Interaktyviosios ataskaitų sritys naudojant „PowerPoint“ ir „Excel“

Svarbu :  Šis straipsnis išverstas naudojant mašininį vertimą, žr. atsakomybės atsisakymą. Su šio straipsnio versija anglų kalba galite susipažinti čia .

Stilingos ir funkcionalios verslo įžvalgos

Glenna Shaw, "PowerPoint" MVP

Kas yra interaktyviosios ataskaitų sritys ir kaip jas panaudoti pristatant svarbią informaciją? Šiame straipsnyje aptariama, kaip kurti ir naudoti interaktyviąsias ataskaitų sritis ir pateikiami saitai į pavyzdžių failus ir pateiktis.

Šiame straipsnyje

Įvadas į ataskaitų sritis

Ataskaitų srities fonas

Ataskaitų srities elementai

Interaktyviosios ataskaitų sritys

Ataskaitų srities bendrinimas

Sudarymo

Įvadas į ataskaitų sritis

Verslo įžvalgos šiandienos pasaulyje yra ypač paklausios, o ataskaitų sritys yra vienas dažniausiai naudojamų šios informacijos pateikimo būdų.

Kas būtent ataskaitų sritis? Mano Parankiniai reikšmė yra Stephen kelias, "ataskaitų sritis yra vaizdo rodymo svarbiausių informacijos, reikalingos vieną ar daugiau tikslų kuris tinka tik vieną kompiuterio ekrane, kad jį būtų galima stebėti iš pirmo žvilgsnio." Tai primena temą, norėčiau dar kartą išgirsti seanso vadovauti iš David Paradi "PowerPoint" Live konferencijoje apie naudojimą, GAR principas (trumpai apie Absorb ir grįžti.). Rick Altman, The pateikčių susitikimas rengėjas mielai pritaria leisti naudoti duomenis iš savo konferencijoje kurti ataskaitų srities pavyzdyje pateiktą naudojami šiame straipsnyje. Atkreipkite dėmesį, kad aš naudojamas pseudonimus temos ir pranešėjai apsaugoti slaptą verslo informaciją ir pranešėjo privatumo.

SharePoint ir "Excel" yra dažniausiai naudojamų "Microsoft" aplinkų kūrimo ataskaitų sritis (ieškokite "Microsoft" žinyno straipsnyje: Įvadas į "verslo įžvalgų funkcijų"). Nors dažnai pamiršti, "PowerPoint" kartu su "Excel" siūlo elegantiškas ir praktiškas ataskaitų sričių kūrimas yra paprasta sprendimas. Be to, "PowerPoint" siūlo elemento interaktyvumo nėra kitose programose.

Kuriant bet kokias ataskaitų sritis, pirmoji nerašyta taisyklė yra ta, kad svarbiausia – duomenys. Prikimšus ekraną visokiausių nereikalingų komponentų tik atitraukiamas dėmesys nuo informacijos, todėl geriausia vadovautis KISS principu (angl. Keep It Simple Stupid – daryti viską kuo paprasčiau). Ataskaitų sritis turėtų būti taip subalansuota, kad būtų pakankamai patraukli ir išlaikytų auditorijos dėmesį, bet netaptų pernelyg stilizuota ir neužgožtų pateikiamos informacijos. Pasiteisinusi praktika – vengti trimačių diagramų, o jei informacija aiškiau suvokiama kaip lentelė, ją ir pateikti kaip lentelę, o ne kaip diagramą. „Excel“ yra puiki sąlyginio formatavimo funkcija, kuri leidžia pasinaudoti abiem pranašumais: lentelėje pateikti grafinį rodinį.

Ataskaitų srities fonas

Pirmiausia reikėtų sukurti foną, kuriame bus pateikiami ataskaitų srities elementai. Aš pasirinkau pilką figūrą tamsiai mėlyname fone. Be to, figūrai pritaikiau šešėlio viduje centre efektą. Taip ataskaitų srities elementai atrodys tarsi apšviesti iš šono. Taip žvilgsnį patrauks būtent figūros vidus ir dėmesys nuo skaidrės bus perkeltas į ataskaitų srities elementus.

Interaktyvioji ataskaitų sritis

Ataskaitų srities elementai

Sukūrę foną, turėsite nuspręsti, ką ketinate įtraukti į ataskaitų srities elementus. Turėkite omenyje, kad ataskaitų srities turėtų būti rodomas duomenų, kurie atitinka vieną ar daugiau verslo tikslus. Mano pavyzdžiui, aš pasirinko Rodyti išlaidas, lankomumo, temų ir The pateikčių susitikimas garsiakalbiai palyginimas. Kai jau žinote savo pagrindinių tikslų galite eksperimentuoti su elementais, tinkamiausią informaciją auditorijos suprantama formatu. Aš pasirinko laikytis paprastas lenteles ir diagramas ir pasinaudoti programos "Excel' sąlyginio formatavimo mano lenteles.

Lentelė ataskaitų srityje

Šioje lentelėje rodomi dažnių sesijų grafiškai ir vertinimų sesijų ir garsiakalbiai su indikatorius. Aš nusprendė naudoti numatytuosius parametrus sąlyginio formatavimo rodiklių laisvai remiantis varpo formos kreivę. Naudodami "Excel" funkcijas, galite Rodyti savo informaciją, naudodami sudėtingas statistinės analizės (Peržiūrėti "Microsoft" žinyno ir patarimų straipsnyje), bet visada turėtų patraukti auditorijos omeny. Ataskaitų srities elementas neturi prasmės, jei jūsų auditorija suprasti.

Kai jūs nusprendėte, kokius elementus naudosite, turite juos sugrupuoti, kad išryškėtų jų tarpusavio ryšiai. Yra keli būdai, kaip tai atlikti. Šiame pavyzdyje pasirinkau spalvas, atstumo tarp elementų ir apibraukimo efektus. Elementai grupuojami išdėstant juos šalia vienas kito, naudojant tą pačią spalvą diagramose ir apibraukiami spalvotu kontūru. Išlaidos apibrauktos mėlyna, lankytojai – žalia, temos – violetine, pranešėjai – oranžine temas, specializuotos temos, lyginant su bendromis, apibrauktos žalsvai melsva spalva. Atkreipkite dėmesį, kad nenaudoju raudonos ir žalios spalvos. Reikšminga gyventojų dalis neskiria raudonos ir žalios spalvos, t. y. nepastebi skirtumų tarp jų.

Galiausiai reikėtų įsitikinti, kad ataskaitų srities tekstą lengva skaityti. Ataskaitų sritys paprastai peržiūrimos kompiuterio ekrane, todėl atsiranda daugiau lankstumo nei naudojant įprastas projektuojamas skaidres, bet vis dėlto tai gali būti nelengva. Klaidų ir bandymų metodu, naudodami juostelės mygtukus Didinti šriftą /Mažinti šriftą, šią problemą galite išspręsti.

„Excel“ šriftų grupė

Interaktyviosios ataskaitų sritys

Viena iš naudingiausių „PowerPoint“ galimybių – interaktyvumo funkcijas įtraukti labai lengva ir tam nereikia jokio sudėtingo programavimo. Ataskaitų srities interaktyviosios funkcijos gali būti kietas riešutėlis. Paprastai interaktyvumas įtraukiamas kaip detalizavimo galimybė, leidžianti auditorijai pamatyti išsamesnę informaciją apie tam tikrą elementą. Neigiamas aspektas yra tai, kad pereinant iš vieno lango į kitą gerokai pasunkėja informacijos suvokimas. Auditorijai dažnai teks paėjus į priekį vėl grįžti atgal. „PowerPoint“ suteikia unikalią galimybę įveikti šį apribojimą, kurį pavadinčiau „judančia ataskaitų sritimi“.

Mano pavyzdys aš sukūriau mygtukus leisti dešiniuoju pelės mygtuku, norėdami Rodyti tą pačią informaciją atskirų metų ataskaitų detalizavimo ekrano viršuje. Šie mygtukai nuorodą į atskirą skaidrę atitinkamų metų išsamią informaciją. Aš pritaikėte nurodyti yra nebuvo paspaudus kokį mygtuką Šešėlio efektą. Taip pat galite susieti tiesiogiai iš ataskaitų srities elementai (t. Spustelėkite diagramą, kad būtų rodoma daugiau išsamios informacijos.) Daugiau informacijos apie "PowerPoint" interaktyvumo ieškokite mano mokymas apie Dinaminių "PowerPoint".

Interaktyvioji ataskaitų sritis

Aš labai sąmoningai kiekvienų metų skaidrėje pateikiu lygiai tuos pačius duomenis, o diagramos specialiai turi lygiai tokias pačias ašis. Auditorija dabar gali detalizuoti ir rasti konkrečią informaciją apie kiekvienus metus. Tačiau tai nėra geriausia dalis. Sutelkę dėmesį į atskirą elementą metų skaidrių elementą, žiūrintieji gali šiose skaidrėse paeiti pirmyn ir grįžti atgal (naudodami ataskaitų srities mygtukus, rodyklių klavišus, klavišus puslapiu aukštyn/puslapiu žemyn arba slinkties mygtuką) ir stebėti metinius to elemento pokyčius. Diagramos išties pradeda judėti.

Diagramų palyginimas

Tai yra unikali „PowerPoint“ ypatybė, padedanti išspręsti problemas, kurių gali kilti bandant suvokti per kelias skaidres ar langus išsimėčiusią informaciją. Jei pasirenkate naudoti šį metodą, įsitikinkite, kad tuos pačius elementus padedate į tą pačią skaidrės vietą, o diagramų ašys visose skaidrėse yra tokios pat. Taip užtikrinta, kad lyginami panašūs duomenys, nes kitaip rezultatai gali būti klaidinantys.

Ataskaitų srities bendrinimas

Baigus savo ataskaitų sritis, įrašykite jį kaip į "PowerPoint" demonstravimas (*.ppsx.) Automatiškai bus atidarytas ataskaitų sritis, kai spusteli auditorijai. Galite įrašyti failą į bendrinamą tinklo diską arba išsiųskite laišką. Jei ketinate perkelti savo ataskaitų internete, jis negauna daug geriau nei naujas Office Online. Ši funkcija yra įtaisytos įrašyti ir siųsti parinktys programoje "PowerPoint 2010", bet jei vis dar naudojate "PowerPoint" 2007 visus reikia "Windows Live" abonementą. "Windows Live" abonemento gausite prieigą prie OneDrive ten, kur galite skelbti ir bendrinti dokumentus.

Išvados

Bet kurį ataskaitų srities tik verta informacijos, kurią galima gauti, todėl ką padarė Rick ataskaitų srities pasakykite reikšmę? Mielai skydelis rodo, kad The pateikčių susitikimas yra sveikas konferencijos, metinis ir aukšto lygio klientų pasitenkinimą mažai. Kaip avid dalyviai ir remia konferencijos, tai buvo be netikėtumų man, bet buvo labai teikti ataskaitų sritis, kurios rodo, ką jau intuityviai žinojo dešiniuoju pelės mygtuku.

Glenna Shaw nuotrauka

Glenna Shaw yra į labiausiai reikšmių Professional (MVP), "PowerPoint" ir Glenna Shaw Visual ryšių ir Visualology interneto dienoraščio savininkas. Ji yra prieinama Information Technology, grafinis dizainas ir Professional techninis rašymas.

Pastaba : Mašininio vertimo atsakomybės atsisakymas: Šis straipsnis išverstas naudojant kompiuterinę sistemą be žmogaus įsikišimo. „Microsoft“ pateikia šiuos mašininius vertimus norėdama padėti anglų kalbos nesuprantantiems vartotojams perskaityti turinį apie „Microsoft“ produktus, paslaugas ir technologijas. Šis straipsnis išverstas mašininio vertimo būdu, todėl jame gali būti žodyno, sintaksės ar gramatikos klaidų.

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×