Geriausi „Outlook“ kalendoriaus naudojimo būdai

Geriausi „Outlook“ kalendoriaus naudojimo būdai

„Outlook“ kalendoriaus visiškai integruoja el. paštą, kontaktus ir kitas funkcijas. Dėl šios integracijos kalendorius yra viena iš populiariausių „Outlook“ priemonių. Šiame straipsnyje supažindinsime jus su įvairiomis kalendoriaus naudojimo funkcijomis. Be to, pristatysime kalendoriaus patobulinimus, kurie buvo atlikti, kad jūsų naudojimas būtų nuoseklesnis.

Pastaba :  Į „Outlook 2007“ pakeitimų paketus buvo įtraukta daug kalendoriaus patobulinimų. Dėl šios priežasties pirmiausia rekomenduojame įsitikinti, kad naudojate „Outlook 2007“ 3 pakeitimų paketą (SP3) arba naujesnę versiją. Tolesniuose skyriuose numanoma, kad naudojate „Outlook 2007 SP3“, „Outlook 2010“, „Outlook 2013“ arba „Outlook 2016“.

Susitikimo užklausų persiuntimas

Jei naudojate „Outlook 2007“, susitikimo užklausų persiųsti nederėtų, nes galite prarasti susitikimus arba jų nesuderinti. Geriau paprašykite susitikimo organizatoriaus įtraukti dalyvį į pradinę susitikimo užklausą.

Jei naudojate programą „Outlook 2010“ arba naujesnę jos versiją ir esate susitikimo dalyvis, susitikimą galite persiųsti kitam asmeniui, kuris naudojasi programa „Outlook 2010“ ar naujesne jos versija, naudodami funkciją „Pranešimas apie susitikimo persiuntimą“. Kai naudojate „Outlook 2010“ ar naujesnę versiją, kad persiųstumėte susitikimą asmeniui, kuris iš pradžių nebuvo pakviestas, „Outlook“ siunčia pranešimą apie susitikimo persiuntimą susitikimo organizatoriui. Kai organizatorius gauna susitikimo pranešimą, naujasis dalyvis įtraukiamas į organizatoriaus susitikimą. Jei esami dalyviai turi žinoti apie naują įtrauktą dalyvį, organizatorius turi atidaryti susitikimą ir nusiųsti jo naujinimą visiems dalyviams.

Pastaba : Jei norite, kad kas nors sužinotų apie susitikimą, tačiau nenorite jų kviesti, tiesiog nuvilkite susitikimo užklausą iš savo kalendoriaus ant pašto piktogramos apatinėje kairiojoje „Outlook“ pusėje. Bus atidarytas el. laiškas su informacija apie susitikimą, kurį galite išsiųsti. Atminkite, kad šis el. laiškas neįtraukia gavėjų į susitikimą, tiesiog pateikia susitikimo informaciją, pvz., datą, laiką, temą ir dienotvarkę.

„Microsoft Exchange“ vartotojams

Į „Microsoft Exchange Server 2007“, kaip kalendoriaus tvarkytuvo funkcija, taip pat įtraukti pranešimai apie susitikimo persiuntimą. Jei „Exchange“ administratorius sukonfigūravo, ir jungdamiesi prie „Exchange Server“ organizacijos pašto dėžutės naudojate „Outlook“, pranešimui apie susitikimo persiuntimą gali būti taikomi „Exchange“ parametrai. Pavyzdžiui, „Exchange“ administratorius gali uždrausti siųsti pranešimus apie susitikimo persiuntimą į nuotolinius domenus.

Paprastai rekomenduojame, kad dalyvis nepersiųstų susitikimo, jei jis nepriklauso tai pačiai „Exchange“ organizacijai, kaip organizatorius, nebent tenkinamos visos toliau nurodytos sąlygos:

  • Dalyvis naudoja „Microsoft Outlook 2010“ arba naujesnę.

  • Dalyvio „Exchange“ administratorius leidžia siųsti pranešimus apie susitikimo persiuntimą į nuotolinius domenus.

  • Organizatorius naudoja „Microsoft Outlook“ klientą.

Jei dalyvis naudoja ne „Exchange“ pašto sistemą, paprastai rekomenduojame nepersiųsti susitikimo, nebent tenkinamos visos toliau nurodytos sąlygos.

  • Dalyvis naudoja „Microsoft Outlook 2010“ arba naujesnę.

  • Organizatorius naudoja „Microsoft Outlook“ klientą.

Jei dėl kokios nors priežasties organizatorius negauna pranešimo apie susitikimo persiuntimą, susitikimo dalyviai nėra įtraukiami į organizatoriaus susitikimą. Jei organizatorius vėliau pakeičia susitikimą ir siunčia naujinimą, naujinimas išsiunčiamas tik pradiniams pakviestiesiems. Dalyviai, kurie anksčiau gavo persiųstą susitikimo kopiją, naujinimo negaus.

Jei anksčiau išvardyti apribojimai neleidžia sėkmingai ir nuosekliai persiųsti susitikimo kvietimų, geriausia tiesiog paprašyti susitikimo organizatoriaus įtraukti norimus dalyvius. Svarbu paprašyti susitikimo organizatoriaus įtraukti norimus dalyvius, jei nesate tikri, kad jūsų ir pageidaujamų dalyvių aplinkos atitinka anksčiau išvardytas sąlygas.

Pastaba :  „Outlook“ atstovai pranešimų apie susitikimo persiuntimą negauna.

Visų susitikimo užklausų ir atšaukimų apdorojimas

Nors susitikimo užklausą galite panaikinti tiesiai iš aplanko „Gauta“, susitikimo užklausą turėtumėte tinkamai apdoroti ją priimdami arba atmesdami. Norėdami apdoroti susitikimų atšaukimus aplanke „Gauta“, visada naudokite komandą „Šalinti iš kalendoriaus“. Stenkitės neapdoroti susitikimų kalendoriaus modulyje.

Darbas su pasikartojančiais susitikimais

Pabaigos datų nustatymas ir pasikartojimų skaičiaus apribojimas

„Outlook“ padeda suplanuoti susitikimą, turintį kelis reguliarius pasikartojimus. Rekomenduojame visada nustatyti pabaigos datą ir apriboti pasikartojančias sekas, nustatant konkretų pasikartojimų skaičių. Gali būti, kad pasikartojančius susitikimus anksčiau ar vėliau reikės modifikuoti. Pvz., dalyviai įtraukiami į vieną pasikartojimą arba iš jo pašalinami. Susitikimo vieta ar laikas keičiamas dėl atostogų datų ar nenumatytų aplinkybių. „Outlook“ įrašo šiuos unikalius keitimus kaip susitikimo išimtį. Susitikimai, kuriuose yra ypač daug išimčių, tampa susitikimų sekomis, todėl yra sunkiai valdomi. Be to, gali atsirasti nenumatytų veiksmų. Pasibaigus esamai susitikimų sekai, visada galite sukurti naują. Galvodami apie pasikartojimų skaičių atsižvelkite į dažnumą. Metų bėgyje dukart per savaitę vykstantis susitikimas turės 90 pasikartojimų daugiau nei mėnesinis susitikimas per tą patį laikotarpį.

Pasikartojančio susitikimo užbaigimas iki pradinės pabaigos datos

Jūs galite atšaukti pasikartojantį susitikimą, tačiau geriau yra pakeisti sekos pabaigos datą. Tada jūs ir dalyviai galėsite išsaugoti informaciją apie praeityje įvykusius susitikimus. Jei visiškai atšauksite pasikartojantį susitikimą, jo retrospektyva bus prarasta. Geriausia – nustatyti naują pabaigos datą ir išsiųsti naujinimą visiems dalyviams. Tada susitikimų serija bus užbaigta anksčiau, išlaikant ankstesnių susitikimų informaciją.

Pastaba :  Jei užbaigsite susitikimų seriją anksčiau, su pasikartojančiu susitikimu susijusios išimtys bus prarastos. Jei norite sužinoti daugiau apie išimtis, žr. anksčiau pateiktą skyrių „Pabaigos datų nustatymas ir pasikartojimų skaičiaus apribojimas“.

Jei norite gauti daugiau informacijos apie visų būsimų serijos susitikimų atšaukimą, žr. Visų būsimų susitikimų pasikartojančių susitikimų serijoje atšaukimas

Organizatoriaus pakeitimas

„Outlook“ nepateikia būdo susitikimo organizatoriui pakeisti. Norėdami pakeisti pasikartojančio susitikimo organizatorių, užbaikite pasikartojantį susitikimą. Norėdami tai padaryti nustatykite ankstesnę pabaigos datą ir išsiųskite naujinimą visiems dalyviams. Atlikus šį veiksmą, naują pasikartojantį susitikimą turėtų sukurti naujas organizatorius.

Jei norite gauti daugiau informacijos apie ankstesnės pabaigos datos nustatymą, žr. Susitikimo atšaukimas

Pasikartojančio susitikimo nenaudojimas priedams bendrinti

Dėl priedų pasikartojančių susitikimų išimtys tampa sudėtingesnės. Kiekvienoje išimtyje yra atskira priedų kopija. Kai išimtys įtraukiamos į pasikartojančius susitikimus, sukuriamos naujos priedų kopijos. Jei atliekate keitimus viename priedų rinkinyje, šie keitimai nėra išplatinami į kitas išimtis. Jei reikalaujate, kad visi dalyviai turėtų naujausią bet kurio susitikimo keitimų kopiją, bendrinkite dokumentus naudodami bendrinimo tarnybą, pvz., „OneDrive“. Įmonės darbuotojai gali pasinaudoti „SharePoint“ arba kitu tinkle esančiu bendrinamų failų serveriu.

Susitikimų kopijavimo vengimas

„Outlook“ pašalina visus susitikimo kopijos ir pradinio susitikimo saitus. Tai padeda išvengti nenuoseklumų. Naujesnėse „Outlook“ versijose prie temos pridedama teksto eilutė „Kopija:“. Taip lengviau atskirti susitikimo kopijas.

Veiksmai, susiję su susitikimų kopijomis, pateikia nenumatytų rezultatų, todėl rekomenduojame nekopijuoti susitikimų. Tai taikoma ir iš kito vartotojo kalendoriaus, ir iš kito savo kalendoriaus aplanko nukopijuotiems susitikimams.

Daugiau informacijos, kaip perkelti savo organizuotus susitikimus į kitą kalendoriaus aplanką, žr.:

Kaip perkelti „Outlook“ susitikimus neprarandant parinkties Siųsti naujinimą

Prie jūsų kalendoriaus prijungtų įrenginių tvarkymas

Įsitikinkite, kad bet kuriame prie jūsų kalendoriaus jungiamame įrenginyje yra įdiegti visi naujausi naujinimai. Kai kuriuose įrenginiuose sinchronizavimui su kalendoriumi ir kitais aplankais naudojama „Exchange ActiveSync“. Tarp šių įrenginių yra „Windows Phone“, „Windows RT“, „Apple iOS“ ir „Android“ įrenginiai. „Research In Motion“ (RIM) „BlackBerry“ ir kiti įrenginiai taip pat gali būti sinchronizuojami su kalendoriumi.

Daugiau informacijos apie kai kurias žinomas problemas žr.Aktualios „Microsoft Exchange ActiveSync“ ir trečiųjų šalių įrenginių problemos.

Pastaba :  Kai kuriais atvejais keli „Outlook“ klientai ir įrenginiai gali vienu metu modifikuoti elementus, o tai gali sukelti nesuderinamumų. Kad taip neatsitiktų, neapdorokite to paties elemento dviejuose ar keliuose klientuose ar įrenginiuose per sąlyginai trumpą laikotarpį.

Su „Outlook“ integruojamų priedų tvarkymas

Dauguma, jei ne visi, „Outlook“ priedai turi prieigą prie „Outlook“ duomenų. Priedas gali pakeisti tuo pačiu metu programoje „Outlook“ ar kitame įrenginyje redaguojamą „Outlook“ elementą. Dėl to gali atsirasti nesuderinamumų. Kad taip neatsitiktų, įdiekite naujausius su „Outlook“ integruojamų priedų ar programų naujinimus. Pašalinkite arba išjunkite tokias programas ir priedus, kurių nenaudojate arba kurių nereikia integruoti su „Outlook“.

Pastaba :  Kai kuriais atvejais keli „Outlook“ klientai ir įrenginiai gali vienu metu modifikuoti elementus, o tai gali sukelti nesuderinamumų. Kad taip neatsitiktų, neapdorokite to paties elemento dviejuose ar keliuose klientuose ar įrenginiuose per sąlyginai trumpą laikotarpį.

Papildomos rekomendacijos „Microsoft Exchange“ vartotojams

Darbas su vadovo / atstovo scenarijumi

Jeigu jūsų organizacija leidžia, konfigūruokite „Outlook“, kad galėtumėte prisijungti prie savo „Exchange“ pašto dėžutės naudodami talpyklinį „Exchange“ režimą. Jis užtikrins geriausią veikimą.

Naujesnėse „Microsoft Outlook“, „Microsoft Entourage“ ir „Microsoft Outlook for Mac“ versijose yra daug atstovo funkcijos patobulinimų. Daugiau informacijos apie šias versijas žr.:

„Outlook“ atstovų funkcija mišriose „Microsoft Outlook“ ir „Entourage“ versijose

Apribokite atstovų skaičių

„Outlook“ neriboja įtraukiamų atstovų skaičiaus. Tačiau rekomenduojame redaktoriaus teises suteikti vienam (1) atstovui. Tada galėsite sekti, kada ir kaip apdorojamas susitikimas. Atsižvelgiant į tai, kad atstovas gali naudoti kelis įrenginius jūsų duomenims pasiekti, jei būtų daug atstovų, turinčių redaktoriaus teises, būtų sunku nustatyti, kodėl trūksta susitikimų arba kodėl jie pasenę.

Net jeigu redaktoriaus teises suteiksite vienam atstovui, stenkitės neįtraukti daug atstovų, turinčių peržiūrėtojo ar bendraautoriaus teises. Jei įtrauksite daug atstovų, gali būti išnaudoti kiti ištekliai. Pavyzdžiui, gali būti pasiekta riba, taikoma taisyklių duomenims. Kai įtraukiate atstovą, įvyksta įvairūs pakeitimai.

  • „Outlook“ pritaiko teises atitinkamiems aplankams.

  • „Active Directory“ atributas PublicDelegates atnaujinamas, kad atstovui būtų suteiktos teisės „Siųsti šio asmens vardu“.

  • „Outlook“ įtraukia atstovą į vadovo pašto dėžutės persiuntimo taisyklę. Tada susitikimo užklausos bus persiunčiamos atstovui.

  • „Outlook“ įrašo papildomą atstovo informaciją vadovo pašto dėžutėje.

Visų šių komponentų sritys turi skirtingas ribas. Priartėjus prie šių ribų gali sutrikti veikimas ir stabilumas.

Pastabos : 

  • Produkto kūrimo ir tikrinimo metu „Microsoft“ daugiausiai naudojo keturis (4) atstovus. Be to, atstovai naudojo tik programą „Outlook“. Įrenginiai tikrinant nebuvo naudojami.

  • Jeigu redaktoriaus teises turintis atstovas turi būti laikinai ar neribotam laikui pakeistas, pakeiskite teises iš Redaktorius į Peržiūrėtojas arba nėra. Tada suteikiteredaktoriaus teises naujam ar pavaduojančiam atstovui.

Taip pat žr.

„Office“ konfigūravimo analizės įrankio informacija

Informacija apie „Outlook“ kalendoriaus patikros įrankį („CalCheck“)

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×