenduojame pranešti vartotojams apie šiuos pokyčius, kurie veikia kaip jie veikia "Office". 

Pastaba: Naudojant automatinį įrašymą nėra jokio poveikio sistemos našumui. Tačiau bus didesnis tinklo panaudojimas, nes keitimai bus nusiųsti, nes jie atliekami vietoj visų iš karto, kai vartotojai atliks pokyčius, kurie gali turėti įtakos žmonėms, turintiems ribotą pralaidumą arba didelės kainos duomenų naudojimą, pvz., mobiliojo interneto taško.

Darbo eigų keitimas

Automatinis įrašymas naudingas daugelyje scenarijų, tačiau yra keletas atvejų, kai vartotojams gali reikėti pakeisti jų įprastą darbą ir norime, kad jie būtų pasirengę jiems padėti. Kiekvienam scenarijui nusakėme, kas yra scenarijus, kas gali būti negerai, ir rekomendaciją, kaip ją išspręsti.

  • Pradedant nuo esamo failo, atliekant keitimus ir atliekant kopijos įrašymą naujame faile – visiems, kurie prasideda iš ankstesnio failo (pvz., paskutinio ketvirčio uždarbio ataskaita), redagavimus, o tada įrašyti kopiją, kad pradėtumėte šio ketvirčio uždarbio ataskaitą, bus pasikeitimai įrašomi abiejuose failuose, jei įjungtas automatinis įrašymas. Rekomenduojame, kad visi įrašys kopiją prieš atliekant bet kokius pokyčius ir netgi įtrauktų priminimą produkte, kai tai atsitiks. Jei vartotojas atlieka atsitiktinius pakitimus, jie turėtų naudoti funkciją versijų retrospektyva , kad atkurtumėte pirminį dokumentą. 

  • Atlikti "hipotetinę" arba "kas-jei" failo keitimą – bet kas, kas atidaro failą ir atlieka tam tikrą hipotetinę analizę (pvz., prognozuojamą rinkos pasikeitimų poveikį biudžetui), kurio noras uždaryti failą neįrašant bus netyčia įrašomi visi failo pasikeitimai, kai įjungtas automatinis įrašymas. Rekomenduojame išjungti automatinį įrašymą atliekant hipotetinę analizę ir tada vėl ją vėl įjungti, kai vartotojas bus paruoštas įrašyti dar kartą.

  • Ataskaitų sritys ir failų peržiūra su "Excel" rūšimis/filtrais – visi, kurie rūšiuoja arba filtruoja ataskaitų sritį, kai įjungtas automatinis įrašymas, turės įtakos visų kitų failų rodinyje. Jei failas turi būti ataskaitų sritis arba naudojamas kelių žmonių su rūšiais ir filtrais, šiame faile rekomenduojame nustatyti tik skaityti skirtą ypatybę naudodami failų > informaciją > apsaugoti darbaknygę > visada atidaryti tik skaityti, todėl ataskaitų srities stebėtojai neįrašys keisti, išskyrus atvejus, kai jie aiškiai pasirenka redaguoti failą.

  • Užbaigti arba paskelbti failai – visi, kurie netyčia redaguoja užbaigtą, publikuotas failas su automatinio įrašymo funkcija įrašys failo pakeitimus. Kai failas bus baigtas, rekomenduojame nustatyti, kad faile būtų skirta tik skaityti skirta ypatybė arba žymė kaip galutinė ypatybė, todėl netyčinio failo ir jo skaitytojų redagavimo negalima įrašyti.

Automatinio įrašymo parametrų konfigūravimas "Office"

Automatinį įrašymą galima konfigūruoti šiais būdais:

  • Failo savininkas gali nustatyti, kad jis visada atidarytų tik skaitymo funkciją, kad būtų išvengta netyčinio redagavimo. Tai galima padaryti nustatant, kad failas bus atidaromas tik skaityti rekomenduojamas (failų > informacija >apsaugoti dokumentą/ darbaknygę/ pateiktį >visada atidaryti tik skaityti) arba naudojant failą leisti kitiems redaguoti (failų > bendrinti > žmonės su saitu gali redaguoti ir panaikinkite žymę žymės langelyje Leisti redagavimą ).

    Meniu apsaugoti pateiktį su parinktimi visada atidaryti tik skaityti
  • Vartotojas gali išjungti failo automatinį įrašymą, kai jis atidaromas spustelėjus automatinio įrašymo jungiklį. Tai išjungia šio vartotojo dabartinio dokumento automatinį įrašymą. Kai kitą kartą tas pats vartotojas atidaro dokumentą, Automatinis įrašymas bus išjungtas. Jei jie atidaro kitą dokumentą, automatinio įrašymo funkcija neturės įtakos jų pasirinkimui kitame dokumente.

    Automatinio įrašymo jungiklis programoje "Excel"
  • Vartotojas gali nustatyti, kad automatinio įrašymo funkcija būtų išjungta pagal numatytuosius ir tame įrenginyje esančius failus (Word, Excel, PowerPoint ). 

    Numatytojo automatinio įrašymo įjungimas programoje "Word"

    Pastaba: Vartotojas vis tiek gali nustatyti automatinį įrašymą, kad būtų įjungta atskiriems failams, naudodami automatinį įrašymo jungiklį, aprašytą aukščiau.

  • Jūs, administratorius, galite nustatyti, kad Automatinis įrašymas būtų išjungtas pagal numatytuosius pagal numatytuosius programos failus (Word, Excel, PowerPoint ), naudojant grupės strategiją.

Pastaba: Vartotojas vis dar gali nustatyti, kad pagal numatytuosius parametrus programa arba atskiri failai būtų automatiškai įrašomi pagal numatytuosius parametrus.

Automatinio įrašymo grupės strategijos parametrai

Mes pakeitume "Don ' t automatiškai įrašyti failusExcel /PowerPoint /Word " grupės strategijos parametrą su naujuoju "Automatinis įrašymas išjungtas pagal numatytuosius parametrus Excel /PowerPoint /Word " grupės strategijos parametruose.

Jei savo organizacijoje naudojate grupės strategiją, Norėdami išjungti automatinį įrašymą pagal numatytuosius parametrus, galite naudoti strategijos parametrą. Excel,PowerPoint irWord yra atskiri strategijos parametrai.

Pvz., Word strategijos parametras pavadintas "įjungti automatinį įrašymą pagal numatytuosius parametrus programoje" Word "ir jį galima rasti strategijos kelyje" Microsoft Office 2016 \ AutoSave ".

Norėdami naudoti šiuos strategijos parametrus, įsitikinkite, kad atsisiuntėte naujausius administravimo šablono failus (ADMX/ADML) iš "Microsoft" atsisiuntimo centro.

Darbas su vietiniais failais

Automatinis įrašymas negalimas dirbant su vietiniais failais. Senas automatinio atkūrimo veiksmas vis dar galima periodiškai įrašyti pakeistų failų kopijas, kad būtų lengviau minimizuoti duomenis, jei įvyko netikėtas scenarijus, pvz., sugenda.

Tačiau rekomenduojame IT administratoriams paraginti vartotojus įrašyti savo failus į OneDrive, OneDrive for Business arba SharePoint Online, kad įgalintumėte automatinį įrašymą ir išvengtumėte duomenų praradimo. Galite skatinti priimti OneDrive, OneDrive for Business arba SharePoint Online naudojant vartotojų švietimą ir taip pat diegti žinomą aplanką perkelti, kuris automatiškai sinchronizuos pagrindinius aplankus į debesį. Tai leidžia pasiekti failus bet kurioje vietoje ir Nesirūpinkite prarasti svarbius duomenis.

Taip pat žiūrėkite

Kas yra automatinis įrašymas?

Padėkite apsaugoti galutinę failo versiją nuo pakeitimų

Ankstesnių „Office“ failų versijų peržiūra

Failų apsauga sugedus su automatinio atkūrimo atveju

Paskutinį kartą atnaujinta 2019 birželio 4 d.

Pastaba:  Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Prašome mus informuoti, ar radote reikiamos informacijos. Čia yra straipsnis anglų kalba, kuriuo galite pasinaudoti kaip nuoroda.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×