Geriausi „Outlook 2010“ patarimai

Šį straipsnį „Microsoft Outlook 2010“ produktų komanda parašė dėl pačios paprasčiausios priežasties: paprašė mūsų klientai. „Outlook 2010“ skirta dideliam naudotojų skaičiui su skirtingais darbo poreikiais ir stiliais. Nors vieno „teisingo būdo“ nėra, mes žinome kelis darbo su programa būdus, kurie yra paprastesni nei kiti. Tikimės, kad žinodami geriausias praktikas, jūs pasinaudosite geriausiomis „Outlook“ funkcijomis.

Šiame vadove pateikiame patarimus, kaip išnaudoti visas „Outlook 2010“ galimybes. Tačiau tai nėra išsamus vadovas. Kad galėtumėte pritaikyti „Outlook“ savo informacijos tvarkymo poreikiams, aprašyti keli pagrindiniai scenarijai.

Šis vadovas skirtas žmonėms kurie:

  • dirba didelėje įmonėje, kurioje yra IT skyrius,

  • gauna daugiau nei 30 el. laiškų per dieną,

  • kiekvieną dieną daug laiko naudoja „Outlook 2010“ ir siunčia bei gauna el. laiškus, nustato susitikimus arba juose dalyvauja,

  • naudoja „Outlook 2010“ su „Microsoft Exchange Server“ paskyra.

Kad ir kokia jūsų serverio sąranka ar organizacijos dydis, šis dokumentas bus jums naudingas.

IT administratoriams

Sakiniai prasidedantys „Office 2010“ logotipu Office 2010 logotipas yra nuorodos į kitus „Microsoft Office 2010“ produktus, pvz., „Microsoft OneNote 2010“ ir „Microsoft SharePoint Server“. Sakiniai, kuriuose minimas automatinis archyvavimas ir „Outlook“ duomenų failai (.pst), pažymėti kabinetinio formato failo piktograma Archyvo piktograma . Jei jūsų organizacijoje šie produktai arba funkcijos neįdiegtos, šių sakinių galite nepaisyti: įtakos visam dokumentui ir darbo srautui nebus.

Šiame straipsnyje

Pagrindiniai efektyvaus laiko valdymo principai

„Outlook 2010“ nustatymas: maketas

Aplankai

Taisyklės

Užduočių juosta

Pranešimai

Kategorijos

Spartieji veiksmai

Gautų laiškų aplanko tvarkymas vadovaujantis keturiomis taisyklėmis

Kasdienė peržiūra: laiko ir užduočių valdymas

Užduotys: darbų atlikimas

El. laiškų paieška: efektyvi ieška

Konkretaus asmens el. laiško paieška

Puikių el. laiškų rašymas

Kalendorius ir susitikimai

Kontaktai

Dažnai užduodami klausimai

Nuorodos

Apie autorę

Pagrindiniai efektyvaus laiko valdymo principai

„Outlook 2010“ yra įrankis, padedantis tvarkyti el. laiškus, kalendorių, kontaktus ir užduotis. Todėl ji yra ne tik jūsų ryšių tvarkymo centras, bet ir laiko valdymo centras. Kad galėtumėte išnaudoti visas „Outlook 2010“ galimybes, toliau pateikiame kelis pagrindinius principus.

  • Sumažinkite vietų, kuriose skaitote el. laiškus, skaičių. Pasinaudokite taisyklių seka ir visus el. laiškus, kuriuos turite perskaityti, filtruokite vienoje vietoje – savo Gautų laiškų aplanke.

  • Kai kuriuos el. laiškus perduokite. Taisykles naudokite norėdami nusiųsti skaitytinus el. laiškus į aplanką Gauta, o likusį nepaliestą srautą nukreipkite į kontaktų grupės arba siuntimo sąrašo aplankus (kontaktų grupės aplankai). Jums nereikia, o didelio el. laiškų kiekio atveju tiesiog negalite, perskaityti kiekvieno jums atsiųsto el. laiško. Tik svarbiausieji turėtų patekti į aplanką Gauta. Likusius el. laiškus gali būti naudinga pasilaikyti, tuo atveju, jei pavyzdžiui, būtumėte įtraukti į problemos sprendimą.

  • Sumažinkite vietų, į kurias rankiniu būdu dedate el. laiškus. Palengvinkite protinę naštą: norėdami rasti el. laiškus, pasitikėkite ieška.

  • El. laiškus apdorokite pasinaudodami keturiais principais. Skaitydami el. laiškus, nuspręskite, ar:

    • panaikinti,

    • atlikti veiksmą (atsakyti arba pasidėti nuorodai),

    • perduoti (persiųsti).

    • atidėti (naudojant kategorijos ir žymes), kad galėtumėte peržiūrėti antrą kartą užduočių sąraše.

  • Sumažinkite savo užduočių sąrašą iki vieno sąrašo. Naudokite vieną darbų sąrašą ir vieną kalendorių valdyti tai, ką turite padaryti.

  • Dirbkite paketais. Naudodami kategorijas sugrupuokite panašias užduotis.

  • Siųsdami el. laiškus vadovaukitės sveika nuovoka. Laikykitės patarimų ir perspėjimų, kaip rašyti gerus el. laiškus.

  • Reguliariai peržiūrėkite kalendorių ir užduotis.

Net ir tuo atveju, jei nepasinaudosite visomis čia aprašytomis geriausiomis praktikomis, pasinaudoję tik keliomis iš jų, pagerinsite darbą su „Outlook 2010“.

Puslapio viršus

„Outlook 2010“ nustatymas: maketas

Pirmas veiksmas, kuri reikia atlikti laikantis šių geriausių praktikų – tai nustatyti sistemą ir optimizuoti darbą programa „Outlook 2010“. Manoma, kad geriausia praktika yra:

Daugiau informacijos apie tai, kaip nustatyti rekomenduojamą maketą, žr. DUK skyrių.

Puslapio viršus

Aplankai

Manoma, kad geriausia praktika yra:

  • Turėti apdorotiniems el. laiškams skirtą aplanką Gauta. Aplankas Gauta skirtas tiesiogiai jums atsiųstiems el. laiškams arba el. laiškams, kuriuos svarbu perskaityti.

Jei gaunate daug el. laiškų, kuriuos vienas kitam siunčia keli žmonės, įjunkite pokalbio rodinį. Arba naudokite išdėstymą pagal datą (numatytoji išdėstymo tvarka). Naudokite automatinio formatavimo taisykles, kad visi tik jums siunčiami el. laiškai būtų pažymėti mėlyna spalva.

  • Aplanke Gauta turėti vieną nuorodų aplanką, skirtą pagalbinei medžiagai, kurią, galbūt, norėsite peržiūrėti vėliau. Į šį aplanką niekas automatiškai (t. y., naudojant taisyklę), nepatenka. Pavadinkite šį aplanką 1-nuoroda. (Pridėjus 1-, jis bus pirmas elementas aplanke Gauta.) Šis aplankas sukuriamas aplanke Gauta, kad gautų el. laiškų aplanke galėtumėte jį sutraukti ir pašalinti iš rodinio.

Archyvo piktograma Nustatykite, kad šis aplankas kartą per metus būtų automatiškai archyvuojamas.

Pastaba :  Jei šis aplankas pasidaro per didelis (10 000 elementų arba daugiau), įjungus šį aplanką, „Outlook 2010“ gali pradėti lėtai veikti.

  • Turėti aplanką, susijusį su karjeros, privačiais ir asmeniniais el. laiškais. Turėdami atskirą aplanką asmeninei ir su karjera susijusiai informacijai laikyti, galėsite nevaržomai ieškoti el. laiškų, kai kitas asmuo stovės jums už nugaros, ir nesijaudinti, kad bus parodytas el. laiškas su asmenine informacija. Pavadinkite šį aplanką 2-asmeninis. Vadovai gali turėti vieną aplanką, skirtą atsiliepimams apie savo darbuotojus, ir pavadinti jį 3-valdymas.

Archyvo piktograma Nustatykite, kad šie aplankai kartą per metus būtų automatiškai archyvuojami.

  • Turėti aplankų rinkinį kontaktų grupės el. laiškams. Nebūtinai turite perskaityti visus kontaktų grupėms (dar vadinamų sąrašų serveriais, prenumeratų sąrašais arba siuntimo sąrašais) siunčiamus el. laiškus. Šis aplankų rinkinys yra visų kontaktų grupės el. laiškų, kurie nėra automatiškai pristatomi į jūsų gautų el. laiškų aplanką, saugykla. Aplanke Gauta sukurkite vieną aukščiausio hierarchinio lygio aplanką pavadinimu Kontaktų grupės, po to sukurkite poaplankį, skirtą kiekvienai kontaktų grupių temai. Paprastai vienai kontaktų grupei užtenka vieno aplanko, tačiau jei esate keliose susijusiose kontaktų grupėse, apsvarstykite galimybę pristatyti visus el. laiškus į tą patį aplanką.

Kad jūsų neblaškytų neperskaityti kontaktų grupės aplanke esantys el laiškai, sutraukite aukščiausio hierarchinio lygio kontaktų grupės aplanką.

Pastaba :  Jei reikia perskaityti visus kontaktų grupės el. laiškus, nekurkite jai skirto aplanko. Šie el. laiškai turi pateikti tiesiai į aplanką Gauta.

Archyvo piktograma Nustatykite, kad kontaktų grupės aplankai būtų automatiškai archyvuojami kas šešis mėnesius arba dažniau, jei juose laikoma su laiku susijusi informacija, pvz., kontaktų grupę, skirtą ieškoti pakeleivių kelionei automobiliu, reikėtų archyvuoti kasdien.

  • Turėti aplankų rinkinį, skirtą RSS informacijos santraukoms. Panašiai kaip ir kontaktų grupių aplankų rinkinys, RSS yra dar vienas duomenų rinkinys, kuriame kartais gali būti įdomios informacijos, tačiau jos nereikia skaityti nuosekliai arba ta pačia skuba kaip tiesiogiai jums atsiųstų el. laiškų. „Outlook 2010“ šiuos aplankus sukuria automatiškai.

Ieškos aplankai

Ieškos aplankai naudingi renkant informaciją iš skirtingų el. laiškų ir RSS aplankų. Ieškos aplankai gali būti ypač naudingi, kai reikia surinkti informaciją laikomą skirtinguose aplankuose, pvz., rengiantis ketvirčio susitikimui.

Jei gaunate daug el. laiškų (daugiau nei 200 laiškų per dieną), ieškos aplankai gali būti puikus būdas analizuoti iš skirtingų siuntėjų gautus el. laiškus.

Naršymo srities skyrius Parankiniai

Parankiniai (pasirinktinai)

Parankiniai suteikia matomumo aplankams, kurie priešingu atveju būtų palaidoti pašto aplankų sąraše.

Parankiniai, jūsų el. pašto aplankų poaibis, rodomi dalies naršymo sritis viršuje. Kad sistema veiktų, naudoti parankinius nėra būtina, bet jei mažas ekranas, galite minimizuoti naršymo sritį ir vis tiek sėkmingai padėti el. laiškus nuvilkdami juos į sumažintą juostą, atlikti įprastus ieškos veiksmus ir pereiti į dalis Kalendorius, Kontaktai ir Užduotis.

Manoma, kad geriausia praktika yra Parankiniuose turėti šiuos aplankus: Gauta, 1-nuoroda, Išsiųsta ir Panaikinta.

Puslapio viršus

Taisyklės

„Outlook“ tvarkymo tikslas yra gautų el. laiškų aplanke sumažinti beverčių el. laiškų kiekį ir padaryti taip, kad svarbiausi elementai patektų į viršų. Taisyklės padeda įvykdyti šią užduotį: jos, atsižvelgdamos į jūsų nustatytus kriterijus, perkelia el. laiškus į aplankus. Taisyklės filtruoja į aplanką Gauta patenkančius el. laiškus, ar juose nėra privalomų perskaityti elementų.

Manoma, kad geriausia praktika yra turėti nurodytas taisykles (išsamesnės informacijos, kaip nustatyti šias taisykles, pateikta šio dokumento pabaigoje esančiame skyriuje DUK):

  • Automatiniai atsakymai   : perkelkite visus atsakymus į susitikimų užklausas, kuriuose nėra turinio, į aplanką Panaikinta. Pamatyti, kad priėmė susitikimo kvietimą, galite pamatyti susitikimo lange esančiame skirtuke Sekimas.

  • Kam: Aš   : visi tiesiai jums atsiųsti el. laiškai arba el. laiškai, kurių kopijos eilutėje yra jūsų vardas, nusiunčiami į aplanką Gauta ir jų neapdoroja kitos taisyklės, net jei jie nusiunčiami ir į kontaktų grupę.

  • Susitikimo užklausos, siunčiamos į aplanką Gauta   : visos susitikimo užklausos, net ir nusiųstos kontaktų grupei, turi būti siunčiamos į aplanką Gauta.

  • Atidėti išsiųstus   : ši taisyklė atideda el. laiškų siuntimą viena minute arba daugiau. Kai naudojate šią taisyklę, prieš išjungdami kompiuterį įsitikinkite, kad jūsų el. laiškai buvo išsiųsti.

Pastaba :  Office 2010 logotipas Tai tik kliento pusėje veikianti taisyklė: ji neveikia „Outlook Web App“ (OWA).

  • Kontaktų grupės   : visi el. laiškai, nusiųsti kontaktų grupei, siunčiami į kontaktų grupės aplanką, išskyrus atvejus, kai iš raktažodžių matyti, kad el. laiškas yra jums svarbus: tuomet jis siunčiamas į aplanką Gauta. Kelios panašios kontaktų grupės turėtų naudoti tą pačią taisyklę ir būti dedamos į tą patį aplanką. Jei esate kontaktų grupės narys, bet turite perskaityti kiekvieną jai atsiųstą el. laišką, taisyklės nekurkite. Visi el. laiškai, kuriuos privalote perskaityti turi patekti tiesiai į jūsų aplanką Gauta.

Kai baigsite tvarkyti taisyklių rinkinį, jis turėtų būti panašus į nurodytą toliau.

Puslapio viršus

Užduočių juosta

Užduočių juosta yra skydas, pateikiamas dešinėje „Outlook 2010“ pusėje. Jame pateikiamas kalendorius, artėjantys susitikimai ir vieningas užduočių sąrašas, kuriame yra:

  • El. laiškai, į kuriuos turite atsakyti (žyme pažymėti el. laiškai).

  • Kontaktai, kuriems turite paskambinti (žyme pažymėti kontaktai).

  • Užduotys, kurios atsiranda spontaniškai.

Geriausia užduočių juostos nustatymo praktika yra:

  • Rodyti datų naršyklę (įjungta pagal numatytuosius nustatymus).

  • Rodyti tik tris susitikimas, jei ekrano skiriamoji geba maža, arba jei tą dieną neturite daug susitikimų (numatytasis parametras).

  • Rodyti penkis susitikimus, jei ekrano skiriamoji geba didelė, arba jei kasdien turite daug susitikimų (penkis ar daugiau).

  • Rodyti užduotis (įjungta pagal numatytuosius nustatymus).

  • Office 2010 logotipas Rodyti sparčiuosius kontaktus (galima ir įjungiama pagal numatytuosius nustatymus, jei turite „Microsoft Office Communicator 2007 R2“).

Numatytasis užduočių išdėstymas yra pagal terminą, tačiau, atsižvelgdami į žymių naudojimą, galite pakeisti į išdėstymą pagal pradžios datą. Jei norite matyti užduotis, kurias atidėjote kitos savaitės pirmadieniui, išdėstykite pagal pradžios datą. Jei norite matyti užduotis dieną, kurią jos turi būti atliktos, išdėstykite pagal terminą.

Numatytoji žymė

Manoma, kad geriausia praktika yra nustatyti sparčiąsias žymes Šiandien (tai yra numatytasis nustatymas).

Puslapio viršus

Pranešimai

Jei gaunate daug el. laiškų arba jūsų dėmesį išblaško garsai, pasigirstantys gavus pranešimą, rekomenduojame išjungti šias parinktis:

„Outlook“ darbalaukio įspėjimas

  • Voko piktograma, atsirandanti „Outlook“ piktogramoje „Windows“ užduočių juostoje

Pranešimas apie naują el. laišką užduočių juostoje

  • Žymiklis trumpam tampa voku.

  • Garsas, pasigirstantis su visais aukščiau nurodytais parametrais.

Jei norite pakeisti šiuos parametrus, spustelėkite mygtuką Failas, spustelėkite Parinktys, po to spustelėkite Paštas.

Srityje Pranešimo gavimas išvalykite visus žymės langelius.

Pranešimo gavimo parametrai „Backstage“ rodinyje

Puslapio viršus

Kategorijos

Programos „Outlook 2010“ kategorijos leidžia tvarkyti elementus įvairiais būdais. Yra trys pagrindiniai kategorijų tipai, kuriuos mes rekomenduojame sukurti:

  • Projektas (galima įtraukti žmones)

  • Tema

  • Vieta arba veikla

Kategorijos nėra būtini šios sistemos aspektai, tačiau jos palengvins gyvenimą, jei kruopščiai jas naudosite. Pvz., jos gali padėti lengviau nustatyti, ką galite padaryti dabar, taip pat padėti sugrupuoti panašias užduotis, kad galėtumėte jas visas atlikti iš karto.

Norėdami sukurti kategorijas, atlikite šiuos veiksmus:

  • Bet kuriame rodinyje skirtuko Pagrindinis grupėje Skirtukai spustelėkite Skirstyti pagal kategorijas, po to spustelėkite Visos kategorijos.

Manoma, kad geriausia praktika yra turėti kategoriją, skirtą:

  • Kiekvienai jūsų tiesioginei ataskaitai ir vadovui, skirtą elementams kuriuos norėsite peržiūrėti kito susitikimo metu (pvz., kategoriją, pavadintą 1:1 vadovas).

  • Kiekvienai pagrindinei vietai arba jūsų vykdomos veiklos tipui, kad galėtumėte atlikti veiksmus vienu ypu (naudinga užduočių tvarkymo dalis), pavyzdžiui:

    • @Važiuojant namo, užduotims, kurias galite atlikti grįždami iš darbo namo.

    • @El. paštas, užduotims, apimančioms el. laiškus, susitikimus arba kurį nors kitą „Outlook 2010“ aspektą.

    • @Namai, užduotims, kurias galite atlikti tik namuose.

    • @Susitikimas, elementams, kurių reikia, kad pasiruoštumėte susitikimui.

    • @Neprisijungus, užduotims, kurias turite atlikti ne prie kompiuterio, pvz., padaryti dokumento kopiją.

    • @Prisijungus, užduotims, kurias galite atlikti tik internetu arba naudodami žiniatinklio naršyklę.

    • @Telefonas, skambučiams kuriuos turite atlikti arba priimti.

    • @Skaityti, užduotims, kurias reikia tik perskaityti – atsakyti nereikia. Ši kategorija naudinga ilgų el. laiškų arba priedų, kuriuos turite perskaityti, tačiau kurių negalite imtis iš karto, atveju.

    • @Laukia, el. laiškams arba užduotims, į kurias laukiate atsakymo, tačiau nėra jokių tikslių jūsų veiksmų.

Dialogo langas Spalvų kategorijos

Pastaba :  Naudojant simbolį @, kategorijos išsiskiria kategorijų sąraše. Tam tikras kategorijas pažymėjus @, kategorijos išlaikomos kategorijų sąrašo viršuje ir primenama jums, kur turėtumėte būti atlikdami tą užduotį (pvz.,@Telefonas yra „prie telefono“).

  • Kiekviena svarbi tema arba projektas, kad galėtumėte lengvai rasti el. laiškus ta tema, ypač, jei el. laiško temoje arba tekste nėra žodžio, kurį naudojant el. laiškas atsirastų paieškos rezultatuose.

  • Svarbūs elementai, kuriuos turite atlikti šiandien ir negalite perkelti į kitą dieną.

Vienam elementui galite pritaikyti kelias kategorijas, priešingai nei sudėliojant, kai elementai vienu metu gali būti tik viename aplanke. Pvz., svarbų el. laišką, kurį norite aptarti su savo vadovą prieš atsakydami, galima suskirstyti į dvi kategorijas: @El. laiškas ir 1:1 vadovas.

Užduotis su keliomis kategorijomis

Sparčiojo spustelėjimo kategorija turėtų būti jūsų dažniausiai pritaikoma kategorija.

Jei norite nustatyti sparčiojo spustelėjimo kategoriją, atlikite šiuos veiksmus:

  • Bet kuriame rodinyje skirtuko Pagrindinis grupėje Skirtukai spustelėkite Skirstyti pagal kategorijas, po to spustelėkite Sparčiojo spustelėjimo nustatymas.

Kaip pamatysite, kategorijos padeda el. laiškus ir užduotis išskirti užduočių juostoje, efektyviau ieškoti ir pasiruošti susitikimams.

Pastaba :  Labai atsargiai į kategorijas suskirstykite siunčiamus laiškus: gavėjai gali pamatyti jūsų kategorijas. Jei jūsų gavėjai nenaudoja „Outlook 2010“ arba „Exchange Server 2010“, jie galės matyti jūsų nustatytas kategorijas.

Puslapio viršus

spartieji žingsniai

Galerija Spartieji veiksmai „Outlook 2010“ nauja funkcija Spartieji veiksmai suteikia galimybę atlikti kelis veiksmus vienu spustelėjimu. Jie yra naudingas įrankis, padedantis išlaikyti švarų aplanką Gauta ir apskritai efektyviau dirbti programa „Outlook“. Kai tik suvoksite, kad pakartotinai darote tuos pačius veiksmus programoje „Outlook“, pabandykite sukurti spartųjį veiksmą.

Pastaba :  Spartieji veiksmai taikomi tik el. laiškams.

Manoma, kad geriausia praktika yra turėti nurodytus sparčiuosius veiksmus. Daugiau informacijos žr. Įprastų ar pasikartojančių užduočių automatizavimas naudojant sparčiuosius veiksmus

Spartusis veiksmas

Kaip jis veikia

Kada naudoti

Nuoroda

El. laiškas pažymimas kaip perskaitytas.

Perkelia jį į aplanką 1-nuoroda.

Tai yra jūsų padėjimo vienu spustelėjimu mygtukas.

Asmeninis*

El. laiškas pažymimas kaip perskaitytas.

Perkelia jį į aplanką 2-asmeninis aplankas.

Asmeniniams el. laiškams padėti.

Atlikta

El. laiškas pažymimas kaip perskaitytas.

El. laiškas pažymimas kaip atliktas.

Perkelia jį į aplanką 1-nuoroda.

Nuorodos el. laiškams, į kuriuos atsakėte arba pritaikėte kitus sprendimo būdus.

Atidėti *

El. laiškas pažymimas kaip perskaitytas.

Pažymi el. laišką kaip šiandien atliktiną užduotį.

Perkelia jį į aplanką 1-nuoroda.

El. laiškams, su kuriais norėsite dirbti vėliau.

*Spartieji veiksmai Asmeninis ir Atidėti nėra numatytieji spartieji veiksmai.

Pasirinktiniai spartieji veiksmai

Atsižvelgdami į savo užduotį ir įprastines kasdienes veiklas, galbūt norėsite sukurti ne tik aukščiau nurodytus sparčiuosius veiksmus, bet ir toliau nurodytų tipų sparčiuosius veiksmus:

Spartusis veiksmas

Kaip jis veikia

Kada naudoti

Skirstyti ir perkelti

El. laiškas pažymimas kaip perskaitytas.

El. laiškui priskiria kategoriją.

Perkelia jį į aplanką 1-nuoroda.

Daugumai el. laiškų priskiriate kategoriją ir tik tada padedate, kad vėliau juos būtų lengviau surasti. Sukurkite vieną kiekvienai dažnai naudojamai kategorijai.

Pažymėti ir perkelti

El. laiškas pažymimas kaip perskaitytas.

Pažymi el. laišką žyme.

Perkelia jį į aplanką 1-nuoroda.

Pažymite skirtingoms datoms, pvz., rytdienai, šiai savaitei ir t. t. Sukurkite vieną kiekvienai dažnai naudojamai žymei.

Pažymėti, skirstyti ir perkelti

El. laiškas pažymimas kaip perskaitytas.

Pažymi el. laišką žyme.

El. laiškui priskiria kategoriją.

Perkelia jį į aplanką 1-nuoroda.

Naudojate kelias kategorijas, padedančias suprasti, koks užduočių kontekstas. Pavyzdys: @Skaityti: pažymi žyme rytdienai, priskiria kategoriją @Skaityti.

Informacija jums ir perkelti

El. laiškas pažymimas kaip perskaitytas.

Sukuria persiuntimą kaip el. laišką su Informacija jums.

Perkelia jį į aplanką 1-nuoroda.

Dažnai persiunčiate el. laiškus kitiems asmenims (straipsnius ir t. t.)

Perduoti

El. laiškas pažymimas kaip perskaitytas.

Sukuria persiuntimą konkrečiam asmeniui.

Perkelia jį į aplanką 1-nuoroda.

Gaunate el laiškus, kurie dabar skirti kitiems asmenims.

Užduotis

Sukurkite užduotį su priedu

Perduokite el. laišką

Reikia daugiau konteksto žyme pažymėtiems el. laiškams

kontaktų grupė

El. laiškas pažymimas kaip perskaitytas.

Perkeliamas į jūsų aplanką Kontaktų grupė (arba į konkretų aplanką Kontaktų grupė).

Dėl taisyklių, į aplanką Gauta netyčia gaunate el. laiškų iš kontaktų grupių. Pavyzdys: turite taisyklę sudėti visus iš kontaktų grupės gautus el. laiškus į aplanką, išskyrus tuos atvejus, kai bet kurioje teksto dalyje yra žodis juosta. Kartais kas nors kontaktų grupei atsiunčia el laišką su jame esančiu žodžiu juosta, bet tai nėra su jumis susiję.

Atsakyti ir panaikinti

Atidaromas atsakymo langas.

Panaikinamas pradinis el. laiškas.

Dažnai gaunate sparčiuosius pranešimus, į kuriuos turite atsakyt, bet po to pradinio el. laiško nebereikia. Pavyzdžiui: „Ar nori eiti papietauti?“ Jūsų atsakymas: „Žinoma!“

Pradėję kurti sparčiuosius veiksmus suvoksite, kad gali būti daugiau būdų sumažinti spustelėjimų skaičių iki ką nors padarysite. Kai tik suprasite, kad vis darote tą patį veiksmą, pabandykite sukurti spartųjį veiksmą. Projektams besikeičiant atnaujinkite sparčiuosius veiksmus, kad jie būtų tokie, kuriuos iš tiesų darote.

Puslapio viršus

Gautų laiškų aplanko tvarkymas vadovaujantis keturiomis taisyklėmis

Kai nustatysite sistemą, būsite pasirengę pradėti valdyti gaunamus el. laiškus. Padarę aplanką Gauta pagrindine svarbių el. laiškų gavimo vieta, jį peržiūrėti galėsite būdami įsitikinę, kad su kiekvienu el. laišku reikia ką nors padaryti.

Reakcija į kiekvieną į aplanką Gauta patekusiu el. laišku turėtų būti:

  • jei laiškas nesvarbus, iškart jį panaikinkite,

  • jei su juo susitvarkysite per 2 minutes ar mažiau, taip ir padarykite (atsakykite, padėkite, paskambinkite ir t. t.),

  • jei laiškas skirtas ne jums arba jei galite, perduokite (persiųskite) kitam asmeniui,

  • jei reikia imtis veiksmų, bet prireiks daugiau nei dviejų minučių (įskaitant skaitymą), atidėkite jį vėlesniam laikui.

Jei el. laiško reikia kaip nuorodos (net jei nusprendėte jį atidėti), perkelkite į nuorodų aplanką. Tikslas yra sumažinti susidūrimų su kiekvienu el. laišku skaičių.

Panaikinkite

Panaikinkite el. laiškus, kurių nereikia perskaityti. Jei tai nepageidaujamas el. laiškas, panaikinkite jį.

Jei daugiau niekada nenorėsite gauti el. laiškų kaip šio pokalbio dalies, nepaisykite jo.

Komanda Nepaisyti pokalbio

Imkitės veiksmų: 2 minučių taisyklė

Neįtikėtina, ką galima padaryti per dvi minutes. Pavyzdžiui, į daugelį el. laiškų galima atsakyti per 2 minutes arba mažiau. Tačiau jei laiškui apdoroti prireiks daugiau nei dviejų minučių, atidėkite jį. Norėdami pajusti, kaip suvokiamos dvi minutės, išbandykite laiko pojūtį patys.

Kai susitvarkysite su el. laišku, atlikite vieną iš toliau nurodytų veiksmų.

  • Panaikinkite, jei el. laiškas yra nedidelės svarbos.

  • Pasinaudodami sparčiuoju veiksmu padėkite jį į vieną iš nuorodų aplankų (pvz.,1-nuoroda).

Norėdami užfiksuoti atliktus darbus, kuriuos svarbu apmąstyti prieš metinius pokalbius ir t. t., naudokite spartųjį veiksmą Atlikta, kuris el. laiškus pažymi kaip atliktus.

Perduokite

Kartais gaunate el laiškų, kurie iš tikrųjų yra skirti kitam asmeniui. Tokiais atvejais atsakykite į el. laišką ir į eilutę Kam įtraukite asmenį, kuriam perduodate el. laišką. Jei suvokiate, kad tai darote dažnai, pagalvokite, gal verta sukurti spartųjį veiksmą, kuriuo atsakoma ir į eilutę Kam įtraukiamas asmuo, kuriam perduodama.

Jei norėsite vėliau pasidomėti, prieš siųsdami pasižymėkite. Užduočių juostoje nurodykite užduoties kategoriją @Laukia.

Atidėkite

Kada atidėti el. laišką

El. laiško atidėjimas reiškia, kad jį peržiūrėsite vėliau, kai turėsite laiko.

Priežastys atidėti el. laišką:

  • su juo negalima susitvarkyti per mažiau nei dvi minutes,

  • jam perskaityti prireiks daugiau laiko,

  • atsakymą reikės kruopščiai parengti,

  • reikės atlikti veiksmą kita programa (pavyzdžiui, „Reikia įtraukti į dokumentą <pavadinimas>“).

Kaip atidėti el. laišką: pažymėkite

Jei nuspręsite, kad neturite laiko iškart reaguoti į el. laišką, galite jį pažymėti.

  • Jei turite tai padaryti šiandien, pažymėkite žyme Šiandien (tiesiog kairiuoju pelės mygtuku spustelėkite žymę).

  • Jei galite atidėti ilgėliau, spustelėkite jį dešiniuoju pelės mygtuku ir pažymėkite vėlesnės datos žyme.

  • Jei reikės peržiūrėti pranešimą daugiau nei vieną kartą ir norite lengvai jį pasiekti, užduočių juostoje nuvilkite jį grupę Vėliau. Jei grupės Vėliau nėra, nustatykite užduoties žymę Pradžios data 100 metų ateityje. (Šią žymę naudokite retai, kad ji netaptų pernelyg dažnai ir viskam naudojama.)

  • Jei el. laiško reikės greitai, pažymėkite žyme Be datos, kad jis būtų rodomas užduočių juostos viršuje. Šią grupę naudokite saikingai ir reguliariai ją išvalykite, nes ji yra jūsų užduočių sąrašo viršuje.

El. laišką galite ne tik pažymėti.

  • Galite įtraukti atitinkamas kategorijas.

  • Galite spustelėti spartųjį veiksmą Nuoroda ir pažymėti el. laišką kaip perskaitytą (jei jis dar nėra pažymėtas kaip perskaitytas) ir padėti į nuorodų aplanką (1-nuoroda).

Jei pastebėsite, kad pakartotinai taikote tas pačias kategorijas ir žymes, sukurkite naują spartųjį veiksmą, kuris pažymėtų žymėmis, suskirstytų į kategorijas ir padėtų.

Žyme pažymėtas elementas rodomos užduočių juostoje. Pažymėdami ir padėdami į nuorodų aplanką, elementą apdorojate ir dabar galite patraukti iš rodinio. Bet jis yra jūsų užduočių sąraše, todėl galite pereiti prie kito el. laiško žinodami, kad prie pažymėtų elementų sugrįšite vėliau.

Jei norite įtraukti daugiau informacijos į žyme pažymėtus elementus

Jei el. laiško temos eilutėje nepateikta pakankamai konteksto, galite atlikti vieną iš dviejų dalykų, atsižvelgdami į tai, kiek informacijos norite įtraukti.

  • Pakeisti užduoties pavadinimą: spustelėkite ją užduočių juostoje arba spustelėkite užduotį dešiniuoju pelės mygtuku ir pažymėkite Pervadinti užduotį. Pakeitus užduoties pavadinimą el. laiško tema nepakinta, tačiau lengviau suprasite, kokia bus kita jūsų užduotis.

  • Sukurti užduotį su el. laišku kaip priedu.

Taip pat galite įtraukti kategoriją, kad galėtumėte iškart matyti, koks yra kitas jūsų veiksmas. Peržvelkite užduočių juostą su į kategorijas suskirstytomis užduotimis ir iškart pamatysite, kokių veiksmų reikia imtis (@Biuras), kurioms užduotims atlikti reikia sulaukti informacijos iš kitų asmenų (@Laukia) ir apie ką kalbėsitės susitikimo metu (@Susitikimas).

Kada imtis atidėtų užduočių?

Apdoroję el. laiškus galite pereiti prie užduočių sąrašo. Tuomet ir atsakykite į atidėtus e l. laiškus.

Tiesiog padėkite

Kartais gaunate el. laišką, į kurį atsakyti nereikia, bet kurio gali prireikti ateityje. Puikus pavyzdys yra el. laiškas su instrukcijomis. Padėkite šiuos el. laiškus į nuorodų aplanką (1-nuoroda): spustelėkite sparčiosios nuorodos veiksmą. Jei įtrauksite kategoriją, vėliau bus lengviau surasti laišką, jei jo prireiks (pvz.,@Projektas). Tai padarykite pieš padėdami naudodamiesi sparčiuoju veiksmu.

Apdoroję el. laiškus turėtumėte turėti švarų aplanką Gauta ir nukreipti dėmesį į kalendorių ir užduotis.

Puslapio viršus

Kasdienė peržiūra: laiko ir užduočių valdymas

Manoma, kad geriausia praktika yra kasryt skirti laiko užduočių sąrašo ir kalendoriaus tvarkymui. Tai apima nurodytus dalykus.

  • Dienos ir ateinančios savaitės susitikimų peržiūra.

  • Užduočių peržiūra ir jų pakeitimai.

  • Susitikimų įtraukimas į kalendorių, kad būtų laiko darbams atlikti.

Atsisakymas

Peržiūrėdami kalendorių ir užduočių sąrašą realiai įvertinkite, ką galite atlikti. Kartais tai reiškia, kad reikia atsisakyti. Toliau pateikiame keletą būdų, kaip laimėti laiko pasakant Ne.

  • Atmeskite susitikimus, kuriuose jums nereikia dalyvauti. Taip, jūsų tai galite padaryti.

  • Panaikinkite užduotis, kurių nereikia daryti arba žinote, kad jų nedarysite.

  • Nusiųskite el. laiškus asmenims ir informuokite, kad rengiate atsakymą (ir siųsdami būtinai pasižymėkite sau skirta žyme). Geriau, kai asmeniui pranešama, kad atsakysite realiai įvertinę datą, nei leisite jam galvoti, kad užmiršote jo užklausą.

Kalendoriaus valdymas

Jei situacija tokia, kad visą dieną dalyvaujate susitikimuose ir turite mažiau laiko užduotims atlikti ir el. laiškams parašyti, perkelkite užduotis į kitas dienas.

Jeigu užduočiai atlikti prireiks daugiau laiko arba ją privalote atlikti (skirtingai nei užduočių, kurių nuspręsite neatlikti, atveju), nuvilkite užduotį iš dienos užduočių sąrašo į kalendorių ir skirkite jai laiko.

Užduočių kūrimo būdai

Peržvelgdami kalendorių ir užduotis, neišvengiamai pradėsite galvoti apie kitus atliktinus darbus. Pateikiame kelis užduočių kūrimo būdus programoje „Outlook“.

  • Pažymėkite el. laišką.

  • Įveskite užduočių sąrašo viršuje esančiame langelyje Naujos užduoties įvedimas.

  • Norėdami sukurti naują užduotį naudokite sparčiuosius klavišus Ctrl+Shift+K.

  • Jei vairuojate (ir leidžiama bei yra saugu), pasinaudokite mobiliojo įrenginio arba mobiliojo telefono balso atmintinės funkcija ir įrašykite užduotis, vėliau perrašykite jas į užduočių sąrašą.

  • Office 2010 logotipas Jei esate susitikime, pastabas užsirašykite programa „OneNote“. „OneNote“ pažymėti elementai rodomi „Outlook 2010“ užduočių sąraše.

Užduočių tvarkymo būdai

Pateikiame būdų, padėsiančių lengviau susitvarkyti su užduotimis.

  • Atsirandančias užduotis įtraukite įvesdami jas užduočių juostos langelyje Naujos užduoties įvedimas, užduočių sąrašo viršuje, tuščioje vietoje dienos užduočių sąraše arba juostoje spustelėdami Nauja užduotis.

  • Išvalykite užduotis, kurių nereikia atlikti. Užduočių sąrašas yra jūsų šventa vieta – neužterškite jos, priešingu atveju ji nebebus praktiška. Jei pažymėtus el. laiškus norite pasilikti, spustelėkite Pašalinti iš sąrašo, priešingu atveju tiesiog panaikinkite.

  • Atliktas užduotis pažymėkite kaip įvykdytas, kad jos būtų pašalintos iš užduočių juostos.

  • Užduotis padarykite reikalaujančiomis imtis veiksmų: pakeiskite žyme pažymėto el. laiško užduoties temą. Pavyzdžiui, žyme pažymėto el. laiško temos eilutę Negaliu klaviatūra pakeisti grupės narystės reikėtų pakeisti tema Atsakyti Adomui – veiksmu, kurio turėtumėte imtis šiai užduočiai atlikti. Norėdami pakeisti užduoties temą, spustelėkite elementą užduočių juostoje ir įveskite naują temą arba spustelėkite dešiniuoju pelės mygtuku ir spustelėkite Pervardyti užduotį. Pakeitus užduoties temą el. laiško tema nepakeičiama. Pasikeičia tik užduočių sąraše matoma tema.

  • Siekdami nustatyti, kur turėtumėte būti norėdami imtis kito veiksmo, ir norėdami išskirti kai kurias užduotis, taikykite kategorijas.

  • Pertvarkykite užduotis sugrupuodami panašias užduotis, pvz., tos pačios kategorijos užduotis. Norėdami perkelti užduotį, spustelėkite užduotį užduočių sąraše ir nuvilkite ją. Taip galėsite panašias užduotis atlikti kartu.

  • Dienos užduočių sąraše ir užduočių juostoje esančias užduotis nuvilkite į dieną, kurią planuojate užduotį atlikti. Užduotis, kurioms atlikti prireiks daugiau laiko, nuvilkite į kalendorių ir skirkite laiko joms atlikti.

Nors susiplanuoti veiklą yra gerai, negaiškite daug laiko nustatinėdami prioritetus ir tvarkydami užduočių sąrašą. Užduočių sąrašo tvarkymas neturėtų užimti viso jūsų laiko!

Kalendoriaus naudojimas: susitikimų kūrimas laikui valdyti

Atminkite: atliktinų darbų visada yra daugiau nei laiko jiems padaryti.

Tinkamai valdant laiką reikia skirti laiko atsakyti į el. laiškus, tvarkyti susitikimus ir užduotis bei pagalvoti apie tai, ką reikia padaryti.

Galite susiplanuoti šį laiką ir kalendoriuje nurodydami įprastinius susitikimus. Kalendorius turi būti laikomos jūsų tikruoju laiko skyrimo planu: jei suplanavote veiklą, vadinasi, esate tuo metu įsipareigoję tai padaryti.

Skirkite laiko nurodytoms veikloms.

  • Susitvarkykite su el. laiškais. Jei gaunate daug el. laiškų, skirti laiko susitvarkyti su el. laiškais yra ypač svarbu. Net jei nustatėte taisykles, kad tik svarbūs el. laiškai būtų rodomi aplanke Gauta, vis tiek turite skirti laiko ir susitvarkyti su tais el. laiškais.

Patarimas :  Apdorodami ir skaitydami el. laiškus pašalinkite matomą netvarką: minimizuokite naršymo sritį, užduočių juostą ir juostelę: būsenos juostoje spustelėkite mygtuką Skaitymas Būsenos juostos komanda Skaitymo rodinys . Jei norite, kad viskas vėl būtų atidaryta, spustelėkite Normalus Būsenos juostos komanda Įprastas rodinys (į kairę nuo Skaitymas).

  • Atlikite kasdienę bei kassavaitinę užduočių ir susitikimų peržiūrą. Peržiūrėkite kalendorių bei užduotis ir įvertinkite susitikimus ir užduotis atsižvelgdami į prioritetus. Jei kalendoriuje daugybė užduočių, tai šis laikas skirtas:

  • panaikinti nesuderinamus susitikimus, nes vienu metu dvejose vietose būti negalite,

  • suplanuoti laiko darbui,

  • pagalvoti apie tai, ką darote: ar tai tikslingas laiko panaudojimas ir ar teisingai nustatote prioritetus.

  • Reguliariai susitikite su savo vadovu. Reguliarūs susitikimai su vadovu gali padėti išsiaiškinti ties kuo dirbate ir, jei reikia, iš naujo nustatyti prioritetus. Norėdami nustatyti reguliariai vykstančius arba pasikartojančius susitikimus, spustelėkite Pasikartojimas Mygtuko paveikslėlis .

Puslapio viršus

Užduotys: darbų atlikimas

Kassavaitinė peržiūra

Matydami visą savo laiko ir užduočių vaizdą galėsite lengviau nustatyti, kuriems svarbiems darbams suteikti prioritetą, o kurių užduočių nereikia atlikti skubiai. Tai padės kitiems asmenims aiškiai suvokti, ką jūs iš tikrųjų realiai galite atlikti, o ko – ne. Be to, praėjusios ir ateinančios savaitės peržiūra yra naudinga priemonė, padedanti pasirengti susitikimui su vadovu arba parengti pranešimą el. paštu apie būseną.

Darbo atlikimo vieta

Apdorojus el. laiškus, geriausia vieta dirbti programa „Outlook“ (atsakyti į laiškus ir t. t.) yra dalis Užduotys. Persijungus į dalį Užduotys, jūsų netrikdys į aplanką Gauta atėję el. laiškai.

Užduočių apdorojimas vienu ypu

Peržiūrėdami užduočių sąrašą ir kalendorių atlikite panašias užduotis kartu. Pavyzdžiui, jei turite tik kelias minutes, pasikalbėkite su visais reikiamais asmenims telefonu (jei reikia paskambinti tik keliems asmenims). Daug energijos reikalaujančių užduočių (kai kuriems asmenims tai gali būti atsakinėjimas į el. laiškus) imkitės, kai turite daugiau energijos. Užduotis, nereikalaujančias daug energijos (pvz., pranešimų apie būseną skaitymas), atlikite vėliau arba tuomet, kai turite mažiau energijos. Užduotis „apdorodami vienu ypu“ vienu metu pasistūmėsite į priekį su visų projektų užduotimis.

Vienas iš užduočių apdorojimo vienu ypu būdų yra pakeisti išdėstymą iš Išdėstyti pagal: radžios data į Išdėstyti pagal: kategorijos. Norėdami tai padaryti, spustelėkite antraštę Išdėstyta pagal, po to spustelėkiteKategorijos.

Pastaba :  Jei yra užduočių dėl kurių neatliekami kitų asmenų darbai, pirmiausia atlikite šias užduotis.

Išdėstymų meniu

Užduočių užbaigimas

Atlikę užduotis pažymėkite jas kaip baigtas. „Outlook 2010“ automatiškai sudaro jūsų užbaigtų užduočių sąrašą. Tai gali būti naudinga suvestinė, ką galite padaryti. Jei nereikia turėti užduoties arba el. laiško įrašo, panaikinkite jį arba išvalykite žymę.

Juostelės komanda Žymėti kaip atlikta

Dirbama neprisijungus

Jei turite daug ką nuveikti, apsvarstykite galimybę persijungti į darbo neprisijungus režimą: sustabdysite blaškantį el. laiškų priėmimo srautą.

Kai persijungiate iš darbo prisijungus į darbą neprisijungus režimą, pasikeičia visos jūsų profilyje esančios „Outlook“ el. pašto paskyros.

  • Skirtuke Siuntimas / gavimas grupėje Nuostatos spustelėkite Dirbti neprisijungus.

Juostelės komanda Dirbti neprisijungus, rodanti Prisijungęs

Kai dirbate neprisijungę, būna pažymėta komanda Dirbti neprisijungus.

Juostelės komanda Dirbti neprisijungus, rodanti Įjungta neprisijungęs

Norėdami įjungti darbo prisijungus režimą, spustelėkite paryškintą Dirbti neprisijungus.

Puslapio viršus

El. laiškų paieška: efektyvi ieška

Konkretaus asmens el. laiško paieška

Norėdami rasti konkretaus asmens el. laišką, nuorodų aplanke spustelėkite lauke Ieška (pvz.,1-nuoroda), tada skirtuke Ieška spustelėkite Nuo.

Juostelės komanda Nuo

Įveskite to asmens vardą.

Momentinė ieška pagal ieškos kriterijų Nuo

Arba pirmiausia įveskite vardą , paspauskite rodyklės žemyn klavišą ir pažymėkite Nuo, kad galėtumėte susiaurinti ieškos rezultatus.

Momentinė ieška pagal pasiūlytus kriterijus

Laiško su priedu paieška

Norėdami rasti el. laišką su priedu, spustelėkite lauke Ieška ir skirtuke Ieška spustelėkite Su priedais.

Juostelės komanda Su priedais

Visi ieškos terminai yra sudedami, todėl jei norite surasti asmens el. laišką su priedais, norėdami sukurti ieškos sąlygas, juostoje spustelėkite komandas (Nuo, Su priedais).

Momentinės ieškos pavyzdys su keliais ieškos kriterijais

El. laiškų paieška visoje el. pašto dėžutėje

Kartais rasti el. laiško ieškant tik nuorodų aplanke nepavyksta: tai gali būti jūsų išsiųstas el. laiškas arba padėtas ne į tą vietą el. laiškas. Tokiais atvejais pirmiausia ieškokite bet kuriame aplanke (Gauta, 1-nuoroda ir t. t.), po to spustelėkite Pabandyti dar kartą ieškoti dalyje Visi pašto elementai.

Rezultatų nepateikianti Momentinė ieška

Taip pat galite spustelėti Visi pašto elementai skirtuke Ieška.

Juostelės Visi pašto elementai

Jei įtariate kad ieškomas elementas yra priimto susitikimo užklausoje (ir todėl yra jūsų kalendoriuje), pabandykite pereiti prie ieškos visuose „Outlook“ elementuose.

Jei pastebėsite, kad dažnai ieškote visoje el. pašto dėžutėje, galite nustatyti numatytąją ieškos aprėptį taip, kad būtų visada ieškoma visuose aplankuose: įjunkite rodinį „Backstage“.

  1. Spustelėkite skirtukąFailas, tada spustelėkite Parinktys.

  2. Spustelėkite Ieška.

  3. Dalyje Rezultatai spustelėkite Visi aplankai.

Momentinės ieškos parinktys Backstage rodinyje

Ieškos užbaigimas

Radę reikiamą elementą ir norėdami pereiti į kitą užduotį, spustelėkite Mygtukas Uždaryti iešką šalia lauko Momentinė ieška arba skirtuke Ieška grupėje Uždarymas spustelėkiteUždaryti iešką.

Momentinės ieškos komandos Uždaryti iešką

Puikių el. laiškų rašymas

Toliau pateiktos taisyklės padės jums rašyti profesionaliai ir el. laiškuose perteikti žinią.

Pagrindinės puikių el. laiškų taisyklės: ką daryti

  • Perskaitykite el. laišką prieš jį išsiųsdami.

  • Tema turėtų būti aprašomojo pobūdžio ir nukreipta į veiksmą. Pavyzdžiui: Pardavimo komanda: siųskite siūlomas valdybos pasitraukimo datas, kur pardavimo komanda yra grupės pavadinimas, o siųskite – veiksmas. Kiti naudingi priešdėliai yra Informacija jums irBūtinas veiksmas.

  • Jeigu būtina imtis veiksmų, langelyje Tema nurodykite pageidaujamą veiksmą.

  • Jei pokalbio tema pasikeičia, pakeiskite el. laiško temą.

  • Visi el. laiškai turi būti trumpi ir aiškūs.

  • El. laiško turinį sudėliokite svarbos tvarka: svarbiausi dalykai turi būti priekyje.

  • Apsvarstykite galimybę svarbią informaciją paryškinti.

  • Veiksmų reikalaujantys elementai arba klausimai turi būti atskirose eilutėse, kad jie išsiskirtų ir būti pastebimi.

  • Paryškinkite asmenų vardus, jei pateikiate klausimus. Pavyzdžiui: Adomai: kokia projekto būsena?

  • El. laišką siųskite tik tiems žmonės, kurie turi jį perskaityti.

  • Žmones, kurie turi būti informuoti, įrašykite eilutėje Kopija.

  • Žmones, kurie turi atsakyti arba imtis veiksmų, įrašykite eilutėje Kam.

  • Jei reikia, naudokite parašą, bet jis turi būti paprastas, trumpas, profesionalus ir, jei įmanoma, be grafinių elementų.

  • Jei norite gauti atsakymą iškart, el. laiško nesiųskite. Paskambinkite arba Office 2010 logotipas nusiųskite tiesioginį pranešimą.

  • Jei dalyvaujate el. pašto pokalbyje, kuriame yra daugiau nei 10 pranešimų be priimtų sprendimų, apsvarstykite galimybę nustatyti susitikimą ir aptarti problemą. El. laiškas ne visada yra efektyvus sudėtingų klausimų sprendimo būdas. Kai pažymėtas pranešimas, skirtuke Pagrindinis grupėje Atsakymas spustelėkite Susitikimas.

Atsakymas su komanda Susitikimas

  • Patvirtinkite el laiškus, reikalaujančius išsamesnio atsakymo. Jei esate per daug užsiėmęs ir negalite iškart pateikti išsamaus atsakymo, informuokite siuntėją, kad nagrinėjate problemą ir atsakysite per konkretų laiko tarpą arba iki tam tikros datos. Žyme pasižymėkite, kad turėsite tai padaryti vėliau.

  • Žymą Didelė svarba Piktograma Didelė svarba naudokite saikingai.

Juostelės grupė Žymės

  • Jei užduodate klausimą ir yra keli galintys atsakyti žmonės, verčiau pasirinkite tik vieną asmenį, o ne siųskite klausimą grupei.

Vykdymas: pažymėjimas siunčiant

Siųsdami el. laišką asmeniui, kurio atsakymo jums reikia, atlikite nurodytus veiksmus.

  • Siuntimo metu pasižymėkite žyme.

  • Užduočių juostoje pakeiskite žyme pažymėtos el. laiško užduoties pavadinimą, kad jis prasidėtų Vykdymas.

  • Pažymėkite ją kategorija @Laukia.

  • Atlikę šiuos tris veiksmus žinosite, kad kitas jūsų veiksmas bus nusiųsti kitą el. laišką arba laukti atsakymo.

Patarimas :  Priminti sau nusiųsti kitą el. laišką dažnai yra veiksmingiau nei pažymėti el. laišką gavėjui. Taip pat, kai el. laiške ką nors pažadate, pasižymėkite jį, kad užduočių juostoje būtų apie pažadą primenanti užduotis.

Pagrindinės puikių el. laiškų taisyklės: ko nedaryti

  • Nenaudokite blankų.

  • Neįtraukite vadovo į kiekvieną siunčiamą el. laišką.

  • Nesiųskite el. laiško, kai esate piktas. Geriau parašykite el. laišką, įrašykite jį į juodraščių aplanką ir sugrįžkite vėliau.

  • Nesitikėkite greito atsakymo, kai siunčiate ilgus el. laiškus (daugiau nei dviejų pastraipų).

  • Vykdymo el. laiško nesiųskite nepraėjus nei dienai nuo pirmojo el. laiško išsiuntimo. Jei negausite atsakymo reikiamu laiku, pabandykite paskambinti arba siųskite Office 2010 logotipas tiesioginį pranešimą.

  • Nenaudokite perskaitymo arba pristatymo pažymų su kiekvienu siunčiamu el. laišku. Jas naudoti tik tada, jei nesate tikri, ar gavėjai gaus el. laišką.

  • Nepridėkite žymių arba Piktograma Didelė svarba prie kiekvieno siunčiamo el. laiško. Gavėjai pradės jų nepaisyti.

  • Nenaudokite VISŲ DIDŽIŲJŲ RAIDŽIŲ.

  • Nesiųskite priedų, verčiau siųskite saitus. Ši taisyklė ypač taikoma susitikimų užklausoms, kai priedai gali labai prisidėti prie serverio kvotų.

  • Neišplėskite siuntimo sąrašų. Išplėtus siuntimo sąrašus el. laiškus sunkiau skaityti ir jie patenka į neteisingus el. pašto aplankus, jei asmenys naudoja taisykles.

  • Nenaudokite sarkazmo. Jūsų humoras gali būti neteisingai suprastas.

  • Nerašykite to, ko nenorėtumėte, kad perskaitytų visi įmonės darbuotojai. Niekad nežinote, kam gali patekti jūsų el. laiškas.

  • Nenaudokite rankraštinio arba „keistų“ šriftų, kuriuos būtų sunku skaityti.

  • Nenaudokite raudonų šriftų, nes juos sunku skaityti ir el. laiškas gali būti interpretuojamos kaip kritiško pobūdžio.

  • Kontaktų grupės atveju nenaudokite Atsakyti visiems, kai prašoma pašalinti. Niekada.

Kontaktų grupėms (anksčiau vadintoms siuntimo sąrašais) skirti patarimai

Jei atsakote didelei kontaktų grupei, laikykitės visų el. laiškams skirtų patarimų ką daryti ir ko nedaryti.

Jei reikia daugiau informacijos arba nagrinėjate klausimą atskirai, atsakykite visai kontaktų grupei ir taip informuokite visus, kad atsakote, po to atsakykite kiekvienam asmeniui atskirai. Išsprendę problemą, būtinai atsakykite kontaktų grupei ir nurodykite sprendimą. Tokiu būdu sprendimą gali nurodyti kiti kontaktų grupės asmenys.

Asmenų nukreipimas

Jei kas nors atsiunčia el. laišką kontaktų grupei, kurios narys esate, o į el. laišką geriau atsakytų kuris kitas asmuo arba kita kontaktų grupė, atlikite nurodytus veiksmus.

  • Atsakykite eilutėje Kam nurodę tinkamą kontaktų grupę arba asmenį.

  • Nusiųskite atsakymus tinkami kontaktų grupei arba asmeniui.

  • Neįrašykite pradinės kontaktų grupės į eilutę Nematoma kopija, nes jūsų el. laiško nefiltruos kitų asmenų taisykles. Verčiau palikite kontaktų grupę eilutėje Kam arba Kopija.

  • Jei pereinate į naują vaidmenį ir pastebite, kad nuolat nukreipiate asmenis, nustatykite spartųjį veiksmą.

Pašalinimas iš kontaktų grupės

Jei gaunate el. laiškus iš kontaktų grupės, kurioje nenorite būti, nusiųskite el. laišką savo tinklo administratoriui arba kontaktų grupės savininkui ir paprašykite jus pašalinti. Neatsakykite visai kontaktų grupei. Norėdami rasti kontaktą grupės savininką, eilutėje Kam dukart spustelėkite Kontaktų grupės pavadinimą.

Įdėtųjų komentarų naudojimas

Į gautą el. laišką įtraukti įdėtuosius komentarus yra patogus būdas atsakyti į klausimus ir tiesiogiai reaguoti į problemas. Manoma, kad geriausia praktika yra atlikti nurodytus veiksmus.

  1. El. laiške paminėkite, kad pateikiate įdėtuosius komentarus. Pavyzdžiui, įtraukite „žr. toliau pateiktas papildomas pastabas“.

  2. Išskirkite tekstą pradiniame el. laiške. Pateikiame kelis pasiūlymus.

    • Pakeiskite šrifto spalvą.

    • Skliausteliuose iš anksto pridėkite vardą ir pavardę arba inicialus, pvz., [Augustinas Petrauskas].

      Vaizdas

    • Pakeisti šriftą pasviruoju ar paryškintuoju arba pritaikykite abu.

  3. Nepanaikinti nieko, ko neparašėte.

Jei norite pakomentuoti tik nedidelę ilgesnio el. laiško dalį, nukopijuokite tą el. laiško dalį į atsakymą: naudokite kitą spalvą ir citatą pateikite kabutėse, po to įveskite savo atsakymą.

Nematomos kopijos naudojimas

Įtraukus gavėjo vardą į el. laiško lauką Nematoma kopija, šiam gavėjui siunčiama laiško kopija, bet gavėjo vardas nematomas kitiems el. laiško gavėjams.

Nematomos kopijos funkciją naudokite norėdami pašalinti papildomus asmenis iš el. pašto pokalbio, kai jums atrodo, kad jiems nebereikia siųsti papildomų el. laiškų arba jei pasikeitė pokalbio tema.

Pavyzdžiui, jei esate vienas iš penkių klausimą gavusių asmenų ir norite į jį atsakyti, perkelkite kitus keturis asmenis į eilutę Nematoma kopija ir parašykite kažką panašaus į „siunčiu nematomą kopiją Jonui, Jurgiui, Dariui ir Agnei. Štai atsakymas: ..“ Būsimi el. laiškai bus tik tarp jūsų ir pirminio siuntėjo.

Nematomos kopijos nenaudokite, jei nenorite, kad trečioji šalis (pvz., jūsų vadovas) sužinotų apie slaptą el. laišką. Nematomos kopijos gavėjas gali nesuprasti, kad jis arba ji gavo nematomą kopiją ir gali atsakyti visiems asmenims ir taip atskleisti, kad gavo nematomą el. laiško kopiją. Tai gali būti suprasta kaip pasalūniškas jūsų elgesys.

Geriau būtų, jei norėdami informuoti trečiąją su klausimu susijusią šalį ne naudotumėte nematomą kopiją, o persiųstumėte nusiųstą el. laišką.

Puslapio viršus

Kalendorius ir susitikimai

Kada dera kviesti į susitikimą?

Į susitikimą kvieskite, kai:

  • pirmą kartą dirba nauja grupė žmonių,

  • keli asmenys pasikeitė daugiau nei 10 gan ilgų el. aiškų,

  • reikia diskusijos, idėjų telkimo ar bendradarbiavimo,

  • į susitikimą pakvieskite, jei susitikimas yra efektyviausias būdas pasistūmėti į priekį ir prieš kviečiant į susitikimą aišku, koks yra susitikimo tikslas.

Ką pakviesti

Pakvieskite tik tuos asmenis, kurie turi dalyvauti. Dėl kiekvieno papildomo į susitikimą pakviesto asmens susitikimas tampa sudėtingesnis ir todėl susitikimą sudėtingiau valdyti. Kita vertus, jei reikia priimti sprendimą, įsitikinkite, kad susitikime dalyvaus visi pagrindiniai suinteresuotieji asmenys, priešingu atveju susitikimas bus laiko ir išteklių švaistymas.

Kaip pasirinkti laiką susitikti

Pasirinkite laiką, kada kiekvienas gali susitikti: peržiūrėkite kviečiamųjų užimtumo informaciją kalendoriuje. Naudokite Planavimo pagalbinę priemonę ir peržiūrėkite visų susitikimo dalyvių galimybę dalyvauti.

Tinklelyje„laisvas / užimtas“ rodoma, ar dalyviai gali dalyvauti. Žalia vertikali linija žymi susitikimo pradžią. Raudona vertikali linija žymi susitikimo pabaigą.

Outlook užimtumo tinklelis

Kai rašydami susitikimo užklausą norėsite peržiūrėti planavimo pagalbinę priemonę, atlikite nurodytus veiksmus.

  • Skirtuke Susitikimas, grupėje Rodymas spustelėkite Planavimo pagalbinė priemonė.

Srityje Patalpų ieškiklis pateikiami rekomenduojami geriausi susitikimo laikai (kai yra daugiausiai galimų dalyvių). Norėdami pasirinkti susitikimo laiką, skyriaus Rekomenduojami laikai srityje Patalpų ieškiklis spustelėkite laiko siūlymą arba pasirinkite laiką tinklelyje „laisvas / užimtas“.

Susitikimo užklausai skirta Siūlomų laikų sritis

Pastaba :  Jei sritis Patalpų ieškiklis nerodoma, skirtuke Susitikimas, grupėje Parinktys spustelėkite Patalpų ieškiklis.

Juostelės komanda Kambarių ieškiklis

Jei pastebėjote, kad reguliariai kuriate susitikimus su ta pačia grupe žmonių, sukurkite grupę naršymo srityje, kad galėtumėte patogu peržiūrėti žmonių informaciją apie užimtumą. Kad būtų lengviau surasti kambarį susitikti, į tas grupės taip pat galima įtraukti kambarius.

Norėdami sukurti kalendoriaus grupę, atlikite nurodytus veiksmus.

  • Kalendoriaus skirtuke Pagrindinis, grupėje Kalendorių tvarkymas spustelėkite Kalendorių grupės, po to spustelėkite Kurti naują kalendorių grupę.

Kada susitikti asmeniškai, o kada – nuotoliniu būdu

Susitikite asmeniškai, jei:

  • tai pirmas kartas, kai ši grupė dirbs kartu,

  • bus rodomi arba dalinami neelektroniniai elementai,

  • tai bus idėjų telkimo susitikimas,

  • tai susitikimas, kurio metu daug bendradarbiaujama,

  • ne visi turi telefoną, Office 2010 logotipas „Office Live Meeting“ arba tinkamą elektroninę susitikimų programinę įrangą ir įrenginius.

Priešingu atveju geriau naudokite „Live Meeting“ arba susitikimą telefonu.

Patarimas :  Jei į susitikimo vietą važiuojate, kalendoriuje numatykite laiką kelionei į susitikimą ir iš jo.

Susijusių dokumentų tvarkymas

Ruošiantis susitikimui dažnai prieš arba susitikimo metu padalinami dokumentai.

Office 2010 logotipas Jei visi susitikimo dalyviai prisijungę prie įmonės tinklo, padėkite dokumentus į „SharePoint“ svetainę arba bendrinamą tinklo diską.

Office 2010 logotipas Jei yra dalyvių ne iš jūsų įmonės (pvz., tiekėjas, neturintis prieigos prie jūsų intraneto), apsvarstykite galimybę naudoti „SharePoint WorkSpace“.

Susitikimo užklausose priedų nesiųskite.

Dienotvarkės rengimas: lai padeda užduotys

  • @Susitikimas yra centrinė dienotvarkės elementų vieta   .

Sukurkite vieną užduotį, pažymėkite ją kategorijos @Susitikimas žyme ir nustatykite jos pradžios datą arba terminą, kuri būtų susitikimo datą. Artėjant susitikimo datai ir iškylant diskusijų objektams, prie užduoties pridėkite komentarus, ženklelius ir mintis. Ši užduotis taps susitikimo dienotvarke.

Po susitikimo pažymėkite užduotį kaip atliktą ir sukurkite naujas veiksmų elementų užduotis.

  • Jei norite aptarti kelis el. laiškus arba tik vieną el. laišką...   

Jei gavote el. laišką, kurį norite aptarti susitikime, pažymėkite tą el. laišką kaip atliktiną susitikimo dieną ir pažymėti jį kategorijos @Susitikimas žyme.

Jei turite aptarti daugiau nei tris el. laiškus, nežymėkite kiekvieno iš jų, nes užteršite užduočių sąrašą. Verčiau sukurkite naują užduotį susitikimo pavadinimu; spustelėkite dešinįjį pelės klavišą ir nuvilkite el. laiškus į užduotį (tai darydami nukopijuokite). Pažymėkite šią užduotį kategorijos @Susitikimas žyme.

  • Jei mintims išdėstyti reikia daugiau vietos...   

Office 2010 logotipas Jei bendradarbiaujate su kitais žmonėmis arba tiesiog reikia daugiau vietos mintims išdėstyti, apsvarstykite galimybę naudoti „OneNote“ bloknotą, kurį būtų galima bendrinti „SharePoint“ svetainėje arba vietiniame serveryje. „OneNote 2010“ suteikia galimybę plačiau pateikti pastabas nei „Outlook 2010“ užduotys.

Susitikimo metu: bendradarbiavimas

Įrankis, kurį galite naudoti bendradarbiaudami susitikimo metu, priklauso nuo vietos ir dalyvių prieigos.

Jei bendradarbiaudami dirbate su dokumentu ir visi dalyviai yra tame pačiame kambaryje, naudokite „Word“ keitimų sekimo ir komentarų funkcijas.

Office 2010 logotipas Jei esate pranešėjas ir dalis asmenų prisijungę nuotoliniu būdu, naudokite „Microsoft Lync“ susitikimo tinkle ir pokalbių funkcijas arba, jei susitikimas ne toks oficialus, prijunkite visus naudodami „Microsoft Lync“ grupės pokalbį ir bendrinkite darbalaukį ar antrą monitorių:

Microsoft Lync langas su ekrano bendrinimo parinktimis

Office 2010 logotipas Jei norite bendradarbiauti specialiuoju būdu, galite naudoti „OneNote“ ir kartu daryti pastabas viename bloknote. Jei bloknotas nėra bendrinamas bloknotas, po susitikimo nusiųskite el. laišką su pastabomis.

Office 2010 logotipas Jeigu užsirašote pastabas arba protokoluojate susitikimą, taip pat galite naudoti „OneNote“ ir įterpti išsamią susitikimo informaciją iš programos „Outlook“ į savo pastabas. Po susitikimo galite nusiųsti pastabas susitikimo dalyviams kaip el. laišką.

Pasikartojančio susitikimo užbaigimas

Kai įvyksta susitikimų seka, ne atšaukite susitikimą, nes taip pašalinami visi retrospektyviniai susitikimo atvejai, o pakeiskite kartojimo šabloną, kad jis pasibaigtų paskutinio susitikimo dieną. Norėdami tai atlikti, spustelėkite kartojimo mygtuką ir pakeiskite pabaigos datą.

Kalendoriaus bendrinimo būdai

Jums gali nereikėti bendrinti savo kalendoriaus, nes visi organizacijos darbuotojai mato, kada esate užsiėmęs, o kada laisvas, bet jie nebūtinai mato susitikimų turinį arba temas. Tačiau galite lengvai bendrinti kalendorių su savo komanda, jei norite, kad jos nariai matytų visus jūsų susitikimus.

Galbūt pageidausite, kad kitas asmuo tvarkytų kalendorių jūsų vardu, pvz., asistentas, galintis priimti arba atmesti susitikimus. Tokiu atveju galite įpareigoti tvarkyti savo kalendorių. Jei įpareigojate tvarkyti savo kalendorių, pasirinkite tik vieną asmenį: nepadarykite taip, kad visi asmenys būtų jūsų kalendoriaus atstovai. Turint daugiau nei vieną kalendoriaus atstovą, kalendoriuje gali kilti klaidų.

Office 2010 logotipas Sukurkite grupės veikloms skirtą „SharePoint“ kalendorių, prie kurio visi turėtų prieigą, o ne bendrinkite kalendorių. Pavyzdžiui, sukurkite kalendorių „SharePoint“ svetainėje ir stebėkite grupės atostogų tvarkaraščius.

Nusiųskite kalendorių el. laišku, jei nustatote susitikimus su žmonėmis, kurie negali matyti jūsų užimtumo informacijos, pvz., žmonėms ne iš jūsų įmonės.

Pastaba :  Ar jūsų kalendorius bendrinamas, priklauso nuo sistemos, kurioje veikia „Microsoft Exchange Server“ versijos ir nuo to, kaip administratorius sukonfigūravo serverį.

Puslapio viršus

Kontaktai

Kada naudoti „Outlook 2010“ kontaktus įmonės aplinkoje

Net jei dirbate įmonėje su visuotiniu adresų sąrašu, bus atvejų, kai norėsite turėti kontaktą programoje „Outlook 2010“. Sukurkite kontaktus:

  • asmenų nedirbančių jūsų įmonėje,

  • asmenų, apie kuriuos norite kažką prisiminti, arba jei į kontaktus norite įtraukti informaciją, pvz., apie gimtadienius,

  • asmenų, kuriuos norite sinchronizuoti su savo mobiliuoju telefonu, ypač, jei telefonas nėra prijungtas prie įmonės adresų knygos arba tais atvejais, kai neturite ryšio.

Kada kurti kontaktų grupes programoje „Outlook 2010“

Kontaktų grupes (anksčiau vadintas asmeniniais siuntimo sąrašais) programoje „Outlook 2010“ kurkite , kai norite paprasčiau siųsti el. laiškus grupėms asmenų, kurie nedirba jūsų įmonėje. Visų grupių įmonės viduje atveju sukurkite viešą kontaktų grupę (kaip tai padaryti, paklauskite IT administratoriaus).

Puslapio viršus

Dažnai užduodami klausimai

Kas yra spartieji veiksmai?

Nauja „Outlook 2010“ funkcija Spartieji veiksmai suteikia galimybę atlikti kelis veiksmus vienu spustelėjimu. Jie yra naudingas įrankis, padedantis išlaikyti švarų aplanką Gauta ir apskritai efektyviau dirbti programa „Outlook“. Kai tik suvoksite, kad pakartotinai darote tuos pačius veiksmus programoje „Outlook“, pabandykite sukurti spartųjį veiksmą.

Pastaba :  Spartieji veiksmai taikomi tik el. pašto elementams (pvz., elementams aplanke Gauta).

Kodėl skaitymo sritį rodyti dešinėje, o ne apačioje (arba išjungti)?

Skaityti ilgesnį siaurą teksto stulpelį yra lengviau nei skaityti trumpesnę platesnę teksto dalį. Taip yra todėl, kad lengviau nukreipti akis žemyn nei iš kairės į dešinę dideliu atstumu: gali tekti pajudinti galvą ir kaklą, o tai gali sukelti nuovargį. Geriau turėti skaitymo sritį įjungtą, kad norint perskaityti el. laišką nereikėtų atidaryti kiekvieno el. laiško.

Ką daryti su nebereikalingais aplankais?

Naršymo srities aplankų sąrašas turėtų būti skirtas dažnai naudojamiems aplankams. Jei jame daug aplankų, kurių net neatpažįstate, perkelkite visus el. laiškus į nuorodų aplanką ir panaikinkite esamus aplankus.

Kaip padaryti visus tik man atsiųstus laiškus mėlynos spalvos?

  1. Skirtuko Rodinys grupėje Dabartinis rodinys spustelėkite Peržiūrėti parametrus.

Juostelės komanda Rodinio parametrai

  1. Dialogo lange Išplėstiniai peržiūros parametrai spustelėkite Sąlyginis formatavimas.

Išplėstinių peržiūros parametrų dialogo langas

  1. Dialogo lange Sąlyginis formatavimas spustelėkite Įtraukti.

  2. Lange Pavadinimas įveskite , po to spustelėkite Šriftas.

  3. Dialogo lange Šriftas dalyje Spalva spustelėkite Mėlyna, po to spustelėkite Gerai.

  4. Dialogo lange Sąlyginis formatavimas spustelėkite Sąlyga.

  5. Dialogo lange Filtras pažymėkite žymės langelį Kuriuose esu aš šalia Eilutėje Kam tik vienas asmuo ir kiekviename atidarytame dialogo lange spustelėkite Gerai.

Kada turėčiau naudoti pokalbių rodinį?

Pokalbio rodinys naudingas nurodytais atvejais.

  • Kai rečiau tikrinate el. laiškus ir todėl vienu metu matote daugiau el. laiškų.

  • Kai turite daug pranešimų gijų, kuriose yra daug intensyvių diskusijų.

  • Kai reikia peržiūrėti kontekstą kas kam atsakė.

  • Kai gaunate daug el. laiškų.

Peržiūrėdami el. laiškus pokalbių rodinyje galite greitai pamatyti, kuriuose pokalbiuose buvo intensyviausios diskusijos. Tais atvejais galbūt norėsite perskaityti ir atsakyti tik į naujausią pokalbio el. laišką. Taip pat galite pasirinkti visą pokalbį ir dirbti su juo. Pavyzdžiui, gali būti ilga laiškų seka ir paskutiniame tiesiog konstatuojama „Ačiū, gavau atsakymą į savo klausimą“, tad galite tiesiog panaikinti visą pokalbį.

Taip pat pokalbio rodinyje galite matyti el. laiškus iš kitų aplankų. Tai naudinga, kai gaunate su ilgu pokalbiu susijusį naują el. laišką: galite peržiūrėti visą retrospektyvą, įskaitant savo atsakymus.

Ar laikyti asmeninius ir verslo el. laiškus kartu?

Vietų, kur skaitote el. laiškus sumažinimas nereiškia, kad galite maišyti darbinius ir asmeninius el. laiškus. Geriausia turėti atskiras el. pašto paskyras darbo ir asmeniniams susirašinėjimams. Tačiau turėtumėte sumažinti naudojamų el. pašto adresų skaičių. Laimei, naudodami „Outlook 2010“, vienu metu galite peržiūrėti kelias paskyras. Darbinius el. laiškus („Exchange Server“) galite peržiūrėti viename duomenų faile ir jūsų Outlook.com paskyroje (su „Outlook Connector“), o „Google Gmail“ paskyrą – kitame duomenų faile: ir tai atlikti viename profilyje dirbant programa „Outlook 2010“.

Kuo naudingos būsenos „skaityta“ ir „neskaityta“?

Būsenos „skaityta“ ir „neskaityta“ programoje „Outlook 2010“ naudingos tuo, kad greitai parodo, kurie el. laiškai buvo bent kartą perskaityti, o kurie – ne. Tačiau el. laiškų būsenos „skaityta“ ir „neskaityta“ galima lengvai pakeisti spustelint aplink el. laišką, tad jos nėra puiki registravimo priemonė – tiesiog įrankis.

Norėdami greitai pažymėti el. laišką kaip perskaitytą, paspauskite sparčiuosius klavišus Ctrl + Q. Jei norite pažymėti kaip neskaitytą, paspauskite Ctrl + U.

Kodėl nepakanka būsenos „skaityta“ / „neskaityta“?

Kai kuriems žmonės bando naudoti būsenas „skaityta“ ir „neskaityta“ norėdami nurodyti, ar el. laiškas yra naujas, ar nuorodos elementas. Tačiau būsena „neskaityta“ nėra patikima, nes kai nebesikoncentruojate į laišką (kai spustelite kitą el. laišką), jis automatiškai pažymimas kaip perskaitytas ir dažnokai kiti įrenginiai (pavyzdžiui, telefonai) pažymi laiškus kaip perskaitytus. Neišvengiamai el. laiškus dar kartą perskaitysite ir vėl teks skirti laiko ir pagalvoti, ką turite daryti. Naudoti būseną „skaityta“ / „neskaityta“ kaip „eilutę“ tarp tų elementų aplanke Gauta, kurie yra „užduotys“, ir tų, kurie tiesiog dar nebuvo apdoroti, paprastai nepasiteisina kai gaunate daug el. laiškų: dalies jų tiesiog niekada neskaitysite, nes vos žvilgterėję į temą, suprasite, kad jums el. laiško skaityti nereikia. Gerokai efektyvesnis aplanko Gauta tvarkymo būdas yra peržiūrėti el. laiškus ir nuspręsti, ką su kiekvienu daryti. Tuomet jis turėtų pradingti iš aplanko Gauta, o ne pasilikti „neskaitytas“.

Kodėl turėčiau padėti el. laiškus?

Geriausia praktika turėti pagrindinę el. laiškų saugyklą, kad galėtumėte skirti dėmesį el laiškams su kuriais jau „susitvarkėte“. Turint nedidelį darbinių aplankų kiekį (1-nuoroda ir 2-asmeninis), nereikia nerimauti, kad el. laišką padėsite ne ten kur reikia, ir el. laiško nereikia nukopijuoti į kelis aplankus, jei jis taikomas daugiau nei vienai temai ar projektui.

Tai nereiškia, kad nėra būtinybės naršyti konkrečios temos ar projekto el. laiškų. Kad galėtumėte efektyviai ieškoti, „Outlook 2010“ suteikia geresnius įrankius, pavyzdžiui, kategorijos ir ieškos aplankus.

Kodėl turėčiau turėti tik vieną nuorodų aplanką?

Turint vieną aplanką, nereikia galvoti kuriame aplanke yra kuris nors el. laiškas, be to, žinote, kad viskas, kas yra tame aplanke, jau buvo peržiūrėta anksčiau ir yra tai, ką norėjote pasilikti.

Jei turite kelis aplankus, kiekvieną kartą padėdami el. laišką esate priversti nuspręsti, kurį aplanką naudoti. Tai tampa dar labiau sudėtinga, jei yra daugiau nei vienas el. laiškui tinkamas aplankas. Kai yra keli pasirinkimai, daug aplankų tampa nenaudojami, todėl sukuriama netvarka.

Nors gali atrodyti, kad nieko blogo palikti visus el. laiškus aplanke Gauta, tačiau kiekvieną kartą žvilgterėję į el. laišką klausiate savęs: „ar turiu ką nors su juo daryti, ar jis tėra nuoroda?“ Jei aplanke Gauta bus tik nauji el. laiškai, nereiks sukti galvos. Aplankas Gauta yra vieta, į kurią gali įsikišti kiti asmenys, o tai, ką padėjote į nuorodų aplanką, galite tvarkyti tik jūs.

Kodėl kontaktų grupėms reikia skirtingų aplankų?

  • Archyvo piktograma Skirtingas archyvavimo dažnumas    Atsižvelgdami į temą ir automatinio archyvavimo dažnumą, skirtingoms kontaktų grupėms turėtumėte turėti skirtingus aplankus. Pavyzdžiui, jei esate pakeleivių ieškojimo kelionei automobiliu kontaktų grupėje, el. laiškus aplanke Pakeleiviai reikėtų naikinti kasdien. Kontaktų grupę, skirtą darbinėms temoms, reikėtų archyvuoti rečiau, pvz., kartą per metus.

  • Efektyvus pokalbių grupavimas    Jei turite atskirus aplankus skirtus pagal temas suskirstytoms kontaktų grupėms, vienoje vietoje matote visus sugrupuotus pokalbius. Jei prireiktų, galėtumėte efektyviai ieškoti aplanke.

Kodėl kontaktų grupėms ir RSS reikia skirtingų aplankų?

Dideliems siuntimo sąrašams ir RSS informacijos santraukoms siunčiami el. laiškai gali lengvai pripildyti jūsų aplanką Gauta. Šiuos informacijos srautus traktuokite panašiai kaip didelį laikraštį: jame gali būti naudingas ar įdomus straipsnis, tačiau perskaityti visą laikraštį prireiktų daug laiko. Leiskite taisyklėms padėti jums skaityti įdomiausią ir tinkamiausią informaciją.

Kurios kontaktų grupės turėtų patekti į aplanką, o ne aplanką Gauta?

Siuntimo sąrašo taisyklę ir aplanką geriausia pritaikyti siuntimo sąrašams, kurie:

  • gauna daug el. laiškų,

  • skirti dideliam žmonių kiekiui.

Įmonės lygio el. laiškai su visai įmonei skirtomis naujienomis (pvz., iš generalinio direktoriaus) ir el. laiškai iš IT skyriaus apie serverio prastovas neturėtų patekti į aplanką. El. laiškų, kuriuose tik kartais yra naudingo arba įdomaus turinio, kontaktų grupei reikėtų sukurti taisyklę ir aplanką, neatsižvelgiant į dažnumą.

Kaip nustatyti RSS skirtas taisykles?

Jei prenumeruojate kelias RSS informacijos santraukas, jas traktuokite kaip dar vieną paskirstymo sąrašą. Įdomius RSS elementus (remdamiesi raktažodžiais) perkelkite į aplanką Gauta; priešingu atveju leiskite juos automatiškai padėti į RSS aplankus.

O jeigu turiu išsaugojimo strategijas arba „Exchange Server“ interneto archyvą?

Vietoj automatinio archyvavimo naudokite organizacijoje galiojantį sprendimą ir, kaip įprasta, vadovaukitės įmonės strategija. Jei jūsų įmonės strategijoje nurodyta, kad turite turėti kelis aplankus kiekvienam elemento tipui, vadovaukitės šia strategija.

Kaip nustatyti automatinio atsakymo taisyklę?

  1. Spustelėkite skirtuką Failas.

  2. Spustelėkite Tvarkyti taisykles ir įspėjimus.

  3. Dialogo lange Taisyklės ir įspėjimai spustelėkite Nauja taisyklė.

  4. Srities Pradėti nuo tuščios taisyklės dalyje Taisyklių vedlys pažymėkite Taikyti taisyklę gaunamiems pranešimams, po to spustelėkite Pirmyn.

  5. Atlikdami 1-ą žingsnį pažymėkite žymės langelį Naudoja formos pavadinimo formą. (Norint rasti šią parinktį gali tekti slinkti žemyn.)

  6. Atlikdami 2-ą žingsnį spustelėkite Formos pavadinimas, po to pažymėkite Sutikimas susitikti ir preliminarus atsakymas dėl susitikimo. Įtraukę abi formas, pagrindiniame lange Taisyklių vedlys spustelėkite Uždaryti ir Pirmyn. Dialogo lango viršuje esančiame sąraše būtinai pasirinkite Taikomųjų programų formos, priešingu atveju gali nebūti parinkties Sutikimas susitikti ir preliminarus atsakymas dėl susitikimo.

Dialogo langas Pasirinkti formą

  1. Pažymėkite šią išimtį: Išskyrus tuos atvejus, kai tekste yra nurodyti žodžiai.

  2. Atlikdami 2-ą žingsnį spustelėkite Nurodyti žodžiai, įveskite tarpą, po to spustelėkite Įtraukti ir Gerai.

  3. Spustelėkite Baigti.

Kaip nustatyti taisyklę „Kam: man“?

  1. Spustelėkite skirtuką Failas.

  2. Spustelėkite Tvarkyti taisykles ir įspėjimus.

  3. Dialogo lange Taisyklės ir įspėjimai spustelėkite Nauja taisyklė.

  4. Srities Pradėti nuo tuščios taisyklės dalyje Taisyklių vedlys pažymėkite Taikyti taisyklę gaunamiems pranešimams, po to spustelėkite Pirmyn.

  5. Pažymėkite žymės langelį Jei lauke Kam arba Kopija yra mano vardas, po to spustelėkite Pirmyn.

  6. Pasirinkite sąlygą Daugiau taisyklių neapdoroti (iki šios parinkties gali tekti slinkti žemyn), po to spustelėkite Baigti.

Kaip nustatyti taisyklę „Į aplanką Gauta atsiųsti kvietimai susitikti“?

  1. Spustelėkite skirtuką Failas.

  2. Spustelėkite Tvarkyti taisykles ir įspėjimus.

  3. Dialogo lange Taisyklės ir įspėjimai spustelėkite Nauja taisyklė.

  4. Srities Pradėti nuo tuščios taisyklės dalyje Taisyklių vedlys pažymėkite Taikyti taisyklę gaunamiems pranešimams, po to spustelėkite Pirmyn.

  5. Pasirinkite sąlygą Kuris yra kvietimas susitikti arba naujinimas (iki šios parinkties gali tekti slinkti žemyn), po to spustelėkite Pirmyn.

  6. Pasirinkite veiksmą Daugiau taisyklių neapdoroti (iki šios parinkties gali tekti slinkti žemyn), po to spustelėkite Baigti.

Kaip nustatyti taisyklę „atidėti nusiųstus elementus“?

  1. Spustelėkite skirtuką Failas.

  2. Spustelėkite Tvarkyti taisykles ir įspėjimus.

  3. Dialogo lange Taisyklės ir įspėjimai spustelėkite Nauja taisyklė.

  4. Srities Pradėti nuo tuščios taisyklės dalyje Taisyklių vedlys pažymėkite Taikyti taisyklę siunčiamiems pranešimams, po to spustelėkite Pirmyn.

  5. Dar kartą spustelėkite Pirmyn; tai padarius ši taisyklė bus pritaikyta visiems išsiųstiems el. laiškams.

  6. Pažymėkite Atidėti pristatymą nustatytam minučių skaičiui.

  7. Atlikdami 2-ą žingsnį spustelėkite Skaičius ir dialogo lange Atidėtas pristatymas spustelėkite Gerai. (Pagal numatytąjį nustatytą lauke Minutės rodoma 1.)

  8. Spustelėkite Pirmyn.

  9. Pažymėkite šią išimtį: Išskyrus pažymėtus svarbos žyme.

  10. Atlikdami 2-ą žingsnį spustelėkite Svarba, po to pažymėkite Didelė svarba.

  11. Spustelėkite Pirmyn ir pavadinkite šią taisyklę Išsiųsti elementai.

  12. Spustelėkite Baigti.

Pastaba :  Tai tik kliento taisyklė, o tai reiškia, kad ji neveiks, kai programa „Outlook 2010“ nepaleista.

Kaip nustatyti taisyklę „siuntimo sąrašai“?

Kiekvieno siuntimo sąrašo arba kontaktų grupės, kurios narys esate, atveju, jei jums nereikia perskaityti kiekvieno pranešimo, sukurkite taisyklę.

  1. Spustelėkite skirtuką Failas.

  2. Spustelėkite Tvarkyti taisykles ir įspėjimus.

  3. Dialogo lango Taisyklės ir įspėjimai skirtuke El. pašto tvarkymo taisyklės spustelėkite Nauja taisyklė.

  4. Srities Pranešimų tvarkymas dalyje Taisyklių vedlys pažymėkite Perkelti į aplanką iš ko nors gautus pranešimus ir spustelėkite Pirmyn.

  5. Pažymėkite žymės langelį Iš žmonių arba grupės.

  6. Atlikdami 2-ą žingsnį spustelėkite žmones arba viešą grupę, įtraukite kontaktų grupę ir spustelėkite Pirmyn.

  7. Pažymėkite žymių langelius Perkelti į nurodytą aplanką ir Daugiau taisyklių neapdoroti. (Norint rasti šią parinktį gali tekti slinkti žemyn.)

  8. Atlikdami 2-ą žingsnį spustelėkite Nurodyti ir pažymėti atitinkamą siuntimo sąrašo aplanką, po to spustelėkite Pirmyn.

  9. Pažymėkite šias išimtis: Išskyrus pranešimus su mano vardu lauke Kam arba Kopija ir Išskyrus pranešimus, kurių temoje arba tekste yra nurodyti žodžiai.

  10. Atlikdami 2-ą žingsnį spustelėkite Nurodyti žodžiai ir įveskite visus raktinius žodžius, kurie galėtų paskatinti jus perskaityti el. laišką. Pavyzdžiui, jei esate siuntimo sąraše dėl bendrųjų problemų, bet yra kelios problemos, kurias sprendžiate tik jūs, įveskite su šiomis problemomis susijusius raktinius žodžius. Spustelėkite Pridėti, po to spustelėkite Gerai.

  11. Spustelėkite Baigti.

Patarimas :  Jei nerandate priežasties dėl kurios norėtumėte, kad šiai kontaktų grupei atsiųstas el. laiškas patektų į jūsų aplanką Gauta, pasvarstykite, galbūt norite būti pašalinti iš kontaktų grupės.

Pastaba :  Pakartokite 2–10 veiksmus su kiekvienu siuntimo sąrašų rinkiniu (viena taisyklė vienam aplankui).

Kodėl turėčiau naudoti taisykles?

Bėgant laikui, tikriausiai gausite vis daugiau el. laiškų. Negalite perskaityti kiekvieno gauto el. laiško – o ir neturėtumėte bandyti. Verčiau perskaitykite el. laiškus, kuriuos svarbu perskaityti. Taisyklės padės suteikti prioritetą svarbiems el. laiškams ir minimizuoti dėmesį blaškančių el. laiškų skaičių.

Patarimas :  Nebūtina perskaityti el. laiško arba į jį atsakyti vien todėl, kad jis buvo jums (arba prenumeruojam siuntimo sąrašui) atsiųstas.

Kokias datas nustato žymės?

Spartusis veiksmas

Kaip jis veikia

Kada naudoti

Šiandien

Šiandien

Šiandien

Rytoj

Rytoj

Rytoj

Ši savaitė

Dvi dienos nuo dabar arba paskutinė darbo savaitės diena (ta diena, kuri bus pirmesnė). (Pagal numatytuosius parametrus, pirmadienį, šį trečiadienį; antradienį, šį ketvirtadienį).

Paskutinė darbo savaitės diena

Kita savaitė

Pirmoji kitos darbo savaitės diena

Paskutinė kitos darbo savaitės diena

Ką turėčiau daryti su metų senumo užduotimis ir pažymėtais el. laiškais savo užduočių juostoje?

Jei jokiais tikslais aktyviai nenaudojate užduočių arba žymių, pažymėkite visus elementus, spustelėkite dešiniuoju pelės klavišu ir pasirinkite Naikinti. Šis veiksmas panaikina senas užduotis ir pašalina žymes nuo žymėmis pažymėtų el. laiškų ir kontaktų, bet elementų nepanaikina.

Ką turėčiau daryti su nenaudojamomis kategorijomis?

Panaikinkite visas kategorijas, kurių neplanuojate naudoti. Tas pats kategorijų rinkinys taikomas visiems elementams, tad jei naudojate kontaktų kategoriją, palikite ją.

Koks geriausias būdas pasirinkti spalvas?

Kurdami spalvų kategorijas gerai apgalvokite spalvų pasirinkimą. Pvz., nesirinkite tos pačios spalvos kategorijoms @Telefonas ir @El. paštas, bet pasirinkite panašias spalvas (pvz., žalios spalvos atspalvius) visoms savo 1:1 kategorijoms. Laikui bėgant, vos žvilgtelėję į užduočių sąrašą galėsite pagal spalvą nustatyti, ar tuo metu reikia imtis veiksmų. Pavyzdžiui, jei kategorija @Namai yra violetinės spalvos, o jūs esate darbe, negalite atlikti jokių violetinės spalvos užduočių.

Kodėl reikia suplanuoti sau skirtą laiką?

Kalendoriuje susiplanavus laiką sau, atnaujinama jūsų užimtumo informacija ir bus mažiau tikėtina, kad žmonės planuos tą laiką susitikti su jumis. Jei jūsų kalendorius labai įtemptas, tai gali būti vienintelis būdas skirti laiko savo darbui atlikti.

Tai padeda įsipareigoti atlikti savo darbą: jei įtraukėte jį į savo kalendorių, turėtumėte būti įsipareigoję tuo metu daryti tą darbą. Jei kas nors suplanuoja susitikimą jūsų darbui skirtu metu, būtinai suplanuokite savo laiką iš naujo. Neapgaudinėkite savęs!

Kaip susitvarkyti su 10 000 el. laiškų aplanke Gauta?

Jei aplanke Gauta turite daugiau nei 20 elementų, apdorokite pastarosios savaitės el. laiškus, pažymėkite likusius laiškus ir perkelkite juos į aplanką 1-nuoroda. Taip, jūs tai galite, o tai padarę jausitės puikiai.

Kodėl gaunu tiek daug el. laiškų?

Jei jaučiatės užversti el. laiškais, greičiausia, gaunate daugiau el. laiškų nei galite perskaityti ir todėl gali tekti nustatyti griežtesnes taisykles. Pabandykite išanalizuoti, iš kur ateina el. laiškai: surūšiuokite el. laiškus pagal elementą Nuo ir sutraukite visas antraštes. Ar skaitote kontaktų grupes, kurių jums skaityti nereikia? Jei taip – sukurkite taisyklę. Jei pakeitėte rodinį, nepamirškite pakeisti jį vėl!

Turiu 10 minučių: ką turėčiau pirmiausia perskaityti aplanke Gauta?

Jei turite nedaug laiko, pvz., tarp susitikimų, galite perskaityti mėlyna spalva pažymėtus el. laiškus: tiesiogiai jums atsiųstus laiškus. Dažnai šiais el. laiškais laukiama kito jūsų žingsnio ir šie el laiškai yra patys svarbiausi.

Ar dažnai reikėtų skaityti el. laiškus?

Daugumai mūsų el. laiškų skaitymas yra beveik priklausomybė. Ryte skirkite 20 minučių el. laiškams peržiūrėti, po to nukreipkite savo dėmesį kasdienei užduočių sąrašo peržiūrai. Tada pereikite prie dienos darbų! Apribojus el. laiškų skaitymui skirtą laiką iki karto ryte ir karto dienos pabaigoje, galima gerokai padidinti našumą. Pabandykite tai daryti visą savaitę ir pamatysite patys.

Kaip susitvarkyti su sudėtingomis užduotimis?

Office 2010 logotipas Planuojant kai kurias užduotis reikia daugiau vietos. Šių užduočių atveju naudokite „OneNote“. Pavyzdžiui, jei planuojate projektą, kurį sudaro keli etapai, įdėtosios užduotys ir t. t., „OneNote“ yra tinkamesnis įrankis.

Jei tiesiog norite prisiminti kelias susijusias užduotis, išvardykite jas užduoties tekste. Jei yra susijusių el. laiškų, nuvilkite juos į užduotį.

Ar laikyti asmenines ir darbo užduotis kartu?

Jei įmanoma, savo asmenines ir darbo užduotis laikykite vienoje vietoje. Turint vieną sąrašą, sumažinamas vietų, kuriose reikia peržiūrėti atliktinus darbus, skaičius. Net jei jau turite tik vieną sąrašą, naudokite kategorijas: atskirkite asmenines ir darbo užduotis bei efektyviai tvarkykite sąrašą. Jūsų asmeninės užduotys bus saugomos įmonės „Exchange“ serveryje ir jas galės matyti jūsų IT skyrius, tad į sąrašą įtraukite tik atitinkamas asmenines užduotis.

Negi negerai laikyti visas užduotis galvoje?

Laikant užduotis galvoje nieko gero nebus. Jei užduotis seksite pasikliaudami „Outlook 2010“, o ne informacijos prikimšta savo galva, jausitės laisviau. Nebesivarginkite primindami sau apie užduotis („gerai, nepamiršk nusiųsti Karoliui el. laišką apie šablonus, nusiųsk Karoliui el. laišką apie šablonus...“) ir koncentruokitės į vykdomą veiklą.

Kodėl reikia laikyti užduotis programoje „Outlook 2010“?

Kodėl „užduočių sąrašas“ programoje „Outlook 2010“ yra geriau nei popierinis sąrašas:

  • popierinių sąrašų neįmanoma automatiškai atnaujinami,

  • popierinių sąrašų negalima paprastai pertvarkyti,

  • galite naudoti „Outlook Web App“ ir peržiūrėti užduočių sąrašą iš bet kurios vietos,

  • Office 2010 logotipas „Outlook 2010“ integruojasi su „OneNote 2010“ ir „Microsoft SharePoint Server“ bei jūsų mobiliuoju įrenginiu / telefonu.

  • popierinius sąrašus galima lengvai prarasti.

Išplėstinė funkcija: kaip sukurti el. laiškų ieškos aplanką?

Galite lengvai pasiekti el. laiškų rinkinį tam tikra susitikimo tema. Sukurkite susitikimo kategoriją, po to sukurkite ieškos aplanką su šiais kriterijais: kategorija < pavadinimas > ir „neatlikta“, taip pat nurodykite laikotarpį. Kai gausite el. laiškus ta tema, pažymėkite juos šios kategorijos žyme. Susitikimo meti aptartus el. laiškus pažymėkite žyme „atlikta“.

Puslapio viršus

Nuorodos

Yra daug puikių knygų ir koncepcijų laiko valdymo klausimais, kurios pateiktos toliau nurodytuose šaltiniuose.

Knygos ir kiti ištekliai

Papildomi ištekliai internete

Puslapio viršus

Apie autorę

Melissa MacBeth yra „Microsoft Office“ produktų programos vadovė. Ji prisidėjo kuriant kelias „Outlook“ laiko valdymo funkcijas, įskaitant užduočių juostą, žymes, pažymėjimą išsiuntus bei dienos užduočių sąrašą. Gyvena Sietle ir mėgsta sodininkavimą.

Puslapio viršus

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×