Informacijos valdymo strategijų kūrimas ir taikymas

Pastaba:  Norėtume jums kuo greičiau pateikti naujausią žinyno turinį jūsų kalba. Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Gal galite šio puslapio apačioje mums pranešti, ar informacija buvo naudinga? Čia yra straipsnis anglų kalba , kuriuo galite pasinaudoti kaip patogia nuoroda.

Informacijos tvarkymo strategijų įgalinti organizacijoje kontroliuoti išlaikyti turinį, norite patikrinti, ką žmonės daro su turiniu, ir brūkšninių kodų įtraukimas arba etiketes ir dokumentus. Strategiją gali padėti, susijusius su teisinių ir vyriausybinių reglamentų arba vidaus verslo procesus. Jei esate administratorius, galite nustatyti, kad strategiją galite kontroliuoti, kaip stebėti dokumentai ir kaip ilgai saugoti dokumentus.

Galite sukurti informacijos tvarkymo strategiją galima tris skirtingose vietose svetainių hierarchiją, iš su kuo iki siauriausio į:

  • Sukurti strategiją naudoti kelių turinio tipų svetainių rinkinyje.

  • Svetainės turinio tipo strategijos kūrimas.

  • Sąrašo arba bibliotekos strategijos kūrimas.

Daugiau informacijos ieškokite informacijos tvarkymo strategijų Įvadas.

Kelių turinio tipų svetainių rinkinyje strategijos kūrimas

Siekiant užtikrinti, kad visi dokumentai tam tikro tipo svetainių rinkinyje taikoma į informacijos strategiją, galite sukurti strategiją svetainių rinkinio lygiu ir vėliau taikyti strategiją į turinio tipus. Tai yra nurodomos kaip svetainių rinkinio strategijos.

  1. Svetainių rinkinio pagrindiniame puslapyje > Pavadinimo juostoje esantis mygtukas „SharePoint 2016“ parametrai. Parametrai> Svetainės parametrai.

    SharePoint grupės prisijungę svetainėje, spustelėkite Parametrai, spustelėkite Svetainės turinys, ir tada spustelėkite Svetainės parametrai.

  2. Puslapio svetainės parametrai dalyje Svetainių rinkinio administravimas > Turinio tipo šablonai.
    Turinio tipo strategijos šablono saitas puslapyje Svetainės parametrai

  3. Puslapyje strategijos > kurti.

  4. Įveskite pavadinimą ir aprašą strategijos ir parašykite trumpą strategijos nuostatą, paaiškinantį vartotojams, Kam reikalinga strategija.

  5. Ieškokite kitame skyriuje sukurti svetainės turinio tipą, kad sužinotumėte, kaip nustatyti, kad norite susieti su strategijos priemonės strategijas.

  6. Pasirinkite Gerai.

Svetainės turinio tipo strategijos kūrimas

Informacijos tvarkymo strategijos pridėjimas prie turinio tipo leidžia lengvai susieti strategijos priemonių su kelis sąrašus ar bibliotekas. Galite įtraukti į esamus informacijos tvarkymo strategiją į turinio tipą arba sukurti unikalų strategijos konkrečius atskirus turinio tipą.

Taip pat galite įtraukti į informacijos tvarkymo strategiją į turinio tipą, kuris yra būdingas sąrašuose. Tai galioja taikyti strategiją tik to sąrašo elementų, kurie naudoja turinio tipo.

  1. Svetainių rinkinio pagrindiniame puslapyje > Pavadinimo juostoje esantis mygtukas „SharePoint 2016“ parametrai. Parametrai> Svetainės parametrai.

    SharePoint grupės prisijungę svetainėje, spustelėkite Parametrai, spustelėkite Svetainės turinys, ir tada spustelėkite Svetainės parametrai.

  2. Puslapio svetainės parametrai dalyje Žiniatinklio dizainerio galerijos > svetainės turinio tipai.
    Svetainės turinio tipų saitas svetainės parametrų puslapyje

  3. Puslapyje svetainės turinio tipo parametrai pasirinkite turinio tipą, kurį norite įtraukti į strategiją.

  4. Svetainės turinio tipo puslapyje, dalyje Parametrai > informacijos tvarkymo strategijos parametrai.

  5. Puslapio redaguoti strategiją, įveskite pavadinimą ir aprašą strategijos ir parašykite trumpą aprašą, paaiškinantį vartotojams, Kam reikalinga strategija.

  6. Tolesniuose skyriuose, pasirinkite atskirus strategijos priemonės, kurį norite įtraukti į savo informacijos tvarkymo strategiją.
    Turinio strategijos tipai

  7. Norėdami nurodyti dokumentų ir elementų, esančių šios strategijos saugojimo laikotarpis, pasirinkite Įgalinti saugojimoir nurodykite saugojimo laikotarpis ir veiksmai, kurių norite atsiranda, kai baigiasi elementus.

    Norėdami nurodyti saugojimo laikotarpis

1.

Pasirinkite įtraukti saugojimo etapo įrašų...

2.

Pasirinkite saugojimo laikotarpio parametrą, Norėdami nurodyti, kai baigiasi nustatyti dokumentų ar elementų. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

  • Norėdami nustatyti galiojimo pabaigos datą, pagal datą ypatybė, pagal įvykio > šiame etape priklauso nuo datos ypatybę elementą, ir tada pasirinkite dokumento ar elemento veiksmą (pvz., sukurtą ar modifikuotą) ir laiką po šio veiksmo (skirta pvz., dienų, mėnesių ir metų skaičių) norimą elementą, kad baigtųsi.

  • Norėdami naudoti pasirinktinę išsaugojimo formulę nustatyti galiojimo pabaigos, pasirinkite nustatyti pasirinktines saugojimo formulę, įdiegta šiame serveryje.

Pastaba: Ši parinktis galima tik jei pasirinktinė formulė yra nustatytas jūsų administratorius.

3.

Parinkties pradėti darbo eigą galima naudoti tik tada, jei jūs nustatyti strategiją, sąrašą, biblioteką arba turinio tipą, kuriame jau yra susietas su darbo eigos. Tada jums bus suteikta darbo eigų pasirinkimas pasirinkite.

4.

Dalyje pasikartojimas , pasirinkite pakartoti šiame etape veiksmą... ir kaip dažnai norite vėl veiksmą.

Pastaba: Ši parinktis galima tik, jei pasirinkote veiksmą galima pakartoti. Pavyzdžiui, negalite nustatyti kartojimo veiksmo Visam laikui panaikinti.

5.

Pasirinko gerai.

  1. Norėdami įgalinti audito dokumentų ar elementų, esančių šią politiką, pasirinkite Įgalinti tikrinimas, ir nurodykite norimus tikrinti įvykius.

    Norėdami įgalinti tikrinimas

1.

Puslapyje redaguoti strategiją puslapyje dalyje Auditas > įgalinti audito , ir tada pažymėkite žymės langelius šalia įvykius norite išsaugoti, audito seka jį

2.

Kad vartotojai būtų paraginti įterpti brūkšninius kodus į dokumentus, pasirinkite Paraginti vartotojus įterpti brūkšninį kodą prieš įrašydami ar spausdindami .

3.

Pasirinkite gerai audito priemonės taikyti strategiją.

Audito strategijos priemonės leidžia organizacijoms kurti ir analizuoti dokumentų ir sąrašo elementų, pvz., užduočių sąrašus, problemų sąrašus, diskusijų grupes ir kalendorius. Ši strategijos priemonė pateikia tikrinimo žurnalą, kuris įrašo įvykius, pvz., kai turinys yra peržiūrėti, redaguoti ar panaikinti.

Įgalinus tikrinimą kaip informacijos tvarkymo strategijos dalį, administratoriai gali peržiūrėti tikrinimo duomenis strategijos naudojimo ataskaitose, esančiose Microsoft Excel, kurios susumuoja dabartinį naudojimą. Administratoriai gali naudoti šias ataskaitas, Norėdami nustatyti, kaip informacija yra naudojama organizacijoje. Šias ataskaitas, taip pat gali padėti organizacijoms, tikrinimas ir jų reguliuojamosios atitikties dokumentas arba tikrinti galimas problemas.

Audito žurnalo įrašo šią informaciją: įvykio pavadinimą, datą ir laiką įvykį ir sistemos pavadinimas, kuris atliekamas veiksmas.

  1. Įgalinus brūkšninius kodus kaip strategijos dalis, jie pridedami prie dokumento ypatybių ir rodomi antraštės sritį, dokumento, prie kurio yra taikomi. Pvz., etikečių, brūkšniniai kodai taip pat rankiniu būdu pašalinta iš dokumento. Galite nurodyti, ar vartotojai bus raginami įtraukti brūkšninius kodus spausdindami ar įrašydami elementą arba jei brūkšninį kodą turėtų būti įtraukti rankiniu būdu naudodami skirtuką Įterpti 2010 Office leidimų programas.

    Norėdami įgalinti brūkšninius kodus

1.

Puslapio redaguoti strategiją pagal Brūkšniniai kodai> Įgalinti brūkšninius kodus.

2.

Kad vartotojai būtų įtraukti brūkšninius kodus į dokumentus, pasirinkite paraginti vartotojus įterpti brūkšninį kodą prieš įrašant ar spausdinant.

3.

Pasirinkite gerai ir pritaikykite funkciją brūkšninio kodo strategijos.

Brūkšninių kodų strategija generuoja kodą 39 standartinės brūkšninius kodus. Kiekvieną brūkšninį kodą apačioje yra tekstas, nurodantis brūkšninio kodo reikšmę brūkšninio kodo simbolis. Tai leidžia brūkšninio kodo duomenis, kuriuos galima naudoti net tada, kai nuskaityti aparatūros nėra. Vartotojai, galite rankiniu būdu įvesti brūkšninis kodas į lauką ieška, Norėdami rasti elementą svetainėje.

  1. Reikalauti, kad dokumentus, kurie turi atitikti šį turi etiketes, pasirinkite Etikečių įgalinimasir nurodykite, kurį norite naudoti etikečių parametrus.

    Norėdami įgalinti Žymos

1.

Kad vartotojai privalėtų Žymos įtraukimas į dokumentą, pasirinkite paraginti vartotojus įterpti etiketę prieš įrašant ar spausdinant.

Pastaba: Jei norite, kad etiketės būtų pasirinktinės, o ne pažymėkite šį žymės langelį.

2.

Norėdami užblokuoti etiketę, kad negalima keisti, kai ji buvo įtraukta, pasirinkite neleisti keisti pridėtų etikečių.

Šis parametras neleidžia etiketės tekstas atnaujinti kai etiketės buvo įtrauktas į elementą kliento taikomąją programą, pvz., Word, "Excel" arba "PowerPoint". Jei norite, kad etiketės atnaujinami atnaujinus šio dokumento ar elemento ypatybes, ne pažymėkite šį žymės langelį.

3.

Lauke etiketės formatas įveskite tekstą etiketės, kaip jis turėtų būti rodomi. Etiketėse gali būti iki 10 stulpelių nuorodas, kurios gali būti iki 255 simbolių. Norėdami sukurti etiketės formatą, atlikite šiuos veiksmus:

Įveskite stulpelius, kuriuos norite įtraukti į etiketę, kurioje norite, kad jie būtų rodomi tvarka, pavadinimus. Įtraukti stulpelių pavadinimus Manual ({}), kaip parodyta pateiktame pavyzdyje puslapio redaguoti strategiją.

Įveskite ieškotinus žodžius nurodyti stulpelių už skliaustų, kaip parodyta pateiktame pavyzdyje puslapio redaguoti strategiją.

4.

Norėdami įtraukti eilutės lūžį, įveskite \n ten, kur norite, kad būtų rodomas eilutės lūžį.

5.

Pasirinkite šrifto dydį ir stilių, ir nurodyti, ar norite, kad etiketė: kairėje, centre arba dešinėje dokumento viduje.

Pažymėkite šriftą ir stilių, kurie yra vartotojų kompiuteriuose. Šrifto dydis turi įtakos, kiek teksto gali būti rodomos etiketės.

6.

Įveskite aukštis ir plotis etiketės. Etiketės aukštis gali būti nuo 25 colių iki 20 colių ir etiketės plotis gali būti nuo 25 colių iki 20 colių. Etiketės tekstas visada vertikaliai centruotas paveikslėlyje.

7.

Pasirinkite atnaujinti , Norėdami peržiūrėti etiketės turinį.

  1. Pasirinkite Gerai.

Sąrašo, bibliotekos arba aplanko (buvimo išsaugojimo) strategijos kūrimas

Galite nustatyti saugojimo strategiją, kuriai taikomas tik konkretų sąrašą, biblioteką ar aplanką. Tačiau, jei kuriate saugojimo strategijos tokiu būdu, negalima pakartotinai naudoti šią politiką kitus sąrašus, bibliotekas, aplankų ar svetainių ir svetainių rinkinio strategijos negalite taikyti vietą pagal strategijos.

Jei norite vieną saugojimo strategijos taikymas visų tipų turinio vienoje vietoje, greičiausiai norėsite naudoti saugojimo vietos nustatymo. Daugeliu atvejų, kurį norite patikrinti, kad saugojimo strategijos yra visuose turinio tipuose.

Kiekvieno poaplankio perima išsaugojimo ir jo pirminio turinio, nebent jūs norėsite nutraukti paveldėjimą ir nustatyti naują saugojimo strategiją į antrinio lygio.

Jei norite nustatyti informacijos tvarkymo strategiją, išskyrus saugojimo į sąrašą arba biblioteką, jums reikia apibrėžti kiekvieno atskiro sąrašo turinio tipo, susieto su tame sąraše ar bibliotekoje informacijos tvarkymo strategiją.

Jei bet kuriuo metu perjungti į buvimo strategijų sąrašo arba bibliotekos turinio tipą, saugojimo strategijos bus naudojama kaip buvimo strategiją. Visi kiti tvarkymo strategijas (auditams, brūkšninių kodų ir brūkšninių kodų) bus perimti iš susieto turinio tipus.

Vietą pagal strategijos gali būti išjungta svetainių rinkinio išjungdami biblioteka ir aplanku pagrįsta saugojimo funkcija. Tai leidžia svetainių rinkinio administratorių ir įsitikinkite, kad jų turinio tipo strategijos ne perrašyti į sąrašą administratoriaus vietą pagal strategijos.

Reikia bent sąrašų tvarkymo teises norite pakeisti sąrašo ar bibliotekos informacijos tvarkymo strategijos parametrai.

  1. Eikite į sąrašą ar biblioteką, kurios norite nurodyti informacijos tvarkymo strategiją.

  2. Juostelėje pasirinkite skirtuką sąrašas arba biblioteka > Sąrašo parametraiarba Bibliotekos parametrai .

    "SharePoint Online", spustelėkite Parametrai ir spustelėkite sąrašo parametrai arba bibliotekos parametrai.

  3. Dalyje teisės ir valdymas> informacijos tvarkymo strategijos parametrai.
    Informacijos tvarkymo strategijos saitas dokumentų bibliotekos parametrų puslapyje

  4. Informacijos tvarkymo strategijos parametrai puslapyje, įsitikinkite, kad sąrašo arba bibliotekos saugojimo šaltinis yra lygi bibliotekos ir aplankai.

    Jei Turinio tipo rodomas kaip šaltinį, spustelėkite Keisti šaltinį, ir spustelėkite bibliotekos ir aplankai. Jus įspėjo, kad turinio tipo saugojimo strategijos bus nepaisoma. Pasirinkite gerai.

  5. Puslapyje strategijos redagavimas dalyje Bibliotekos pagal saugojimo grafikas, įveskite trumpą kuriamos strategijos aprašą.

  6. Pasirinkite įtraukti saugojimo scenos...

    Atkreipkite dėmesį, kad įrašai, galite pasirinkti kitą saugojimo strategijų įrašus pasirinkdami apibrėžti skirtingų saugojimo etapai, įrašų parinktis nustatyti.

  7. Etapo ypatybių dialogo lange pasirinkite saugojimo laikotarpio parametrą, Norėdami nurodyti, kada dokumentų ar elementų nustatyti galiojimo laiko. Atlikite vieną iš šių veiksmų:

    • Norėdami nustatyti galiojimo pabaigos datą, pagal datą ypatybė, pagal įvykio > šiame etape priklauso nuo datos ypatybę elementą, ir tada pasirinkite dokumento ar elemento veiksmą (pvz., sukurtą ar modifikuotą) ir laiką po šio veiksmo (skirta pvz., dienų, mėnesių ir metų skaičių) norimą elementą, kad baigtųsi.

    • Norėdami naudoti pasirinktinę išsaugojimo formulę nustatyti galiojimo pabaigos, pasirinkite nustatyti pasirinktines saugojimo formulę, įdiegta šiame serveryje.

      Pastaba: Ši parinktis galima tik jei pasirinktinė formulė yra nustatytas jūsų administratorius.

    • Dalyje veiksmų, nurodykite, kas nutiks, kai baigiasi dokumentą arba elementą. Norėdami įjungti tam tikras veiksmas atsitiktinai dokumentą arba elementą (pvz., naikinimas), pasirinkite veiksmą iš sąrašo.

  8. Parinkties pradėti darbo eigą galima naudoti tik tada, jei jūs nustatyti strategiją, sąrašą, biblioteką arba turinio tipą, kuriame jau yra susietas su darbo eigos. Tada jums bus suteikta darbo eigų pasirinkimas pasirinkite.

  9. Dalyje pasikartojimas, pasirinkite pakartoti šiame etape veiksmą... ir kaip dažnai norite vėl veiksmą.

    Pastaba: Ši parinktis galima tik, jei pasirinkote veiksmą galima pakartoti. Pavyzdžiui, negalite nustatyti kartojimo veiksmo Visam laikui panaikinti.

  10. Pasirinkite Gerai.

Svetainių rinkinio strategijos taikymas turinio tipą

Jei informacijos tvarkymo strategijos jau buvo sukurta svetainės kaip svetainių rinkinio strategijos, galite taikyti vieną iš strategijas į turinio tipą. Tokiu būdu, galite taikyti pačios strategijos kelių turinio tipų svetainių rinkinyje, o ne bendrai pirminio turinio tipo.

Jei norite taikyti strategijas kelių turinio tipų svetainių rinkinyje, ir yra Valdomų metaduomenų tarnybos sukonfigūruotas, galite naudoti turinio tipo publikavimo publikuoti informacijos valdymo politikos kelių svetainių rinkiniams. Skyriuje taikyti strategiją į turinio tipus visuose svetainių rinkiniuose daugiau informacijos.

  1. Eikite į sąrašą arba biblioteką, kurioje yra turinio tipas, į kurį norite taikyti strategiją.

  2. Juostelėje pasirinkite skirtuką sąrašas arba biblioteka > Sąrašo parametraiarba Bibliotekos parametrai .

    "SharePoint Online", spustelėkite Parametrai ir spustelėkite sąrašo parametrai arba bibliotekos parametrai.

  3. Dalyje teisės ir valdymas > informacijos tvarkymo strategijos parametrai.
    Informacijos tvarkymo strategijos saitas dokumentų bibliotekos parametrų puslapyje

  4. Patikrinkite, ar, strategijos šaltinio nustatyta į Turinio tipusir pagal Turinio tipo strategijos pasirinkite turinio tipą, kurį norite taikyti strategiją.

  5. Dalyje nurodyti strategija > naudoti svetainių rinkinio strategijos, o tada pasirinkite strategiją, kurią norite taikyti iš sąrašo.

    Pastaba: Jei parinktis naudoti svetainių rinkinio strategijos nėra, nėra svetainių rinkinio politikos nenustatyti svetainių rinkinio.

  6. Pasirinkite Gerai.

    Jei sąraše arba bibliotekoje, su kuria dirbate palaiko kelių turinio tipų valdymas, dalyje Turinio tipai galite pasirinkti turinio tipą, kurį norite nurodyti informacijos tvarkymo strategiją. Taip pereisite tiesiai į virš 5 veiksmą.

Taikyti strategiją visuose svetainių rinkiniuose

Bendrinti turinio tipų visuose svetainių rinkiniuose naudodami valdomųjų metaduomenų paslaugų programą, nustatyti, kad turinio tipo publikavimas. Turinio tipo publikavimo padeda tvarkyti turinį ir metaduomenų nuosekliai savo svetainėse nes turinio tipus galite sukurti ir atnaujinti centralizuotai ir naujinimus galima publikuoti iš kelių registruojantis svetainių rinkinių arba žiniatinklio taikomąsias programas.

Šablono kūrimas iš esamos strategijos naudoti visuose svetainių rinkiniuose

Galite nustatyti informacijos tvarkymo strategiją ir tada šablono kūrimas nuo jį naudoti prireikus per kelis svetainių rinkinius. Šį metodą galima naudoti, jei norite turėti atsarginę kopiją jūsų informacijos strategijas, ar jis taip pat gali būti naudojamas kaip alternatyvus būdas naudojant turinio tipo publikavimo taikyti vieną politiką visuose svetainių rinkiniuose. Galite sukurti šabloną arba sukurti atsarginę kopiją strategijos strategija eksportavimas iš vieno svetainių rinkinio ir tada importuokite įrašytą vietą arba į kitą svetainių rinkinio.

Svarbu: Jei naudojate eksportavimo/importavimo funkcija taip, kad strategijos šablonų rinkinį, nepamirškite, kad unikalus identifikatorius yra strategijos .xml failas. Dėl to, kad negalite importuoti tos strategijos į svetainės daugiau nei vieną kartą nekeičiant Šis unikalus identifikatorius.

Eksportuoti strategiją

  1. Svetainių rinkinio pagrindiniame puslapyje, pasirinkite Nedidelė krumpliaračio formos piktograma Parametrai, atsiradusi vietoj Svetainės parametrai. Parametrai> Svetainės parametrai.

    SharePoint grupės prisijungę svetainėje, spustelėkite Parametrai, spustelėkite Svetainės turinys, ir tada spustelėkite Svetainės parametrai.

  2. Puslapio svetainės parametrai dalyje Svetainių rinkinio administravimas > Turinio tipo šablonai.
    Turinio tipo strategijos šablono saitas puslapyje Svetainės parametrai

  3. Pasirinkite norimą eksportuoti strategiją > slinkite į apačią > eksportuoti.

  4. Kai jus paragins įrašyti arba atidaryti failą, pasirinkite įrašytiir pasirinkite vietą, kurioje norite įrašyti failą. Būtinai pasirinkite vietą, kurioje galima greitai svetainių rinkinių, importuojate strategiją.

  5. Kai atsisiųsti visą dialogo langas, spustelėkite uždaryti.

Importuoti strategiją į kitą svetainių rinkinio

Importavimas į informacijos tvarkymo strategiją leidžia jums taikomas kelių turinio tipų per visus nurodyto svetainių rinkinio lygiu svetainės arba sąrašo pavadinimą. Tokiu būdu nauda dviguba: jums nereikia iš naujo apibrėžti ir taikyti strategiją kiekvieno turinio tipo ir lengviau valdyti strategijų modifikavimas keičiant strategijos tik vienoje vietoje.

  1. Pagrindiniame puslapyje svetainių rinkinio, į kurį norite taikyti strategiją, pasirinkite Nedidelė krumpliaračio formos piktograma Parametrai, atsiradusi vietoj Svetainės parametrai. Parametrai> Svetainės parametrai.

    SharePoint grupės prisijungę svetainėje, spustelėkite Parametrai, spustelėkite Svetainės turinys, ir tada spustelėkite Svetainės parametrai.

  2. Puslapio svetainės parametrai dalyje Svetainių rinkinio administravimas > Turinio tipo šablonai.

  3. Puslapyje strategijos > importuoti > Naršyti ir raskite strategijos XML failą.

  4. Pasirinkite XML failą, kuriame įrašytas strategija > atidaryti.

  5. Puslapyje svetainių rinkinio strategijos importuoti > importuoti į strategijos įtraukimas į svetainių rinkinį.

Dabar jūsų importuotų strategija gali būti taikomi vieną programą ar daugelį lygiu svetainės arba sąrašo turinio tipus.

Puslapio viršus

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×